Omstilling? Har du husket det viktigste? Arbeidsmiljø og omstilling En konferanse for kommuner i endring 13. februar 2018 Edle Utaaker, Arbeidstilsynet Vestlandet 13.02.2018 1
Disposisjon Omstilling og endring hva kan det være? Fem faktorer for å sikre sunne omstillingsprosesser Sunnhetsvurderingsmodellen Lenke til Arbeidstilsynets veiledningsmateriell 13.02.2018 2
Omstilling og endring en del av arbeidslivet enkeltstående tiltak eller kontinuerlige prosesser Eierskifte Endring i antall ansatte Sammenslåing av kommuner, virksomheter, avdelinger etc. Oppsplitting av virksomheter Omorganisering endring i organisasjonskart Ny teknologi Lederskifte Nye arbeidstidsordninger Nye produkter eller tjenester 13.02.2018 3
Omstilling betyr å endre, å gjøre noe annerledes kan oppleves belastende og ha negative konsekvenser men kan også være nødvendige og positive utviklings- og fornyelsesprosesser Sunne omstillingsprosesser betegner prosesser som gjennomføres slik at virksomheten forebygger helseskader og hindrer utstøting 13.02.2018 4
FoU-prosjekt i samarbeid mellom NTNU, SINTEF og Arbeidstilsynet i perioden 2005-2006 Fem faktorer sikre sunne omstillingsprosesser 1. Lokale normer på arbeidsplassen 2. Arbeidsstokkens mangfold og variasjon 3. Leders tilgjengelighet 4. Tidlig rolleavklaring 5. Konstruktiv konflikthåndtering Sunnhetsvurderingsmodellen 13.02.2018 5
1. Lokale normer på arbeidsplassen Slik gjør vi det hos oss det som sitter i veggene de uskrevne reglene for mellommenneskelig samspill Reflekterer virksomhetens underliggende verdier legger premisser for endringsprosessene og medarbeideres adferd Bevissthet skaper felles verdier og bygger gjensidig tillit 13.02.2018 6
1. Lokale normer på arbeidsplassen Hva kan virksomheten gjøre? Bli kjent med hverandre! Finn ut av hvordan de ansatte oppfatter årsakene til endring, tror resultatet vil bli og opplever prosessen som pågår Kartlegg hva er bra og hva er mindre bra diskuter på et abstrakt nivå hvilke normer og verdier reflekteres på arbeidsplassen Diskuter arbeidspraksis og vaner vurder behov for nye regler etter omstillingen Hvordan vil vi ha det på arbeidsplassen vår? Still krav om at alle bidrar aktivt 13.02.2018 7
2. Arbeidsstokkens mangfold og variasjon Normalt å reagere følelsesmessig på endring Ledere og ansatte ulik forståelse, bakgrunn, situasjon arbeidsplassen og privat Nøkkelpersoners versjon blir gjerne sannheten Interessekamper ulike parter og enheter 13.02.2018 8
2. Arbeidsstokkens mangfold og variasjon Hva kan virksomheten gjøre? Vurder behov for ekstern kompetanse ta opp naturlige menneskelige reaksjoner Ha fokus på sårbare grupper behov for oppfølging etc. VO og TV har en viktig rolle snakke med de dere representerer Møter i små grupper åpen dialog om endringsprosessen Undersøk ansattes forståelse og opplevelse av endring og prosess Stopp opp sjekk fremdrift i prosessen på alle nivåer før en går videre 13.02.2018 9
3. Leders tilgjengelighet Behovet for informasjon øker dramatisk under omstilling redusere usikkerhet og stress Nærmeste leder tilgjengelig og aktivt tilstede Ansikt-til-ansikt kommunikasjon Verdifullt med uformell informasjonsutveksling hindre ryktespredning 13.02.2018 10
3. Leders tilgjengelighet Omstilling? Har du husket det viktigste? Hva kan virksomheten gjøre? Etablere felles møteplasser sette av tid til dialog gi informasjon og fange opp ulike perspektiver og tolkninger Sikre at lederne kan få støtte fra andre ressurspersoner Lederen må ha en åpen dør Lederen må selv oppsøke de ansatte 13.02.2018 11
4. Tidlig rolleavklaring Ansatte må få vite hva som forventes av dem forutsigbarhet skaper trygghet Ansvar og oppgaver må avklares tidligst mulig i prosessen Avklare roller både i selve omstillingsprosessen og i ny organisasjon Avklare og etablere støtte for mellomledernes rolle og oppgaver 13.02.2018 12
4. Tidlig rolleavklaring Omstilling? Har du husket det viktigste? Hva kan virksomheten gjøre? Klar og tydelig personalpolitikk i alle faser Kompetanseplaner ressurser til opplæring endring i roller og oppgaver Vær tydelig på hva som forventes én dag, uke eller måned frem i tid Kartlegg arbeidsoppgaver i organisasjonen og hva de ansatte ønsker å arbeide med Bruk uformelle læringsgrupper åpen kunnskapsdeling er effektiv kompetanseutvikling 13.02.2018 13
5. Konstruktiv konflikthåndtering Motstand er en naturlig reaksjon ikke uttrykk for vanskelig atferd Kan gjenspeile et uoppfylt behov og ønske om kommunikasjon Kanaliser energien i en konstruktiv retning finn løsninger sammen Konflikt er en mulighet behandle uenighet som noe og ikke som noen 13.02.2018 14
5. Konstruktiv konflikthåndtering Omstilling? Har du husket det viktigste? Hva kan virksomheten gjøre? Gi ansatte rom for en utblåsning ikke vis motvilje Oppmuntre til åpenhet uenighet gir forståelse og vekst se på alternative løsninger sammen Gjennomgå prioriteringer se om motpartene har felles interesser Deltakelse kan skape selvtillit og øke forståelsen involver de ansatte og ta dem på alvor Utforsk motstanden! 13.02.2018 15
Sunnhetsvurderingsmodellen SUNNHETS- BRINGENDE FAKTORER Bevissthet om lokale normer Arbeidsstokkens mangfold Leders tilgjengelighet Tidlig rolleavklaring Konstruktiv konflikthåndtering SUNN EKSPONERING Fokus på individ, gruppe og virksomhet Bygge felles plattform og forståelse Aktivitet før endringen skjer, og også underveis Gjøres ved hjelp av utviklingsarbeid, bruk av verne- og helsepersonell POSITIVE KONSEKVENSER Tillit og engasjement Trivsel og tilhørighet Motivasjon og deltakelse Konstruktivt miljø Forutsigbarhet Stabilitet Bedre flyt i produksjon og service Stressreduksjon Skadereduksjon Mindre utstøting Nedgang i arbeidsrelatert fravær USIKKERHETSREDUKSJON MESTRING 13.02.2018 16
Kilder Aktuelle artikler om omstilling se www.arbeidstilsynet.no Arbeidsmiljømodellen veileder se www.arbeidstilsynet.no Arbeidstilsynets Svartjenesten 731 99 700 13.02.2018 17
Takk for oppmerksomheten! 13.02.2018