Offentlige anskaffelser & endringer i kontraktsperioden Balanserte anskaffelser gjennom dialog for rutebusser Difi, 24. januar 2018 advokat Kjell Steffner
Tema Hvordan åpne kontrakter for endringer i kontraktsperioden? Hvordan man kan tilrettelegge for endringer i kontraktsperioden. Dette er spesielt relevant grunnet stadig teknologisk utvikling av kjøretøy. Vinklinger 1. Hva sier regelverket om å gjøre endringer i kontraktsperioden? 2. Hvordan legge til rette for innfasing av ny teknologi og miljøvennlige løsninger i kontraktsperioden? For eksempel innfasing av elbusser eller innovative løsninger. 3. Det er viktig at foredragsholder benytter seg av kursdeltakernes kompetanse. Foredraget bør settes opp slik at kursdeltakere kan dele erfaringer og utfordringer. Er det spesielle elementer i kontrakten som gjør innkjøperne er usikre? Har leverandøren erfaring med at de ønsker å introdusere nye løsninger, men har blitt stoppet av kontrakten?
4 Grunnleggende prinsipper Oppdragsgiveren skal opptre i samsvar med grunnleggende prinsipper om konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet. 3
Må være innenfor rettslige rammer Regelverket om offentlige anskaffelser Avtale- og kontraktsrettslige regler Partene må kunne være trygge på at endringer som er i samsvar med kontrakten, også er i samsvar med relevant lovverk.
Entydige kontraktsvilkår Endringsadgangen må fremgå tydelig av kontrakten Forutberegnelighet for partene - hvilke endringer gir kontrakten gir rom for Når foreligger det en endring? I motsetning til instruks innenfor avtale Hvilke økonomiske konsekvense?
Endringsklausuler i kontrakten Formkrav ved endringer Regler om plikt til å iverksette endringer Mekanismer for løsning av uenighet uten at oppfyllelsen av kontrakten behøver å stanse
Hvordan? Hvordan legge til rette for innfasing av ny teknologi og miljøvennlige løsninger i kontraktsperioden? For eksempel innfasing av elbusser eller innovative løsninger?
Spørsmål til deltakerne Er det spesielle elementer i kontrakten som gjør innkjøperne er usikre? Har leverandøren erfaring med at de ønsker å introdusere nye løsninger, men har blitt stoppet av kontrakten?
Kontraktsendringer
Endringer av kontrakten I utgangspunktet gjelder anskaffelsesregelverket kun prosessen frem til kontraktsinngåelse Ikke tidligere regulert adgangen til å foreta endringer i inngåtte kontrakter Praksis har vært at mindre endringer aksepteres, men at vesentlige endringer anses som inngåelse av ny kontrakt som krever kunngjøring av konkurranse. Manglende konkurranse = ulovlig direkteanskaffelse Nå nye bestemmelser i FOA / FORS som regulerer endringsadgangen Hovedsakelig kodifisering av gjeldene rett (Pressetext, C-454/06) Implementering av direktiv 2014/24/EU artikkel 72 som går noe videre enn den domstolskapte lære
Regulering av endringer i kontrakten og oppsigelse FOA del II 8-12 (2) Endringsklausuler 11-2 Vesentlige endringer FOA del III 19-1(2) Endringsklausuler 28-1 Endringer som er tillatt Endringsklausuler, jf. 19-1(2) Fire typetilfeller som alltid er tillatt Endringer som ikke er vesentlige 28-2 Vesentlige endringer De fire Pressetextvilkårene Forsyningsforskriften 15-1 Endringsklausuler 24-1 Endringer som er tillatt Typetilfeller som alltid er tillatt Endringer som ikke er vesentlige 24-2 De fire Pressetextvilkårene
Endringsklausuler 15-1 (2) «Oppdragsgiveren kan fastsette endringsklausuler, for eksempel prisindeksklausuler eller opsjoner. Endringsklausulene skal angis i anskaffelsesdokumentene, og det skal fremgå klart hvilke endringer oppdragsgiveren kan foreta, i hvilket omfang og på hvilke vilkår. Endringsklausulene kan ikke åpne for at anskaffelsens overordnede karakter blir endret.» Tilsvarende bestemmelse for FOA II i 8-12(2) og 19-1(2)
FORS 24-1 Tillatte endringer 4 typetilfeller Første ledd bokstav b) Endringer som gir en prisøkning som er lavere enn; 1. Terskelverdiene i 5-2 og 2. 10 % (varer og tjenester) eller 15 % (bygg og anlegg) av opprinnelig kontraktsverdi Forutsetter at anskaffelsens overordnede karakter ikke blir endret. Ved flere endringer som gir prisøkning, skal prisøkningen beregnes på grunnlag av den samlede prisøkningen.
FORS 24-1(1) c Tillatte endringer 4 typetilfeller endringer som gjelder nødvendige tilleggsleveranser som ikke inngikk i den opprinnelige kontrakten. Dette gjelder bare når: 1. skifte av leverandøren ikke kan skje av tekniske eller økonomiske grunner, for eksempel fordi tilleggsleveransene må kunne erstatte eller være kompatible med eksisterende utstyr, software, tjenester eller installasjoner som ble anskaffet ved den opprinnelige kontrakten, og 2. skifte av leverandøren vil føre til betydelige vanskeligheter eller vesentlige ekstrakostnader for oppdragsgiveren;
24-1(1) d Tillatte endringer 4 typetilfeller Uforutsette omstendigheter Nødvendige endringer som følge av omstendigheter som en aktsom oppdragsgiver ikke kunne forutse, når; 1. anskaffelsens overordnede karakter ikke blir endret 2. hver enkelt endring ikke overstiger 50 % av opprinnelig kontraktsverdi
24-1(1) e Tillatte endringer 4 typetilfeller Skifte av leverandør Endring som gjelder skifte av leverandør som følge av en omstrukturering (overtakelse, fusjon, oppkjøp eller konkurs), når; 1. den nye leverandøren oppfyller de opprinnelige kvalifikasjonskravene, 2. det ikke foretas andre vesentlige endringer i kontrakten og 3. skiftet av leverandøren ikke skjer for å omgå forskriften
24-1(1) f Tillatte endringer sekkebestemmelse «endringer, uavhengig av verdi som ikke er vesentlige, jf. 24-2» Annet ledd Ved prisindeksklausul, skal «prisøkninger som følge av endringer etter første ledd bokstav b til d beregnes med utgangspunkt i den justerte prisen» Tredje ledd Oppdragsgiver skal kunngjøre endringer i form av tilleggsleveranser og uforutsette omstendigheter (første ledd bokstav c og d) 21-1
24-2 Vesentlige endringer Bestemmelsen er en kodifisering av EU-domstolens praksis, der vilkårene for når en endring er vesentlig er hentet fra Pressetext-dommen (C-454/06). Begrunnes i kravene til likebehandling og gjennomsiktighet Grunnvilkåret: En endring er ikke tillatt «dersom den fører til at innholdet i kontrakten blir vesentlig forskjellig fra den opprinnelige kontrakten» Typetilfeller En endring er alltid vesentlig dersom den a) gjelder nye betingelser som, dersom de hadde vært en del av den opprinnelige konkurransen, ville ha ført til at andre leverandører potensielt kunne ha deltatt, eller at oppdragsgiveren kunne tildelt kontrakten til en annen leverandør, b) endrer kontraktens økonomiske balanse til fordel for leverandøren, c) utvider kontraktens omfang betydelig eller d) gjelder skifte av leverandøren i andre tilfeller enn dem som er nevnt i 28-1 første ledd bokstav e. Går oppdragsgiver for langt = ulovlig direkteanskaffelse!
FORS 24-3 Oppsigelse i særlige tilfeller Oppdragsgiveren kan si opp en kontrakt dersom a) det er foretatt vesentlige endringer i kontrakten som krever at oppdragsgiveren gjennomfører en ny konkurranse, jf. 24-2, b) leverandøren på tidspunktet for tildeling av kontrakten var i en situasjon som nevnt i 20-2 annet ledd [straffbare forhold] eller c) EFTA-domstolen har slått fast at oppdragsgiveren har begått et brudd på EØS-avtalen som innebærer at oppdragsgiver ikke skulle ha inngått kontrakten med den valgte leverandøren. Det er kun oppstilt vilkår for når oppdragsgiver kan foreta oppsigelse, men ikke konsekvensene av dette. Hvordan bør dette hensyntas ved kontraktsreguleringen?
Hvordan? Hvordan legge til rette for innfasing av ny teknologi og miljøvennlige løsninger i kontraktsperioden? For eksempel innfasing av elbusser eller innovative løsninger?
Spørsmål til deltakerne Er det spesielle elementer i kontrakten som gjør innkjøperne er usikre? Har leverandøren erfaring med at de ønsker å introdusere nye løsninger, men har blitt stoppet av kontrakten?
Innovative anskaffelser ALLE FORSKRIFTSHENVISNINGER ER TIL ANSKAFFELSESFORSKRIFTEN TILSVARENDE REGLER I FORSYNINGSFORSKRIFTEN
Innovasjonspartnerskap, FORS 19-8 Anskaffelsesprosedyre Oppdragsgiver kan utvikle innovative varer, tjenester eller bygge- og anleggsarbeider Deretter kjøpe den utviklede ytelsen
Reglene om innovasjonspartnerskap 5-4 (6) Beregning av anskaffelsens verdi 13-1 (3) Tillatte anskaffelsesprosedyrer 14-1 (4) Konkurransegrunnlag 16-5 (3) Tekniske og faglige kvalifikasjoner 18-1 (8) Tildelingskriterier 20-5 Frister 23-7 Gjennomføring av konkurransen 26-8 Gjennomføring av ( ) innovasjonspartnerskap
FOA 4-5 h) Innovasjon innføring av en ny eller betydelig forbedret vare, tjeneste eller prosess, inkludert produksjons-, bygge- eller anleggsprosesser, en ny markedsføringsmetode eller en ny organisasjonsmetode innen forretningspraksis, arbeidsplassorganisering eller eksterne relasjoner. Må være noe nytt kan bare benyttes ved reell innovasjon
Oppdragsgivers behov Kompleks prosedyre Krever grundige forberedelser
Anbefalt med markedsundersøkelse Lurt med en markedsundersøkelse Oppdragsgiver kan få en bedre forståelse for problemstillingen Bidrar til utformingen av mer korrekte anskaffelsesdokumenter Gjennomføring av forhandling Strukturering av partnerskapet Kvalifikasjonskrav Tildelingskriterier
Immaterielle rettigheter Konkurransegrunnlaget må angi ordning for de immaterielle rettighetene Hvordan skal det fordeles mellom partene? Kan leverandørene benytte dem utover partnerskapet? Andel av rettigheter vil påvirke private parts motivasjon Mulig å forhandle om IPR før inngåelse av kontrakt
16-5 Kvalifikasjonskrav Krav til kvalifikasjoner innen forskning og utvikling, herunder utvikling og implementering av innovative løsninger, typisk erfaring, kapasitet eller kompetanse innen forsking og utvikling Oppdragsgiver er ikke forpliktet til å stille krav om erfaring innen forskning og utvikling Bør ikke stille for strenge krav utelukker konkurranse
18-1 Valg av leverandør Oppdragsgiveren kan bare velge tilbud på grunnlag av det beste forhold mellom pris eller kostnad og kvalitet. Kontrakten kan ikke tildeles på bakgrunn av laveste pris eller kostnad. Kan ikke forhandle om tildelingskriteriene.
Beskrivelse av partnerskapet En eller flere partnere? Se FOA 23-7 (6) Gjennomføring angitt i 26-8
23-7 Forhandlingsfasen NB! Ikke vesentlige endringer Likebehandling Forhandle med alle kvalifiserte Redusere antall tilbydere iht. tildelingskriteriene, jf. 23-11 Kan forhandle om utviklingsforløpet, delmål, fremstillingen, kontraktsvilkår (immaterielle rettigheter, ytelsesmål og pris)
Viktige regler for oppdragsgiver Ikke gi konkurrentene tilgang til løsningsbeskrivelser og andre fortrolige opplysninger som en leverandør har gitt, jf. 23-10. Viktig å beskytte forretningshemmeligheter Ingen skal få konkurransefortrinn ved innsyn i øvrige tilbud
Innovasjonsfasen Sett delmål for forsknings- og innovasjonsprosessen Vederlag i passende avdrag Husk å ta forbehold om å avslutte partnerskapet med henvisning til oppfyllelse av delmål
Partnerreduksjon
Innkjøpet Oppdragsgiveren kan bare anskaffe den utviklede ytelsen når den oppfyller avtalte ytelsesmålene ikke overstiger de avtalte maksimumskostnadene. Kjøpet skal være regulert i partnerskapskontrakten opsjon eller en kjøpsforpliktelse Hvordan innkjøpene skal foretas detaljeres i forhandlingsfasen
Innovasjonspartnerskap
Unntak for ren forskning FOA 2-5 (1) Anskaffelsesloven og forskriften gjelder ikke for kontrakter om forsknings- og utviklingstjenester
LOA 5 Miljø Statlige, fylkeskommunale og kommunale myndigheter og offentligrettslige organer skal innrette sin anskaffelsespraksis slik at den bidrar til å redusere skadelig miljøpåvirkning, og fremme klimavennlige løsninger der dette er relevant. Dette skal blant annet skje ved at oppdragsgiveren tar hensyn til livssykluskostnader. Disse oppdragsgiverne skal også ha egnede rutiner for å fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter ved offentlige anskaffelser der det er en risiko for brudd på slike rettigheter. Departementet kan gi forskrift om det nærmere innholdet av bestemmelsen. Oppdragsgiveren kan stille egnede krav og kriterier knyttet til ulike trinn i anskaffelsesprosessen, slik at offentlige kontrakter gjennomføres på en måte som fremmer hensyn til miljø, innovasjon, arbeidsforhold og sosiale forhold, forutsatt at kravene og kriteriene har tilknytning til leveransen. Departementet kan i forskrift pålegge statlige, fylkeskommunale og kommunale myndigheter og offentligrettslige organer å stille krav om begrensninger i antallet ledd i leverandørkjeden ved utførelsen av offentlige kontrakter i bransjer med særlige utfordringer knyttet til arbeidslivskriminalitet. Oppdragsgiveren skal stille krav til universell utforming i offentlige kontrakter i samsvar med regler som fastsettes i forskrift. Departementet kan i forskrift pålegge oppdragsgivere å stille krav om universell utforming i offentlige kontrakter.
FOA 15 Merkeordninger (1) Oppdragsgiveren kan kreve en bestemt merkeordning som dokumentasjon for at varene, tjenestene eller bygge- og anleggsarbeidene har miljømessige, sosiale eller andre egenskaper som angitt i kravspesifikasjonene, tildelingskriteriene eller kontraktsvilkårene. Med en merkeordning forstås dokumenter, sertifikater eller attester som bekrefter at varene, tjenestene, bygge- og anleggsarbeidene, prosessene eller prosedyrene oppfyller etterspurte merkekrav. Oppdragsgiveren kan bare kreve en bestemt merkeordning dersom
16-7 Kvalitetssikringsstandarder og miljøledelsesstandarder (2) Oppdragsgiveren kan kreve fremlagt attester utstedt av uavhengige organer som dokumentasjon for at leverandøren oppfyller visse miljøledelsessystemer eller -standarder. Oppdragsgiveren skal vise til EU-ordningen for miljøstyring og miljørevisjon (EMAS), andre anerkjente miljøledelsessystemer i forordning (EF) nr. 1221/2009 artikkel 45 eller andre miljøledelsesstandarder basert på relevante europeiske eller internasjonale standarder fra akkrediterte organer. Oppdragsgiveren skal godta tilsvarende attester utstedt av organer i andre EØSstater.
En god plan og dokumentasjon av valg gjør det meste mulig 42
LYNX advokatfirma DA Hieronymus Heyerdahls gate 1 N-0160 Oslo Kjell Steffner ks@lynx.law Tlf. 905 11 901