SAKSDOKUMENT Møteinnkalling Hvedutvalg fr kultur g næring har møte den 08.02.2011 kl. 10.00 i møterm Frmannskapssalen Eventuelle frfall meldes til tlf.. 7845 5223 Epst: POSTPS@alta.kmmune.n Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksliste Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 4/11 11/169 OMSTILLING I ALTA KOMMUNE 2010-2012 OMSTILLING AV ALTA KOMMUNE FOR Å FÅ TIL DEN GODE KOMMUNE MED EN BÆREKRAFTIG ØKONOMISK UTVIKLING 5/11 11/310 LANDBRUKSPLAN 2011 6/11 10/982 TOMT P40 ALTA SENTRUM 7/11 10/3829 SØKNAD OM PROSJEKTSTØTTE - TVERRELVDALEN IFS HISTORIEBOK 8/11 11/199 FILM & KINO LANDSMØTE 2011 - VALG AV UTSENDING 9/11 11/183 NORDLYSBYEN SKI ALTA - ØKONOMISK STØTTE- 2011-2013 10/11 11/353 SØKNAD OM STØTTE TIL KJØP AV FISKEBÅT Alta kmmune - 9510 ALTA Tlf. 78 45 50 00
Side 2 av 29 11/11 11/338 OFFROAD FINNMARK 2011 12/11 10/3567 TOMT,NYE ARONNES INDUSTRIOMR?DE NORTRANS ALTA AS Alta 02.02.2011 Jenny M. Rasmussen Leder Kristian A. Kvæl Sekretær
Sak 4/11 OMSTILLING I ALTA KOMMUNE 2010-2012 OMSTILLING AV ALTA KOMMUNE FOR Å FÅ TIL DEN GODE KOMMUNE MED EN BÆREKRAFTIG ØKONOMISK UTVIKLING Saksbehandler: Britt Gunnberg Arkiv: 031 Arkivsaksnr.: 11/169 Saksnr.: Utvalg Møtedat 2/11 Arbeidsmiljøutvalget 07.02.2011 / Administrasjnsutvalget 09.02.2011 / Frmannskapet 16.02.2011 / Kmmunestyret 28.02.2011 12/11 Hvedutvalg fr helse- g ssial 07.02.2011 10/11 Hvedutvalg fr barn g unge 07.02.2011 / Hvedutvalg fr drift g miljø 08.02.2011 4/11 Hvedutvalg fr kultur g næring 08.02.2011 Innstilling: Rådmannen fremmer med denne innstillingen en mdell fr mer effektiv drift av Alta kmmune. Frslaget bygger på frskning, analyser g erfaringer fra mstillingsprsesser i andre kmmuner. Målsettingen er videre basert på å få på plass ei rganisering sm er til det beste fr innbyggerne målt pp mt de øknmiske ressursene Alta kmmune har til dispsisjn. Rådmannen fremmer ikke en rendyrket 2-nivåmdell, men en mdell sm tar hensyn til helhetlig styring av kmmunen med ansvarlig- g myndiggjrte virksmhetsledere ute i rganisasjnen. Denne saksutredningen fkuserer i hvedsak på å få på plass et lederteam, sm blir et viktig verktøy fr å få til mstilling g endring ute i tjenesteprduksjnen. I kmmuneplanen Alta Vil er det fastsatt at Alta kmmune skal være en endringsvillig rganisasjn. Dette har rganisasjnen vist vilje til gjennm tidligere endringer. Neste trinn i mstillingsprsessen blir å få på plass en virksmhetsrganisering sm gjør at kmmunen drives mer kstnadseffektivt, g hvr dagens tjenesteprduksjn kan videreføres på færre virksmheter. 1. Strategisk ledelse Alta kmmunes strategiske ledelse vil bestå av rådmannens ledergruppe. Den strategiske ledelsen skal ha ansvaret fr den helhetlige g verrdnede ledelsen av kmmunen. Navnet skal være Rådmannens lederteam. Side 3 av 29
Sak 4/11 Rådmannens lederteam Lederteamet vil bestå av rådmann, assisterende rådmann g kmmunalledere fr barn g unge, helse g msrg, drift g utbygging, kultur g samfunnsutvikling. Kmmunallederne vil ha ansvar fr klart definerte virksmhetsmråder. Ass. rådmann vil ha ansvar fr felles støttefunksjner. Kmmunalleder fr barn g unge Kmmunalleder fr helse g msrg Kmmunalleder fr drift g utbygging Kmmunalleder fr kultur Kmmunalleder fr samfunnsutvikling Assisterende rådmann Alternativt kan kultur inngå sm en stabsfunksjn hs rådmannen med stilling sm kultursjef. Arbeids- g ansvarsmråder til Rådmannens lederteam Helhetlig budsjettarbeid budsjett/regnskapsppfølging Utvikling av tjenesteprduksjnen Overrdnet arbeidsgiverplitikk Veiledning g styring av virksmhetene Saksbehandling til plitisk nivå Oppfølging av plitiske vedtak Infrmasjnsstrategi både eksternt g internt Lkalisering av Rådmannens lederteam Hele Rådmannens lederteam skal være samlkalisert på Rådhuset. Det er nødvendig å både flytte sammen g ha faste møtetidspunkter. 2. Sterke g rbuste virksmheter Neste fase i prsjektprsessen blir ny virksmhetsrganisering. Vi må få en mer effektiv tjenesteprduksjn på et nivå sm både er kvalitetsmessig g øknmisk bærekraftig. 3. Felles støttefunksjner Felles støttefunksjner skal være et verktøy fr både virksmhetene g den strategiske ledelsen. Det vil skje en frbedring av både rganisering, arbeidsmåter g arbeidsppgaver. Hvrdan disse felles støttefunksjnene skal rganiseres må ta utgangspunkt i de ppgavene sm skal leveres. 4. Lederutvikling g lederverktøy i Alta kmmune Side 4 av 29
Sak 4/11 Både lederkmpetanse, lederverktøy, lederutvikling g delegasjner vil stå sentralt i den videre prsessen fr å nå målsettingen i prsjektet m at Alta kmmune skal fremstå sm en rganisasjn med ansvarlig- g myndiggjrte ledere nærmest mulig brukerne. Vedlegg: Andre saksdk.: 1. Arbeidsgruppe A: Ny administrativ rganisering 2. Arbeidsgruppe B: Ny virksmhetsrganisering 3. Arbeidsgruppe C: Lederutvikling g lederverktøy 4. Milepælplan fr prsjektet fram til 31.12.2012 5. Skisse ver ny rganisasjnsstruktur Viser til referater g annet materiell på kmmunens hjemmeside g intranett. Bakgrunn: 1. Kmmunestyrets vedtak Bakgrunnen fr igangsetting av prsjektet er Kmmunestyrets vedtak 14.12.2009 i frbindelse med behandling av budsjett 2010: Kmmunestyret ber m at det startes et arbeid med mstilling, g en gjennmgang av den administrative g plitiske rganiseringen til neste valgperide. Kmmunestyrets fattet videre følgende vedtak 21. juni 2010 i frbindelse med behandlingen av freløpige budsjettrammer fr 2011: 1. Kmmunestyret pålegger øknmiutvalget å iverksette g lede en plitisk prsess med siktemål å mstille tjenesteprduksjnen i kmmunen slik at det frigjøres 40 milliner krner fra g med 2011. 2. Sektrer g hvedutvalg må starte arbeid med å finne strukturelle grep sm erstatter de akutte tiltakene i budreg. 1/2010, g sm gir ytterligere permanente innsparinger på 20 milliner krner. 3. Rådmannens ledergruppe samrdner administrasjnens arbeid med mstilling. I henhld til bestillingen fra Kmmunestyret må prsjektet vurdere følgende mråder: 1. Den plitiske g administrative rganiseringen, herunder: Side 5 av 29
Sak 4/11 - plitisk rganisering sm ivaretar helhetstekning g målstyring (avgjøres av styringsgruppen) - samling (samlkalisering) av kmmunens øverste ledere på rådhuset - innføring av virksmhetsmråder - bygningsmessige/arealmessige tilpasninger - kultur sin rganisatriske plassering i kmmunen. 2. Strukturelle endringer, herunder: - skle g barnehage rganisering/struktur - rganisering av g størrelsen på tilbud innenfr Helse g ssial (jfr. pågående arbeid vedrørende utarbeidelse av kmmunedelplan fr helse g ssialtjenester) 3. Investeringsnivå de kmmende 8 årene 4. Organisering, mfang g kvalitetsnivå på tjenestetilbudet 5. Oppgaver g funksjner sm kan inndras permanent. 6. Utskillelse/selskapsrganisering av kmmunale virksmhetsmråder, herunder bl.a: - bygningsmessig drift - IKT (e-frvaltning) - skatt - m.m 2. Rådmannens betraktninger g anbefalinger Over tid har den øknmiske situasjnen fr Alta kmmune utviklet seg i negativ retning. Siden 2007 har regnskapstallene vist en klar svekkelse av kmmunes øknmi, g nett driftsresultat har ligget langt under 3 prsent av brutt driftsinntekter, sm er i henhld til det sm Teknisk beregningsutvalg fr kmmunal g fylkeskmmunal øknmi mener er nødvendig. Vedtatte investeringer har blitt lånefinansiert, ne sm blant annet har ført til at nett rentebærende gjeld har økt fra 776 mill krner i 2007 til 929 mill i 2010. Kmmunen har gjennm diverse tiltak tatt ut det meste av ptensialet fr å øke inntektene. Dagens øknmiske utvikling er ikke bærekraftig, g utfrdringen framver blir å styre øknmien g få tilbake en nødvendig øknmisk handlefrihet. Siden først på 2000-tallet har det blitt gjennmført betydelige endringer innenfr dagens sektrrganisering gjennm flere OU-prsesser. Rådmannen kan derfr ikke se at det ligger så mange nye muligheter innenfr dagens sektrrganisering sm kan gi varige innsparinger på kstnadssida. Dagens sektrrganisering har fungert gdt mens kmmunen har hatt relativt gd øknmi. De siste 6 årene har det mtrent ikke skjedd endringer i budsjettet i frhld til frdelingen mellm sektrene. Men nå når øknmien er langt mer presset g det må iverksettes permanente tiltak sm skal gi kmmunen en langt mer bærekraftig øknmi, fører sektrrganiseringen til at øknmistyringen blir fr lite helhetlig g samrdnet til felles beste fr hele kmmunen. Vi klarer ikke å Side 6 av 29
Sak 4/11 mpriritere med den rganiseringen vi har i dag, g dette gjelder både administrativt g plitisk. Rådmannen mener derfr det viktigste aller først er å få på plass en strategisk ledergruppe sm skal samlkaliseres på Rådhuset. Ledergruppen må tenke helhetlig g ta et felles ansvar fr hele kmmunen. Kmmunen må videre få etablert større virksmheter med beslutningsmyndige ledere nærmest mulig brukerne. Hvedstrukturen innen tjenesteprduksjnen har ver mange år ligget fast, dette til trss fr at det har fregått stre demgrafiske endringer i samme peride. Flketilveksten har kmmet i sentral-alta. Ttalt har kmmunen i dag nærmere 80 virksmheter / enheter fra de helt små med bare nen få ansatte til de stre med ver 80. Dette må det gjøres ne med fr å høste strdriftsfrdeler både i frhld til bemanning, administrative ppgaver g ledelse. Lederne må få gd ppfølging g lederpplæring, slik at de kan mestre å ha både ansvar g myndighet fr den daglige driften av sine virksmheter. Kmmunens bygningsmasse må vedlikehldes, samtidig sm det må bygges nytt g utvides fr å huse større virksmheter. En mlegging til større virksmheter skal ikke gå på bekstning av kvaliteten til brukerne, heller tvert imt. I dag er særlig små virksmheter svært sårbare ved sykefravær, tilgang på kvalifisert persnale, pplæring / utvikling av ansatte sv. Rådmannen mener at rganisasjnen har et klart frbedringsptensial i frhld til administrative ppgaver, g hvrdan disse er rganisert fr å tjene virksmhetene g brukerne våre best mulig. Det må gjennmføres en kartlegging av arbeidsprsessene fr å avdekke hvrdan vi kan arbeide mer effektivt g frmålstjenlig. Deretter må administrasjnen rganiseres på en best mulig måte i frhld til arbeidsprsessene g ppgavene sm skal utføres, slik at det tjener hele rganisasjnen. De ansatte må få den pplæring sm er nødvendig i frhld til både nye ppgaver g nye rutiner sm innføres. Side 7 av 29
Sak 4/11 3. Mandat I henhld til kmmunestyrets vedtak sm er skissert i punkt 1 ble følgende mål satt pp fr prsjektet: Frmål: 1. Etablere en effektiv g fremtidsrettet plitisk g administrativ rganisering av Alta kmmune. 2. Bidra til at nivået på tjenesteprduksjnen blir øknmisk bærekraftig i kmmende øknmiplanperide. 3. Bidra til frbedret helhetstenkning i den kmmunale rganisasjn 4. Bidra til å få på plass mer kstnadseffektive løsninger innenfr tjenesteprduksjnen. 5. Etablere frpliktende kmpetanseutviklingsplaner, herunder fkus på lederkmpetanse g medarbeiderundersøkelser. Resultatmålene fr prsjektet (hva sm skal ppnås i løpet av prsjektperiden): 1. Redusere Alta kmmunens utgiftsbehv permanent med 40 milliner fra g med 2011 2. Få på plass en ny plitisk g administrativ rganisering. 3. Definere pririterte innsatsmråder, sm er plitisk frankret. 4. Alta kmmune skal fremstå sm en rganisasjn med ansvarliggjrte g beslutningsmyndige ledere nærmest mulig brukerne. 5. Implementere et helhetlig målstyringssystem. 4. Følgende styringsdkumenter er lagt til grunn fr arbeidet Kmmuneplanen samfunnsdel g arealdel Virksmhetsplan fr 2010/2011 Budsjett 2011 g Øknmiplan 2011 2014 Vedtatte kmmunedelplaner, sm fr eksempel Bligssial handlingsplan, plan fr ffentlig uterm m.fl. Kmmunens arbeidsgiverplitikk, med særskilt vekt på vårt verdigrunnlag; Åpenhet, trygghet g respekt. Kstra analyser, andre sammenligningstall, Ecn rapprt, regnskapstall. Offentlige/nasjnale lvkrav g føringer 5. Partssamarbeid Omstillingsprsessen gjennmføres sm et trepartssamarbeid mellm plitisk ledelse, fagfreningene g administrativ ledelse. Det ble inngått en samarbeidsavtale fr tidsrmmet 01.10.2010 31.12 2011 ut fra følgende premisser: Side 8 av 29
Sak 4/11 Alta kmmunes verdigrunnlag åpenhet, trygghet g respekt skal ligge til grunn fr arbeidet De ansatte skal via sine tillitsvalgte sikres reell medbestemmelse i OU-prsessen basert på gd g jevnlig dialg, g med basis i Hvedavtalens bestemmelser. Fagfrbundets g utdanningsfrbundets hvedtillitsvalgte er ansattes representanter i styrings- g prsjektgruppa Alle ansvarlige fr delprsjektene skal gjennmføre invlverende prsesser med ansatte g fagfreningene Arbeidsmiljøet skal bli ivaretatt Ingen ansatte skal sies pp sm direkte følge av OU-prsessen, men ansatte må påregne å endre sitt nåværende arbeids- g ansvarsmråde g tjenestested. Hvedtariffavtalens kap.1. pkt. 3.4.1 ligger til grunn fr lønnsplassering ved eventuell vergang til lavere lønnet stilling. Det skal gis pplæring g økning av kmpetanse fr å mestre nye ppgaver g funksjner. Det skal etableres læringsarenaer fr idé-utveksling, erfaringsdeling g kritiske tilbakemeldinger. Det skal utfrmes en infrmasjnsstrategi fr OU prsjektet internt g eksternt Kmmunestyret fatter vedtak i saker sm gjelder rganisatriske g strukturelle endringer. Administrasjnsutvalget g Frmannskapet innstiller i saker sm skal til Kmmunestyret. 6. Organisering g prsess Prsjekteier: Styringsgruppe: Prsjektgruppe: Prsjektleder: Prsjektsekretær: Arbeidsgrupper: Kmmunestyret Frmannskapet Rådmannens ledergruppe + hvedtillitsvalgte fr Fagfrbundet g Utdanningsfrbundet Rådmannen Britt Gunnberg Gruppe A med fkusmråde Ny administrativ rganisering Gruppe B med fkusmråde Ny virksmhetsrganisering Gruppe C med fkusmråde Lederutvikling g lederverktøy Prsessen startet med at Rådmannens ledergruppe var samlet til møte på Sarnes 19.- 20.august 2010. Referatet fra dette møtet g prsjektbeskrivelsen dannet grunnlaget fr styringsgruppas møte 17.september 2010 hvr de ba rådmannen igangsette utredningsarbeid med basis i det sm framkmmer i nevnte dkumenter. Styringsgruppa ba gså rådmannen igangsette utredningsarbeid vedrørende påbygg g renvering av rådhuset, herunder beregne hva det ville kste å bygge nytt rådhus i Alta sentrum. Styringsgruppa vil se den plitiske rganiseringen i sammenheng med den administrative rganiseringen, g vil derfr avvente det plitiske arbeidet til en ser knturene av den administrative rganiseringen. Styringsgruppa gdkjente at Britt Gunnberg ble engasjert sm prsjektsekretær fra kt 2010 t..m. juni 2011. Side 9 av 29
Sak 4/11 Rådmannen sammenkalte til møter g var rundt i sektrene fr å infrmere lederne m mstillingsprsjektet. 22.ktber 2010 var gså alle lederne samlet til felles seminar fr både å få mer infrmasjn m prsjektet g gi innspill til fkusmråder g strategisk ledelse. På bakgrunn av lederseminaret g innspill så langt, ble det ppnevnt arbeidsgrupper sm fikk tildelt hvert sitt fkusmråde sm de skulle arbeide med. Gruppene ble etablert tverrfaglig med representanter fra alle sektrene g fra tillitsvalgte, g gikk i gang med arbeidet i begynnelsen av nvember 2010. Hver gruppe hadde 7-8 møter i periden 1.nvember 14.desember, samt et fellesmøte 2.desember 2010. 20.desember la hver av gruppene fram sin presentasjn i felles ledermøte hvr både prsjektgruppa g styringsgruppa var tilstede. (Vedlegg 1-3 gruppenes vurderinger) Prsjektgruppa hadde t separate møter i løpet av ktber fr å styre prsessen. Man var enig m å la arbeidsgruppene få r til å gjøre sine vurderinger før prsjektgruppa ville gå i gang med å utarbeide et høringsntat, sm skal behandles i styringsgruppa g sm deretter skal på høring ut i rganisasjnen. Alle møtereferater g annen infrmasjn m prsjektet er lagt ut både på kmmunens intranett g på kmmunens hjemmeside. Fra starten av januar har prsjektgruppa arbeidet med prblemstillingene i prsjektet. Omstillingsprsjektet må deles inn i flere faser. Prsjektgruppa har i første fase knkretisert hvrdan den strategiske ledelsen av kmmunen bør være. I neste fase vil etablering av sterke g rbuste virksmheter med strukturelle endringer ha hvedfkus. Det vil gså kntinuerlig fregå prsesser fr å frbedre felles støttefunksjner. (Vedlegg 4 milepælplan fr prsjektet) Side 10 av 29
Sak 4/11 Høring/merknader: I møte i styringsgruppa 26.janaur km det innspill fra: Alta Venstre, Alta Høyre g Alta Frp: Organisasjnskart Virksmhetene må ligge direkte under Rådmannen, dvs. ingen mellmledd. Støttefunksjnene må være tilknyttet Rådmannen. 4 kmmunaldirektører: fr helse g ssial / barn g unge / drift g miljø / kultur g næring (her ligger gså samfunnsutvikling) Virksmheter Ønskelig at virksmhetene har minimum 40 årsverk. Ønskelig med ca. 30-40 virksmheter. Fremdriftsplan Det må utarbeides ny fremdriftsplan. Når ny struktur er på plass, må lederstillinger lyses ut på nytt. Fra Arbeiderpartiet/SV: Det bør settes pp alternativer til hvr mange kmmunalledere det bør være. Infrmasjn til ansatte må sikres. Det må utarbeides revidert fremdriftsplan Rådmannens kmmentarer: Etter rådmannens vurdering kan kultur videreføres sm en stabsfunksjn, dermed reduseres antall kmmunalledere. Det er utarbeidet ny framdriftsplan sm strekker seg til utgangen av 2012. Virksmhetsrganiseringa tas i trinn 2, med ppstart mars 2011. Side 11 av 29
Sak 4/11 Øknmiske knsekvenser: Det vil i en vergangsfase (ca 3 år) påløpe leiekstnader fr kntrrigg i tilknytning til Rådhuset. Vurdering: Innledning Saksfremlegget skisserer prsjektgruppas frslag til strategisk ledelse av Alta kmmune. Frslaget ble behandlet av Styringsgruppa 26. januar 2011, hvr det ble gitt innspill sm er tatt med i denne saksutredningen. Saksdkumentet sendes ut i rganisasjnen fr å få synspunkter g/eller kmmentarer. Deretter vil dkumentet behandles i Arbeidsmiljøutvalget g legges fram fr plitisk behandling i Administrasjnsutvalget, Hvedutvalgene, Frmannskapet g Kmmunestyret 28. februar 2011. 1. Strategisk ledelse Prsjektgruppa freslår en ny administrativ rganisering sm skal evne å møte mrgendagens utfrdringer i Alta kmmune. Vi må få en mer effektiv tjenesteprduksjn på et nivå sm både er kvalitetsmessig g øknmisk frsvarlig. Prsjektgruppas frslag til ny rganisasjnsstruktur viser en flatere struktur enn dagens tre-nivå med inndeling i sektrer, men den er ikke en ren t-nivå mdell. Det vil være en kmbinasjnsløsning, ne sm vil være nødvendig fr å kunne håndtere all krdinering g samkjøring av tjenester på tvers av virksmhetsmrådene. Dette er ne sm veldig mange kmmuner erfarer er den beste løsningen, gså etter å ha prøvd en ren t-nivå mdell. Prsjektgruppas mdell bygger på at kmmunen skal bestå av rbuste g sterke virksmheter med ledere sm har fått delegert både ansvar g myndighet fr den daglige drift. Alta kmmunes strategiske ledelse vil bestå av rådmannens ledergruppe. Ledergruppen er ansvarlig fr den helhetlige g verrdnede ledelsen av kmmunen. 1.1 Navn på strategisk ledelse Navnet skal være Rådmannens lederteam. 1.2 Rådmannens lederteam Lederteamet vil bestå av rådmann, assisterende rådmann g kmmunalledere fr barn g unge, helse g msrg, drift g utbygging, kultur g samfunnsutvikling. Kmmunallederne vil ha ansvar fr klart definerte virksmhetsmråder. Ass. rådmann vil ha ansvar fr felles støttefunksjner. Side 12 av 29
Sak 4/11 Fr nen virksmheter vil det bli en avklaring etter en prsess med virksmhetene selv i frhld til hvilken kmmunalleder de hører til (derfr står disse virksmhetene med spørsmålstegn bak under t ulike kmmunalledere). Kmmunalleder fr barn g unge Virksmheter: Grunnsklene Barnehagene Barn- g unge tjenesten Vksenpplæring Ungdmmens hus? Kmmunalleder fr helse g msrg Virksmheter: Helsetjenesten Omsrgstjenesten Bistand Frivillighetssentral? Kmmunalleder fr drift g utbygging Virksmheter: Oppmåling g byggesak Bygg g eiendm Kmmunalteknikk Brann g redning Miljø, park g idrett Kmmunalleder fr kultur Virksmheter: Biblitek Kultursal Kultursklen Ungdmmens hus? Frivillighetssentral? Kmmunalleder fr samfunnsutvikling Samfunnsplanlegging Næringsutvikling Landbruk Assisterende rådmann Felles støttefunksjner Lønn g persnal Regnskap Budsjett Servicesenteret Juridisk enhet Overfrmynderiet Innkjøp Skatt g innfrdring IKT Side 13 av 29
Sak 4/11 1.3 Arbeids- g ansvarsmråder til Rådmannens lederteam Arbeidsmrådene vil i hvedsak være (ikke uttømmende): Helhetlig budsjettarbeid budsjett/regnskapsppfølging Øknmistyring Rapprtering Utvikling av tjenesteprduksjnen Kvalitetsstyring Planlegging Dimensjnering Samrdning Overrdnet arbeidsgiverplitikk Overrdnet HMS arbeid Overrdnet nærværsppfølging Ledelse i rganisasjnen både innen rådmannens lederteam g gjennm kmmunalleders ansvar verfr virksmhetene Veiledning g styring av virksmhetene Klart definerte ansvarsmråder fr de respektive kmmunalledere Persnalansvar fr sine virksmhetsledere Saksbehandling til plitisk nivå Oppfølging av plitiske vedtak Infrmasjnsstrategi både eksternt g internt Infrmasjn g dialg med plitikere g innbyggere Infrmasjn g dialg med ansatte Rådmannens lederteam har drøftet hva strategisk ledelse er g hva det vil si å arbeide i et team. Prsessen med rlleavklaring g utvikling til et team vil ha høy priritet i månedene framver. Rådmannens lederteam må i sitt arbeid ha tid g rm til å drøfte hvrdan rganisasjnen kan ppnå både kvalitetsmessige mål g en riktig dimensjnering av de tjenestene sm kmmunen skal yte venfr våre innbyggere g Alta-samfunnet. Det vil være svært viktig at rådmannens lederteam har en felles g helhetlig styring med utviklingsppgaver sm gjelder hele Alta-samfunnet, fr eksempel full barnehagedekning, kvalitet i grunnsklen g samhandlingsrefrmen. 1.4 Lkalisering av Rådmannens lederteam Prsjektgruppa innstiller på at hele Rådmannens lederteam må være samlkalisert på Rådhuset. Det er nødvendig å både flytte sammen g ha faste møtetidspunkter. Rådmannen ber dagens sektrledere tenke gjennm hvilke fagrådgivere de må ha med seg til Rådhuset. Prsjektgruppa er av den ppfatning at den enkleste løsningen er å plassere Rådmannens lederteam i en kntrrigg i tilknytning til rådhuset. På denne Side 14 av 29
Sak 4/11 måten unngår vi en større mplassering (kntr)av ansatte på rådhuset, g lederteamet får nærhet til publikum, servicesentret g plitisk ledelse. 1.5 Rådmannen vil iverksette en full inneklima gjennmgang av hele Rådhuset. Utredningen vil innehlde både inneklimautfrdringer g en tilstandsundersøkelse av bygget. Dette fr å få en versikt ver de ttale kstnadene vedrørende en ppgradering av bygningsmassen til dagens standard. Når kstnadsbildet freligger må dette vurderes pp mt et eventuelt nytt rådhusbygg på sentrum. 2. Sterke g rbuste virksmheter Neste trinn i prsjektprsessen blir ny virksmhetsrganisering. Dette vil prsjektgruppa sette i gang prsesser i frhld til når Rådmannens lederteam er på plass g har fått plitisk gdkjenning. Arbeidsgruppe B sine vurderinger vedrørende ny virksmhetsrganisering vil danne en plattfrm i det videre arbeid. Målet er å få sterke g rbuste virksmheter i Alta kmmune. 3. Felles støttefunksjner Assisterende rådmann har satt i gang en prsess innenfr felles støttefunksjner i frhld til rganisering, arbeidsmåter g arbeidsppgaver. Felles støttefunksjner skal være et verktøy fr både virksmhetene g den strategiske ledelsen. Hvrdan disse felles støttefunksjnene skal rganiseres må ta utgangspunkt i de ppgavene sm skal leveres. 4. Lederutvikling g lederverktøy i Alta kmmune Vurderingene sm arbeidsgruppe C har gitt vil danne en plattfrm fr det videre arbeid fr å ha synlige g tydelige ledere i Alta kmmune. Både lederkmpetanse, lederverktøy, lederutvikling g delegasjner vil stå sentralt i den videre prsessen fr å nå målsettingen i prsjektet m at Alta kmmune skal fremstå sm en rganisasjn med ansvarliggjrte g beslutningsmyndige ledere nærmest mulig brukerne. Prsjektgruppa vil følge pp g igangsette tiltak etter at den strategiske ledelsen er på plass. Side 15 av 29
Sak 5/11 LANDBRUKSPLAN 2011 Saksbehandler: Signe Olaussen Arkiv: V00 &30 Arkivsaksnr.: 11/310 Saksnr.: Utvalg Møtedat 5/11 Hvedutvalg fr kultur g næring 08.02.2011 Innstilling: Med frutsetning m at det tildeles ekstern finansiering sm msøkt, vil Hvedutvalget fr kultur g næring samtykke i det skisserte pplegget fr utarbeidelse av landbruksplan fr Alta kmmune. Vedlegg: Frmannskapets sak PS 132/08; Rullering av landbruksplan Andre saksdk. (ikke vedlagt): Landbruksplanen 2002 - Bakgrunn: Alta kmmune utarbeidet sin første landbruksplan i 1996, sm igjen ble rullert i 2001. I 2008 vedtk frmannskapet at det var behv fr å rullere planen på nytt. Bemanningssituasjnen ved landbrukskntret g ekstrardinære, pålagte arbeidsppgaver, har derimt ikke gitt rm fr arbeidet med ppdatering av planen. Det er behv fr en helt ny landbruksplan. Siden første plan ble vedtatt i 1996 er antall aktive bønder nesten halvert (redusert fra 178 til 101). Brukene er blitt større med flere dekar g antall dyr på hver. Gjennmsnittsalderen på bøndene er økt til 49 år. Andelen leiejrd er økt kraftig. Og prduksjn av mat er minst like viktig sm tidligere. Landbrukskntret har ikke kapasitet til å gjøre arbeidet selv. Det er viktig med en større prsess g bred invlvering. Fr å bistå i arbeidet er det tatt kntakt med Rger Pedersen ved Ndt g Reiding. Med utgangspunkt i diskusjner mellm landbrukskntret g Pedersen, har Pedersen gitt tilbud på innledende bransjeundersøkelse gjennm intervju, prsessledelse, etterarbeid g skriving av plan/sluttdkument. Hvedutvalget fr kultur g næring er satt sm styringsgruppe. Arbeidet starter i februar. Målet er at sluttdkumentet vil være klart til behandling i hvedutvalget i mai, g kmmunestyret i juni 2011. Øknmiske knsekvenser: Side 16 av 29
Sak 5/11 Hele arbeidet med prsessledelse, prsessmøter, skriving g trykking anslås til kr 485 000. Det er søkt m ekstern finansiering på kr 340 000, hvedsakelig fra fylkesmannen g fylkeskmmunen. Kmmunens egenandel på kr 145 000 kan dekkes fra landbruksnemndas fndsknt. Knten er ment brukt til fellestiltak i landbruket. Side 17 av 29
Sak 6/11 TOMT P40 ALTA SENTRUM Saksbehandler: Dag Arne Jhannessen Arkiv: L83 Arkivsaksnr.: 10/982 Saksnr.: Utvalg Møtedat 6/11 Hvedutvalg fr kultur g næring 08.02.2011 Innstilling: Hvedutvalget fr kultur g næring innvilger Kenneth Strifeldt AS psjn på tmt A12 (tidligere P 40) på Alta sentrum. Hvis det ved 2. gangs behandling av sentrumsplanen kmmer endringer i reguleringsplanen, må utbygger frhlde seg til disse. Tmta er avmerket på vedlagte kart g har et areal på ca 1900 kvm. Opsjn gis på følgende vilkår: 1. Opsjn gjelder til 01.08.2011, med mulighet til frlengelse i ytterligere 6 mnd. Det frusettes at frskuddet (tilsvarende 2 % av tmtas msetningsverdi) er innbetalt innen 15.03.2011. Dersm frskuddet, sm utgjør kr. 76.000., - ikke er innbetalt innen denne frist, brtfaller tilsagnet m psjn. 2. Ved salg av tmt skal tmteprisen være i samsvar med til enhver tid gjeldede kmmunat gebyrregulativ på avhendelsetidspunktet. Innbetalt frskudd går til fradrag i salgssummen. 3. Planlegging, prsjektering g bygging skal være i samsvar med tildelingsvikår samt reguleringsplan g reguleringsbestmmelser. 4. Dersm bygging ikke har startet innen psjnsfristen, frafalles tilsagnet autmatisk. Ved brtfall av psjn tilbakebetales ingen deler av frskuddet jfr pkt 1 venfr. 5. Tmt kan selges fra Alta kmmune til psjnshaver når byggetillatelse i samsvar med tildelingsvilkårene er gitt g finansieringsbekreftelse fra finansieringsinstitusjn m finansiering av ttalprsjektet freligger. Ved salg av tmt skal det tinglyses gjenkjøpsklausul sm sikrer Alta kmmune tilbakekjøpsrett av ubebygd tmt. 6. Det er ikke tillatt å ta tmta i bruk eller gjennmføre nen frm fr tiltak på tmta før skjøtet på tmta er tinglyst. Vedlegg: Kart ver mrådet med den aktuelle tmten avmerket. ( A12) Side 18 av 29
Sak 6/11 Bakgrunn: Kenneth Strifeldt AS har søkt m psjn på tmt ( A 12) på Alta sentrum. Firmaet ønsker å sette pp ett kntr g frretningsbygg i hht reguleringsplanen. Søknaden ble sendt til kmmunen den 12.02.2010. Øknmiske knsekvenser: Vedtaket innebærer ingen øknmiske frpliktelser fr Alta kmmune. Vurdering: Alta sentrum er frtsatt i en fltt utvikling. Det er viktig at kmmunen frtsatt legger til rette fr at utviklingen skal frtsette. Kenneth Strifeldt AS sine planer fr tmten er med på å bygge pp under kmmunene ønskede planer fr mrådet. Administrasjnen er psitiv til at Kenneth Strifeldt AS får psjn på tmten A 12 på Alta sentrum, med de vilkår sm følger med innstillingen. Side 19 av 29
Sak 7/11 SØKNAD OM PROSJEKTSTØTTE - TVERRELVDALEN IFS HISTORIEBOK Saksbehandler: Sylvi Bellika Arkiv: 223 C45 Arkivsaksnr.: 10/3829 Saksnr.: Utvalg Møtedat 7/11 Hvedutvalg fr kultur g næring 08.02.2011 Innstilling: Søknaden fra Tverrelvdalen idrettslag m øknmisk støtte fr å få realisert Tverrelvdalen Ils histriebk avslås. Begrunnelsen fr avslaget er manglende midler. Vedlegg: Søknaden fra Tverrelvdalen il, datert 20.10.2010 Andre saksdk.: Midlertidig svar fra administrasjnen, datert 16.11.2010. Bakgrunn: Tverrelvdalen il søker i brev datert 20.10.2010 m øknmisk tilskudd fr å få realisrt bkprsjektet Tverrelvdalen Ils histrie 1912 1922. Budsjettet fr prsjektet er på kr. 670.000,-. Inntektene er basert på salg av bøker, gaver, eventuelle tilskudd. Egenandelen er avhengig av hvr mye de klarer å få av tilskudd g gaver. Det søkes ikke m nen eksakt sum. Vurdering: Kultursektrens budsjettpst sm har vært benyttet til ulike prsjekter ble ved budsjettreguleringen i juni 2010 redusert med 60%. Dette er videreført i 2011. Hvedutvalget fr kultur g næring gjrde vedtak i 2010 sm er videreført i 2011 innenfr denne budsjettpsten. Dette gjør at søknader m ulike prsjekter videre i 2011 må avslås. Tverrelvdalen Ils prsjekt er et strt g det er selvfølgelig viktig å få dkumentert histrien. Det er ikke satt en søknadssum g det er derfr vanskelig å vite hva sm frventes. Med bakgrunn i manglende midler blir det likevel vanskelig å yte tilskudd til prsjektet. Jeg anbefaler derfr venstående innstilling. Side 20 av 29
Sak 8/11 FILM & KINO LANDSMØTE 2011 - VALG AV UTSENDING Saksbehandler: Sylvi Bellika Arkiv: 062 C34 Arkivsaksnr.: 11/199 Saksnr.: Utvalg Møtedat 8/11 Hvedutvalg fr kultur g næring 08.02.2011 Innstilling: Saken fremmes uten innstilling. Vedlegg: Brev dat. 18.01.2011 Innkalling til Film & Kins landsmøte 6. 7. juni i Kristiansand. Aktuelt: Film & Kin innkaller i brev av 18.01.2011 til medlemmskmmunene til landsmøte i Kristiansand 6. 7. Alta kmmune kan delta med 1 delegat. Film & Kin refunderer reiseutgifter utver kr. 1.000,- Medlemskmmunene må selv dekke innkvartering. Øknmiske knsekvenser: Et sted mellm kr.4.000,- g kr.5.000,- sm dekkes av HKNs budsjett. Vurdering: Jeg ber m at Hvedutvalget fr kultur g næring ppnevner representant g vararepresentand dersm det ønskes at Alta kmmune skal være representert på landsmøtet. Side 21 av 29
Sak 9/11 NORDLYSBYEN SKI ALTA - ØKONOMISK STØTTE- 2011-2013 Saksbehandler: Aase-Kristin H. Abrahamsen Arkiv: 223 C21 Arkivsaksnr.: 11/183 Saksnr.: Utvalg Møtedat 9/11 Hvedutvalg fr kultur g næring 08.02.2011 Innstilling: Hvedutvalget fr kultur g næring avslår søknaden fra Nrdlysbyen ski, datert 14.05.10, m årlig tilskudd på kr. 25.000,- i årene 2011 2013, på grunn av manglende midler. Vedlegg: 1. Nrdlysbyen ski, søknad m tilskudd, datert 14.05.10. Bakgrunn: Søknaden fra Nrdlysbyen ski ble sendt i mai. Grunnen til at den ikke blir behandlet før nå er fr å avvente budsjettbehandlingen fr 2011. Nrdlysbyen ski er et samarbeid mellm skiklubbene i Alta fr å videreutvikle gde løpere g hindre frafall i aldersgruppa 17-20 år. Nrdlysbyen ski er gdkjent sm skiteam fra Nrges skifrbund. Nrdlysbyen ski vil gså gi et tilbud til skiløpere fra resten av Finnmark sm går på Alta videregående skle. Nrdlysbyen blir prfilert på nasjnale start g resultatlister. Nrdlysbyen ski har i t perider fått tilskudd fra Alta kmmune. I årene 2002 g 2003 fikk Nrdlysbyen ski kr. 35.000,- i tilskudd pr. år. I årene fra 2008 til 2010 ble det gitt kr. 25.000,- i årlige tilskudd. Øknmiske knsekvenser: I første tilskuddsperide ble beløpet bevilget delvis fra kultursektrens budsjett g delvis fra frmannskapets pst. I andre peride ble beløpet bevilget fra kultur- g landbrukssektrens budsjett fr prsjektmidler. Under kmmunens budsjettkutt er prsjektmidlene blitt kraftig redusert g der er ikke lenger rm fr å øremerke tilskudd til Nrdlysbyen ski. Vurdering: Nrdlysbyen ski er et viktig samarbeidsprsjekt fr skimiljøet i Alta. Resultatene sm er ppnådd er å ha stått helt øverst på resultatlistene med en verdensmester, men gså hatt løpere på premieplasser, midt i laget g på slutten av listene. Dette markedsfører Nrdlysbyen Alta g blir lagt merke til i skimiljøet. På grunn av kmmunens øknmiske situasjn kan det likevel ikke gis tilskudd til samarbeidsprsjektet. Side 22 av 29
Sak 10/11 SØKNAD OM STØTTE TIL KJØP AV FISKEBÅT JENS ODDVAR JOHANNES RING Saksbehandler: Dag Arne Jhannessen Arkiv: 223 Arkivsaksnr.: 11/353 Saksnr.: Utvalg Møtedat 10/11 Hvedutvalg fr kultur g næring 08.02.2011 Innstilling: Hvedutvalget fr kultur g nærings avslår søknaden på kr. 150.000.- til kjøp av fiskebåt. Jens Oddvar Jhannes Ring har søkt m tilsagn på kr. 150.000.- fra Alta kmmune, til kjøp av fiskebåt, etter at hans tidligere båt frliste etter en brann høsten 2010. Ring har vært fisker siden 1986 g selvstendig næringsdrivende siden 1991. Båten sm det skal inveseteres i er en Stigfjrd 34, 2005 mdell med tilhldsted i Straume. Den ttale kjøpesummen er på kr. 1 600 000.- Søker vil gså søke sametinget m ett investeringstilskudd på kr. 200.000.- Vedlegg: Kpi av søknad fra Jens Oddvar Jhannes Ring. Annnseutskrift fra finn.n Budsjett fr tre år Vurdering: Ring har fått tilsagn m kjøp av båt i 2008, men pga at det ble kjøpt en annen båt enn det sm var msøkt, ble tilskuddet ikke utbetalt. Ring kjøpte da en båt sm var 24 år gammel. Det gis ikke tilskudd på båter sm er eldre enn 15 år. Denne søknaden vil ikke innebære en nyetablering av virksmhet i kmmunen, da søker allerede driver en virksmhet basert på fiske. Søker skal investere i en ny båt, da den gamle frliste. Administrasjnen vurderer derfr dette sm en investering i en etablert virksmhet, g ikke en nyetablering. Side 23 av 29
Sak 10/11 Den frliste båten har vært i drift helt fram til høsten 2010, g restverdien av båten vil gjenspeiles gjennm frsikringsutbetalingen. Budsjettet viser en brutt fangsinntekt på kr. 859.000.- første året, sm i følge budsjettet vil gi en bruttfrtjeneste på ca kr. 700.000.-. Bruttfrtjenesten vil da kunne frsvare en lånefinansiert fartøy på kr. 1 600 000. når frsikringsutbetalingen av det frliste fartøyet blir brukt sm delfinansiering av det nye fartøyet. Administrasjnen innstiller derfr på avslag på søknaden. Side 24 av 29
Sak 11/11 OFFROAD FINNMARK 2011 Saksbehandler: Jørgen Kristffersen Arkiv: 223 Arkivsaksnr.: 11/338 Saksnr.: Utvalg Møtedat 11/11 Hvedutvalg fr kultur g næring 08.02.2011 Innstilling: Finnmarksrittet AS innvilges tilskudd med kr 75.000 til gjennmføring av Offrad Finnmark 2011. Tilsagnet frutsetter at Alta kmmune kstnadsfritt gis anledning til å ha banner i start / målmrådet. Tilskuddet dekkes ver pst 1 4746 11603 325 næringsutvikling i kmmunen g kan utbetales ved framleggelse av regnskap fr arrangementet i 2011. Vedlegg: Søknad m stipend / vekst, prfilerings g bedriftsutviklingstilskudd. Andre saksdk. Budsjett Bakgrunn: Finnmarksrittet AS har en visjn m å gjøre ffradfinnmark til terrengssykkelistenes Tur de France. Løpet ble første gang gjennmført i 2008 da 7 deltakere stilte til start. I 2011 frvenes det at deltakertallet har økt til 150. I 2014 frventes deltakertallet å ha økt til 500. Offradfinnmark vil i år tilby 3 ulike ritt: 300 km, 700 km g et 5 dagers etapperitt. Fr 2011 budsjetterer løpet med 3,3 mill kr i inntekter g et verskudd på kr 45.000.-. Av inntektene kmmer kr 850.000 i frm av ffentlige midler, hvrav Alta kmmune søkes m tilskudd med kr 75.000..- Side 25 av 29
Sak 11/11 I investeringsbudsjettet legges det pp til investeringer med kr 230.000 i 2011 g kr 650.000 i 2012. Finnmarksrittet AS har i sin visjn følgende hvedfaser: Vekstfasen 2011 2012 (tilskuddsavhengig) Kmmersialliseringsfasen 2013 2014 Internasjnal mediebedrift 2015 2016. På sikt ser eierne fr seg gd lønnsmhet i fremtiden, men i vekstperiden er det nødvendig med både ffentlige tilskudd g ikke minst kmpetent dugnadstid fra selskapets eiere. Finnmarksrittet AS har aksjekapital med kr 400.000 g aksjene eies av Gjørund Greibrkk, Kristian Albert Ellingsen, Carstein Rlland, Cnny Graumann, Alf Christian Lsvar g Knut Krsnes sm alle har en eierandel på 16,05%. Vurdering: Finnmmarksrittet AS vil være en psitiv markedsfører av Alta g Finnmark. Den sysselsettingsmessige effekten av selskapet er på krt sikt marginal. Men i løpet av år vil selskapet kunne skape flere arbeidsplasser både innenfr egen rganisasjn, men gså generelt i Altasamfunnet. I kmmersialliseringsfasen ( 2013 2014) regner selskapet med å tiltrekke seg inntil 1500 tilreisende. Dette sammen med str medieppmerksmhet vil sette Alta på kartet sm en svært attraktvi destinasjn. Side 26 av 29
Sak 12/11 TOMT,NYE ARONNES INDUSTRIOMR?DE NORTRANS ALTA AS Saksbehandler: Jørgen Kristffersen Arkiv: L83 Arkivsaksnr.: 10/3567 Saksnr.: Utvalg Møtedat 12/11 Hvedutvalg fr kultur g næring 08.02.2011 Innstilling: 1. Nrtrans Alta AS gis psjn på tmt på Arnnes industrimråde fr planlegging av industribygg i samsvar med med søknad. 2. Tmta er avmerket på vedlagte kart g har et areal på 3255 kvm. 3. Opsjnenen gis på følgende vilkår: Opsjnen gjelder til 15.08.2011 frutsatt at frskudd tilsvarende 2% av tmtas msetningsverdi er innbetalt innen 01.03.2011. Dersm frskuddet ikke er innbetalt innen denne frist brtfaller tilsagnet m psjn.. Planlegging, prsjektering g bygging skal være i samsvar med tildelingsvilkår samt reguleringsplan g reguleringsbestemmelser. Dersm bygging ikke har startet innen ppsjnsfristen, frafalles tilsagnet autmatisk. Ved brtfall av psjn tilbakebetales ingen del av frskuddet jfr pkt 1 venfr. Før bygging kan starte, må det være gitt byggetillatelse g tmta må være verskjøtet til Nrtrans Alta AS. Det er ikke tillatt å ta tmta i bruk eller gjennmføre nen frm fr tiltak på tmta før tmta er betalt g skjøtet er tinglyst. 4. Alta kmmune kan selge tmta til Nrtrans Alta AS når følgende vilkår er ppfylt: 1. Byggetillatelse i samsvar med frmålet fr psjnen freligger. 2. Dkumentasjn fra finansieringsinstitusjn m finansiering av ttalprsjektet freligger. Med ttalprsjektet menes kstnader tilknyttet tmtekjøp, bygg g prduksjnsutstyr. Side 27 av 29
Sak 12/11 2. Ved salg av tmt skal tmteprisen være i samsvar med til enhver tid gjeldene tmtepris på avhendelsestidspunktet. Innbetalt frskudd går til fradrag i salgssumen. 3. Det tinglyses gjenkjøpsklausul sm sikrer Alta kmmune tilbakekjøpsrett av ubebygd tmt til samme pris sm ved verdragelse fra Alta kmmune. Vedlegg: Klage på avslag m tmt. Andre saksdk.: Infrmasjn m selskapets utvikling ( Unntatt ffentlighet) Bakgrunn: Nrtrans Alta har tidligere søkt m industritmt på Arnnes industrimråde. Hvedutvalget behandlet søknaden g gjrde følgende vedtak: Søknad fra Nrtrans Alta AS avslås i denne mgang. Søkeren har ikke synligggjrt virksmhet sm faller inn under pririteringer fr tmtetildeling på Arnnes Industrimråde. Nrtrans Alta har påklaget vedtaket g kmmet med ny infrmasjn m bakgrunnen fr behvet fr industritmt på Arnnes industrimråde. Selskapets aktivitet i Alta er i rask vekst sm følge av endring i rganisering g eierstruktur i Nrtrans Alta. Sm en knsekvens av dette har selskapet Nrdic Crane Nrd AS etablert sitt hvedkntr i Alta med avdelingskntr i Hammerfest g Trmsø. Selskapets utstyrspark består av mbilkraner, kranbiler, vgntg g annet utstyr til sammen 40 enheter. Det pplyses at selskapet har 40 ansatte. Fr å dekke behvet fr egne lkaler ønsker bedriften å bygge et industribygg på 12-1500 kvm med mulighet fr utvidelse. Ønsket tmtestørrelse er pplyst å være 8000 kvm. Side 28 av 29
Sak 12/11 Øknmiske knsekvenser: Salg av 8.000 kvm industritmt vil gi kmmunen en inntekt på 5,2 mill kr. Vurdering: I frhld til vedtatte tildelingskriterier har søkeren nå synliggjrt etablering av ny virksmhet i Alta gjennm etableringen av hvedkntret til Nrdic Crane Nrd AS i Alta. I tillegg har Nrtrans Alta AS strt behv fr både industritmt g ikke minst egne lkaler fr å drive g utvikle virksmheten. Nrtrans Alta AS ønsker et areal på 8000 kvm. Med bakgrunn i str knapphet på industriarealer er det ikke mulig å imøtekmme et slikt ønske. Med bakgrunn i at bedriften ppfyller kravet fr tildeling av tmt innstiller administrasjnen på at selskapet gis psjn på tmt i mråde E med størrelse 3.255 kvm. Side 29 av 29