REFERAT FRA MØTE I PROSJEKTGRUPPA JANUAR leder Avdeling for samfunnsutvikling. Grethe Thomassen HTV Fagforbundet

Transkript

1 OMSTILLING I ALTA KOMMUNE REFERAT FRA MØTE I PROSJEKTGRUPPA JANUAR 2011 Sted: Tid: Rica hotell (12.jan) og Rådhuset (13.jan) kl (12.jan) og kl (13.jan) Til stede: Bjørn-Atle Hansen rådmann Målfrid Kristoffersen ass.rådmann Per Prebensen leder Helse og sosial Sylvi Bellika leder Kultur og landbruk Bengt Fjellheim leder Drift og utbygging Per Hindenes leder Barn- og unge Tor Fredriksen nestleder Barn- og unge Berit Erdal leder Avdeling for samfunnsutvikling Marit Lundgren HTV Utdanningsforbundet Grethe Thomassen HTV Fagforbundet Arne Dahler avdelingsleder budsjett Robin Rasmussen personalsjef Britt Gunnberg prosjektsekretær Sak Strategisk ledelse i Alta kommune Rådmannen innledet møtet med å skissere kort hvordan prosjektprosessen har vært til nå og hvordan den vil være fram til politisk behandling. Hensikten med møtet i prosjektgruppa i dag er først å enes om hvordan den strategiske ledelsen skal være og hvor den skal være lokalisert. Dernest å drøfte hvordan den strategiske ledelsen skal arbeide og hvilke oppgaver og ansvarsområde den skal ha. Prosjektgruppa drøftet hva strategisk ledelse er og hva det vil si å arbeide i et team. Teamet må ha tid og rom til å drøfte hvordan organisasjonen kan oppnå både kvalitetsmessige mål og en riktig dimensjonering av de tjenestene som kommunen skal yte ovenfor våre innbyggere og Alta-samfunnet. Det vil være svært viktig at rådmannens lederteam har en felles og helhetlig styring med utviklingsoppgaver som gjelder hele Alta-samfunnet, for eksempel full barnehagedekning, kvalitet i grunnskolen og samhandlingsreformen. Prosessen med rolleavklaring og utvikling til et team vil ha høy prioritet i månedene framover. Rådmannen ba hvert enkelt medlem av ledergruppa om å reflektere over hvordan han/hun selv kan bidra i et felles lederteam. Prosjektgruppa kom fram til følgende: Alta kommunes strategiske ledelse vil bestå av rådmannens ledergruppe. Ledergruppen er ansvarlig for den helhetlige og overordnede ledelsen av kommunen. 1. Navn på strategisk ledelse Navnet skal være Rådmannens lederteam. 2. Rådmannens lederteam 1

2 Lederteamet vil bestå av rådmann, assisterende rådmann og kommunalledere for barn og unge, helse og omsorg, drift og utbygging, kultur og samfunnsutvikling. Kommunallederne vil ha ansvar for klart definerte virksomhetsområder. Ass. rådmann vil ha ansvar for felles støttefunksjoner. For noen virksomheter vil det bli en avklaring etter en prosess med virksomhetene selv i forhold til hvilken kommunalleder de hører til (derfor står disse virksomhetene med spørsmålstegn bak under to ulike kommunalledere). o Kommunalleder for barn og unge Grunnskolene Barnehagene Barn- og unge tjenesten Voksenopplæring Ungdommens hus? o Kommunalleder for helse og omsorg Helsetjenesten Omsorgstjenesten Bistand Frivillighetssentral? o Kommunalleder for drift og utbygging Oppmåling og byggesak Bygg og eiendom Kommunalteknikk Brann og redning Miljø, park og idrett o Kommunalleder for kultur Bibliotek Kultursal Kulturskolen Ungdommens hus? Frivillighetssentral? o Kommunalleder for samfunnsutvikling Samfunnsplanlegging Næringsutvikling Landbruk o Assisterende rådmann Felles støttefunksjoner Budsjett og personal Regnskap og lønn Servicesenteret Juridisk enhet Overformynderiet Innkjøp Skatt og innfordring IKT 2

3 3. Arbeidsoppgaver Arbeidsoppgavene vil i hovedsak være (ikke uttømmende): Helhetlig budsjettarbeid budsjett/regnskapsoppfølging o Økonomistyring o Rapportering Utvikling av tjenesteproduksjonen o Kvalitetsstyring o Planlegging o Dimensjonering o Samordning Overordnet arbeidsgiverpolitikk o Overordnet HMS arbeid o Overordnet nærværsoppfølging o Ledelse i organisasjonen både innen rådmannens lederteam og gjennom kommunalleders ansvar ovenfor virksomhetene Veiledning og styring av virksomhetene o Klart definerte ansvarsområder for de respektive kommunalledere o Personalansvar for sine virksomhetsledere Saksbehandling til politisk nivå Oppfølging av politiske vedtak Informasjonsstrategi både eksternt og internt o Informasjon og dialog med politikere og innbyggere o Informasjon og dialog med ansatte 4. Organisatoriske forhold som ble drøftet, men som ikke ennå er avklart o Sosialtjenesten og Flyktningtjenesten er i dag organisert under NAV Alta, men med kommunen som arbeidsgiver. Det er en stipla linje inn til kommunen, og denne realiteten må vi forholde oss til for å utvikle en større tydelighet og ivaretakelse av de ansatte. o Tverrsektorielle prosjekter bør høre til under avdeling for samfunnsutvikling og koordineres derfra. Rådmannens lederteam må ha ansvaret for styringen og strategien. 5. Lokalisering av Rådmannens lederteam o Prosjektgruppa mener at hele Rådmannens lederteam må være samlokalisert på Rådhuset. Det er nødvendig å både flytte sammen og ha faste møtetidspunkter. Rådmannen ba dagens sektorledere tenke gjennom hvilke fagrådgivere de må ha med seg til Rådhuset. o Prosjektgruppa mener at den beste plasseringen i Rådhuset er 3.etasje i A-fløya. o De ansatte involveres i prosessen. Bengt og Berit vil gi informasjon til sine avdelinger (ASU / Bygg og eiendom) fredag 14.januar. 3

4 o Nye tilfredsstillende lokaler må skaffes utenfor Rådhuset til avdeling for Bygg og eiendom. Tidshorisont flyttingen gjennomføres innen o Rådmannen vil iverksette en full inneklima gjennomgang av hele Rådhuset. Utredningen vil inneholde både inneklimautfordringer og en tilstandsundersøkelse av bygget. Dette for å få en oversikt over de totale kostnadene vedrørende en oppgradering av bygningsmassen til dagens standard. Når kostnadsbildet foreligger må dette vurderes opp mot et eventuelt nytt rådhusbygg på sentrum. 6. Rolleavklaring utvikling til et team Gjennom drøftingen av strategisk ledelse og teamarbeid kom det følgende innspill som prosjektgruppa vil ta med seg i prosessen videre: o Kommunallederne må være trygge på hverandre, vise raushet, innsikt og forståelse. o Slik gruppa er i dag har vi komplementære ferdigheter, noe som er en styrke. o Gruppa har fungert best når den har vært utenfor Rådhuset og hatt tid til å jobbe sammen. Da har tema gjerne vært saker som gjelder helheten i kommunen. o Agendaen for møtene i dagens ledergruppe er allerede satt av Rådmannen, noe som fører til at de andre blir mer tilskuere enn aktive deltakere. Agendaen bør være et felles ansvar. o Evnen til strategisk tenkning krever samtidig en rolleavklaring i forhold til politisk nivå. o Rådhuset med sine ansatte har blitt for innadvendt over tid med for lite fokus på virksomhetene ute. Vi må åpne opp og snu kulturen slik at virksomhetene og ansatte ute forstår at vi er et verktøy for dem. o Nøkkelen blir å få oss til å fungere som et team, noe som kan bli en spennende og viktig prosess. Teamtankegangen blir også viktig å spre både ut i virksomhetene og i felles stab. o I prosessen blir det viktig å få innspill fra ledere og virksomhetene ute i forhold til hvilke forventninger de har til den strategiske ledelsen. o Vi som er i ledergruppa blir veldig fort spist opp av daglige driftsoppgaver. Det må være en balanse. For vi kan heller ikke fjerne oss for langt fra virksomhetene og fagfolkene ute. o Mange av de sakene som i dag kommer til avdeling for samfunnsutvikling bør drøftes av Rådmannens lederteam, fordi de handler om tema som er sektorovergripende. o Hvis vi samlokaliserer oss og arbeider som et team, kan det gjøre jobben mer interessant. Sammen blir vi sterkere og bedre enn hver for oss! o Vi bruker mange begreper vi må bli enig om hvilke, og de må tydeliggjøres. For eksempel hva er en fagrådgiver? 4

5 o Felles stab skal gi støtte til både virksomhetene og den strategiske ledelsen. Hvordan den skal organiseres må ta utgangspunkt i de oppgavene som skal leveres. En prosess er allerede startet innenfor stab/ støtte i forhold til organisering, arbeidsmåter og arbeidsoppgaver. o Innenfor helse kan det være nødvendig med den bufferen som avdelingslederne er. o Rådmannens lederteam må synliggjøre utad at vi skor oss for framtida i Alta kommune. o For å lykkes som kommunalleder med ansvar for komplekse strukturer, som for eksempel virksomhetene innenfor barn og unge, er man avhengig av gode fagrådgivere rundt seg. o Et samlokalisert team kan jobbe mer effektivt i forhold til å løse en god del småsaker på en enklere måte enn i dag. o Hvis vi får styrket de store virksomhetene med større administrative ressurser, vil de bli mer selvgående. Neste trinn i prosjektprosess blir ny virksomhetsorganisering. Dette vil prosjektgruppa sette i gang prosesser i forhold til når Rådmannens lederteam er på plass og har fått politisk godkjenning. Rådmannen vil utarbeide et høringsdokument med bakgrunn i møtet i prosjektgruppa. Dokumentet vil sendes ut til prosjektgruppa for innspill og godkjennes i neste uke (Rådmannens ledermøte 20.januar). Britt Gunnberg prosjektsekretær 5