INSTRUKS FOR ØKONOMI- OG VIRKSOMHETSSTYRING I FORSVARSSEKTOREN

Transkript

1 INSTRUKS FOR ØKONOMI- OG VIRKSOMHETSSTYRING I FORSVARSSEKTOREN Den ppdaterte instruksen gjelder med virkning fra 1. februar Frsvarsdepartementets instruks fr øknmi- g virksmhetsstyring i frsvarssektren datert 1. januar 2016 settes samtidig ut av kraft. Frsvarsdepartementet Osl, 26. januar

2 OM INSTRUKS FOR ØKONOMI- OG VIRKSOMHETSSTYRING I FORSVARSSEKTOREN... 4 ETATER UNDERLAGT FORSVARSDEPARTEMENTET... 4 ETATSSJEFENS ANSVAR KRAV TIL ØKONOMI- OG VIRKSOMHETSSTYRINGEN I ETATENE ORGANISERING AV ØKONOMISTYRINGEN INTERN KONTROLL Krav til intern kntrll Nødvendige frutsetninger OPPFØLGING AV RIKSREVISJONENS MERKNADER UTØVELSE AV FORVALTNINGSANSVAR EVALUERINGER KRAV TIL FULLMAKTER OG KONTROLL TRANSAKSJONSKONTROLL AV UTGIFTER Budsjettdispneringsmyndighet Attestasjn TRANSAKSJONSKONTROLL AV INNTEKTER AGGREGERTE KONTROLLER OG ETTERKONTROLL BETALINGSFORMIDLING BRUK AV HÅNDKASSER KRAV TIL ØKONOMISYSTEMET INNFØRING AV NYTT SYSTEM OG OPPGRADERING FUNKSJONALITET I ØKONOMISYSTEMET Generelt Funksjnalitet fr bkføring g registrering Dkumentasjn av øknmisystemet SIKKERHET I ØKONOMISYSTEMET KRAV TIL BUDSJETTERING OG REGNSKAPSFØRING HOVEDPRINSIPPER OG KONTOPLAN BOKFØRING, SPESIFIKASJON, DOKUMENTASJON, OPPBEVARING OG UTBETALING DOKUMENTASJON OG OPPBEVARING AV BOKFØRTE OPPLYSNINGER DOKUMENTASJON AV BALANSEN (AVSTEMMINGER) RETTING AV BOKFØRTE OPPLYSNINGER OG ANDRE REGISTRERTE OPPLYSNINGER BEHANDLING AV INNTEKTER LØNN OG ANDRE OPPGAVEPLIKTIGE YTELSER RAPPORTERING AV LØNN OG ANDRE OPPGAVEPLIKTIGE YTELSER PLIKTIG REGNSKAPSRAPPORTERING RAPPORTERING TIL BEVILGNINGSREGNSKAPET RAPPORTERING TIL KAPITALREGNSKAPET RAPPORTERING AV BEHOLDNINGS- OG INTERIMSKONTOER I VIRKSOMHETSREGNSKAPET LUKKING AV REGNSKAPSPERIODER OG KRAV TIL OPPBEVARINGSTID RAPPORTERING AV MÅL- OG RESULTATOPPNÅELSE ÅRSRAPPORTER RESULTAT- OG KONTROLLRAPPORTER MÅNEDSRAPPORTER AD-HOC RAPPORTERING VURDERING AV MÅL, OG STYRINGSPARAMETERE OG TILTAK ANSKAFFELSER

3 7.1 ANSKAFFELSER RAMMEAVTALER KRAV TIL DOKUMENTASJON OG SPORBARHET PRESISERINGER FOR DE ENKELTE ETATER FORSVARET Organisering Regnskapsføring Attestasjn Frsvarets håndkasser FORSVARSBYGG Organisering Regnskapsføring Attestasjn FORSVARETS FORSKNINGSINSTITUTT Organisering Regnskapsføring Attestasjn NASJONAL SIKKERHETSMYNDIGHET Organisering Regnskapsføring Attestasjn FORSVARSMATERIELL Organisering Regnskapsføring Attestasjn VEDLEGG: FORSVARSDEPARTEMENTETS ETATSSTYRING NÆRMERE OM ETATSSTYRINGEN MÅL- OG RESULTATSTYRING Målbilde Risikstyring Styringsparametere Tiltak STYRINGSDIALOGEN ETATSSTYRINGSMØTE STYRINGSDOKUMENTER Presiseringer, endringer g tillegg til iverksettingsbrev (PET) Referater fra etatsstyringsmøter SPESIELLE FORHOLD KNYTTET TIL STYRING AV DEN ENKELTE ETAT FORSVARET FORSVARSBYGG FORSVARETS FORSKNINGSINSTITUTT NASJONAL SIKKERHETSMYNDIGHET FORSVARSMATERIELL

4 OM INSTRUKS FOR ØKONOMI- OG VIRKSOMHETSSTYRING I FORSVARSSEKTOREN Frsvarsdepartementets instruks fr øknmi- g virksmhetsstyring i frsvarssektren (Instruksen) er basert på statens øknmiregelverk Reglement fr øknmistyring i staten (Reglementet) med tilhørende Bestemmelser m øknmistyring i staten (Bestemmelsene), fastsatt 12. desember 2003 med endringer, samt Strtingets bevilgningsreglement. Statens øknmiregelverk har sm frmål å sikre at: statlige midler brukes g inntekter ppnås i samsvar med Strtingets vedtak g frutsetninger fastsatte mål g resultatkrav ppnås statlige midler brukes effektivt statens materielle verdier frvaltes på en frsvarlig måte Frmålet med denne instruksen er å gi, fremheve g presisere Frsvarsdepartementets føringer g krav fr øknmi- g virksmhetsstyring, herunder intern kntrll, i underliggende etater. Den enkelte etat skal ha en frvaltningspraksis sm er i tråd med Reglementet, Bestemmelsene med tilhørende rundskriv, samt denne instruksen. Det understrekes at Reglementet g Bestemmelsene gjelder fullt ut, selv m ikke all tekst fra disse dkumentene fremheves i denne instruksen. Lver, regler g instrukser skal følges. Det vises gså til Frsvarsdepartementets øvrige retningslinjer g regelverk fr frsvarssektren, herunder: Anskaffelsesregelverk fr frsvarssektren (ARF) Frsvarsdepartementets retningslinjer fr materiellfrvaltning i frsvarssektren Frsvarsdepartementets retningslinjer fr lgistikkvirksmheten i frsvarssektren Frsvarsdepartementets retningslinjer fr fremskaffelse av materielle kapasiteter i frsvarssektren Frsvarsdepartementets retningslinjer fr frsvarssektrens miljøvernarbeid Frsvarsdepartementets retningslinjer fr kjøp av knsulenttjenester i frsvarssektren Retningslinjer fr tjenestefeltet eiendmmer, bygg g anlegg (REBA) Handlingsplanen fr hldninger, etikk g ledelse (HEL). Frsvarsdepartementets etatsstyring i frsvarssektren er mtalt i vedlegg til Instruksen. Frmålet med vedlegget er å beskrive etatsstyringen av frsvarssektren, herunder blant annet styringsdialgen mellm departementet g underliggende etater. Etater underlagt Frsvarsdepartementet Følgende etater er underlagt Frsvarsdepartementet: Frsvaret med frsvarssjefen (FSJ) sm etatssjef, Frsvarsbygg (FB) med direktør FB sm etatssjef, Frsvarets frskningsinstitutt (FFI) med administrerende direktør (AD FFI) sm etatssjef, Nasjnal sikkerhetsmyndighet (NSM) med direktør NSM sm etatssjef g Frsvarsmateriell med direktør Frsvarsmateriell sm etatssjef. Etatene er frvaltningsrganer g dermed juridisk g øknmisk en del av staten. De ansatte er statstjenestemenn g staten hefter fr frvaltningsrganenes frpliktelser. Etatene er direkte 4

5 underlagt departementets styringsmyndighet, både faglig g administrativt 1. Departementet har nrmalt en generell g vid adgang til å instruere etatene. Etatssjefens ansvar Den enkelte etatssjef har ansvaret fr at Bevilgningsreglementet, Reglementet, Bestemmelsene g denne instruksen følges, g innenfr sine fullmakter myndighet til å iverksette tiltak innenfr sitt ansvarsmråde. Frsvarsdepartementet understreker at etatssjef er ansvarlig fr å: gjennmføre aktiviteter i tråd med fastsatte mål g pririteringer fra Frsvarsdepartementet innenfr rammen av gd øknmistyring fastsette mål g resultatkrav g freta pririteringer med ettårig g flerårig perspektiv innenfr eget ansvarsmråde bruke risikstyring sm en integrert del av styringen mt fastsatte mål g resultatkrav sørge fr planlegging, gjennmføring g ppfølging av virksmheten, herunder resultat- g regnskapsrapprtering definere ansvar g myndighet g fastsette interne instrukser innenfr eget ansvarsmråde fr å sikre ppfyllelse av Reglementet, Bestemmelsene g denne instruksen, herunder ansvarsfrhld mellm etatssjefen g øvrig ledelse, ev. styre, g etablere intern kntrll fr å ppnå fastsatte mål g pririteringer. Frsvarsdepartementet understreker at de interne instruksene skal inkludere retningslinjer fr delegering av ansvar g myndighet, samt presiseringer knyttet til etatens utførelse av øknmifunksjnen. Viktigheten av intern kntrll fremheves særskilt. Etaten skal frhlde seg til Frsvarsdepartementets iverksettingsbrev fr planperiden (IVB LTP) g ikke utlede styringssignaler direkte av strtingsdkumenter. Tiltak i IVB LTP er å anse sm ppdrag sm skal iverksettes av etatssjefen, i likhet med tiltak gitt i etatsstyringsmøtene. Etatssjefen skal følge pp angitte mål, styringsparametere g tiltak, risiker, g risikreduserende eller -avbøtende tiltak i egen virksmhetsstyring. Etatssjefen skal utarbeide g ppdatere et målbilde fr egen virksmhet sm integrerer mål- g resultatkrav fra det respektive etatsvise måbildet i IVB LTP. I tillegg har etatssjefen et selvstendig ansvar fr å utvikle egne styringsparametere, tiltak, risiker g risikreduserende eller -avbøtende tiltak fr egen virksmhet sm underbygger mål- g resultatkrav i IVB LTP. Etatens målbilde skal angi ambisjnen fr utviklingen av den samlede virksmheten i etaten. Målbildet skal vektlegge frhld ved etaten sm i særlig grad skal endres eller frbedres. FSJ skal, innenfr gjeldende fullmakter, planlegge, iverksette, kntrllere g evaluere 2 de nødvendige beredskapsmessige tiltak sm situasjnen måtte tilsi i frsvarssektren. Direktør FB, AD FFI, direktør NSM g direktør Frsvarsmateriell skal innenfr eget ansvarsmråde understøtte Frsvarets perative evne i tråd med dette. Dersm tiltak ligger utenfr fullmaktene, skal respektiv etatssjef fremme anbefaling til Frsvarsdepartementet. 1 Frsvarsdepartementet er etatsstyrende departement fr NSM, g gir frmelle ppdrag til NSM i samråd med Justis- g beredskapsdepartementet (JD). NSM rapprterer til Frsvarsdepartementet fr ppgaveløsning i frsvarssektren g til JD i sivil sektr. JD skal innvirke på prsess g resultat i styringen av NSM så lenge dette har relevans fr ppgaveutførelsen i sivil sektr, herunder på pririteringer av ppgaver. 2 Evaluering av beredskapsmessige tiltak bør inkludere frittstående evalueringer, dvs. uavhengig av enheten sm evalueres. Se fr øvrig punkt 1.5 Evalueringer. 5

6 1. KRAV TIL ØKONOMI- OG VIRKSOMHETSSTYRINGEN I ETATENE 1.1 Organisering av øknmistyringen Etatssjefen har et selvstendig ansvar fr øknmippgavene uavhengig av m deler av ppgavene utføres av andre, jf. Bestemmelsene pkt Etaten fastsetter, innenfr rammen av Reglementet, Bestemmelsene g denne instruksen, hvrdan øknmippgavene skal rganiseres, jf. Reglementet 18 g Bestemmelsene pkt Frsvarsdepartementet presiserer at følgende ppgaver skal utføres av tilsatte i etaten: utøvelse av budsjettdispneringsmyndighet g krrekt fastsetting av inntektskrav, jf. Bestemmelsene pkt. 2.5 attestasjn av utgifter inklusive lønnsberegning, jf. Bestemmelsene pkt. 2.5 gdkjenning av rapprtering til statsregnskapet g verrdnet departement autrisasjn av betalingsppdrag, jf. Bestemmelsene pkt Arbeidsdeling sm fraviker kravene i Reglementet g Bestemmelsene må gdkjennes av Finansdepartementet. I slike tilfeller skal etaten fremsende saken til Frsvarsdepartementet. Departementet søker deretter eventuelt Finansdepartementet m en slik gdkjenning på vegne av etaten. Riksrevisjnen g Frsvarsdepartementet skal hldes rientert dersm det planlegges vesentlige endringer i utføringen av øknmippgaver. Frsvarsdepartementet pålegger alle etater å være rganisert med en egen øknmistyringsfunksjn. Den enkelte etat skal ha øknmisjefer g kntrllere på et nivå tilpasset størrelsen på g egenarten til virksmheten. Kntrlleren skal være sjefens rådgiver g tilsatt fagpersn innenfr virksmhets- g øknmistyringen, g skal gså bistå aktivt i arbeidet med intern kntrll. Etaten skal være rganisert med en internrevisjn. Denne skal rapprtere direkte til etatssjefen, unntatt fr FFI, hvr internrevisjnen rapprterer til styret. 1.2 Intern kntrll Krav til intern kntrll Intern kntrll skal være innebygd i etatens interne styring, g det skal være etablert rutiner g prsedyrer fr å sikre at etaten til enhver tid kan dkumentere tilfredsstillende intern kntrll, jf. Reglementet 14 g Bestemmelsene pkt. 2.2 g 2.4. Den interne kntrllen skal frhindre styringssvikt, feil g mangler slik at: beløpsmessige rammer ikke verskrides g at frutsatte inntekter kmmer inn, målppnåelse g resultater står i et tilfredsstillende frhld til fastsatte mål g resultatkrav, g at eventuelle vesentlige avvik frebygges, avdekkes g krrigeres i nødvendig utstrekning, ressursbruken er effektiv, regnskap g infrmasjn m resultater er pålitelig g nøyaktig, etatens verdier, herunder fast eiendm, materiell, utstyr, verdipapirer g andre øknmiske verdier, frvaltes på en frsvarlig måte, øknmistyringen er rganisert på en frsvarlig måte g utføres i samsvar med gjeldende lver g regler, herunder at transaksjner er i samsvar med underliggende frhld g misligheter g øknmisk kriminalitet frebygges g avdekkes. 6

7 Frsvarsdepartementet vil særlig understreke viktigheten av at den etablerte interne kntrllen er tilfredsstillende, dkumenterbar g tilpasset risik g vesentlighet, gså slik at eventuelle misligheter frebygges g avdekkes Nødvendige frutsetninger Det presiseres at fr å kunne utøve nødvendig intern kntrll, skal ledelsen i etaten etablere systemer, rutiner g tiltak med vekt på blant annet følgende faktrer: ledelsens g tilsattes kmpetanse g hldning til resultatppfølging g kntrll, identifisering av risikfaktrer sm kan medvirke til at virksmhetens mål ikke nås, g krrigerende tiltak sm med rimelighet kan redusere sannsynligheten fr manglende målppnåelse, sikring av kvaliteten i den interne styringen, herunder frsvarlig arbeidsdeling, g prduktivitet i arbeidsprsessene, infrmasjnsrutiner sm sikrer at viktig g pålitelig infrmasjn av betydning fr målppnåelsen kmmuniseres på en effektiv måte g rutiner fr behandling g lagring av vesentlig infrmasjn sm sikrer knfidensialitet, integritet g tilgjengelighet. Frsvarsdepartementet vil understreke kravet m tilgjengelighet (dkumentasjn) g presisere viktigheten av at ledere g tilsatte på alle nivåer har rett kmpetanse g hldning til resultatppfølging, frvaltning g intern kntrll. En velfungerende intern kntrll er en nødvendig frutsetning fr frsvarlig frvaltning av frsvarssektrens verdier. 1.3 Oppfølging av Riksrevisjnens merknader Den enkelte etat har et særlig g selvstendig ansvar fr å følge pp eventuelle merknader fra Riksrevisjnen. Fr å rette pp frhldene sm ligger til grunn fr Riksrevisjnens merknader, skal det utarbeides tiltakslister fr ppfølging av disse. Tiltakslistene skal være gjenstand fr jevnlig skriftlig rapprtering g møter mellm Frsvarsdepartementet g etaten. Hensikten er å påse at tiltak er iverksatt g gjennmført i henhld til plan. Tiltakene sm iverksettes skal være tilstrekkelige fr å rette pp frhldene. Alle brev til Riksrevisjnen skal sendes med gjenpart til Frsvarsdepartementet. 1.4 Utøvelse av frvaltningsansvar Frvaltningsansvar mfatter både den praktiske utøvelse av frvaltningsppgaver g en leders ansvar fr å tilrettelegge fr g følge pp frvaltningsutøvelse i egen rganisasjn. Vurdering av frvaltningskmpetanse g utøvelse av frvaltningsansvar skal inngå i den enkeltes tjenesteuttalelse eller referanse, g tillegges betydelig vekt i karriereutviklingen. Frsvarsdepartementet understreker at på samme måte sm effektiv ressursfrvaltning bør gi psitive knsekvenser, skal utøvelse av frvaltningsansvar sm strider mt Reglementet, Bestemmelsene g/eller denne instruksen gi negative knsekvenser fr utvikling av karriere. 1.5 Evalueringer Alle etater skal sørge fr at det gjennmføres evalueringer fr å få infrmasjn m effektivitet, målppnåelse g resultater innenfr hele eller deler av etatens ansvarsmråde g aktiviteter, jf. Reglementet 16 g Bestemmelsene pkt Frekvens g mfang bestemmes ut fra risik g vesentlighet. Evalueringer kan utføres av interne eller eksterne fagmiljøer. Evalueringer kan gså pålegges etaten av Frsvarsdepartementet. 7

8 Evalueringer sm er gjrt tilgjengelig fr allmenheten, skal sendes til Nasjnalbibliteket i tråd med pliktavleveringslven 4. Etatene ivaretar denne innsendingsplikten ved å registrere gjennmførte evalueringer i Evalueringsprtalen. 2. KRAV TIL FULLMAKTER OG KONTROLL Kntrll av utgifter g inntekter er et element i den interne kntrllen. Kntrllen skal sikre at inntekter, anskaffelser, tilskudd g lønn samt andre ppgavepliktige ytelser håndteres i samsvar med gjeldende lver, regler g avtaler, g at inntekter g utgifter følges pp i frhld til etatens budsjetter g fastsatte planer, jf. Bestemmelsene pkt Frsvarsdepartementet understreker at systemer g rutiner sm sikrer kntrll med transaksjnene skal være en del av den etablerte interne kntrllen i etaten. Kntrllene skal dkumenteres med manuelle eller elektrniske signaturer. 2.1 Transaksjnskntrll av utgifter Budsjettdispneringsmyndighet Etatssjefene har budsjettdispneringsmyndighet ver tildelte midler, g kan delegere denne helt eller delvis til tilsatte på lavere nivåer, jf. Bestemmelsene pkt Etaten skal ha rutiner fr tilfredsstillende ppfølging av delegert budsjettdispneringsmyndighet. Alle dispsisjner sm medfører øknmiske frpliktelser fr etaten skal bekreftes av en tilsatt sm har budsjettdispneringsmyndighet. Før en tilsatt med budsjett- dispneringsmyndighet gjennmfører dispsisjner, skal vedkmmende påse at kravene beskrevet i Bestemmelsene er ppfylt. Kravet m bekreftelse fra en tilsatt sm har budsjettdispneringsmyndighet, gjelder gså ved utbetalinger sm følge av tilbakebetaling av skatter, avgifter, gebyrer, feilinnbetalinger m.m. Frsvarsdepartementet presiserer at delegering av budsjettdispneringsmyndighet alltid skal være skriftlig g fremgå av særskilt dkument. Dersm delegert budsjettdispneringsmyndighet delegeres videre, må dette fremgå av vedtaket m delegering, med henvisning til gjeldende rganisasjnsstruktur. Den enkelte etatssjef har ansvar fr at ajurført versikt ver hvem sm har budsjettdispneringsmyndighet til enhver tid freligger i etatens eller underliggende enheters øknmienhet. Fr hver enkelt transaksjn skal det på dkumentasjnen fremgå hvilken tilsatt sm har utøvet budsjettdispneringsmyndighet. Frsvarsdepartementet presiserer at etaten skal kunne dkumentere at kravene sm Bestemmelsene g denne instruksen setter til utøvelse av budsjettdispneringsmyndighet er ppfylt. Dkumentasjn av budsjettdispneringsmyndighet kan være elektrnisk så lenge hensynet til sikkerhet g sprbarhet er ivaretatt Attestasjn Den enkelte etat skal påse at alle utgifter er attestert før utbetaling finner sted, jf. Bestemmelsene pkt Attestasjn skal uten unntak utføres av en annen tilsatt enn den sm benytter sin budsjettdispneringsmyndighet g har gdkjent transaksjnen. Etaten skal ha egne rettledninger/håndbøker sm sikrer at attestasjn utføres i samsvar med kravene til attestasjn beskrevet i Bestemmelsene pkt Etaten fastsetter hvem sm har myndighet til å gjennmføre attestasjn. Etaten har videre ansvar fr at ajurført versikt ver hvem sm har slik myndighet til enhver tid freligger i etatens/underliggende enheters øknmienhet. 8

9 Frsvarsdepartementet presiserer at det skal dkumenteres hvilket kapittel g pst eller knt beløpet skal belastes på. Fr hver enkelt transaksjn skal det på dkumentasjnen tydelig fremgå hvilken tilsatt sm har utøvet attestasjnskntrll. Tilsatte kan ikke attestere gdtgjørelser eller andre utbetalinger til seg selv. Frsvarsdepartementet presiserer at den enkelte etat skal kunne dkumentere at kravene sm Bestemmelsene g denne instruksen setter til utøvelse av attestasjn er ppfylt. Dkumentasjn av attestasjn kan være elektrnisk så lenge hensynet til sikkerhet g sprbarhet er ivaretatt. Det fremgår av Instruksen pkt. 9 hvilke stillinger sm har ansvaret fr attestasjn av etatssjefenes gdtgjørelser eller andre utbetalinger. Kpi av regnskapsbilag knyttet til etatssjefen skal ppbevares samlet. 2.2 Transaksjnskntrll av inntekter Etaten skal utføre løpende transaksjnskntrller i tråd med Bestemmelsene pkt Frsvarsdepartementet presiserer at etaten skal kunne dkumentere at kravene sm Bestemmelsene setter til transaksjnskntrll av inntekter er ppfylt. 2.3 Aggregerte kntrller g etterkntrll I tillegg til transaksjnskntrllene, skal etaten utføre kntrller på aggregert nivå, herunder avstemminger g ppfølging av budsjett. Ved avvik skal ppfølging mfatte kntrll av enkelttransaksjner, jf. Bestemmelsene pkt Frsvarsdepartementet henviser gså til Bestemmelsene pkt , der den enkelte etat pålegges å etablere rutiner fr etterkntrll. Gjennmførte kntrllaktiviteter skal dkumenteres. 2.4 Betalingsfrmidling Etatssjefen eller styret velger bank i henhld til rammeavtalen m betalings- g knthldstjenester fr staten mellm Direktratet fr øknmistyring (DFØ) g banker. I tilfeller der etaten har et eget styre, kan retten til å velge bank delegeres til etatssjefen. Frsvarsdepartementet understreker at etaten skriftlig skal fastsette hvem sm kan pprette arbeidsknt hs bank. I henhld til rundskriv nr. 104 fra Finansdepartementet, Retningslinjer fr ppgjørsknti i knsernkntsystemet i Nrges Bank, skal den enkelte etat anmde m pprettelse av ppgjørsknt i Nrges Bank via Frsvarsdepartementet, jf. gså Bestemmelsene pkt Søknad fremmes Frsvarsdepartementet senest fire uker før ppstart av prduksjn. Etatssjefen fastsetter hvem sm har myndighet til å autrisere betalingsppdrag. Etatssjefen har ansvar fr at ajurført versikt ver hvem sm har slik autrisasjn til enhver tid freligger i etatens/underliggende enheters øknmienhet. Se fr øvrig Bestemmelsene pkt Bruk av håndkasser Det understrekes at dersm det pprettes en håndkasse skal kassabehldningen ikke verstige krner, g den skal bare benyttes til dekning av mindre, tilfeldige utgifter, jf. Bestemmelsene pkt Ansvaret fr håndkassen skal være tillagt én tilsatt. Frsvarsdepartementet presiserer at bruk av håndkasser skal begrenses til et minimum. Den sm har ansvaret fr en håndkasse skal kvittere på at vedkmmende har mttatt instruks sm beskriver rutiner fr ppgjør, kntrll g ppbevaring, samt at vedkmmende har lest 9

10 bestemmelsene. Hvis ikke dkumentasjn på dette freligger, hldes avdelingssjef ansvarlig. I tilfeller der behvet fr håndkasser utver et beløp på krner freligger, må det søkes skriftlig m dispensasjn fra denne instruksen, jf. Bestemmelsene pkt Frsvarssjefen er av departementet delegert denne myndigheten fr Frsvaret (ref. Instruksen pkt ). 3. KRAV TIL ØKONOMISYSTEMET Den enkelte etatssjef har et selvstendig ansvar fr at etatens øknmisystem er tilfredsstillende, jf. Reglementet 17 g kap. 4 i Bestemmelsene. Etaten skal ha tilgang til et øknmisystem sm gir hensiktsmessige styringsdata, g sm gir grunnlag fr rapprtering til statsregnskapet g Frsvarsdepartementet. Øknmisystemet skal tilfredsstille Finansdepartementets krav til samhandling med felles systemer i frvaltningen fr øvrig. Frsvarsdepartementet skal gjennm definerte rller kunne gis tilgang til øknmisystemet fr å kunne ivareta ppfølgings- g styringsansvar verfr underliggende etater. 3.1 Innføring av nytt system g ppgradering Ved anskaffelse av nytt øknmisystem eller vesentlige ppgraderinger i systemer, skal systemet testes g frmelt gdkjennes av etaten før det settes i drift, jf. Bestemmelsene pkt Riksrevisjnen skal rienteres skriftlig når systemet tas i bruk. Frsvarsdepartementet presiserer at nytt øknmisystem eller vesentlig ppgraderinger i systemer skal gdkjennes av etatssjefen. Frsvarsdepartementet skal rienteres skriftlig m planene fr testingen av systemet g når systemet tas i bruk. 3.2 Funksjnalitet i øknmisystemet Generelt Den enkelte etat skal bruke et elektrnisk øknmisystem fr registrering, regnskapsføring (bkføring g pliktig regnskapsrapprtering) g fr betalingsfrmidling. Systemet skal ha funksjnalitet sm ivaretar de ppgavene etaten er pålagt i henhld til Reglementet, Bestemmelsene, denne instruksen g andre gjeldende lver g regelverk, jf. Bestemmelsene pkt Frsvarsdepartementet understreker at det fra øknmisystemet skal være mulig å prdusere spesifikasjner av pliktig regnskapsrapprtering, jf. Bestemmelsene pkt Fr øvrig henviser departementet til øvrige krav, jf. Bestemmelsene pkt Etatens øknmisystem skal ha prgnsefunksjnalitet fr frventet årsresultat. Etaten skal videre etablere systemer g rutiner sm skal sikre gd kvalitet på prgnsene g ivaretakelse av denne kvaliteten slik at styringsinfrmasjnen blir tilfredsstillende gjennm året Funksjnalitet fr bkføring g registrering I øknmisystemet skal det kunne registreres data tilknyttet hver enkelt bkført transaksjn eller regnskapsmessig dispsisjn. Frsvarsdepartementet understreker at den enkelte etat skal ha et øknmisystem med funksjnalitet i henhld til Bestemmelsene pkt Virksmheten skal legge standard kntplan inn i regnskapssystemet slik at bkføring i kntspesifikasjnen følger de angitte artskntene, jf. krav til virksmhetens kntplan i Bestemmelsene pkt

11 Når øknmisystemet består av flere mduler, skal systemet sikre krrekt verføring mellm mdulene g gjenbruk av registrerte data. Frsvarsdepartementet presiserer at kntrller av krrekt bkføring av alle transaksjner skal utføres løpende av etaten. I tillegg skal etaten avstemme regnskapene månedlig før rapprtering til statsregnskapet. Øknmisystemet skal tilrettelegge fr å fremskaffe relevant styringsinfrmasjn Dkumentasjn av øknmisystemet Frsvarsdepartementet presiserer at den enkelte etat, i tillegg til de krav sm stilles i Bestemmelsene pkt , må sørge fr en tett kbling mellm systemdkumentasjnen g/eller interne arbeidsrutiner g -prsesser. Etaten pålegges derfr å utarbeide rettledninger g håndbøker sm beskriver interne arbeidsrutiner g -prsesser på et tilstrekkelig detaljert nivå. Denne dkumentasjnen skal gså være utfrmet i samsvar med kravene i Bestemmelsene pkt Sikkerhet i øknmisystemet Frsvarsdepartementet pålegger etatene å sikre at øknmisystemene har et sikkerhetsnivå sm er tilpasset etatens aktiviteter, g der det tas hensyn til risik g vesentlighet knyttet til aktiviteten. Fr å sikre systemets funksjner g data mt uautrisert endring (dataintegritet), skal tilgangskntrllene være basert på at alle brukere har en persnlig identifikasjn sm er sikret med passrd eller lignende, g det skal kunne tildeles tilgangsrettigheter tilpasset brukernes ppgaver. Frsvarsdepartementet understreker at øknmisystemet skal ha funksjnalitet sm gjør det mulig å lggføre alle innlegginger eller ppdateringer av faste data knyttet til persn, rganisasjn, regnskap g lønn. Frsvarsdepartementet presiserer at rutiner knyttet til innlegging g kntrll av endringer i faste data skal inngå i øvrige rutine- g prsedyrebeskrivelser innenfr frvaltningsmrådet. Fr øvrig legger departementet til grunn de krav sm fremkmmer av Bestemmelsene pkt KRAV TIL BUDSJETTERING OG REGNSKAPSFØRING 4.1 Hvedprinsipper g kntplan Den verrdnede budsjettprsessen er nærmere beskrevet i Finansdepartementets veileder Statlig budsjettarbeid. Etaten skal følge de til enhver tid gjeldende bestemmelser g eventuelle standarder sm Finansdepartementet har fastsatt fr budsjettering g regnskapsføring. Med utgangspunkt i Bevilgningsreglementet fastsatt av Strtinget, skal de grunnleggende prinsippene i Bestemmelsenes pkt g pkt legges til grunn fr hhv. budsjettering g regnskapsføring i etaten. Hvis etaten ønsker å føre regnskap etter andre prinsipper enn kntantprinsippet, må dette besluttes i samråd med Frsvarsdepartementet, jf. Bestemmelsene pkt Etaten skal bkføre på artskntene i standard kntplan sm følger standarden fr statlige virksmheter på et bligatrisk siffernivå, jf. Finansdepartementets rundskriv R-102. Etaten kan i samråd med Frsvarsdepartementet spesifisere artskntene ut ver det bligatriske nivået, ved å legge til siffer på aktuelle knter. Disse skal innhldsmessig passe inn under det 11

12 verrdnede bligatriske nivået. Kntplanen skal gi presis styringsinfrmasjn både til etaten selv g verrdnede myndigheter, herunder Frsvarsdepartementet. Etaten skal ved årets slutt avlegge et samlet årsregnskap, jf. Bestemmelsene pkt Årsregnskapet skal vise en sammenstilling av psteringene etaten har rapprtert til statsregnskapet. 4.2 Bkføring, spesifikasjn, dkumentasjn, ppbevaring g utbetaling Den enkelte etat skal ha systemer g rutiner sm ivaretar rapprteringskrav, innsyn g kntrll. Øknmippgavene skal være rganisert på en frsvarlig måte. Frsvarsdepartementet understreker at bkføring, spesifikasjn, dkumentasjn g ppbevaring av regnskapspplysninger i etaten skal skje i samsvar med grunnleggende frutsetninger i Bestemmelsenes pkt. 4.2: tilgang til øknmisystem: Etatene skal ha et elektrnisk øknmisystem sm muliggjør prduksjn av henhldsvis pliktig regnskapsrapprtering g spesifikasjner, jf. Bestemmelsene pkt g fullstendighet: Alle transaksjner g andre regnskapsmessige dispsisjner skal bkføres på en fullstendig måte i regnskapssystemet realitet: Bkførte pplysninger skal være resultat av faktisk inntrufne hendelser eller regnskapsmessige vurderinger g skal gjelde etaten nøyaktighet: Opplysninger skal bkføres g spesifiseres krrekt g nøyaktig ajurhld: Opplysninger skal bkføres g spesifiseres så fte sm pplysningenes karakter g etatens art g mfang tilsier dkumentasjn av bkførte pplysninger: Bkførte pplysninger skal være dkumentert på en måte sm gjør etterprøving g kntrll mulig sprbarhet: Det skal freligge tveis kntrllspr mellm dkumentasjn, spesifikasjner g pliktig regnskapsrapprtering ppbevaring: Dkumentasjn, bkførte pplysninger g pliktig regnskapsrapprtering skal ppbevares i henhld til Bestemmelsene pkt g sikring: Regnskapsmaterialet skal sikres på en frsvarlig måte mt urettmessig endring, sletting eller tap Frsvarsdepartementet presiserer at etatens systemer g rutiner skal sikre at bkføring skjer på rett leverandør, til rett tid g med krrekt beløp, jf. Bestemmelsene pkt Fakturaer skal betales rettidig g kredittid skal utnyttes, jf. Bestemmelsene pkt Dersm det er frhld sm bidrar til at krav ikke behandles rettmessig g/eller rettidig, skal etaten underrette departementet. Ved bkføringen skal det kntrlleres at dkumentasjnen er kntert g attestert, g at dispsisjnen er fretatt av en tilsatt med budsjettdispneringsmyndighet, jf. Bestemmelsene pkt Dkumentasjn g ppbevaring av bkførte pplysninger Frsvarsdepartementet presiserer at etaten skal fastsette hvem sm er ansvarlig fr ppbevaring av ppbevaringspliktig regnskapsmateriale. Regnskapsmaterialet skal kunne fremlegges fr kntrll i hele ppbevaringsperiden i en frm sm muliggjør etterkntrll, jf. fr øvrig Bestemmelsene pkt Dkumentasjn av balansen (avstemminger) Etaten skal månedlig g ved årets slutt freta avstemminger g spesifiseringer av regnskapsførte tall sm benyttes ved rapprtering til statsregnskapet, intern styring g 12

13 rapprtering til Frsvarsdepartementet. Avstemmingene g spesifiseringene skal mfatte alle balanseknter, herunder interimsknter. Videre skal det freligge kmmentarer til eldre, uidentifiserte pster. Den sm utfører avstemminger, skal signere g datere fr utført arbeid på dkumentasjn sm ppbevares, jf. Bestemmelsene pkt Frsvarsdepartementet presiserer at etaten selv skal vurdere m det er behv fr å etablere rutiner med at en annen signerer fr ettersyn av avstemmingene eller spesifiseringene. Departementet presiserer at det, ved utarbeidelse av regnskap ved årets slutt, skal freligge dkumentasjn fr alle balansepster. 4.5 Retting av bkførte pplysninger g andre registrerte pplysninger Det skal være etablert rutiner g systemfunksjnalitet sm sikrer at feil g mangler sm ppstår ved bkføring, registreringer g verføringer, blir ppdaget g rettet frtløpende, jf. Bestemmelsene pkt Feil skal rettes i det systemet de ppst, med mindre dette er svært vanskelig å gjennmføre. Frsvarsdepartementet presiserer at faste data knyttet til persn, rganisasjn, regnskap g lønn til enhver tid skal være ppdaterte g krrekte. Det skal freligge rutiner knyttet til retting av bkførte pplysninger g andre registrerte pplysninger. Rutinene skal være en del av den daglige driften ved alle relevante enheter. Retting eller endring av andre registrerte pplysninger enn de bkførte, sm direkte eller indirekte påvirker bkførte pplysninger g andre regnskapsmessige dispsisjner, skal dkumenteres fr å kunne kntrllere riktigheten av rettingen eller endringen i ettertid. 4.6 Behandling av inntekter Etaten skal ha etablert systemer g rutiner sm sikrer at inntektskrav blir juridisk bindende g at krav blir fastsatt, utstedt g innbetalt med riktige beløp. Videre skal systemene g rutinene sikre at innbetalingene skjer innenfr betalingsfristen g at utestående krav følges pp på en frsvarlig måte, jf. Bestemmelsene pkt Frsvarsdepartementet presiserer at inntektskravene gjelder eksterne kunder. Departementet understreker at systemer g rutiner må sikre at alle inntekter blir behandlet, identifisert g bkført i samsvar med Bestemmelsene pkt Det henvises fr øvrig til Bestemmelsene pkt vedrørende krav til transaksjnskntrll av inntekter. 4.7 Lønn g andre ppgavepliktige ytelser Behandling av lønn g andre ppgavepliktige ytelser skal fretas i samsvar med kravene i Bestemmelsene pkt Det skal benyttes et elektrnisk øknmisystem med funksjnalitet slik at det kan hentes ut nødvendig infrmasjn fra systemet fr budsjettkntrll, rapprtering med mer. Etaten skal registrere data i systemet sm er nødvendig fr å kunne freta krrekt utbetaling g rapprtering av lønn g andre ppgavepliktige ytelser. Departementet presiserer videre at det skal freligge dkumentasjn sm viser pplysningenes berettigelse før registrering kan skje. Departementet understreker at etatens lønnsutbetalende enheter skal være rganisert g ha implementert rutiner sm sikrer krrekt beregning, kntrll g attestasjn i henhld til Bestemmelsene pkt g

14 Frsvarsdepartementet vil særlig presisere at lønnsberegningsfrslaget skal kntrlleres pp mt endringer i sentrale faste data siden frrige lønnsperide (tilknytning til kntplan, rganisasjnsstruktur, lønnstrinn, bankkntnummer m.m.). Fr å sikre at det ikke ppstår avvik mellm lønnssystem, reskntr g hvedbk, skal det månedlig fretas avstemming mellm lønnssystem, reskntr g hvedbk. 4.8 Rapprtering av lønn g andre ppgavepliktige ytelser Etaten skal registrere g bkføre lønn g andre ppgavepliktige ytelser slik at gjeldende lv- g avtaleverk m rapprtering blir ivaretatt, samt trukket medlemskntingent g andre trekk sm etaten fretar, jf. Bestemmelsene pkt Rapprterte data skal avstemmes mt tilsvarende registrerte g bkførte data i øknmisystemet. Departementet presiserer at det skal fretas en peridisk spesifikasjn av bkførte lønnsppgavepliktige ytelser pr. knt, sm skal avstemmes mt tilsvarende beløp sm skal rapprteres, jf. Bestemmelsene pkt Frsvarsdepartementet presiserer videre at det skal være en klar ansvarsfrdeling knyttet til rapprtering av lønns- g ppgavepliktige ytelser. Skriftlige rutiner knyttet til dette skal være implementert i den enkelte lønnsutbetalende enhet. 5. PLIKTIG REGNSKAPSRAPPORTERING Månedlig g årlig rapprtering til statsregnskapet reguleres i bestemmelsene fr øknmistyring i staten punkt 3.5, g Finansdepartementets årlige rundskriv m rapprtering til statsregnskapet g m årsavslutning g frister fr innrapprtering. Pliktig regnskapsrapprtering mfatter rapprtering til statsregnskapet, med bevilgningsregnskapet g kapitalregnskapet, versendelse av avlagt årsregnskap til Frsvarsdepartementet g annen rapprtering fastsatt, eller med hjemmel, i lv. Etaten skal sikre at myndighet g ansvar knyttet til regnskapsrapprtering er i samsvar med Bestemmelsene pkt. 3.3, samt Instruksen pkt Rapprtering til bevilgningsregnskapet Etaten skal rapprtere til bevilgningsregnskapet iht. kntantprinsippet, jf. Bevilgningsreglementet 3. Bevilgningsregnskapet skal følge inndelingen Strtinget har fastsatt i vedtatt budsjett, jf. Bevilgningsreglementet 13 g Bestemmelsene pkt Ved rapprteringen skal etaten gi nødvendige frklaringer m ikke uvesentlige avvik mellm bevilgnings- g regnskapstall. Fr øvrig henvises det til krav i Bestemmelsene pkt g Rapprtering til kapitalregnskapet Etaten skal årlig rapprtere til kapitalregnskapet iht. kntantprinsippet, jf. Bevilgningsreglementet 3 g Bestemmelsene pkt Spesifikke krav til frmat fr rapprtering g rapprteringsfrist gis i årlig rundskriv fra Finansdepartementet. 5.3 Rapprtering av behldnings- g interimsknter i virksmhetsregnskapet Antallet behldnings- g interimsknter hldes på et hensiktsmessig nivå, slik at avstemminger g balanser fretas på et slikt hensiktsmessig nivå. Fr øvrig vises det til Bestemmelsene pkt fr rutiner i frbindelse med dkumentasjn av balansen fr 14

15 regnskapsførte tall sm benyttes ved rapprtering til statsregnskapet, intern styring g rapprtering til Frsvarsdepartementet. 5.4 Lukking av regnskapsperider g krav til ppbevaringstid Regnskapsperider skal lukkes innen 1 måned etter fristene fr pliktig regnskapsrapprtering. Lukkingen skal skje på en måte sm gir betryggende sikring mt endring eller sletting av bkførte pplysninger, jf. Bestemmelsene pkt Regnskapsmateriale skal ppbevares iht. kravene i Bestemmelsene pkt RAPPORTERING AV MÅL- OG RESULTATOPPNÅELSE Etaten skal sikre at rapprtering sm virksmheten har plikt å avgi etter gjeldende lver g regler, skjer i henhld til fastsatte krav g frister. Departementet vil i samråd med etaten definere behv g avtale mfang g innhld i rapprteringen, jf. Bestemmelsene pkt Rapprteringen skal beskrive målppnåelse g resultater. Etatens rapprtering skjer gjennm: årsrapprt, resultat- g kntrllrapprter (RKR), månedsrapprter (unnatt fr FFI) g ad-hc rapprtering. Ved behv kan Frsvarsdepartementet stille krav m ytterligere rapprtering. I det følgende mtales innretning av de ulike rapprteringene. Tidsfrister g knkretiserte krav til rapprtering av mål- g resultatppnåelse fremgår av IVB LTP. 6.1 Årsrapprter Etaten skal utarbeide en årsrapprt sm skal være ugradert g tilrettelagt fr ffentliggjøring. Årsrapprten skal gi en helhetlig, balansert g verrdnet beskrivelse av etatens virksmhet, ressursbruk g resultater det fregående år g i et planperideperspektiv. Årsrapprten skal innehlde seks deler, med følgende benevnelse g rekkefølge, jf. Bestemmelsenes pkt , pkt g pkt. 3.4: I. Leders beretning Med utgangspunkt i ppdrag gitt av FD g sett i frhld til etatsleders viktigste pririteringer fr rapprteringsåret, skal etatsjefen 3 gi g signere en verrdnet vurdering av etatens resultater, ressursbruk g målppnåelse fr året. Leders beretning skal ikke være et sammendrag av årsrapprten. Sentrale frhld, interne g eksterne, sm har hatt betydelig psitiv eller negativ innvirkning på resultater skal vektlegges. Det skal gis en verrdnet mtale av ppnådde resultaters betydning fr frventinger til resultater i kmmende år, herunder betydning fr ppnåelse av peridemål. II. Intrduksjn hvedtall Punktet skal utarbeides med sikte på å angi etatens utvikling ver tid g tilrettelegge fr sammenligninger på tvers. Hensikten er på verrdnet å nivå bekrefte stabilitet eller gjennmført endring. Det skal krtfattet redegjøres fr etatens hvedppgaver, tilhørighet, 3 Fr FFI skal både etatssjef g styreleder signere leders beretning. 15

16 tilknytningsfrm, grensesnitt til eksterne aktører g rganisasjn. Det skal fr rapprteringsåret, sammenstilt med de tre fregående år, angis følgende hvedtall 4 : 1. Antall årsverk 2. Samlet tildeling pst Utnyttelsesgrad pst FFI skal under dette punkt rapprtere inntekter Driftsutgifter /-kstnader 5. Andel investeringer 6 6. Lønnsandel av driftsutgifter /-kstnader 7. Lønnsutgifter /-kstnader pr årsverk. Øknmiske størrelser skal justeres til rapprteringsårets krneverdi ved bruk av den med FIN mfrente frsvarsindeksen 7. III. Årets aktiviteter g resultater Basert på krav fastsatt i IVB LTP g eventuelt øvrige vesentlige frhld skal det, dispnert etter de respektive etatsvise mål gitt i målbildene i IVB LTP, gis en helhetlig g ugradert fremstilling g analyse av resultater, ressursbruk g målppnåelse på alle vesentlige mråder i fregående år. Analyse g vurdering av resultater g/eller ppnådde effekter skal vektlegges, herunder en vurdering av m ressursbruken har vært effektiv. IV. Styring g kntrll Det skal gis en verrdnet vurdering av m etatens styring g kntrll er tilpasset risik g vesentlighet g er egnet til å sikre at den fungerer på en tilfredsstillende måte. Status internkntrll, herunder tiltak fr å bøte på identifiserte svakheter g eventuelt andre særskilte frhld sm viktige prsjekter g igangsatte tiltak knyttet til systemer fr styring, skal mtales nærmere når dette vurderes å være vesentlig infrmasjn fr departementet. Det skal gis en verrdnet redegjørelse fr etatens ppfølging av (eventuelle) revisjnsmerknader fra Riksrevisjnen. V. Vurdering av fremtidsutsikter Dispnert etter de etatsvise målbilder gitt i IVB LTP skal det gis en analyse av g redegjøres fr samspillet mellm etatens resultater i rapprteringsåret, årets ppdrag fra FD g utviklingen fremver innenfr IVB LTP-perspektivet knkret g videre fremver mer generelt. Etatens evne til å nå fastsatte mål g resultatkrav på sikt, skal vektlegges g det skal gis en verrdnet mtale av frhld i g utenfr etaten sm kan innvirke på virksmhetens evne til å løse sine ppgaver g nå angitte mål. Det skal ikke angis knkrete tiltak eller virkemiddelbruk sm kan ppfattes sm budsjettinnspill verfr FD. 4 Med unntak av hvedtall 5 g hvedtall 3 fr FFI, skal hvedtallene beregnes i tråd med DFØs veiledningsntat Årsrapprt fr statlige virksmheter. 5 FFIs inntekter rapprteres ved alle inntekter etaten har sm ikke er en tildeling, basert på pstene: - Prsjektinntekter frsvarssektren - Prsjektinntekter sivile/ffentlige innland - Prsjektinntekter sivile/ffentlige utland - Ryalties - Øvrige inntekter. 6 Dette nøkkeltallet beregnes slik: alle tildelte g benyttede investeringsmidler (40-pster) / ttalt tildelte g benyttede midler. 7 Denne vil bli ppgitt av FD ifm. at årlige tildeling stilles til dispsisjn fr etatene. 16

17 VI. Årsregnskap Etaten skal ved årets slutt utarbeide g avlegge et årsregnskap med nter i tråd med bestemmelsene, rundskriv R-115 fra Finansdepartementet g krav fra departement. Årsregnskapet skal gi et dekkende bilde av virksmhetens dispnible bevilgninger g av regnskapsførte utgifter, inntekter, eiendeler g gjeld. Årsregnskapet skal vise regnskapstall fr hele virksmheten samlet. Virksmhetens årsregnskap skal innehlde tre deler: ledelseskmmentarer ppstilling av bevilgningsrapprtering ppstilling av artskntrapprtering. I tillegg skal årsregnskapet innehlde en ppstilling av virksmhetsregnskapet dersm virksmheten fører regnskapet etter peridiseringsprinsippet i henhld til de statlige regnskapsstandardene (SRS), jf. Bestemmelsene pkt Ledelseskmmentarene utarbeides med tanke på at årsregnskapet gså skal kunne leses sm et selvstendig dkument g gi en krt beskrivelse av virksmhetens frmål g revisjnsrdning. Etatssjefen 8 skal gjennm signatur på ledelseskmmentarene bekrefte at årsregnskapet gir et dekkende bilde g er avlagt i henhld til fastsatte krav. Avlagt årsregnskap skal versendes Frsvarsdepartementet med kpi til Riksrevisjnen, jf. Bestemmelsene pkt Etatene skal utarbeide en årlig miljørapprt iht. FDs retningslinjer fr frsvarssektrens miljøstyring. Årsrapprten skal publiseres på virksmhetens nettsider innen 1. mai eller så snart den er behandlet i styringsdialgen mellm departementet g etaten. 6.2 Resultat- g kntrllrapprter RKR-ene skal dekke følgende tidsperider i året: RKR nr. 1: 1. januar 30. april RKR nr. 2: 1. januar 31. august RKR nr. 3: 1. januar 31. desember I RKR skal etaten rapprteres på mål, styringsparametere g øvrige ppdrag iht. frekvensen angitt i IVB LTP. Etater sm fører regnskap etter statlige regnskapsstandarder (SRS) skal i RKR nr. 1 g RKR nr. 2 gså fremme en regnskapsrapprt med utgangspunkt i dette regnskapet. RKR 3 skal hvedsakelig frbehldes rapprtering på styringsparameterfrmatet. RKR 3 skal videre mfatte all gradert rapprtering dispnert etter de etatsvise målbilder. 8 Fr FFI skal både etatssjef g styreleder signere ledelseskmmentarene. 17

18 6.3 Månedsrapprter Frsvaret, FB, NSM g Frsvarsmateriell skal, fr alle måneder sm ikke sammenfaller med rapprtering i RKR, utarbeide g fremsende månedlige rapprter sm skal innehlde: øknmistatus inkludert prgnse inkludert endringsfrklaringer fr årsresultat, rapprtert pr. kapittel g pst, herunder risik g usikkerhet samt eventuelle risikreduserende tiltak. status fr eventuelle saker med særskilt ppfølging. 6.4 Ad-hc rapprtering Etaten har ansvar fr å rapprtere uten pphld til Frsvarsdepartementet m avvik/frhld sm vurderes sm vesentlige, g sm er av en karakter sm gjør at dette ikke kan vente til en fastsatt rapprt. Etatene skal fremme en årsaks-/virkningsanalyse, knsekvenser (inntrådte g mulig fremtidige) g frslag m mulige krrigerende tiltak. 6.5 Vurdering av mål, g styringsparametere g tiltak Departementets ppfølging i virksmhetsåret baseres hvedsakelig på avviksrapprtering. Dette innebærer at etaten i RKR sm hvedregel skal vektlegge rapprtering av eventuelle avvik med tilhørende risikreduserende g/eller -avbøtende tiltak ift. fastsatte mål- g resultatkrav. Etaten skal gjennmføre en helhetlig analyse i frkant av rapprteringen fr å avdekke årsak til g knsekvenser av eventuelle avvik. Styringsparametere er indikasjner på målppnåelse, g vurderinger av målene ttalt sett skal ikke utelukkende baseres på disse. Målene skal gså vurderes kvalitativt. Rapprteringen skal gi tilstrekkelig grunnlag fr departementets analyse av etatens målppnåelse g resultater. Etatens vurdering av målppnåelse skal være en helhetsbetraktning sm tar utgangspunkt i status per rapprteringstidspunktet, frventet årsresultat g målppnåelse fr planperiden. Fr vurdering av mål, styringsparametere, g i den grad det er hensiktsmessig fr tiltak, benyttes en generisk skala med fargekder. Fr Frsvaret, NSM g Frsvarsmateriell angir status GRØNN meget tilfredsstillende, LYS GRØNN er status tilfredsstillende, med GUL er statusen mindre tilfredsstillende g RØD tilsvarer status ikke tilfredsstillende. Fr FB g FFI nyanseres det ikke mellm statusene LYS GRØNN g GRØNN. I en avviksrapprteringssammenheng er GUL g RØD status sm er avvik fra frventet status g følgelig frdrer en nærmere frklaring g ppfølging. De t grønne statusene er begge tilfredsstillende i frskjellig grad g benyttes i rapprteringen fr å gi et nyansert bilde fr statusen i mål- g resultatstyringen. Frskjellene i egenskapene til mål, styringsparametere g tiltak gjør det nødvendig å legge frskjellige kriterier til grunn fr vurderingene. Meget tilfredsstillende (GRØNN): Mål: Målet er nådd eller vil bli nådd iht. frventningene. Oppfølging: Til etterretning. 18

19 Styringsparametere: Kvantitativ: Innenfr grenseverdier gitt i definisjnen av styringsparameteren. Kvalitativ: Ingen eller ubetydelige avvik fra frventet resultat. Oppfølging ikke nødvendig. Tiltak: Tiltaket er i rute tidsmessig g leverer planlagt ytelse eller frventes å levere planlagt ytelse iht. plan. Oppfølging ikke nødvendig. Tilfredsstillende (LYS GRØNN): Mål: Målet er i str grad nådd eller kmmer sannsynligvis til å bli nådd iht. frventningene. Mindre avvik i målppnåelse kan aksepteres. Eventuelle avvik fr styringsparametere g tiltak blir håndtert med krrigerende tiltak. Oppfølging: Til etterretning. Styringsparametere: Kvantitativ: Innenfr grenseverdier gitt i definisjnen av styringsparameteren. Kvalitativ: Kun mindre avvik fra frventet resultat. Ingen spesiell ppfølging. Tiltak: Tiltaket er strt sett i rute tidsmessig g frventes å levere planlagt ytelse iht. plan, eller tiltaket leverer planlagt ytelse med mindre avvik. Ingen spesiell ppfølging. Mindre tilfredsstillende (GUL): Mål: Det er mangler i målppnåelsen eller frsinkelser. Det er mindre sannsynlig at frventningene kan innfris. Oppfølging: Må diskuteres. Styringsparametere: Kvantitativ: Innenfr grenseverdier gitt i definisjnen av styringsparameteren. Kvalitativ: Betydelige avvik fra frventet resultat. Det er mindre sannsynlig at frventningene kan innfris. Oppfølging: Krrigerende tiltak bør iverksettes. Tiltak: Implementering g gjennmføring av tiltaket er frsinket eller leverer mindre ytelse enn frventet. Oppfølging: Krrigerende tiltak bør iverksettes. Ikke tilfredsstillende (RØD): Mål: Det er alvrlige mangler i målppnåelsen eller vesentlige frsinkelser. Frventingene innfris mest sannsynlig ikke. Oppfølging: Beslutning må tas m iverksettelse av tiltak. Styringsparametere: Kvantitativ: Innenfr grenseverdier gitt i definisjnen av styringsparameteren. Kvalitativ: Alvrlige avvik fra frventet resultat. Oppfølging: Krrigerende tiltak må iverksettes. Tiltak: Tiltaket er vesentlig frsinket eller leverer minimalt av frventet ytelse. Oppfølging: Krrigerende tiltak må iverksettes. 7. ANSKAFFELSER 7.1 Anskaffelser Anskaffelser i frsvarssektren skal følge lv m ffentlige anskaffelser, frskrift m ffentlige anskaffelser, frskrift m frsvars- g sikkerhetsanskaffelser g Anskaffelsesregelverket fr 19

20 frsvarssektren (ARF). Hvilket regelverk sm kmmer til anvendelse vil avhenge av hva sm skal anskaffes. ARF er en sektrintern instruks utarbeidet av Frsvarsdepartementet, g gjelder i tillegg til lv m ffentlige anskaffelser med tilhørende frskrift m ffentlige anskaffelser g frskrift m frsvars- g sikkerhetsanskaffelser. Ovennevnte regelverk tilrettelegger fr at anskaffelser til frsvarssektren fretas på en frsvarlig måte, g at anskaffelsene er i tråd med prinsippene m knkurranse, likebehandling g gjennmsiktighet. Etaten skal etablere systemer g rutiner sm sikrer at anskaffelser skjer på en effektiv g frsvarlig måte, jf. Bestemmelsene pkt Etatssjefen har ansvaret fr at regelverket m ffentlige anskaffelser g ARF følges. Frsvarsdepartementet understreker at fullmakter g rganisering av arbeidet med anskaffelser skal være dkumentert, g det skal være etablert metder g tiltak sm har til hensikt å frebygge, avdekke g krrigere feil g mangler i systemene g rutinene, jf. Bestemmelsene pkt Rammeavtaler Statens innkjøpssenter skal inngå g frvalte felles avtaler fr statlige virksmheter. Frsvaret vil kunne slutte seg til rdningen på frivilling grunnlag, men deltagelse er ikke bligatrisk fr Frsvaret. Hensyntatt felles avtaler fr statlig virksmheter kan Frsvarsdepartementet bestemme at rammeavtaler sm departementet eller underliggende etater har inngått, skal benyttes av samtlige enheter i frsvarssektren, jf. ARF g Bestemmelser m øknmistyring i staten pkt Frsvarsdepartementet presiserer at det er viktig at etatene benytter rammeavtalene. Etatene skal pptre prfesjnelt, samle sitt vlum g benytte sitt strkundeptensial i markedet. 8. KRAV TIL DOKUMENTASJON OG SPORBARHET Etaten skal ivareta krav til dkumentasjn g sprbarhet, g skal ha arkiv sm tilfredsstiller arkivlvens krav. Etaten skal sikre at arkivverdig materiale ikke går tapt, men frtsatt er tilgjengelig ved vergang til nye arkivsystemer. 9. PRESISERINGER FOR DE ENKELTE ETATER 9.1 Frsvaret Organisering Frsvaret er et frvaltningsrgan. Etatssjef fr Frsvaret er frsvarssjefen (FSJ), sm ivaretar ansvaret tillagt etatssjef i Reglementet, Bestemmelsene g denne instruksen. Det vises gså til Instruks fr frsvarssjefen. I Frsvaret er Frsvarsstaben (FST) samrdningsenhet g gjennmføringsledd fr FSJ. FSJ er støttet av sjefen fr øknmiavdelingen i Frsvarsstaben (FST/Ø), sm har sm ppgave å sikre at FSJs øknmiansvar ivaretas på en gd måte i hele rganisasjnen. Sjef FST/Ø er Frsvarets øknmisjef. Frsvaret har egen lønns- g regnskapstjeneste. Med mindre annet er besluttet av Frsvarsdepartementet skal det være tilsatt øknmisjefer ved alle driftsenheter i Frsvaret (DIF), direkte underlagt DIF-sjefen. Øknmisjefen skal være DIF-sjefens øverste ansvarlige rådgiver g fagpersn innenfr virksmhets- g øknmistyring. 20