Fra Behov til Betaling BtB-prosessen

Transkript

1 Fra Behov til Betaling BtB-prosessen Opplæring for Bestillere og Fagbestillere Regnskapsopplæring Signe Marie Bjordal Økonomiavdelingen (ØKA) Oppdatert: 17. februar Opplæring av Bestiller og Fagbestiller BtB Teori Innkjøp og Bestillerrollen Systemopplæring: Systemopplæring PM Bestillingssystem (v/ PC) Systemopplæring IP Fakturabehandlingssystem (v/ PC) Rapportverktøyet Discoverer Plus (v/ PC) 1

2 Regnskapsgjennomgang 1. Økonomisystemene ved UiB 2. Faktura til UiB Sentralt fakturamottak fakturaadresse Unntak; Arbeidsoppdrag Næring/lønn? Merking av faktura Bestillingsnummer fra BasWare PM Bestillerkode Refusjon av utlegg 3. Regnskapsforståelse Kontering, utstyrsregistrering, mva, toll, regnskapskorreksjoner Periodisering 4. Avvikshåndtering Manglende varemottak, feil firma og kreditnota 5. Håndtering av Purringer, rentenota og inkasso 6. Brukerstøtte Issue tracker Ansattsidene/Arbeidsstøtte for økonomi og innkjøp Oracle Økonomisystem og tilstøtende moduler Rapportdatabase (Discoverer Viewer) (Discoverer Plus) Lønnsog personalsystem (PAGA) Hver natt overføres data fra alle moduler - BW-rapp. er i sann tid Anleggsregister (FA) Leverandørreskontro (AP) Hovedbok (GL) Innkjøpssystem Lønnssystem Personalsystem Prosjektmodul (PA) Skanning & e- faktura (E&H) Fakturabehandling (IP) Utgifter Kundereskontro (AR) Bestilling (PM) Elektronisk arkiv 2

3 Oversikt over Oracles Økonomisystemer hvilke systemer har vi? Oracle Application (OA) Kundemodul (AR) (reskontro for utgående fakturering til våre kunder) Leverandørmodul (AP) (reskontro for inngående faktura. Data overføres fra BasWareIP) Anleggsregister (FA) (utstyrs- og anleggsregistrering av eiendeler) Prosjektmodulen (PA) (forsystem i OA for all bilagsbehandling av bidrag og oppdragsfinansiert virksomhet (BOA)) Hovedbok (GL) (alle føringer i modulene blir overført til GL. Tilknyttede applikasjoner BasWare: Invoice Prosessing (IP) (system for inngående faktura fra våre leverandører) Purchase Management (PM) (bestillingssystem alle bestillinger som er mulige å forta herfra skal foretas i PM) PAGA (lønnssystem. Alle lønnsutbetalinger skjer i PAGA) Rapportverktøyet Discoverer Viewer og Discoverer Plus (henter data fra OA og BW) ADI (Excelbasert verktøy som brukes til innlasting av regnskap- og budsjettdata til OA) 2. Fakturaadresse og merking Alle fakturaer sendes til Felles fakturamottak ved Regnskapskontoret Fakuraadressen til UiB: Universitetet i Bergen Felles fakturamottak Postboks BERGEN E-fakturaadresse er UiBs org.nr.: NB- fakturaen må ALLTID VÆRE MERKET med Enten Bestillingsnummer eller Bestillerkode 3

4 Unntak dvs: faktura skal IKKE sendes Felles fakturamottak Selvstendig næringsdrivende - enkeltpersonsforetak Arbeidsoppdrag (tjeneste) Fakturaadresse til inst./avd./fak./enhet: Universitetet i Bergen Institutt NN Adresse inst./avd/enhet 5XXX BERGEN Slik at: skjema Diverse lønnsgodtgjørelser attestert, kontert og anvist næring - lønn? vurderingsskjema skal legges ved dokumentasjon fra enhetsregister skal legges ved sendes Lønnskontoret for behandling/utbetaling Leveringsadresse UiB og Uni Research AS Alle varer skal leveres til enhetene NB!! - husk å oppgi leveringsadresse til leverandøren 4

5 Bestillerkode => for å finne første fakturamottaker i IP BasWare Hver Bestiller har en tallkode i IP BasWare 6 siffer Vi har tatt utgangspunkt i Stedkodene våre 4 første siffer Vet hvor dere hører til organisatorisk Bestillerkoden behøver ikke være en stedkode som faktisk finnes Flere bestillere kan ha samme kode Avhengig av hvilken arbeidsflyt enheten har Eksempel: Sted: Økonomiavdelingen Bestillerkoder ved Økonomiavdelingen:» NN » KK » AA ».» Alle 2170* Mangelfull merking fører til forsinkelser, merarbeid og risiko for feilsendelser Refusjon av utlegg Hovedregel: Alle varekjøp skal foretas av en Bestiller Rammeavtalene er obligatoriske / lovpålagte Private innkjøp skal begrenses til et minimum fordi Tidkrevende, kostbart og brudd på økonomireglement 5

6 Refusjon av utlegg Eksempler på utlegg som godtas Lokaltransport (buss, bybane, taxi, lokaltog) Parkeringsavgift Ad hoc innkjøp ( blomster, kaffe, rekvisita ) Restaurantbesøk Porto Personlige medlemskontingenter / - abonnement Skjema: Refusjon av oppgavepliktige utlegg (utbetales av Lønnskontoret v/paga) Refusjon av utlegg Eksempler på utlegg som ikke godtas IT-utstyr ( PC, Laptop, Mac, skriver, med mer ) Mobiltelefoner Kontorrekvisita Datarekvisita Renholdsrekvisita Blomster Reiseutgifter ( skal utbetales via reiseregning ) 6

7 3. Regnskapsforståelse Kontering sette på kontosteng UiB - og PA - kontering Utstyrsregistrering FA - registrering info til FA modulen Mva Toll Regnskapskorreksjoner og eomposteringer UiBs kontostreng er delt inn i syv segment 32 posisjoner Antall siffer i hver kode er notert i parentes XX XXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX XX XXXXXX Firma (2) Art (4) Prosjekt (6) Sted (6) Analyse (6) Motpart (2) Aktivitet (6) Kontostrengen (32): 1. Firma (2) 2. Art (4) 3. Prosjekt (6) 4. Sted (6) 5. Analyse (6) 6. Motpart (2) 7. Aktivitet (6) MVA (2): løses utenfor kontoplanen -inngår ikke i kontostrengen Eksempel:

8 Arter i artsklassene 4 8 brukes ved kontering (sette på kontosteng) i PM og IP 2 hovedtyper arter: BALANSEARTER : klasse 1-2 RESULTATARTER: klasse 3-9 NB!! Bruk aldri Artskl. 1 Klasse 3 Klasse 4 Klasse 5 *) Klasse 6 Klasse 7 Klasse 8 *) Klasse 9 Driftsinntekter Kjøp av større utstyr og vedlikeholds- /ombygningskostnader Kostnader for arbeidskraft Andre Driftskostnader Andre driftskostnader Finansinntekter og kostnader, ekstraordinære inntekter og kostnader Interne transaksjoner *) kun få arter i klasse 5 og 8 er lov å bruke i PM og IP 15 Artsklasse 5 Er hovedsaklig forbeholdt lønnsystemet PAGA Skal brukes til lønnsutgifter/ - kostnader Dvs: Artene fra skal IKKE brukes i PM og IP Kan brukes: Artene Gaver til ansatte 5961 Velferdstilskudd 5999 Andre personalkostnader 8

9 To typer kontering og tilleggsinfo til FA-modul UiB kontering UiBs vanlig kontosteng slik den ser ut i GL Hovedbok 32 posisjoner PA kontering Utvidet/bred kontering registreres i PA-modulen (Prosjektmodulen) NB - velg kun en type pr. konteringslinje Tilleggsinformasjon ved utstyrsregistrering FA Anleggsmodul Utvidet FA- registrering ved bruk av arter i artsklasse 4 Mer info finner dere på Ansattsidene: Arbeidsstøtte for Økonomi og innkjøp/anskaffelser og Bestilling til Betaling/ Utstyrsregisrering UiB-kontering UiBs kontostreng: Firma- Art- Prosjekt-Sted-Analyse-Aktivitet-Motpart Eks: Oppgis det ingen siffer gir det verdien 00 eller Obligatoriske felt: Art og Sted 9

10 PA- kontering Skal utgiften belastes et PA-prosjekt? Ja : PA- kontering skal benyttes Såkalt bred postering (= kontering) PA- konteringen består av disse feltene på konteringslinjen i PM og IP PA-Prosjekt» PA-ProsjektNavn (= prosjekt) PA-Aktivitet» PA-Organisasjon (= sted) PA-Utg.Nr» PA-Utgiftstype (= art) Spm. vedr. PA-kontering -> kontakt Prosjektøkonom/leder din enhet Anleggsregistrering i BasWare Hovedregel: Anleggsmidler skal aktiveres når (både-og) Beløpet tilsammen er > kr Levetid > 3 år unntak: Audiovisuelt utstyr og datakjøp < Artsklasse 4 skal brukes når en konterer bestillingen/ fakturaen Direkte utgiftsføring av utstyr bruk artklasse 6 Beløp < kr Levetid < 3 år Mindre kjøp innen IKT/audio/teleutstyr/datarekvisita - Direkte utgiftsføring - Artskonto: 6551, 6552 m.fl. Eks.: Mus, kabler, tilbehør til data og audiovisuelt utstyr, mobiltelefon Nærmere info finner dere på Ansattsidene: Arbeidsstøtte for Økonomi og innkjøp/anskaffelser og Bestilling til Betaling/Utstyrsregisrering 10

11 Anleggsregistrering i BasWare forts Unntak: IKT/audio/teleutstyr Vurderes som en gruppe uansett beløp!!! Aktivering uten hensyn til beløpsgrensen på kr (dvs. når beløp er lavere enn kr ) - Artskonto: 4721, 4722 eller 4724 Eks.: PC, Server, Printer, Skanner, Dataskjerm FA registrering v/ aktivering av eiendeler FA- registrering skal benyttes v/ bruk av arter i artsklasse 4 FA- registreringen har disse feltene på konteringslinjen i PM og IP FA-Eiersted FA-Utstyrsgruppenavn» FA-Gruppenummer» FA-Utstyrsgruppe FA-Beskrivelse FA-Tellekortnummer FA-serienummer 11

12 FA registrering kjøp av flere datamaskiner Ved bestilling av flere datamaskiner på samme faktura: Problemstilling: I PM får vi kun kontert én linje pr bestilling og vi må registrere hver enkelt maskin med tellekort- og serienummer Da gjør du følgende: I PM: Konter bestillingen på art i artskl 4» v/ varemottak registrer den del av FA-reg. som er felles (FA-eier & & FA- uts.gr.) I IP: I forb. med matching av faktura mot bestilling vil det i fakturahistorikken gis feilmelding om manglende FA-kontering Faktura vil gå ut på sirkulasjon i IP» Nå kan du lage flere konteringslinjer en pr bestillingslinje» Registrer resten av FA-registeringen (FA-beskr., FA-tellekortnr. & FA-serienr.) MVA - koder MVA Navn 00 Ikke fradrag 01 25% mva 02 8% mva 08 14% mva 26 Mva utenlandskjøp uten fradrag - UiB 27 Mva utenlandskjøp med fradrag -UiB 31 Mva EU-Prosjekt 25 % UiB belastes sentralt 32 Mva EU-Prosjekt 8 % UiB belastes sentralt 36 Mva EU-Prosjekt Selvdeklarering UiB belastes sentralt 38 Mva EU-Prosjekt 14 % UiB belastes sentralt Skaff deg oversikt over MVA-prosjekter/-områder av Controller ved enheten 12

13 Toll Tollvesenet innførsel og utførsel av utenlandske varer Tolldeklarasjon v/ innførsel Mva-innkreving: legger på 25% mva Gebyr Toll Hver innførsel belaster UiBs tollkonto En samlefaktura sendes UiB hver mnd Interne rutiner UiB Faktura belastes UiB Sentralt UiB Sentralt internfakturerer enhetene Utførsel? Krev mva tilbake Ta kontakt m/ Tollvesenet eller Speditør Mer info finner dere på Ansattsidene: Arbeidsstøtte for Økonomi og innkjøp/annen informasjon/fortolling av varer Selvdeklarering av Mva Gjelder for utenlandske tjenester Siden Tollvesenet/Spedisjonsfirma ikke har foretatt tolldeklarering må vi gjøre det selv. Eks.: programvare fra utland, språkvask, lab. analyser, tilgang til databaser.. Interne rutiner: Bruk riktig mva-kode ved kontering av faktura Kode 26: Mva utenl. kjøp u/fradrag Kode 27: Mva utenl. kjøp m/fradrag Regnskapskontoret innbetaler til myndighetene Mer info finner dere på Ansattsidene: Arbeidsstøtte for Økonomi og innkjøp/annen informasjon/merverdiavgift 13

14 Periodisering Hovedregel for regnskapsførsel ved UiB: Inntekter og kostnader skal inntekts- og kostnadsføres i den periode den oppstår eller blir brukt BasWare - utgiftssiden: Kostnaden er påløpt i en periode Faktura er kostnadsført i en annen periode Korrigeres ved å periodisere Gjøres hvert tertial Regnskapskorreksjoner Korreksjon av lønn og reiseregninger for inneværende år skal føres i PAGA. Manuelt anvist bilag sendes til Lønnskontoret Korreksjon av feilførte bilag i GL og PA skal korrigeres ved bruk av e-ompostering. Se Rutine for internfakturering, ompostering og korreksjoner i hovedbok og i prosjektmodul for mer info 14

15 4. Avvikshåndtering Manglende varemottak Dersom ikke varemottak blir tatt i PM Vil ikke fakturaen bli automatchet mot bestillingen Fakturaen går til IP på ny vanlig sirkulasjon/manuell behandling: Grunnlagskontroll Kontering Attestering Anvisning Avvikshåndtering Kreditnota pga fakturering til feil firma? En faktura skal være utstedt til det firma som skal betale for varen Er faktura utstedt til feil firma: Kontakt leverandør Be om å få tilsendt kreditnota og ny faktura utstedt til riktig firma Avtal at faktura vil bli holdt tilbake inntil kreditnota og ny faktura er mottatt Hold/lås faktura hos dere i BasWare IP inntil dere har mottatt kreditnotaen. Både kreditnota og feil faktura sendes til annullering m/ kommentar om hvorfor. NY faktura utstedt til rett firma konteres, attesteres og anvises på vanlig måte. 15

16 Avvikshåndtering Kreditnota pga feilfakturering? Dersom du mottar faktura som ikke skal betales pga. feil fakturering: Kontakt leverandør Be om å få tilsendt kreditnota Avtal at faktura vil bli holdt tilbake inntil kreditnota er mottatt Kontroller at vi faktisk har registrert fakturaen som skal krediteres (ta evt kontakt med Brukerstøtten tlf ) Hold på/lås faktura i BasWare IP inntil dere også har kreditnotaen Kreditnota registreres i BasWare IP med (minus) foran fakturabeløpet Både faktura og kreditnota konteres, attesteres og anvises i IP INGEN kreditnota eller faktura skal kastes eller annulleres, så lenge de er utstedt til riktig firma. Leverandør skal sende oss en kreditnota på beløpet Dette betyr at dere ikke skal avtale med leverandør at en faktura ikke skal betales ved feilfakturering. 5. Regler for håndtering av Purringer, rentenota og inkassokrav Purringer har også adresse felles fakturamottak - dvs de kommer til Regnskap Regnskap sjekker orginalfaktura i IP Mangler orginal?» Leverandør kontaktes» Skanner fakturakopi» Sendes ut på vanlig sirkulasjon For sen betaling og vi har originalfaktura?» Vi skanner rentenotaen» Kun rentebeløpet evt purregebyr blir registrert» Sendes ut på vanlig sirkulasjon Hvis kravet ikke er reelt?» Regnskapskontoret kontakter leverandør» Kravet blir ikke skannet i IP BasWare» Arkiveres i egen perm på Regnskap 16

17 Betalingsrutiner for utgående fakturaer Regnskapskontoret foretar betaling kl etter følgende hovedplan: Innenlandske fakturaer UiB og Uni Research: mandag onsdag fredag Randsoner: torsdag BTO: både mandag og torsdag Utenlandske fakturaer Alle firma: onsdag Fakturaene blir sendt til banken Banken betaler faktura ved forfall BW BasWare-rapporter i Discoverer Plus BW01 Faktura-ikke-konterte-uib, BW02 Fakturamottaker, BW03 Anviser attestanter, BW04 Konterte-faktura-uib, BW05 Utstyrregistrering ADI, BW06 Konterte-faktura-Div- Utvalg, BW07-IP-PM-Bruker og BW08 Faktura ikke overført AP/Oracle 17

18 Fakturabilde fra IP I alle BW -rapportene er det mulig å få frem det skannede fakturabildet som ligger i IP. BW04 er best egnet siden den gir alle fakturaer fra IP 1 1. Gå til kolonne Scanned Files. Klikk på blå pil og før pekeren over nettadressen og klikk. 2. Filen må lagres før den åpnes. 2 BW-rapporter i Discoverer Plus I alle BW -rapportene er det mulig å få frem det skannede fakturabildet som ligger i IP BW04 er best egnet Fakturaen kan nå for eksempel sendes som vedlegg på e-post På denne måten kan også de som ikke er brukere i IP få sett/få tilgang fakturaen 18

19 Brukerstøtte ved ØKA Innkjøp og Regnskap: bruk helst Issue Tracker Brukerstøttetelefon: Regnskap generelt: tlf Ansattsidene våre: Arbeidsstøtte/Økonomi og innkjøp 19