FAQ - Ofte Stilte Spørsmål i forbindelse med PA:

Transkript

1 FAQ - Ofte Stilte Spørsmål i forbindelse med PA: 1. PA a. Hva er PA? PA (Project Accounting) er Oracle sin prosjektregnskapsmodul b. Hva skal PA brukes til? I PA skal alle prosjekter, som går inn under Bidrags- og Oppdragsfinansiert Aktivitet heretter BOA, opprettes. Modulen er et verktøy for økonomisk og administrativ oppfølging av disse prosjektene. 2. Aktiviteter a. Hva er en aktivitet i PA? Aktivitet = Eget økonomisk oppfølgingsnivå innenfor et prosjekt Kostnader henføres til aktiviteter på laveste nivå, slik at disse kan rulles opp til de ønskede oppfølgingsnivåene Dersom behov for flere kunder på et prosjekt knyttes kundene og avtalene til hver sin toppaktivitet. Dersom der er flere oppgaver på hver kunde, så kan toppaktivitetene splittes opp i underaktiviteter. b. Hvordan navngi aktivitet i PA? Aktivitetsnummer: 25 (alfanumeriske tegn) o Toppaktivitet: o 1 NFR o Underaktivitet: o 1.1NFRIsaksenStip o 1.2NFRDrift Aktivitetsnavn: 20 (alfanumeriske tegn) o Toppaktivitet: o 1 NFR o Underaktivitet: o 1.1NFRIsaksenStip o 1.2NFRDrift Vi anbefaler at aktivitetsnummer og aktivitetsnavn er identisk, fordi det varierer litt hva som kommer opp under aktivitet i de forskjellige systemene som PA utveksler informasjon med. For eksempel henviser Aktivitet i IP BasWare til aktivitetsnummer. 3. Basware IP a. Hvorfor får jeg ikke kontere inngående faktura til PA prosjekt i Basware IP? Du må velge Bred Konteringstreng og kun ha PA konteringer på strengen

2 i Du må sjekke at transaksjonsdatoen på prosjektet og på den aktiviteten du skal føre på har datoer som er innenfor samme periode som den innkommende fakturaen din. iii. Prosjekt og budsjett må være godkjent. 4. Basware PM a. Hvordan skal jeg foreta en bestilling som skal belastes et PA prosjekt? Velg PA kontering på kontostrengen. Må også være sikker på at transaksjonsdatoen på prosjektet og på den respektive aktiviteten er innenfor samme periode som bestillingen skal leveres og faktura skal mottas. 5. Budsjettering a. Hvordan budsjetterer man i PA? Det budsjetteres direkte i prosjektmodulen på det enkelte prosjekt Mange budsjettversjoner er mulig, men det er alltid kun en gjeldende versjon Kan budsjettere og rebudsjettere så ofte man ønsker Budsjettering skjer på laveste aktivitetsnivå (dvs at det budsjetteres på underaktiviteter dersom dette er opprettet). Egenandel skal synliggjøres på utgiftstype 9052 og viser forskjellen mellom inntektsoverhead som dekkes av kunde og kostnadsoverhead på 40 %, som er den overheadkostnaden man beregner at man har på personressurser ved UiB. Personressurser budsjetteres på navn eller stilling og viser kalkulatoriske timer. Til grunn legges 1562 timer pr årsverk og 142 timer pr mnd/11 mndr Det må også føre timer på PA prosjekter og dette viser ikke lønn, men skal gi et bilde av det som er jobbet for i prosjektet Andre driftskostnader budsjetteres med de aller fleste vanlige utgiftsarter. Egenfinansieringen som er lagt inn som en egen avtale knyttet til kunde UiB og UiB toppaktivitet: Denne må også legges inn i budsjettet, og er der personressurser så skal der føres timer som en synliggjøring av innsatsen som ikke lønnes via eksterne midler. 6. Egenfinansiering a. Hva er Egenfinansiering: Egenfinansiering er kostnader man har ved instituttene relatert til prosjektet, men som det er avtalt at UiB skal bære som deres del av (egen)finansieringen i prosjektet. Dette vil være regulert i avtalene eller prosjektbeskrivelsen og kan for eksempel være: Prosjektledelse Annen direkte deltagelse i prosjektet som ikke er dekket inn av ordinær overhead eller annen ekstern finansiering

3 Andre driftskostnader som UiB skal dekke i prosjektet og som ikke er dekket av den eksterne finansieringen (f.eks laboratorie-kostnader) Annen avtalt egenfinansiering Egenfinansiering skal fremgå i den eksterne avtalen eller i egen intern avtale i prosjektet. b. Hvordan opprettes mulighet for egenfinansiering i PA? Prosjektmodulen gir mulighet for å kunne vise den interne egenfinansieringen, eller egeninnsatsen, som institusjonen går inn med i eksternt finansierte prosjekter. Selv om hovedaktiviteten i BOA (Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet) er finansiert av eksterne kilder påløper det en rekke kostnader bare ved å ha prosjektet ved institusjonen. En del av disse kostnadene vil det kanskje ikke være mulig å dekke inn direkte fra den eksterne kilden, men slike kostnader ønsker vi nå skal belyses også i prosjektet. i For å skille mellom egeninnsats og faktiske kostnader som skal dekkes av ekstern kilde, opprettes det to bidragsytere/kunder i prosjektet. Den ene kunden er den som betaler det eksterne bidraget, den andre kunden i prosjektet er UiB, altså den kunden som skal dekke eller bidra med egeninnsatsen. Under egenfinansieringskunden, altså UiB, deler vi inn prosjektet i aktiviteter. Egenfinansiering kan ofte føres til kun en aktivitet som kalles 2UiB. Ved større prosjekter kan det være behov for å vise egeninnsatsen ved flere institutt. Da opprettes det flere underaktiviteter under 2UiB, der hver underaktivitet merkes med de ulike instituttnumrene/stedkodene. Ved bruk av kun 2UiB (toppaktiviteten) blir denne automatisk satt til det instituttet/stedkoden som eier selve prosjektet. c. Hvorfor Egenfinansiering? Det er et krav til synliggjøring av UiB sitt bidrag til eksternfinansierte prosjekter. I PA må du opprette en egen avtale og knytte mot kunde 2UiB På personressurser for UiB kunden, så vil både kostnads- og inntektsoverhead være 40% Skal laste timer på UiB ressurser på samme måte som personressurser lønnet av eksterne midler Gjelder på prosjekter som starter i 2009 Eget skjema for egenfinansiering 7. EU-mva på inngående faktura i IP Basware a. Hvordan fører jeg EU faktura med mva i PA prosjekt? Faktura kan splittes mellom ordinær kontostreng og utvidet PA-relatert kontostreng. Inngående faktura til EU prosjekt konteres: Hovedbeløp til PA prosjekt og utvidet kontostreng. Mva

4 til prosjekt art 7798 ref til PA prosjektnr i tekstfelt; ordinær kontostreng. 8. Finansieringskilde a. Hvorfor er det viktig å velge riktig finansieringskilde ved opprettelse av PA prosjekter? Viktig å velge riktig finansieringskilde fordi det bestemmer hvilke samleprosjektnummer prosjektet skal overføres til i GL (General Ledger = hovedbok), og dette er informasjon til finansregnskapet og for rapportering. 3 samleprosjekter i GL o PA - NFR o PA - EU o PA andre prosjekter 9. Fakturering a. Hvem skal fakturere i PA? Det skal Økonomikonsulentrollen på instituttet gjøre og så blir den kjørt ut sentralt som ved fakturering i. b. Hvordan skal jeg fakturere? Grunnlaget for fakturering av PA prosjekter opprettes i PA og IKKE i AR (Accounts Receivable = Kundemodul), se brukerdokumentasjon for hvordan dette skal gjøres. c. Hvem kan vi fakturere i PA? Kun kunden(e) som er opprettet i PA og som der er knyttet avtale til, kan faktureres i PA. 10. Honorar a. Hvordan fører vi honorar i PA? Økonomikonsulent benytter standard honorar skjema og sender til lønn MEN fører på lønnsprosjektnummer: Fyller så ut et eget excelark med kronebeløp lik honorarbeløpet (skal være likt beløp som på honorarskjema) PA prosjektgruppe laster kronebeløp via excelark til PA og går til kredit prosjekt I tillegg til dette beløpet vil der bli beregnet overhead på det som lastes i PA. Lønnskontoret fører som vanlig i PAGA, og føringen går til debet lønnsprosjekt Regneark fylles ut og sendes Prosjektgruppe RK sammen med eventuelle timelister og lastes sentralt ved månedsslutt. 11. Internfaktura a. Info kommer her. 12. Kreditnota a. Hvordan krediterer vi i PA?

5 Du fyller ut et vanlig kreditnotaskjema og sender til PA prosjektgruppe, RK. Husk å sette inn PA prosjektnummer i fritekstfeltet. I PA krediterer vi ikke delsummer, men kun hele den opprinnelige fakturaen. 13. Kunde a. Hvem er kunde i PA? Kunden(e) i PA er den/de som er bidragsyter(e)/oppdragsgiver(e) og som vi kal fakturere og hente inn midler fra. Når Egenfinansieringen synliggjøres på prosjektene, så opprettes Universitetet i Bergen også som kunde med tilhørende avtalebeløp. 14. Omposteringer a. Hvordan gjør vi med omposteringer i PA? Omposteringsbilag utarbeides ved instituttet og signeres og anvises, og sendes både elektronisk og i hard kopi til Regnskapskontoret, som fører omposteringene. Ompostering blir gjort i forbindelse med: o Egenandel/egenfinansiering o Kostnad på institutt ønskes overført PA prosjekt o Tollbilag o Feil prosjekt belastet o Ved avslutning av prosjekt o Intern fakturering/kostnadsfordeling Eget skjema som du finner på Intranettet: Administrasjon/Økonomi/BOA For rene GL-omposteringer benytt GL-omposteringsskjema og for omposteringer PA/PA og PA/GL bruk PA omposteringsskjema. Ikke miks alt på samme skjema. 15. Rapportering i PA a. Hvor finner man rapporter med PA-informasjon? Det finnes egne PA Discoverer-rapporter. Brukernavn = sepauib. Passord fås ved henvendelse til Roger Foss / Randi Strand ved IT-avdelingen. i i GL Discoverer-rapporter, på samleprosjekt (199995, og , og ). 16. Reiseregninger a. Hvordan skal jeg anvise reiseregninger til PA prosjektet? Norske statsborgere med norsk bankkonto: Bruk vanlige reiseregningsskjema, men ett eget PA-anvisningsskjema som du finner på N-disken. For å få tilgang til dette elektroniske skjemaet, må du sende inn en bestilling til it-avdelingen (som vanlig ved søknad om administrative tilganger) og hake av for at du ønsker PA-reiseregninger, og skrive inn ipadressen din. På anvisningsskjemaet er det viktig at du fyller ut PA prosjektnummer 80xxxx og det aktivitetsnummeret som du skal

6 belaste regningen. Da kommer det automatisk opp en ID som Lønnskontoret skal registrere og som gjør at PAGA klarer å rute kostnadene inn på riktig prosjekt og riktig aktivitet. Send inn til Lønnskontoret som vanlig. Utenlandske statsborgere med utenlandsk bankkonto: Du bruker vanlig reiseregningsskjema, men med eget PA-anvisningsskjema som du finner på Intranettet: Administrasjon/Økonomi/BOA/PA og finn Reiseregningsskjema Utenlandske. På anvisningsskjemaet er det viktig at du fyller ut PA prosjektnummer 80xxxx og det aktivitetsnummeret som du skal belaste regningen. Send inn til Lønnskontoret som vanlig. 17. Stipend a. Hva gjør vi med stipend i PA? Svar: Stipendiater, forskere, studenter m.m. kan få tildelt ulike stipend til ulike formål. For eksempel oppholdsstipend, forsknings- og utdanningsstipend og studentstipend. Fyll ut vanlig stipend skjema Fyll ut med PA prosjektnummer og PA aktivitetsnummer PA-aktivitetsnummer fylles ut i kolonnen Analyse Lønnskontor fører debet art 5352/5351 og prosjekt Stipend som skal belastes PA-prosjekter må føres manuelt i PA av Prosjektgruppe RK Stipend føres manuelt i PA på riktig PA-prosjekt og aktivitet, Kredit utgiftstype 5352/5351 og prosjekt Timelasting a. Hva gjør vi med timer i PA? For å laste timer i PA Prosjektet må ha: Status: Godkjent Datoer for prosjektets levetid må omfatte aktuell periode Aktivitetene må omfatte aktuell periode Budsjettet må være basisbudsjettert for å få generert både kostnader og inntekter Personen må: o Være registrert i HR (Oracle Human Resources Module) og ha et ansatt nr (ulikt PAGA) o Personens ansettelsesperiode må være innenfor gjeldende tidsperiode o Personen må være innmeldt til lønn på lønnsprosjekt fra riktig dato o Personen må ha en pris i PA (viser ikke virkelig lønn) Pris beregnes automatisk ved innhenting av informasjon fra PAGA og gjennomsnittspris for lønnstrinnsgruppe. o Kalkulatoriske timer istedenfor lønnskostnad o 142 timer pr mnd (i 11mndr) x timepris i PA o 1562 timer pr år

7 Originalbilaget skal attesteres, anvises og sendes RK for arkivering Bilaget sendes elektronisk til regnskapskontoret. Sett bilagsdato til siste søndag i måneden. RK laster timene til PA. Timer lastes månedlig b. Ved fravær/sykdom hvordan skal vi ta hensyn til det ved timeføringen i PA? o Mindre egenmeldingsfravær eller mindre fravær føres ikke trekk i timer fordi det antas å ikke i timer fordi det antas å ikke påvirke prosjektets fremdrift. o Det føres ikke timer for personer i barselspermisjon eller annen lengre permisjon. o Se rutine for Registrering av timer/medgått tid. 19. Timelønte a. Hva gjør vi med timelønte i PA? UiB benytter seg av arbeidskraft som ikke er fast ansatt For eksempel studenter I PA skilles ikke mellom fast ansatte og timelønte der skal føres timer på alle. Vanlig UiB skjema brukes: Timelønnet arbeid UiB I feltet prosjektnummer til lønnsprosjektet legges inn Sendes til lønnskontoret som vanlig Timelønned(e) person(er) meldes inn til Prosjektgruppe RK for registrering i PA sin HR-base. Informasjon som trengs er: Navn Personnummer Lønnstrinn Institutt-tilknytning Stillingsbeskrivelse Anslag på stillingsprosent Fra dato vedkommende skal knyttes til PA sitt lønnsprosjekt Timer legges i xls ark som sendes til og lastes av Prosjektgruppe RK (ref kapittel her om Registrering av timer i PA) 20. Avslutning av prosjekter a. Hvordan avslutter vi prosjekter i PA? For å avslutte prosjekter i PA så må fakturert inntekt være lik periodisert inntekt. Setter prosjektet til status: Lukket Se rutine.