BRUKERDOKUMENTASJON PA OPPRETTELSE AV PROSJEKT

Transkript

1 BRUKERDOKUMENTASJON PA OPPRETTELSE AV PROSJEKT OPPDRAG PROSJEKT-SKJEMA

2 Bruksområde: Innhold: Kunder: Oppdragsprosjekter En kunde registreres ved prosjektoppretting Flere kunder legges til via Faktureringskonti Aktiviteter: 1 toppaktivitet, default: 1 Gis nytt navn når oppdragsgiver er registrert Flere toppaktiviteter, samt underaktiviteter, legges til via Økonomi > Aktiviteter Dersom man fører kostnader/inntekter på en toppaktivitet, kan man ikke på et senere tidspunkt opprette underaktiviteter Overhead: Ekstern(e) kunde(r): Kostnader Personressurser, default: 40 %. Driftstransaksjoner, default: 0 % Inntekter Personressurser: Velges ved opprettelse av prosjektet Driftstransaksjoner, default: 0 % / ABH 2

3 INNHOLDSLISTE SJEKKLISTE... s. 4 FLERE OPPDRAGSGIVERE / KUNDER... s. 5 OPPRETTING AV PROSJEKTER 1. Opprette prosjekt... s Opprette faktureringskonti...s Aktiviteter...s Endre aktivitetsnavn...s Opprette ny(e) toppaktivitet(er)... s Opprette underaktiviteter...s Endre overhead på aktivitetsnivå...s Slette aktiviteter...s Opprette avtale(r)...s Legge til gammelt prosjektnummer...s. 20 BUDSJETTER 1. Registrering av budsjetter...s Opprette planversjon... s Sende budsjettversjon...s Se på / bearbeide opprettede budsjettversjoner...s. 34 VEDLEGG Legge til vedlegg på prosjektet...s. 37 HUSKELISTE / PROBLEM Legge inn huskeliste på prosjektet...s. 41 TEAMMEDLEMMER Legge til flere teammedlemmer på prosjektet...s / ABH 3

4 Sjekkliste Før du kan fakturere / belaste et prosjekt må du ha gjort følgende: 1. Økonomikonsulent Fylt ut skjema Klassifisering av Bidrags- / Oppdragsprosjekter Opprettet prosjekt (har da fått generert et 80xxxx-prosjektnummer) Lagt til faktureringskonti (dersom flere enn en oppdragsgiver) Opprettet underaktiviteter (og eventuelt flere toppaktiviteter) I kunde- og avtalebildet; knyttet kunde til toppaktivitet, lagt inn finansieringskilde, avtalereferanse, avtalebeløp og valuta Laget budsjett og sendt til kontorsjef for godkjenning 2. Kontorsjef Godkjent prosjekt og basisbudsjettert / ABH 4

5 Flere oppdragsgivere / kunder Dersom det er flere enn en oppdragsgiver på et oppdragsprosjekt må disse legges til manuelt etter prosjektoppretting. o NB: det forutsettes samme mva-kode og overheadsats Ved prosjektopprettelse registrerer du en av oppdragsgiverne (vilkårlig). Når du har fått generert et 80xxxx-nummer må du så: o Legge til ny faktureringskonti o Opprette ny toppaktivitet. Totalt sett skal det være like mange toppaktiviteter som antall oppdragsgivere Se brukerdokumentasjon for Bidrag Annet-prosjekter hvordan faktureringskonti legges til, samt opprettelse av toppaktivitet / ABH 5

6 Oppretting av prosjekter Ansvarsområde: Naviger: Skjermbilde: Utføres av: Nøkkelhendelse: Økonomikonsulent UiB Opprett prosjekter Opprett prosjekter Økonomikonsulent UiB Opprette prosjekt og registrere kunde- og avtaleopplysninger, opprette aktiviteter og faktureringskonti, samt legge til gammelt prosjektnummer. 1) Opprette prosjekt Naviger: PA Økonomikonsulent > Opprett prosjekt / ABH 6

7 Du kommer inn i neste bilde hvor du kan velge skjema ut fra prosjekttype: Velg skjema M. Oppdrag Prosjekt og klikk på: Fortsett / ABH 7

8 Du får nå opp dette bildet: FØLGENDE MÅ FYLLES UT: Prosjektnavn: Prosjekttittel: Prosjektleder: Kort versjon av prosjektets navn, kan endres senere. Lang versjon av prosjektets navn, kan endres senere. Prosjektlederen er den som har fått forskningsstøtten, og vil på litt sikt få tilgang til å bruke PA-modulen som et styringsverktøy Økonomikonsulent: Den som har ansvar for opprettelse av prosjektet, innlegging av kunde- og avtaleinformasjon, samt utarbeidelse av budsjett som sendes til Kontorsjefen for godkjenning. Videre oppfølging av prosjektet i forhold til rapportering osv. Kontorsjef: Skal ha et eieransvar til prosjektet og skal etter at Økonomikonsulenten har laget budsjettutkast og sendt dette, godkjenne prosjektet og deretter gå gjennom budsjettet, godkjenne det, og basisbudsjettere. Faktureringsansvarlig: Den som står som avsender på fakturaer, som regel økonomikonsulenten. NB! Det er viktig at alle personene som legges inn i prosjektet i malen, har både ansettelses- og rolledatoer i perioden hvor prosjektet påløper. Har man ikke det vil man få feilmelding / ABH 8

9 Stedkode: Instituttet som eier prosjektet. Kundenavn: Legg inn oppdragsgiver. Klikk på lommelykt for alternativer. Dersom flere oppdragsgivere, legg inn en av kundene (vilkårlig). De resterende legges så til i ettertid når prosjektet er opprettet. Startdato: Sluttdato: For prosjektet. For prosjektet. Overhead inntekt i %: Legg inn overheadsats i henhold til avtale med oppdragsgiver (hovedregel er at oppdragsprosjekter skal være fullfinansiert, dvs minimum 40 % dekningsgrad). Mva-status: Konfidensialitet: Kommersialiseringspotensiale: Velg mva-kode fra plukkliste (i henhold til kontrakt). I hvilken grad informasjon om dette prosjektet kan publiseres på UiBs eksternweb. I hvilken grad prosjektet kan kommersialiseres ved ferdigstillelse. Velg: Fortsett, og du får opp dette bildet: / ABH 9

10 Dette er prosjektets hjemmeside. Her ser vi blant annet at: Prosjektet har fått prosjektnummer Dette genereres automatisk fortløpende, har 6 sifre og begynner med 80xxxx. Prosjektet har status Ikke godkjent 2) Opprette faktureringskonti Dersom flere oppdragsgivere på prosjektet må faktureringskonti legges til manuelt. NB: oppdragsgiver som ble valgt i oppstartsbildet er automatisk opprettet, og skal ikke legges til på nytt. Se brukerdokumentasjon for Bidrag Annet-prosjekter for fremgangsmåte / ABH 10

11 3) Aktiviteter 3.1 Endre aktivitetsnavn I skjemaet ligger en aktivitet default aktivitet 1. Endre navn på denne slik at den kan knyttes til oppdragsgiver. Naviger: Økonomi > Aktiviteter Velg: Oppdater nedbrytingsstruktur for Økonomi fra plukkliste til høyre i skjermbildet og Start. Klikk på + tegnet under Rammenivå / ABH 11

12 For å skifte navn, hak av aktivitet 1 og klikk på Oppdater-blyant til høyre i skjermbildet / ABH 12

13 Du får nå opp dette bildet: Her kan du endre aktivitetsnummer og -navn. Aktivitetsnr: Skal begynne med nr og kan ha maks 25 tegn. Eks: 1Unifob, 1Meltzer. Gi aktiviteten et hensiktsmessig nummer ift. kundenavn! Aktivitetsnavn: Skal begynne med nr og kan ha maks 20 tegn. Eks: 1Unifob, 1 Meltzer. Vi anbefaler at aktivitetsnavnet er identisk med aktivitetsnummeret Avslutt og lagre foretatte endringer ved å klikke på: Bruk / ABH 13

14 3.2 Opprette ny(e) toppaktivitet(er) Totalt sett skal det være like mange toppaktiviteter som antall oppdragsgivere. Dersom det er flere oppdragsgivere på prosjektet må det legges til ny(e) toppaktivitet(er). Se brukerdokumentasjon for Bidrag Annet-prosjekter for fremgangsmåte. 3.3 Opprette underaktiviteter Velg: Oppdater nedbrytingsstruktur for Økonomi og Start (se s. 9). Klikk på + tegnet under Rammenivå. Hak av ønsket aktivitet og velg: Opprett aktiviteter / ABH 14

15 Du får da opp dette bildet: Midt i bildet ser du hvilken toppaktivitet du er i ferd med å opprette underaktiviteter på. Sett rammenivå til1 (dette nummeret gjenspeiler kun den hierarkiske oppbyggingen av aktivitetene, og er ikke knyttet til en bestemt aktivitet). For underaktiviteter skal rammenivå ALLTID settes til 1, uavhengig av toppaktivitet. FYLL UT: Aktivitetsnummer: Skal begynne med nummer og kan ha maks 25 tegn. Eks: 1.1UnifobDrift, 1.2MIsaksen Aktivitetsnavn: Skal begynne med nummer og kan ha maks 20 tegn. Eks: 1.1UnifobDrift, 1.2MIsaksen Vi anbefaler at aktivitetsnavnet er identisk med aktivitetsnummeret Transaksjon start: Transaksjon slutt: Fylles ut om ulikt prosjektets startdato. Fylles ut om ulikt prosjektets sluttdato / ABH 15

16 Aktivitetsleder: Fylles ikke ut. Avslutt og lagre foretatte endringer ved å klikke på: Bruk. Du får da opp en oversikt over alle aktiviteter som er opprettet, samt hvordan de hierarkisk fordeler seg (klikk på + tegnet foran rammenivået) NB! Du kan alltid endre navn på en aktivitet, men skal du endre aktivitetsnummer så må det gjøres før det er ført noen kostnader/inntekter på den. For å opprette under-under-aktiviteter, følg samme prosedyre som for å opprette underaktiviteter, men sett rammenivå til Endre overhead på aktivitetsnivå Dersom man på enkelte aktiviteter ønsker en annen overhead enn hva som ble valgt ved prosjektopprettelse, velg Oppdater nedbrytingsstruktur for Økonomi og Start (se side 11). Marker ønsket aktivitet, og klikk på blyanten i Oppdater-kolonnen. Du kommer da til følgende skjermbilde: / ABH 16

17 Legg inn ønsket overhead i kolonnen Overhead Inntekt. NB: Dersom overhead ikke velges på aktivitetsnivå, vil man få samme overhead som ble valgt ved prosjektopprettelse. Trykk deretter Bruk. 3.5 Slette aktiviteter Velg: Oppdater nedbrytingsstruktur for Økonomi og Start (se s. 11). Klikk på + tegnet under Rammenivå / ABH 17

18 Hak av den aktiviteten du ønsker å slette, og velg Slett. NB! Du kan bare slette en aktivitet så lenge det ikke er ført noen kostnader/inntekter på den. 4) Opprette avtale(r) Naviger: Prosjekt > Oppsett > Kunde og avtaleopplysninger / ABH 18

19 Du får nå opp det neste bildet / ABH 19

20 HER LEGGER DU INN AVTALE(NE). KLIKK PÅ LEGG TIL NY RAD OG FYLL UT FØLGENDE: Toppaktivitet: Kunde: Finansieringskilde: Kontraktsreferanse: Velg ønsket toppaktivitet fra plukkliste. Knytt toppaktivitet til riktig kunde fra plukkliste Her oppgir du hvordan prosjektet er finansiert. Finn ønsket finansieringskilde fra plukkliste. Denne må være unik for hver kunde og ha max 60 tegn. Bør inneholde Avtalereferansenr/PA-prosjektnr Avtalebeløp: Avtalevaluta: Legg inn avtalens beløp. Avtaler i utenlandsk valuta legges inn i avtalevaluta. Klikk på + tegnet foran Vis i kolonnen Detaljer. Dersom avtale er i utenlandsk valuta, legg inn ønsket valuta her (default valuta er NOK). Avslutt og lagre foretatte endringer ved å klikke på: Bruk. NB: dersom du i ettertid oppdager at du har registrert avtale med feil kunde må dette rettes opp sentralt. Det er viktig at dette korrigeres FØR prosjektet tas i bruk. 5) Legge til gammelt prosjektnummer Naviger: Prosjekt > Oppsett > Tilleggsopplysninger / ABH 20

21 Du får nå opp neste bilde: / ABH 21

22 Under Andre opplysninger legger du inn: Gammelt prosjektnummer (eventuelt flere numre. Maks antall tegn = 30). Det gamle prosjektnummeret vil vises i rapporter. Avslutt og lagre foretatte endringer ved å klikke på: Bruk / ABH 22

23 Budsjetter Ansvarsområde: Naviger: Skjermbilde: Utføres av: Nøkkelhendelse: Økonomikonsulent UiB Budsjetter Budsjetter Økonomikonsulent UiB Registrere budsjetter, samt spørre opp tidligere versjoner av budsjetter. 1) Registrering av budsjett 1.1 Opprette planversjon Naviger: Økonomi > Budsjetter og Prognoser / ABH 23

24 Du får nå opp dette skjermbildet: Hak av for: Budsjett og klikk på Opprett planversjon / ABH 24

25 Sjekk at: Fyll ut: Liste over planleggingsressurser = UiB alle ressurstyper Tidsfase = PA-periode eller HB-periode (betyr at budsjettet blir generert automatisk på prosjektets levetid og fordelt likt pr antall måneder og at budsjettallene kommer med på Discovererrapporter). Dersom Tidsfase = Ingen så kommer budsjettet opp som en samlet sum og ikke fordelt på perioder. Budsjettet kommer ikke med på Discovererrapporter. Navn: Her skriver du inn ønsket navn på budsjettversjonen, Eks: Budsjett per Budsjettkalkulering: Her kan man velge om man skal ha automatisk budsjettkalkulering på eller av. Dersom feltet står åpent er kalkuleringen på. Når du er inne i selve budsjettet er det mulig å slå av og på budsjettkalkuleringen for den enkelte budsjettlinjen. Velg: Rediger budsjett fra plukkliste øverst til høyre i skjermbildet, og Start. Du får nå opp dette bildet: / ABH 25

26 I dette skjermbildet legger du inn budsjettet ditt. Tips: klikk på + tegnet foran Summer for budsjett for å se totale kostnader og inntekter etter hvert som du legger til nye budsjettrader. Klikk på: Legg til ny rad NB: Budsjettet registreres i sin helhet i NOK (for alle kundene). NOK-beløp for avtale i utenlandsk valuta fås ved henvendelse til RK Prosjektgruppe / ABH 26

27 Budsjettering på personressurser Fyll ut: Prosjekt eller aktivitet: Ressurs: Mengde: Skriv inn navnet på den aktiviteten du skal budsjettere på. NB: er det opprettet underaktiviteter kan det ikke budsjetteres på toppaktivitet! Klikk på lommelykten for å få opp alternativene for dette prosjektet. Legg inn % og trykk på Start. Legg inn navn på person, eventuelt stillingskategori dersom vedkommende ennå ikke er ansatt. Eks: Isaksen, Mona (NB: etternavn først) Fyll ut estimert antall timebruk Velg så Beregn Budsjett Budsjettkalkuleringen beregner automatisk Direkte kostnad, Total kostnad og Inntekt. Budsjettering på art / ABH 27

28 Fyll ut: Prosjekt eller aktivitet: Ressurs: Direkte kostnad: Skriv inn navnet på den aktiviteten du skal budsjettere på. Klikk på lommelykten for å få opp alternativene for dette prosjektet. Legg inn % og trykk Start. Legg inn art som skal budsjetteres på Fyll ut beløp Velg så Beregn Budsjett Budsjettkalkuleringen beregner automatisk Total kostnad og Inntekt. Velg Legg til ny rad, fyll ut og Bergen Budsjett etter hvert som du legger inn flere budsjettlinjer, slik at budsjettbeløp til slutt blir nøyaktig lik avtalesum. VÆR OPPMERKSOM PÅ AT: Det vil kun bli beregnet Direkte kostnad, Total kostnad og Inntekt for en stilling eller bestemt ansatt når vedkommende er registrert med lønnstrinn i PA sin HRbase. Dette gjøres sentralt. Totale kostnader = direkte kostnad + avdelingens overheadkostnad / ABH 28

29 Inntekt = direkte kostnad + overheadinntekt på det aktuelle prosjektet. NB: Dette gjelder kun for eksternkunden, for UiB-kunden vil det alltid beregnes 40 % inntekts- og kostnadsoverhead. Inntektsbudsjettet må være på øret likt avtalens finansieringsbeløp JUSTERING AV BUDSJETTBELØP HVORDAN SLÅ AV BUDSJETTKALKULERINGEN UNDER BUDSJETTERING: I dette eksemplet er avtalen Utdanningsdirektoratet på NOK , og vi ser i summeringsdelen ovenfor at sum inntekt er Vi har dermed 1 kr for mye i forhold til avtalen. For å rette opp dette kan vi slå av budsjettkalkulatoren og justere en/flere av budsjettlinjene. Klikk på oppdateringsblyanten helt til høyre i skjermbildet. Du får da opp dette bildet: / ABH 29

30 Klikk på + tegnet foran Tilleggsopplysninger, og sett budsjettkalkulering til: Nei. Avslutt og lagre foretatte endringer ved å klikke på: Bruk. Du kommer nå tilbake til budsjettskjermbildet, og budsjettkalkuleringen på denne linjen er slått av. Gjenta eventuelt prosessen for neste budsjettlinje. Justering av beløp for personressurs: o Juster BARE INNTEKSTBELØP Justering av beløp for driftsarter: o Juster BÅDE TOTAL KOSTNAD OG INNTEKTSBELØP Velger her å redusere inntekten for Isaksen med 1. Velg deretter: Lagre. På neste side ser du nå at inntekt er lik avtalesum for Utdanningsdirektoratet: / ABH 30

31 DIFFERANSEN MELLOM KOSTNADS- OG INNTEKSTOVERHEAD Summeringen viser nå at inntektssiden er lik , og at det er en positiv margin på Dette er utslag av differansen mellom inntekts- og kostnadsoverhead, og viser overskuddet i prosjektet. HVORDAN PERIODISERE BUDSJETTET Budsjettet vil automatisk bli fordelt jevnt utover hele prosjektets levetid. Dersom dette ikke samsvarer med kontraktsvilkårene kan det være lurt å periodisere budsjettet. o For fremgangsmåte, se brukerdokumentasjon på intranett under Administrasjon > Økonomi > Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet / EFV > PA-prosjektadministrasjon. HVORDAN REGISTRERE BUDSJETT PÅ KUN DELER AV PROSJEKTPERIODEN Det kan være behov for å redigere budsjettperiode på enkelte budsjettlinjer, for eksempel dersom en ansatt begynner/slutter underveis i prosjektet. o For fremgangsmåte, se brukerdokumentasjon på intranett under Administrasjon > Økonomi > Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet / EFV > PA-prosjektadministrasjon / ABH 31

32 1.2 Sende budsjettversjon Når budsjettet er lagt inn, og inntektssiden er nøyaktig lik avtalebeløp, er budsjettet klar til å sendes til Kontorsjefen. Velg Ajourfør budsjettversjoner fra plukkliste øverst til høyre i neste skjermbilde, og Start: / ABH 32

33 Klikk på symbolet i boksen Endringskontroll for å låse dette budsjettet: I Send -kolonnen får du så opp et symbol som du trykker på. NB: Merk at versjonen må være Gjeldende før du får sendt. Dersom flere versjoner, huk av ønsket arbeidsversjon og velg Angi som gjeldende fra plukklisten Velg en versjon og trykk Start. Deretter klikker du på symbolet i Send-boksen. Du kommer da til følgende side som sier at Budsjettversjonen er sendt / ABH 33

34 Da kan kontorsjefen logge seg på og: o Godkjenne prosjektet ved å sette prosjektstatus: Godkjent o Godkjenne budsjettet o Basisbudsjettere 1.3 Se på / bearbeide opprettede budsjettversjoner Naviger: Økonomi > Budsjetter og Prognoser / ABH 34

35 Klikk på blyanten i kolonnen Ajourfør versjoner. Du får da opp en oversikt over opprettede budsjettversjoner. Klikk på blyanten i kolonnen Rediger, og du får da opp budsjettlinjene som er lagt inn, og kan redigere disse om ønskelig / ABH 35

36 NB: dersom budsjettet er låst må du først klikke på symbolet under Endringskontroll, og deretter Rediger / ABH 36

37 Vedlegg Legge til vedlegg på prosjektet Ansvarsområde: Økonomikonsulent UiB Naviger: Vedlegg Skjermbilde: Vedlegg Utføres av: Økonomikonsulent UiB Nøkkelhendelse: Dokumentasjon som skal ligge ved prosjektet knyttes til det enkelte prosjektet i PA-modulen, for eksempel kontrakt. Gå til skjermbildet for Vedlegg Naviger: Prosjekt > Vedlegg Velg: Legg til vedlegg / ABH 37

38 Beskrivelse: legg inn for eksempel Kontrakt pr / ABH 38

39 Definer Vedlegg: o Velg Fil dersom du skal browse og finne et vedlegg du har i en mappe o Velg URL-adr dersom du vil linke til en webside eller til ephorte 1. Dersom URL-adr så limer du inn adressen og velger Bruk. 2. Dersom du vil linke til et dokument i ephorte, så går du inn på gjeldende dokument i ephorte. Velg Send Lenke i toppmenyen og du får opp en e-post med en URL-adresse i. Ta en kopi av denne adressen, og lim den inn i URL-adr.-feltet i forrige skjermbilde. Velg: Bruk Bekreftelse kommer opp til venstre i bildet: / ABH 39

40 I dette skjermbildet har du også en oversikt over hvilke vedlegg som er knyttet til prosjektet / ABH 40

41 Huskeliste/problem Legge inn huskeliste på prosjektet Ansvarsområde: Økonomikonsulent UiB Naviger: Problem Skjermbilde: Problem Utføres av: Økonomikonsulent UiB Nøkkelhendelse: Ved opprettelse av/og underveis i et prosjekt, så vil der være behov for å lage huskelapper på ulike aktiviteter som må gjøres underveis i løpet på prosjektet. Dette kan være rapporter som skal kjøres og sendes til bidragsyter for eksempel, eller det kan være påminnelser om at man må sjekke om der er kommet bevilgning på prosjektet. Gå til skjermbildet for Problemer Naviger: Kontroll > Problemer / ABH 41

42 Opprett: Huskelapp eller Rapportering og trykk START o Huskelapp Påminnelse om å sjekke om man har fått bevilgning for prosjektet for eksempel o Rapportering Når der skal sendes rapporter til bidragsyter, ledelse i.e. Legg inn info på: o Sammendrag o Eier o Prioritet o Behovsdato o Velg så BRUK / ABH 42

43 o Åpne problemer (huskelapper/rapporteringer) vises på prosjektets hjemmeside (se neste skjermbilde): / ABH 43

44 / ABH 44 Brukerdokumentasjon Prosjektregnskap

45 Teammedlemmer Legge til flere teammedlemmer på prosjektet Ansvarsområde: Økonomikonsulent UiB Naviger: Teammedlemmer Skjermbilde: Teammedlemmer Utføres av: Økonomikonsulent UiB Nøkkelhendelse: Alle som skal ha en rolle i prosjektet må være registrert som teammedlem. Dersom behov kan det legges til flere medlemmer enn det som ble registrert ved prosjektopprettelse (for eksempel flere økonomikonsulenter eller kontorsjefer). Naviger: Prosjekt > Oppsett Klikk på Teammedlemmer, og du kommer til følgende bilde: / ABH 45

46 Her ser du hvilke personer som allerede er teammedlemmer på prosjektet, samt hvilken rolle de har. Velg Legg til teammedlemmer for å legge til ny person. Du kommer da til følgende bilde: / ABH 46

47 Legg inn: o Person: Navn på vedkommende. For eksempel Isaksen, Mona. o Rolle: I prosjektet. Klikk på lommelykt for å se alternativer. o Startdato: Default lik prosjektets startdato. Kan endres om ønskelig. o Sluttdato: Trengs ikke å legges inn. NB: Det kan kun være èn faktureringsansvarlig per prosjekt Klikk deretter Bruk, og du kommer tilbake til oversikt over alle registrerte teammedlemmer / ABH 47

48 Her ser du at nytt teammedlem er lagt til. Gjenta prosessen over for å legge til flere / ABH 48