Økonomimelding nr 04/2013

Transkript

1 Økonomimelding nr 04/2013 ÅRSREGNSKAP 2013 FOR UNIVERSITETET I BERGEN Årsregnskapet for 2013 ( ) skal avlegges i januar For å oppnå et korrekt regnskap er det viktig at periodeavslutningen planlegges godt. I den forbindelse vil vi omtale noen viktige forhold og gi noen tidsfrister. Vi ber fakulteter og institutter/avdelinger planlegge sin egen periodeavslutning slik at datoene kan overholdes og slik at regnskapet får god kvalitet og gir et korrekt bilde av den økonomiske situasjonen for Universitetet i Bergen pr Frister for levering av bilag: Vi henstiller til at alle regnskapsbilag som er mottatt hos dere og som gjelder 2013 ferdigstilles (attestert og anvist) så raskt som mulig og senest den frist som er oppgitt i denne meldingen. Alle bilag som sendes Regnskapskontoret som vedrører kostnader/inntekter for 2013 må merkes tydelig med Regnskap Økonomimelding nr 04/ av 8

2 Frist Paga/PA 11. GL 18. Bilagstype Ompostering av lønns- og reisekostnader Omposteringer for 2013 som gjelder lønns- og reisekostnader, og som skal omposteres i Paga/PA må være mottatt ved Lønnskontoret innen Omposteringer som leveres etter denne fristen vil bli ført i Oracle GL. Dette innebærer at alle avsetninger (arbeidsgiveravgift, pensjon og feriepenger) må være spesifisert på omposteringsbilaget. Elektronisk omposteringsbilag sendes pr. e-post til post@lonnskontoret.uib.no. Bilaget merkes med 3. tertial Anvist original sendes pr. post til Lønnskontoret. Frist for innlevering av bilag som skal føres i Oracle GL er Fakturering til UniResearch AS Jf. pkt. 5 vedr. fakturering til UniResearch AS. 19. Prosjektavsluttingsskjema GL og PA Prosjekter BOA prosjekter der kontraktsperioden er ferdig, skal avsluttes iht. rutinene for dette. Prosjektavslutningsskjema for prosjekter som er ferdige pr , skal avsluttes før regnskapet for måned lukkes januar kl Omposteringer i GL og PA Alle manuelle omposteringsbilag må være mottatt regnskapskontoret innen både original papir som er attestert/anvist og elektroniske via issue-tracker. Merkes Omposteringer GL /PA. E-omposteringer Alle omposteringer som gjøres via e-omposterigsløsningen må være attestert/anvist i Basware innen 2. januar kl Aktivering og utstyrsregistrering Alle endringer i anleggsregisteret, bla salg og avhending av gammelt utstyr må rapporters på endringsskjema 5.32 fortløpende. For utrangering og evt. salg av utstyr benyttes skjemaene 5.51 og Skjemaene må være mottatt regnskap innen Evt. spørsmål kan rettes til Tove Leganger, tlf e-post: tove.leganger@adm.uib.no Økonomimelding nr 04/ av 8

3 2. januar Inngående faktura med fakturadato eller tidligere (BASWARE) Fakturaer vedr 2013 som er attestert og anvist i BasWare og videresendt Regnskap innen kl 14:30 vil komme med i regnskapet pr Kostnader som er påløpt, men ikke kommet med i perioden må periodiseres. Det samme gjelder forskuddsbetalte kostnader. Frist for periodiseringer er 7.januar. 2. januar Utgående faktura (AR) Kundefakturaer registrert av institutt/avdeling innen vil bli skrevet ut på vanlig måte: Kundefaktura og kreditnota som skal registreres av regnskap må være mottatt av regnskap Bilagene merkes Fakturaer som blir registrert etter vil bli godskrevet neste periode (januar 14) Husk å overstyre HB -datoen til "riktig" periode hvis du i januar registrerer en faktura som skal periodiseres til. Ellers vil inntektene fremkomme i feil periode. 18.des Jf. pkt. 5 vedr. fakturering til UniResearch AS. 7. januar Varebeholdinger Dette berører kun de enheter som har varer for videresalg. Varetellingslister må være mottatt regnskap innen januar Periodiseringer Periodiseringer må være mottatt av regnskap innen både original papir m/vedlegg som er attestert/anvist og elektroniske via issue-tracker. Økonomimelding nr 04/ av 8

4 1) Vedr. periodiseringsprinsipp og periodisering Det skal foretas periodiseringer i regnskapet i tråd med reglene i regnskapslovgivningen. Periodisering innebærer at kostnader skal regnskapsføres i den perioden hvor de er påløpt i forhold til tredjepart dvs at det er pådratt eller det er identifisert en forpliktelse. Inntekter skal resultatføres i den perioden hvor de er opptjent. Det vil være enhetene selv som må gjøre disse vurderingene pr Periodisering gjøres for å plassere inntekter og kostnader i riktig periode. Regnskapet skal føres slik at vi i resultatberegningen tar med de kostnader og inntekter som gjelder for vedkommende periode. For 3. tertial 2013 skal regnskapet gjenspeile forbruk og inntekter pr Prinsippet innebærer at bestillings- og eller betalingstidspunktet for henholdsvis inntekter og kostnader ikke er styrende for når de skal registreres i regnskapet. En kostnad er påløpt og en inntekt er opptjent i det en vare er levert eller en tjeneste er utført. Det må være fokus på vesentlighet for enheten når det periodiseres. Periodisering av inntekter Alle vesentlige inntekter som enheten har opptjent i perioden skal være gjenstand for vurdering knyttet til periodisering. Dersom det eksisterer vesentlige inntekter fra perioden som ikke er bokført, skal disse periodiseres inn i regnskapet med periodiseringsbilag. I motsatt tilfelle, dersom det er inntekter i perioden som er bokført i regnskapet men som ikke er opptjent på rapporteringstidspunktet, skal dette periodiseres sånn at inntekten ikke blir overvurdert. Periodisering av inntekter fra KD, NFR, EU og andre departement innenfor bevilgningsfinansiert virksomhet, blir håndtert av økonomiavdelingen. Periodisering av kostnader Alle vesentlige driftskostnader som er påløpt i form av at varen og/eller tjenesten er levert, men tilhørende kostnad/faktura ikke er bokført, skal det foretas avsetning for. Det er med andre ord ikke tidspunkt for mottak av faktura, fakturadato eller betalingstidspunkt som er avgjørende. Fakturaer som ikke er anvist i Basware pr 02.januar etter kl.14:30 og som gjelder 2013 må periodiseres. Vedr. periodisering av lønns- reisekostnader Når det gjelder periodisering av lønns- og reisekostnader vil lønnskontoret beregne kostnadene på grunnlag av etterbetaling og variable bilag som utbetales 10. januar Periodiseringen vil bli belastet aggregert pr prosjekt og kostnadssted på konto 5091 (lønn) og 7199 (reise). Frist for innlevering av manuelle variable bilag til lønnsutbetaling 10. januar er 16.. Variable bilag som sendes i PagaWeb må være godkjent senest 30. for å komme med på utbetalingen 10. januar. Økonomimelding nr 04/ av 8

5 Lønnskontoret vil i tillegg periodisere à-konto utbetaling FOU-stipend og à-konto utbetaling av honorar til utenlandsk statsborger der vi venter på skattefritak. Lønns- og reisekostnader som periodiseres vil kun bli postert i 2013 i GL, kostnadene lastes til PA i Andre vesentlige lønns- og reisekostnader i rapporteringsperioden som ikke er bokført, eller utbetales 10. januar, må periodiseres av institutter og avdelinger. Har du spørsmål rundt periodisering av lønns- og reisekostnader, ta kontakt med Anne-Karin Sulen, tlf Skjema/dokumentasjon av periodiseringer Bruk skjemaet regnskapskorreksjoner (elektronisk). Det er viktig at det i beskrivelsesfeltet i skjemaet vises til f.eks bilagsnr/fakturanr/kundenavn/leverandørnavn. I tillegg til god merking i beskrivelsesfeltet skal det legges ved dokumentasjon på hva som periodiseres. Dette skal gjøres for at det skal være sporbarhet i regnskapet jf økonomireglementet. Eksempel på dokumentasjon er utskrifter fra Basware/kopi av avtale/pakkseddel/annen dokumentasjon. Enheten fører opp de kostnader/inntekter som skal periodiseres på art/prosjekt/sted/analyse. Regnskapskontoret ferdigstiller bilaget med å føre på motpost, (balansekonto). Vi oppfordrer enhetene/institutt etc. til å samle periodiseringene i ett bilag hvis mulig. Bilaget merkes med «PERIODISERING» og «ISSUE nr» og sendes til regnskapskontoret. I tillegg til at attestert/anvist skjema med vedlegg sendes til regnskapskontoret, skal skjemaet sendes i excel-format via issue-tracker. Regnskapskontoret må ha mottatt original på papir og elektronisk via issue-tracker innen NB! Periodiseringer kan ikke gjøres via e-omposteringsløsningen. Regnskapskontoret registrer bilaget i 2013 og tilbakefører i januar 2014 dersom ikke annet er oppgitt. Har du spørsmål rundt periodisering, ta kontakt med Kathrine Levin, tlf , e-post: kathrine.levin@adm.uib.no eller Knut Are Haveland, tlf 82136, e-post: knut.haveland@adm.uib.no. Økonomimelding nr 04/ av 8

6 2) Leverandørfakturaer, e-omposteringer, forskuddsbetalinger med mer Det er viktig at attestanter og anvisere ferdigstiller alle fakturaer og e-omposteringer i BasWare fortløpende, og senest kl 14:30 for fakturaer med fakturadato t.o.m For å vurdere i hvilken periode en kostnad skal regnskapsføres, må en se på tidspunktet for når risikoen overføres fra selger til kjøper. Ved kjøp av varer og tjenester skal det ikke kostnadsføres noe i resultatregnskapet før risikoen er overført til UiB. Risikoen overføres først til UiB når leveransen er mottatt og akseptert. Dette betyr at forskuddsbetalinger IKKE skal kostnadsføres i regnskapet. En evt. Forskuddsbetaling/proformafaktura til en leverandør skal periodiseres som en avsetning i balansen. Se punkt 1 vedrørende periodisering. Dersom dere er usikre på dette, ta kontakt med Sjur Nordal, tlf 83255, e-post: sjur.nordal@adm.uib.no 3) Varebeholdninger Dette berører bare de enheter som har lager av varer for videresalg. Slike beholdninger skal telles i forhold til reell anskaffelsespris og -verdi, og innrapporteres pr Eventuell ukurans skal spesifiseres. Enheten må påse at en har tilfredsstillende dokumentasjon av tellingen i forhold til revisjonen. Oversikten må dateres og signeres av enhetens leder og skal være mottatt av regnskapskontoret innen Bilaget merkes med VARELAGER og sendes via Issuetracker. Beholdningene vil normalt stå i balansen til neste rapportering, Da blir beholdningene tilbakeført og nye beholdninger ført for 1. tertial Evt. spørsmål vedr. varelager rettes til Kathrine Levin, tlf , e-post: kathrine.levin@adm.uib.no eller Knut Are Haveland, tlf 82136, e-post: knut.haveland@adm.uib.no. Økonomimelding nr 04/ av 8

7 4) Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet BOA Innbetalinger/fakturering NFR innbetalinger for 3. tertial blir fakturert på prosjektene deres sentralt, og er à-jour i regnskapet pr. (3. tertial). Når det gjelder Kreftforeningen, så er innbetalinger kommet for hele 2013 og disse er ferdig fakturert til PA prosjektene. Avslutning av prosjekter i GL og PA der prosjektperioden er utløpt Som vanlig ber vi om at alle prosjekter der prosjektperioden er utløpt, blir avsluttet og regnskapsført i henhold til regnskapsreglene. Dvs at BOA-prosjekt skal avsluttes innen første tertial etter utløpsdato for prosjektet (kontraktsperiode til). Vi ber om at alle prosjekt som har en utløpsdato (prosjektperiode til) tidligere enn , avsluttes i regnskapet senest innen 3. tertial stenges. I noen tilfeller kan det være naturlige årsaker til at eldre prosjekt ikke skal regnskapsmessig avsluttes. Dette kan være EU-prosjekt eller prosjekt finansiert av andre bidragsytere, som venter på siste innbetaling, eller avventer siste faglige rapport. Vi ber om at instituttene melder ifra dersom eldre prosjekt (kontraktsperiode eldre enn ) skal stå åpne i regnskapet vårt etter Avslutningsskjema sendes til Regnskapskontoret innen For spørsmål, ta kontakt via Issue-tracker. 5) Vedr. fakturering til UniResearch AS. UniResearch AS eies 85 % av Universitetet i Bergen. Dette betyr at det skal utarbeides konsernregnskap for disse to juridiske enhetene pr , og at mellomværende får et spesielt fokus. For å få et mest mulig korrekt mellomværende i begge juridiske enhetene i konsernet, ønsker vi å samordne den fakturering som finner sted før årsskiftet. Målsetningen vil være at de inntekter som er fakturert i UiB skal være regnskapsført som leverandørgjeld i UniResearch AS pr Dette innebærer også at fakturerte inntekter til UniResearch AS i UiB må være attestert og anvist i BasWare i UniResearch AS innen leverandørmodulen (AP) i UniResearch AS lukkes. Og omvendt for fakturaer i UniResearch AS. Vi ber derfor om at alle fakturaer som utarbeides i UiB sin kundemodul (AR) til kunden; UniResearch AS, sendes til UniResearch AS senest Dette gjelder også fakturaer for stipendiater for 3. tertial. Dersom det er inntekter (fakturaer) som oppdages etter som vedrører UniResearch AS og regnskapsperioden 2013, ber vi om at dere tar kontakt via Issue slik at vi finner en praktisk måte å regnskapsføre disse transaksjonene på i begge firmaene. Vi kan opplyse om at hovedlønn for 2013 etter planen skal være regnskapsført innen (dersom det er refusjon lønn som skal faktureres). Økonomimelding nr 04/ av 8

8 6) Merking av bilag Alle bilag som sendes Regnskapskontoret som vedrører kostnader/inntekter for 2013 må merkes tydelig med Regnskap ) Oppgradering av økonomisystemet Universitetet i Bergen arbeider sammen med Universitetet i Oslo og NTNU med å oppgradere Oracle økonomisystem. Prosjektet startet vinter 2013 og produksjonsdato er planlagt til 24.februar Dette er en større oppgradering som gjør oss bedre rustet for fremtiden. Den er bla viktig for å ivareta support og sikkerhet i løsningen. Det er flere funksjonelle forbedringer, men hovedsakelig er endringene av teknisk karakter. Vanlige brukere vil ikke merke stor forskjell i forhold til dagens løsning. Oppgraderingen innebærer at Oracle økonomisystem blir utilgjengelig en periode i forkant av produksjonsdato. Plan er at systemet tas ned torsdag 13.februar om ettermiddagen og at det er klart for bruk i produksjon mandag 24. februar. Andre systemer som Basware PM (bestillingssystem), Basware IP (inngående fakturabehandlingssystem) og Discoverer (rapportløsning) er tilgjengelige men må regnes som ustabile i perioden februar. Ytterligere informasjon blir sendt ut når det nærmer seg produksjonssetting. Mvh Kathrine Levin Økonimiavd/regnskap Økonomimelding nr 04/ av 8