DISCOVERER PLUS. Rapportverktøy for UiB. Kursinnhold Discoverer Plus

Transkript

1 DISCOVERER PLUS Rapportverktøy for UiB Kursholder Signe Marie Bjordal Økonomiavdelingen (ØKA) Oppdatert: 14.oktober 2015 Kursinnhold Discoverer Plus Litt om rapportverktøyet Discoverer 11i Beskrivelse Håndbøker brukerstøtte Forskjelllige brukertilkoblinger (UiB, UNI, Rand, PA, Egne mm) Økonomisystemene ved UiB Ulike parametre ved bestilling av rapporter Litt om økonomimodellen ved UiB Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus Bestille rapport, legge inn parametre, eksportere til forskjellig filformat og skrive ut Gjennomgang av de forskjellige typer rapporter som finnes i rapportbasen Formatering i Discoverer Plus Endre oppsett, endre rader og kolonner, sortere og summere Gjennomgang av PA-rapporter etter lunsj kl

2 Litt om rapportverktøyet Discoverer 11i Egen rapportbase Rapportdatabasen er skilt fra produksjonsbasen Oracle Financial (OF) Rapportbasen driftes av UiOs IT-avdeling Kopi av produksjonsbasen tas hver natt og legges over i rapportbasen Data i rapportbasen er alltid en dag gamle Unntak: BW-og R- rapportene er i sann tid Rapportbasen inneholder data fra og med Data fra 2006 vil vise riktig beløp for artsklasse, men kan vise feil på enkelte artskonti (pga ny artskontoplan) Data fra perioden før 2003 finner en i Discoverer Term Brukerstøtte - håndbøker Brukerstøtte ved uttak av rapporter Brukerstøtte Regnskap tlf , betjent mellom kl IssueTracker: logg saken under Regnskap/Rapporter Arbeidsstøtte/Økonomi og Innkjøp/Annen informasjon/rapporter eller med direkte link: Rapporthåndbok (oppdatert ) Rapporthefte nye rapporter i Discoverer (oppdatert ) henter data om årsverk, studieproduksjon, publisering og arealbruk. 2

3 Oracle Økonomisystem og tilstøtende moduler Rapportdatabase (Discoverer Viewer) (Discoverer Plus) Hver natt overføres data fra alle moduler - BW-rapp. er i sann tid Skanning & e- faktura (E&H) Fakturabehandling (IP) Anleggsregister (FA) Leverandørreskontro (AP) Hovedbok (GL) Innkjøpssystem Lønnssystem Personalsystem Prosjektmodul (PA) Utgifter Kundereskontro (AR) Inntekter Bestilling (PM) Elektronisk arkiv Lønnsog personalsystem (PAGA) Oversikt over Oracles Økonomisystemer hvilke systemer har vi? Oracle Application (OA) Kundemodul (AR) (reskontro for utgående fakturering til våre kunder) Leverandørmodul (AP) (reskontro for inngående faktura. Data overføres fra BasWareIP) Anleggsregister (FA) (utstyrs- og anleggsregistrering av eiendeler) Prosjektmodulen (PA) (forsystem i OA for all bilagsbehandling av bidrag og oppdragsfinansiert virksomhet (BOA)) Hovedbok (GL) (alle føringer i modulene blir overført til GL. Tilknyttede applikasjoner BasWare: Invoice Prosessing (IP) (system for inngående faktura fra våre leverandører) Purchase Management (PM) (bestillingssystem alle bestillinger som er mulige å forta herfra skal foretas i PM) PAGA (lønnssystem. Alle lønnsutbetalinger skjer i PAGA) Rapportverktøyet Discoverer Viewer og Discoverer Plus (henter data fra OA og BW) ADI (Excelbasert verktøy som brukes til innlasting av regnskap- og budsjettdata til OA) 3

4 Forskjellige brukertilkoblinger - UiB UiB-brukere - flere tilkoblinger: PAUIB (data fra PA-modul) UiB (data fra: OA) Forskjellige brukertilkoblinger - Randsonefirma Andre randsone - tilkoblinger: RAND (data fra: OA) UniResearch AS - flere tilkoblinger: UNI-GL (data fra OA) UNI-PA (data fra PA-modul) UNI-adm (data fra: OA beregnet på uni/adm) 4

5 Pålogging Discoverer Plus (1/3) Logg deg inn ved å følge denne linken: Innlogging: 1. Velg Brukertilkobling 2. Klikk på linken (her: UIB) Pålogging Discoverer Plus (2/3) Logg deg inn ved å følge denne linken: Innlogging: 3. Fyll inn passord 4. Trykk Start 5

6 Pålogging Discoverer Plus (3/3) - du er nå logget inn mot riktig firma/database Finn tilgjengelige rapporter: 5. Velg Åpne en eksisterende arbeidsbok 6. Trykk Browse Forskjellige type rapporter - Brukertilkobling UIB A - Anleggs-/utstyrsrapporter B - Budsjettrapporter BW- BasWare-rapporter D - Detaljrapporter/Transaksjonsrapporter K - Kundemodulrapporter L - Leverandørmodulrapporter R - Registerrapporter S - Styringsrapporter/Saldorapporter Brukertilkoblinger PAUIB Brukertilkobling RAND 6

7 Forskjellige type rapporter UIB S Styringsrapporter/saldorapporter S11 - Artsregnskap (3 ulike: vanlig, pr. mnd og tidsserie) S12 - Stedregnskap (2 ulike: vanlig og U.dir) S13 - Prosjektregnskap (2 ulike: vanlig og aktivitet etter fin.kilde) S14 - Analyseregnskap S15 - Investeringer S20 - Råbalanse S21 - Prosjektsaldorapport Velg ulik artsdetaljering innenfor hver rapport: - inntekter/kostnader - pr. artsklasse - pr. art UIBs økonomimodell Virksomhetsområder UiB Grunnbevilgning (GB) Bidrags- og Oppdragsfinansiert Aktivitet BOA Grunnbevilgning Annuum (GA) Prosjekt Grunnbevilgning Prosjekt (GP) Prosjekt Bidragsaktivitet Prosjekt Samleprosjekt fra PA: NFR Gaver og forsterkning EU Annen Oppdragsaktivitet Prosjekt Samleprosjekt fra PA:

8 Virksomhetsområder prosjektsegmentet - UiBs økonomimodell fom 2009 T GB GA GP BOA OA BA T GB GA GP BOA BA OA = Total = Grunnbevilgning (både annuum og øremerkede prosjekter) = Grunnbevilgning annuum = Grunnbevilgning prosjekter = Bidrags- og oppdragsaktivitet = Bidragsaktivitet = Oppdragsaktivitet Ved bestilling av Saldorapporter bruk parameter Område Forskjellige parametre saldorapporter (1/2) Periode År : 2015 (regnskapsdata for år 2015 data fom 2003 kan hentes) Regnskap pr måneds nr. : 3 (regnskapsdata for jan+feb+mars) Budsjettnavn B1 Hovedtildeling B3 Tillatt brukt/ tildelt budsjett / det offisielle budsjettet B4 Budsjettprognose / skyggebudsjett Sted Din stedkode / dine ansvarssteder Prosjektsegmentet 3 valg Område Nåværende økonomimodell (etter 2009) Prosjekt fra til prosjektnummer i GL Hovedbok Virksomhet Tidligere økonomimodell (før 2009) 8

9 Forskjellige parametre saldorapporter (2/2) Saldouttrekk T = Totalt/Alle resultatarter ( ) I F = Instituttarter dvs arter utenom fastlønn, sosiale kostnader mv. = Fakultetsarter dvs kun fastlønn, sosiale kostnader mv. F = Fakultetssaldo (fastlønn mv.) Artene: , , , , , , , , , , , , , , 5702, 5712, , , , Analyse Dine analyseverdier fra til Motpart aktivering av eiendeler, artskl. 4, merkes med motpart uten aktivering 81 kun aktiverte % begge deler/alle føringer Hvordan ta ut rapporter i Discoverer (1/6) Velg rapport Finn ønsket rapport - Trykk på plusstegnet foran ønsket rapport - du får frem hvilke ark rapporten er laget i (eks I-K-O, Artsklasser eller Detalj art, Tidsserie) Velg Åpne 9

10 Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (2/6) Velg parametre Velg rapportparametre velg de avgrensninger som gjelder for din rapport (År, mnd, dato, sted, prosjekt, analyse, art, kunde, selger, leverandør) Velg OK for å sette i gang rapportbestillingen. Parameterveiviser De fleste rapportene har parametere. Her avgrenser du rapporten. Fyll inn ønskede verdier i alle parametre (enten to apostrofer eller ingen). Nederst finner du feltet Beskrivelse med beskjed om hvordan feltet skal fylles ut Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (3/6) Spørringen starter Spørringen starter Det kan ta litt tid, alt etter hvilke kriterier du angir og hvilken rapport. Du kan Avbryte prosessen dersom du har lagt inn feil parametere eller angrer bestillingen. Her er det bare å vente litt 10

11 Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (4/6) Fått opp en rapport - her: S11 Artsregnskap rapportparametre Sideelementer detaljeringsgrad Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (5/6) Noen funksjoner (/snarveier) i Disc. Plus Forhåndsvisning Overfør data til Excel/HTML Skriv ut rapporten Åpne ny arbeidsbok/ rapport fra mal Oppdater arket ny spørring Ny summering Ny beregning Ny betingelse Ny parameter 11

12 Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (6/6) Ny spørring? Ny spørring gjøres ved å oppdatere arket på nytt Klikk på ikonet Oppdater ark Legg inn nye parametere Utfør ny spørring ved å klikke på OK Tips og triks i Discoverer Plus Formatering i skjermbildet Sletting av kolonner Sortering Summering Overføring av data til Excel- og HTML-format 12

13 Tips og triks i Discoverer Plus (1/10) Formatering av skjermbildet Muligheter : Endre rekkefølge på kolonner (ved å dra og slippe) Flytte kolonner opp til og ned fra Sideelement (ved å dra og slippe) Angre? - Rediger/Angre rediger ark - eller bestill rapporten på nytt Tips og triks i Discoverer Plus (2/10) Formatering av skjermbildet Flytt til Sideelement : Dra kolonnen Sted opp i Sideelementer (ved å dra og slippe) Tabellen blir sortert slik at kun informasjon/data om valgte Sted vises i tabellen Endre Sted? - Velg nytt Sted ved å bruke rullgardinen 13

14 Tips og triks i Discoverer Plus (3/10) Sletting av kolonner Flere måter å slette Kolonne på: Alt 1. - Marker kolonnen som skal slettes - Høyreklikk og velg: Fjern fra regneark Alt 2. - Marker kolonnen som skal slettes - Trykk Delete Angrer du med en gang? - Velg Rediger/Angre rediger ark Tips og triks i Discoverer Plus (4/10) Gjennopprett slettet kolonne? Velg i menyen Rediger/her: Angre side Du kan kun gjøre den siste endringen du har gjort Ellers må du kjøre spørringen på nytt 14

15 Tips og triks i Discoverer Plus (5/10) Sortering 2. Flere måter å sortere på: Marker ønsket kolonne Alt 1 Høyreklikk på kolonnen og velg ønsket sortering fra menyen: Gruppesortering Sorter min til maks eller..maks til min 1. Alt 2 Velg en av funksjonsknappene A-Z eller Z-A Lystrer ikke rapporten? Da ligger rapporten inne med en gruppesortering som overstyrer ditt ønske. Den må da endres. Tips og triks i Discoverer Plus (6/10) Gruppesortering Lag eller rydd i Gruppesortering: Velg Verktøy/Sorter Du får opp en boks hvor en kan velge mer detaljert sortering ved å: - Dra eksisterende kolonner til ønsket prioritet - Bruk knappene til høyre Legg til (legger til kolonner fra rapporten) Slett (fjerner kolonner) Flytt ned (flytter kolonner). 15

16 Tips og triks i Discoverer Plus (7/10) Summering Summering i Discoverer Plus kan man aktivere/deaktivere summer eller lage nye totaleller delsummer: Velg - enten ikonet Ny Sum/Sum - eller Verktøy/Summer/Ny Du får opp en boks hvor en kan lage den total- eller delsummering en ønsker. En kan lage flere summeringer. Du må ta stilling til: - Elementet du ønsker opprette summering for - Hvilken type sum? - Totalsum/delsum? - Formatering av skrift? Velg OK Tips og triks i Discoverer Plus (8/10) Flere summeringer Man kan lage flere summeringer Da legger du i så fall til en ny summering for eksempel slik: 1. gang: Delsum pr. utstyrgruppe 2. gang: Totalsum for anleggsmidler for et valgt sted Fjerne summering? - Velg menyen Vis/Rute med tilgjengelige elementer - Under fanen Beregninger finner du summeringene - Fjernes ved å høyreklikke og velg fjern fra regneark

17 Forskjellige type rapporter - Brukertilkobling UIB A - Anleggs-/utstyrsrapporter B - Budsjettrapporter BW- BasWare - rapporter D - Detaljrapporter/Transaksjonsrapporter K - Kundemodulrapporter L - Leverandørmodulrapporter R - Registerrapporter S - Styringsrapporter/Saldorapporter Brukertilkoblinger PAUIB Brukertilkobling RAND A Anleggs- og utstyrsrapporter A61 Anleggsmodulrapporter (utstyr-avskriving-liste, avtemmingsutstyr, avskriving pr. mnd og avskriving akkumulert) 17

18 B Budsjettrapporter B11 Budsjett pr. mnd, B11 Budsjettrapport B1, B3 og B4 og B1 Budsjettdetaljer R Registerrapporter R02 Segmentregister, R07 Kunderegister, R08 Leverandørregister 18

19 D Detaljrapporter D22 Bilagsdetaljer (alle data fra GL, Instituttdata fra GL, drill til PA og sum pr art/prosjekt/sted/kilde) BW BasWarerapporter BW01 Faktura-ikke-konterte-uib, BW02 Fakturamottaker, BW03 Anviser attestanter, BW04 Konterte-faktura-uib, BW05 Utstyrregistrering ADI, BW06 Konterte-faktura-Div-Utvalg, BW07-IP-PM-Bruker og BW08 Faktura ikke overført AP/Oracle 19

20 Tips og triks i Discoverer Plus (9/10) I alle BW -rapportene er det mulig å få frem det skannede fakturabildet som ligger i IP. BW04 er best egnet siden den gir alle fakturaer ført i IP 1 1. Gå til kolonne Scanned Files. Klikk på blå pil og før pekeren over nettadressen og klikk. 2. Filen kan lagres. 2 Tips og triks i Discoverer Plus (10/10) I alle BW -rapportene er det mulig å få frem det skannede fakturabildet som ligger i IP BW04 er best egnet Fakturaen kan nå for eksempel sendes som vedlegg på e-post På denne måten kan også de som ikke er brukere i IP få sett/få tilgang fakturaen 20

21 K Kundemodulrapporter K31 Kundereskontro (m/ skannet faktura), K32 Forfalte faktura og K33 Fakturaer som er purret L Leverandørrapporter L41 Leverandørreskontro og L42 AP ikke hovedbok GL 21

22 FORSKJELLIGE TYPER RAPPORTER PAUIB Brukertilkobling PAUIB R - D - S - B - A - Registerrapport Detaljrapport Saldorapport Budsjettrapport Avstemmingsrapport FORSKJELLIGE TYPER RAPPORTER PAUIB... Rapportene i PAUIB 22

23 Avslutt Lukk Discoverer Plus Husk ALLTID å logge deg av Discoverer Plus. Vi har et begrenset antall lisenser Dersom du bare bruker X for å avslutte er du fortsatt pålogget og bruker en lisens Avslutt Lukk Discoverer Plus Først når du får denne meldingen er du logget av 23

24 DISCOVERER PLUS Rapportverktøy for UiB Kursholder Signe Marie Bjordal Økonomiavdelingen (ØKA) Oppdatert: 14.oktober 2015 Kursinnhold Discoverer Plus Litt om rapportverktøyet Discoverer 11i Beskrivelse Håndbøker brukerstøtte Forskjelllige brukertilkoblinger (UiB, UNI, Rand, PA, Egne mm) Økonomisystemene ved UiB Ulike parametre ved bestilling av rapporter Litt om økonomimodellen ved UiB Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus Bestille rapport, legge inn parametre, eksportere til forskjellig filformat og skrive ut Gjennomgang av de forskjellige typer rapporter som finnes i rapportbasen Formatering i Discoverer Plus Endre oppsett, endre rader og kolonner, sortere og summere Gjennomgang av PA-rapporter etter lunsj kl

25 Litt om rapportverktøyet Discoverer 11i Egen rapportbase Rapportdatabasen er skilt fra produksjonsbasen Oracle Financial (OF) Rapportbasen driftes av UiOs IT-avdeling Kopi av produksjonsbasen tas hver natt og legges over i rapportbasen Data i rapportbasen er alltid en dag gamle Unntak: BW-og R- rapportene er i sann tid Rapportbasen inneholder data fra og med Data fra 2006 vil vise riktig beløp for artsklasse, men kan vise feil på enkelte artskonti (pga ny artskontoplan) Data fra perioden før 2003 finner en i Discoverer Term Brukerstøtte - håndbøker Brukerstøtte ved uttak av rapporter Brukerstøtte Regnskap tlf , betjent mellom kl IssueTracker: logg saken under Regnskap/Rapporter Arbeidsstøtte/Økonomi og Innkjøp/Annen informasjon/rapporter eller med direkte link: Rapporthåndbok (oppdatert ) Rapporthefte nye rapporter i Discoverer (oppdatert ) henter data om årsverk, studieproduksjon, publisering og arealbruk. 2

26 Oracle Økonomisystem og tilstøtende moduler Rapportdatabase (Discoverer Viewer) (Discoverer Plus) Hver natt overføres data fra alle moduler - BW-rapp. er i sann tid Skanning & e- faktura (E&H) Fakturabehandling (IP) Anleggsregister (FA) Leverandørreskontro (AP) Hovedbok (GL) Innkjøpssystem Lønnssystem Personalsystem Prosjektmodul (PA) Utgifter Kundereskontro (AR) Inntekter Bestilling (PM) Elektronisk arkiv Lønnsog personalsystem (PAGA) Oversikt over Oracles Økonomisystemer hvilke systemer har vi? Oracle Application (OA) Kundemodul (AR) (reskontro for utgående fakturering til våre kunder) Leverandørmodul (AP) (reskontro for inngående faktura. Data overføres fra BasWareIP) Anleggsregister (FA) (utstyrs- og anleggsregistrering av eiendeler) Prosjektmodulen (PA) (forsystem i OA for all bilagsbehandling av bidrag og oppdragsfinansiert virksomhet (BOA)) Hovedbok (GL) (alle føringer i modulene blir overført til GL. Tilknyttede applikasjoner BasWare: Invoice Prosessing (IP) (system for inngående faktura fra våre leverandører) Purchase Management (PM) (bestillingssystem alle bestillinger som er mulige å forta herfra skal foretas i PM) PAGA (lønnssystem. Alle lønnsutbetalinger skjer i PAGA) Rapportverktøyet Discoverer Viewer og Discoverer Plus (henter data fra OA og BW) ADI (Excelbasert verktøy som brukes til innlasting av regnskap- og budsjettdata til OA) 3

27 Forskjellige brukertilkoblinger - UiB UiB-brukere - flere tilkoblinger: PAUIB (data fra PA-modul) UiB (data fra: OA) Forskjellige brukertilkoblinger - Randsonefirma Andre randsone - tilkoblinger: RAND (data fra: OA) UniResearch AS - flere tilkoblinger: UNI-GL (data fra OA) UNI-PA (data fra PA-modul) UNI-adm (data fra: OA beregnet på uni/adm) 4

28 Pålogging Discoverer Plus (1/3) Logg deg inn ved å følge denne linken: Innlogging: 1. Velg Brukertilkobling 2. Klikk på linken (her: UIB) Pålogging Discoverer Plus (2/3) Logg deg inn ved å følge denne linken: Innlogging: 3. Fyll inn passord 4. Trykk Start 5

29 Pålogging Discoverer Plus (3/3) - du er nå logget inn mot riktig firma/database Finn tilgjengelige rapporter: 5. Velg Åpne en eksisterende arbeidsbok 6. Trykk Browse Forskjellige type rapporter - Brukertilkobling UIB A - Anleggs-/utstyrsrapporter B - Budsjettrapporter BW- BasWare-rapporter D - Detaljrapporter/Transaksjonsrapporter K - Kundemodulrapporter L - Leverandørmodulrapporter R - Registerrapporter S - Styringsrapporter/Saldorapporter Brukertilkoblinger PAUIB Brukertilkobling RAND 6

30 Forskjellige type rapporter UIB S Styringsrapporter/saldorapporter S11 - Artsregnskap (3 ulike: vanlig, pr. mnd og tidsserie) S12 - Stedregnskap (2 ulike: vanlig og U.dir) S13 - Prosjektregnskap (2 ulike: vanlig og aktivitet etter fin.kilde) S14 - Analyseregnskap S15 - Investeringer S20 - Råbalanse S21 - Prosjektsaldorapport Velg ulik artsdetaljering innenfor hver rapport: - inntekter/kostnader - pr. artsklasse - pr. art UIBs økonomimodell Virksomhetsområder UiB Grunnbevilgning (GB) Bidrags- og Oppdragsfinansiert Aktivitet BOA Grunnbevilgning Annuum (GA) Prosjekt Grunnbevilgning Prosjekt (GP) Prosjekt Bidragsaktivitet Prosjekt Samleprosjekt fra PA: NFR Gaver og forsterkning EU Annen Oppdragsaktivitet Prosjekt Samleprosjekt fra PA:

31 Virksomhetsområder prosjektsegmentet - UiBs økonomimodell fom 2009 T GB GA GP BOA OA BA T GB GA GP BOA BA OA = Total = Grunnbevilgning (både annuum og øremerkede prosjekter) = Grunnbevilgning annuum = Grunnbevilgning prosjekter = Bidrags- og oppdragsaktivitet = Bidragsaktivitet = Oppdragsaktivitet Ved bestilling av Saldorapporter bruk parameter Område Forskjellige parametre saldorapporter (1/2) Periode År : 2015 (regnskapsdata for år 2015 data fom 2003 kan hentes) Regnskap pr måneds nr. : 3 (regnskapsdata for jan+feb+mars) Budsjettnavn B1 Hovedtildeling B3 Tillatt brukt/ tildelt budsjett / det offisielle budsjettet B4 Budsjettprognose / skyggebudsjett Sted Din stedkode / dine ansvarssteder Prosjektsegmentet 3 valg Område Nåværende økonomimodell (etter 2009) Prosjekt fra til prosjektnummer i GL Hovedbok Virksomhet Tidligere økonomimodell (før 2009) 8

32 Forskjellige parametre saldorapporter (2/2) Saldouttrekk T = Totalt/Alle resultatarter ( ) I F = Instituttarter dvs arter utenom fastlønn, sosiale kostnader mv. = Fakultetsarter dvs kun fastlønn, sosiale kostnader mv. F = Fakultetssaldo (fastlønn mv.) Artene: , , , , , , , , , , , , , , 5702, 5712, , , , Analyse Dine analyseverdier fra til Motpart aktivering av eiendeler, artskl. 4, merkes med motpart uten aktivering 81 kun aktiverte % begge deler/alle føringer Hvordan ta ut rapporter i Discoverer (1/6) Velg rapport Finn ønsket rapport - Trykk på plusstegnet foran ønsket rapport - du får frem hvilke ark rapporten er laget i (eks I-K-O, Artsklasser eller Detalj art, Tidsserie) Velg Åpne 9

33 Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (2/6) Velg parametre Velg rapportparametre velg de avgrensninger som gjelder for din rapport (År, mnd, dato, sted, prosjekt, analyse, art, kunde, selger, leverandør) Velg OK for å sette i gang rapportbestillingen. Parameterveiviser De fleste rapportene har parametere. Her avgrenser du rapporten. Fyll inn ønskede verdier i alle parametre (enten to apostrofer eller ingen). Nederst finner du feltet Beskrivelse med beskjed om hvordan feltet skal fylles ut Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (3/6) Spørringen starter Spørringen starter Det kan ta litt tid, alt etter hvilke kriterier du angir og hvilken rapport. Du kan Avbryte prosessen dersom du har lagt inn feil parametere eller angrer bestillingen. Her er det bare å vente litt 10

34 Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (4/6) Fått opp en rapport - her: S11 Artsregnskap rapportparametre Sideelementer detaljeringsgrad Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (5/6) Noen funksjoner (/snarveier) i Disc. Plus Forhåndsvisning Overfør data til Excel/HTML Skriv ut rapporten Åpne ny arbeidsbok/ rapport fra mal Oppdater arket ny spørring Ny summering Ny beregning Ny betingelse Ny parameter 11

35 Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (6/6) Ny spørring? Ny spørring gjøres ved å oppdatere arket på nytt Klikk på ikonet Oppdater ark Legg inn nye parametere Utfør ny spørring ved å klikke på OK Tips og triks i Discoverer Plus Formatering i skjermbildet Sletting av kolonner Sortering Summering Overføring av data til Excel- og HTML-format 12

36 Tips og triks i Discoverer Plus (1/10) Formatering av skjermbildet Muligheter : Endre rekkefølge på kolonner (ved å dra og slippe) Flytte kolonner opp til og ned fra Sideelement (ved å dra og slippe) Angre? - Rediger/Angre rediger ark - eller bestill rapporten på nytt Tips og triks i Discoverer Plus (2/10) Formatering av skjermbildet Flytt til Sideelement : Dra kolonnen Sted opp i Sideelementer (ved å dra og slippe) Tabellen blir sortert slik at kun informasjon/data om valgte Sted vises i tabellen Endre Sted? - Velg nytt Sted ved å bruke rullgardinen 13

37 Tips og triks i Discoverer Plus (3/10) Sletting av kolonner Flere måter å slette Kolonne på: Alt 1. - Marker kolonnen som skal slettes - Høyreklikk og velg: Fjern fra regneark Alt 2. - Marker kolonnen som skal slettes - Trykk Delete Angrer du med en gang? - Velg Rediger/Angre rediger ark Tips og triks i Discoverer Plus (4/10) Gjennopprett slettet kolonne? Velg i menyen Rediger/her: Angre side Du kan kun gjøre den siste endringen du har gjort Ellers må du kjøre spørringen på nytt 14

38 Tips og triks i Discoverer Plus (5/10) Sortering 2. Flere måter å sortere på: Marker ønsket kolonne Alt 1 Høyreklikk på kolonnen og velg ønsket sortering fra menyen: Gruppesortering Sorter min til maks eller..maks til min 1. Alt 2 Velg en av funksjonsknappene A-Z eller Z-A Lystrer ikke rapporten? Da ligger rapporten inne med en gruppesortering som overstyrer ditt ønske. Den må da endres. Tips og triks i Discoverer Plus (6/10) Gruppesortering Lag eller rydd i Gruppesortering: Velg Verktøy/Sorter Du får opp en boks hvor en kan velge mer detaljert sortering ved å: - Dra eksisterende kolonner til ønsket prioritet - Bruk knappene til høyre Legg til (legger til kolonner fra rapporten) Slett (fjerner kolonner) Flytt ned (flytter kolonner). 15

39 Tips og triks i Discoverer Plus (7/10) Summering Summering i Discoverer Plus kan man aktivere/deaktivere summer eller lage nye totaleller delsummer: Velg - enten ikonet Ny Sum/Sum - eller Verktøy/Summer/Ny Du får opp en boks hvor en kan lage den total- eller delsummering en ønsker. En kan lage flere summeringer. Du må ta stilling til: - Elementet du ønsker opprette summering for - Hvilken type sum? - Totalsum/delsum? - Formatering av skrift? Velg OK Tips og triks i Discoverer Plus (8/10) Flere summeringer Man kan lage flere summeringer Da legger du i så fall til en ny summering for eksempel slik: 1. gang: Delsum pr. utstyrgruppe 2. gang: Totalsum for anleggsmidler for et valgt sted Fjerne summering? - Velg menyen Vis/Rute med tilgjengelige elementer - Under fanen Beregninger finner du summeringene - Fjernes ved å høyreklikke og velg fjern fra regneark

40 Forskjellige type rapporter - Brukertilkobling UIB A - Anleggs-/utstyrsrapporter B - Budsjettrapporter BW- BasWare - rapporter D - Detaljrapporter/Transaksjonsrapporter K - Kundemodulrapporter L - Leverandørmodulrapporter R - Registerrapporter S - Styringsrapporter/Saldorapporter Brukertilkoblinger PAUIB Brukertilkobling RAND A Anleggs- og utstyrsrapporter A61 Anleggsmodulrapporter (utstyr-avskriving-liste, avtemmingsutstyr, avskriving pr. mnd og avskriving akkumulert) 17

41 B Budsjettrapporter B11 Budsjett pr. mnd, B11 Budsjettrapport B1, B3 og B4 og B1 Budsjettdetaljer R Registerrapporter R02 Segmentregister, R07 Kunderegister, R08 Leverandørregister 18

42 D Detaljrapporter D22 Bilagsdetaljer (alle data fra GL, Instituttdata fra GL, drill til PA og sum pr art/prosjekt/sted/kilde) BW BasWarerapporter BW01 Faktura-ikke-konterte-uib, BW02 Fakturamottaker, BW03 Anviser attestanter, BW04 Konterte-faktura-uib, BW05 Utstyrregistrering ADI, BW06 Konterte-faktura-Div-Utvalg, BW07-IP-PM-Bruker og BW08 Faktura ikke overført AP/Oracle 19

43 Tips og triks i Discoverer Plus (9/10) I alle BW -rapportene er det mulig å få frem det skannede fakturabildet som ligger i IP. BW04 er best egnet siden den gir alle fakturaer ført i IP 1 1. Gå til kolonne Scanned Files. Klikk på blå pil og før pekeren over nettadressen og klikk. 2. Filen kan lagres. 2 Tips og triks i Discoverer Plus (10/10) I alle BW -rapportene er det mulig å få frem det skannede fakturabildet som ligger i IP BW04 er best egnet Fakturaen kan nå for eksempel sendes som vedlegg på e-post På denne måten kan også de som ikke er brukere i IP få sett/få tilgang fakturaen 20

44 K Kundemodulrapporter K31 Kundereskontro (m/ skannet faktura), K32 Forfalte faktura og K33 Fakturaer som er purret L Leverandørrapporter L41 Leverandørreskontro og L42 AP ikke hovedbok GL 21

45 FORSKJELLIGE TYPER RAPPORTER PAUIB Brukertilkobling PAUIB R - D - S - B - A - Registerrapport Detaljrapport Saldorapport Budsjettrapport Avstemmingsrapport FORSKJELLIGE TYPER RAPPORTER PAUIB... Rapportene i PAUIB 22

46 Avslutt Lukk Discoverer Plus Husk ALLTID å logge deg av Discoverer Plus. Vi har et begrenset antall lisenser Dersom du bare bruker X for å avslutte er du fortsatt pålogget og bruker en lisens Avslutt Lukk Discoverer Plus Først når du får denne meldingen er du logget av 23

47 DISCOVERER PLUS Rapportverktøy for UiB Kursholder Signe Marie Bjordal Økonomiavdelingen (ØKA) Oppdatert: 14.oktober 2015 Kursinnhold Discoverer Plus Litt om rapportverktøyet Discoverer 11i Beskrivelse Håndbøker brukerstøtte Forskjelllige brukertilkoblinger (UiB, UNI, Rand, PA, Egne mm) Økonomisystemene ved UiB Ulike parametre ved bestilling av rapporter Litt om økonomimodellen ved UiB Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus Bestille rapport, legge inn parametre, eksportere til forskjellig filformat og skrive ut Gjennomgang av de forskjellige typer rapporter som finnes i rapportbasen Formatering i Discoverer Plus Endre oppsett, endre rader og kolonner, sortere og summere Gjennomgang av PA-rapporter etter lunsj kl

48 Litt om rapportverktøyet Discoverer 11i Egen rapportbase Rapportdatabasen er skilt fra produksjonsbasen Oracle Financial (OF) Rapportbasen driftes av UiOs IT-avdeling Kopi av produksjonsbasen tas hver natt og legges over i rapportbasen Data i rapportbasen er alltid en dag gamle Unntak: BW-og R- rapportene er i sann tid Rapportbasen inneholder data fra og med Data fra 2006 vil vise riktig beløp for artsklasse, men kan vise feil på enkelte artskonti (pga ny artskontoplan) Data fra perioden før 2003 finner en i Discoverer Term Brukerstøtte - håndbøker Brukerstøtte ved uttak av rapporter Brukerstøtte Regnskap tlf , betjent mellom kl IssueTracker: logg saken under Regnskap/Rapporter Arbeidsstøtte/Økonomi og Innkjøp/Annen informasjon/rapporter eller med direkte link: Rapporthåndbok (oppdatert ) Rapporthefte nye rapporter i Discoverer (oppdatert ) henter data om årsverk, studieproduksjon, publisering og arealbruk. 2

49 Oracle Økonomisystem og tilstøtende moduler Rapportdatabase (Discoverer Viewer) (Discoverer Plus) Hver natt overføres data fra alle moduler - BW-rapp. er i sann tid Skanning & e- faktura (E&H) Fakturabehandling (IP) Anleggsregister (FA) Leverandørreskontro (AP) Hovedbok (GL) Innkjøpssystem Lønnssystem Personalsystem Prosjektmodul (PA) Utgifter Kundereskontro (AR) Inntekter Bestilling (PM) Elektronisk arkiv Lønnsog personalsystem (PAGA) Oversikt over Oracles Økonomisystemer hvilke systemer har vi? Oracle Application (OA) Kundemodul (AR) (reskontro for utgående fakturering til våre kunder) Leverandørmodul (AP) (reskontro for inngående faktura. Data overføres fra BasWareIP) Anleggsregister (FA) (utstyrs- og anleggsregistrering av eiendeler) Prosjektmodulen (PA) (forsystem i OA for all bilagsbehandling av bidrag og oppdragsfinansiert virksomhet (BOA)) Hovedbok (GL) (alle føringer i modulene blir overført til GL. Tilknyttede applikasjoner BasWare: Invoice Prosessing (IP) (system for inngående faktura fra våre leverandører) Purchase Management (PM) (bestillingssystem alle bestillinger som er mulige å forta herfra skal foretas i PM) PAGA (lønnssystem. Alle lønnsutbetalinger skjer i PAGA) Rapportverktøyet Discoverer Viewer og Discoverer Plus (henter data fra OA og BW) ADI (Excelbasert verktøy som brukes til innlasting av regnskap- og budsjettdata til OA) 3

50 Forskjellige brukertilkoblinger - UiB UiB-brukere - flere tilkoblinger: PAUIB (data fra PA-modul) UiB (data fra: OA) Forskjellige brukertilkoblinger - Randsonefirma Andre randsone - tilkoblinger: RAND (data fra: OA) UniResearch AS - flere tilkoblinger: UNI-GL (data fra OA) UNI-PA (data fra PA-modul) UNI-adm (data fra: OA beregnet på uni/adm) 4

51 Pålogging Discoverer Plus (1/3) Logg deg inn ved å følge denne linken: Innlogging: 1. Velg Brukertilkobling 2. Klikk på linken (her: UIB) Pålogging Discoverer Plus (2/3) Logg deg inn ved å følge denne linken: Innlogging: 3. Fyll inn passord 4. Trykk Start 5

52 Pålogging Discoverer Plus (3/3) - du er nå logget inn mot riktig firma/database Finn tilgjengelige rapporter: 5. Velg Åpne en eksisterende arbeidsbok 6. Trykk Browse Forskjellige type rapporter - Brukertilkobling UIB A - Anleggs-/utstyrsrapporter B - Budsjettrapporter BW- BasWare-rapporter D - Detaljrapporter/Transaksjonsrapporter K - Kundemodulrapporter L - Leverandørmodulrapporter R - Registerrapporter S - Styringsrapporter/Saldorapporter Brukertilkoblinger PAUIB Brukertilkobling RAND 6

53 Forskjellige type rapporter UIB S Styringsrapporter/saldorapporter S11 - Artsregnskap (3 ulike: vanlig, pr. mnd og tidsserie) S12 - Stedregnskap (2 ulike: vanlig og U.dir) S13 - Prosjektregnskap (2 ulike: vanlig og aktivitet etter fin.kilde) S14 - Analyseregnskap S15 - Investeringer S20 - Råbalanse S21 - Prosjektsaldorapport Velg ulik artsdetaljering innenfor hver rapport: - inntekter/kostnader - pr. artsklasse - pr. art UIBs økonomimodell Virksomhetsområder UiB Grunnbevilgning (GB) Bidrags- og Oppdragsfinansiert Aktivitet BOA Grunnbevilgning Annuum (GA) Prosjekt Grunnbevilgning Prosjekt (GP) Prosjekt Bidragsaktivitet Prosjekt Samleprosjekt fra PA: NFR Gaver og forsterkning EU Annen Oppdragsaktivitet Prosjekt Samleprosjekt fra PA:

54 Virksomhetsområder prosjektsegmentet - UiBs økonomimodell fom 2009 T GB GA GP BOA OA BA T GB GA GP BOA BA OA = Total = Grunnbevilgning (både annuum og øremerkede prosjekter) = Grunnbevilgning annuum = Grunnbevilgning prosjekter = Bidrags- og oppdragsaktivitet = Bidragsaktivitet = Oppdragsaktivitet Ved bestilling av Saldorapporter bruk parameter Område Forskjellige parametre saldorapporter (1/2) Periode År : 2015 (regnskapsdata for år 2015 data fom 2003 kan hentes) Regnskap pr måneds nr. : 3 (regnskapsdata for jan+feb+mars) Budsjettnavn B1 Hovedtildeling B3 Tillatt brukt/ tildelt budsjett / det offisielle budsjettet B4 Budsjettprognose / skyggebudsjett Sted Din stedkode / dine ansvarssteder Prosjektsegmentet 3 valg Område Nåværende økonomimodell (etter 2009) Prosjekt fra til prosjektnummer i GL Hovedbok Virksomhet Tidligere økonomimodell (før 2009) 8

55 Forskjellige parametre saldorapporter (2/2) Saldouttrekk T = Totalt/Alle resultatarter ( ) I F = Instituttarter dvs arter utenom fastlønn, sosiale kostnader mv. = Fakultetsarter dvs kun fastlønn, sosiale kostnader mv. F = Fakultetssaldo (fastlønn mv.) Artene: , , , , , , , , , , , , , , 5702, 5712, , , , Analyse Dine analyseverdier fra til Motpart aktivering av eiendeler, artskl. 4, merkes med motpart uten aktivering 81 kun aktiverte % begge deler/alle føringer Hvordan ta ut rapporter i Discoverer (1/6) Velg rapport Finn ønsket rapport - Trykk på plusstegnet foran ønsket rapport - du får frem hvilke ark rapporten er laget i (eks I-K-O, Artsklasser eller Detalj art, Tidsserie) Velg Åpne 9

56 Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (2/6) Velg parametre Velg rapportparametre velg de avgrensninger som gjelder for din rapport (År, mnd, dato, sted, prosjekt, analyse, art, kunde, selger, leverandør) Velg OK for å sette i gang rapportbestillingen. Parameterveiviser De fleste rapportene har parametere. Her avgrenser du rapporten. Fyll inn ønskede verdier i alle parametre (enten to apostrofer eller ingen). Nederst finner du feltet Beskrivelse med beskjed om hvordan feltet skal fylles ut Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (3/6) Spørringen starter Spørringen starter Det kan ta litt tid, alt etter hvilke kriterier du angir og hvilken rapport. Du kan Avbryte prosessen dersom du har lagt inn feil parametere eller angrer bestillingen. Her er det bare å vente litt 10

57 Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (4/6) Fått opp en rapport - her: S11 Artsregnskap rapportparametre Sideelementer detaljeringsgrad Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (5/6) Noen funksjoner (/snarveier) i Disc. Plus Forhåndsvisning Overfør data til Excel/HTML Skriv ut rapporten Åpne ny arbeidsbok/ rapport fra mal Oppdater arket ny spørring Ny summering Ny beregning Ny betingelse Ny parameter 11

58 Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (6/6) Ny spørring? Ny spørring gjøres ved å oppdatere arket på nytt Klikk på ikonet Oppdater ark Legg inn nye parametere Utfør ny spørring ved å klikke på OK Tips og triks i Discoverer Plus Formatering i skjermbildet Sletting av kolonner Sortering Summering Overføring av data til Excel- og HTML-format 12

59 Tips og triks i Discoverer Plus (1/10) Formatering av skjermbildet Muligheter : Endre rekkefølge på kolonner (ved å dra og slippe) Flytte kolonner opp til og ned fra Sideelement (ved å dra og slippe) Angre? - Rediger/Angre rediger ark - eller bestill rapporten på nytt Tips og triks i Discoverer Plus (2/10) Formatering av skjermbildet Flytt til Sideelement : Dra kolonnen Sted opp i Sideelementer (ved å dra og slippe) Tabellen blir sortert slik at kun informasjon/data om valgte Sted vises i tabellen Endre Sted? - Velg nytt Sted ved å bruke rullgardinen 13

60 Tips og triks i Discoverer Plus (3/10) Sletting av kolonner Flere måter å slette Kolonne på: Alt 1. - Marker kolonnen som skal slettes - Høyreklikk og velg: Fjern fra regneark Alt 2. - Marker kolonnen som skal slettes - Trykk Delete Angrer du med en gang? - Velg Rediger/Angre rediger ark Tips og triks i Discoverer Plus (4/10) Gjennopprett slettet kolonne? Velg i menyen Rediger/her: Angre side Du kan kun gjøre den siste endringen du har gjort Ellers må du kjøre spørringen på nytt 14

61 Tips og triks i Discoverer Plus (5/10) Sortering 2. Flere måter å sortere på: Marker ønsket kolonne Alt 1 Høyreklikk på kolonnen og velg ønsket sortering fra menyen: Gruppesortering Sorter min til maks eller..maks til min 1. Alt 2 Velg en av funksjonsknappene A-Z eller Z-A Lystrer ikke rapporten? Da ligger rapporten inne med en gruppesortering som overstyrer ditt ønske. Den må da endres. Tips og triks i Discoverer Plus (6/10) Gruppesortering Lag eller rydd i Gruppesortering: Velg Verktøy/Sorter Du får opp en boks hvor en kan velge mer detaljert sortering ved å: - Dra eksisterende kolonner til ønsket prioritet - Bruk knappene til høyre Legg til (legger til kolonner fra rapporten) Slett (fjerner kolonner) Flytt ned (flytter kolonner). 15

62 Tips og triks i Discoverer Plus (7/10) Summering Summering i Discoverer Plus kan man aktivere/deaktivere summer eller lage nye totaleller delsummer: Velg - enten ikonet Ny Sum/Sum - eller Verktøy/Summer/Ny Du får opp en boks hvor en kan lage den total- eller delsummering en ønsker. En kan lage flere summeringer. Du må ta stilling til: - Elementet du ønsker opprette summering for - Hvilken type sum? - Totalsum/delsum? - Formatering av skrift? Velg OK Tips og triks i Discoverer Plus (8/10) Flere summeringer Man kan lage flere summeringer Da legger du i så fall til en ny summering for eksempel slik: 1. gang: Delsum pr. utstyrgruppe 2. gang: Totalsum for anleggsmidler for et valgt sted Fjerne summering? - Velg menyen Vis/Rute med tilgjengelige elementer - Under fanen Beregninger finner du summeringene - Fjernes ved å høyreklikke og velg fjern fra regneark

63 Forskjellige type rapporter - Brukertilkobling UIB A - Anleggs-/utstyrsrapporter B - Budsjettrapporter BW- BasWare - rapporter D - Detaljrapporter/Transaksjonsrapporter K - Kundemodulrapporter L - Leverandørmodulrapporter R - Registerrapporter S - Styringsrapporter/Saldorapporter Brukertilkoblinger PAUIB Brukertilkobling RAND A Anleggs- og utstyrsrapporter A61 Anleggsmodulrapporter (utstyr-avskriving-liste, avtemmingsutstyr, avskriving pr. mnd og avskriving akkumulert) 17

64 B Budsjettrapporter B11 Budsjett pr. mnd, B11 Budsjettrapport B1, B3 og B4 og B1 Budsjettdetaljer R Registerrapporter R02 Segmentregister, R07 Kunderegister, R08 Leverandørregister 18

65 D Detaljrapporter D22 Bilagsdetaljer (alle data fra GL, Instituttdata fra GL, drill til PA og sum pr art/prosjekt/sted/kilde) BW BasWarerapporter BW01 Faktura-ikke-konterte-uib, BW02 Fakturamottaker, BW03 Anviser attestanter, BW04 Konterte-faktura-uib, BW05 Utstyrregistrering ADI, BW06 Konterte-faktura-Div-Utvalg, BW07-IP-PM-Bruker og BW08 Faktura ikke overført AP/Oracle 19

66 Tips og triks i Discoverer Plus (9/10) I alle BW -rapportene er det mulig å få frem det skannede fakturabildet som ligger i IP. BW04 er best egnet siden den gir alle fakturaer ført i IP 1 1. Gå til kolonne Scanned Files. Klikk på blå pil og før pekeren over nettadressen og klikk. 2. Filen kan lagres. 2 Tips og triks i Discoverer Plus (10/10) I alle BW -rapportene er det mulig å få frem det skannede fakturabildet som ligger i IP BW04 er best egnet Fakturaen kan nå for eksempel sendes som vedlegg på e-post På denne måten kan også de som ikke er brukere i IP få sett/få tilgang fakturaen 20

67 K Kundemodulrapporter K31 Kundereskontro (m/ skannet faktura), K32 Forfalte faktura og K33 Fakturaer som er purret L Leverandørrapporter L41 Leverandørreskontro og L42 AP ikke hovedbok GL 21

68 FORSKJELLIGE TYPER RAPPORTER PAUIB Brukertilkobling PAUIB R - D - S - B - A - Registerrapport Detaljrapport Saldorapport Budsjettrapport Avstemmingsrapport FORSKJELLIGE TYPER RAPPORTER PAUIB... Rapportene i PAUIB 22

69 Avslutt Lukk Discoverer Plus Husk ALLTID å logge deg av Discoverer Plus. Vi har et begrenset antall lisenser Dersom du bare bruker X for å avslutte er du fortsatt pålogget og bruker en lisens Avslutt Lukk Discoverer Plus Først når du får denne meldingen er du logget av 23

70 DISCOVERER PLUS Rapportverktøy for UiB Kursholder Signe Marie Bjordal Økonomiavdelingen (ØKA) Oppdatert: 14.oktober 2015 Kursinnhold Discoverer Plus Litt om rapportverktøyet Discoverer 11i Beskrivelse Håndbøker brukerstøtte Forskjelllige brukertilkoblinger (UiB, UNI, Rand, PA, Egne mm) Økonomisystemene ved UiB Ulike parametre ved bestilling av rapporter Litt om økonomimodellen ved UiB Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus Bestille rapport, legge inn parametre, eksportere til forskjellig filformat og skrive ut Gjennomgang av de forskjellige typer rapporter som finnes i rapportbasen Formatering i Discoverer Plus Endre oppsett, endre rader og kolonner, sortere og summere Gjennomgang av PA-rapporter etter lunsj kl

71 Litt om rapportverktøyet Discoverer 11i Egen rapportbase Rapportdatabasen er skilt fra produksjonsbasen Oracle Financial (OF) Rapportbasen driftes av UiOs IT-avdeling Kopi av produksjonsbasen tas hver natt og legges over i rapportbasen Data i rapportbasen er alltid en dag gamle Unntak: BW-og R- rapportene er i sann tid Rapportbasen inneholder data fra og med Data fra 2006 vil vise riktig beløp for artsklasse, men kan vise feil på enkelte artskonti (pga ny artskontoplan) Data fra perioden før 2003 finner en i Discoverer Term Brukerstøtte - håndbøker Brukerstøtte ved uttak av rapporter Brukerstøtte Regnskap tlf , betjent mellom kl IssueTracker: logg saken under Regnskap/Rapporter Arbeidsstøtte/Økonomi og Innkjøp/Annen informasjon/rapporter eller med direkte link: Rapporthåndbok (oppdatert ) Rapporthefte nye rapporter i Discoverer (oppdatert ) henter data om årsverk, studieproduksjon, publisering og arealbruk. 2

72 Oracle Økonomisystem og tilstøtende moduler Rapportdatabase (Discoverer Viewer) (Discoverer Plus) Hver natt overføres data fra alle moduler - BW-rapp. er i sann tid Skanning & e- faktura (E&H) Fakturabehandling (IP) Anleggsregister (FA) Leverandørreskontro (AP) Hovedbok (GL) Innkjøpssystem Lønnssystem Personalsystem Prosjektmodul (PA) Utgifter Kundereskontro (AR) Inntekter Bestilling (PM) Elektronisk arkiv Lønnsog personalsystem (PAGA) Oversikt over Oracles Økonomisystemer hvilke systemer har vi? Oracle Application (OA) Kundemodul (AR) (reskontro for utgående fakturering til våre kunder) Leverandørmodul (AP) (reskontro for inngående faktura. Data overføres fra BasWareIP) Anleggsregister (FA) (utstyrs- og anleggsregistrering av eiendeler) Prosjektmodulen (PA) (forsystem i OA for all bilagsbehandling av bidrag og oppdragsfinansiert virksomhet (BOA)) Hovedbok (GL) (alle føringer i modulene blir overført til GL. Tilknyttede applikasjoner BasWare: Invoice Prosessing (IP) (system for inngående faktura fra våre leverandører) Purchase Management (PM) (bestillingssystem alle bestillinger som er mulige å forta herfra skal foretas i PM) PAGA (lønnssystem. Alle lønnsutbetalinger skjer i PAGA) Rapportverktøyet Discoverer Viewer og Discoverer Plus (henter data fra OA og BW) ADI (Excelbasert verktøy som brukes til innlasting av regnskap- og budsjettdata til OA) 3

73 Forskjellige brukertilkoblinger - UiB UiB-brukere - flere tilkoblinger: PAUIB (data fra PA-modul) UiB (data fra: OA) Forskjellige brukertilkoblinger - Randsonefirma Andre randsone - tilkoblinger: RAND (data fra: OA) UniResearch AS - flere tilkoblinger: UNI-GL (data fra OA) UNI-PA (data fra PA-modul) UNI-adm (data fra: OA beregnet på uni/adm) 4

74 Pålogging Discoverer Plus (1/3) Logg deg inn ved å følge denne linken: Innlogging: 1. Velg Brukertilkobling 2. Klikk på linken (her: UIB) Pålogging Discoverer Plus (2/3) Logg deg inn ved å følge denne linken: Innlogging: 3. Fyll inn passord 4. Trykk Start 5

75 Pålogging Discoverer Plus (3/3) - du er nå logget inn mot riktig firma/database Finn tilgjengelige rapporter: 5. Velg Åpne en eksisterende arbeidsbok 6. Trykk Browse Forskjellige type rapporter - Brukertilkobling UIB A - Anleggs-/utstyrsrapporter B - Budsjettrapporter BW- BasWare-rapporter D - Detaljrapporter/Transaksjonsrapporter K - Kundemodulrapporter L - Leverandørmodulrapporter R - Registerrapporter S - Styringsrapporter/Saldorapporter Brukertilkoblinger PAUIB Brukertilkobling RAND 6

76 Forskjellige type rapporter UIB S Styringsrapporter/saldorapporter S11 - Artsregnskap (3 ulike: vanlig, pr. mnd og tidsserie) S12 - Stedregnskap (2 ulike: vanlig og U.dir) S13 - Prosjektregnskap (2 ulike: vanlig og aktivitet etter fin.kilde) S14 - Analyseregnskap S15 - Investeringer S20 - Råbalanse S21 - Prosjektsaldorapport Velg ulik artsdetaljering innenfor hver rapport: - inntekter/kostnader - pr. artsklasse - pr. art UIBs økonomimodell Virksomhetsområder UiB Grunnbevilgning (GB) Bidrags- og Oppdragsfinansiert Aktivitet BOA Grunnbevilgning Annuum (GA) Prosjekt Grunnbevilgning Prosjekt (GP) Prosjekt Bidragsaktivitet Prosjekt Samleprosjekt fra PA: NFR Gaver og forsterkning EU Annen Oppdragsaktivitet Prosjekt Samleprosjekt fra PA:

77 Virksomhetsområder prosjektsegmentet - UiBs økonomimodell fom 2009 T GB GA GP BOA OA BA T GB GA GP BOA BA OA = Total = Grunnbevilgning (både annuum og øremerkede prosjekter) = Grunnbevilgning annuum = Grunnbevilgning prosjekter = Bidrags- og oppdragsaktivitet = Bidragsaktivitet = Oppdragsaktivitet Ved bestilling av Saldorapporter bruk parameter Område Forskjellige parametre saldorapporter (1/2) Periode År : 2015 (regnskapsdata for år 2015 data fom 2003 kan hentes) Regnskap pr måneds nr. : 3 (regnskapsdata for jan+feb+mars) Budsjettnavn B1 Hovedtildeling B3 Tillatt brukt/ tildelt budsjett / det offisielle budsjettet B4 Budsjettprognose / skyggebudsjett Sted Din stedkode / dine ansvarssteder Prosjektsegmentet 3 valg Område Nåværende økonomimodell (etter 2009) Prosjekt fra til prosjektnummer i GL Hovedbok Virksomhet Tidligere økonomimodell (før 2009) 8

78 Forskjellige parametre saldorapporter (2/2) Saldouttrekk T = Totalt/Alle resultatarter ( ) I F = Instituttarter dvs arter utenom fastlønn, sosiale kostnader mv. = Fakultetsarter dvs kun fastlønn, sosiale kostnader mv. F = Fakultetssaldo (fastlønn mv.) Artene: , , , , , , , , , , , , , , 5702, 5712, , , , Analyse Dine analyseverdier fra til Motpart aktivering av eiendeler, artskl. 4, merkes med motpart uten aktivering 81 kun aktiverte % begge deler/alle føringer Hvordan ta ut rapporter i Discoverer (1/6) Velg rapport Finn ønsket rapport - Trykk på plusstegnet foran ønsket rapport - du får frem hvilke ark rapporten er laget i (eks I-K-O, Artsklasser eller Detalj art, Tidsserie) Velg Åpne 9

79 Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (2/6) Velg parametre Velg rapportparametre velg de avgrensninger som gjelder for din rapport (År, mnd, dato, sted, prosjekt, analyse, art, kunde, selger, leverandør) Velg OK for å sette i gang rapportbestillingen. Parameterveiviser De fleste rapportene har parametere. Her avgrenser du rapporten. Fyll inn ønskede verdier i alle parametre (enten to apostrofer eller ingen). Nederst finner du feltet Beskrivelse med beskjed om hvordan feltet skal fylles ut Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (3/6) Spørringen starter Spørringen starter Det kan ta litt tid, alt etter hvilke kriterier du angir og hvilken rapport. Du kan Avbryte prosessen dersom du har lagt inn feil parametere eller angrer bestillingen. Her er det bare å vente litt 10

80 Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (4/6) Fått opp en rapport - her: S11 Artsregnskap rapportparametre Sideelementer detaljeringsgrad Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (5/6) Noen funksjoner (/snarveier) i Disc. Plus Forhåndsvisning Overfør data til Excel/HTML Skriv ut rapporten Åpne ny arbeidsbok/ rapport fra mal Oppdater arket ny spørring Ny summering Ny beregning Ny betingelse Ny parameter 11

81 Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (6/6) Ny spørring? Ny spørring gjøres ved å oppdatere arket på nytt Klikk på ikonet Oppdater ark Legg inn nye parametere Utfør ny spørring ved å klikke på OK Tips og triks i Discoverer Plus Formatering i skjermbildet Sletting av kolonner Sortering Summering Overføring av data til Excel- og HTML-format 12

82 Tips og triks i Discoverer Plus (1/10) Formatering av skjermbildet Muligheter : Endre rekkefølge på kolonner (ved å dra og slippe) Flytte kolonner opp til og ned fra Sideelement (ved å dra og slippe) Angre? - Rediger/Angre rediger ark - eller bestill rapporten på nytt Tips og triks i Discoverer Plus (2/10) Formatering av skjermbildet Flytt til Sideelement : Dra kolonnen Sted opp i Sideelementer (ved å dra og slippe) Tabellen blir sortert slik at kun informasjon/data om valgte Sted vises i tabellen Endre Sted? - Velg nytt Sted ved å bruke rullgardinen 13

83 Tips og triks i Discoverer Plus (3/10) Sletting av kolonner Flere måter å slette Kolonne på: Alt 1. - Marker kolonnen som skal slettes - Høyreklikk og velg: Fjern fra regneark Alt 2. - Marker kolonnen som skal slettes - Trykk Delete Angrer du med en gang? - Velg Rediger/Angre rediger ark Tips og triks i Discoverer Plus (4/10) Gjennopprett slettet kolonne? Velg i menyen Rediger/her: Angre side Du kan kun gjøre den siste endringen du har gjort Ellers må du kjøre spørringen på nytt 14

84 Tips og triks i Discoverer Plus (5/10) Sortering 2. Flere måter å sortere på: Marker ønsket kolonne Alt 1 Høyreklikk på kolonnen og velg ønsket sortering fra menyen: Gruppesortering Sorter min til maks eller..maks til min 1. Alt 2 Velg en av funksjonsknappene A-Z eller Z-A Lystrer ikke rapporten? Da ligger rapporten inne med en gruppesortering som overstyrer ditt ønske. Den må da endres. Tips og triks i Discoverer Plus (6/10) Gruppesortering Lag eller rydd i Gruppesortering: Velg Verktøy/Sorter Du får opp en boks hvor en kan velge mer detaljert sortering ved å: - Dra eksisterende kolonner til ønsket prioritet - Bruk knappene til høyre Legg til (legger til kolonner fra rapporten) Slett (fjerner kolonner) Flytt ned (flytter kolonner). 15

85 Tips og triks i Discoverer Plus (7/10) Summering Summering i Discoverer Plus kan man aktivere/deaktivere summer eller lage nye totaleller delsummer: Velg - enten ikonet Ny Sum/Sum - eller Verktøy/Summer/Ny Du får opp en boks hvor en kan lage den total- eller delsummering en ønsker. En kan lage flere summeringer. Du må ta stilling til: - Elementet du ønsker opprette summering for - Hvilken type sum? - Totalsum/delsum? - Formatering av skrift? Velg OK Tips og triks i Discoverer Plus (8/10) Flere summeringer Man kan lage flere summeringer Da legger du i så fall til en ny summering for eksempel slik: 1. gang: Delsum pr. utstyrgruppe 2. gang: Totalsum for anleggsmidler for et valgt sted Fjerne summering? - Velg menyen Vis/Rute med tilgjengelige elementer - Under fanen Beregninger finner du summeringene - Fjernes ved å høyreklikke og velg fjern fra regneark

86 Forskjellige type rapporter - Brukertilkobling UIB A - Anleggs-/utstyrsrapporter B - Budsjettrapporter BW- BasWare - rapporter D - Detaljrapporter/Transaksjonsrapporter K - Kundemodulrapporter L - Leverandørmodulrapporter R - Registerrapporter S - Styringsrapporter/Saldorapporter Brukertilkoblinger PAUIB Brukertilkobling RAND A Anleggs- og utstyrsrapporter A61 Anleggsmodulrapporter (utstyr-avskriving-liste, avtemmingsutstyr, avskriving pr. mnd og avskriving akkumulert) 17

87 B Budsjettrapporter B11 Budsjett pr. mnd, B11 Budsjettrapport B1, B3 og B4 og B1 Budsjettdetaljer R Registerrapporter R02 Segmentregister, R07 Kunderegister, R08 Leverandørregister 18

88 D Detaljrapporter D22 Bilagsdetaljer (alle data fra GL, Instituttdata fra GL, drill til PA og sum pr art/prosjekt/sted/kilde) BW BasWarerapporter BW01 Faktura-ikke-konterte-uib, BW02 Fakturamottaker, BW03 Anviser attestanter, BW04 Konterte-faktura-uib, BW05 Utstyrregistrering ADI, BW06 Konterte-faktura-Div-Utvalg, BW07-IP-PM-Bruker og BW08 Faktura ikke overført AP/Oracle 19

89 Tips og triks i Discoverer Plus (9/10) I alle BW -rapportene er det mulig å få frem det skannede fakturabildet som ligger i IP. BW04 er best egnet siden den gir alle fakturaer ført i IP 1 1. Gå til kolonne Scanned Files. Klikk på blå pil og før pekeren over nettadressen og klikk. 2. Filen kan lagres. 2 Tips og triks i Discoverer Plus (10/10) I alle BW -rapportene er det mulig å få frem det skannede fakturabildet som ligger i IP BW04 er best egnet Fakturaen kan nå for eksempel sendes som vedlegg på e-post På denne måten kan også de som ikke er brukere i IP få sett/få tilgang fakturaen 20

90 K Kundemodulrapporter K31 Kundereskontro (m/ skannet faktura), K32 Forfalte faktura og K33 Fakturaer som er purret L Leverandørrapporter L41 Leverandørreskontro og L42 AP ikke hovedbok GL 21

91 FORSKJELLIGE TYPER RAPPORTER PAUIB Brukertilkobling PAUIB R - D - S - B - A - Registerrapport Detaljrapport Saldorapport Budsjettrapport Avstemmingsrapport FORSKJELLIGE TYPER RAPPORTER PAUIB... Rapportene i PAUIB 22

92 Avslutt Lukk Discoverer Plus Husk ALLTID å logge deg av Discoverer Plus. Vi har et begrenset antall lisenser Dersom du bare bruker X for å avslutte er du fortsatt pålogget og bruker en lisens Avslutt Lukk Discoverer Plus Først når du får denne meldingen er du logget av 23

93 DISCOVERER PLUS Rapportverktøy for UiB Kursholder Signe Marie Bjordal Økonomiavdelingen (ØKA) Oppdatert: 14.oktober 2015 Kursinnhold Discoverer Plus Litt om rapportverktøyet Discoverer 11i Beskrivelse Håndbøker brukerstøtte Forskjelllige brukertilkoblinger (UiB, UNI, Rand, PA, Egne mm) Økonomisystemene ved UiB Ulike parametre ved bestilling av rapporter Litt om økonomimodellen ved UiB Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus Bestille rapport, legge inn parametre, eksportere til forskjellig filformat og skrive ut Gjennomgang av de forskjellige typer rapporter som finnes i rapportbasen Formatering i Discoverer Plus Endre oppsett, endre rader og kolonner, sortere og summere Gjennomgang av PA-rapporter etter lunsj kl

94 Litt om rapportverktøyet Discoverer 11i Egen rapportbase Rapportdatabasen er skilt fra produksjonsbasen Oracle Financial (OF) Rapportbasen driftes av UiOs IT-avdeling Kopi av produksjonsbasen tas hver natt og legges over i rapportbasen Data i rapportbasen er alltid en dag gamle Unntak: BW-og R- rapportene er i sann tid Rapportbasen inneholder data fra og med Data fra 2006 vil vise riktig beløp for artsklasse, men kan vise feil på enkelte artskonti (pga ny artskontoplan) Data fra perioden før 2003 finner en i Discoverer Term Brukerstøtte - håndbøker Brukerstøtte ved uttak av rapporter Brukerstøtte Regnskap tlf , betjent mellom kl IssueTracker: logg saken under Regnskap/Rapporter Arbeidsstøtte/Økonomi og Innkjøp/Annen informasjon/rapporter eller med direkte link: Rapporthåndbok (oppdatert ) Rapporthefte nye rapporter i Discoverer (oppdatert ) henter data om årsverk, studieproduksjon, publisering og arealbruk. 2

95 Oracle Økonomisystem og tilstøtende moduler Rapportdatabase (Discoverer Viewer) (Discoverer Plus) Hver natt overføres data fra alle moduler - BW-rapp. er i sann tid Skanning & e- faktura (E&H) Fakturabehandling (IP) Anleggsregister (FA) Leverandørreskontro (AP) Hovedbok (GL) Innkjøpssystem Lønnssystem Personalsystem Prosjektmodul (PA) Utgifter Kundereskontro (AR) Inntekter Bestilling (PM) Elektronisk arkiv Lønnsog personalsystem (PAGA) Oversikt over Oracles Økonomisystemer hvilke systemer har vi? Oracle Application (OA) Kundemodul (AR) (reskontro for utgående fakturering til våre kunder) Leverandørmodul (AP) (reskontro for inngående faktura. Data overføres fra BasWareIP) Anleggsregister (FA) (utstyrs- og anleggsregistrering av eiendeler) Prosjektmodulen (PA) (forsystem i OA for all bilagsbehandling av bidrag og oppdragsfinansiert virksomhet (BOA)) Hovedbok (GL) (alle føringer i modulene blir overført til GL. Tilknyttede applikasjoner BasWare: Invoice Prosessing (IP) (system for inngående faktura fra våre leverandører) Purchase Management (PM) (bestillingssystem alle bestillinger som er mulige å forta herfra skal foretas i PM) PAGA (lønnssystem. Alle lønnsutbetalinger skjer i PAGA) Rapportverktøyet Discoverer Viewer og Discoverer Plus (henter data fra OA og BW) ADI (Excelbasert verktøy som brukes til innlasting av regnskap- og budsjettdata til OA) 3

96 Forskjellige brukertilkoblinger - UiB UiB-brukere - flere tilkoblinger: PAUIB (data fra PA-modul) UiB (data fra: OA) Forskjellige brukertilkoblinger - Randsonefirma Andre randsone - tilkoblinger: RAND (data fra: OA) UniResearch AS - flere tilkoblinger: UNI-GL (data fra OA) UNI-PA (data fra PA-modul) UNI-adm (data fra: OA beregnet på uni/adm) 4

97 Pålogging Discoverer Plus (1/3) Logg deg inn ved å følge denne linken: Innlogging: 1. Velg Brukertilkobling 2. Klikk på linken (her: UIB) Pålogging Discoverer Plus (2/3) Logg deg inn ved å følge denne linken: Innlogging: 3. Fyll inn passord 4. Trykk Start 5

98 Pålogging Discoverer Plus (3/3) - du er nå logget inn mot riktig firma/database Finn tilgjengelige rapporter: 5. Velg Åpne en eksisterende arbeidsbok 6. Trykk Browse Forskjellige type rapporter - Brukertilkobling UIB A - Anleggs-/utstyrsrapporter B - Budsjettrapporter BW- BasWare-rapporter D - Detaljrapporter/Transaksjonsrapporter K - Kundemodulrapporter L - Leverandørmodulrapporter R - Registerrapporter S - Styringsrapporter/Saldorapporter Brukertilkoblinger PAUIB Brukertilkobling RAND 6

99 Forskjellige type rapporter UIB S Styringsrapporter/saldorapporter S11 - Artsregnskap (3 ulike: vanlig, pr. mnd og tidsserie) S12 - Stedregnskap (2 ulike: vanlig og U.dir) S13 - Prosjektregnskap (2 ulike: vanlig og aktivitet etter fin.kilde) S14 - Analyseregnskap S15 - Investeringer S20 - Råbalanse S21 - Prosjektsaldorapport Velg ulik artsdetaljering innenfor hver rapport: - inntekter/kostnader - pr. artsklasse - pr. art UIBs økonomimodell Virksomhetsområder UiB Grunnbevilgning (GB) Bidrags- og Oppdragsfinansiert Aktivitet BOA Grunnbevilgning Annuum (GA) Prosjekt Grunnbevilgning Prosjekt (GP) Prosjekt Bidragsaktivitet Prosjekt Samleprosjekt fra PA: NFR Gaver og forsterkning EU Annen Oppdragsaktivitet Prosjekt Samleprosjekt fra PA:

100 Virksomhetsområder prosjektsegmentet - UiBs økonomimodell fom 2009 T GB GA GP BOA OA BA T GB GA GP BOA BA OA = Total = Grunnbevilgning (både annuum og øremerkede prosjekter) = Grunnbevilgning annuum = Grunnbevilgning prosjekter = Bidrags- og oppdragsaktivitet = Bidragsaktivitet = Oppdragsaktivitet Ved bestilling av Saldorapporter bruk parameter Område Forskjellige parametre saldorapporter (1/2) Periode År : 2015 (regnskapsdata for år 2015 data fom 2003 kan hentes) Regnskap pr måneds nr. : 3 (regnskapsdata for jan+feb+mars) Budsjettnavn B1 Hovedtildeling B3 Tillatt brukt/ tildelt budsjett / det offisielle budsjettet B4 Budsjettprognose / skyggebudsjett Sted Din stedkode / dine ansvarssteder Prosjektsegmentet 3 valg Område Nåværende økonomimodell (etter 2009) Prosjekt fra til prosjektnummer i GL Hovedbok Virksomhet Tidligere økonomimodell (før 2009) 8

101 Forskjellige parametre saldorapporter (2/2) Saldouttrekk T = Totalt/Alle resultatarter ( ) I F = Instituttarter dvs arter utenom fastlønn, sosiale kostnader mv. = Fakultetsarter dvs kun fastlønn, sosiale kostnader mv. F = Fakultetssaldo (fastlønn mv.) Artene: , , , , , , , , , , , , , , 5702, 5712, , , , Analyse Dine analyseverdier fra til Motpart aktivering av eiendeler, artskl. 4, merkes med motpart uten aktivering 81 kun aktiverte % begge deler/alle føringer Hvordan ta ut rapporter i Discoverer (1/6) Velg rapport Finn ønsket rapport - Trykk på plusstegnet foran ønsket rapport - du får frem hvilke ark rapporten er laget i (eks I-K-O, Artsklasser eller Detalj art, Tidsserie) Velg Åpne 9

102 Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (2/6) Velg parametre Velg rapportparametre velg de avgrensninger som gjelder for din rapport (År, mnd, dato, sted, prosjekt, analyse, art, kunde, selger, leverandør) Velg OK for å sette i gang rapportbestillingen. Parameterveiviser De fleste rapportene har parametere. Her avgrenser du rapporten. Fyll inn ønskede verdier i alle parametre (enten to apostrofer eller ingen). Nederst finner du feltet Beskrivelse med beskjed om hvordan feltet skal fylles ut Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (3/6) Spørringen starter Spørringen starter Det kan ta litt tid, alt etter hvilke kriterier du angir og hvilken rapport. Du kan Avbryte prosessen dersom du har lagt inn feil parametere eller angrer bestillingen. Her er det bare å vente litt 10

103 Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (4/6) Fått opp en rapport - her: S11 Artsregnskap rapportparametre Sideelementer detaljeringsgrad Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (5/6) Noen funksjoner (/snarveier) i Disc. Plus Forhåndsvisning Overfør data til Excel/HTML Skriv ut rapporten Åpne ny arbeidsbok/ rapport fra mal Oppdater arket ny spørring Ny summering Ny beregning Ny betingelse Ny parameter 11

104 Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (6/6) Ny spørring? Ny spørring gjøres ved å oppdatere arket på nytt Klikk på ikonet Oppdater ark Legg inn nye parametere Utfør ny spørring ved å klikke på OK Tips og triks i Discoverer Plus Formatering i skjermbildet Sletting av kolonner Sortering Summering Overføring av data til Excel- og HTML-format 12

105 Tips og triks i Discoverer Plus (1/10) Formatering av skjermbildet Muligheter : Endre rekkefølge på kolonner (ved å dra og slippe) Flytte kolonner opp til og ned fra Sideelement (ved å dra og slippe) Angre? - Rediger/Angre rediger ark - eller bestill rapporten på nytt Tips og triks i Discoverer Plus (2/10) Formatering av skjermbildet Flytt til Sideelement : Dra kolonnen Sted opp i Sideelementer (ved å dra og slippe) Tabellen blir sortert slik at kun informasjon/data om valgte Sted vises i tabellen Endre Sted? - Velg nytt Sted ved å bruke rullgardinen 13

106 Tips og triks i Discoverer Plus (3/10) Sletting av kolonner Flere måter å slette Kolonne på: Alt 1. - Marker kolonnen som skal slettes - Høyreklikk og velg: Fjern fra regneark Alt 2. - Marker kolonnen som skal slettes - Trykk Delete Angrer du med en gang? - Velg Rediger/Angre rediger ark Tips og triks i Discoverer Plus (4/10) Gjennopprett slettet kolonne? Velg i menyen Rediger/her: Angre side Du kan kun gjøre den siste endringen du har gjort Ellers må du kjøre spørringen på nytt 14

107 Tips og triks i Discoverer Plus (5/10) Sortering 2. Flere måter å sortere på: Marker ønsket kolonne Alt 1 Høyreklikk på kolonnen og velg ønsket sortering fra menyen: Gruppesortering Sorter min til maks eller..maks til min 1. Alt 2 Velg en av funksjonsknappene A-Z eller Z-A Lystrer ikke rapporten? Da ligger rapporten inne med en gruppesortering som overstyrer ditt ønske. Den må da endres. Tips og triks i Discoverer Plus (6/10) Gruppesortering Lag eller rydd i Gruppesortering: Velg Verktøy/Sorter Du får opp en boks hvor en kan velge mer detaljert sortering ved å: - Dra eksisterende kolonner til ønsket prioritet - Bruk knappene til høyre Legg til (legger til kolonner fra rapporten) Slett (fjerner kolonner) Flytt ned (flytter kolonner). 15

108 Tips og triks i Discoverer Plus (7/10) Summering Summering i Discoverer Plus kan man aktivere/deaktivere summer eller lage nye totaleller delsummer: Velg - enten ikonet Ny Sum/Sum - eller Verktøy/Summer/Ny Du får opp en boks hvor en kan lage den total- eller delsummering en ønsker. En kan lage flere summeringer. Du må ta stilling til: - Elementet du ønsker opprette summering for - Hvilken type sum? - Totalsum/delsum? - Formatering av skrift? Velg OK Tips og triks i Discoverer Plus (8/10) Flere summeringer Man kan lage flere summeringer Da legger du i så fall til en ny summering for eksempel slik: 1. gang: Delsum pr. utstyrgruppe 2. gang: Totalsum for anleggsmidler for et valgt sted Fjerne summering? - Velg menyen Vis/Rute med tilgjengelige elementer - Under fanen Beregninger finner du summeringene - Fjernes ved å høyreklikke og velg fjern fra regneark

109 Forskjellige type rapporter - Brukertilkobling UIB A - Anleggs-/utstyrsrapporter B - Budsjettrapporter BW- BasWare - rapporter D - Detaljrapporter/Transaksjonsrapporter K - Kundemodulrapporter L - Leverandørmodulrapporter R - Registerrapporter S - Styringsrapporter/Saldorapporter Brukertilkoblinger PAUIB Brukertilkobling RAND A Anleggs- og utstyrsrapporter A61 Anleggsmodulrapporter (utstyr-avskriving-liste, avtemmingsutstyr, avskriving pr. mnd og avskriving akkumulert) 17

110 B Budsjettrapporter B11 Budsjett pr. mnd, B11 Budsjettrapport B1, B3 og B4 og B1 Budsjettdetaljer R Registerrapporter R02 Segmentregister, R07 Kunderegister, R08 Leverandørregister 18

111 D Detaljrapporter D22 Bilagsdetaljer (alle data fra GL, Instituttdata fra GL, drill til PA og sum pr art/prosjekt/sted/kilde) BW BasWarerapporter BW01 Faktura-ikke-konterte-uib, BW02 Fakturamottaker, BW03 Anviser attestanter, BW04 Konterte-faktura-uib, BW05 Utstyrregistrering ADI, BW06 Konterte-faktura-Div-Utvalg, BW07-IP-PM-Bruker og BW08 Faktura ikke overført AP/Oracle 19

112 Tips og triks i Discoverer Plus (9/10) I alle BW -rapportene er det mulig å få frem det skannede fakturabildet som ligger i IP. BW04 er best egnet siden den gir alle fakturaer ført i IP 1 1. Gå til kolonne Scanned Files. Klikk på blå pil og før pekeren over nettadressen og klikk. 2. Filen kan lagres. 2 Tips og triks i Discoverer Plus (10/10) I alle BW -rapportene er det mulig å få frem det skannede fakturabildet som ligger i IP BW04 er best egnet Fakturaen kan nå for eksempel sendes som vedlegg på e-post På denne måten kan også de som ikke er brukere i IP få sett/få tilgang fakturaen 20

113 K Kundemodulrapporter K31 Kundereskontro (m/ skannet faktura), K32 Forfalte faktura og K33 Fakturaer som er purret L Leverandørrapporter L41 Leverandørreskontro og L42 AP ikke hovedbok GL 21

114 FORSKJELLIGE TYPER RAPPORTER PAUIB Brukertilkobling PAUIB R - D - S - B - A - Registerrapport Detaljrapport Saldorapport Budsjettrapport Avstemmingsrapport FORSKJELLIGE TYPER RAPPORTER PAUIB... Rapportene i PAUIB 22

115 Avslutt Lukk Discoverer Plus Husk ALLTID å logge deg av Discoverer Plus. Vi har et begrenset antall lisenser Dersom du bare bruker X for å avslutte er du fortsatt pålogget og bruker en lisens Avslutt Lukk Discoverer Plus Først når du får denne meldingen er du logget av 23

116 DISCOVERER PLUS Rapportverktøy for UiB Kursholder Signe Marie Bjordal Økonomiavdelingen (ØKA) Oppdatert: 14.oktober 2015 Kursinnhold Discoverer Plus Litt om rapportverktøyet Discoverer 11i Beskrivelse Håndbøker brukerstøtte Forskjelllige brukertilkoblinger (UiB, UNI, Rand, PA, Egne mm) Økonomisystemene ved UiB Ulike parametre ved bestilling av rapporter Litt om økonomimodellen ved UiB Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus Bestille rapport, legge inn parametre, eksportere til forskjellig filformat og skrive ut Gjennomgang av de forskjellige typer rapporter som finnes i rapportbasen Formatering i Discoverer Plus Endre oppsett, endre rader og kolonner, sortere og summere Gjennomgang av PA-rapporter etter lunsj kl

117 Litt om rapportverktøyet Discoverer 11i Egen rapportbase Rapportdatabasen er skilt fra produksjonsbasen Oracle Financial (OF) Rapportbasen driftes av UiOs IT-avdeling Kopi av produksjonsbasen tas hver natt og legges over i rapportbasen Data i rapportbasen er alltid en dag gamle Unntak: BW-og R- rapportene er i sann tid Rapportbasen inneholder data fra og med Data fra 2006 vil vise riktig beløp for artsklasse, men kan vise feil på enkelte artskonti (pga ny artskontoplan) Data fra perioden før 2003 finner en i Discoverer Term Brukerstøtte - håndbøker Brukerstøtte ved uttak av rapporter Brukerstøtte Regnskap tlf , betjent mellom kl IssueTracker: logg saken under Regnskap/Rapporter Arbeidsstøtte/Økonomi og Innkjøp/Annen informasjon/rapporter eller med direkte link: Rapporthåndbok (oppdatert ) Rapporthefte nye rapporter i Discoverer (oppdatert ) henter data om årsverk, studieproduksjon, publisering og arealbruk. 2

118 Oracle Økonomisystem og tilstøtende moduler Rapportdatabase (Discoverer Viewer) (Discoverer Plus) Hver natt overføres data fra alle moduler - BW-rapp. er i sann tid Skanning & e- faktura (E&H) Fakturabehandling (IP) Anleggsregister (FA) Leverandørreskontro (AP) Hovedbok (GL) Innkjøpssystem Lønnssystem Personalsystem Prosjektmodul (PA) Utgifter Kundereskontro (AR) Inntekter Bestilling (PM) Elektronisk arkiv Lønnsog personalsystem (PAGA) Oversikt over Oracles Økonomisystemer hvilke systemer har vi? Oracle Application (OA) Kundemodul (AR) (reskontro for utgående fakturering til våre kunder) Leverandørmodul (AP) (reskontro for inngående faktura. Data overføres fra BasWareIP) Anleggsregister (FA) (utstyrs- og anleggsregistrering av eiendeler) Prosjektmodulen (PA) (forsystem i OA for all bilagsbehandling av bidrag og oppdragsfinansiert virksomhet (BOA)) Hovedbok (GL) (alle føringer i modulene blir overført til GL. Tilknyttede applikasjoner BasWare: Invoice Prosessing (IP) (system for inngående faktura fra våre leverandører) Purchase Management (PM) (bestillingssystem alle bestillinger som er mulige å forta herfra skal foretas i PM) PAGA (lønnssystem. Alle lønnsutbetalinger skjer i PAGA) Rapportverktøyet Discoverer Viewer og Discoverer Plus (henter data fra OA og BW) ADI (Excelbasert verktøy som brukes til innlasting av regnskap- og budsjettdata til OA) 3

119 Forskjellige brukertilkoblinger - UiB UiB-brukere - flere tilkoblinger: PAUIB (data fra PA-modul) UiB (data fra: OA) Forskjellige brukertilkoblinger - Randsonefirma Andre randsone - tilkoblinger: RAND (data fra: OA) UniResearch AS - flere tilkoblinger: UNI-GL (data fra OA) UNI-PA (data fra PA-modul) UNI-adm (data fra: OA beregnet på uni/adm) 4

120 Pålogging Discoverer Plus (1/3) Logg deg inn ved å følge denne linken: Innlogging: 1. Velg Brukertilkobling 2. Klikk på linken (her: UIB) Pålogging Discoverer Plus (2/3) Logg deg inn ved å følge denne linken: Innlogging: 3. Fyll inn passord 4. Trykk Start 5

121 Pålogging Discoverer Plus (3/3) - du er nå logget inn mot riktig firma/database Finn tilgjengelige rapporter: 5. Velg Åpne en eksisterende arbeidsbok 6. Trykk Browse Forskjellige type rapporter - Brukertilkobling UIB A - Anleggs-/utstyrsrapporter B - Budsjettrapporter BW- BasWare-rapporter D - Detaljrapporter/Transaksjonsrapporter K - Kundemodulrapporter L - Leverandørmodulrapporter R - Registerrapporter S - Styringsrapporter/Saldorapporter Brukertilkoblinger PAUIB Brukertilkobling RAND 6

122 Forskjellige type rapporter UIB S Styringsrapporter/saldorapporter S11 - Artsregnskap (3 ulike: vanlig, pr. mnd og tidsserie) S12 - Stedregnskap (2 ulike: vanlig og U.dir) S13 - Prosjektregnskap (2 ulike: vanlig og aktivitet etter fin.kilde) S14 - Analyseregnskap S15 - Investeringer S20 - Råbalanse S21 - Prosjektsaldorapport Velg ulik artsdetaljering innenfor hver rapport: - inntekter/kostnader - pr. artsklasse - pr. art UIBs økonomimodell Virksomhetsområder UiB Grunnbevilgning (GB) Bidrags- og Oppdragsfinansiert Aktivitet BOA Grunnbevilgning Annuum (GA) Prosjekt Grunnbevilgning Prosjekt (GP) Prosjekt Bidragsaktivitet Prosjekt Samleprosjekt fra PA: NFR Gaver og forsterkning EU Annen Oppdragsaktivitet Prosjekt Samleprosjekt fra PA:

123 Virksomhetsområder prosjektsegmentet - UiBs økonomimodell fom 2009 T GB GA GP BOA OA BA T GB GA GP BOA BA OA = Total = Grunnbevilgning (både annuum og øremerkede prosjekter) = Grunnbevilgning annuum = Grunnbevilgning prosjekter = Bidrags- og oppdragsaktivitet = Bidragsaktivitet = Oppdragsaktivitet Ved bestilling av Saldorapporter bruk parameter Område Forskjellige parametre saldorapporter (1/2) Periode År : 2015 (regnskapsdata for år 2015 data fom 2003 kan hentes) Regnskap pr måneds nr. : 3 (regnskapsdata for jan+feb+mars) Budsjettnavn B1 Hovedtildeling B3 Tillatt brukt/ tildelt budsjett / det offisielle budsjettet B4 Budsjettprognose / skyggebudsjett Sted Din stedkode / dine ansvarssteder Prosjektsegmentet 3 valg Område Nåværende økonomimodell (etter 2009) Prosjekt fra til prosjektnummer i GL Hovedbok Virksomhet Tidligere økonomimodell (før 2009) 8

124 Forskjellige parametre saldorapporter (2/2) Saldouttrekk T = Totalt/Alle resultatarter ( ) I F = Instituttarter dvs arter utenom fastlønn, sosiale kostnader mv. = Fakultetsarter dvs kun fastlønn, sosiale kostnader mv. F = Fakultetssaldo (fastlønn mv.) Artene: , , , , , , , , , , , , , , 5702, 5712, , , , Analyse Dine analyseverdier fra til Motpart aktivering av eiendeler, artskl. 4, merkes med motpart uten aktivering 81 kun aktiverte % begge deler/alle føringer Hvordan ta ut rapporter i Discoverer (1/6) Velg rapport Finn ønsket rapport - Trykk på plusstegnet foran ønsket rapport - du får frem hvilke ark rapporten er laget i (eks I-K-O, Artsklasser eller Detalj art, Tidsserie) Velg Åpne 9

125 Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (2/6) Velg parametre Velg rapportparametre velg de avgrensninger som gjelder for din rapport (År, mnd, dato, sted, prosjekt, analyse, art, kunde, selger, leverandør) Velg OK for å sette i gang rapportbestillingen. Parameterveiviser De fleste rapportene har parametere. Her avgrenser du rapporten. Fyll inn ønskede verdier i alle parametre (enten to apostrofer eller ingen). Nederst finner du feltet Beskrivelse med beskjed om hvordan feltet skal fylles ut Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (3/6) Spørringen starter Spørringen starter Det kan ta litt tid, alt etter hvilke kriterier du angir og hvilken rapport. Du kan Avbryte prosessen dersom du har lagt inn feil parametere eller angrer bestillingen. Her er det bare å vente litt 10

126 Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (4/6) Fått opp en rapport - her: S11 Artsregnskap rapportparametre Sideelementer detaljeringsgrad Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (5/6) Noen funksjoner (/snarveier) i Disc. Plus Forhåndsvisning Overfør data til Excel/HTML Skriv ut rapporten Åpne ny arbeidsbok/ rapport fra mal Oppdater arket ny spørring Ny summering Ny beregning Ny betingelse Ny parameter 11

127 Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (6/6) Ny spørring? Ny spørring gjøres ved å oppdatere arket på nytt Klikk på ikonet Oppdater ark Legg inn nye parametere Utfør ny spørring ved å klikke på OK Tips og triks i Discoverer Plus Formatering i skjermbildet Sletting av kolonner Sortering Summering Overføring av data til Excel- og HTML-format 12

128 Tips og triks i Discoverer Plus (1/10) Formatering av skjermbildet Muligheter : Endre rekkefølge på kolonner (ved å dra og slippe) Flytte kolonner opp til og ned fra Sideelement (ved å dra og slippe) Angre? - Rediger/Angre rediger ark - eller bestill rapporten på nytt Tips og triks i Discoverer Plus (2/10) Formatering av skjermbildet Flytt til Sideelement : Dra kolonnen Sted opp i Sideelementer (ved å dra og slippe) Tabellen blir sortert slik at kun informasjon/data om valgte Sted vises i tabellen Endre Sted? - Velg nytt Sted ved å bruke rullgardinen 13

129 Tips og triks i Discoverer Plus (3/10) Sletting av kolonner Flere måter å slette Kolonne på: Alt 1. - Marker kolonnen som skal slettes - Høyreklikk og velg: Fjern fra regneark Alt 2. - Marker kolonnen som skal slettes - Trykk Delete Angrer du med en gang? - Velg Rediger/Angre rediger ark Tips og triks i Discoverer Plus (4/10) Gjennopprett slettet kolonne? Velg i menyen Rediger/her: Angre side Du kan kun gjøre den siste endringen du har gjort Ellers må du kjøre spørringen på nytt 14

130 Tips og triks i Discoverer Plus (5/10) Sortering 2. Flere måter å sortere på: Marker ønsket kolonne Alt 1 Høyreklikk på kolonnen og velg ønsket sortering fra menyen: Gruppesortering Sorter min til maks eller..maks til min 1. Alt 2 Velg en av funksjonsknappene A-Z eller Z-A Lystrer ikke rapporten? Da ligger rapporten inne med en gruppesortering som overstyrer ditt ønske. Den må da endres. Tips og triks i Discoverer Plus (6/10) Gruppesortering Lag eller rydd i Gruppesortering: Velg Verktøy/Sorter Du får opp en boks hvor en kan velge mer detaljert sortering ved å: - Dra eksisterende kolonner til ønsket prioritet - Bruk knappene til høyre Legg til (legger til kolonner fra rapporten) Slett (fjerner kolonner) Flytt ned (flytter kolonner). 15

131 Tips og triks i Discoverer Plus (7/10) Summering Summering i Discoverer Plus kan man aktivere/deaktivere summer eller lage nye totaleller delsummer: Velg - enten ikonet Ny Sum/Sum - eller Verktøy/Summer/Ny Du får opp en boks hvor en kan lage den total- eller delsummering en ønsker. En kan lage flere summeringer. Du må ta stilling til: - Elementet du ønsker opprette summering for - Hvilken type sum? - Totalsum/delsum? - Formatering av skrift? Velg OK Tips og triks i Discoverer Plus (8/10) Flere summeringer Man kan lage flere summeringer Da legger du i så fall til en ny summering for eksempel slik: 1. gang: Delsum pr. utstyrgruppe 2. gang: Totalsum for anleggsmidler for et valgt sted Fjerne summering? - Velg menyen Vis/Rute med tilgjengelige elementer - Under fanen Beregninger finner du summeringene - Fjernes ved å høyreklikke og velg fjern fra regneark

132 Forskjellige type rapporter - Brukertilkobling UIB A - Anleggs-/utstyrsrapporter B - Budsjettrapporter BW- BasWare - rapporter D - Detaljrapporter/Transaksjonsrapporter K - Kundemodulrapporter L - Leverandørmodulrapporter R - Registerrapporter S - Styringsrapporter/Saldorapporter Brukertilkoblinger PAUIB Brukertilkobling RAND A Anleggs- og utstyrsrapporter A61 Anleggsmodulrapporter (utstyr-avskriving-liste, avtemmingsutstyr, avskriving pr. mnd og avskriving akkumulert) 17

133 B Budsjettrapporter B11 Budsjett pr. mnd, B11 Budsjettrapport B1, B3 og B4 og B1 Budsjettdetaljer R Registerrapporter R02 Segmentregister, R07 Kunderegister, R08 Leverandørregister 18

134 D Detaljrapporter D22 Bilagsdetaljer (alle data fra GL, Instituttdata fra GL, drill til PA og sum pr art/prosjekt/sted/kilde) BW BasWarerapporter BW01 Faktura-ikke-konterte-uib, BW02 Fakturamottaker, BW03 Anviser attestanter, BW04 Konterte-faktura-uib, BW05 Utstyrregistrering ADI, BW06 Konterte-faktura-Div-Utvalg, BW07-IP-PM-Bruker og BW08 Faktura ikke overført AP/Oracle 19

135 Tips og triks i Discoverer Plus (9/10) I alle BW -rapportene er det mulig å få frem det skannede fakturabildet som ligger i IP. BW04 er best egnet siden den gir alle fakturaer ført i IP 1 1. Gå til kolonne Scanned Files. Klikk på blå pil og før pekeren over nettadressen og klikk. 2. Filen kan lagres. 2 Tips og triks i Discoverer Plus (10/10) I alle BW -rapportene er det mulig å få frem det skannede fakturabildet som ligger i IP BW04 er best egnet Fakturaen kan nå for eksempel sendes som vedlegg på e-post På denne måten kan også de som ikke er brukere i IP få sett/få tilgang fakturaen 20

136 K Kundemodulrapporter K31 Kundereskontro (m/ skannet faktura), K32 Forfalte faktura og K33 Fakturaer som er purret L Leverandørrapporter L41 Leverandørreskontro og L42 AP ikke hovedbok GL 21

137 FORSKJELLIGE TYPER RAPPORTER PAUIB Brukertilkobling PAUIB R - D - S - B - A - Registerrapport Detaljrapport Saldorapport Budsjettrapport Avstemmingsrapport FORSKJELLIGE TYPER RAPPORTER PAUIB... Rapportene i PAUIB 22

138 Avslutt Lukk Discoverer Plus Husk ALLTID å logge deg av Discoverer Plus. Vi har et begrenset antall lisenser Dersom du bare bruker X for å avslutte er du fortsatt pålogget og bruker en lisens Avslutt Lukk Discoverer Plus Først når du får denne meldingen er du logget av 23

139 DISCOVERER PLUS Rapportverktøy for UiB Kursholder Signe Marie Bjordal Økonomiavdelingen (ØKA) Oppdatert: 14.oktober 2015 Kursinnhold Discoverer Plus Litt om rapportverktøyet Discoverer 11i Beskrivelse Håndbøker brukerstøtte Forskjelllige brukertilkoblinger (UiB, UNI, Rand, PA, Egne mm) Økonomisystemene ved UiB Ulike parametre ved bestilling av rapporter Litt om økonomimodellen ved UiB Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus Bestille rapport, legge inn parametre, eksportere til forskjellig filformat og skrive ut Gjennomgang av de forskjellige typer rapporter som finnes i rapportbasen Formatering i Discoverer Plus Endre oppsett, endre rader og kolonner, sortere og summere Gjennomgang av PA-rapporter etter lunsj kl

140 Litt om rapportverktøyet Discoverer 11i Egen rapportbase Rapportdatabasen er skilt fra produksjonsbasen Oracle Financial (OF) Rapportbasen driftes av UiOs IT-avdeling Kopi av produksjonsbasen tas hver natt og legges over i rapportbasen Data i rapportbasen er alltid en dag gamle Unntak: BW-og R- rapportene er i sann tid Rapportbasen inneholder data fra og med Data fra 2006 vil vise riktig beløp for artsklasse, men kan vise feil på enkelte artskonti (pga ny artskontoplan) Data fra perioden før 2003 finner en i Discoverer Term Brukerstøtte - håndbøker Brukerstøtte ved uttak av rapporter Brukerstøtte Regnskap tlf , betjent mellom kl IssueTracker: logg saken under Regnskap/Rapporter Arbeidsstøtte/Økonomi og Innkjøp/Annen informasjon/rapporter eller med direkte link: Rapporthåndbok (oppdatert ) Rapporthefte nye rapporter i Discoverer (oppdatert ) henter data om årsverk, studieproduksjon, publisering og arealbruk. 2

141 Oracle Økonomisystem og tilstøtende moduler Rapportdatabase (Discoverer Viewer) (Discoverer Plus) Hver natt overføres data fra alle moduler - BW-rapp. er i sann tid Skanning & e- faktura (E&H) Fakturabehandling (IP) Anleggsregister (FA) Leverandørreskontro (AP) Hovedbok (GL) Innkjøpssystem Lønnssystem Personalsystem Prosjektmodul (PA) Utgifter Kundereskontro (AR) Inntekter Bestilling (PM) Elektronisk arkiv Lønnsog personalsystem (PAGA) Oversikt over Oracles Økonomisystemer hvilke systemer har vi? Oracle Application (OA) Kundemodul (AR) (reskontro for utgående fakturering til våre kunder) Leverandørmodul (AP) (reskontro for inngående faktura. Data overføres fra BasWareIP) Anleggsregister (FA) (utstyrs- og anleggsregistrering av eiendeler) Prosjektmodulen (PA) (forsystem i OA for all bilagsbehandling av bidrag og oppdragsfinansiert virksomhet (BOA)) Hovedbok (GL) (alle føringer i modulene blir overført til GL. Tilknyttede applikasjoner BasWare: Invoice Prosessing (IP) (system for inngående faktura fra våre leverandører) Purchase Management (PM) (bestillingssystem alle bestillinger som er mulige å forta herfra skal foretas i PM) PAGA (lønnssystem. Alle lønnsutbetalinger skjer i PAGA) Rapportverktøyet Discoverer Viewer og Discoverer Plus (henter data fra OA og BW) ADI (Excelbasert verktøy som brukes til innlasting av regnskap- og budsjettdata til OA) 3

142 Forskjellige brukertilkoblinger - UiB UiB-brukere - flere tilkoblinger: PAUIB (data fra PA-modul) UiB (data fra: OA) Forskjellige brukertilkoblinger - Randsonefirma Andre randsone - tilkoblinger: RAND (data fra: OA) UniResearch AS - flere tilkoblinger: UNI-GL (data fra OA) UNI-PA (data fra PA-modul) UNI-adm (data fra: OA beregnet på uni/adm) 4

143 Pålogging Discoverer Plus (1/3) Logg deg inn ved å følge denne linken: Innlogging: 1. Velg Brukertilkobling 2. Klikk på linken (her: UIB) Pålogging Discoverer Plus (2/3) Logg deg inn ved å følge denne linken: Innlogging: 3. Fyll inn passord 4. Trykk Start 5

144 Pålogging Discoverer Plus (3/3) - du er nå logget inn mot riktig firma/database Finn tilgjengelige rapporter: 5. Velg Åpne en eksisterende arbeidsbok 6. Trykk Browse Forskjellige type rapporter - Brukertilkobling UIB A - Anleggs-/utstyrsrapporter B - Budsjettrapporter BW- BasWare-rapporter D - Detaljrapporter/Transaksjonsrapporter K - Kundemodulrapporter L - Leverandørmodulrapporter R - Registerrapporter S - Styringsrapporter/Saldorapporter Brukertilkoblinger PAUIB Brukertilkobling RAND 6

145 Forskjellige type rapporter UIB S Styringsrapporter/saldorapporter S11 - Artsregnskap (3 ulike: vanlig, pr. mnd og tidsserie) S12 - Stedregnskap (2 ulike: vanlig og U.dir) S13 - Prosjektregnskap (2 ulike: vanlig og aktivitet etter fin.kilde) S14 - Analyseregnskap S15 - Investeringer S20 - Råbalanse S21 - Prosjektsaldorapport Velg ulik artsdetaljering innenfor hver rapport: - inntekter/kostnader - pr. artsklasse - pr. art UIBs økonomimodell Virksomhetsområder UiB Grunnbevilgning (GB) Bidrags- og Oppdragsfinansiert Aktivitet BOA Grunnbevilgning Annuum (GA) Prosjekt Grunnbevilgning Prosjekt (GP) Prosjekt Bidragsaktivitet Prosjekt Samleprosjekt fra PA: NFR Gaver og forsterkning EU Annen Oppdragsaktivitet Prosjekt Samleprosjekt fra PA:

146 Virksomhetsområder prosjektsegmentet - UiBs økonomimodell fom 2009 T GB GA GP BOA OA BA T GB GA GP BOA BA OA = Total = Grunnbevilgning (både annuum og øremerkede prosjekter) = Grunnbevilgning annuum = Grunnbevilgning prosjekter = Bidrags- og oppdragsaktivitet = Bidragsaktivitet = Oppdragsaktivitet Ved bestilling av Saldorapporter bruk parameter Område Forskjellige parametre saldorapporter (1/2) Periode År : 2015 (regnskapsdata for år 2015 data fom 2003 kan hentes) Regnskap pr måneds nr. : 3 (regnskapsdata for jan+feb+mars) Budsjettnavn B1 Hovedtildeling B3 Tillatt brukt/ tildelt budsjett / det offisielle budsjettet B4 Budsjettprognose / skyggebudsjett Sted Din stedkode / dine ansvarssteder Prosjektsegmentet 3 valg Område Nåværende økonomimodell (etter 2009) Prosjekt fra til prosjektnummer i GL Hovedbok Virksomhet Tidligere økonomimodell (før 2009) 8

147 Forskjellige parametre saldorapporter (2/2) Saldouttrekk T = Totalt/Alle resultatarter ( ) I F = Instituttarter dvs arter utenom fastlønn, sosiale kostnader mv. = Fakultetsarter dvs kun fastlønn, sosiale kostnader mv. F = Fakultetssaldo (fastlønn mv.) Artene: , , , , , , , , , , , , , , 5702, 5712, , , , Analyse Dine analyseverdier fra til Motpart aktivering av eiendeler, artskl. 4, merkes med motpart uten aktivering 81 kun aktiverte % begge deler/alle føringer Hvordan ta ut rapporter i Discoverer (1/6) Velg rapport Finn ønsket rapport - Trykk på plusstegnet foran ønsket rapport - du får frem hvilke ark rapporten er laget i (eks I-K-O, Artsklasser eller Detalj art, Tidsserie) Velg Åpne 9

148 Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (2/6) Velg parametre Velg rapportparametre velg de avgrensninger som gjelder for din rapport (År, mnd, dato, sted, prosjekt, analyse, art, kunde, selger, leverandør) Velg OK for å sette i gang rapportbestillingen. Parameterveiviser De fleste rapportene har parametere. Her avgrenser du rapporten. Fyll inn ønskede verdier i alle parametre (enten to apostrofer eller ingen). Nederst finner du feltet Beskrivelse med beskjed om hvordan feltet skal fylles ut Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (3/6) Spørringen starter Spørringen starter Det kan ta litt tid, alt etter hvilke kriterier du angir og hvilken rapport. Du kan Avbryte prosessen dersom du har lagt inn feil parametere eller angrer bestillingen. Her er det bare å vente litt 10

149 Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (4/6) Fått opp en rapport - her: S11 Artsregnskap rapportparametre Sideelementer detaljeringsgrad Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (5/6) Noen funksjoner (/snarveier) i Disc. Plus Forhåndsvisning Overfør data til Excel/HTML Skriv ut rapporten Åpne ny arbeidsbok/ rapport fra mal Oppdater arket ny spørring Ny summering Ny beregning Ny betingelse Ny parameter 11

150 Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (6/6) Ny spørring? Ny spørring gjøres ved å oppdatere arket på nytt Klikk på ikonet Oppdater ark Legg inn nye parametere Utfør ny spørring ved å klikke på OK Tips og triks i Discoverer Plus Formatering i skjermbildet Sletting av kolonner Sortering Summering Overføring av data til Excel- og HTML-format 12

151 Tips og triks i Discoverer Plus (1/10) Formatering av skjermbildet Muligheter : Endre rekkefølge på kolonner (ved å dra og slippe) Flytte kolonner opp til og ned fra Sideelement (ved å dra og slippe) Angre? - Rediger/Angre rediger ark - eller bestill rapporten på nytt Tips og triks i Discoverer Plus (2/10) Formatering av skjermbildet Flytt til Sideelement : Dra kolonnen Sted opp i Sideelementer (ved å dra og slippe) Tabellen blir sortert slik at kun informasjon/data om valgte Sted vises i tabellen Endre Sted? - Velg nytt Sted ved å bruke rullgardinen 13

152 Tips og triks i Discoverer Plus (3/10) Sletting av kolonner Flere måter å slette Kolonne på: Alt 1. - Marker kolonnen som skal slettes - Høyreklikk og velg: Fjern fra regneark Alt 2. - Marker kolonnen som skal slettes - Trykk Delete Angrer du med en gang? - Velg Rediger/Angre rediger ark Tips og triks i Discoverer Plus (4/10) Gjennopprett slettet kolonne? Velg i menyen Rediger/her: Angre side Du kan kun gjøre den siste endringen du har gjort Ellers må du kjøre spørringen på nytt 14

153 Tips og triks i Discoverer Plus (5/10) Sortering 2. Flere måter å sortere på: Marker ønsket kolonne Alt 1 Høyreklikk på kolonnen og velg ønsket sortering fra menyen: Gruppesortering Sorter min til maks eller..maks til min 1. Alt 2 Velg en av funksjonsknappene A-Z eller Z-A Lystrer ikke rapporten? Da ligger rapporten inne med en gruppesortering som overstyrer ditt ønske. Den må da endres. Tips og triks i Discoverer Plus (6/10) Gruppesortering Lag eller rydd i Gruppesortering: Velg Verktøy/Sorter Du får opp en boks hvor en kan velge mer detaljert sortering ved å: - Dra eksisterende kolonner til ønsket prioritet - Bruk knappene til høyre Legg til (legger til kolonner fra rapporten) Slett (fjerner kolonner) Flytt ned (flytter kolonner). 15

154 Tips og triks i Discoverer Plus (7/10) Summering Summering i Discoverer Plus kan man aktivere/deaktivere summer eller lage nye totaleller delsummer: Velg - enten ikonet Ny Sum/Sum - eller Verktøy/Summer/Ny Du får opp en boks hvor en kan lage den total- eller delsummering en ønsker. En kan lage flere summeringer. Du må ta stilling til: - Elementet du ønsker opprette summering for - Hvilken type sum? - Totalsum/delsum? - Formatering av skrift? Velg OK Tips og triks i Discoverer Plus (8/10) Flere summeringer Man kan lage flere summeringer Da legger du i så fall til en ny summering for eksempel slik: 1. gang: Delsum pr. utstyrgruppe 2. gang: Totalsum for anleggsmidler for et valgt sted Fjerne summering? - Velg menyen Vis/Rute med tilgjengelige elementer - Under fanen Beregninger finner du summeringene - Fjernes ved å høyreklikke og velg fjern fra regneark

155 Forskjellige type rapporter - Brukertilkobling UIB A - Anleggs-/utstyrsrapporter B - Budsjettrapporter BW- BasWare - rapporter D - Detaljrapporter/Transaksjonsrapporter K - Kundemodulrapporter L - Leverandørmodulrapporter R - Registerrapporter S - Styringsrapporter/Saldorapporter Brukertilkoblinger PAUIB Brukertilkobling RAND A Anleggs- og utstyrsrapporter A61 Anleggsmodulrapporter (utstyr-avskriving-liste, avtemmingsutstyr, avskriving pr. mnd og avskriving akkumulert) 17

156 B Budsjettrapporter B11 Budsjett pr. mnd, B11 Budsjettrapport B1, B3 og B4 og B1 Budsjettdetaljer R Registerrapporter R02 Segmentregister, R07 Kunderegister, R08 Leverandørregister 18

157 D Detaljrapporter D22 Bilagsdetaljer (alle data fra GL, Instituttdata fra GL, drill til PA og sum pr art/prosjekt/sted/kilde) BW BasWarerapporter BW01 Faktura-ikke-konterte-uib, BW02 Fakturamottaker, BW03 Anviser attestanter, BW04 Konterte-faktura-uib, BW05 Utstyrregistrering ADI, BW06 Konterte-faktura-Div-Utvalg, BW07-IP-PM-Bruker og BW08 Faktura ikke overført AP/Oracle 19

158 Tips og triks i Discoverer Plus (9/10) I alle BW -rapportene er det mulig å få frem det skannede fakturabildet som ligger i IP. BW04 er best egnet siden den gir alle fakturaer ført i IP 1 1. Gå til kolonne Scanned Files. Klikk på blå pil og før pekeren over nettadressen og klikk. 2. Filen kan lagres. 2 Tips og triks i Discoverer Plus (10/10) I alle BW -rapportene er det mulig å få frem det skannede fakturabildet som ligger i IP BW04 er best egnet Fakturaen kan nå for eksempel sendes som vedlegg på e-post På denne måten kan også de som ikke er brukere i IP få sett/få tilgang fakturaen 20

159 K Kundemodulrapporter K31 Kundereskontro (m/ skannet faktura), K32 Forfalte faktura og K33 Fakturaer som er purret L Leverandørrapporter L41 Leverandørreskontro og L42 AP ikke hovedbok GL 21

160 FORSKJELLIGE TYPER RAPPORTER PAUIB Brukertilkobling PAUIB R - D - S - B - A - Registerrapport Detaljrapport Saldorapport Budsjettrapport Avstemmingsrapport FORSKJELLIGE TYPER RAPPORTER PAUIB... Rapportene i PAUIB 22

161 Avslutt Lukk Discoverer Plus Husk ALLTID å logge deg av Discoverer Plus. Vi har et begrenset antall lisenser Dersom du bare bruker X for å avslutte er du fortsatt pålogget og bruker en lisens Avslutt Lukk Discoverer Plus Først når du får denne meldingen er du logget av 23

162 DISCOVERER PLUS Rapportverktøy for UiB Kursholder Signe Marie Bjordal Økonomiavdelingen (ØKA) Oppdatert: 14.oktober 2015 Kursinnhold Discoverer Plus Litt om rapportverktøyet Discoverer 11i Beskrivelse Håndbøker brukerstøtte Forskjelllige brukertilkoblinger (UiB, UNI, Rand, PA, Egne mm) Økonomisystemene ved UiB Ulike parametre ved bestilling av rapporter Litt om økonomimodellen ved UiB Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus Bestille rapport, legge inn parametre, eksportere til forskjellig filformat og skrive ut Gjennomgang av de forskjellige typer rapporter som finnes i rapportbasen Formatering i Discoverer Plus Endre oppsett, endre rader og kolonner, sortere og summere Gjennomgang av PA-rapporter etter lunsj kl

163 Litt om rapportverktøyet Discoverer 11i Egen rapportbase Rapportdatabasen er skilt fra produksjonsbasen Oracle Financial (OF) Rapportbasen driftes av UiOs IT-avdeling Kopi av produksjonsbasen tas hver natt og legges over i rapportbasen Data i rapportbasen er alltid en dag gamle Unntak: BW-og R- rapportene er i sann tid Rapportbasen inneholder data fra og med Data fra 2006 vil vise riktig beløp for artsklasse, men kan vise feil på enkelte artskonti (pga ny artskontoplan) Data fra perioden før 2003 finner en i Discoverer Term Brukerstøtte - håndbøker Brukerstøtte ved uttak av rapporter Brukerstøtte Regnskap tlf , betjent mellom kl IssueTracker: logg saken under Regnskap/Rapporter Arbeidsstøtte/Økonomi og Innkjøp/Annen informasjon/rapporter eller med direkte link: Rapporthåndbok (oppdatert ) Rapporthefte nye rapporter i Discoverer (oppdatert ) henter data om årsverk, studieproduksjon, publisering og arealbruk. 2

164 Oracle Økonomisystem og tilstøtende moduler Rapportdatabase (Discoverer Viewer) (Discoverer Plus) Hver natt overføres data fra alle moduler - BW-rapp. er i sann tid Skanning & e- faktura (E&H) Fakturabehandling (IP) Anleggsregister (FA) Leverandørreskontro (AP) Hovedbok (GL) Innkjøpssystem Lønnssystem Personalsystem Prosjektmodul (PA) Utgifter Kundereskontro (AR) Inntekter Bestilling (PM) Elektronisk arkiv Lønnsog personalsystem (PAGA) Oversikt over Oracles Økonomisystemer hvilke systemer har vi? Oracle Application (OA) Kundemodul (AR) (reskontro for utgående fakturering til våre kunder) Leverandørmodul (AP) (reskontro for inngående faktura. Data overføres fra BasWareIP) Anleggsregister (FA) (utstyrs- og anleggsregistrering av eiendeler) Prosjektmodulen (PA) (forsystem i OA for all bilagsbehandling av bidrag og oppdragsfinansiert virksomhet (BOA)) Hovedbok (GL) (alle føringer i modulene blir overført til GL. Tilknyttede applikasjoner BasWare: Invoice Prosessing (IP) (system for inngående faktura fra våre leverandører) Purchase Management (PM) (bestillingssystem alle bestillinger som er mulige å forta herfra skal foretas i PM) PAGA (lønnssystem. Alle lønnsutbetalinger skjer i PAGA) Rapportverktøyet Discoverer Viewer og Discoverer Plus (henter data fra OA og BW) ADI (Excelbasert verktøy som brukes til innlasting av regnskap- og budsjettdata til OA) 3

165 Forskjellige brukertilkoblinger - UiB UiB-brukere - flere tilkoblinger: PAUIB (data fra PA-modul) UiB (data fra: OA) Forskjellige brukertilkoblinger - Randsonefirma Andre randsone - tilkoblinger: RAND (data fra: OA) UniResearch AS - flere tilkoblinger: UNI-GL (data fra OA) UNI-PA (data fra PA-modul) UNI-adm (data fra: OA beregnet på uni/adm) 4

166 Pålogging Discoverer Plus (1/3) Logg deg inn ved å følge denne linken: Innlogging: 1. Velg Brukertilkobling 2. Klikk på linken (her: UIB) Pålogging Discoverer Plus (2/3) Logg deg inn ved å følge denne linken: Innlogging: 3. Fyll inn passord 4. Trykk Start 5

167 Pålogging Discoverer Plus (3/3) - du er nå logget inn mot riktig firma/database Finn tilgjengelige rapporter: 5. Velg Åpne en eksisterende arbeidsbok 6. Trykk Browse Forskjellige type rapporter - Brukertilkobling UIB A - Anleggs-/utstyrsrapporter B - Budsjettrapporter BW- BasWare-rapporter D - Detaljrapporter/Transaksjonsrapporter K - Kundemodulrapporter L - Leverandørmodulrapporter R - Registerrapporter S - Styringsrapporter/Saldorapporter Brukertilkoblinger PAUIB Brukertilkobling RAND 6

168 Forskjellige type rapporter UIB S Styringsrapporter/saldorapporter S11 - Artsregnskap (3 ulike: vanlig, pr. mnd og tidsserie) S12 - Stedregnskap (2 ulike: vanlig og U.dir) S13 - Prosjektregnskap (2 ulike: vanlig og aktivitet etter fin.kilde) S14 - Analyseregnskap S15 - Investeringer S20 - Råbalanse S21 - Prosjektsaldorapport Velg ulik artsdetaljering innenfor hver rapport: - inntekter/kostnader - pr. artsklasse - pr. art UIBs økonomimodell Virksomhetsområder UiB Grunnbevilgning (GB) Bidrags- og Oppdragsfinansiert Aktivitet BOA Grunnbevilgning Annuum (GA) Prosjekt Grunnbevilgning Prosjekt (GP) Prosjekt Bidragsaktivitet Prosjekt Samleprosjekt fra PA: NFR Gaver og forsterkning EU Annen Oppdragsaktivitet Prosjekt Samleprosjekt fra PA:

169 Virksomhetsområder prosjektsegmentet - UiBs økonomimodell fom 2009 T GB GA GP BOA OA BA T GB GA GP BOA BA OA = Total = Grunnbevilgning (både annuum og øremerkede prosjekter) = Grunnbevilgning annuum = Grunnbevilgning prosjekter = Bidrags- og oppdragsaktivitet = Bidragsaktivitet = Oppdragsaktivitet Ved bestilling av Saldorapporter bruk parameter Område Forskjellige parametre saldorapporter (1/2) Periode År : 2015 (regnskapsdata for år 2015 data fom 2003 kan hentes) Regnskap pr måneds nr. : 3 (regnskapsdata for jan+feb+mars) Budsjettnavn B1 Hovedtildeling B3 Tillatt brukt/ tildelt budsjett / det offisielle budsjettet B4 Budsjettprognose / skyggebudsjett Sted Din stedkode / dine ansvarssteder Prosjektsegmentet 3 valg Område Nåværende økonomimodell (etter 2009) Prosjekt fra til prosjektnummer i GL Hovedbok Virksomhet Tidligere økonomimodell (før 2009) 8

170 Forskjellige parametre saldorapporter (2/2) Saldouttrekk T = Totalt/Alle resultatarter ( ) I F = Instituttarter dvs arter utenom fastlønn, sosiale kostnader mv. = Fakultetsarter dvs kun fastlønn, sosiale kostnader mv. F = Fakultetssaldo (fastlønn mv.) Artene: , , , , , , , , , , , , , , 5702, 5712, , , , Analyse Dine analyseverdier fra til Motpart aktivering av eiendeler, artskl. 4, merkes med motpart uten aktivering 81 kun aktiverte % begge deler/alle føringer Hvordan ta ut rapporter i Discoverer (1/6) Velg rapport Finn ønsket rapport - Trykk på plusstegnet foran ønsket rapport - du får frem hvilke ark rapporten er laget i (eks I-K-O, Artsklasser eller Detalj art, Tidsserie) Velg Åpne 9

171 Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (2/6) Velg parametre Velg rapportparametre velg de avgrensninger som gjelder for din rapport (År, mnd, dato, sted, prosjekt, analyse, art, kunde, selger, leverandør) Velg OK for å sette i gang rapportbestillingen. Parameterveiviser De fleste rapportene har parametere. Her avgrenser du rapporten. Fyll inn ønskede verdier i alle parametre (enten to apostrofer eller ingen). Nederst finner du feltet Beskrivelse med beskjed om hvordan feltet skal fylles ut Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (3/6) Spørringen starter Spørringen starter Det kan ta litt tid, alt etter hvilke kriterier du angir og hvilken rapport. Du kan Avbryte prosessen dersom du har lagt inn feil parametere eller angrer bestillingen. Her er det bare å vente litt 10

172 Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (4/6) Fått opp en rapport - her: S11 Artsregnskap rapportparametre Sideelementer detaljeringsgrad Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (5/6) Noen funksjoner (/snarveier) i Disc. Plus Forhåndsvisning Overfør data til Excel/HTML Skriv ut rapporten Åpne ny arbeidsbok/ rapport fra mal Oppdater arket ny spørring Ny summering Ny beregning Ny betingelse Ny parameter 11

173 Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (6/6) Ny spørring? Ny spørring gjøres ved å oppdatere arket på nytt Klikk på ikonet Oppdater ark Legg inn nye parametere Utfør ny spørring ved å klikke på OK Tips og triks i Discoverer Plus Formatering i skjermbildet Sletting av kolonner Sortering Summering Overføring av data til Excel- og HTML-format 12

174 Tips og triks i Discoverer Plus (1/10) Formatering av skjermbildet Muligheter : Endre rekkefølge på kolonner (ved å dra og slippe) Flytte kolonner opp til og ned fra Sideelement (ved å dra og slippe) Angre? - Rediger/Angre rediger ark - eller bestill rapporten på nytt Tips og triks i Discoverer Plus (2/10) Formatering av skjermbildet Flytt til Sideelement : Dra kolonnen Sted opp i Sideelementer (ved å dra og slippe) Tabellen blir sortert slik at kun informasjon/data om valgte Sted vises i tabellen Endre Sted? - Velg nytt Sted ved å bruke rullgardinen 13

175 Tips og triks i Discoverer Plus (3/10) Sletting av kolonner Flere måter å slette Kolonne på: Alt 1. - Marker kolonnen som skal slettes - Høyreklikk og velg: Fjern fra regneark Alt 2. - Marker kolonnen som skal slettes - Trykk Delete Angrer du med en gang? - Velg Rediger/Angre rediger ark Tips og triks i Discoverer Plus (4/10) Gjennopprett slettet kolonne? Velg i menyen Rediger/her: Angre side Du kan kun gjøre den siste endringen du har gjort Ellers må du kjøre spørringen på nytt 14

176 Tips og triks i Discoverer Plus (5/10) Sortering 2. Flere måter å sortere på: Marker ønsket kolonne Alt 1 Høyreklikk på kolonnen og velg ønsket sortering fra menyen: Gruppesortering Sorter min til maks eller..maks til min 1. Alt 2 Velg en av funksjonsknappene A-Z eller Z-A Lystrer ikke rapporten? Da ligger rapporten inne med en gruppesortering som overstyrer ditt ønske. Den må da endres. Tips og triks i Discoverer Plus (6/10) Gruppesortering Lag eller rydd i Gruppesortering: Velg Verktøy/Sorter Du får opp en boks hvor en kan velge mer detaljert sortering ved å: - Dra eksisterende kolonner til ønsket prioritet - Bruk knappene til høyre Legg til (legger til kolonner fra rapporten) Slett (fjerner kolonner) Flytt ned (flytter kolonner). 15

177 Tips og triks i Discoverer Plus (7/10) Summering Summering i Discoverer Plus kan man aktivere/deaktivere summer eller lage nye totaleller delsummer: Velg - enten ikonet Ny Sum/Sum - eller Verktøy/Summer/Ny Du får opp en boks hvor en kan lage den total- eller delsummering en ønsker. En kan lage flere summeringer. Du må ta stilling til: - Elementet du ønsker opprette summering for - Hvilken type sum? - Totalsum/delsum? - Formatering av skrift? Velg OK Tips og triks i Discoverer Plus (8/10) Flere summeringer Man kan lage flere summeringer Da legger du i så fall til en ny summering for eksempel slik: 1. gang: Delsum pr. utstyrgruppe 2. gang: Totalsum for anleggsmidler for et valgt sted Fjerne summering? - Velg menyen Vis/Rute med tilgjengelige elementer - Under fanen Beregninger finner du summeringene - Fjernes ved å høyreklikke og velg fjern fra regneark

178 Forskjellige type rapporter - Brukertilkobling UIB A - Anleggs-/utstyrsrapporter B - Budsjettrapporter BW- BasWare - rapporter D - Detaljrapporter/Transaksjonsrapporter K - Kundemodulrapporter L - Leverandørmodulrapporter R - Registerrapporter S - Styringsrapporter/Saldorapporter Brukertilkoblinger PAUIB Brukertilkobling RAND A Anleggs- og utstyrsrapporter A61 Anleggsmodulrapporter (utstyr-avskriving-liste, avtemmingsutstyr, avskriving pr. mnd og avskriving akkumulert) 17

179 B Budsjettrapporter B11 Budsjett pr. mnd, B11 Budsjettrapport B1, B3 og B4 og B1 Budsjettdetaljer R Registerrapporter R02 Segmentregister, R07 Kunderegister, R08 Leverandørregister 18

180 D Detaljrapporter D22 Bilagsdetaljer (alle data fra GL, Instituttdata fra GL, drill til PA og sum pr art/prosjekt/sted/kilde) BW BasWarerapporter BW01 Faktura-ikke-konterte-uib, BW02 Fakturamottaker, BW03 Anviser attestanter, BW04 Konterte-faktura-uib, BW05 Utstyrregistrering ADI, BW06 Konterte-faktura-Div-Utvalg, BW07-IP-PM-Bruker og BW08 Faktura ikke overført AP/Oracle 19

181 Tips og triks i Discoverer Plus (9/10) I alle BW -rapportene er det mulig å få frem det skannede fakturabildet som ligger i IP. BW04 er best egnet siden den gir alle fakturaer ført i IP 1 1. Gå til kolonne Scanned Files. Klikk på blå pil og før pekeren over nettadressen og klikk. 2. Filen kan lagres. 2 Tips og triks i Discoverer Plus (10/10) I alle BW -rapportene er det mulig å få frem det skannede fakturabildet som ligger i IP BW04 er best egnet Fakturaen kan nå for eksempel sendes som vedlegg på e-post På denne måten kan også de som ikke er brukere i IP få sett/få tilgang fakturaen 20

182 K Kundemodulrapporter K31 Kundereskontro (m/ skannet faktura), K32 Forfalte faktura og K33 Fakturaer som er purret L Leverandørrapporter L41 Leverandørreskontro og L42 AP ikke hovedbok GL 21

183 FORSKJELLIGE TYPER RAPPORTER PAUIB Brukertilkobling PAUIB R - D - S - B - A - Registerrapport Detaljrapport Saldorapport Budsjettrapport Avstemmingsrapport FORSKJELLIGE TYPER RAPPORTER PAUIB... Rapportene i PAUIB 22

184 Avslutt Lukk Discoverer Plus Husk ALLTID å logge deg av Discoverer Plus. Vi har et begrenset antall lisenser Dersom du bare bruker X for å avslutte er du fortsatt pålogget og bruker en lisens Avslutt Lukk Discoverer Plus Først når du får denne meldingen er du logget av 23

185 DISCOVERER PLUS Rapportverktøy for UiB Kursholder Signe Marie Bjordal Økonomiavdelingen (ØKA) Oppdatert: 14.oktober 2015 Kursinnhold Discoverer Plus Litt om rapportverktøyet Discoverer 11i Beskrivelse Håndbøker brukerstøtte Forskjelllige brukertilkoblinger (UiB, UNI, Rand, PA, Egne mm) Økonomisystemene ved UiB Ulike parametre ved bestilling av rapporter Litt om økonomimodellen ved UiB Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus Bestille rapport, legge inn parametre, eksportere til forskjellig filformat og skrive ut Gjennomgang av de forskjellige typer rapporter som finnes i rapportbasen Formatering i Discoverer Plus Endre oppsett, endre rader og kolonner, sortere og summere Gjennomgang av PA-rapporter etter lunsj kl

186 Litt om rapportverktøyet Discoverer 11i Egen rapportbase Rapportdatabasen er skilt fra produksjonsbasen Oracle Financial (OF) Rapportbasen driftes av UiOs IT-avdeling Kopi av produksjonsbasen tas hver natt og legges over i rapportbasen Data i rapportbasen er alltid en dag gamle Unntak: BW-og R- rapportene er i sann tid Rapportbasen inneholder data fra og med Data fra 2006 vil vise riktig beløp for artsklasse, men kan vise feil på enkelte artskonti (pga ny artskontoplan) Data fra perioden før 2003 finner en i Discoverer Term Brukerstøtte - håndbøker Brukerstøtte ved uttak av rapporter Brukerstøtte Regnskap tlf , betjent mellom kl IssueTracker: logg saken under Regnskap/Rapporter Arbeidsstøtte/Økonomi og Innkjøp/Annen informasjon/rapporter eller med direkte link: Rapporthåndbok (oppdatert ) Rapporthefte nye rapporter i Discoverer (oppdatert ) henter data om årsverk, studieproduksjon, publisering og arealbruk. 2

187 Oracle Økonomisystem og tilstøtende moduler Rapportdatabase (Discoverer Viewer) (Discoverer Plus) Hver natt overføres data fra alle moduler - BW-rapp. er i sann tid Skanning & e- faktura (E&H) Fakturabehandling (IP) Anleggsregister (FA) Leverandørreskontro (AP) Hovedbok (GL) Innkjøpssystem Lønnssystem Personalsystem Prosjektmodul (PA) Utgifter Kundereskontro (AR) Inntekter Bestilling (PM) Elektronisk arkiv Lønnsog personalsystem (PAGA) Oversikt over Oracles Økonomisystemer hvilke systemer har vi? Oracle Application (OA) Kundemodul (AR) (reskontro for utgående fakturering til våre kunder) Leverandørmodul (AP) (reskontro for inngående faktura. Data overføres fra BasWareIP) Anleggsregister (FA) (utstyrs- og anleggsregistrering av eiendeler) Prosjektmodulen (PA) (forsystem i OA for all bilagsbehandling av bidrag og oppdragsfinansiert virksomhet (BOA)) Hovedbok (GL) (alle føringer i modulene blir overført til GL. Tilknyttede applikasjoner BasWare: Invoice Prosessing (IP) (system for inngående faktura fra våre leverandører) Purchase Management (PM) (bestillingssystem alle bestillinger som er mulige å forta herfra skal foretas i PM) PAGA (lønnssystem. Alle lønnsutbetalinger skjer i PAGA) Rapportverktøyet Discoverer Viewer og Discoverer Plus (henter data fra OA og BW) ADI (Excelbasert verktøy som brukes til innlasting av regnskap- og budsjettdata til OA) 3

188 Forskjellige brukertilkoblinger - UiB UiB-brukere - flere tilkoblinger: PAUIB (data fra PA-modul) UiB (data fra: OA) Forskjellige brukertilkoblinger - Randsonefirma Andre randsone - tilkoblinger: RAND (data fra: OA) UniResearch AS - flere tilkoblinger: UNI-GL (data fra OA) UNI-PA (data fra PA-modul) UNI-adm (data fra: OA beregnet på uni/adm) 4

189 Pålogging Discoverer Plus (1/3) Logg deg inn ved å følge denne linken: Innlogging: 1. Velg Brukertilkobling 2. Klikk på linken (her: UIB) Pålogging Discoverer Plus (2/3) Logg deg inn ved å følge denne linken: Innlogging: 3. Fyll inn passord 4. Trykk Start 5

190 Pålogging Discoverer Plus (3/3) - du er nå logget inn mot riktig firma/database Finn tilgjengelige rapporter: 5. Velg Åpne en eksisterende arbeidsbok 6. Trykk Browse Forskjellige type rapporter - Brukertilkobling UIB A - Anleggs-/utstyrsrapporter B - Budsjettrapporter BW- BasWare-rapporter D - Detaljrapporter/Transaksjonsrapporter K - Kundemodulrapporter L - Leverandørmodulrapporter R - Registerrapporter S - Styringsrapporter/Saldorapporter Brukertilkoblinger PAUIB Brukertilkobling RAND 6

191 Forskjellige type rapporter UIB S Styringsrapporter/saldorapporter S11 - Artsregnskap (3 ulike: vanlig, pr. mnd og tidsserie) S12 - Stedregnskap (2 ulike: vanlig og U.dir) S13 - Prosjektregnskap (2 ulike: vanlig og aktivitet etter fin.kilde) S14 - Analyseregnskap S15 - Investeringer S20 - Råbalanse S21 - Prosjektsaldorapport Velg ulik artsdetaljering innenfor hver rapport: - inntekter/kostnader - pr. artsklasse - pr. art UIBs økonomimodell Virksomhetsområder UiB Grunnbevilgning (GB) Bidrags- og Oppdragsfinansiert Aktivitet BOA Grunnbevilgning Annuum (GA) Prosjekt Grunnbevilgning Prosjekt (GP) Prosjekt Bidragsaktivitet Prosjekt Samleprosjekt fra PA: NFR Gaver og forsterkning EU Annen Oppdragsaktivitet Prosjekt Samleprosjekt fra PA:

192 Virksomhetsområder prosjektsegmentet - UiBs økonomimodell fom 2009 T GB GA GP BOA OA BA T GB GA GP BOA BA OA = Total = Grunnbevilgning (både annuum og øremerkede prosjekter) = Grunnbevilgning annuum = Grunnbevilgning prosjekter = Bidrags- og oppdragsaktivitet = Bidragsaktivitet = Oppdragsaktivitet Ved bestilling av Saldorapporter bruk parameter Område Forskjellige parametre saldorapporter (1/2) Periode År : 2015 (regnskapsdata for år 2015 data fom 2003 kan hentes) Regnskap pr måneds nr. : 3 (regnskapsdata for jan+feb+mars) Budsjettnavn B1 Hovedtildeling B3 Tillatt brukt/ tildelt budsjett / det offisielle budsjettet B4 Budsjettprognose / skyggebudsjett Sted Din stedkode / dine ansvarssteder Prosjektsegmentet 3 valg Område Nåværende økonomimodell (etter 2009) Prosjekt fra til prosjektnummer i GL Hovedbok Virksomhet Tidligere økonomimodell (før 2009) 8

193 Forskjellige parametre saldorapporter (2/2) Saldouttrekk T = Totalt/Alle resultatarter ( ) I F = Instituttarter dvs arter utenom fastlønn, sosiale kostnader mv. = Fakultetsarter dvs kun fastlønn, sosiale kostnader mv. F = Fakultetssaldo (fastlønn mv.) Artene: , , , , , , , , , , , , , , 5702, 5712, , , , Analyse Dine analyseverdier fra til Motpart aktivering av eiendeler, artskl. 4, merkes med motpart uten aktivering 81 kun aktiverte % begge deler/alle føringer Hvordan ta ut rapporter i Discoverer (1/6) Velg rapport Finn ønsket rapport - Trykk på plusstegnet foran ønsket rapport - du får frem hvilke ark rapporten er laget i (eks I-K-O, Artsklasser eller Detalj art, Tidsserie) Velg Åpne 9

194 Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (2/6) Velg parametre Velg rapportparametre velg de avgrensninger som gjelder for din rapport (År, mnd, dato, sted, prosjekt, analyse, art, kunde, selger, leverandør) Velg OK for å sette i gang rapportbestillingen. Parameterveiviser De fleste rapportene har parametere. Her avgrenser du rapporten. Fyll inn ønskede verdier i alle parametre (enten to apostrofer eller ingen). Nederst finner du feltet Beskrivelse med beskjed om hvordan feltet skal fylles ut Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (3/6) Spørringen starter Spørringen starter Det kan ta litt tid, alt etter hvilke kriterier du angir og hvilken rapport. Du kan Avbryte prosessen dersom du har lagt inn feil parametere eller angrer bestillingen. Her er det bare å vente litt 10

195 Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (4/6) Fått opp en rapport - her: S11 Artsregnskap rapportparametre Sideelementer detaljeringsgrad Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (5/6) Noen funksjoner (/snarveier) i Disc. Plus Forhåndsvisning Overfør data til Excel/HTML Skriv ut rapporten Åpne ny arbeidsbok/ rapport fra mal Oppdater arket ny spørring Ny summering Ny beregning Ny betingelse Ny parameter 11

196 Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (6/6) Ny spørring? Ny spørring gjøres ved å oppdatere arket på nytt Klikk på ikonet Oppdater ark Legg inn nye parametere Utfør ny spørring ved å klikke på OK Tips og triks i Discoverer Plus Formatering i skjermbildet Sletting av kolonner Sortering Summering Overføring av data til Excel- og HTML-format 12

197 Tips og triks i Discoverer Plus (1/10) Formatering av skjermbildet Muligheter : Endre rekkefølge på kolonner (ved å dra og slippe) Flytte kolonner opp til og ned fra Sideelement (ved å dra og slippe) Angre? - Rediger/Angre rediger ark - eller bestill rapporten på nytt Tips og triks i Discoverer Plus (2/10) Formatering av skjermbildet Flytt til Sideelement : Dra kolonnen Sted opp i Sideelementer (ved å dra og slippe) Tabellen blir sortert slik at kun informasjon/data om valgte Sted vises i tabellen Endre Sted? - Velg nytt Sted ved å bruke rullgardinen 13

198 Tips og triks i Discoverer Plus (3/10) Sletting av kolonner Flere måter å slette Kolonne på: Alt 1. - Marker kolonnen som skal slettes - Høyreklikk og velg: Fjern fra regneark Alt 2. - Marker kolonnen som skal slettes - Trykk Delete Angrer du med en gang? - Velg Rediger/Angre rediger ark Tips og triks i Discoverer Plus (4/10) Gjennopprett slettet kolonne? Velg i menyen Rediger/her: Angre side Du kan kun gjøre den siste endringen du har gjort Ellers må du kjøre spørringen på nytt 14

199 Tips og triks i Discoverer Plus (5/10) Sortering 2. Flere måter å sortere på: Marker ønsket kolonne Alt 1 Høyreklikk på kolonnen og velg ønsket sortering fra menyen: Gruppesortering Sorter min til maks eller..maks til min 1. Alt 2 Velg en av funksjonsknappene A-Z eller Z-A Lystrer ikke rapporten? Da ligger rapporten inne med en gruppesortering som overstyrer ditt ønske. Den må da endres. Tips og triks i Discoverer Plus (6/10) Gruppesortering Lag eller rydd i Gruppesortering: Velg Verktøy/Sorter Du får opp en boks hvor en kan velge mer detaljert sortering ved å: - Dra eksisterende kolonner til ønsket prioritet - Bruk knappene til høyre Legg til (legger til kolonner fra rapporten) Slett (fjerner kolonner) Flytt ned (flytter kolonner). 15

200 Tips og triks i Discoverer Plus (7/10) Summering Summering i Discoverer Plus kan man aktivere/deaktivere summer eller lage nye totaleller delsummer: Velg - enten ikonet Ny Sum/Sum - eller Verktøy/Summer/Ny Du får opp en boks hvor en kan lage den total- eller delsummering en ønsker. En kan lage flere summeringer. Du må ta stilling til: - Elementet du ønsker opprette summering for - Hvilken type sum? - Totalsum/delsum? - Formatering av skrift? Velg OK Tips og triks i Discoverer Plus (8/10) Flere summeringer Man kan lage flere summeringer Da legger du i så fall til en ny summering for eksempel slik: 1. gang: Delsum pr. utstyrgruppe 2. gang: Totalsum for anleggsmidler for et valgt sted Fjerne summering? - Velg menyen Vis/Rute med tilgjengelige elementer - Under fanen Beregninger finner du summeringene - Fjernes ved å høyreklikke og velg fjern fra regneark

201 Forskjellige type rapporter - Brukertilkobling UIB A - Anleggs-/utstyrsrapporter B - Budsjettrapporter BW- BasWare - rapporter D - Detaljrapporter/Transaksjonsrapporter K - Kundemodulrapporter L - Leverandørmodulrapporter R - Registerrapporter S - Styringsrapporter/Saldorapporter Brukertilkoblinger PAUIB Brukertilkobling RAND A Anleggs- og utstyrsrapporter A61 Anleggsmodulrapporter (utstyr-avskriving-liste, avtemmingsutstyr, avskriving pr. mnd og avskriving akkumulert) 17

202 B Budsjettrapporter B11 Budsjett pr. mnd, B11 Budsjettrapport B1, B3 og B4 og B1 Budsjettdetaljer R Registerrapporter R02 Segmentregister, R07 Kunderegister, R08 Leverandørregister 18

203 D Detaljrapporter D22 Bilagsdetaljer (alle data fra GL, Instituttdata fra GL, drill til PA og sum pr art/prosjekt/sted/kilde) BW BasWarerapporter BW01 Faktura-ikke-konterte-uib, BW02 Fakturamottaker, BW03 Anviser attestanter, BW04 Konterte-faktura-uib, BW05 Utstyrregistrering ADI, BW06 Konterte-faktura-Div-Utvalg, BW07-IP-PM-Bruker og BW08 Faktura ikke overført AP/Oracle 19

204 Tips og triks i Discoverer Plus (9/10) I alle BW -rapportene er det mulig å få frem det skannede fakturabildet som ligger i IP. BW04 er best egnet siden den gir alle fakturaer ført i IP 1 1. Gå til kolonne Scanned Files. Klikk på blå pil og før pekeren over nettadressen og klikk. 2. Filen kan lagres. 2 Tips og triks i Discoverer Plus (10/10) I alle BW -rapportene er det mulig å få frem det skannede fakturabildet som ligger i IP BW04 er best egnet Fakturaen kan nå for eksempel sendes som vedlegg på e-post På denne måten kan også de som ikke er brukere i IP få sett/få tilgang fakturaen 20

205 K Kundemodulrapporter K31 Kundereskontro (m/ skannet faktura), K32 Forfalte faktura og K33 Fakturaer som er purret L Leverandørrapporter L41 Leverandørreskontro og L42 AP ikke hovedbok GL 21

206 FORSKJELLIGE TYPER RAPPORTER PAUIB Brukertilkobling PAUIB R - D - S - B - A - Registerrapport Detaljrapport Saldorapport Budsjettrapport Avstemmingsrapport FORSKJELLIGE TYPER RAPPORTER PAUIB... Rapportene i PAUIB 22

207 Avslutt Lukk Discoverer Plus Husk ALLTID å logge deg av Discoverer Plus. Vi har et begrenset antall lisenser Dersom du bare bruker X for å avslutte er du fortsatt pålogget og bruker en lisens Avslutt Lukk Discoverer Plus Først når du får denne meldingen er du logget av 23

208 DISCOVERER PLUS Rapportverktøy for UiB Kursholder Signe Marie Bjordal Økonomiavdelingen (ØKA) Oppdatert: 14.oktober 2015 Kursinnhold Discoverer Plus Litt om rapportverktøyet Discoverer 11i Beskrivelse Håndbøker brukerstøtte Forskjelllige brukertilkoblinger (UiB, UNI, Rand, PA, Egne mm) Økonomisystemene ved UiB Ulike parametre ved bestilling av rapporter Litt om økonomimodellen ved UiB Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus Bestille rapport, legge inn parametre, eksportere til forskjellig filformat og skrive ut Gjennomgang av de forskjellige typer rapporter som finnes i rapportbasen Formatering i Discoverer Plus Endre oppsett, endre rader og kolonner, sortere og summere Gjennomgang av PA-rapporter etter lunsj kl

209 Litt om rapportverktøyet Discoverer 11i Egen rapportbase Rapportdatabasen er skilt fra produksjonsbasen Oracle Financial (OF) Rapportbasen driftes av UiOs IT-avdeling Kopi av produksjonsbasen tas hver natt og legges over i rapportbasen Data i rapportbasen er alltid en dag gamle Unntak: BW-og R- rapportene er i sann tid Rapportbasen inneholder data fra og med Data fra 2006 vil vise riktig beløp for artsklasse, men kan vise feil på enkelte artskonti (pga ny artskontoplan) Data fra perioden før 2003 finner en i Discoverer Term Brukerstøtte - håndbøker Brukerstøtte ved uttak av rapporter Brukerstøtte Regnskap tlf , betjent mellom kl IssueTracker: logg saken under Regnskap/Rapporter Arbeidsstøtte/Økonomi og Innkjøp/Annen informasjon/rapporter eller med direkte link: Rapporthåndbok (oppdatert ) Rapporthefte nye rapporter i Discoverer (oppdatert ) henter data om årsverk, studieproduksjon, publisering og arealbruk. 2

210 Oracle Økonomisystem og tilstøtende moduler Rapportdatabase (Discoverer Viewer) (Discoverer Plus) Hver natt overføres data fra alle moduler - BW-rapp. er i sann tid Skanning & e- faktura (E&H) Fakturabehandling (IP) Anleggsregister (FA) Leverandørreskontro (AP) Hovedbok (GL) Innkjøpssystem Lønnssystem Personalsystem Prosjektmodul (PA) Utgifter Kundereskontro (AR) Inntekter Bestilling (PM) Elektronisk arkiv Lønnsog personalsystem (PAGA) Oversikt over Oracles Økonomisystemer hvilke systemer har vi? Oracle Application (OA) Kundemodul (AR) (reskontro for utgående fakturering til våre kunder) Leverandørmodul (AP) (reskontro for inngående faktura. Data overføres fra BasWareIP) Anleggsregister (FA) (utstyrs- og anleggsregistrering av eiendeler) Prosjektmodulen (PA) (forsystem i OA for all bilagsbehandling av bidrag og oppdragsfinansiert virksomhet (BOA)) Hovedbok (GL) (alle føringer i modulene blir overført til GL. Tilknyttede applikasjoner BasWare: Invoice Prosessing (IP) (system for inngående faktura fra våre leverandører) Purchase Management (PM) (bestillingssystem alle bestillinger som er mulige å forta herfra skal foretas i PM) PAGA (lønnssystem. Alle lønnsutbetalinger skjer i PAGA) Rapportverktøyet Discoverer Viewer og Discoverer Plus (henter data fra OA og BW) ADI (Excelbasert verktøy som brukes til innlasting av regnskap- og budsjettdata til OA) 3

211 Forskjellige brukertilkoblinger - UiB UiB-brukere - flere tilkoblinger: PAUIB (data fra PA-modul) UiB (data fra: OA) Forskjellige brukertilkoblinger - Randsonefirma Andre randsone - tilkoblinger: RAND (data fra: OA) UniResearch AS - flere tilkoblinger: UNI-GL (data fra OA) UNI-PA (data fra PA-modul) UNI-adm (data fra: OA beregnet på uni/adm) 4

212 Pålogging Discoverer Plus (1/3) Logg deg inn ved å følge denne linken: Innlogging: 1. Velg Brukertilkobling 2. Klikk på linken (her: UIB) Pålogging Discoverer Plus (2/3) Logg deg inn ved å følge denne linken: Innlogging: 3. Fyll inn passord 4. Trykk Start 5

213 Pålogging Discoverer Plus (3/3) - du er nå logget inn mot riktig firma/database Finn tilgjengelige rapporter: 5. Velg Åpne en eksisterende arbeidsbok 6. Trykk Browse Forskjellige type rapporter - Brukertilkobling UIB A - Anleggs-/utstyrsrapporter B - Budsjettrapporter BW- BasWare-rapporter D - Detaljrapporter/Transaksjonsrapporter K - Kundemodulrapporter L - Leverandørmodulrapporter R - Registerrapporter S - Styringsrapporter/Saldorapporter Brukertilkoblinger PAUIB Brukertilkobling RAND 6

214 Forskjellige type rapporter UIB S Styringsrapporter/saldorapporter S11 - Artsregnskap (3 ulike: vanlig, pr. mnd og tidsserie) S12 - Stedregnskap (2 ulike: vanlig og U.dir) S13 - Prosjektregnskap (2 ulike: vanlig og aktivitet etter fin.kilde) S14 - Analyseregnskap S15 - Investeringer S20 - Råbalanse S21 - Prosjektsaldorapport Velg ulik artsdetaljering innenfor hver rapport: - inntekter/kostnader - pr. artsklasse - pr. art UIBs økonomimodell Virksomhetsområder UiB Grunnbevilgning (GB) Bidrags- og Oppdragsfinansiert Aktivitet BOA Grunnbevilgning Annuum (GA) Prosjekt Grunnbevilgning Prosjekt (GP) Prosjekt Bidragsaktivitet Prosjekt Samleprosjekt fra PA: NFR Gaver og forsterkning EU Annen Oppdragsaktivitet Prosjekt Samleprosjekt fra PA:

215 Virksomhetsområder prosjektsegmentet - UiBs økonomimodell fom 2009 T GB GA GP BOA OA BA T GB GA GP BOA BA OA = Total = Grunnbevilgning (både annuum og øremerkede prosjekter) = Grunnbevilgning annuum = Grunnbevilgning prosjekter = Bidrags- og oppdragsaktivitet = Bidragsaktivitet = Oppdragsaktivitet Ved bestilling av Saldorapporter bruk parameter Område Forskjellige parametre saldorapporter (1/2) Periode År : 2015 (regnskapsdata for år 2015 data fom 2003 kan hentes) Regnskap pr måneds nr. : 3 (regnskapsdata for jan+feb+mars) Budsjettnavn B1 Hovedtildeling B3 Tillatt brukt/ tildelt budsjett / det offisielle budsjettet B4 Budsjettprognose / skyggebudsjett Sted Din stedkode / dine ansvarssteder Prosjektsegmentet 3 valg Område Nåværende økonomimodell (etter 2009) Prosjekt fra til prosjektnummer i GL Hovedbok Virksomhet Tidligere økonomimodell (før 2009) 8

216 Forskjellige parametre saldorapporter (2/2) Saldouttrekk T = Totalt/Alle resultatarter ( ) I F = Instituttarter dvs arter utenom fastlønn, sosiale kostnader mv. = Fakultetsarter dvs kun fastlønn, sosiale kostnader mv. F = Fakultetssaldo (fastlønn mv.) Artene: , , , , , , , , , , , , , , 5702, 5712, , , , Analyse Dine analyseverdier fra til Motpart aktivering av eiendeler, artskl. 4, merkes med motpart uten aktivering 81 kun aktiverte % begge deler/alle føringer Hvordan ta ut rapporter i Discoverer (1/6) Velg rapport Finn ønsket rapport - Trykk på plusstegnet foran ønsket rapport - du får frem hvilke ark rapporten er laget i (eks I-K-O, Artsklasser eller Detalj art, Tidsserie) Velg Åpne 9

217 Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (2/6) Velg parametre Velg rapportparametre velg de avgrensninger som gjelder for din rapport (År, mnd, dato, sted, prosjekt, analyse, art, kunde, selger, leverandør) Velg OK for å sette i gang rapportbestillingen. Parameterveiviser De fleste rapportene har parametere. Her avgrenser du rapporten. Fyll inn ønskede verdier i alle parametre (enten to apostrofer eller ingen). Nederst finner du feltet Beskrivelse med beskjed om hvordan feltet skal fylles ut Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (3/6) Spørringen starter Spørringen starter Det kan ta litt tid, alt etter hvilke kriterier du angir og hvilken rapport. Du kan Avbryte prosessen dersom du har lagt inn feil parametere eller angrer bestillingen. Her er det bare å vente litt 10

218 Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (4/6) Fått opp en rapport - her: S11 Artsregnskap rapportparametre Sideelementer detaljeringsgrad Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (5/6) Noen funksjoner (/snarveier) i Disc. Plus Forhåndsvisning Overfør data til Excel/HTML Skriv ut rapporten Åpne ny arbeidsbok/ rapport fra mal Oppdater arket ny spørring Ny summering Ny beregning Ny betingelse Ny parameter 11

219 Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (6/6) Ny spørring? Ny spørring gjøres ved å oppdatere arket på nytt Klikk på ikonet Oppdater ark Legg inn nye parametere Utfør ny spørring ved å klikke på OK Tips og triks i Discoverer Plus Formatering i skjermbildet Sletting av kolonner Sortering Summering Overføring av data til Excel- og HTML-format 12

220 Tips og triks i Discoverer Plus (1/10) Formatering av skjermbildet Muligheter : Endre rekkefølge på kolonner (ved å dra og slippe) Flytte kolonner opp til og ned fra Sideelement (ved å dra og slippe) Angre? - Rediger/Angre rediger ark - eller bestill rapporten på nytt Tips og triks i Discoverer Plus (2/10) Formatering av skjermbildet Flytt til Sideelement : Dra kolonnen Sted opp i Sideelementer (ved å dra og slippe) Tabellen blir sortert slik at kun informasjon/data om valgte Sted vises i tabellen Endre Sted? - Velg nytt Sted ved å bruke rullgardinen 13

221 Tips og triks i Discoverer Plus (3/10) Sletting av kolonner Flere måter å slette Kolonne på: Alt 1. - Marker kolonnen som skal slettes - Høyreklikk og velg: Fjern fra regneark Alt 2. - Marker kolonnen som skal slettes - Trykk Delete Angrer du med en gang? - Velg Rediger/Angre rediger ark Tips og triks i Discoverer Plus (4/10) Gjennopprett slettet kolonne? Velg i menyen Rediger/her: Angre side Du kan kun gjøre den siste endringen du har gjort Ellers må du kjøre spørringen på nytt 14

222 Tips og triks i Discoverer Plus (5/10) Sortering 2. Flere måter å sortere på: Marker ønsket kolonne Alt 1 Høyreklikk på kolonnen og velg ønsket sortering fra menyen: Gruppesortering Sorter min til maks eller..maks til min 1. Alt 2 Velg en av funksjonsknappene A-Z eller Z-A Lystrer ikke rapporten? Da ligger rapporten inne med en gruppesortering som overstyrer ditt ønske. Den må da endres. Tips og triks i Discoverer Plus (6/10) Gruppesortering Lag eller rydd i Gruppesortering: Velg Verktøy/Sorter Du får opp en boks hvor en kan velge mer detaljert sortering ved å: - Dra eksisterende kolonner til ønsket prioritet - Bruk knappene til høyre Legg til (legger til kolonner fra rapporten) Slett (fjerner kolonner) Flytt ned (flytter kolonner). 15

223 Tips og triks i Discoverer Plus (7/10) Summering Summering i Discoverer Plus kan man aktivere/deaktivere summer eller lage nye totaleller delsummer: Velg - enten ikonet Ny Sum/Sum - eller Verktøy/Summer/Ny Du får opp en boks hvor en kan lage den total- eller delsummering en ønsker. En kan lage flere summeringer. Du må ta stilling til: - Elementet du ønsker opprette summering for - Hvilken type sum? - Totalsum/delsum? - Formatering av skrift? Velg OK Tips og triks i Discoverer Plus (8/10) Flere summeringer Man kan lage flere summeringer Da legger du i så fall til en ny summering for eksempel slik: 1. gang: Delsum pr. utstyrgruppe 2. gang: Totalsum for anleggsmidler for et valgt sted Fjerne summering? - Velg menyen Vis/Rute med tilgjengelige elementer - Under fanen Beregninger finner du summeringene - Fjernes ved å høyreklikke og velg fjern fra regneark

224 Forskjellige type rapporter - Brukertilkobling UIB A - Anleggs-/utstyrsrapporter B - Budsjettrapporter BW- BasWare - rapporter D - Detaljrapporter/Transaksjonsrapporter K - Kundemodulrapporter L - Leverandørmodulrapporter R - Registerrapporter S - Styringsrapporter/Saldorapporter Brukertilkoblinger PAUIB Brukertilkobling RAND A Anleggs- og utstyrsrapporter A61 Anleggsmodulrapporter (utstyr-avskriving-liste, avtemmingsutstyr, avskriving pr. mnd og avskriving akkumulert) 17

225 B Budsjettrapporter B11 Budsjett pr. mnd, B11 Budsjettrapport B1, B3 og B4 og B1 Budsjettdetaljer R Registerrapporter R02 Segmentregister, R07 Kunderegister, R08 Leverandørregister 18

226 D Detaljrapporter D22 Bilagsdetaljer (alle data fra GL, Instituttdata fra GL, drill til PA og sum pr art/prosjekt/sted/kilde) BW BasWarerapporter BW01 Faktura-ikke-konterte-uib, BW02 Fakturamottaker, BW03 Anviser attestanter, BW04 Konterte-faktura-uib, BW05 Utstyrregistrering ADI, BW06 Konterte-faktura-Div-Utvalg, BW07-IP-PM-Bruker og BW08 Faktura ikke overført AP/Oracle 19

227 Tips og triks i Discoverer Plus (9/10) I alle BW -rapportene er det mulig å få frem det skannede fakturabildet som ligger i IP. BW04 er best egnet siden den gir alle fakturaer ført i IP 1 1. Gå til kolonne Scanned Files. Klikk på blå pil og før pekeren over nettadressen og klikk. 2. Filen kan lagres. 2 Tips og triks i Discoverer Plus (10/10) I alle BW -rapportene er det mulig å få frem det skannede fakturabildet som ligger i IP BW04 er best egnet Fakturaen kan nå for eksempel sendes som vedlegg på e-post På denne måten kan også de som ikke er brukere i IP få sett/få tilgang fakturaen 20

228 K Kundemodulrapporter K31 Kundereskontro (m/ skannet faktura), K32 Forfalte faktura og K33 Fakturaer som er purret L Leverandørrapporter L41 Leverandørreskontro og L42 AP ikke hovedbok GL 21

229 FORSKJELLIGE TYPER RAPPORTER PAUIB Brukertilkobling PAUIB R - D - S - B - A - Registerrapport Detaljrapport Saldorapport Budsjettrapport Avstemmingsrapport FORSKJELLIGE TYPER RAPPORTER PAUIB... Rapportene i PAUIB 22

230 Avslutt Lukk Discoverer Plus Husk ALLTID å logge deg av Discoverer Plus. Vi har et begrenset antall lisenser Dersom du bare bruker X for å avslutte er du fortsatt pålogget og bruker en lisens Avslutt Lukk Discoverer Plus Først når du får denne meldingen er du logget av 23

231 DISCOVERER PLUS Rapportverktøy for UiB Kursholder Signe Marie Bjordal Økonomiavdelingen (ØKA) Oppdatert: 14.oktober 2015 Kursinnhold Discoverer Plus Litt om rapportverktøyet Discoverer 11i Beskrivelse Håndbøker brukerstøtte Forskjelllige brukertilkoblinger (UiB, UNI, Rand, PA, Egne mm) Økonomisystemene ved UiB Ulike parametre ved bestilling av rapporter Litt om økonomimodellen ved UiB Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus Bestille rapport, legge inn parametre, eksportere til forskjellig filformat og skrive ut Gjennomgang av de forskjellige typer rapporter som finnes i rapportbasen Formatering i Discoverer Plus Endre oppsett, endre rader og kolonner, sortere og summere Gjennomgang av PA-rapporter etter lunsj kl

232 Litt om rapportverktøyet Discoverer 11i Egen rapportbase Rapportdatabasen er skilt fra produksjonsbasen Oracle Financial (OF) Rapportbasen driftes av UiOs IT-avdeling Kopi av produksjonsbasen tas hver natt og legges over i rapportbasen Data i rapportbasen er alltid en dag gamle Unntak: BW-og R- rapportene er i sann tid Rapportbasen inneholder data fra og med Data fra 2006 vil vise riktig beløp for artsklasse, men kan vise feil på enkelte artskonti (pga ny artskontoplan) Data fra perioden før 2003 finner en i Discoverer Term Brukerstøtte - håndbøker Brukerstøtte ved uttak av rapporter Brukerstøtte Regnskap tlf , betjent mellom kl IssueTracker: logg saken under Regnskap/Rapporter Arbeidsstøtte/Økonomi og Innkjøp/Annen informasjon/rapporter eller med direkte link: Rapporthåndbok (oppdatert ) Rapporthefte nye rapporter i Discoverer (oppdatert ) henter data om årsverk, studieproduksjon, publisering og arealbruk. 2

233 Oracle Økonomisystem og tilstøtende moduler Rapportdatabase (Discoverer Viewer) (Discoverer Plus) Hver natt overføres data fra alle moduler - BW-rapp. er i sann tid Skanning & e- faktura (E&H) Fakturabehandling (IP) Anleggsregister (FA) Leverandørreskontro (AP) Hovedbok (GL) Innkjøpssystem Lønnssystem Personalsystem Prosjektmodul (PA) Utgifter Kundereskontro (AR) Inntekter Bestilling (PM) Elektronisk arkiv Lønnsog personalsystem (PAGA) Oversikt over Oracles Økonomisystemer hvilke systemer har vi? Oracle Application (OA) Kundemodul (AR) (reskontro for utgående fakturering til våre kunder) Leverandørmodul (AP) (reskontro for inngående faktura. Data overføres fra BasWareIP) Anleggsregister (FA) (utstyrs- og anleggsregistrering av eiendeler) Prosjektmodulen (PA) (forsystem i OA for all bilagsbehandling av bidrag og oppdragsfinansiert virksomhet (BOA)) Hovedbok (GL) (alle føringer i modulene blir overført til GL. Tilknyttede applikasjoner BasWare: Invoice Prosessing (IP) (system for inngående faktura fra våre leverandører) Purchase Management (PM) (bestillingssystem alle bestillinger som er mulige å forta herfra skal foretas i PM) PAGA (lønnssystem. Alle lønnsutbetalinger skjer i PAGA) Rapportverktøyet Discoverer Viewer og Discoverer Plus (henter data fra OA og BW) ADI (Excelbasert verktøy som brukes til innlasting av regnskap- og budsjettdata til OA) 3

234 Forskjellige brukertilkoblinger - UiB UiB-brukere - flere tilkoblinger: PAUIB (data fra PA-modul) UiB (data fra: OA) Forskjellige brukertilkoblinger - Randsonefirma Andre randsone - tilkoblinger: RAND (data fra: OA) UniResearch AS - flere tilkoblinger: UNI-GL (data fra OA) UNI-PA (data fra PA-modul) UNI-adm (data fra: OA beregnet på uni/adm) 4

235 Pålogging Discoverer Plus (1/3) Logg deg inn ved å følge denne linken: Innlogging: 1. Velg Brukertilkobling 2. Klikk på linken (her: UIB) Pålogging Discoverer Plus (2/3) Logg deg inn ved å følge denne linken: Innlogging: 3. Fyll inn passord 4. Trykk Start 5

236 Pålogging Discoverer Plus (3/3) - du er nå logget inn mot riktig firma/database Finn tilgjengelige rapporter: 5. Velg Åpne en eksisterende arbeidsbok 6. Trykk Browse Forskjellige type rapporter - Brukertilkobling UIB A - Anleggs-/utstyrsrapporter B - Budsjettrapporter BW- BasWare-rapporter D - Detaljrapporter/Transaksjonsrapporter K - Kundemodulrapporter L - Leverandørmodulrapporter R - Registerrapporter S - Styringsrapporter/Saldorapporter Brukertilkoblinger PAUIB Brukertilkobling RAND 6

237 Forskjellige type rapporter UIB S Styringsrapporter/saldorapporter S11 - Artsregnskap (3 ulike: vanlig, pr. mnd og tidsserie) S12 - Stedregnskap (2 ulike: vanlig og U.dir) S13 - Prosjektregnskap (2 ulike: vanlig og aktivitet etter fin.kilde) S14 - Analyseregnskap S15 - Investeringer S20 - Råbalanse S21 - Prosjektsaldorapport Velg ulik artsdetaljering innenfor hver rapport: - inntekter/kostnader - pr. artsklasse - pr. art UIBs økonomimodell Virksomhetsområder UiB Grunnbevilgning (GB) Bidrags- og Oppdragsfinansiert Aktivitet BOA Grunnbevilgning Annuum (GA) Prosjekt Grunnbevilgning Prosjekt (GP) Prosjekt Bidragsaktivitet Prosjekt Samleprosjekt fra PA: NFR Gaver og forsterkning EU Annen Oppdragsaktivitet Prosjekt Samleprosjekt fra PA:

238 Virksomhetsområder prosjektsegmentet - UiBs økonomimodell fom 2009 T GB GA GP BOA OA BA T GB GA GP BOA BA OA = Total = Grunnbevilgning (både annuum og øremerkede prosjekter) = Grunnbevilgning annuum = Grunnbevilgning prosjekter = Bidrags- og oppdragsaktivitet = Bidragsaktivitet = Oppdragsaktivitet Ved bestilling av Saldorapporter bruk parameter Område Forskjellige parametre saldorapporter (1/2) Periode År : 2015 (regnskapsdata for år 2015 data fom 2003 kan hentes) Regnskap pr måneds nr. : 3 (regnskapsdata for jan+feb+mars) Budsjettnavn B1 Hovedtildeling B3 Tillatt brukt/ tildelt budsjett / det offisielle budsjettet B4 Budsjettprognose / skyggebudsjett Sted Din stedkode / dine ansvarssteder Prosjektsegmentet 3 valg Område Nåværende økonomimodell (etter 2009) Prosjekt fra til prosjektnummer i GL Hovedbok Virksomhet Tidligere økonomimodell (før 2009) 8

239 Forskjellige parametre saldorapporter (2/2) Saldouttrekk T = Totalt/Alle resultatarter ( ) I F = Instituttarter dvs arter utenom fastlønn, sosiale kostnader mv. = Fakultetsarter dvs kun fastlønn, sosiale kostnader mv. F = Fakultetssaldo (fastlønn mv.) Artene: , , , , , , , , , , , , , , 5702, 5712, , , , Analyse Dine analyseverdier fra til Motpart aktivering av eiendeler, artskl. 4, merkes med motpart uten aktivering 81 kun aktiverte % begge deler/alle føringer Hvordan ta ut rapporter i Discoverer (1/6) Velg rapport Finn ønsket rapport - Trykk på plusstegnet foran ønsket rapport - du får frem hvilke ark rapporten er laget i (eks I-K-O, Artsklasser eller Detalj art, Tidsserie) Velg Åpne 9

240 Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (2/6) Velg parametre Velg rapportparametre velg de avgrensninger som gjelder for din rapport (År, mnd, dato, sted, prosjekt, analyse, art, kunde, selger, leverandør) Velg OK for å sette i gang rapportbestillingen. Parameterveiviser De fleste rapportene har parametere. Her avgrenser du rapporten. Fyll inn ønskede verdier i alle parametre (enten to apostrofer eller ingen). Nederst finner du feltet Beskrivelse med beskjed om hvordan feltet skal fylles ut Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (3/6) Spørringen starter Spørringen starter Det kan ta litt tid, alt etter hvilke kriterier du angir og hvilken rapport. Du kan Avbryte prosessen dersom du har lagt inn feil parametere eller angrer bestillingen. Her er det bare å vente litt 10

241 Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (4/6) Fått opp en rapport - her: S11 Artsregnskap rapportparametre Sideelementer detaljeringsgrad Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (5/6) Noen funksjoner (/snarveier) i Disc. Plus Forhåndsvisning Overfør data til Excel/HTML Skriv ut rapporten Åpne ny arbeidsbok/ rapport fra mal Oppdater arket ny spørring Ny summering Ny beregning Ny betingelse Ny parameter 11

242 Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (6/6) Ny spørring? Ny spørring gjøres ved å oppdatere arket på nytt Klikk på ikonet Oppdater ark Legg inn nye parametere Utfør ny spørring ved å klikke på OK Tips og triks i Discoverer Plus Formatering i skjermbildet Sletting av kolonner Sortering Summering Overføring av data til Excel- og HTML-format 12

243 Tips og triks i Discoverer Plus (1/10) Formatering av skjermbildet Muligheter : Endre rekkefølge på kolonner (ved å dra og slippe) Flytte kolonner opp til og ned fra Sideelement (ved å dra og slippe) Angre? - Rediger/Angre rediger ark - eller bestill rapporten på nytt Tips og triks i Discoverer Plus (2/10) Formatering av skjermbildet Flytt til Sideelement : Dra kolonnen Sted opp i Sideelementer (ved å dra og slippe) Tabellen blir sortert slik at kun informasjon/data om valgte Sted vises i tabellen Endre Sted? - Velg nytt Sted ved å bruke rullgardinen 13

244 Tips og triks i Discoverer Plus (3/10) Sletting av kolonner Flere måter å slette Kolonne på: Alt 1. - Marker kolonnen som skal slettes - Høyreklikk og velg: Fjern fra regneark Alt 2. - Marker kolonnen som skal slettes - Trykk Delete Angrer du med en gang? - Velg Rediger/Angre rediger ark Tips og triks i Discoverer Plus (4/10) Gjennopprett slettet kolonne? Velg i menyen Rediger/her: Angre side Du kan kun gjøre den siste endringen du har gjort Ellers må du kjøre spørringen på nytt 14

245 Tips og triks i Discoverer Plus (5/10) Sortering 2. Flere måter å sortere på: Marker ønsket kolonne Alt 1 Høyreklikk på kolonnen og velg ønsket sortering fra menyen: Gruppesortering Sorter min til maks eller..maks til min 1. Alt 2 Velg en av funksjonsknappene A-Z eller Z-A Lystrer ikke rapporten? Da ligger rapporten inne med en gruppesortering som overstyrer ditt ønske. Den må da endres. Tips og triks i Discoverer Plus (6/10) Gruppesortering Lag eller rydd i Gruppesortering: Velg Verktøy/Sorter Du får opp en boks hvor en kan velge mer detaljert sortering ved å: - Dra eksisterende kolonner til ønsket prioritet - Bruk knappene til høyre Legg til (legger til kolonner fra rapporten) Slett (fjerner kolonner) Flytt ned (flytter kolonner). 15

246 Tips og triks i Discoverer Plus (7/10) Summering Summering i Discoverer Plus kan man aktivere/deaktivere summer eller lage nye totaleller delsummer: Velg - enten ikonet Ny Sum/Sum - eller Verktøy/Summer/Ny Du får opp en boks hvor en kan lage den total- eller delsummering en ønsker. En kan lage flere summeringer. Du må ta stilling til: - Elementet du ønsker opprette summering for - Hvilken type sum? - Totalsum/delsum? - Formatering av skrift? Velg OK Tips og triks i Discoverer Plus (8/10) Flere summeringer Man kan lage flere summeringer Da legger du i så fall til en ny summering for eksempel slik: 1. gang: Delsum pr. utstyrgruppe 2. gang: Totalsum for anleggsmidler for et valgt sted Fjerne summering? - Velg menyen Vis/Rute med tilgjengelige elementer - Under fanen Beregninger finner du summeringene - Fjernes ved å høyreklikke og velg fjern fra regneark

247 Forskjellige type rapporter - Brukertilkobling UIB A - Anleggs-/utstyrsrapporter B - Budsjettrapporter BW- BasWare - rapporter D - Detaljrapporter/Transaksjonsrapporter K - Kundemodulrapporter L - Leverandørmodulrapporter R - Registerrapporter S - Styringsrapporter/Saldorapporter Brukertilkoblinger PAUIB Brukertilkobling RAND A Anleggs- og utstyrsrapporter A61 Anleggsmodulrapporter (utstyr-avskriving-liste, avtemmingsutstyr, avskriving pr. mnd og avskriving akkumulert) 17

248 B Budsjettrapporter B11 Budsjett pr. mnd, B11 Budsjettrapport B1, B3 og B4 og B1 Budsjettdetaljer R Registerrapporter R02 Segmentregister, R07 Kunderegister, R08 Leverandørregister 18

249 D Detaljrapporter D22 Bilagsdetaljer (alle data fra GL, Instituttdata fra GL, drill til PA og sum pr art/prosjekt/sted/kilde) BW BasWarerapporter BW01 Faktura-ikke-konterte-uib, BW02 Fakturamottaker, BW03 Anviser attestanter, BW04 Konterte-faktura-uib, BW05 Utstyrregistrering ADI, BW06 Konterte-faktura-Div-Utvalg, BW07-IP-PM-Bruker og BW08 Faktura ikke overført AP/Oracle 19

250 Tips og triks i Discoverer Plus (9/10) I alle BW -rapportene er det mulig å få frem det skannede fakturabildet som ligger i IP. BW04 er best egnet siden den gir alle fakturaer ført i IP 1 1. Gå til kolonne Scanned Files. Klikk på blå pil og før pekeren over nettadressen og klikk. 2. Filen kan lagres. 2 Tips og triks i Discoverer Plus (10/10) I alle BW -rapportene er det mulig å få frem det skannede fakturabildet som ligger i IP BW04 er best egnet Fakturaen kan nå for eksempel sendes som vedlegg på e-post På denne måten kan også de som ikke er brukere i IP få sett/få tilgang fakturaen 20

251 K Kundemodulrapporter K31 Kundereskontro (m/ skannet faktura), K32 Forfalte faktura og K33 Fakturaer som er purret L Leverandørrapporter L41 Leverandørreskontro og L42 AP ikke hovedbok GL 21

252 FORSKJELLIGE TYPER RAPPORTER PAUIB Brukertilkobling PAUIB R - D - S - B - A - Registerrapport Detaljrapport Saldorapport Budsjettrapport Avstemmingsrapport FORSKJELLIGE TYPER RAPPORTER PAUIB... Rapportene i PAUIB 22

253 Avslutt Lukk Discoverer Plus Husk ALLTID å logge deg av Discoverer Plus. Vi har et begrenset antall lisenser Dersom du bare bruker X for å avslutte er du fortsatt pålogget og bruker en lisens Avslutt Lukk Discoverer Plus Først når du får denne meldingen er du logget av 23

254 DISCOVERER PLUS Rapportverktøy for UiB Kursholder Signe Marie Bjordal Økonomiavdelingen (ØKA) Oppdatert: 14.oktober 2015 Kursinnhold Discoverer Plus Litt om rapportverktøyet Discoverer 11i Beskrivelse Håndbøker brukerstøtte Forskjelllige brukertilkoblinger (UiB, UNI, Rand, PA, Egne mm) Økonomisystemene ved UiB Ulike parametre ved bestilling av rapporter Litt om økonomimodellen ved UiB Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus Bestille rapport, legge inn parametre, eksportere til forskjellig filformat og skrive ut Gjennomgang av de forskjellige typer rapporter som finnes i rapportbasen Formatering i Discoverer Plus Endre oppsett, endre rader og kolonner, sortere og summere Gjennomgang av PA-rapporter etter lunsj kl

255 Litt om rapportverktøyet Discoverer 11i Egen rapportbase Rapportdatabasen er skilt fra produksjonsbasen Oracle Financial (OF) Rapportbasen driftes av UiOs IT-avdeling Kopi av produksjonsbasen tas hver natt og legges over i rapportbasen Data i rapportbasen er alltid en dag gamle Unntak: BW-og R- rapportene er i sann tid Rapportbasen inneholder data fra og med Data fra 2006 vil vise riktig beløp for artsklasse, men kan vise feil på enkelte artskonti (pga ny artskontoplan) Data fra perioden før 2003 finner en i Discoverer Term Brukerstøtte - håndbøker Brukerstøtte ved uttak av rapporter Brukerstøtte Regnskap tlf , betjent mellom kl IssueTracker: logg saken under Regnskap/Rapporter Arbeidsstøtte/Økonomi og Innkjøp/Annen informasjon/rapporter eller med direkte link: Rapporthåndbok (oppdatert ) Rapporthefte nye rapporter i Discoverer (oppdatert ) henter data om årsverk, studieproduksjon, publisering og arealbruk. 2

256 Oracle Økonomisystem og tilstøtende moduler Rapportdatabase (Discoverer Viewer) (Discoverer Plus) Hver natt overføres data fra alle moduler - BW-rapp. er i sann tid Skanning & e- faktura (E&H) Fakturabehandling (IP) Anleggsregister (FA) Leverandørreskontro (AP) Hovedbok (GL) Innkjøpssystem Lønnssystem Personalsystem Prosjektmodul (PA) Utgifter Kundereskontro (AR) Inntekter Bestilling (PM) Elektronisk arkiv Lønnsog personalsystem (PAGA) Oversikt over Oracles Økonomisystemer hvilke systemer har vi? Oracle Application (OA) Kundemodul (AR) (reskontro for utgående fakturering til våre kunder) Leverandørmodul (AP) (reskontro for inngående faktura. Data overføres fra BasWareIP) Anleggsregister (FA) (utstyrs- og anleggsregistrering av eiendeler) Prosjektmodulen (PA) (forsystem i OA for all bilagsbehandling av bidrag og oppdragsfinansiert virksomhet (BOA)) Hovedbok (GL) (alle føringer i modulene blir overført til GL. Tilknyttede applikasjoner BasWare: Invoice Prosessing (IP) (system for inngående faktura fra våre leverandører) Purchase Management (PM) (bestillingssystem alle bestillinger som er mulige å forta herfra skal foretas i PM) PAGA (lønnssystem. Alle lønnsutbetalinger skjer i PAGA) Rapportverktøyet Discoverer Viewer og Discoverer Plus (henter data fra OA og BW) ADI (Excelbasert verktøy som brukes til innlasting av regnskap- og budsjettdata til OA) 3

257 Forskjellige brukertilkoblinger - UiB UiB-brukere - flere tilkoblinger: PAUIB (data fra PA-modul) UiB (data fra: OA) Forskjellige brukertilkoblinger - Randsonefirma Andre randsone - tilkoblinger: RAND (data fra: OA) UniResearch AS - flere tilkoblinger: UNI-GL (data fra OA) UNI-PA (data fra PA-modul) UNI-adm (data fra: OA beregnet på uni/adm) 4

258 Pålogging Discoverer Plus (1/3) Logg deg inn ved å følge denne linken: Innlogging: 1. Velg Brukertilkobling 2. Klikk på linken (her: UIB) Pålogging Discoverer Plus (2/3) Logg deg inn ved å følge denne linken: Innlogging: 3. Fyll inn passord 4. Trykk Start 5

259 Pålogging Discoverer Plus (3/3) - du er nå logget inn mot riktig firma/database Finn tilgjengelige rapporter: 5. Velg Åpne en eksisterende arbeidsbok 6. Trykk Browse Forskjellige type rapporter - Brukertilkobling UIB A - Anleggs-/utstyrsrapporter B - Budsjettrapporter BW- BasWare-rapporter D - Detaljrapporter/Transaksjonsrapporter K - Kundemodulrapporter L - Leverandørmodulrapporter R - Registerrapporter S - Styringsrapporter/Saldorapporter Brukertilkoblinger PAUIB Brukertilkobling RAND 6

260 Forskjellige type rapporter UIB S Styringsrapporter/saldorapporter S11 - Artsregnskap (3 ulike: vanlig, pr. mnd og tidsserie) S12 - Stedregnskap (2 ulike: vanlig og U.dir) S13 - Prosjektregnskap (2 ulike: vanlig og aktivitet etter fin.kilde) S14 - Analyseregnskap S15 - Investeringer S20 - Råbalanse S21 - Prosjektsaldorapport Velg ulik artsdetaljering innenfor hver rapport: - inntekter/kostnader - pr. artsklasse - pr. art UIBs økonomimodell Virksomhetsområder UiB Grunnbevilgning (GB) Bidrags- og Oppdragsfinansiert Aktivitet BOA Grunnbevilgning Annuum (GA) Prosjekt Grunnbevilgning Prosjekt (GP) Prosjekt Bidragsaktivitet Prosjekt Samleprosjekt fra PA: NFR Gaver og forsterkning EU Annen Oppdragsaktivitet Prosjekt Samleprosjekt fra PA:

261 Virksomhetsområder prosjektsegmentet - UiBs økonomimodell fom 2009 T GB GA GP BOA OA BA T GB GA GP BOA BA OA = Total = Grunnbevilgning (både annuum og øremerkede prosjekter) = Grunnbevilgning annuum = Grunnbevilgning prosjekter = Bidrags- og oppdragsaktivitet = Bidragsaktivitet = Oppdragsaktivitet Ved bestilling av Saldorapporter bruk parameter Område Forskjellige parametre saldorapporter (1/2) Periode År : 2015 (regnskapsdata for år 2015 data fom 2003 kan hentes) Regnskap pr måneds nr. : 3 (regnskapsdata for jan+feb+mars) Budsjettnavn B1 Hovedtildeling B3 Tillatt brukt/ tildelt budsjett / det offisielle budsjettet B4 Budsjettprognose / skyggebudsjett Sted Din stedkode / dine ansvarssteder Prosjektsegmentet 3 valg Område Nåværende økonomimodell (etter 2009) Prosjekt fra til prosjektnummer i GL Hovedbok Virksomhet Tidligere økonomimodell (før 2009) 8

262 Forskjellige parametre saldorapporter (2/2) Saldouttrekk T = Totalt/Alle resultatarter ( ) I F = Instituttarter dvs arter utenom fastlønn, sosiale kostnader mv. = Fakultetsarter dvs kun fastlønn, sosiale kostnader mv. F = Fakultetssaldo (fastlønn mv.) Artene: , , , , , , , , , , , , , , 5702, 5712, , , , Analyse Dine analyseverdier fra til Motpart aktivering av eiendeler, artskl. 4, merkes med motpart uten aktivering 81 kun aktiverte % begge deler/alle føringer Hvordan ta ut rapporter i Discoverer (1/6) Velg rapport Finn ønsket rapport - Trykk på plusstegnet foran ønsket rapport - du får frem hvilke ark rapporten er laget i (eks I-K-O, Artsklasser eller Detalj art, Tidsserie) Velg Åpne 9

263 Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (2/6) Velg parametre Velg rapportparametre velg de avgrensninger som gjelder for din rapport (År, mnd, dato, sted, prosjekt, analyse, art, kunde, selger, leverandør) Velg OK for å sette i gang rapportbestillingen. Parameterveiviser De fleste rapportene har parametere. Her avgrenser du rapporten. Fyll inn ønskede verdier i alle parametre (enten to apostrofer eller ingen). Nederst finner du feltet Beskrivelse med beskjed om hvordan feltet skal fylles ut Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (3/6) Spørringen starter Spørringen starter Det kan ta litt tid, alt etter hvilke kriterier du angir og hvilken rapport. Du kan Avbryte prosessen dersom du har lagt inn feil parametere eller angrer bestillingen. Her er det bare å vente litt 10

264 Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (4/6) Fått opp en rapport - her: S11 Artsregnskap rapportparametre Sideelementer detaljeringsgrad Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (5/6) Noen funksjoner (/snarveier) i Disc. Plus Forhåndsvisning Overfør data til Excel/HTML Skriv ut rapporten Åpne ny arbeidsbok/ rapport fra mal Oppdater arket ny spørring Ny summering Ny beregning Ny betingelse Ny parameter 11

265 Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (6/6) Ny spørring? Ny spørring gjøres ved å oppdatere arket på nytt Klikk på ikonet Oppdater ark Legg inn nye parametere Utfør ny spørring ved å klikke på OK Tips og triks i Discoverer Plus Formatering i skjermbildet Sletting av kolonner Sortering Summering Overføring av data til Excel- og HTML-format 12

266 Tips og triks i Discoverer Plus (1/10) Formatering av skjermbildet Muligheter : Endre rekkefølge på kolonner (ved å dra og slippe) Flytte kolonner opp til og ned fra Sideelement (ved å dra og slippe) Angre? - Rediger/Angre rediger ark - eller bestill rapporten på nytt Tips og triks i Discoverer Plus (2/10) Formatering av skjermbildet Flytt til Sideelement : Dra kolonnen Sted opp i Sideelementer (ved å dra og slippe) Tabellen blir sortert slik at kun informasjon/data om valgte Sted vises i tabellen Endre Sted? - Velg nytt Sted ved å bruke rullgardinen 13

267 Tips og triks i Discoverer Plus (3/10) Sletting av kolonner Flere måter å slette Kolonne på: Alt 1. - Marker kolonnen som skal slettes - Høyreklikk og velg: Fjern fra regneark Alt 2. - Marker kolonnen som skal slettes - Trykk Delete Angrer du med en gang? - Velg Rediger/Angre rediger ark Tips og triks i Discoverer Plus (4/10) Gjennopprett slettet kolonne? Velg i menyen Rediger/her: Angre side Du kan kun gjøre den siste endringen du har gjort Ellers må du kjøre spørringen på nytt 14

268 Tips og triks i Discoverer Plus (5/10) Sortering 2. Flere måter å sortere på: Marker ønsket kolonne Alt 1 Høyreklikk på kolonnen og velg ønsket sortering fra menyen: Gruppesortering Sorter min til maks eller..maks til min 1. Alt 2 Velg en av funksjonsknappene A-Z eller Z-A Lystrer ikke rapporten? Da ligger rapporten inne med en gruppesortering som overstyrer ditt ønske. Den må da endres. Tips og triks i Discoverer Plus (6/10) Gruppesortering Lag eller rydd i Gruppesortering: Velg Verktøy/Sorter Du får opp en boks hvor en kan velge mer detaljert sortering ved å: - Dra eksisterende kolonner til ønsket prioritet - Bruk knappene til høyre Legg til (legger til kolonner fra rapporten) Slett (fjerner kolonner) Flytt ned (flytter kolonner). 15

269 Tips og triks i Discoverer Plus (7/10) Summering Summering i Discoverer Plus kan man aktivere/deaktivere summer eller lage nye totaleller delsummer: Velg - enten ikonet Ny Sum/Sum - eller Verktøy/Summer/Ny Du får opp en boks hvor en kan lage den total- eller delsummering en ønsker. En kan lage flere summeringer. Du må ta stilling til: - Elementet du ønsker opprette summering for - Hvilken type sum? - Totalsum/delsum? - Formatering av skrift? Velg OK Tips og triks i Discoverer Plus (8/10) Flere summeringer Man kan lage flere summeringer Da legger du i så fall til en ny summering for eksempel slik: 1. gang: Delsum pr. utstyrgruppe 2. gang: Totalsum for anleggsmidler for et valgt sted Fjerne summering? - Velg menyen Vis/Rute med tilgjengelige elementer - Under fanen Beregninger finner du summeringene - Fjernes ved å høyreklikke og velg fjern fra regneark

270 Forskjellige type rapporter - Brukertilkobling UIB A - Anleggs-/utstyrsrapporter B - Budsjettrapporter BW- BasWare - rapporter D - Detaljrapporter/Transaksjonsrapporter K - Kundemodulrapporter L - Leverandørmodulrapporter R - Registerrapporter S - Styringsrapporter/Saldorapporter Brukertilkoblinger PAUIB Brukertilkobling RAND A Anleggs- og utstyrsrapporter A61 Anleggsmodulrapporter (utstyr-avskriving-liste, avtemmingsutstyr, avskriving pr. mnd og avskriving akkumulert) 17

271 B Budsjettrapporter B11 Budsjett pr. mnd, B11 Budsjettrapport B1, B3 og B4 og B1 Budsjettdetaljer R Registerrapporter R02 Segmentregister, R07 Kunderegister, R08 Leverandørregister 18

272 D Detaljrapporter D22 Bilagsdetaljer (alle data fra GL, Instituttdata fra GL, drill til PA og sum pr art/prosjekt/sted/kilde) BW BasWarerapporter BW01 Faktura-ikke-konterte-uib, BW02 Fakturamottaker, BW03 Anviser attestanter, BW04 Konterte-faktura-uib, BW05 Utstyrregistrering ADI, BW06 Konterte-faktura-Div-Utvalg, BW07-IP-PM-Bruker og BW08 Faktura ikke overført AP/Oracle 19

273 Tips og triks i Discoverer Plus (9/10) I alle BW -rapportene er det mulig å få frem det skannede fakturabildet som ligger i IP. BW04 er best egnet siden den gir alle fakturaer ført i IP 1 1. Gå til kolonne Scanned Files. Klikk på blå pil og før pekeren over nettadressen og klikk. 2. Filen kan lagres. 2 Tips og triks i Discoverer Plus (10/10) I alle BW -rapportene er det mulig å få frem det skannede fakturabildet som ligger i IP BW04 er best egnet Fakturaen kan nå for eksempel sendes som vedlegg på e-post På denne måten kan også de som ikke er brukere i IP få sett/få tilgang fakturaen 20

274 K Kundemodulrapporter K31 Kundereskontro (m/ skannet faktura), K32 Forfalte faktura og K33 Fakturaer som er purret L Leverandørrapporter L41 Leverandørreskontro og L42 AP ikke hovedbok GL 21

275 FORSKJELLIGE TYPER RAPPORTER PAUIB Brukertilkobling PAUIB R - D - S - B - A - Registerrapport Detaljrapport Saldorapport Budsjettrapport Avstemmingsrapport FORSKJELLIGE TYPER RAPPORTER PAUIB... Rapportene i PAUIB 22

276 Avslutt Lukk Discoverer Plus Husk ALLTID å logge deg av Discoverer Plus. Vi har et begrenset antall lisenser Dersom du bare bruker X for å avslutte er du fortsatt pålogget og bruker en lisens Avslutt Lukk Discoverer Plus Først når du får denne meldingen er du logget av 23

277 DISCOVERER PLUS Rapportverktøy for UiB Kursholder Signe Marie Bjordal Økonomiavdelingen (ØKA) Oppdatert: 14.oktober 2015 Kursinnhold Discoverer Plus Litt om rapportverktøyet Discoverer 11i Beskrivelse Håndbøker brukerstøtte Forskjelllige brukertilkoblinger (UiB, UNI, Rand, PA, Egne mm) Økonomisystemene ved UiB Ulike parametre ved bestilling av rapporter Litt om økonomimodellen ved UiB Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus Bestille rapport, legge inn parametre, eksportere til forskjellig filformat og skrive ut Gjennomgang av de forskjellige typer rapporter som finnes i rapportbasen Formatering i Discoverer Plus Endre oppsett, endre rader og kolonner, sortere og summere Gjennomgang av PA-rapporter etter lunsj kl

278 Litt om rapportverktøyet Discoverer 11i Egen rapportbase Rapportdatabasen er skilt fra produksjonsbasen Oracle Financial (OF) Rapportbasen driftes av UiOs IT-avdeling Kopi av produksjonsbasen tas hver natt og legges over i rapportbasen Data i rapportbasen er alltid en dag gamle Unntak: BW-og R- rapportene er i sann tid Rapportbasen inneholder data fra og med Data fra 2006 vil vise riktig beløp for artsklasse, men kan vise feil på enkelte artskonti (pga ny artskontoplan) Data fra perioden før 2003 finner en i Discoverer Term Brukerstøtte - håndbøker Brukerstøtte ved uttak av rapporter Brukerstøtte Regnskap tlf , betjent mellom kl IssueTracker: logg saken under Regnskap/Rapporter Arbeidsstøtte/Økonomi og Innkjøp/Annen informasjon/rapporter eller med direkte link: Rapporthåndbok (oppdatert ) Rapporthefte nye rapporter i Discoverer (oppdatert ) henter data om årsverk, studieproduksjon, publisering og arealbruk. 2

279 Oracle Økonomisystem og tilstøtende moduler Rapportdatabase (Discoverer Viewer) (Discoverer Plus) Hver natt overføres data fra alle moduler - BW-rapp. er i sann tid Skanning & e- faktura (E&H) Fakturabehandling (IP) Anleggsregister (FA) Leverandørreskontro (AP) Hovedbok (GL) Innkjøpssystem Lønnssystem Personalsystem Prosjektmodul (PA) Utgifter Kundereskontro (AR) Inntekter Bestilling (PM) Elektronisk arkiv Lønnsog personalsystem (PAGA) Oversikt over Oracles Økonomisystemer hvilke systemer har vi? Oracle Application (OA) Kundemodul (AR) (reskontro for utgående fakturering til våre kunder) Leverandørmodul (AP) (reskontro for inngående faktura. Data overføres fra BasWareIP) Anleggsregister (FA) (utstyrs- og anleggsregistrering av eiendeler) Prosjektmodulen (PA) (forsystem i OA for all bilagsbehandling av bidrag og oppdragsfinansiert virksomhet (BOA)) Hovedbok (GL) (alle føringer i modulene blir overført til GL. Tilknyttede applikasjoner BasWare: Invoice Prosessing (IP) (system for inngående faktura fra våre leverandører) Purchase Management (PM) (bestillingssystem alle bestillinger som er mulige å forta herfra skal foretas i PM) PAGA (lønnssystem. Alle lønnsutbetalinger skjer i PAGA) Rapportverktøyet Discoverer Viewer og Discoverer Plus (henter data fra OA og BW) ADI (Excelbasert verktøy som brukes til innlasting av regnskap- og budsjettdata til OA) 3

280 Forskjellige brukertilkoblinger - UiB UiB-brukere - flere tilkoblinger: PAUIB (data fra PA-modul) UiB (data fra: OA) Forskjellige brukertilkoblinger - Randsonefirma Andre randsone - tilkoblinger: RAND (data fra: OA) UniResearch AS - flere tilkoblinger: UNI-GL (data fra OA) UNI-PA (data fra PA-modul) UNI-adm (data fra: OA beregnet på uni/adm) 4

281 Pålogging Discoverer Plus (1/3) Logg deg inn ved å følge denne linken: Innlogging: 1. Velg Brukertilkobling 2. Klikk på linken (her: UIB) Pålogging Discoverer Plus (2/3) Logg deg inn ved å følge denne linken: Innlogging: 3. Fyll inn passord 4. Trykk Start 5

282 Pålogging Discoverer Plus (3/3) - du er nå logget inn mot riktig firma/database Finn tilgjengelige rapporter: 5. Velg Åpne en eksisterende arbeidsbok 6. Trykk Browse Forskjellige type rapporter - Brukertilkobling UIB A - Anleggs-/utstyrsrapporter B - Budsjettrapporter BW- BasWare-rapporter D - Detaljrapporter/Transaksjonsrapporter K - Kundemodulrapporter L - Leverandørmodulrapporter R - Registerrapporter S - Styringsrapporter/Saldorapporter Brukertilkoblinger PAUIB Brukertilkobling RAND 6

283 Forskjellige type rapporter UIB S Styringsrapporter/saldorapporter S11 - Artsregnskap (3 ulike: vanlig, pr. mnd og tidsserie) S12 - Stedregnskap (2 ulike: vanlig og U.dir) S13 - Prosjektregnskap (2 ulike: vanlig og aktivitet etter fin.kilde) S14 - Analyseregnskap S15 - Investeringer S20 - Råbalanse S21 - Prosjektsaldorapport Velg ulik artsdetaljering innenfor hver rapport: - inntekter/kostnader - pr. artsklasse - pr. art UIBs økonomimodell Virksomhetsområder UiB Grunnbevilgning (GB) Bidrags- og Oppdragsfinansiert Aktivitet BOA Grunnbevilgning Annuum (GA) Prosjekt Grunnbevilgning Prosjekt (GP) Prosjekt Bidragsaktivitet Prosjekt Samleprosjekt fra PA: NFR Gaver og forsterkning EU Annen Oppdragsaktivitet Prosjekt Samleprosjekt fra PA:

284 Virksomhetsområder prosjektsegmentet - UiBs økonomimodell fom 2009 T GB GA GP BOA OA BA T GB GA GP BOA BA OA = Total = Grunnbevilgning (både annuum og øremerkede prosjekter) = Grunnbevilgning annuum = Grunnbevilgning prosjekter = Bidrags- og oppdragsaktivitet = Bidragsaktivitet = Oppdragsaktivitet Ved bestilling av Saldorapporter bruk parameter Område Forskjellige parametre saldorapporter (1/2) Periode År : 2015 (regnskapsdata for år 2015 data fom 2003 kan hentes) Regnskap pr måneds nr. : 3 (regnskapsdata for jan+feb+mars) Budsjettnavn B1 Hovedtildeling B3 Tillatt brukt/ tildelt budsjett / det offisielle budsjettet B4 Budsjettprognose / skyggebudsjett Sted Din stedkode / dine ansvarssteder Prosjektsegmentet 3 valg Område Nåværende økonomimodell (etter 2009) Prosjekt fra til prosjektnummer i GL Hovedbok Virksomhet Tidligere økonomimodell (før 2009) 8

285 Forskjellige parametre saldorapporter (2/2) Saldouttrekk T = Totalt/Alle resultatarter ( ) I F = Instituttarter dvs arter utenom fastlønn, sosiale kostnader mv. = Fakultetsarter dvs kun fastlønn, sosiale kostnader mv. F = Fakultetssaldo (fastlønn mv.) Artene: , , , , , , , , , , , , , , 5702, 5712, , , , Analyse Dine analyseverdier fra til Motpart aktivering av eiendeler, artskl. 4, merkes med motpart uten aktivering 81 kun aktiverte % begge deler/alle føringer Hvordan ta ut rapporter i Discoverer (1/6) Velg rapport Finn ønsket rapport - Trykk på plusstegnet foran ønsket rapport - du får frem hvilke ark rapporten er laget i (eks I-K-O, Artsklasser eller Detalj art, Tidsserie) Velg Åpne 9

286 Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (2/6) Velg parametre Velg rapportparametre velg de avgrensninger som gjelder for din rapport (År, mnd, dato, sted, prosjekt, analyse, art, kunde, selger, leverandør) Velg OK for å sette i gang rapportbestillingen. Parameterveiviser De fleste rapportene har parametere. Her avgrenser du rapporten. Fyll inn ønskede verdier i alle parametre (enten to apostrofer eller ingen). Nederst finner du feltet Beskrivelse med beskjed om hvordan feltet skal fylles ut Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (3/6) Spørringen starter Spørringen starter Det kan ta litt tid, alt etter hvilke kriterier du angir og hvilken rapport. Du kan Avbryte prosessen dersom du har lagt inn feil parametere eller angrer bestillingen. Her er det bare å vente litt 10

287 Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (4/6) Fått opp en rapport - her: S11 Artsregnskap rapportparametre Sideelementer detaljeringsgrad Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (5/6) Noen funksjoner (/snarveier) i Disc. Plus Forhåndsvisning Overfør data til Excel/HTML Skriv ut rapporten Åpne ny arbeidsbok/ rapport fra mal Oppdater arket ny spørring Ny summering Ny beregning Ny betingelse Ny parameter 11

288 Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus (6/6) Ny spørring? Ny spørring gjøres ved å oppdatere arket på nytt Klikk på ikonet Oppdater ark Legg inn nye parametere Utfør ny spørring ved å klikke på OK Tips og triks i Discoverer Plus Formatering i skjermbildet Sletting av kolonner Sortering Summering Overføring av data til Excel- og HTML-format 12

289 Tips og triks i Discoverer Plus (1/10) Formatering av skjermbildet Muligheter : Endre rekkefølge på kolonner (ved å dra og slippe) Flytte kolonner opp til og ned fra Sideelement (ved å dra og slippe) Angre? - Rediger/Angre rediger ark - eller bestill rapporten på nytt Tips og triks i Discoverer Plus (2/10) Formatering av skjermbildet Flytt til Sideelement : Dra kolonnen Sted opp i Sideelementer (ved å dra og slippe) Tabellen blir sortert slik at kun informasjon/data om valgte Sted vises i tabellen Endre Sted? - Velg nytt Sted ved å bruke rullgardinen 13

290 Tips og triks i Discoverer Plus (3/10) Sletting av kolonner Flere måter å slette Kolonne på: Alt 1. - Marker kolonnen som skal slettes - Høyreklikk og velg: Fjern fra regneark Alt 2. - Marker kolonnen som skal slettes - Trykk Delete Angrer du med en gang? - Velg Rediger/Angre rediger ark Tips og triks i Discoverer Plus (4/10) Gjennopprett slettet kolonne? Velg i menyen Rediger/her: Angre side Du kan kun gjøre den siste endringen du har gjort Ellers må du kjøre spørringen på nytt 14

291 Tips og triks i Discoverer Plus (5/10) Sortering 2. Flere måter å sortere på: Marker ønsket kolonne Alt 1 Høyreklikk på kolonnen og velg ønsket sortering fra menyen: Gruppesortering Sorter min til maks eller..maks til min 1. Alt 2 Velg en av funksjonsknappene A-Z eller Z-A Lystrer ikke rapporten? Da ligger rapporten inne med en gruppesortering som overstyrer ditt ønske. Den må da endres. Tips og triks i Discoverer Plus (6/10) Gruppesortering Lag eller rydd i Gruppesortering: Velg Verktøy/Sorter Du får opp en boks hvor en kan velge mer detaljert sortering ved å: - Dra eksisterende kolonner til ønsket prioritet - Bruk knappene til høyre Legg til (legger til kolonner fra rapporten) Slett (fjerner kolonner) Flytt ned (flytter kolonner). 15

292 Tips og triks i Discoverer Plus (7/10) Summering Summering i Discoverer Plus kan man aktivere/deaktivere summer eller lage nye totaleller delsummer: Velg - enten ikonet Ny Sum/Sum - eller Verktøy/Summer/Ny Du får opp en boks hvor en kan lage den total- eller delsummering en ønsker. En kan lage flere summeringer. Du må ta stilling til: - Elementet du ønsker opprette summering for - Hvilken type sum? - Totalsum/delsum? - Formatering av skrift? Velg OK Tips og triks i Discoverer Plus (8/10) Flere summeringer Man kan lage flere summeringer Da legger du i så fall til en ny summering for eksempel slik: 1. gang: Delsum pr. utstyrgruppe 2. gang: Totalsum for anleggsmidler for et valgt sted Fjerne summering? - Velg menyen Vis/Rute med tilgjengelige elementer - Under fanen Beregninger finner du summeringene - Fjernes ved å høyreklikke og velg fjern fra regneark

293 Forskjellige type rapporter - Brukertilkobling UIB A - Anleggs-/utstyrsrapporter B - Budsjettrapporter BW- BasWare - rapporter D - Detaljrapporter/Transaksjonsrapporter K - Kundemodulrapporter L - Leverandørmodulrapporter R - Registerrapporter S - Styringsrapporter/Saldorapporter Brukertilkoblinger PAUIB Brukertilkobling RAND A Anleggs- og utstyrsrapporter A61 Anleggsmodulrapporter (utstyr-avskriving-liste, avtemmingsutstyr, avskriving pr. mnd og avskriving akkumulert) 17

294 B Budsjettrapporter B11 Budsjett pr. mnd, B11 Budsjettrapport B1, B3 og B4 og B1 Budsjettdetaljer R Registerrapporter R02 Segmentregister, R07 Kunderegister, R08 Leverandørregister 18

295 D Detaljrapporter D22 Bilagsdetaljer (alle data fra GL, Instituttdata fra GL, drill til PA og sum pr art/prosjekt/sted/kilde) BW BasWarerapporter BW01 Faktura-ikke-konterte-uib, BW02 Fakturamottaker, BW03 Anviser attestanter, BW04 Konterte-faktura-uib, BW05 Utstyrregistrering ADI, BW06 Konterte-faktura-Div-Utvalg, BW07-IP-PM-Bruker og BW08 Faktura ikke overført AP/Oracle 19

296 Tips og triks i Discoverer Plus (9/10) I alle BW -rapportene er det mulig å få frem det skannede fakturabildet som ligger i IP. BW04 er best egnet siden den gir alle fakturaer ført i IP 1 1. Gå til kolonne Scanned Files. Klikk på blå pil og før pekeren over nettadressen og klikk. 2. Filen kan lagres. 2 Tips og triks i Discoverer Plus (10/10) I alle BW -rapportene er det mulig å få frem det skannede fakturabildet som ligger i IP BW04 er best egnet Fakturaen kan nå for eksempel sendes som vedlegg på e-post På denne måten kan også de som ikke er brukere i IP få sett/få tilgang fakturaen 20

297 K Kundemodulrapporter K31 Kundereskontro (m/ skannet faktura), K32 Forfalte faktura og K33 Fakturaer som er purret L Leverandørrapporter L41 Leverandørreskontro og L42 AP ikke hovedbok GL 21

298 FORSKJELLIGE TYPER RAPPORTER PAUIB Brukertilkobling PAUIB R - D - S - B - A - Registerrapport Detaljrapport Saldorapport Budsjettrapport Avstemmingsrapport FORSKJELLIGE TYPER RAPPORTER PAUIB... Rapportene i PAUIB 22

299 Avslutt Lukk Discoverer Plus Husk ALLTID å logge deg av Discoverer Plus. Vi har et begrenset antall lisenser Dersom du bare bruker X for å avslutte er du fortsatt pålogget og bruker en lisens Avslutt Lukk Discoverer Plus Først når du får denne meldingen er du logget av 23