BAS AUTOSALES. Bruktbiladministrasjon. Brukerveiledning v1.0

Transkript

1 BAS AUTOSALES Bruktbiladministrasjon Brukerveiledning v1.0

2 Innlogging Gå til nettadressen Du vil se et vindu hvor du angir din e-post og passord

3 Startskjermen Du kan opprette et nytt, eller søke direkte etter et tidligere registrert kjøretøy ved å skrive inn registreringsnummeret i skiltet og klikke på start knappen. Klikk på bildet av bilen for å åpne listen over dine kjøretøyer. På menyen i toppen, kan du også gå til kjøretøy listen, ansatte (brukere), kunder og leverandører og tilbake til startskjermen.

4 Kunder og leverandører Velg «Kunder og leverandører» fra menyen i toppen. Du vil da se en liste over alle dine kunder og leverandører. Du kan sortere og søke i listen. Klikk på den kunden du vil åpne, eller klikk på «Ny oppføring» for å legge til en ny. Du vil da komme til kundekortet.

5 Her kan du fylle inn informasjon om kunden / leverandøren (forhandler) Velg om det er en kunde eller leverandør Velg om det er privat eller firma. Du kan skrive inn org nr hvis det er firma, så henter systemet opp opplysninger automatisk fra enhetsregisteret. Under mer info kan du legge inn adresse, fakturaadresse og kontaktinformasjon. Du kan legge inn kontaktpersoner hvis det er ønskelig. I hendelsesvinduet vil du se alle hendelser som er knyttet til den aktuelle kunden. Det er ikke nødvendig å registrere kundene for å benytte systemet, men det kan være en fordel å lagre kontaktinformasjon og kunne tilknytte kontrakter og prøvekjøring til kunden.

6 Ansatte Velg «Ansatte» fra menyen. Her kan du legge til dine ansatte, eller de som skal bruke systemet. Klikk på navnet for å redigere, eller på «Ny ansatt» for å opprette en ny. Skriv inn navn, epost (blir brukernavnet) og telefon. Hvis du angir en mobiltelefon kan du sende SMS til personen. Alle SMS blir lagret i loggen for den aktuelle brukeren. For å sette / endre passord, klikk på «Endre passord» knappen og skriv inn et passord. Det blir satt når du lagrer.

7 Kjøretøyliste I kjøretøylisten ser du alle kjøretøy du har registrert inn i systemet. Du får noen utvalgte opplysninger i listen, deriblant din lagerstatus. For å legge til et nytt kjøretøy, kan du skrive inn registreringsnummeret i dette vinduet og klikke på «Gå til», eller du kan gjøre det samme på startskjermen. Du vil da gå direkte til kjøretøyinformasjonen. Du kan åpne et eksisterende kjøretøy ved å klikke på det i tabellen. Det er to tabeller. Den nederste vil kun inneholde kjøretøy som er solgt eller vraket. Resten blir vist i øverste tabell som lagerførte kjøretøy. Skriv inn et registreringsnummer eller klikk på et kjøretøy for å åpne kjøretøyprofilen.

8 Du kan angi eventuell salgssum (kun for egen referanse), kilometerstand, lagerstatus og skrive kommentarer om bilen. Nederst på siden kan du laste opp dokumenter og bilder for den aktuelle bilen. Behandling av dokumenter er beskrevet sist i dette dokumentet. Under «Detaljer» ser du alle kjøretøy detaljer som er tilgjengelig. Du ser også siste EU kontroll og når neste er. Hvis det er mindre enn 60 dager til neste EU kontroll, vil linjen vises rød. Du ser også når informasjonen sist ble oppdatert. Du kan klikke på oppdater (pilene) for å hente de nyeste detaljene. I hendelse vinduet kan du opprette kjøpekontrakt, salgskontrakt, legge inn info om utbedring og reklamasjoner samt opprette en seddel for prøvekjøring.

9 Under knappene vises alle tidligere hendelser for denne bilen. Her kan du enkelt finne tilbake til hva og hvem som har gjort hva. Hvis du klikker på den blå teksten under «type» kan du se detaljene om denne hendelsen. Du kan også slette hendelsen ved å trykke på søppelkassen.

10 Kontrakter Samme fremgangsmåte for «Kjøp» og «Salg» Klikk på «Kjøp» for å opprette en kontrakt der du skal kjøpe en bil, eller «Salg» hvis du selger. I den øverste delen kan du knyttet kjøpet til en kunde eller leverandør om du har registrert vedkomne inn. Du kan også senere knytte kontrakten til kunden. Du har også mulighet til å skrive inn en kommentar for egen referanse. Hvis du vil legge inn et dokument, kan du sende en link på SMS til din mobil. Klikk på knappen «Hent bilde via mobil» og følg linken du mottar på SMS. Etter at du ha sendt inn bildet fra din mobil, klikker du på den andre knappen. Bildet vil da komme til syne i bunnen av siden. Hvis du bruker nettbrett med kamera, kan du også ta bilder direkte med nettbrettet i filopplasteren. I vinduet for kontrakten vil systemet hente alle de opplysningene som er tilgjengelige. Dette er info om ditt firma (kjøper) og om kunden om du knytter til en. Info om kjøretøy vil også fylles inn. Din firmalogo vil selvfølgelig vises på kontrakten

11 Fyll inn det som mangler. En del av valgene er menyer hvor du kan velge ja, nei og se merknad. For signering kan du med fordel signere direkte på skjermen, om du bruker et nettbrett. Hvis kunden ønsker å signere med penn, kan du lagre og skrive ut kontrakten uten signatur.

12 Når kontrakten er ferdig fylt inn og (eventuelt) signert, klikker du på «Opprett kontrakt for utskrift» OBS!! Etter at du har opprettet kontrakten kan den ikke endres. Alternativet er å lage en ny. Klikk på «Opprett kontakt for utskrift» (gul knapp) og bekreft med grønn knapp. Etter dette kan du klikke på en ny knapp (på samme sted) «hent kontrakt» Du laster da ned en PDF av kontrakten. Kontrakten har et unikt ID nummer.

13 Kjøreseddel for prøvekjennemerke Klikk på «Prøvekjøring» i kjøretøyprofilvinduet. I den øverste delen kan du knytte prøvingen til en kunde eller leverandør om du har registrert vedkomne inn. Du kan også senere knytte prøvingen til kunden. Du har også mulighet til å skrive inn en kommentar for egen referanse. Hvis du vil legge inn et bilde av førerkortet til vedkomne, kan du sende en link på SMS til din mobil. Klikk på knappen «Hent bilde via mobil» og følg linken du mottar på SMS. Etter at du ha sendt inn bildet fra din mobil, klikker du på den andre knappen. Bildet vil da komme til syne i bunnen av siden. Hvis du bruker nettbrett med kamera, kan du også ta bilde direkte med nettbrettet i filopplasteren. Under dette vinduet se du kjøreseddelen. Mesteparten av informasjonen er allerede fylt inn. Du kan skrive inn førernavn og kjørestrekning. Systemet foreslår starttidspunkt nærmeste time før du oppretter seddelen. Eks. hvis du oppretter kl 14:15, vil starttidspunktet være samme dag kl 14:00 Dette kan endre manuelt om ønskelig. Hvis du har flere prøvekjennemerker, velger du det som skal brukes.

14 Signaturen kan lagres i systemet slik at den kommer automatisk på seddelen. Klikk på «Lag seddel», og deretter «hent seddel» Du får da en PDF av kjøreseddelen som kan skrives ut

15 Utbedring og reklamasjoner Du kan lage en hendelse for utbedring av bilen, eventuelt for reklamasjoner. Dette sikrer at du finner igjen alt som har skjedd med kjøretøyet. Funksjonsmåten er lik for begge hendelser. Klikk på «Reklamasjon» eller «Utbedring» i kjøretøyprofil Øverst er det et fritekst vindu der du kan beskrive hendelsen. Under dette kan du laste opp dokumenter og bilder. Dette kan være bilder av skader, kvitteringer ol. Disse hendelsene er først og fremst tiltenkt å knytte kostnader via kvitteringer og fakturaer for utbedring og reparasjoner til et kjøretøy.

16 Bruke filbehandleren i BAS Autosales Navigering i mapper: Klikk på en eksisterende mappe for å gå inn i den. Du kan bruke filstien for å hoppe tilbake, eller klikk på «Opp» for å gå ett hakk tilbake. Du kan lage ny mappe ved å klikke «Ny mappe». Skriv inn navnet og klikk på «OK» Laste opp filer: Klikk på knappen «Last opp filer» Du kan da velge filer ved å klikke på «Browse» knappen, eller dra og slippe filer innenfor den stiplede linjen. (Drag and drop) Du kan legge til flere filer før du laster opp

17 Når du har lagt inn alle filene, klikker du på «Upload» På store skjermer ser du: På små skjermer ser du dette symbolet: Begge er knapp for å laste opp alle filene som er lagt inn. OBS: Husk at det kan ta lang til å laste opp filene om du er på mobilnett eller har en treg internettlinje. Siden oppdaterer seg selv når opplastingen er ferdig. Flytte filer inn/ut av mapper Hvis du tar tak i fil-ikonet, kan du dra og slippe filen på den mappen du vil flytte den til.

18 Du kan flytte filer og mapper direkte til en annen mappe ved å slippe de i filstien: For å endre synlighet, navn og eventuelt slette en fil eller mappe, klikk på hamburger symbolet. Gjør endringene og lagre: