Opplæring i IP (Invoice Prosessing) Tynn-klient --- Elektronisk fakturabehandling

Transkript

1 Opplæring i IP (Invoice Prosessing) Tynn-klient --- Elektronisk fakturabehandling Signe Marie Bjordal oppdatert: 6. februar 05 Innhold: Gjennomgang av programvaren BasWare, IP Client Pålogging Faktura- og varemottakskontroll Hva du gjør hvis du finner feil ved fakturaen? Sendealternativer i BasWare Send til Master Videresend til en eller flere Lås en faktura Send på informativ sirkulasjon Send på Side Step Send fakturakopi til noen som ikke er BasWare bruker Be om annullering Konter Attester Anvis og send til Regnskap Midlertidig og fast stedfortreder Ditt personlige arkiv Overføring til OF Betaling Discoverer-rapporter Bruk kommentarfeltet! IT-sikkerhet

2 Pålogging Nettadressen til BasWare IP Client - produsjon er: BasWare ip Client test er: PC-brukere kan bruke både Internet Explorer og Mozilla/Firefox nettleser Mac-brukere må bruke Mozilla/Firefox Dersom du blir bedt om pålogging til nettleseren benytter du samme brukerkode og passord som ved innlogging i Windows på din pc. Hvis du ikke benytter Windows-pc forsøker du med din tildelte Unix-brukerkode/passord (samme som på E-posten din). Brukerstøtte Issue Tracker ( /fane Regnskap el. Tlf betjent mel. Kl. 09:00 4:0 Oracle Økonomisystem og tilstøtende moduler Rapportdatabase (Discoverer Viewer) (Discoverer Plus) Hver natt overføres data fra alle moduler - BW-rapp. er i sann tid Skanning & e- faktura (E&H) Fakturabehandling (IP) Lønnsog personalsystem (PAGA) Anleggsregister (FA) Leverandørreskontro (AP) Hovedbok (GL) Innkjøpssystem Lønnssystem Personalsystem Prosjektmodul (PA) Utgifter Kundereskontro (AR) Inntekter Bestilling (PM) Elektronisk arkiv

3 Purchase Management BaseWare PM Universitetet har et bestillingssystem - PM - fra lev. BasWare Hovedmålsetting til UiB: - Alle bestillinger skal foretas i PM av en Bestiller Bestillere: - Får fullmakt fra person med budsjettdisponeringsfullmakt (BDM) - Må ha kjennskap til avtaler og regelverk vedr. innkjøp - Får tilgang til å gjøre bestillinger i PM og behandle fakturaer i IP - Må ha kjennskap til kontosegmenter og økonomistruktur ved enheten - Har ansvar for å registrere varemottak av varer og tjenester - Har oppgaven om å kontrollere i PM og å attestere i IP I PM finner du: - Alle leverandører vi har gjort avtaler med, noen m/ varelister - Fri tekst leverandører - vi har anledning til å legge over alle leverandører fra Oracle til PM Logg sak på: Issue Tracker/Regnskap Fakturamottak ved UiB hos Regnskap Faktura mottas på måter. E-faktura - lastes inn i IP og matches mot evt. godkjent bestilling i PM (etter en uke). Post/brev - skannes i IP og matches mot evt. godkjent bestilling i PM. E-post m/ vedlegg - skannes i IP og matches mot evt. godkjent bestilling i PM Hva er en E-faktura? - strukturert dataformat som overføres elektronisk mellom fakturautsteder og -mottaker - importeres i mottakers økonomisystem og behandles maskinelt Merk: E-post m/ vedlegg, PDF-fil, dokumenter i skannede format er IKKE e-faktura Fordeler med E-faktura: kommer frem bare MINUTTER etter at den er sendt bedre sporbarhet: vi kan dokumentere om faktura er mottatt eller ikke gir store gevinster både økonomisk og miljømessig bedre kvalitet: mindre risiko for feil mottar forskjellige formater: ikke krav om at fakturabilde skal følge som vedlegg

4 Programvaren BasWare PM og IP Fakturaprosessen generert av en bestilling i PM (overordnet beskrivelse) Saksbehandler Regnskap Bestiller/ BDM Rekvisisjon Mottak av e-faktura Skanning og tolking av faktura Import av faktura til IP Preprosessering Fakturakontroll og distribusjon Bestiller konterer og Kontrollerer Anvisning/ Godkjenning Bestilling og ordrebekreftelse Mottak og kontroll av varer/attestasjon Kontroll mot best. og mottaksbekr. Automatisk Manuell i E-fakt.beh. IP Manuell i Innkjøpssys. PM Sluttkontroll og Overføring til OF Bokføring og remittering i OF ja OK? nei Sendes enhet for ny att./anv. Kontering og attestasjon Anvisning Fakturaer som er generert av bestilling i PM Følgende blir gjort i Bestillingssystemet PM: utgiften konteres (enten en UiB- eller PA-kontering, evt. FA-registrering) bestillingen godkjennes av anviser (BDM) bestillingen sendes til leverandør leverandør får oppgitt riktig fakturaadresse leverandør får oppgitt bestillingsnummer /riktig merking av faktura varemottak kontrolleres mot bestilling i PM Hver bestilling får et BESTILLINGSNUMMER: PM5XXXXX Alt OK? - JA : faktura overføres til Oracle AP Leverandørmodul utgiften bokføres og regnskapet blir oppdatert m/ utgiften faktura blir betalt v/ forfall Alt OK? - NEI : faktura går til IP på ny vanlig sirkulasjon 4

5 Programvaren IP BasWare Faktura på vanlig sirkulasjon i BasWare IP (overordnet beskrivelse) Saksbehandler Regnskap Bestiller/ BDM Mottak av e-faktura Skanning og tolking av papirfaktura Import av faktura til IP Preprosessering Fakturakontroll og distribusjon Kontering og attestasjon Automatisk Manuell i BasWare Suttkontroll og Overføring til OF Bokføring og remittering i OF Anvisning Fakturaer som er generert av bestilling i PM Alt Ok? Nei Fakturaen går til IP på ny vanlig sirkulasjon som betyr ny: Grunnlagskontroll Kontering Attestering Anvisning Grunner til at faktura ikke oppnår match mot bestillingen: Leverandør ikke har brukt PM-nr (bestillingsnummer) Varemottak ikke er gjort i PM Avvik i pris mellom faktura og bestillingen i PM +/- kr 00 el +/- 5% av fakturabeløp Varer ikke er levert før faktura kommer Varer er levert feil -> venter på kreditnota En varelinje i bestillingen er satt til kr. 0,- Ved bruk av arter i artskl. 47 utstyrsregistrering ikke ferdig registrert For eksempel datakjøp og sikkerhetsmerking. 5

6 Fakturaer som ikke er generert av en bestilling i PM Dette gjelder for eksempel for: Tjenestereiser Abonnement Lisenser (NRK) Leieavtaler Telefonabonnement, Strøm, Kommunale avgifter Honorarer (selvstendig næringsdrivende/lønn) Serviceavtaler/Leieavtaler Genererer gjentakende faktura HUSK: merkes med Bestillerkode Bestillingen skal sendes skriftlig til en leverandør av en Bestiller For å sikre at vi får riktig: Leverandør i hht. UiBs innkjøpsavtaler Fakturaadresse Leveringsadresse Merking av faktura -> Bestillerkode til fakturamottaker i IP Oppstart av BasWare - gjelder kun første bruk Første gang du skal bruke BasWare ber vi deg sjekke følgende:. Velg Brukerinnstillinger mappen. Sjekk at det er haket av for alle tre valgene i Brukerinnstillinger Hvis ikke hak av 6

7 Fakturakontroll (/) i Client Sti: Mottatte fakturaer/grunnlagsdata - kontroller skannet faktura / bildet av fakturaen mot Grunnlagsdata Fakturakontroll (/) i Client bildet av fakturaen kan forstørres/roteres - klikk på Zoom in knappen (bilde av et forstørrelsesglass) - klikk på roter knappen (bilde av en pil) flytt deg rundt i bildet - bruk pilene i ytter- og underkant av fakturabildet Zoom in Roter Flytt deg rundt i fakturabildet 7

8 Vis fakturabildet i nettleseren (/4) E-fakturaer kommer i PDF-format og fakturaen vises som eget bilde dersom du ikke har endret oppsettet i Adobe Reader Vis fakturabildet i nettleseren (/4) Du kan endre oppsettet i Adobe Reader slik at fakturaen vises i nettleseren; her: Tynnklienten sitt fakturavindu.. Åpne Startmenyen. Velg All programs. Velg Adobe Reader IE Integration 8

9 Vis fakturabildet i nettleseren (/4) 4. Velg Turn on 4 Vis fakturabildet i nettleseren (4/4) Fakturabildet vises nå i Tynnklienten sitt fakturavindu. Det oppsettet du nå har gjort vil gjelde for alle e-fakturaer (PDF-format) du har mottatt og kommer til å motta 9

10 Hva gjør du hvis Fakturaen er ikke din - Returner fakturaen til Master (Regnskap) og be dem videresende - Videresend den til riktig mottaker, dersom du vet hvem det er Grunnlagsdata er feil - leverandør, beløp, fakturanummer etc.. - Returner fakturaen til Master (Regnskap) det er kun Regnskapskontoret som kan rette grunnlagsdata - NB. Feil i grunnlagsdata MÅ rettes FØR dere kan begynne å behandle fakturaen HUSK - KOMMENTAR! beskriv alltid grunnen til at du sender fakturaen i Kommentar - feltet FEIL FIRMA hva gjør du? HOVEDREGEL. Ta kontakt med leverandør Be om kreditnota + ny faktura utstedt til riktig firma. Den feile fakturaen må annulleres i BasWare sammen med kreditnota. Behandle riktig utstedt faktura på vanlig måte GJØR FØLGENDE i BasWare: Fakturaen og kreditnotaen må returneres til og annulleres av Regnskapskontoret Bruk knappen Be om annullering (både faktura og kreditnota må sendes samtidig) Skriv kommentar i loggen om hvorfor du ønsker fakturaen annullert (henvisning til kreditnota/faktura) Bekreft og send Regnskap godkjenner annullering Faktura blir trukket ut fra all videre fakturabehandling, blir ikke overført OF. Ligger nederst i Arkivet - merket med en lås 0

11 Sendealternativer i BasWare (/) Returner faktura faktura kan returneres til enten - forrige bruker/avsender - eller Regnskap Husk kommentar på hvorfor du sender i retur Videresend faktura faktura videresendes til en eller flere brukere i BasWare for behandling - hvis flere mottakere og kun en trenger å behandle fakturaen husk hak av for Kun en mottaker trenger å behandle Låse en faktura /sett i behandlingsmodus NB: husk kommentar! faktura trekkes ut av sirkulasjon fordi noe for eksempel skal undersøkes Gå inn i fakturaens Grunnlagsdata hak av for Lås faktura - lagre. Angi informativ sirkulasjon faktura sendes til en eller flere brukere som kopi i BasWare - men kun som informasjon og ikke til behandling som en kopi - mottaker trenger kun å kvittere for at den er sett - avsender beholder fakturaen i sin innboks og fakturabehandlingen kan gå sin gang Sendealternativer i BasWare (/) Skal du sende en forespørsel/kopi til en som ikke har BasWare Velg skriver-symbolet like over fakturabildet Velg Bilder, Alle bilder og evt. Grunnlagsdata, Fakturahistorikk og Postering. PDF-fil blir laget. Velg symbolet Tollbar Velg fra plukklisten (liten pil/ ned) Send File og Send Copy Det blir laget en e-post med PDF-vedlegg av alle fakturasidene som du nå kan sende videre Be om annullering Faktura sendes til Regnskap og du kan anmode om annullering - Husk kommentar / begrunnelse - Regnskap godkjenner annullering - Faktura blir liggende i Arkivet som annullert og er trukket ut fra videre behandling. Blir ikke overført til Oracle/Økonomisystemet. Send til Anvisning faktura sendes til en eller flere Anvisere i BasWare IP Hvis kun en skal behandle: husk hak av for - Kun en mottaker trenger å behandle Sende på Sidestep Faktura sendes til en bruker i BasWare, for eksempel en Bestiller Faktura forsvinner fra avsenders innboks Mottaker av faktura sendt på sidestep får ikke lov å kontere, kun lov å legge inn kommentar Etter behandling på sidestep kan fakturaen sendes tilbake kun til deg Først nå kan du fortsette behandlingen av fakturaen

12 Returner faktura til Regnskapskontoret. Velg Returner - knappen. Velg Send til Master for Neste mottaker. Skriv kommentar i Legg til Kommentar 4. Velg Bekreft og Send 4 NB. Bruk alltid Send til Master når du skal returnere til Regnskap - Ikke forrige Avsender Videresend faktura. Velg Videresend - knappen. Velg + for Neste mottaker bruk Favoritter el. alle BasWare- brukere i Bruker. Skriv kommentar i Legg til Kommentar 4. Velg Bekreft og Send 4

13 Videresend faktura. Velg Videresend - knappen. Velg + for Neste mottaker bruk Favoritter el. alle BasWare- brukere i Bruker. Hak av for Kun en mottaker trenger å behandle. Skriv kommentar i Legg til Kommentar 4. Velg Bekreft og Send 5 4 Ønsker du at alle skal behandle fakturaen: Da haker du ikke av for Kun en mottaker trenger å behandle Sett fakturaen i Behandlingsmodus. Velg Grunnlagsdata - mappen. Hak av for Lås faktura - Lagre!. For å få lagret kreves det at du fyller inn en kommentar 4. Fakturaen blir merket med en lås 4 Opphev behandlingsmodus: Ta vekk haken for Sett i behandlingsmodus

14 Send fakturaen på Informativ sirkulasjon. Velg Angi informativ sirkulasjon. Velg + for Velg neste mottaker bruk Favoritter el. alle BasWare- brukere i Bruker.. Skriv kommentar i Legg til Kommentar 4. Velg Send 4 Send fakturakopi til noen utenfor BasWare. Legg musepekeren på fakturabildet - til du får frem en knapperad m/ 4 valg. Velg tredje knapp bilde av en konvolutt Send this image in an . Velg størrelse på fakturabildet som legges som vedlegg på e-post 4. Send e-post med vedlegg på vanlig måte 4 4

15 Be om annullering. Velg Anmodning om annullering - knappen. Velg Send til Master for Neste mottakere. Skriv ALLTID kommentar i Legg til Kommentar 5. Velg Bekreft og Send 4 Kontering av faktura. Fyll inn kontostrengen og beløp obligatoriske segment: art og sted. Blank gir verdien el 00 automatisk. Bruk Tab for å flytte deg til neste felt. Ved å Dobbel-klikke(*) i feltet får du opp plukkliste for hvert av kontosegmentene. Legg evt. til i Favoritter. Hvis fradrag for mva fyll inn ønsket mva-kode- hvis ikke la feltet være blank. Velg Lagre når ferdig kontert - velg Legg til hvis du trenger flere konteringslinjer 4. Knappene betyr følgende: Bred/smal postering, Legg til, Lagre som mal og Hent konteringsmal 5. Knappene betyr følgende: Kopier og Slett (*) 5 4 5

16 Flere typer kontering UiB kontering «Smal» dvs. vanlig kontosteng slik den ser ut i GL (hovedbok) UiB-økonomien belastes PA kontering «Bred» dvs. utvidet kontering registreres i PA-modulen (Prosjektmodulen) Prosjekt-/BOA - økonomien belastes FA registrering Tilleggsinformasjon -> registreres i FA- modulen (Anleggsregisteret) Registrering i IP BasWare Alle anleggsmidler som føres på artsklasse 4 skal FA-registreres Mer info finner dere på Ansattsidene: Arbeidsstøtte for Økonomi og innkjøp/anskaffelser og Bestilling til Betaling/Utstyrsregisrering FA-registreringsfelt på konteringslinjen FA-Utstyrsgruppenavn FA-Gruppenummer FA-Utstyrsgruppe FA-Beskrivelse FA-Eiersted FA-Tellekortnummer FA-Serienummer 6

17 FA-registreringsfelt på konteringslinjen Obligatorisk for alle arter i 4000 serien Obligatorisk for art: 47, 47, 47, 47, 47, 474 og 47 Aktivanøkkel FA-Utstyrsgruppenavn Obligatorisk for alle føringer på arter i 4000-serien Henter opp navn på utstyr vha. plukkliste Gruppenummer og utstyrsgruppe kommer automatisk 7

18 Beskrivelse FA-beskrivelse Obligatorisk for alle føringer på arter i 4xxx-serien Informasjon om plassering av utstyret Tellekortnummer FA-Tellekortnummer Benyttes kun for utstyr som skal tyverimerkes Obligatorisk for følgende artskonti: 47, 47, 47, 47, 47, 474 og 47 Settes lik nummer på merkelapp for tyverimerking 8

19 Serienummer FA-Serienummer Benyttes kun for utstyr som skal tyverimerkes og som har serienummer Obligatorisk for følgende artskonti: 47, 47, 47, 47, 47, 474 og 47 Settes lik serienummer på utstyret Kontroll Ved lagring blir konteringslinjen rød om man ikke har fylt ut alle felter som er obligatoriske for den enkelte art Det kommer også opp en feilmelding som ber deg kontrollere konteringsfeltene 9

20 Kontroll Ved å føre pekeren over det røde feltet får man opp en forklaring som forteller hva som mangler ved konteringen I dette tilfellet mangler FA-Beskrivelse som er et obligatorisk felt siden art i 4000-serien er brukt. Feilmeldingen gir bare beskjed om neste felt som er feil, her kan det være flere felt som ikke er korrekt utfylt. Attester en faktura. Velg Attester - knappen. Velg + i Neste mottaker send til en eller flere anvisere. Bruk Favoritter el. alle BasWare- brukere i Bruker. Husk - Haken hvis kun en skal behandle.. Skriv evt. kommentar i Legg til Kommentar 4. Velg Bekreft og Send 4 0

21 Anvis hver enkelt konteringslinje. Velg Mottatte fakturaer her finner du alle fakturaer som ligger til behandling. Anvis hver enkelt konteringslinje hak av ved å klikke inn i felt foran konteringslinjen med musepekeren, eller bruk symbolene rett ovenfor 4. Velg Anvis Anvis og Send til Regnskap. Velg Send til overføring for Neste mottakere. Legg evt. ved Kommentarer; Skriv inn i feltet for Legg til Kommentar. Velg Bekreft & Send

22 Midlertidig Stedfortreder Fast stedfortreder må meldes til og legges inn av IPs Admin på Regnskap. Velg Brukerinnstillinger - ikonet. Velg navn på midlertidig Stedfortreder, Startdato og Sluttdato ved å klikke på knappene til høyre, velg fra plukklistene. Velg Aktivert 4. Velg Angi backup-person 4 Backup-person kan både redigeres og slettes Fast stedfortreder i BasWare.. Fast Stedfortreder: Alle brukere kan legges inn med en fast stedfortreder Stedfortreder må ha samme rettighetene som den en skal være stedfortreder for - Ubehandlede fakturaer blir automatisk sendt videre til stedfortreder etter 4 dager Fast stedfortreder legges inn i BasWares Admin av vår systemadministrasjon Meld sak til Issue Tracker ( - Inngående Fakturabehandling

23 Ferdigbehandlede fakturaer Ferdigbehandlede fakturaer - overføres til Oracle økonomisystem flere ganger daglig - blir postert i hovedbok hver ettermiddag - data overføres rapportbasen hver natt - i Discovererrapportene neste dag (Alle BW - rapporter er online, de er oppdatert til enhver tid) - betales ved forfall (som før) Når faktura er betalt blir remiteringsdatoen overført til BasWare Betalings- /remiteringsdato finner du i Kommentar - feltet i Fakturaloggen Ditt personlige Arkiv. Velg Arkiv - ikonet. Velg søkekriterier siste 0 faktuaer eller alle (blank), leverandørnavn, fra/til på tidsrom og/eller beløp,. Velg Hent fakturaer Den enkelte faktura åpnes ved at du klikker på den Hver enkelt kolonne kan sorteres ved at du klikker en gang på overskriftene.

24 Noen bemerkninger! Fakturaene våre blir betalt v/ forfall Forutsatt av at de er ferdigbehandlet og overført til Oracle Faktura bør behandles RASKT (selv om det er lenge til forfall) Unngå merarbeid og kostnader v/ purringer Bruk kommentarfeltet i IP (da er vi på Regnskap informert om det kommer en purring) Eks. Venter på kreditnota og ny faktura Eks: Avtalt med leverandør den x/x at restpart blir sendt den x/x. Faktura er derfor låst Eks: Kjenner ikke til denne faktura. Foretar avklaringer Begrens bruken av brukerstøttetelefonen bruk Issue Tracker Gjelder for enkle og konkrete spørsmål Men dere er selvsagt også hjertelig velkommen til å ringe...! Bruk rapportene fra Discoverer Plus eller Viewer BW04 Bilagsdetaljer fra BasWare - gir bla fakturabilde fra IP A4 Anleggsmodulrapport gir oversikt over inventar og anleggsmidler (4 arter) - og så gjentar vi oppfordringen: Skriv KOMMENTARENE dine i BasWare IP! E-post og telefon blir (langt på vei) unødvendig kommentarer og vedlegg følger fakturaen og blir synlig for alle 4

25 IT- sikkerhet husk alltid å: Logge deg ut når du går for dagen Låse skjermen - når du ikke sitter ved PC en Brukerstøtte ved ØKA Innkjøp og Regnskap: bruk helst Issue Tracker Regnskap har en brukerstøttetelefon: Regnskap generelt: tlf Ansattsidene: Arbeidsstøtte/Økonomi og innkjøp 5