UNIVERSITETET I BERGEN VEILEDNING FOR VURDERING AV AKTIVERING/UTGIFTSFØRING

Transkript

1 UNIVERSITETET I BERGEN Økonomiavdelingen VEILEDNING FOR VURDERING AV AKTIVERING/UTGIFTSFØRING Innhold Definisjoner... 2 Maskiner og verktøy... 3 Skip... 4 Biler og andre transportmidler... 5 Inventar... 6 Teknisk, vitenskapelig utstyr... 7 IKT/audiovisuelt utstyr... 8 Dataprogrammer/lisenser... 9 Kunst Gaver... 11

2 Definisjoner Anleggsmidler: Er eiendeler som er anskaffet til varig eie eller bruk i virksomheten, normalt over flere år Avskrivning er en systematisk fordeling av eiendelens avskrivbare beløp over den perioden virksomheten forventer å ha nytte av eiendelen i egen virksomhet. Den totale avskrivningsperioden er i normaltilfellet sammenfallende med eiendelens økonomiske levetid. Anskaffelseskost (prisen) Som hovedregel skal alle utgifter som påløper for at anleggsmidlet skal kunne tas i bruk, aktiveres. Enkelte spesielle utgifter som påløper i forbindelse med anskaffelsen, skal aktiveres og avskrives sammen med kjøpesummen, for eksempel tinglysingsgebyr, dokumentavgift, fraktog monteringskostnader En presisering vedr. beløpsgrense: Beløpsgrensen på kr ,- er bruttobeløpet på fakturaen (beløp inkl. mva) i tilfellene at utgiftene relaterer seg til virksomhetsområder som ikke gir fradrag for inngående merverdiavgift. Beløpsgrensen på kr ,- er nettobeløpet på fakturaen (beløp ekskl. mva) i tilfellene at utgiftene relaterer seg til virksomhetsområder som gir fradrag for inngående merverdiavgift. Økonomisk levetid er den perioden en eiendel har økonomisk verdi for en eller flere brukere ved bruk i deres virksomhet. Avgrensningene vil ikke alltid være entydige og det må gjøres en vurdering i hvert enkelte tilfelle. Påkostning eller vedlikehold Påkostninger på allerede eksisterende driftsmidler, skal aktiveres og utstyrs registreres dersom anskaffelsen gir driftsmiddelet varige forbedringer eller økt funksjonalitet. Eksempel; forlenget levetid, oppgradering av maskin, oppgradering av forelesningssal o.l. Vedlikehold skal ikke aktiveres dersom det kun er snakk om nødvendig vedlikehold og dersom verdiøkningen er uvesentlig. Vedlikehold skal kostnadsføres på anskaffelsestidspunktet. Veiledning for vurdering av aktivering /utgiftsføring 2

3 Maskiner og verktøy I regnskapsposten maskiner og verktøy inngår ulike typer maskiner knyttet til drift av ulike funksjoner, eks. fellesfunksjoner ved UiB. Verkstedsmateriell Vaskerimaskiner Kjøkkenmaskiner Aggregat Fyrkjele Gressklippere mv. Dersom innkjøpspris er mer enn kr ,- for en maskin eller et verktøy, skal dette aktiveres og utstyrs registreres. Dette skal konteres på artskonto 4731 eller Dersom innkjøpspris er mindre enn kr ,- for en maskin eller et verktøy, skal dette kostnadsføres på anskaffelsestidspunktet og føres på artskonto 6502, ikke utstyrs registreres. Dersom maskinen/verktøyet utgjør en integrert del av et annet produkt eller maskinpark, og disse sammen utgjør en helhet, skal dette aktiveres og utstyrs registreres. Dette skal konteres på artskonto 4731 eller Ved evt. uklarheter kontaktes regnskapsavdelingen for nærmere diskusjon/avklaring. Eks. Hvis hele eller større deler av poolen av gressklippere fornyes på samme tid, skal dette aktiveres og utstyrs registreres selv om hvert produkt enkeltvis har en innkjøpspris lavere enn kr ,-. Dette skal konteres på artskonto 4731 eller 4734 Påkostninger på allerede eksisterende driftsmidler skal konteres på artskonto 4731 eller Vedlikehold skal kostnadsføres på anskaffelsestidspunktet og konteres på artskonto Utgiftskonto: 4731 Maskiner/verktøy, kjøp 10 år 4734 Maskiner/verktøy, kjøp 5 år 6502 Kjøp maskiner/verktøy 6662 Service/vedlikehold annet utstyr Avskrivningstid innenfor gruppen maskiner og verktøy antas å kunne variere fra 5-10 år, det vil si avskrivningssats 20 eller 10 %, avhengig av type utstyr. For utstyr i denne gruppen skal Veiledning for vurdering av aktivering /utgiftsføring 3

4 det alltid foretas en separat vurdering av økonomisk levetid ved utstyrsregistrering. Ulike arter er opprettet avhengig av økonomisk levetid. Økonomisk levetid vurderes ut fra utstyrets reelle levetid dersom normalt vedlikehold gjennomføres på utstyret. Utstyrsregistrering og tyverimerking av maskiner/verktøy Alt som regnskapsføres på 4731 og 4734 Tyverimerkes: Alt som regnskapsføres på 4731 og 4734 merkes med tellekortsjablonger, påført stedskode og årstall. Lett omsettelige maskiner/verktøy som ikke er ført på 4731 eller 4734 skal likevel merkes med sjablonger uten tellekortnummer (stryk over nr). Disse skal ikke utstyrs registreres i anleggsmodulen. Skip I regnskapsposten skip inngår alle flytende / sjøgående innretninger Skip Lektere Rigger Båter Annet Innkjøpspris vil normalt overstige kr ,- og investeringer i nytt skip skal aktiveres og utstyrs registreres. Dette skal konteres på artskonto Påkostninger skal konteres på artskonto Vedlikehold skal kostnadsføres på anskaffelsestidspunktet og konteres på artskonto Eks. Maling for å vedlikeholde skipet skal ikke aktiveres. Nytt og bedre navigasjonsutstyr, med moderne funksjonalitet, skal normalt aktiveres. Utstyrsregistrering av skip Alt som regnskapsføres på 4743 Forskningsfartøy, kjøp Veiledning for vurdering av aktivering /utgiftsføring 4

5 Biler og andre transportmidler I regnskapsposten biler og transportmidler inkluderes Personbiler Lastebiler/busser Traktorer M.m. Innkjøpspris vil normalt overstige kr ,- og investeringer i nye transportmidler skal derfor aktiveres og utstyrs registreres. Personbiler skal konteres på artskonto 4741 og andre transportmidler skal konteres på artskonto Påkostninger skal konteres på artskonto 4741 eller Vedlikehold skal kostnadsføres på anskaffelsestidspunktet og konteres på artskonto Eks. Normalt vil alle påkostninger/vedlikehold på slike transportmidler utgiftsføres. Kjøp av ekstrautstyr, eks. nytt lasteplan på lastebil, vil kunne være en påkostning, men her må en vesentlighetsvurdering foretas. Utgiftskonto: 4741 Biler, kjøp 4742 Transportmidler, kjøp 6662 Service/vedlikehold annet utstyr Som standard i systemet vil ligge inne en gjennomsnittssats for avskrivninger på 15 % for alle transportmidler i denne gruppen. Dette innebærer en økonomisk levetid på 7 år. Utstyrs registrering av biler og andre transportmidler Alt som regnskapsføres på 4741 og 4742 Veiledning for vurdering av aktivering /utgiftsføring 5

6 Inventar I regnskapsposten inventar inngår alt inventar og innredning knyttet til bygningsmassen. Kontorinventar Laboratorieinnredning Kjøkkeninnredning Kantineinnredning Barnehageinnredning Lesesalinnredning Lagerinnredning Annen innredning Dersom det kjøpes inn inventar for over kr ,- i et enkeltinnkjøp, skal dette aktiveres og utstyrs registreres. Dette skal konteres på artskonto Dersom det kjøpes inn inventar for mindre enn kr ,- i et enkeltinnkjøp, skal dette kostnadsføres på anskaffelsestidspunktet. Dette skal konteres på artskonto Påkostninger skal konteres på artskonto Vedlikehold skal konteres på artskonto Utgiftskonto: 4733 Inventar, kjøp 6540 Kjøp inventar / kontormaskiner 6662 Service/vedlikehold annet utstyr Som standard i systemet vil ligge inne en gjennomsnittssats for avskrivninger på 10 % for alt inventar i denne gruppen. Dette innebærer en økonomisk levetid på 10 år. Utstyrs registrering og tyverimerking inventar: Alt som regnskapsføres på Tyverimerkes: Inventar skal som hovedregel ikke tyverimerkes. Lett omsettelige inventar merkes med sjablonger uten tellekortnummer (stryk over nr.). Veiledning for vurdering av aktivering /utgiftsføring 6

7 Teknisk, vitenskapelig utstyr Regnskapsposten teknisk, vitenskapelig utstyr inneholder teknisk, vitenskapelig utstyr relatert til virksomhetens drift. Analyseapparat Annet teknisk forskningsutstyr Tannlegeutstyr Laboratorieutstyr Dersom innkjøpspris er mer enn kr ,- for et utstyr, skal dette aktiveres og utstyrs registreres. Dette skal konteres på artskonto 4711, 4712 eller Dersom innkjøpspris er mindre enn kr ,- for et utstyr, skal dette kostnadsføres på anskaffelsestidspunktet. Dette skal konteres på artskonto 6500 eller Dersom utstyret utgjør en integrert del av et annet produkt eller samling av apparater, og disse sammen utgjør en helhet, skal dette aktiveres og utstyrs registreres. Dette skal konteres på artskonto 4711, 4712 eller Eks. Hvis hele eller større deler av poolen av en type måleinstrumenter fornyes på samme tid, skal dette aktiveres selv om hvert produkt enkeltvis har en innkjøpspris lavere enn kr ,- Påkostninger skal konteres på artskonto 4711, 4712 eller Vedlikehold skal kostnadsføres på anskaffelsestidspunktet og konteres på artskonto Utgiftskonto: 4711 Tekn./vitensk. Utstyr, kjøp 8 år 4712 Tekn./vitensk. Utstyr, kjøp 4 år 4713 Tekn./vitensk. Utstyr, kjøp 12 år 6500 Tekn./vitensk. utstyr, kjøp 6501 Tekn./vitensk. utstyr til utgravning/feltarbeid 6663 Service/vedlikehold, tekn./vitensk. utstyr Avskrivningstid innenfor denne gruppen antas å kunne variere fra 4-12 år, det vil si avskrivningssatser på 25 %, 12,5 % eller 8 %, avhengig av type utstyr. For utstyr i denne gruppen skal det alltid foretas en separat vurdering av økonomisk levetid ved utstyrsregistrering. Ulike arter er opprettet avhengig av økonomisk levetid. Økonomisk levetid vurderes ut fra utstyrets reelle levetid dersom normalt vedlikehold gjennomføres. Veiledning for vurdering av aktivering /utgiftsføring 7

8 Utstyrs registrering og tyverimerking av teknisk, vitenskapelig utstyr Alt som regnskapsføres på 4711, 4712 og 4713 Tyverimerkes: Alt som regnskapsføres på 4711, 4712 og 4713 merkes med tellekortsjablonger, påført stedskode og årstall. Lett omsettelige teknisk, vitenskapelig utstyr som ikke er ført på 4711, 4712 eller 4713 skal likevel merkes med sjablonger uten tellekortnummer (stryk over nr). Disse skal ikke utstyrs registreres i anleggsmodulen. IKT/audiovisuelt utstyr Regnskapsposten IT- og kommunikasjonsutstyr omfatter alt annet elektronisk utstyr som ikke er integrert mot infrastruktur. IKT/audiovisuelt utstyr skal i hovedregelen vurderes som en gruppe og aktiveres uansett beløp. Dette skal konteres på artskonto 4721, 4722 eller Eksempler på slikt IKT/audiovisuelt utstyr, som alltid skal aktiveres, er: PC Server Pullprinter Kopimaskin/Skanner/Printer Prosjektor Telefonsentral Dersom det er mindre kjøp som dataskjermer, kabler, mus samt annet datatilbehør, mobiltelefoner eller tilbehør til audiovisuelt utstyr skal dette ikke aktiveres, men føres på artskonto 6800, 6551, 6552 eller Dersom slikt tilbehør kjøpes inn sammen med IKT/Audiovisuelt utstyr, skal dette ikke skilles ut som egen post, men aktiveres sammen med utstyret. Påkostninger skal konteres på artskonto 4721, 4722 eller Vedlikehold skal kostnadsføres på anskaffelsestidspunktet og konteres på artskonto 6660 eller Veiledning for vurdering av aktivering /utgiftsføring 8

9 Utgiftskonto: 4721 Datautstyr, kjøp 4722 Audiovisuelt utstyr, kjøp 4724 Tele- og annet komm. utstyr, kjøp 6551 Kjøp Datautstyr 6552 Kjøp Undervisnignsutstyr/Audiovisuelt utstyr 6553 Kjøp Tele og annet kommunikasjonsutstyr 6660 Service/vedlikehold, datautstyr og programvare/lisenser 6662 Service/vedlikehold annet utstyr 6800 Kontorrekvisita Som standard i systemet vil ligge inne følgende gjennomsnittssatser for avskrivninger; 4722 Audiovisuelt utstyr, kjøp 33 % Økonomisk levetid 3 år 4724 Tele, og annet kommunikasjonsutstyr 20 % økonomisk levetid 5 år Datautstyr 33 % økonomisk levetid 3 år. Utstyrs registrering og tyverimerking av IKT/audiovisuelt utstyr Alt som regnskapsføres på 4721, 4722 eller Tyverimerkes: Alt som regnskapsføres på 4721 og 4722 merkes med tellekortsjablonger, påført stedskode og årstall. Ved bruk av 4724 skal utstyret merkes hvis mulig. Lett omsettelige utstyr som ikke er ført på 4721, 4722 eller 4724 skal likevel merkes med sjablonger uten tellekortnummer. Disse skal ikke utstyrs registreres i anleggsmodulen. Dataprogrammer/lisenser Regnskapsposten dataprogrammer/lisenser består av kjøpt programvare som ikke direkte relateres til annet teknisk utstyr, apparatur eller infrastruktur. (Under infrastruktur antas f. eks overvåkingssystemer). Kjøpt programvare kan også omfatte lisenser for bruk av systemer. Økonomisystem Lønn- og personal system Logistikksystem Biblioteksystem Låneadm. systemer Studentadm. systemer Andre administrative systemer Systemer for organisering av store data mengder (NGU/ NFHI) Eiendomsadm. systemer (FDVU) Veiledning for vurdering av aktivering /utgiftsføring 9

10 Systemer for dokumentasjon av vedlikehold materiell /utstyr Saksbehandlingssystemer Annet Programvare (herunder bruksrettigheter til programvaren/ lisenser) skal inkluderes i virksomhetens balanse dersom innkjøpspris inkl. eksterne konsulenttjenester for en enkel programvare/lisens koster mer enn kr (Se nedenfor for vurdering av bruksrettigheter/lisenser). Med programvare forstås alle administrative systemer, herunder økonomisystem, personalsystem, tekniske systemer, fagsystemer mv. Hovedregelen er at kun eksternt anskaffet programvare med eventuelle tilhørende eksterne konsulenttjenester tilknyttet implementeringen skal balanseføres. Øvrige utgifter, som for eksempel timekostnader ifm egenutviklet programvare, balanseføres som hovedregel ikke. For større prosjekter/tiltak i forbindelse med utvikling og tilpasning av interne systemer/programmer, vil det kunne være aktuelt å balanseføre interne timer/kostnader ihht pålitelig spesifikasjon /dokumentasjon av slike. Dette må vurderes i samråd med økonomiavdelingen, og skal normalt være avklart i forkant av oppstart av prosjektet. Dersom innkjøpspris er mer enn kr ,- for en enkel programvare/lisens inkl. eksterne konsulenttjenester, skal dette aktiveres og utstyrs registres. Dette skal konteres på artskonto Dersom innkjøpspris er mindre enn kr ,- for en enkel programvare/lisens inkl. eksterne konsulenttjenester med mer, skal dette kostnadsføres på anskaffelsestidspunktet. Dette skal konteres på artskonto Årlige service- og vedlikeholdskostnader utgiftsføres på artskonto Dette gjelder også årlige kostnader ifm bruksrettighet av programvarer (lisenser). Slike bruksrettigheter/lisenser har en begrenset varighet og skal direkte kostnadsføres, uavhengig av kostnad. Programvare som utgjør en integrert del av et fysisk driftsmiddel anses som en del av det fysiske driftsmidlet dersom dette utgjør den mest sentrale bestanddelen. Oppgradering av programvare skal i hovedregelen behandles som vedlikehold og kostnadsføres på anskaffelsestidspunktet. Oppgraderinger skal kun unntaksvis behandles som påkostninger og aktiveres. Utgiftskonto: 4723 Dataprogrammer/Lisenser 6660 Service/vedlikehold, datautstyr og programvare/lisenser 7600 Kjøp dataprogrammer/lisenser Som standard i systemet vil ligge inne en gjennomsnittssats for avskrivninger 20 %, for alt kjøp i denne gruppen. Dette innebærer en økonomisk levetid på 5 år. Veiledning for vurdering av aktivering /utgiftsføring 10

11 Utstyrs registrering av dataprogrammer/lisenser Alt som regnskapsføres på 4723 Kunst Som kunst regnes billedkunst, skulpturer og annen utsmykning, eksklusiv veggfaste arbeider eller installasjoner som anses inkorporert i bygget. Denne kunsten følger bygget og verdsettes som en del av bygget. Billedkunst Skulpturer Tekstilkunst mv. Kunst som koster mer enn kr ,- pr. stk. skal aktiveres, også gaver. Dette skal konteres på artskonto Kunst som koster mindre enn kr ,- pr. stk. kostnadsføres på anskaffelsestidspunktet. Dette skal konteres på artskonto Kunst avskrives ikke. Utstyrs registrering og tyverimerking av kunst Utstyrsregistreres: Alt som regnskapsføres på Tyverimerkes: Hvis det er mulig kan kunst med fordel tyverimerkes. Gaver Anleggsmidler som Universitetet i Bergen mottar fra eksterne bidragsytere. Kontakt regnskapskontoret via Issue Tracker. Veiledning for vurdering av aktivering /utgiftsføring 11