Introduksjonskurs for Økonomicontroller Delemne 2: Økonomistyring i praksis

Transkript

1 Introduksjonskurs for Økonomicontroller Delemne 2: Økonomistyring i praksis

2 Formålet Formålet med delemne 2 er å gå dypere inn i den praktiske gjennomføringen av økonomistyringen som ble gjennomgått i delemne 1. 3

3 Leseveiledning Presentasjonen er delt i følgende kapitler: Kapittel 2.1 Økonomireglementet, mva m.m. Kapittel 2.2 Kontostreng Kapittel 2.3 Overordnet om anskaffelser Kapittel 2.4 Overordnet om lønn Kapittel 2.5 Regnskapsføring med fokus på Aktivering og utstyrsregistrering Periodeavslutning Kontrollprogrammet 4

4 Kapittel 2.1 Økonomireglementet Økonomireglmentet God bokføringsskikk Mva ved UiO Intern vs eksternregnskap 5

5 Økonomireglementet - Direktoratet for økonomiforvaltning (DFØ) forvalter lovverket satt av finansdepartementet, ved hjelp av veiledere og retningslinjer. - UiO er underlagt økonomireglementet i staten og følger veilederne og retningslinjene til DFØ. 6

6 God bokføringsskikk Ihht. Bestemmelser om økonomistyring i staten skal bokførte opplysninger være dokumentert på en måte som gjør etterprøving og kontroll mulig. Jf. 4.2 f) I praksis betyr dette at kontering, tekstlig beskrivelse og eventuell underliggende dokumentasjon sammen skal være på en slik måte at en annen bruker skal kunne forstå hva bokføringen gjelder, finne grunnlaget for denne og bekrefte eller avkrefte dens riktighet. For utgående fakturaer kontert mot og ihht prosjekt vil prosjektdokumentasjonen fungere som grunnlagsdokumentasjon. For utgående fakturaer kontert mot basis skal grunnlagsdokumentasjon legges inn i OA. For omposteringer er det den tekstlige beskrivelsen med referanse til opprinnelig bokføring som er vesentlig. Se egen rutine: 7

7 MVA ved UiO UiO har plikt til å beregne MVA på varer og tjenester som faller innenfor mva-loven. UiO har ikke fradragsrett for inngående MVA på anskaffelse av varer og tjenester til egen virksomhet. MVA i bokføringen håndteres med kodebruk: For inntektsartene er det et en-til-en-forhold mellom inntektsart og mva-kode. I artskontoplanen finner man informasjon om art og tilhørende mva-kode. For kostnads- og investeringsartene er mva-kodene åpne dvs at man selv må spesifisere korrekt mva-kode. Dette gjøres allerede i bestillingssystemet. Fullstendig oversikt over mva-kodeverk: Infoside om MVA ved UiO: Spørsmål om MVA kan rettes til epostgruppa: mva-regnskap@admin.uio.no 8

8 Intern vs eksternregnskap Ved UiO benyttes to ulike typer regnskap: Internregnskap: den enkelte enhets egne driftsregnskap over inntekter og kostnader for en gitt periode. Det er internregnskapet enhetene styrer sin virksomhet etter. Ekstern (finans-) regnskap: rapporteres til eier (Kunnskapsdepartementet) og andre eksterne brukere (som Riksrevisjonen). Utarbeides sentralt basert på enhetenes internregnskap, og justeres for interne transaksjoner. For informasjon om de enkelte transaksjonene benyttes kontostreng. 9

9 Oppsummering Du har nå vært gjennom en innføring økonomireglmentet. I neste kapittel fokuserer vi på kontostrengen 10

10 Kapittel 2.2 Kontostreng Artskontoplan Sted Prosjekt Tiltak Motpart Aktivitet og Firma 11

11 Kontostreng Art Sted Prosjekt Tiltak MP Aktivitet Firma 4 siffer 6 siffer 6 siffer 6 siffer 00/ Kontostrengen, også kalt økonomimodell, består av 7 segmenter som sammen forteller hva slags inntekt/kostnad det er og hvem som har fått/betaler for denne. Den er et viktig grunnlag for styring på alle nivåer i organisasjonen, og benyttes i prognoser, ved bestilling av varer og ved føring av regnskapet. Hele kontostrengen benyttes ikke i alle system. F. eks i bestillingssystemet og i Buddy benyttes kun de 4 første segmentene, mens i OA benyttes alle 7. De neste foilene vil gå mer i detalj på de enkelte segmentene. 12

12 Kontostreng- Artskontoplanen Art Sted Prosjekt Tiltak MP Aktivitet Firma Med art mener vi en 4-sifret kode som forteller om det er en inntekt/kostnad, og hva slags type inntekt/kostnad det er f. eks Bevilgning fra KD. Artskontoplanen inneholder en oversikt over de artene man benytter ved UiO. Artene er gruppert for økt styringsinformasjon. Arten gir viktig styringsinformasjon for sammenligning over tid UiOs artskontoplan bygger på Standard kontoplan for universiteter og høyskoler som tar utgangspunkt i Standard kontoplan for statlige virksomheter Nåværende versjon ble tatt i bruk fra 1. januar Tidligere versjoner av kontoplanen er tilgjengelige samme sted 13

13 Artskonti og struktur Balanse/ resultatarter Artsklasse Navn Balanse Artsklasse 1 Eiendeler Balanse Artsklasse 2 Virksomhetskapital og gjeld Resultat Artsklasse 3 Salgs- og driftsinntekter Resultat Artsklasse 4 Varekostnad Resultat Artsklasse 5 Lønn og godtgjørelser Resultat Artsklasse 6 Annen driftskostnad, av- og nedskrivninger Resultat Artsklasse 7 Annen driftskostnad, av- og nedskrivninger Resultat Artsklasse 8 Finansposter, Ekstraordinære poster, Overføringer og disponeringer og avregninger, Årsresultat Resultat Artsklasse 9 Systemarter. Ellers ikke i bruk ved UiO 14

14 Kontostreng - Sted Art Sted Prosjekt Tiltak MP Aktivitet Firma Med sted menes et kostnadssted eller en organisasjonsenhet. Hensikten er å spesifisere hvem det er som får inntekten eller skal betale for kostnaden. En stedkode har 6 sifre, og grupperes for å oppnå bedre styringsinformasjon. Den mest vanlige grupperingen er at de to første sifrene representerer fakultet, de to neste representerer institutt og de to siste er seksjon eller enhet underlagt institutt. Eksempel: Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet Fysisk institutt Teoretisk fysikk 15

15 Kontostreng - Prosjekt Art Sted Prosjekt Tiltak MP Aktivitet Firma Vi har to prosjekttyper ved UiO i tillegg til basis og interne prosjekt: Bidragsprosjekter (faglig interesse for UiO) Oppdragsprosjekter (kommersielle, fullfinansiert av oppdragsgiver) Prosjektnummer spesifiseres i ulike grupperinger avhengig av kategori og finansiør. Oversikt over aktive prosjekt er tilgjengelig i rapporten «R- prosjektregister- aktive prosjekter». 16

16 Kontostreng - Tiltak Art Sted Prosjekt Tiltak MP Aktivitet Firma Med tiltak menes en 6 sifret kode som gir mulighet til ytterligere spesifikasjon og summering på tvers av art, sted og prosjekt. Hensikten med tiltak er å gi den enkelte enhet mulighet til ytterligere spesifikasjon som igjen kan benyttes i styringsinformasjon. Tiltakene grupperes basert på type, og får et løpende nummer i den enkelte gruppe. Eksempel på tiltaksserier: 1xxxxx Forskning 6xxxxx Undervisning 7xxxxx Utadrettet virksomhet 8xxxxx Annen faglig aktivitet 17

17 Kontostreng- Motpart (MP) Art Sted Prosjekt Tiltak MP Aktivitet Firma Hensikten med motpart er å skille på interne og eksterne transaksjoner. For å se på internregnskap benyttes både 00 og 01. Motpart 99 benyttes kun av Administrativ støtte i forbindelse med tertial- og årsavslutning. 01 Interne transaksjoner. Internt kjøp/salg av varer og tjenester, frikjøp (forflytning av ressursbruk mellom enheter/prosjekt), intern fordeling av investeringer Egenandel UiO basis- bidragsprosjekter Tilbakeføring av resultat for avsluttet oppdragsprosjekt Overheadkostnader/refusjon av indirekte kostnader Skille internt- og eksternt finansiert (andel) Internhusleie 00 Eksterne transaksjoner. Alle andre transaksjoner. Lønn, eksternt kjøp og salg 18

18 Kontostreng- Aktivitet, Firma Art Sted Prosjekt Tiltak MP Aktivitet Firma Aktivitet Segmentet aktivitet er ikke i bruk Må registreres med Firma 01 for UiO 19

19 Oppsummering Du har nå fått en innføring i kontostreng Videre tar vi for oss anskaffelser 20

20 Kapittel 2.3 Overordnet om anskaffelser Anskaffelsesreglementet Etisk eretningslinjer Rammeavtaler Viktige beløpsgrenser Behov til betalingsprosessen Innkjøp i praksis 21

21 Bruk av UiOs midler UiO bruker ca. kr. 1,9 mrd pr år i anskaffelser/innkjøp Etterlevelse av økonomireglementet sikrer blant annet at: statlige midler blir brukt effektivt statlige materielle verdier blir forvaltet på en forsvarlig måte 22

22 Anskaffelsesreglementet Alle som gjør innkjøp på vegne av UiO er underlagt Lov om offentlige anskaffelser 23

23 Etiske retningslinjer ved UiO Det er utarbeidet egne etiske retningslinjer for innkjøp ved UiO Disse er ment for ansatte i forbindelse med innkjøp og ved kontakt med leverandører av varer og tjenester Retningslinjene skal bidra til at UiO opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte forebygge uetisk adferd og korrupsjon i forbindelse med anskaffelser Etiske retningslinjer ved UiO 24

24 Om rammeavtaler Rammeavtale er en avtale som fastsetter vilkårene for kontrakter og kjøp i en gitt periode Rammeavtaler inngås på bakgrunn av konkurranse i markedet og kan være inngått med en enkelt leverandør eller flere UiOs rammeavtaler skal benyttes ved alle innkjøp En oversikt over alle UiOs rammeavtaler er tilgjengelig her: Eneste unntak er om du har et behov som ikke dekkes av en av de eksisterende rammeavtalene 25

25 Viktige beløpsgrenser Hvis det ikke eksisterer en avtale og anskaffelsen er på over kr (eks.moms), skal det gjennomføres en anskaffelsesprosess Det er ansvarlig innkjøper som er ansvarlig for anskaffelsesprosessen og arkivering i henhold til reglement under kr (eks moms), skal anskaffelsen konkurranseutsettes Ingen dokumentasjonsplikt 26

26 Viktige beløpsgrenser og organisering av arbeidet Alle anskaffelser over (eks.moms), skal skje gjennom anbudsprosess v/seksjon for innkjøp unntatt er EA og MN som har egne innkjøpere for denne typen anskaffelser mellom og NOK (eks.moms) utenfor rammeavtale skal skje gjennom anbudsprosess v/seksjon for innkjøp unntatt EA, OD, MN og MED som har egne innkjøpere for denne typen anskaffelser Du kan lese mer om gjeldende rutiner for dette her: 27

27 Behov til betaling Prosessen fra et behov oppstår og til fakturaen er betalt, kaller vi Behov til betalings-prosessen Prosessen kan illustreres som vist i modellen i neste foil: 28

28 Behov til betalingsprosessen 29

29 Hvilke kjøp skal gjøres i bestillingssystemet? Alle kjøp hvor leverandører sender faktura Unntak: Kredittkortkjøp og kontantutlegg Abonnement hvor fakturabeløp varierer fra gang til gang Kjøp hvor faktura skal innom lønn for innrapportering til skattemyndighetene (f.eks. undervisningstjenester levert av enkeltmannsforetak) 30

30 Hvem kan gjøre innkjøp ved UiO? Det er personer med rollen rekvirent eller innkjøper som kan gjøre innkjøp Ansatte som ikke er rekvirent eller innkjøper skal melde og beskrive sitt behov til egen enhets rekvirent/innkjøper Kontostreng må oppgis ved innmelding av behov Det finnes en nettside som forteller deg hvordan behov for innkjøp meldes på de ulike enhetene 31

31 Nødvendig informasjon ved opprettelse av anmodning Ved opprettelse av anmodning i bestillingssystemet skal rekvirenten angi produktinformasjon, kontostreng, mva-sats, eventuell mva-kode og om varen skal anleggs- eller utstyrsregistreres Det genereres et unikt bestillingsnummer (Exxxxxx) ved bestilling, og det er dette nummeret som kobler bestilling og faktura 32

32 Det er BDM sitt ansvar å påse at det er hjemmel for disposisjonen det er budsjettmessig dekning for disposisjonen disposisjonen er økonomisk forsvarlig 33

33 Oppsummering Du har nå fått en overordnet innføring i anskaffelsesområdet Videre kommer litt kort informasjon om lønn 34

34 Kapittel 2.4 Overordnet om lønn SAP Utlegg og refusjoner 35

35 Overordnet om lønnstransaksjoner UiO benytter SAP som lønnssystem, og her kan man ta ut nyttige rapporter til bruk i blant annet prognosearbeid. Utlegg og refusjoner skal kun forekomme på de områdene som er unntatt bestillingssystemet f. eks reiser og abonnement. 36

36 Oppsummering Dette var kort om lønn Videre ser man på regnskapsføringen innen visse områder 37

37 Kapittel 2.5 Overordnet om regnskapsføring med disse fokusområdene: Anleggs- og utstyrsregistrering Periodeavslutning Kontrollprogrammet 38

38 Kapittel Aktivering og utstyrsregistrering av driftsmidler 39

39 Aktivering og utstyrsregistrering av driftsmidler UiO følger Statlig regnskapsstandard nr. 17. Anleggsmidler som skal gi: Systematisk og fullstendig oversikt over statens eiendeler Viser utviklingen av realkapital i virksomheten Grunnlag for bedre investeringsbeslutninger Mulighet for sammenligning av kostnader på tvers av statlige og private virksomheter Bedre informasjon om kostnader ved statlig aktivitet 40

40 Forpliktelsesmodell Ved bokføring av et anleggsmiddel i kontoklasse 1 vil det samtidig oppstå en forpliktelse på gjeldssiden av balansen. Dette kalles forpliktelsesmodellen. Årsaken er at forpliktelsesmodellen skal være resultatnøytral. Denne regnskapsmåten ivaretar både målsetningen om å vise virksomhetens kostnader til avskrivning og om å inntektsføre bevilgninger etter hvert som aktiviteten utføres. Forpliktelsesmodellen: Er budsjettnøytral Gir et bedre investeringsgrunnlag Gir et bedre sammenligningsgrunnlag for interne og eksterne kostnader 41

41 Forskjellen mellom aktivering og kostnadsføring Aktivering: Med aktivering mener vi periodisering av en kostnad over anleggsmiddelets levetid. Gir en god oversikt over hva vi har investert i. Vises i kontoklasse 1 i balansen der man deler inn i ulike kategorier f. eks Driftsbygninger. Kostnadsføring: Med kostnadsføring mener vi at kostnaden tas direkte i regnskapet med en gang. Del av resultatregnskapet i kontoklasse

42 Aktivering eller kostnadsføring - Hovedregel Aktivering: Utstyret har verdi over NOK og levetiden er mer enn 3 år Kostnadsføring: Utstyret har verdi mindre enn NOK eller levetiden er mindre enn 3 år 43

43 Kriterier for aktivering - kategori Kategori Aktiveres Kostnadsføres Immaterielle eiendeler Driftsbygninger Påkostning leide bygg Maskiner, verktøy og anlegg Beløp over ,- og levetid over 3 år Beløp under ,- eller levetid mindre enn 3 år Vitenskapelig utstyr 44

44 Kriterier for aktivering - kategori Kategori Aktiveres Kostnadsføres Transportmidler Skip Kontorutstyr Inventar Kunst Bøker Beløp over ,- og levetid over 3 år Beløp over ,- og levetid over 3 år Pooltilnærming Pooltilnærming Beløp over ,- Levetid I/A Ikke krav ved gave I/A Beløp under ,- eller levetid mindre enn 3 år Beløp under ,- eller levetid mindre enn 3 år Beløp under ,- 45

45 Utstyrsregistrering Med utstyrsregistrering mener vi utstyr som er lett omsettelig og har varig verdi f. Eks mobiltelefoner, fotoapparat og lesebrett. Disse utstyrsregistreres uavhengig av verdi 46

46 Avskrivninger Med avskrivninger mener vi en systematisk fordeling av eiendelens avskrivbare beløp over den perioden virksomheten forventer å ha nytte av eiendelen i egen virksomhet. Den totale avskrivningsperioden er i normaltilfellet sammenfallende med eiendelens økonomiske levetid. Avskrivning er også med på å gi et bedre grunnlag for økonomistyring effekt. 47

47 Huskeregler ift aktivering og utstyrsregistrering Ved bestilling av varer som skal utstyrsregistreres skal innkjøper/rekvirent spesifisere dette i bestillingen Om anleggsmiddelet skal aktiveres blir bestillingen automatisk oppdatert basert på valg av art. Alt som ikke spesifiseres i bestillingssystemet blir kostnadsført Når et prosjekt avsluttes, overføres aktiva for den gjenstående levetiden til basis av konsernnivå. 48

48 Oppsummering Du har nå vært gjennom en innføring i aktivering og utstyrsregistrerning. Nå vil vi gå gjennom periodeavslutning 49

49 Kapittel Periodeavslutning 50

50 Periodeavslutning Regnskapsperioden stenges månedlig Ved hvert tertial (pr og 31.8.) samt ved årsskifte utarbeides det økonomirapporter fra alle enhetene Regnskapsseksjonen utarbeider et rundskriv for hvert tertial-/ årsavslutning som distribueres og publiseres på web. 51

51 Rundskriv I rundskrivet blir nødvendige regnskapshandlinger forklart. Dette gjelder for alle rapporterende enheter. Innholdet omhandler i store trekk - oppgaver som må gjøres ved regnskapsavslutningen - frister for levering av dokumentasjon for utførte handlinger - Spesifisering av krav til innhold og metode for utføring av oppgaver - Gir oversikt og muliggjør planlegging og organisering av avslutningsarbeidet. - Angir kontroll og avstemmingsområder for å sikre kvalitet og ensartethet til tertial-/ årsavslutning/ 52

52 Periodisering Prinsipp: Inntekter skal bokføres i perioden inntekten er opptjent/vunnet rett til Kostnader skal bokføres i perioden de er påløpt Tidspunkt for mottak/levering av varer/tjenester 53

53 Når gjennomføres periodisering? Ved hvert tertial (30.4. og 31.8.) samt ved årsskifte utarbeider enhetene periodiseringsbilag. Disse blir bokført i periodene april, august og desember, for så å bli tilbakeført av Regnskapsseksjonen i påfølgende periode. Vær nøye med posteringstekst, husk at andre skal lett forstå hva som er grunnlaget. 54

54 Periodisering - eksempel Eks. A - Arbeidet er utført i desember år 0, fakturert/postert i januar år 1. Inntekten er opptjent i forrige periode og det er behov for å periodisere inntekten ut fra januar år 1 og tilbake til desember år 0. Eks. B - I desember år 0 mottas det og posteres faktura for abonnement for år 1. Kostnaden tilhører år 1. Kostnaden skal periodiseres ut fra år 0 og inn i år 1. 55

55 Periodeavslutning og omløpsmidler Omløpsmidler skal vurderes til laveste av anskaffelseskost og virkelig verdi Kundefordringer Pålydende pr. faktura (valuta omregnes til NOK) Varelager Redusert for sannsynlige tap (vurderes av enheten, rapporteres i skjema tap på fordringer) Redusert for ukurans (Vurderes av enheten) Rapporteres på skjema for Varebeholdning. Kontantbeholdninger / kasser Valuta omregnes til NOK på balansedagen 56

56 Oppsummering Du har nå fått en innføring i periodeavslutninger Videre skal vi se på kontrollprogrammet 57

57 Kapittel Kontrollprogrammet Økonomi- og innkjøpsområdet Lønnsområdet 58

58 Kontrollprogrammet økonomi- og innkjøpsområdet Kontrollprogrammet består av en rekke ulike kontroller innen økonomi- og innkjøpsområdet. Disse gjøres sentralt eller på den enkelte enhet. Hensikten med kontrollprogrammet er blant annet: Å bidra til verifisering av regnskapskvalitet, samt gi grunnlag for forbedring av eksisterende regnskapsrutiner Å gi økt bevissthet rundt kvalitetssikring og avdekking av risikoområder Å dokumentere internkontroll i tråd med regelverk 59

59 Kontrollprogrammets fokusområder Fokus på risiko i regnskapet Kontrollene er rettet mot bokførte transaksjoner i regnskapet Bevisstgjøring av den enkelte ansattes betydning for totalkvaliteten på regnskapet Enhetlig og fullstendig rapportering gjennom en oppsummerende kontrollmatrise Oppfølging av avvik Kontakt of-kontrollprogram@admin.uio.no ved spørsmål ift kontroll og utføring av kontroll 60

60 Kontroller på den enkelte enhet Nummer Navn på kontroll 3.2 Kostnadsallokeringskontroll på prosjekt 5.2 Klassifiseringskontroll (Investering/Andre driftskostnader) 5.3 Kontroll av brukertilgang OA, Basware IP og PM 7.9 Kontroll av diverse kostnader og diverse inntekter 7.13 Eiersted / Bokført sted 7.17 Løpende oppfølging av underskudd på oppdragsprosjekter 7.18 Kontroll fakturaflyt i Basware 7.20 Kontroll av inngående fakturaer over kr Kontroll av Anleggsregister (FA- register) 8.5 Kontroll av anlegg under utførelse (AU) 61

61 Kontrollprogram lønnsområdet Kontrollprogrammet for lønnsproduksjon har til hensikt å sikre god kvalitet på lønns- utgifts- og reisebilag. Kontrollen består per i dag hovedsaklig av kontroll av bilagslønn, men kontrollprogrammet er i utvikling Kontrollen er obligatorisk og foregår kvartalsvis På noen enheter utføres kontrollen av personalkonsulentene, andre steder av økonomi. For mer informasjon om kontrollprogrammet: 62

62 Oppsummering Du har nå vært gjennom en innføring i kontrollprogrammet 63

63 Du har nå gjennomført delemne 2 og har fått en innføring i økonomistyring i praksis. Ved spørsmål, kontakt oss på ads-kurs@admin.uio.no 64