Vara 1: Instituttnestleder Øyvind Mikkelsen Vara 2:Kontorsjef Gunhild Meistad. Vara 1: Kontorsjef Hans Jakob Jakobsen Vara 2: Professor Claus Bech

Transkript

1 1 av 7 Fakultet for naturvitenskap og teknologi Ledergruppen ved fakultet for naturvitenskap og teknologi Sakskart til møte i ledergruppen torsdag , kl Sted: møterom E1-118 i fakultetsadministrasjonens lokaler Deltakere (12) med vararepresentanter og forfallsliste: Representerer Navn Forfallsliste Fakultetet Fakultetet Fakultetet Institutt for kjemi (IKJ) Institutt for biologi (IBI) Institutt for fysikk (IFY) Institutt for kjemisk prosessteknologi (IKP) Institutt for materialteknologi (IMT) Institutt for bioteknologi (IBT) Studentene på Realfag Studentene på Sivilingeniør De midlertidige vitenskapelige ansatte X Dekanus Bjørn Hafskjold Prodekanus forskning Åse Krøkje (kom kl 10.45) X Prodekanus utdanning Anne Borg X Instituttleder Marie-Laure Olivier Vara 1: Instituttnestleder Øyvind Mikkelsen Vara 2:Kontorsjef Gunhild Meistad X Instituttleder Bjørn Munro Jenssen Vara 1: Kontorsjef Hans Jakob Jakobsen Vara 2: Professor Claus Bech X Instituttleder Asle Sudbø Vara 1: Instituttnestleder Jon Andreas Støvneng Vara 2: Kontorsjef Aud Lise Kulseth X Instituttleder Øyvind W. Gregersen Vara 1: Instituttnestleder Jens Petter Andreassen/Instituttnestleder Sigurd Skogestad Vara 2: Kontorsjef Tom Helmersen X Instituttleder Arne Petter Ratvik Vara 1: Instituttnestleder Gabriella Tranell Vara 2: Kontorsjef Trond Einar Hagen X Instituttleder: Kjetil Rasmussen Vara 1: Instituttnestleder Kjell Morten Vårum Vara 2: Professor Olav Vadstein Ellen Stormo Vara: Elisa Elmies X Axel Lødemel Holene Vara: Anne Barsnes X Marit Takla Vara: Henrik Enoksen Ellen Stormo Elisa Elmies Prodekanus forskning Åse Krøkje Andre deltakere på møtet Eksempelvis foredragsholdere eller saksbehandlere Arne Hestnes Kontorsjefer Tekniske ledere Seksjonsledere Sekretær/referent for ledergruppen: Martin Fjeldvær

2 2 av 7 FASTE POSTER Godkjenning av referat Referat fra møtet ble godkjent med redaksjonelle endringer. Oppfølging av tidligere saker Prof II og styrevedtaket om bemanningsstopp. Nyheter fra dekanatet, instituttene, NT-administrasjonen SAKSKART o Nytt fra dekanatet/adm Sharepoint e-rom prosjektverktøy Infoside: E-rom er et samhandlingsverktøy basert på MS Sharepoint. Forskningsprosjekter med ekstern finansiering, og som koordineres av NTNU, kan bestille E-rom. Det gjelder BOA-prosjekter (bidrags- og oppdragsfinansierte), både ved oppstart, søknadsprosess og gjennomføring. Vi ser an behov for brukerstøtte (gi tilbakemelding om erfaringer) ED har ikke brukerstøtte pr i dag. Involver LP ved eventuell uttesting. Nye forskningsnettsider publisert: NTL-sak 56/12 Overingeniør Metallografi IMT Orientering ved Dekanus og instituttleder Saksvedlegg Momenter fra diskusjonen Dekanus mener instituttet på sikt bør vurdere samarbeid med andre institutt om deling av kompetanse og kapasitet. Konklusjon Stillingen lyses ut. Instituttet tar risikoen og kan selv velge om stillingen lyses ut midlertidig i 6 eller 12 måneder. NTL-sak 57/12 Overingeniør NMR IBT Orientering ved Dekanus Saksvedlegg Momenter fra diskusjonen

3 3 av 7 Konklusjon Stillingen lyses ut. Orienteringssaker: o Kontorsjefprosjektet ved NTNU. Informasjon ved Arne Hestnes Se foiler for detaljert informasjon Bakgrunn i arbeidstilsynets rapport hvor kontorsjefenes situasjon ble belyst. NTNU kartlegging i etterkant av tilsynet Samlinger gjennomført med kontorsjefene Flere tiltak identifisert Prosjektet avsluttet juni 2012 og overlevert linjen. Oppfølging vil bli etterspurt fakultetene om en stund. Styringsgruppe og forum opprettet Tom Helmersen er NTs representant. Kontorsjefen er definert som del av linjen. Kjernen i alle vurderingene som er gjort er å bygge en organisasjon rundt instituttlederen. Instituttleder skal «sørge for» gode administrative og tekniske tjenester, men fokus er på faglig ansvar. En trend vi ser ved NTNU er at fakultetenes rolle har blitt sterkere over tid. Linjeforståelsen fører til at mange henvender seg direkte til instituttleder. Dette betyr at fakultetene ikke trenger kontorsjefrollen i like stor grad som før. Likevel har kontorsjefen tre viktige roller: lederstøtte, koordinator, oversetter. Instituttleder kan selv bestemme om de vil ha kontorsjef og hva som skal delegeres til dem. Ved institutter av en viss størrelse vil det i de fleste tilfeller være klokt å ha kontorsjef. Hvis kontorsjefene først er delegert myndighet bør man ikke undergrave denne myndigheten. Fakultetet og seksjonslederne bør i større grad samarbeide med, -og informere kontorsjefene. Kontorsjefen bør i større grad tørre å lede, ikke bare forvalte. Kontorsjefen bør ha stort fokus på lederstøtte mot instituttleder. Kontorsjefens rolle som generalist og koordinator bør perfeksjoneres. Kontorsjefer, tekniske ledere og seksjonsledere deltok på møtet Diskusjon: Dekanus: NT har i tillegg splittet rollene i to teknisk leder og kontorsjef. Arne Hestnes: ved større problemer knyttet til jobbutførelse av administrativt ansatte ved instituttene skal dette tas via instituttleder. Men det vil være naturlig at instituttleder drøfter dette med kontorsjefen før

4 4 av 7 eventuelle tiltak settes i verk. Det vil også være naturlig for de som opplever problemet først å forsøke å løse dette på laveste nivå med kontorsjef. Instituttleder kobles på når sakene eskaleres eller hvis kontorsjef ikke klarer å løse utfordringen. Instituttleder bør i saker der rutiner og regler ikke følges aktivt gå inn å instruere medarbeidere på en tydelig måte. Beslutningsmakten ligger i linjen, slik at dekanus i siste instans alltid kan overprøve instituttleder. Du delegerer aldri ansvaret, det betyr at man alltid har gjennomskjæringsmulighet. o Dekanus: Instituttleder kan alltid overprøve den han har delegert myndighet til ref fullmaktskartet. Stillingsbeskrivelsene kan ikke gå på tvers av dette. IKP: Det viktigste momentet er at instituttleder og kontorsjef har aktiv og konstruktiv dialog. Da vil man i de aller fleste tilfeller ikke havne i eskalerende utfordringer. Arne Hestnes: Personalansvarsoppgaven kan delegeres og utføres med tillit. Men den kan alltid tas tilbake. IFY: Det er viktig at kontorsjef kobles på i alle saker som omhandler det ansvaret som er delegert. Informasjonsutveksling er avgjørende for at samarbeidet skal fungere. Arne Petter: Det er viktig at Ikke alle i en organisasjon kan være vektere og gi korreksjoner. Korreksjoner skal gjøres i linjen via ledelsen. Heidi Hugdal: Kun dekanus kan gi skriftlig disiplinær advarsel, instituttleder kan gi muntlig advarsel. o IFY: En samtale om hvordan ting skal og bør gjøres er ikke en formell advarsel, men en dialog for å korrigere adferd. Heidi Hugdal: Innenfor HR feltet har vi eksempler på at medarbeidere ved instituttene går direkte til instituttleder kontorsjefer blir ikke godt nok informert. Hvordan kan dette løses? o IFY: Kommunikasjon er igjen avgjørende kontorsjef må sørge for at HR medarbeider og kontorsjefer har god samhandling. o IKP: Viktig at kontorsjefen får den informasjonen hun trenger, men vi kan heller ikke ha en situasjon der man per definisjon skal ha all informasjon via kontorsjef. Her trenger vi fleksible situasjonsbestemte løsninger. IFY: Stillingsbeskrivelsene bør redigeres slik at detaljeringsgraden blir omtrent lik. Dekanus: Innspill på utkast til stillingsbeskrivelse for kontorsjefer ønskes: o IFY: Stillingsbeskrivelsene bør redigeres slik at detaljeringsgraden blir omtrent lik den for tekniske ledere. Punkt 4 minner litt for mye om

5 5 av 7 instituttleders ansvar. Mange spesifikke detaljer bør fjernes og gjøres mer generell og fleksibel. o IFY: Kontinuitet ifm lederovergang bør lages som et personuavhengig system i stedet for å legges som en oppgave til kontorsjef. o IKP: Stillingsinsinstruksen virker stort sett greit, men er litt for detaljert. Instituttleder må kunne ha litt større frihet til å delegere det som er viktig der og da, og gjøre endringer under vegs. Dekanus konklusjon: o Linjen slutter på instituttleder. Ansvar følger linjen. Linjen kan delegere oppgaver og myndighet. o Ansvaret til en kontorsjef er at de administrative tjenestene fungerer godt. Ressursallokering skal utføres av instituttleder. o Ved administrativ faglig uenighet mellom fakultet og institutt skal linjen kobles på. o Prosjektet i sentrum (PIS). Muntlig orientering ved Bjørn Steinar Tanem Apparatet er pr i dag skrudd sammen for å serve forvaltningen og ikke primærtjenestene og Prosjektleder (PL) 4 anbefalinger i prosjektet: o Vi trenger et prosjektøkonomisystem (som fungerer for PL) NT jobber mot NTNU for å få til dette o Vi trenger et lett tilgjengelig prosjektarkiveringssystem Et forslag er å opprette egen mappe/server på NT. Lett tilgjengelig og enkelt for brukerne. E-rom er et riktig skritt på veien men er en SUB optimalisering i følge prosjektgruppen. o Vi trenger en avklaring ift PL rollen i dag En liten gruppe jobber videre med en definisjon av PL. o Vi trenger å utvikle en langt mer koordinert prosjektstøtte Tiltaket kan videreføres til et hovedprosjekt hvor vi tester ut ulike løsninger og sjekker med brukere og støtteapparat hvordan det fungerer. Lete etter eksisterende og ny beste praksis. Diskusjon: Dekanus: Dette går vi videre med. Prosjektplan utarbeides med en oversikt over hvilke ressurser og tid som behøves for å gjennomføre tiltakene.

6 6 av 7 IKP: Det kan være lurt med en fleksibel innfasing hvor man setter i verk endringene for de prosjektene som er nye. Å endre for mye midt i et prosjekt kan skape mye støy. o Gjennomgang av SO og RD stillinger (phd og postdoc) pr desember 2012 Muntlig orientering ved Vidar Broholm Oversikten er på stillinger som personer ikke har startet i. For 2013 kan det komme flere stillinger fra NTNU til NT Vi må ha betydelig trykk på å ansette folk der vi har sagt at vi skal gjøre det. Tallene baserer seg på at startpakken kommer først etter ett år. Viktig at instituttlederne har god dialog med kontorsjefer og lokal HR om dette. Instituttene kan nå orientere masterkandidater om at det kommer en utlysning på nyåret. Heidi Hugdal: Fellesutlysningen bør også inneholde en del stillinger innenfor de prosjektene vi har fått tildelinger i. Åse Krøkje: NT skal ha et orienteringsmøte ifm utlysningen. IBI: Vi bør kanskje vurdere å kommunisere utad at stillingene kan dras inn i tilfeller hvor årsaken kun er sommel. Dekanus: Vi kan vurdere å lyse ut noen stillinger internt de som er eksternfinansierte. Vi kan selv vurdere hvor bredt vi skal markedsføre stillingene. IKP: Vi bør være veldig presise i utlysningen slik at silejobben blir lettere og resultatet bedre. o HMS status Muntlig orientering ved Espen Fjærvik Ingen saksvedlegg Listen over spesielle risikoobjekt er tatt ut av planen og ligger tilgjengelig i ephorte 2012/ Listen skal printes og legges ved printversjon av beredskapsplan. EVENTUELT Hospiteringsordning blir etablert ved NT. Vi må påregne en del mer administrativt behov knyttet til dette. Dekanus informerte om tilsettingsprosess for instituttledere så langt. Mer info på nyåret. UHR har fått penger til å jobbe med økt gjennomstrømning. Frist 23.januar for å søke om midler hos UHR. Midlene skal gå til å koordinere et nasjonalt treårig prosjekt som jobber med redusert frafall. Det skal spilles inn forslag som UHR kan jobbe videre med. NT vurderer å søke på dette siden vi har flere prosjekter rettet mot frafall.

7 7 av 7 Biveileder for PhD avklaring behøves. Kan en ingeniør fra et annet fakultet være biveileder hos oss i denne ene konkrete saken? Bør vi endre våre prinsipper på generelt grunnlag? NT har tidligere hatt et prinsipp om at man må ha doktorgrad for å kunne veilede. Noen unntak er gjort. o IKP mener vi bør vurdere hver enkelt sak individuelt og bruke den riktige personen med den riktige kompetansen hvis det ikke forplikter oss juridisk i forhold til tilsetting. o IMT mener de faglige kriteriene skal være førende, ikke de juridiske. NTNU bør avklare det juridiske rundt dette slik at det ikke hindrer oss i praksis. Kanskje kan dette drøftes i SESAM slik at det kan gjøres en avtale. o IBI mener vi bør beholde prinsippet om doktorgrad for å veilede våre studenter, og heller behandle unntak der det blir aktuelt. 10. januar er første ledermøte i Arbeidsmiljøundersøkelsen blir presentert da.