Representerer Navn Forfallsliste Fakultetet X Dekanus Bjørn Hafskjold Instituttleder Marie-Laure

Transkript

1 1 av 7 Fakultet for naturvitenskap og teknologi Ledergruppen ved fakultet for naturvitenskap og teknologi Sakskart for møte i ledergruppen torsdag , kl Sted: møterom E1-118 i fakultetsadministrasjonens lokaler Deltakere (12) med vararepresentanter og forfallsliste: Representerer Navn Forfallsliste Fakultetet X Dekanus Bjørn Hafskjold Instituttleder Marie-Laure Fakultetet X Prodekanus forskning Åse Krøkje Olivier Fakultetet X Prodekanus utdanning Anne Borg Jone Valen Trovåg Institutt for kjemi Instituttleder Marie-Laure Olivier Axel Lødemel Holene (IKJ) Vara: Venke Bonander X Vara 1: Instituttnestleder Øyvind Mikkelsen Marit Takla Vara 2:Kontorsjef Gunhild Meistad Vara: Henrik Enoksen Institutt for biologi (IBI) Institutt for fysikk (IFY) Institutt for kjemisk prosessteknologi (IKP) Institutt for materialteknologi (IMT) Institutt for bioteknologi (IBT) Studentene på Realfag Studentene på Sivilingeniør De midlertidige vitenskapelige ansatte X Instituttleder Bjørn Munro Jenssen Vara 1: Kontorsjef Hans Jakob Jakobsen Vara 2: Professor Claus Bech X Instituttleder Asle Sudbø Vara 1: Instituttnestleder Jon Andreas Støvneng Vara 2: Kontorsjef Aud Lise Kulseth X Instituttleder Øyvind W. Gregersen Vara 1: Instituttnestleder Jens Petter Andreassen/Instituttnestleder Sigurd Skogestad Vara 2: Kontorsjef Tom Helmersen X Instituttleder Arne Petter Ratvik Vara 1: Instituttnestleder Gabriella Tranell Vara 2: Kontorsjef Trond Einar Hagen X Instituttleder: Kjetil Rasmussen Vara 1: Instituttnestleder Kjell Morten Vårum Vara 2: Professor Olav Vadstein Jone Valen Trovåg X Vara: Martin Eide Lien Axel Lødemel Holene Vara: Venke Bonander Marit Takla Vara: Henrik Enoksen Andre deltakere på møtet Eksempelvis foredragsholdere eller saksbehandlere Juridisk rådgiver Hanne Sørgjerd Prorektor nyskaping Johan E. Hustad Konserndirektør Torstein Haarberg Avdelingsdirektør Kay Gastinger Seksjonssjef Bjørn Steinar Tanum Kontorsjef Tom Helmersen Kontorsjef Gunhild Meistad Kontorsjef Hans Jakob Jakobsen Seksjonssjef Vidar Broholm Seksjonssjef Lillian Hanssen

2 2 av 7 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Seksjonssjef Heidi Hugdal Førstekonsulent Britt-Iren Tiseth HMS-rådgiver Espen Fjærvik Sekretær/referent for ledergruppen: Ludwika Osiak FASTE POSTER Godkjenning av referat Referatene fra møtet og ble godkjent med noen endringer. Oppfølging av tidligere saker Ang. evaluering av virksomheten innenfor marin vitenskap og havbruk, er IBI bedt om å orientere om rapporten fra rektor på neste ledermøte 23.6, samt invitere de personene som bør være med på orienteringa. Det bør avklares om NT kan opprette nye studieprogrammer i lys av NOKUTs kritikk av NTNUs kvalitetssikringssystem. Ang. NTL-sak 40/13 (ledermøtet ), har IKJ holdt sin presentasjon (presentasjonen vedlagt): o Bemanningsplan er lagt opp til å styrke prioriterte forskningsområder: energi og nanoteknologi (styrke eksternt samarbeid og BOA) og marin kjemi (styrke ytterlige naturmiljørettet forskning). o Instituttet ønsker å utnytte internt og eksternt samarbeid til å spisse strategien. o Instituttet har gjennomført en omfattende justering av undervisningsbelastningen fordi denne i perioder har vært uforsvarlig høy. Store emner og emner som ligger nært hverandre ble evaluert. o Det er ønskelig å øke robustheten innenfor undervisning av instituttets emner gjennom å etablere faglige team som har ansvar for det enkelte emne innen hver studieretning o Største utfordring for IKJ er lønnsforpliktelser. Bedre utnyttelse av personellressurser betraktes her som en mulig løsning. o IKJ bør satse mer på samarbeidet med IMT, bl.a. innen beregningskjemi. Nyheter fra dekanatet, instituttene, NT-administrasjonen

3 3 av 7 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet SAKSKART NTL-sak 42/13 - Gjennomgang av institusjonelle avtaler Orientering ved juridisk rådgiver Hanne Sørgjerd/prorektor nyskaping Johan E. Hustad Ingen saksvedlegg Presentasjon i møtet presentasjonen vedlagt Viktige momenter: Jf. presentasjonen for flere detaljer knyttet til institusjonelle avtaler og deres konsekvenser for NT. Eksisterende rådgiveravtaler utfases i løpet av våren 2013 og erstattes med nye institusjonelle avtaler. Avtale vil omfatte NTNUs institutter (ikke vitenskapelig ansatte) og SINTEF. Det må inngås prosjektavtale for hvert enkelt prosjekt mellom NTNU-instituttet og vedkommende SINTEF-enhet. Oppgjør for NTNU-ansattes arbeid for SINTEF skjer mellom NTNU og SINTEF. NTNU-ansatte kompenseres for arbeid for SINTEF av NTNU. Det som ikke endres er det tette samarbeidet mellom NTNU og SINTEF på prosjektbasis, samt NTNU-ansattes mulighet for å delta i SINTEFs virksomhet mot kompensasjon på samme nivå som i dag. Bistillinger brukes i unntakstilfeller. Institusjonelle avtaler vil ikke omfatte professor II-stillinger. Når det gjelder timepris skal det skilles mellom oppdrags- og bidragsprosjekter. Tabellen over dette vil komme som et vedlegg til avtalen. SINTEF har ansvar for å si opp de eksisterende rådgiveravtalene. Dette innebærer i første omgang en dialog med den enkelte rådgiveren for å avtale at samarbeidet videreføres. Konserndirektør Torstein Haarberg foreslår et møte mellom SINTEF og instituttlederne, samt de mest involverte forskningssjefene (mandag 27.5?). Formålet med møtet er å bli helt enig om nødvendige detaljer før man kontakter de enkelte rådgiverne. Det er like tilrådelig å ha et slikt møte med NanoLab. Juridisk rådgiver Hanne Sørgjerd sender listen over aktuelle rådgivere via epost. Det skal være symmetri i bistillinger som vil innebære at man følger retningslinjene for det stedet man innehar stillingen i. Dekanus Bjørn Hafskjold påpeker at det kan være lurt med faste oppfølgingsmøter etter at den nye ordningen er implementert. Det er også viktig for NT å gjøre en strategisk vurdering av enkelte prosjekter (noe som også kan innebære avslutning av noen prosjekter) og holde SINTEF oppdatert i det henseende. Eventuelle spørsmål rettes til Hanne Sørgjerd.

4 4 av 7 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet NTL-sak 43/13 - Bemanningsplan gruppearbeid Orientering ved dekanus Bjørn Hafskjold Saksvedlegg notatet vedlagt Viktige momenter: Dekanus Bjørn Hafskjold ber instituttlederne om å komme med innspill til kriteriene for klyngedannelse (jf. vedlegget). Det er viktig å ta utgangspunkt i klyngedannelsen på tvers av instituttene for å få fram robuste faggrupper. Det bør legges vekt både på forskning og utdanning. Ledergruppen er enig i at notatet (+ kriteriene) ser bra ut. Kommentarer: o IBT: Klyngedannelse er i stor grad personavhengig. Pkt. 1 og 3 overlapper med hverandre. NanoLab er ikke nevnt som viktig infrastruktur man kan knytte samarbeidet til. o IBI: Samarbeidet mellom IBT og IBI må styrkes når det gjelder marin virksomhet. Samarbeidet med naturmiljøkjemi-gruppa har et stort potensial. 3 institutter er involvert i MS-saken og dette samarbeidet har også et stort potensial. o IKP: Vellykket samarbeid må basere seg på gjensidig gevinst. Pkt. 1 og 3 innebærer en fortjeneste for alle som er med. Pkt. 2 betyr at sterke faggrupper drar med seg de svake, og satser heller på egen gevinst ved å velge samarbeid med andre fremragende grupper. Samarbeidet knyttet til infrastrukturbruk bør være til felles, ikke den enkeltes faggruppens fordel. Det kreves enda mer bevissthet rundt ordningen for ph.d.-medveiledning. Det bør nemlig sikres at hoved- og biveiledere ikke har veldig lik kompetanse. Det er viktig å ikke bruke for brede begrep til å beskrive fagområder (f. eks. fornybar energi eller materialer). Ellers kan det være vanskelig å finne gode faglige konstellasjoner. o IMT: Undervisingsklynger er også et viktig tema her. Det er hensiktsmessig å se på muligheter der, bl.a. for å øke kapasitet innen undervisningen. Instituttet er involvert i FME-programmet Fornybar energi er viktig å ha med. o IKJ: Når det gjelder infrastruktur og tekniske ressurser kan analyse-gruppen være aktuell å inkluderes. IKJ bidrar også innen havromsvitenskap. o IFY: Det er bra at dette notatet ikke inneholder mange top-down prosesser. Suksessrikt samarbeid er nemlig avhengig av at fagmiljøer deler interesse for dette. Instituttet ønsker et sterkere infrastruktursamarbeid med IMT innen CO 2 -fangst. Dette området skaper også muligheter for samarbeid med IKP. Det viktigste er å satse på kvalitet. BOA og omsetning bør ikke være formålet. IKP påpeker at omsetning også er viktig, f.eks. for å få flere stipendiater eller post.doc.-stillinger.

5 5 av 7 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dekanus Bjørn Hafskjold oppsummerer diskusjonen ved å legge vekt på: klar excellence-aspekt; en industri-aspekt industriorienterte faggrupper kan være excellent, men framdrift kan være forskjellig. NTs ambisjon bør imidlertid være å konkurrere om kvalitet og ikke om pris (f.eks. på EU-området). Prodekanus Åse Krøkje mener at det er viktig å få fram hvorfor de prioriterte gruppene er sterke. Det er også hensiktsmessig å tenke på de involverte personene slik at de kan føle seg hjemme i klyngene. Prodekanus Anne Borg legger vekt på forskningsbasert utdanning. Det er tilrådelig å finne felles interessepunkter i lys av utdanningskonteksten og samfunnsoppdraget NT har. Programrådslederrollen bør også synliggjøres i bemanningsplanen. Det samme gjelder strategien knyttet til studieprogramstilbudet. Dette er knyttet til NOKUTs evaluering. Konklusjon: Innspillene tas til etterretning. Fakultetet kommer med konkrete forslag til prioriteringer på neste ledermøtet. NTL-sak 44/13 - Orientering om økonomistatus: IFY Orientering ved instituttleder Asle Sudbø Ingen saksvedlegg Presentasjon i møtet presentasjonen vedlagt Viktige momenter: Oversikt over aktuelle og fremtidige tiltak ble presentert i møtet (jf. presentasjonen). Overføring av Linux-drifting til ED-tjenesten vil ha virkning fra neste år. Reduksjon av stud.ass.- stillinger vil ikke gå på bekostning av undervisningskvaliteten. Den vil ha virking fra høsten av. Budsjettoverforbruk er på 1,9 MNOK, mens prognosen er på 3 MNOK. Avviket i prognosen (1.1 MNOK) skyldes i all hovedsak forsinkelser i faktura på utstyrsinvesteringer for I lys av problemstillingen er det hensiktsmessig å se RSO og RD i sammenheng. Økonomidirektør Frank Arntsen har påpekt at NT må ha en mer langsiktig plan for å nå budsjettmålet satt for Det å legge vekt på kontroll over kostandene er derfor ikke tilstrekkelig. NTL-sak 45/13 - HMS-kurs for masterstudenter - Hva gjør vi med de som ikke har møtt på andre gangs mulighet for å ta kurset? Orientering ved prodekanus Anne Borg og HMS-rådgiver Espen Fjærvik Ingen saksvedlegg Viktige momenter: 2-årige masterstudenter som ikke hadde møtt på HMS-kurset, ble kalt inn på nytt. 30 av 45 møtte ikke den andre gangen (kun 4 personer oppga en grunn til dette). Spørsmålet er: hva skal NT gjøre med disse studentene?

6 6 av 7 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Kurset er obligatorisk, men hvis NT skal sanksjonere manglende oppmøte, må studentene få tydelig informasjon om dette i den opprinnelige innkallingen. Det er meget viktig å bruke alle infokanalene for å formidle all informasjon om kurset til studenter. Dekanus Bjørn Hafskjold mener at det i første omgang er viktig å snakke med disse studentene og lære om grunnen til manglende oppmøte. Eventuelle straffetiltak kan avpasses deretter. I siste instans får de ikke lov til å levere oppgaven. Det fremmes et forslag om at HMS-koordinatorene ved hvert institutt tar kontakt med de respektive studentene. NT oversender listen over dem som ikke har møtt. En mulig sanksjon kan være at de ikke får mulighet til å begynne på labben. IMT foreslår at kurset holdes både i høst- og vårsemestret. Hvis studentene ikke får tatt kurset ila. 1,5 år, får de da ikke mulighet til å ta opp masteroppgaven. Seksjonssjef Lillian Hanssen er enig i at kurset også bør holdes i vårsemestret. Det er en del studenter som tar deltidsstudier i utlandet om høsten. I tillegg har noen masterprogrammer våropptak. HMS-rådgiver Espen Fjærvik påpeker at organisering/gjennomføring av kurset tar mye tid og det er viktig å tenke på hvor mye ressurser NT er villig til å investere i dette. IBI mener at organisering av kurset har ført meg seg nye erfaringer og avslørt mangler. Med en del forbedringer vil ting etter hvert falle på plass. Konklusjon: HMS-rådgiver Espen Fjærvik oversender listen over studenter som ikke møtte opp/oppga grunn til HMS-koordinatorene ved instituttene. De tar videre kontakt med de respektive studentene og gir NT en oppsummering deretter. Hele situasjonen kartlegges og eventuell sanksjonering avpasses etter denne kartleggingen. NTL-sak 46/13 Risikovurdering av teoretiske masterprosjekt Orientering ved prodekanus Anne Borg og HMS-rådgiver Espen Fjærvik Ingen saksvedlegg Viktige momenter: Vurdering av risiko ifm. teoretiske masteroppgaver oppfattes av veiledere og studenter som et lite konstruktivt og hensiktsmessig papirarbeid. HMS-rådgiver er enig at det fort kan bli HMS-byråkrati hvis man skal kreve dette. Avskaffelsen av kravet om risikovurdering er imidlertid avhengig av at NT klarer å trekke klare grenser mellom rent teoretiske og empiriske oppgaver. Det foreslås at risikovurderingsskjemaer endres ved at man får mulighet i innledningsdelen for å krysse av at oppgaven er teoretisk. Konklusjon: Ledergruppen støtter forslag om endring i risikovurderingsskjemaets innledningsdel.

7 7 av 7 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet EVENTUELT Studieprogrammene i fagdidaktikk fases ut f.o.m. neste studieår. Dette berører direkte IKJ og IFY som har slike programmer. De fagdidaktiske oppgavene (og personene som innehar disse) flyttes over til SVT. Utfasing skal ikke føre med seg noen strukturelle endringer i organisasjonskartet ved de enkelte instituttene. Den krever imidlertid en overgangsløsning for de studentene som allerede følger programmene. NFR har fremmet en ordning under FRIPRO-prosjektet som vil sikre unge forskere veiledningsoppgaver. Dette er i strid med dekani vedtak og kan føre til at de vil opparbeide seg fortrinnsrett til faste vitenskapelige stillinger. Dekanus foreslår at NT gjør et godt begrunnet unntak fra vedtaket i det ene tilfellet. Ledergruppen er ambivalent til ordningen. På den ene siden, hvis fakultetet sikrer seg gode kandidater, kan man dyrke dem fram og styrke videre rekruttering (IKP, IBI). På den annen sikres slike kandidater faste stillinger uansett innsatsen og de strategiske satsningene NT gjør ifm. bemanningsplanen (IMT, IFY). Dekanus bestemmer at NT går for den nye ordningen, men understreker at fakultetet må være påpasselig både med oppsigelser (ha nok dokumentasjon/god begrunnelse) og definering av nye stillinger.

8 1 Høydepunktene i IKJs strategi Ledergruppemøtet 16 May 2013

9 2 Overordet strategisk mål for instituttet er å gi forskningsbasert kjemiutdanning på alle nivå, og fokusere forskningen innen hovedområdene organisk kjemi, naturmiljøkjemi og anvendt teoretisk kjemi (beregningskjemi). Instituttets forskningsprofil skal dekke både grunnforskning og teknologisk anvendt forskning innen de prioriterte fagområdene miljø, energi og helse. Forskningsaktivitetene er i stor grad tverrfaglig med samarbeid mot andre fagområder som biologi, medisin og fysikk. Samarbeidet med disse fagområdene vil ivaretas og styrkes i tiden fremover. Instituttet vil innenfor disse områdene være med å utvikle eksisterende og nye forskningsprosjekter, bidra til høy kvalitet og utvikling av utdanningen samt arbeide for å innrette organisasjonen, utdanningen og forskningen mot samfunnets behov.

10 3 Strategi for forskning Instituttets grunnforskningskompetanse skal i større grad enn tidligere utnyttes til å øke aktivitetene mot mer anvendte problemstillinger, samt øke internt og eksternt samarbeid. Instituttet ønsker å ha en høy standard innenfor utvikling og bruk av teoretiske og eksperimentelle metoder, og vil vektlegge god kvalitet og høy sikkerhet ved instituttets laboratorier.

11 4 Organisk kjemigruppen: styrke forskningsprofilen innen anvendelsesområdene medisinsk teknologi, energirelatert forskning og molekylær nanoteknologi. Naturmiljø- og analytisk kjemi: naturmiljøkjemi og miljøovervåking med fokus på miljøaspekter knyttet til marint område og nordområdene. Styrke forskningssamarbeidet med interne og eksterne forskningsmiljøer og industri, spesielt NIVA, NILU, NGU og NGI Økt samarbeid med strategisk valgte forskningsgrupper i SINTEF, aktivt bruke SeaLab og M/S Gunnerus Utnytte NTNUs og IKJs investeringer i SNBL ved European Synchrotron Radiation Facility Anvendt teoretisk kjemi: Simuleringer på atomistisk og mesoskopiske skalaer blir viktige verktøy i state-of-the-art kjemisk forskning og dermed er strategisk prioritering av teoretisk kjemi i samsvar med denne utviklingen i moderne kjemi.

12 5 Bemanningsplan er lagt opp til å styrke prioriterte forskningsområder. Energi og nanoteknologi (styrke eksternt samarbeid og BOA): Energi relatert kjemi (fotovoltiske og hydrogenrelaterte energi moduler). Elektrontransportprosesser Katalyse, molekylær nanoteknologi Biofysikalsk kjemi Marin kjemi (styrke ytterlige naturmiljørettet forskning). Synkrotronforskning innen naturmiljøkjemi og marint område Organisk kjemi i marin bioprospektering Kromatografi (forskning på organiske miljøgifter/nordområdene)

13 6 Strategi for undervisning Instituttet tilbyr i dag utdanning innenfor alle nivå i realfag og teknologistudier, og har spesialiseringer innenfor anvendt teoretisk-, naturmiljø- og organisk kjemi. En utvidet samordning mellom realfag og teknologifag vil bli vurdert. Instituttet deltar også i det internasjonale masterstudiet innenfor Environmental Toxicology and Chemistry (EnviTox) og lektorprogrammet i realfag (LUR). Det ønskes etablert en siv.ing.- retning innen analytisk kjemi.

14 7 Instituttet har gjennomført en omfattende justering av undervisningsbelastningen fordi denne i perioder har vært uforsvarlig høy Instituttet ønsker å øke robustheten innenfor undervisning av instituttets emner gjennom å etablere faglige team som har ansvar for det enkelte emne innen hver studieretning Instituttet ansvar for flere store grunnkurs ved NT: generell kjemi, organisk kjemi, fysikalsk kjemi. Det er utfordringer knyttet til økonomi for disse emnene (viktig å sikre læringskvalitet, HMS og unngå økt undervisningsbelastning).

15 8 Største utfordring for IKJ Nesten all bevilgningsinntekt går til å dekke lønnsforpliktelsene */33.985*, jfr. Budsjett 2013 Vi har høye lønnsforpliktelser på stipendiater samtidig som stipendiatene har brukt opp undervisningsplikt-timene sine. Hva gjør vi? Bedre utnyttelse av personalressursene: Samarbeid på tvers av instituttene når det gjelder undervisning Mer vit.ans også inn på lab og øvelser Større undervisningsbelastning ved event. lavere andel forskning for vit.ans.

16 9 Hva gjør vi? Øke BOA: Videreutvikle sterke forskningsgrupper innen relevante samfunns- og industriområder av nasjonal og internasjonal betydning innen naturmiljøkjemi og beregningskjemi Utvikling av et sterkere samarbeid med forskningsgrupper i SINTEF, NIVA og NINA- SFI, center og excellence, EU Utnytte kompetansebyggingen som skjer gjennom ISP-prosjektet innenfor beregningskjemi til å generere flere anvendte prosjekter med industrideltakelse Tenke større, eks. EU og forskjellige program (ikke bare FRIPRO) Støtte til bedre søknader (spesielt innen administrasjon, økonomi, prosjektorganisasjon, formidling) Søkere til nye prof/1.amanuensis-stillinger må kunne dokumentere en sterk forskningsplan, motivasjon for samarbeid og nettverksbygging og særlig interesse for å utvikle eksterne forskningsprosjekter Organisere seminarer med potensielle kunder (eks. 1 dags seminar med Jorun i april 2012) Forbedre nettsidene bedre oversikt over våre tjenester, kompetanse, infrastruktur og utstyr)

17 10 Hva gjør vi? Stram drift: administrativ oppfølging gjennom notert forbruk pr. kurs, prosjekt, stipendiat, student, lab Hva gjør vi? Synliggjøre leiesteder (stor instrumentpark, bl.a. ICP-MS, MS ++) Hva gjør vi? Kostnadsbesparende tiltak Vi har satt på bremsa!! Organisering av lab.virksomheten/gjennomgang av timebruk lab.leder/stud.ass, Økt undervisningsstøtte fra teknisk gruppe, Lite å hente mhp innkjøp og kjemikaliebruk. Nylig tatt en gjennomgang Sørge for å få tildeling gjennom IFM for alle kurs der vi yter innsats Omdefinering av fellesareal i form av møte/gruppe/undervisningsrom Prosjekter: stram styring, budsjett, frekvens rapportering til p-leder Masteroppgaver: Stram økonomisk styring, ingen reisestøtte Ingen forlengelse av stipendiatkontrakter Stram oppfølging av fakturering, både internt og eksternt Ingen tildeling av faggruppemidler i 2013 Oppfølging av AMU-undersøkelsen 2012 uten seminar-kostnader Sensorer på muntlig mastereksamen fra Trondheimsmiljøemne om mulig God utnyttelse av prof. Emeritus- kompetansen, sensor-aktiviteter

18 Deltakelse av NTNUs vitenskapelig personale i SINTEFs virksomhet gjennom institusjonelle avtaler Forskningssjef Sintef NTNU vitenskapelig ansatt Instituttleder NTNU 1

19 Hva skal endres? Eksisterende rådgiveravtaler utfases i løpet av våren 2013 og erstattes av nye institusjonelle avtaler. Oppgjør for NTNU-ansattes arbeid for SINTEF skjer mellom NTNU og SINTEF. NTNU-ansatte kompenseres for arbeid for SINTEF av NTNU. Hva skal ikke endres? Det tette og gode samarbeidet mellom NTNU og SINTEF på prosjektbasis. NTNU-ansattes mulighet for å delta i SINTEFs virksomhet mot kompensasjon på samme nivå som i dag. 2

20 Avtaleforhold institusjonelt samarbeid NTNU/SINTEF samarbeidsavtale (2007) Deltakelse av vitenskapelig personale i den annen parts virksomhet (2012) Generelle avtaler inngått på sentralnivå Prosjektavtale (Oppdrag/Bidrag) Avtale mellom NTNUinstitutt og NTNU-ansatt Avtale om tilleggslønn (B-tillegg) Konkret prosjekt Prosjekt ikke avtalt Avtale mellom NTNU-institutt og SINTEF- avdeling 3

21 Hvorfor institusjonelle avtaler? Muliggjøre fortsatt tett samarbeid mellom NTNU og SINTEF innenfor rammer som tåler mediefokus og innsyn fra Riksrevisjonen Gjøre eksternt finansiert virksomhet ved NTNU transparent og synliggjøre omfanget Rydde opp i uklar rolledeling og ansvarsforhold for ansatte Bedre mulighet for strategisk ledelse på instituttnivå/avdelings-nivå NTNU-instituttet vil få økte inntekter på BOA gjennom IFM og vil sidestille arbeid for SINTEF med annen ekstern virksomhet. Dette vil trolig gi økt omfang av samarbeid mellom NTNU og SINTEF 4

22 Tilleggsavtalens innhold Gjennomføring av oppdrag/bidrag I henhold til prosjektavtale Eiendomsrett Tilfaller oppdragsgiver ved oppdrag Generell kompetanse kan benyttes fritt IP-avtalen mellom NTNU og SINTEF gjelder Taushetsplikt All mottatt informasjon er konfidensiell Publisering NTNUs resultater skal publiseres varig hemmelighold er ikke tillatt (vanlige regler for BOA gjelder) Økonomiske forhold Fakturering fra NTNU til SINTEF basert på timelister Mva tilkommer på oppdrag 5

23 Hva betyr dette for SINTEF-enheten? Det må inngås prosjektavtale for hvert enkelt prosjekt mellom NTNU-instituttet og SINTEF-enhet og ikke mellom den vit. ansatte og SINTEF/NTNU Det må avtales med NTNU hvem ordningen skal omfatte SINTEF mottar faktura fra NTNU for påløpte timer og direkte kostnader Det benyttes standard timesatser som er avtalt sentralt Mva tilkommer på oppdrag, men ikke på bidrag 6

24 Hva betyr dette for NTNU-instituttet? Det må inngås prosjektavtale for hvert enkelt prosjekt mellom NTNU-instituttet og vedkommende SINTEF-enhet Det må avtales med SINTEF hvem ordningen skal omfatte Det må inngås avtaler om tilleggslønn NTNU-institutt må ta ut prosjektnummer i Maconomy Det er faste prislister for NTNU-ansattes timer Arbeidet inngår som en del av instituttets vanlige eksternfinansierte oppgaver Arbeidet registreres som BOA og gir uttelling i IFM 7

25 Hva med bistillinger? Institusjonelle avtaler er foretrukket samarbeidsform siden avtale mellom NTNU og SINTEF av 2007 Bistillinger brukes i unntakstilfeller Konkret vurdering iht partenes retningslinjer for sidegjøremål Universitets- og høyskolelovens krav om akademisk frihet gjelder ikke for midlertidig bistilling i SINTEF Krever forhåndsgodkjenning fra nærmeste leder Må gjøres utenfor stilling 8

26 Noen konsekvenser Den vesentligste endringen er at betalingsstrømmen går mellom NTNU og SINTEF i stedet for mellom person og SINTEF Det blir enhetlige regler for avregning NTNU opptrer som underleverandør til SINTEF NTNU kan ikke delta i prosjekter hvor SINTEFs oppdragsgiver krever varig hemmelighold av resultatene Kravet om publisering gjelder bare resultatene av NTNUs forskning NTNU-aktivitet kan legges til egne arbeidspakker hvor resultatene kan publiseres Annen kunnskap NTNU får om prosjektet er bakgrunn og kan hemmeligholdes 9

27 Videre prosess SINTEF og NTNU-ansatt avtaler at rådgiveravtale opphører fra gitt tidspunkt For pågående prosjekter utarbeides prosjektavtale og arbeidet videreføres gjennom denne Instituttleder (NTNU) og forskningssjef (SINTEF) blir enige om hvem som skal omfattes av ordningen og diskuterer prognoser for omfang. Det er naturlig at størrelse på B-tillegg diskuteres. Instituttleder inngår avtale om B-tillegg med sine ansatte. Dette kan gjøres for hvert enkelt prosjekt eller det kan avtales et tillegg for en gitt periode (normalt ikke ut over ett år) Instituttleder og forskningssjef bør ha faste møter for oppfølging og videreutvikling av samarbeidet 10

28 1 Gjennomgang økonomi IFY Institutt for fysikk Asle Sudbø og Aud Lise Kulseth NT ledermøte

29 2 Tiltak I Individualiserte og spesifiserte internprosjekter-ingen sekkeposter. Bidrar til oversikt på ulike prosjekt. Dette synligggjør kostnadene. Prosjektregnskap sendes alle prosjektledere hver måned. Møter med prosjektledere, økonomi-gjennomgang. Økonomi-gjennomgang i ledermøtene, instituttnivå. Bestillinger kontrolleres ihht prosjektøkonomi. Stoppes dersom ikke dekning på prosjekt. Virksomhetskritisk aktivitet vurderes.

30 3 Tiltak II Ingen overføring av driftsmidler på PhD-prosjekt. Her står det store midler. Ingen overføring på annum. Ikke forskudd på annum. Lønnskostander går på egne analyser, for å få oversikt over pådrag/avvik: Eksempler på analyser: faste ansatte,vikarer, sensur, Linux. Individuelle prosjekt RD/RSO/BOA: PhD, postdocs

31 4 Tiltak III Store investeringer føres på egne samlede prosjekt for hver enkelt investering. Synliggjør kostnadene.

32 5 Art Budsjett 2013 Budsjett hittil i år Regnskap hittil i år Avvik hittil i år % Avvik Bud. vs. regn Overført Bev.innt Bev.innt fordelt Annen innt (eks.spes.arter over) ,0 % ,6 % Sum Inntekt ,4 % 4000 Invest Lønn ,1 % Driftskost ,3 % Institutt for fysikk 90XX 9012/ X Interne innt.(eks.spesif.arter under) Overhead (godskriving) Egenandel/Egeninnsats (godskriving) artene: 9051/9052/9053/9054/9055/ ,2 % ,9 % XX Interne Kost.(eks.spesif.arter under) /9113 Overhead (belastning) X Egenandel/Egeninnsats (belastning) art: 9151/9152/9153/9154/9155/ ,0 % Overføringer o.a ,2 % Sum Kostnader ,9 % Resultat ,5 %

33 6 Fremtidige tiltak Linux-drifting overføres til ED-tjeneste (utgjør ca kr /år). Reduksjon (10%) av bruk av studasser (utgjør ca kr /år).