Sekretær/referent for ledergruppen: Ludwika Osiak. 1 av 5

Transkript

1 1 av 5 Fakultet for naturvitenskap og teknologi Ledergruppen ved fakultet for naturvitenskap og teknologi Referat fra møte i ledergruppen tirsdag , kl Sted: E1-118 Deltakere med vararepresentanter og forfallsliste: Representerer Navn Forfallsliste Fakultetet X Dekanus Anne Borg Prodekanus forskning Tor Grande Fakultetet Prodekanus forskning Tor Grande Fakultetet X Prodekanus utdanning Øyvind W. Gregersen Institutt for kjemi (IKJ) X Instituttleder Marie-Laure Olivier Vara: Nestleder for utdanning Karina Mathisen Vara: Nestleder for forskning Signe Kjelstrup Institutt for biologi (IBI) X Instituttleder Else Berit Skagen Vara: Nestleder for utdanning Richard Strimbeck Vara: Nestleder for forskning Augustine Arukwe Institutt for fysikk (IFY) X Instituttleder Mikael Lindgren Vara: Nestleder for utdanning Jon Andreas Støvneng Vara: Nestleder for forskning Erik Wahlström Institutt for kjemisk prosessteknologi (IKP) Institutt for materialteknologi (IMT) Institutt for bioteknologi (IBT) Studentene på Realfag Studentene på Sivilingeniør De midlertidige vitenskapelige ansatte X Instituttleder Edd Anders Blekkan Vara: Nestleder for utdanning Hallvard Fjøsne Svendsen Vara: Nestleder for forsking Sigurd Skogestad X Instituttleder Jostein Mårdalen Nestleder for utdanning Fride Vullum-Bruer Nestleder for forskning Knut Marthinsen X Instituttleder Kjetil Rasmussen Vara: Nestleder for utdanning Professor Olav Vadstein Vara: Nestleder for forskning Kjell Morten Vårum X Per-Dimitri Sønderland Vara: Ingvild Hoff X Ingvild Marie Sørlie Vara: Yngve M. Hereide Espen Tjønneland Wefring X Vara: Nora Kleinknecht Sekretær/referent for ledergruppen: Ludwika Osiak Andre deltakere på møtet seksjonssjef Heidi Hugdal seksjonssjef Magnar Hole seksjonssjef Pernille F. Langeland seksjonssjef Lillian Hanssen seksjonssjef Bjørn Steinar Tanem seksjonssjef Gorm Beck

2 2 av 5 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet NTL-sak 24/14 Fordeling av tekniske stillinger Konklusjon: Den foreløpige fordelingen godkjennes av ledergruppen (jf. den vedlagte tabellen). Arbeidet med organisering av Elektronikk- og instrumenteringstjenesten ved NT fortsetter. Rolleog ansvarsavklaring, samt prinsippene for den type tjeneste forberedes som en separat sak til et ledermøte på et senere tidspunkt. Det samme gjelder for andre tekniske fellestjenester (Mekanisk verksted, Datatjenesten) Det foretas kartlegging/vurdering av kompetansen knyttet til stillingen innen systembiologi. IKP og IBT ser på muligheter for samlokalisering av varemottaksfunksjonen. IMT og NanoLab involveres i planleggingen. Det foretas en avklaring av den tekniske driften ved Sealab i lys av leiestedsordningen ila. våren NTL-sak 25/14 Utlysning av stilling som avdelingsingeniør/fagbestiller ved IKP Konklusjon: Stillingen godkjennes. NTL-sak 26/14 HMS-koordinator - diskusjon om oppgaver/innhold/omfang Se konklusjonen nedenfor (NTL-sak 27/14). Jf. også saksvedlegget. NTL-sak 27/14 Utlysning av stilling som HMS-koordinator ved IKP Konklusjon: Den nye utlysningsteksten ivaretar koblingen mellom HMS-oppgaver og andre ingeniøroppgaver (slik som forespurt på siste ledermøte 4.3.). Stillingen godkjennes. NTL-sak 28/14 Strategiarbeid/strategidiskusjon Konklusjon/viktige momenter: Instituttstrategier bør kobles mer mot NTs strategi. Instituttstrategiene bærer preg av at den er skrevet i en tid med ekspansjon. Det er ikke tilfelle nå. Instituttstrategier bør være mer ensartede (bl.a. samme mal) og mer konkretisert (mindre tekst, flere konkrete tiltak/mer i form av handlingsplaner). Strategiene bør i større grad fokusere på «miljø og bærekraft» (per d.d. speiles dette kun i forskningsstrategi). Det er hensiktsmessig å se på regjeringens 7 punkter for økt kvalitet og NTNUs virksomhetsmål (jf. presentasjonen). Videre strategiarbeid vil i første omgang basere seg på de viktigste punktene som er kommet fram under gruppearbeidet. På dette stadiet er det ikke nødvendig å involvere Fakultetsstyret, men viktigste endringer/målsettinger/prioriteringer bør ha forankring i ledergruppen (instituttene bør ha eierskap til strategidokumentene).

3 3 av 5 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Godkjenning av referatet Referat ble godkjent. NTL-sak 24/14 Fordeling av tekniske stillinger Orientering ved seksjonsleder Heidi Hugdal/seksjonsleder Magnar Hole Saksvedlegg Fordelingsmodellen vedlegges referatet Vittige momenter: Oppfølging fra ledermøte 4.3: o Stillingen innen systembiologi skal foreløpig ikke belaste noen institutter i tabellen/modellen. Det foretas først kartlegging/vurdering av kompetansen knyttet til stillingen. o Det er lite hensiktsmessig å samordne fagbestillerfunksjonen ved IBT og IKP (den tekniske delen først og fremst bestilling av kjemikalier). I framtiden vil det imidlertid være aktuelt/hensiktsmessig å se på samlokalisering på varemottakssiden (for IBT + IKP + IMT + NanoLab). o Allokering av stillingsressurser til fakultetets og nasjonal infrastruktur i fordelingsmodellen: EM-lab 0,5 stillingsårsverk ved IMT. IMT påtar seg ansvaret for drift (forutsetter en tydelig ansvars/rolleavklaring overfor NT og NTNU). Tjenesten bør også diskuteres opp mot NanoLab. NTNU SeaLab 1 årsverk ved IBI. Det foregår diskusjon om hvor mye av den tekniske driften ved SeaLab bør inkluderes i leiested (diskusjon og avklaring ila. våren 2014). NMR 1 årsverk ved IBT NORTEM 1 årsverk er allokert tidligere. RD-finansiert fra REXC foreløpig fordeling: 0,5 ved IFY og 0,5 ved IBT. ECCSEL aktuell først i Norwegian Biorefinery Laboratorium aktuell først i Elektronikk- og instrumenteringstjenesten 1 årsverk ved IFY. Rolle- og ansvarsavklaring knyttet til tjenesten, samt prinsippene for den type tjeneste bør tas opp som en separat sak. o Midlertidig ansatte i eksternfinansierte stillinger som har vært ansatt i 4 år har krav på fast stilling. Forslag til fordeling til enhetene: o 3 årsverk til IMT o 2 årsverk til IKP o 1 årsverk til IBI (Trondheim biologiske stasjon; prekært behov) o 1 årsverk til IBT o 1 årsverk til NT-ADM (leder for Finmekanisk verksted) Konklusjon: Den foreløpige fordelingen godkjennes av ledergruppen (jf. den vedlagte tabellen). Arbeidet med organisering av Elektronikk- og instrumenteringstjenesten ved NT fortsetter. Rolle- og ansvarsavklaring, samt prinsippene for den type tjeneste forberedes som en separat sak til et ledermøte på et senere tidspunkt. Det samme gjelder for andre tekniske fellestjenester (Mekanisk verksted, Datatjenesten) Det foretas kartlegging/vurdering av kompetansen knyttet til stillingen innen systembiologi.

4 4 av 5 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet IKP og IBT ser på muligheter for samlokalisering av varemottaksfunksjonen. IMT og NanoLab involveres i planleggingen. Det foretas en avklaring av den tekniske driften ved Sealab i lys av leiestedsordningen ila. våren NTL-sak 25/14 Utlysning av stilling som avdelingsingeniør/fagbestiller ved IKP Saken diskutert på ledermøtet 4.3 beslutning tas på bakgrunn av NTL-sak 24/14 Saksvedlegg (utlysningsteksten sendt med innkallingen 4.3) Se også NTL-sak 24/14. Konklusjon: Stillingen godkjennes. NTL-sak 26/14 HMS-koordinator - diskusjon om oppgaver/innhold/omfang Orientering ved seksjonsleder Heidi Hugdal Saksvedlegg - vedlagt Se konklusjonen nedenfor (NTL-sak 27/14). Jf. også saksvedlegget. NTL-sak 27/14 Utlysning av stilling som HMS-koordinator ved IKP Saken diskutert på ledermøtet 4.3 beslutning tas på bakgrunn av NTL-sak 26/14 Ingen saksvedlegg Konklusjon: Den nye utlysningsteksten ivaretar koblingen mellom HMS-oppgaver og andre ingeniøroppgaver (slik som forespurt på siste ledermøte 4.3.). Stillingen godkjennes. NTL-sak 28/14 Strategiarbeid/strategidiskusjon Orientering ved dekan Anne Borg Saksvedlegg (presentasjon fra ledermøtet 25.2 med spørsmål til diskusjon) Presentasjon i møtet presentasjonen vedlagt Innledende diskusjon i plenum + gruppearbeid Gruppeoppgaver/problemstillinger for diskusjon i grupper er gjengitt i den vedlagte presentasjonen. NTL-sak 28/14 Strategiarbeid/strategidiskusjon Konklusjon/viktige momenter: Instituttstrategier bør kobles mer mot NTs strategi. Instituttstrategiene bærer preg av at den er skrevet i en tid med ekspansjon. Det er ikke tilfelle nå. Instituttstrategier bør være mer ensartede (bl.a. samme mal) og mer konkretisert (mindre tekst, flere konkrete tiltak/mer i form av handlingsplaner). Strategiene bør i større grad fokusere på «miljø og bærekraft» (per d.d. speiles dette kun i forskningsstrategi).

5 5 av 5 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Det er hensiktsmessig å se på regjeringens 7 punkter for økt kvalitet og NTNUs virksomhetsmål (jf. presentasjonen). Videre strategiarbeid vil i første omgang basere seg på de viktigste punktene som er kommet fram under gruppearbeidet. På dette stadiet er det ikke nødvendig å involvere Fakultetsstyret, men viktigste endringer/målsettinger/prioriteringer bør ha forankring i ledergruppen (instituttene bør ha eierskap til strategidokumentene). Eventuelt Takk til IBI ifm. statsministerbesøket (bl.a. labomvisning). Takk til alle som hadde bidratt til at ECCSEL-besøket ble vellykket. KD jobber med en ny finansieringsmodell for universiteter og høyskoler. Saken tas opp på dekanmøtet 4.3. NT bør tenke gjennom hva som blir viktig å ivareta når modellen sendes ut på høring (bl.a. 5-årige masterstudier kan bli berørt).

6 Fordelingsmodell for tekniske stillinger 1. Fordelingsmodell for faste tekniske stillinger (stillingsårsverk) IBI IBT IFY IKJ IKP IMT NT-ADM NT-FELLES Sum Ramme for RD-bemanningsplan Totalramme 2015 (RD + BOA) 99,0 1.1 Fast ansatte i BOA-stillinger 1,0 1,0 1,0 1,0 4,0 1.2 Laboratorieundervisning (innmeldt timebruk pr ) 4,4 1 2,1 3,3 1,1 3 14,9 1.3 HMS-oppgaver (HMS-koordinator + litt til) 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 6,0 1.4 Fakultetets fellestjenester 20,6 - Mekanisk verksted 11,3 - Glassblåserverksted 2,0 - Datatjenesten 6,3 - Elektronikk- og instrumenteringstjenester Fakultetets/NTNUs infrastrukturer: 2,5 - EM-lab (IMT, NanoLab?) 0,5 - NTNU SeaLab 1 - Systembiologi 1,0 1.6 Nasjonale infrastrukturer: 2,0 - NNP - The Norwegian NMR platform 1 - NORTEM (BOA 3,5 år, RD fra ) 0 0,0 - REXC 0,5 0,5 - ECCSEL (2016?) 0,0 - Norwegian Biorefinary Laboratory (2016?) 0,0 - Fordelingsnøkkel instituttenes infrastruktur: 21 % 10 % 17 % 9 % 18 % 25 % 1. Fellesoppgaver/-forpliktelser (allokerte stillinger) 7,4 4,0 4,6 4,3 3,1 5,0 19,6 2,0 50,0 2. Instituttenes infrastruktur (fordelingsnøkkel) 10,5 4,8 8,2 4,5 8,9 12,1 49,0 Sum fordelingsmodell (totalramme) 17,9 8,8 12,8 8,8 12,0 17,1 19,6 2,0 99,0 3. Prognoser for bemanning vs modell Prognose 2014 IBI IBT IFY IKJ IKP IMT NT-ADM NT-FELLES Sum Besatte stillinger pr ,6 8,5 15,0 8,0 12,0 14,0 18,8 1,0 96,9 Vedtatte stillinger for året (ubesatt pr 1.1) 0,2 1,0 2,0 1,0 0,8 1,0 6,0 Avgang i løpet av året -1,0-2,0-1,0-3,8-1,0-2,0-10,8 Prognose for utgangen av året 19,8 7,5 14,0 9,0 9,2 13,0 17,6 2,0 92,1 Avvik fordelingsmodell (totalramme) - prognose 1,9-1,3 1,2 0,2-2,8-4,1-2,0 0,0-6,9 Prognose 2015 IBI IBT IFY IKJ IKP IMT NT-ADM NT-FELLES Sum Besatte stillinger pr ,8 7,5 14,0 9,0 9,2 13,0 17,6 2,0 92,1 Forslag til nye stillinger 1,0 1,0 2,0 3,0 1,0 8,0 Avgang i løpet av året -0,5-1,0-0,5-2,0 Prognose for utgangen av året 20,3 8,5 13,0 9,0 11,2 16,0 18,1 2,0 98,1 Fordelingsmodell (totalramme) 17,9 8,8 12,8 8,8 12,0 17,1 19,6 2,0 99,0 Avvik fordelingsmodell (totalramme) - prognose 2,4-0,3 0,2 0,2-0,8-1,1-1,5 0,0-0,9 Prognose 2016 IBI IBT IFY IKJ IKP IMT NT-ADM NT-FELLES Sum Besatte stillinger pr ,3 8,5 13,0 9,0 11,2 16,0 18,1 2,0 98,1 Avgang i løpet av året -1,0-1,0-2,0 Prognose for utgangen av året 19,3 8,5 13,0 9,0 10,2 16,0 18,1 2,0 96,1 Avvik fordelingsmodell (totalramme) - prognose 1,4-0,3 0,2 0,2-1,8-1,1-1,5 0,0-2,9 Prognose 2017 IBI IBT IFY IKJ IKP IMT NT-ADM NT-FELLES Sum Besatte stillinger pr ,3 8,5 13,0 9,0 10,2 16,0 18,1 2,0 96,1 Avgang i løpet av året -2,0-2,0 Prognose for utgangen av året 19,3 8,5 13,0 9,0 10,2 14,0 18,1 2,0 94,1 Avvik fordelingsmodell (totalramme) - prognose 1,4-0,3 0,2 0,2-1,8-3,1-1,5 0,0-4,9 Prognose 2018 IBI IBT IFY IKJ IKP IMT NT-ADM NT-FELLES Sum Besatte stillinger pr ,3 8,5 13,0 9,0 10,2 14,0 18,1 2,0 94,1 Avgang i løpet av året -2,0-1,0-3,0 Prognose for utgangen av året 17,3 8,5 13,0 8,0 10,2 14,0 18,1 2,0 91,1 Avvik fordelingsmodell (totalramme) - prognose -0,6-0,3 0,2-0,8-1,8-3,1-1,5 0,0-7,9 \\felles.ansatt.ntnu.no\nt\fakadm\adm\0-organisasjon og adm\01-organer\ledergruppen\ledergruppen 2014\LM berammet\presentasjoner fra møtet\fordelingsmodell TekStil (ledermøte ).xls

7 1 av 2 Fakultet for naturvitenskap og teknologi Dato Referanse Notat til Ledergruppen Kopi til: Fra: HR-seksjonen Signatur: NTL sak Behandlingssak Mål med saken/hensikt: Diskutere oppgaver, innhold og omfang av HMS koordinatorrollen ved NT fakultetet Beslutning: Konkretisere HMS koordinatorens oppgaver, innhold og omfang ift størrelse og kompleksitet på enhetene. I HMS håndboka står det følgende ift oppgaver for HMS koordinatorene: Linjeleder kan delegere HMS oppgaver til HMS koordinator. HMS koordinatorens oppgaver skal avtales og avtalen skal dokumenters. I praksis vil HMS koordinatoren også ha andre oppgaver ved enheten. HMS koordinatoren skal rapportere til lederen av enheten og skal holde denne informert om vesentlige forhold som angår HMS arbeidet. Leder skal legge til rette for at HMS koordinatoren kan tilegne seg den nødvendige kunnskap for å utøve sin funksjon og sine oppgaver. HMSkoordinatoren bør delta på HMS plattformen og andre aktuelle moduler i NTNUs HMS opplæring, se Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Saksbehandler Realfagbygget E-post: Realfagbygget D Heidi Hugdal 7491 Trondheim postmottak@nt.ntnu.no Høgskoleringen 5 Telefaks Trondheim Tlf: All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

8 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato Referanse 2 av 2 Det er ikke utarbeidet spesifikke stillingsbeskrivelser for HMS koordinatorrollen på NT, men noe er beskrevet i NTNUs HMS håndbok, som nevnt ovenfor. Det som konkret står er at oppgaver tildelt HMS koordinator skal avtales og dokumenteres. Informasjon om dette ligger på NTs HMS sider Som en ser ved gjennomgang av vedlagte dokumentasjon fra enhetene, er varierende hva som er konkretisert ift oppgaver som HMS koordinator. Vi vet også at det er stor variasjon i omfang av oppgaver som utføres av HMS koordinator og vi vet at det er variasjon i forhold til ansvarsområde. Når det gjelder HMS oppgaver så er det ikke bare HMS koordinator som har det. Vi har følgende definerte roller som også har oppgaver innenfor HMS: HR konsulenter Strålevernskoordinatorer Stoffkartotekkontakter Kontaktpersoner for farlig avfall Romansvarlige Disse rollene har også en koordinerende og utøvende funksjon innenfor sitt område med HMS. I tillegg har den enkelte avdelings og overingeniør definerte HMS oppgaver på enheten, blant annet konkret HMS opplæring på lab.

9 1 Strategiarbeid min runden rundt bordet om strategiene 10 min innledning til gruppearbeidet ved Anne 45 min gruppearbeid 15 min - oppsummering

10 2 Hjemmearbeid for medlemmene i ledergruppen Frem til 11 mars: Gjøre seg kjent med NTNUs strategidokument, fakultetets strategi og aktuelle instituttstrategier ved NT-fakultetets seks institutter Aktuelle spørsmål er: Hvordan er sammenhengen mellom NTNUs, NTs og instituttenes strategier? Hvilke mål bør vi sette oss for de kommende 3-6 år? Er strategien til fakultetet et godt redskap for å nå disse målene? Behov for konkretisering og spissing?

11 3 RUNDE RUNDT BORDET: HVILKE TANKER HAR DERE GJORT DERE ETTER Å HA LEST GJENNOM NTNUS, NTFAKULTETETS OG INSTITUTTENES STRATEGIDOKUMENTER?

12 4

13 5 Virksomhetsmål Utdanning og læringsmiljø i 2013 Virksomhetsmål Utdanning og læringsmiljø i 2014

14 6 Virksomhetsmål Forskning og kunstnerisk virksomhet i 2013 Virksomhetsmål Forskning og kunstnerisk virksomhet i 2014

15 7 Virksomhetsmål Nyskaping i 2013 Virksomhetsmål Nyskaping i 2014

16 8 Virksomhetsmål Formidling og kommunikasjon i 2013 Virksomhetsmål Formidling og kommunikasjon i 2014

17 9 Virksomhetsmål Ledelse, medvirkning og ressurser i 2013 Virksomhetsmål Ledelse, medvirkning og ressurser i 2014

18 10 Gruppeoppgaver 1. Hvilke målsettinger skal NT-fakultetet sette seg innen forskning, innovasjon og nyskaping fram til Hvilke målsettinger skal NT-fakultetet sette seg innen utdanning og læringsmiljø, formidling og kommunikasjon fram til Hvilke målsettinger skal NT-fakultetet sette seg innen ledelse, medvirkning og ressurser fram til Bør dette temaet jobbes videre med? I tilfelle ja - hvordan? Bør fakultetsstyret involveres i prosessen? I tilfelle ja hvordan?

19 11 GRUPPEINNDELING Gruppe 1 - Forskning, innovasjon og nyskapning Else Berit Mikael Tor Nora Sekretær Bjørn Steinar Gruppe 2 - Utdanning og læringsmiljø, formidling og kommunikasjon Jostein Marie Laure Øyvind Inger Marie sekretær Lillian Gruppe 3 Ledelse, medvirkning og ressurser samt intro til strategien Kjetil Edd Per-Dimitri Anne Sekretær Gorm