Deltakere (12) med vararepresentanter og forfallsliste: Representerer Navn Forfallsliste

Transkript

1 1 av 4 Fakultet for naturvitenskap og teknologi Ledergruppen ved fakultet for naturvitenskap og teknologi Referat fra møte i ledergruppen onsdag , kl Sted: møterom E1-118 i fakultetsadministrasjonens lokaler Deltakere (12) med vararepresentanter og forfallsliste: Representerer Navn Forfallsliste Fakultetet Fakultetet Fakultetet Institutt for kjemi (IKJ) Institutt for biologi (IBI) Institutt for fysikk (IFY) Institutt for kjemisk prosessteknologi (IKP) Institutt for materialteknologi (IMT) Institutt for bioteknologi (IBT) Studentene på Realfag Studentene på Sivilingeniør De midlertidige vitenskapelige ansatte X Dekanus Bjørn Hafskjold X Prodekanus forskning Åse Krøkje Prodekanus utdanning Anne Borg X Instituttleder Marie-Laure Olivier Vara 1: Instituttnestleder Øyvind Mikkelsen Vara 2:Kontorsjef Gunhild Meistad X Instituttleder Bjørn Munro Jenssen Vara 1: Kontorsjef Hans Jakob Jakobsen Vara 2: Professor Claus Bech X Instituttleder Asle Sudbø Vara 1: Instituttnestleder Jon Andreas Støvneng Vara 2: Kontorsjef Aud Lise Kulseth Instituttleder Øyvind W. Gregersen X Vara 1: Instituttnestleder Jens Petter Andreassen/Instituttnestleder Sigurd Skogestad Vara 2: Kontorsjef Tom Helmersen X Instituttleder Arne Petter Ratvik Vara 1: Instituttnestleder Gabriella Tranell X Instituttleder: Kjetil Rasmussen Vara 1: Instituttnestleder Kjell Morten Vårum Vara 2: Professor Olav Vadstein Jone Valen Trovåg X Vara: Martin Eide Lien X Axel Lødemel Holene Vara: Venke Bonander X Marit Takla Vara: Henrik Enoksen Sekretær/referent for ledergruppen: Bjørn S. Tanem Anne Borg Asle Sudbø (representert ved vara 1 til kl. 10:00) Arne Petter Ratvik (representert ved Vara 1) Axel Lødemel Holene Andre deltakere på møtet Eksempelvis foredragsholdere eller saksbehandlere Heidi Hugdal Vidar Broholm Gorm Beck Kontorsjefer var innkalt på NTL- SAK 52/13. Av de kunne Gunhild Meistad (IKJ) møte.

2 2 av 4 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet FASTE POSTER Kommentar til innkalling Godkjenning av referat Referatet fra forrige møte i Ledergruppa (-05-30) var ikke ferdig og ble følgelig ikke gjennomgått. Utsatt til neste møte. Nyheter fra dekanatet, instituttene, NT-administrasjonen Dekanus orienterte kort om at Vidar Broholm fra mandag til og med går inn som fungerende kontorsjef ved IMT. Vidar vil i tillegg til de ordinære kontorsjefsoppgavene ivareta arealfunksjonen for hele NT-fakultetet som tidligere. Gorm Beck (rådgiver økonomi) vil i samme tidsrom gå inn som fungerende seksjonsleder økonomi og plan for NT. Det vil være en overgangsordning frem til 20. juni, der Gorm fases inn i stillingen som fungerende seksjonsleder, og Vidar vil i denne perioden dele sin arbeidshverdag mellom IMT og fakultetsadministrasjonen. Dekanus orientert fra dekanmøte og videre arbeid med leiestedsmodell, som nå heter TDI (totalkostmodell, utviklet av UHR-rådet). Dette er en felles ordning om hvordan BOAvirksomheten skal budsjetteres. Alle kostnader skal synliggjøres og skal tre i kraft fra 1. januar Det som er viktig for oss først er å få de store leiestedene på plass. Det er oppslutning på hele NTNU om totalkostnadsmodellen. En nærmere beskrivelse av modellen finnes i ephorte (også presentert tidligere i Ledergruppa). Undervisningslaboratorier er foreløpig ikke lagt inn i dette arbeidet. Kjemiblokk 3-prosjektet blir utsatt. Oppstart er nå utsatt til Det vil bli en forskyvning av ny utlysning av infrastruktur ved NTNU, dvs. det blir ikke utlysning i. Spørsmål om egeninnsats i SFI begynner å komme. Sentrale støtte vil bli som før. NT utviklet og benyttet en algoritme for å beregne egeninnsats i forrige runde, og det vil, være naturlig om vi tok utgangspunkt i denne nå også. SAKSKART/Referat NTL-Sak 52/13 - Medvirkningsordning ved instituttene Dekanus gjennomgikk notatet fra Rektor: «Veiledende retningslinjer for å etablere medvirkningsordning ved instituttene». Dette dokumentet beskriver retningslinjer for hvordan en prosess skal gjennomføres ved de ulike enhetene som skal lede fram til en styreform ved instituttene. Det

3 3 av 4 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet underliggende prinsippet bak prosessen er å sikre best mulig medvirkning, både fram imot et valg av styreform og selve styreformen. Ledergruppa ble enig om følgende: Den nye styreformen skal være på plass fra og med 1. januar 2014, og prosessene legges opp ift dette. Dette betyr at sittende styrer ved instituttene må forlenges. Instituttlederne må sørge for at dette kommer på plass ved sine respektive institutt, enten gjennom at eksisterende styremedlemmer forlenger sitt virke (både valgte og eksterne) eller at vararepresentanter trer inn. Det bør vurderes om nye varamedlemmer kan utpekes på basis av resultatene fra forrige valg. De nye instituttlederne skal tre inn som leder av prosessen ved hvert institutt. Instituttstyreverv kan ikke kombineres med verv i NT sitt styre. IKJ har startet prosessen og utviklet noe presentasjonsmateriell på basis av sin prosess. IKJ sørger for å distribuere dette til resten av Ledergruppa. Instituttene skal føre en logg over det som skjer i prosessen (på basis av kravet om en «grundig og dokumentert» prosess). I praksis er det ikke tid til å definere overordnede føringer på prosessen fra fakultetet, e.g. i form av et krav om lik styreform ved alle instituttene. Dette skulle i så fall vært besluttet i fakultetsstyret, som allerede har møte 18. juni. Instituttlederne er for øvrig delt i synet på om det er ønskelig med lik praksis eller ikke. Innledende høringsrunder tydet også på at instituttene har ulike ønsker. NTL-Sak 53/13 Bemanningsplan Dekanus orienterte om endringer i dokumentet siden saken var opp til diskusjon sist. Tabell 5 (side 11) i vedlagte saksdokument inneholder en prioritering av 9 av 10 stillinger. Ramma sier at vi kan ha 2 stillinger i 2015, 2 i 2016 og 4 i I tillegg har vi fått en oppsigelse på IKP og har lagt inn erstatning for en vitenskapelig ansatt ved IBT. Disse to stillingene er lagt inn fra Av de resterende 8 har dekanus prioritert 7. Den siste er ikke allokert. Dekanus gjennomgikk hver stilling spesifikt og fikk noen kommentarer ift begrunnelsen fra instituttlederne. Ledergruppa ble da enig om følgende; Konsekvensen av denne planen for antall stillinger og langtidsbudsjett må presenteres/legges inn i dokumentet. Dekanus oppdaterer begrunnelsen knyttet til hver stilling på basis av innspill. IMT har noen innspill ift tekst i dokumentet. Dette kan sendes direkte til dekanus/heidi Hugdal. Hvis andre institutt har innspill kan de gjøre det samme. Planen er å sluttføre dokumentet og sende det ut sammen med øvrige sakspapir til fakultetsstyret i løpet av mandag 10. juni.

4 4 av 4 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Bemanningsplan for tekn./adm. stillinger vil i hovedsak fokusere på en beskrivelse av ramma. NTL-Sak 54/13 Fakultetsstyresaker Neste møte i Fakultetsstyret er berammet til 18. juni, og dekanus gikk kort gjennom sakslista (vedlagt innkallingen). NTL-Sak 55/13 Orientering av økonomistatus ved IKJ Kontorsjef Gunhild Meistad presenterte kort økonomistatus ved IKJ. IKJ er i en utfordrende økonomisk situasjon og har iverksatt en rekke kostnadsbesparende tiltak. Disse tiltakene gir til sammen en innsparing på ca. 1 MNOK, men ytterligere tiltak er nødvendig. Hovedutfordringen er lønnskostnader. Dekanus ber IKJ om at fokus i det videre arbeidet med kostnadsbesparende tiltak bør være en vurdering/gjennomgang av mer omfattende endringer som kan gi større effekt.

5 Regnskap/budsjett pr IKJ RD Institutt for kjemi Art Budsjett Budsjett Regnskap hittil i år hittil i år Ramme drift - gule kolonner oppdateres med tall Avvik hittil i år % Avvik Kalkulert Bud. vs. prognose regn. Kalkulert avvik Avvik grunnet periodiser ing Andre avvik Tiltak / endring i aktivitet ut Prognose Avvik % Avvik budsjett budsjett 2982 Overført Bev.innt ,0 % ,0 % 3902 Bev.innt fordelt Annen innt (eks.spes.arter over) ,3 % ,0 % 3000 Sum Inntekt ,5 % ,3 % 4000 Invest ,0 % ,0 % 5000 Lønn ,0 % ,4 % Driftskost ,1 % ,0 % 90XX Interne innt.(eks.spesif.arter under) ,8 % ,4 % 9012/9013 Overhead (godskriving) X Egenandel/Egeninnsats (godskriving) artene: 9051/9052/9053/9054/9055/ Interne 91XX Kost.(eks.spesif.arter under) ,7 % 9112/9113 Overhead (belastning) Egenandel/Egeninnsats 915X (belastning) art: 9151/9152/9153/9154/9155/ ,3 % ,5 % Overføringer o.a Sum Kostnader ,5 % ,0 % Resultat 215, % ,0 %

6 Kostnadsbesparende tiltak Vi har satt på bremsa!! (NT ledergruppa ) Investeringer satt tilnærmet 0 Organisering av lab.virksomheten/gjennomgang av timebruk lab.leder/stud.ass Økt undervisningsstøtte fra teknisk gruppe Effekt: på årsbasis, 50% i Omdefinering av fellesareal i form av møte/gruppe/undervisningsrom Prosjekter: stram styring, budsjett, frekvensrapportering til p leder Masteroppgaver: stram økonomisk styring, ingen reisestøtte Ingen forlengelse av stipendiatkontrakter Stram oppfølging av fakturering, både internt og eksternt Sensorer på muntlig mastereksamen kun fra Trondheim, kun unntaksvise utenbys God utnyttelse av prof. Emeritus kompetansen, sensor aktiviteter Faglige og sosiale sammenkomster med nøktern standard Eksterne prosjektsøknader: kvalitet, motivasjon/støtte Leiestedsinntekter: ICPMS og andre store instrumenter