Representerer Navn Forfallsliste. X Instituttleder Kjetil Rasmussen

Transkript

1 1 av 6 Fakultet for naturvitenskap og teknologi Ledergruppen ved fakultet for naturvitenskap og teknologi Referat fra møte i ledergruppen tirsdag , kl Sted: møterom E1-118 i fakultetsadministrasjonens lokaler Deltakere med vararepresentanter og forfallsliste: Representerer Navn Forfallsliste Fakultetet X Dekanus Anne Borg Fakultetet X Prodekanus forskning Tor Grande Dekanus Anne Borg forlot møtet Fakultetet Prodekanus utdanning Øyvind W. Gregersen etter NTL-sak 74/13. Institutt for kjemi (IKJ) X Instituttleder Marie-Laure Olivier Institutt for biologi (IBI) X Instituttleder Bjørn Munro Jenssen Institutt for fysikk (IFY) X Instituttleder Mikael Lindgren Institutt for kjemisk prosessteknologi (IKP) Institutt for materialteknologi (IMT) Institutt for bioteknologi (IBT) Studentene på Realfag Studentene på Sivilingeniør De midlertidige vitenskapelige ansatte X Instituttleder Edd Anders Blekkan X Instituttleder Knut Marthinsen X Instituttleder Kjetil Rasmussen X Jone Valen Trovåg Vara: Martin Eide Lien X Ingvild Marie Sørlie Vara: Yngve M. Hereide X Espen Tjønneland Wefring Vara: Nora Kleinknecht Andre deltakere på møtet Eksempelvis foredragsholdere eller saksbehandlere Seksjonssjef Heidi Hugdal Rådgiver Espen Fjærvik Seksjonssjef Bjørn Steinar Tanem Sekretær/referent for ledergruppen: Ludwika Osiak

2 2 av 6 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Sentrale konklusjoner/oppfølgingspunkt fra møtet: NTL-sak 75/13 Rådgiveravtalene med SINTEF IKP har en prosess imot SINTEF Materialer og Kjemi for å få på plass nye avtaler for de dette gjelder på IKP. Det forventes at resultatet av dette arbeidet kan fungere som en mal for arbeidet/avtaler ved andre institutt ved NT. Dekanus tar kontakt med Konsernsjef ved SINTEF MK Torstein Haarberg for å få fortgang på dette arbeidet. NTL-sak 76/13 Forslag til ny framdriftsrapportering - ph.d. Ledergruppa gir sin tilslutning til det framlagte forslaget om ny framdriftsrapportering. Seksjonssjef for forskning Bjørn S. Tanem innarbeider innspill ift selve teksten i skjemaene og viderefører arbeidet med å implementere forslaget. NTL-sak 77/13 Fornyelse av mandat til forskningsutvalget, utdanningsutvalget og programråd for ph.d.-program ved NT Programråd ph.d.: Ledergruppa gir sin tilslutning til at det opprettes programråd for hvert ph.d.-program og mandatet. Både instituttleder og nestleder bør delta, med sistnevnte som leder (dette må reflekteres i mandatet). Det må etableres rutiner for innkalling og protokoll, som gjennomføres på instituttnivå. Forskningsutvalget: Ledergruppa gir sin tilslutning til det reviderte mandatet. Utdanningsutvalget: Ledergruppa gir sin tilslutning til det reviderte mandatet, med noen mindre justeringer av formuleringer. Dekanatet må ta stilling til og komme med et forslag til hvordan det er ønskelig at innstillingsprosessen for framtidige «åpne» SO-stillinger skal håndteres. Eventuelt: «Midlertidig FU»: Ledergruppa gir sin tilslutning til at Ledergruppa fungerer som forum for FU-saker inntil et nytt FU er utnevnt. Godtgjøring av pliktarbeid: Dekanatet tar en prinsipiell diskusjon om det er riktig/naturlig at fakultetet skal ha noen overordnede prinsipp ift godtgjøring av pliktarbeid, og vil komme tilbake til Ledergruppa med et forslag.

3 3 av 6 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet REFERAT Godkjenning av tidligere referat: Referatet fra ble gjennomgått, med følgende kommentarer; Noen moment fra diskusjonen som er gjengitt i referatet i NTL-sak 69/13 er misvisende ift den planlagte prosessen og må omformuleres. Dekanus vil foreta en endring på dette. Konklusjonen i NTL-sak 70/13 må skrives om, da nåværende formulering ikke gjenspeiler det Ledergruppa ble enig om. Dekanus skriver en ny konklusjon. Konklusjon: Med disse endringene ble referatet vedtatt. NTL-sak 74/13 HMS status Orientering ved rådgiver Espen Fjærvik og seksjonssjef Heidi Hugdal Saksvedlegg HMS-arbeidet i 2013 ved NT ble gjennomgått, samt planer for videre arbeid/fokus i De viktigste momentene er oppsummert/gjengitt i en separat presentasjon. NTL-sak 75/13 Rådgiveravtalene med SINTEF Orientering ved prodekan utdanning Øyvind Gregersen Ingen saksvedlegg Viktige moment: NTNU og SINTEF inngikk i 2012 en avtale som regulerer partenes deltakelse i hverandres virksomhet. Denne avtalen bygger på Rammeavtalen mellom NTNU og SINTEF fra Den viktigste endringen er at deltakelse av NTNUs vitenskapelige personale i SINTEF sin virksomhet reguleres gjennom institusjonelle avtaler. Det skal fremdeles være fult mulig for NTNU ansatte å være engasjert i SINTEF sin virksomhet/prosjekt, men dette skal skje gjennom institusjonelle avtaler og ikke gjennom avtaler mellom SINTEF og den enkelte vitenskapelige ansatte. Oppgjøret for NTNU ansattes arbeid for SINTEF skjer mellom NTNU og SINTEF. I praksis betyr også dette at NTNU nå kommer til å fakturere SINTEF for overheadkostnader. NTNU ansatte kompenseres for arbeid for SINTEF av NTNU, og denne kompensasjonen skal være på samme nivå som tidligere. NTNU ansatte som jobber i SINTEF virksomhet er fremdeles ansatt ved NTNU og skal benytte NTNU som tilhørighet på publikasjoner. Generelle regler for NTNU ansatte og publisering vil være gjeldende. For prosjektvirksomhet ved SINTEF som krever utstrakt grad av hemmelighold kan det fremdeles være aktuelt å lage individuelle avtaler iht. gamle rådgiveravtalene. Dette vil bli vurdert fra sak til sak. Proff II stillinger er ikke omfattet av dette.

4 4 av 6 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Eksisterende avtaler fases ut når nye avtaler kommer på plass. Avtalene inngås og signeres ved de respektive instituttene. Konklusjon/videre oppfølging: IKP har en prosess imot SINTEF Materialer og Kjemi for å få på plass nye avtaler for ansatte dette gjelder på IKP. Det forventes at resultatet av dette arbeidet kan fungere som en mal for arbeidet/avtaler ved andre institutt ved NT. Dekanus tar kontakt med Konserndirektør ved SINTEF MK Torstein Haarberg for å få fortgang på dette arbeidet. NTL-sak 76/13 Forslag til ny framdriftsrapportering - ph.d. Orientering ved seksjonssjef Bjørn S. Tanem Saksvedlegg Et forslag til revidert innhold og opplegg rundt framdriftsrapportering fra ph.d.-kandidater og veiledere ble gjennomgått. De viktigste momentene er gjengitt/oppsummert i en egen presentasjon. Ledergruppa hadde følgende innspill: Trenger bare engelsk versjon av begge skjema. Det bør etterspørres om medarbeidersamtale er gjennomført. Det bør tydeliggjøres at ved å svare «Ja» på alle spørsmål (dvs. det er ikke noen avvik), så er kandidaten/veileder innforstått med at det ikke blir noen oppfølging i etterkant. Konklusjon/videre oppfølging: Ledergruppa gir sin tilslutning til det framlagte forslaget om ny framdriftsrapportering. Seksjonssjef for forskning Bjørn S. Tanem innarbeider innspill ift selve teksten i skjemaene og viderefører arbeidet med å implementere forslaget. NTL-sak 77/13 Fornyelse av mandat til forskningsutvalget, utdanningsutvalget og programråd for ph.d.-program ved NT Orientering ved prodekan forskning Tor Grande og prodekan utdanning Øyvind Gregersen. Saksvedlegg Viktige moment: Det har ikke vært opprettet ph.d.-programråd ved NT tidligere. Vi ønsker nå å opprette et programråd for hvert ph.d.-program. Dette vil være et viktig ledd i kvalitetsarbeidet innen ph.d.-utdanningen. Det er ønskelig at Forskningsutvalget har mer fokus på forskningsstrategiske saker. Dette er reflektert i forslaget til revidert mandat.

5 5 av 6 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dagens mandat for utdanningsutvalget er utdatert og reflekterer ikke hva det er ønskelig at primæroppgavene og primærfunksjonen til utdanningsutvalget skal være. Konklusjon/videre oppfølging: Programråd ph.d.: Ledergruppa gir sin tilslutning til at det opprettes programråd for hvert ph.d.- program og mandatet. Både instituttleder og nestleder bør delta, med sistnevnte som leder (dette må reflekteres i mandatet). Det må etableres rutiner for innkalling og protokoll, som gjennomføres på instituttnivå. Forskningsutvalget: Ledergruppa gir sin tilslutning til det reviderte mandatet. Utdanningsutvalget: Ledergruppa gir sin tilslutning til det reviderte mandatet, med noen mindre justeringer av formuleringer. Dekanatet må ta stilling til og komme med et forslag til hvordan det er ønskelig at innstillingsprosessen i framtidige «åpne» SO-stillinger skal håndteres. Eventuelt: Prodekan forskning Tor Grande ønsker å benytte Ledergruppa som Forskningsutvalg inntil et nytt Forskningsutvalg kommer på plass høsten 2013, for å behandle enkeltsaker av prinsipiell karakter. Konklusjon: Ledergruppa gir sin tilslutning til at Ledergruppa fungerer som forum for FUsaker inntil et nytt FU er utnevnt. Dekanus Anne Borg har fått signaler om at formen på referatene fra Ledergruppa bør diskuteres. Referatene i dag er ofte ordrik og forsøker å speile diskusjonene fra møtene. Fordelen med dette er at det kanskje er enklere for de som ikke deltok i møtet å forstå hva som ble diskutert og bakgrunnen for konklusjonene. På den andre sida er det krevende å gjengi diskusjoner fra møtet og det kan føre til «feilsiteringer». I tillegg er konklusjonene fra sakene ofte for utydelige og «drukner» litt i det øvrige som står. Konklusjon: Fremtidige referat bør kortes ned og ha mer fokus på tydelige konklusjoner og aksjoner. En momentliste som gjengir de viktigste moment fra diskusjonen bør tas med. Dekanus Anne Borg ønsker at det skal opprettes en mappe eller lignende hvor presentasjoner/øvrige saksdokument kan legges umiddelbart etter møter i Ledergruppa. Enkelte institutt har behov for denne informasjonen i sin oppfølging lokalt, og ønsker ikke å vente på at referatet er ferdig og blir utsendt. Dette «lagringsstedet» bør være tilgjengelig for de som er en del av Ledergruppa. Konklusjon: Ledergruppa gir sin tilslutning til dette. Dekanus tar med seg saken til Seksjonsledergruppa for å finne en praktisk implementering.

6 6 av 6 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Fungerende instituttleder Knut Marthinsen etterlyser overordnede prinsipp for godtgjøring av pliktarbeid. Konklusjon: Dekanatet tar en prinsipiell diskusjon om det er riktig/naturlig at fakultetet skal ha noen overordnede prinsipp ift dette og kommer tilbake til Ledergruppa med et forslag. Det etterspørres muligheter for å dele informasjon i form av prosjekthotell etc. Konklusjon: Seksjonssjef for forskning Bjørn S. Tanem forbereder en sak til Ledergruppa om muligheter for e-room, prosjekthotell etc.

7 1 Hva har skjedd i 2013? HMS-opplæring: Sikkerhetskurs og HMS-kurs Avtrekkskap: Kontroll, kartlegging, oppgradering Jobbe-alene alarm: Behovsklarlegging, valg av system Lederskifte: HMS-opplæring Beredskap: Innarbeiding av nytt planverk Risikovurdering: Gassrisiko Rfb. Masteroppgaver. Rutineutvikling: Vask av labfrakker, avtrekksskap,.

8 2 Hva fokuseres det videre på i 2013? HMS-kostnader Gassrisiko /rutiner Organisering av HMS-arbeidet: samvirke og rolleavklaring mellom HMS-koordinatorene og HRkonsulentene/-rådgiverne Avtrekkskap: Plan for oppgradering og implementering av ny standard og rutiner

9 3 Status avviksmeldinger 2013 (januar-mai) 2013 jan august 2012 jan august Forslag til forbedring Vold og trusler Bygg/Teknisk/Materiell Retningslinjer/HMS krav Skadelig utslipp til miljø Viktig å motivere for bruk av avviksmelding. VIKTIG FORBEDRINGSVERKTØY! For mange saker går over frist. Viktig at leder sjekker status og følger opp! Personskade Fysisk sikring Brann/Gass Avvikssystemet (for saksbehandlere) Antall meldte avvik 89 avvik meldt totalt for de første 8 månedene. Samme periode i 2012: 95 avviksmeldinger. Flest meldinger innenfor «Bygg/Teknisk/Materiell» og «Retn.linjer/HMS-krav» (som i 2012). 9 personskader meldt inn i 2013, hvorav to med behov for medisinsk bistand. 21 avvik meldt i 2013 er ikke lukket pr («til behandling»). 15 av disse har overskredet frist, hvorav 8 innenfor «Bygg/Teknisk/Materiell»)

10 Framdriftsrapportering ved NT Ph.d.-kandidater Veiledere 2 Mål med rapportering Viktig ledd i kvalitetssikringen av forskerutdanningen Er progresjonen i henhold til plan? Fungerer forholdet mellom veileder og student? Er det andre utfordringer som hindrer normal progresjon? Forslag til endring i praksis Om nødvendig iverksette tiltak for å bedre progresjonen Ledergruppa Forskriften sier Forskrift for graden philosophiae doctor (ph.d.) ved Norges teknisk-naturvitenskapelig universitet (NTNU) 9. Rapportering I avtaleperioden skal ph.d.-kandidaten årlig levere skriftlige rapporter direkte til fakultetet om fremdriften i ph.d.-utdanningen. Veilederne leverer årlig egen rapport til fakultetet og instituttet. Rapportene skrives på fastsatt skjema og skal behandles konfidensielt når opplysningene tilsier det. Kandidat og veileder har et likeverdig ansvar for rapportering. Manglende eller mangelfull fremdriftsrapportering fra kandidaten kan medføre tvungen avslutning av forskerutdanningen før opptaksperiodens utløp, jf Veiledere som unnlater å følge opp rapporteringsplikten kan bli fratatt veilederansvaret. Fakultetet kan ved behov kreve særskilt rapportering 4 Vi har lagt følgende kriterier til grunn for forslaget: Vi ønsker primært å identifisere avvikene Vi ønsker iverksette tiltak umiddelbart i de tilfeller innholdet i rapportene tilsier at det er nødvendig. Iverksetting og oppfølging av tiltak skjer i linja, dvs. primært på instituttene. I tilfeller det er avvik skal oppfølging (eller valg av ikke oppfølging) dokumenteres. Selve rapporteringen skal være så enkel og ubyråkratisk som mulig. 1

11 I praksis foreslår vi derfor: 6 I praksis foreslår vi derfor (forts) Vi ønsker primært å identifisere avvikene Forslaget til framdriftsrapport har preg av å være en avviksrapportering hvor spørsmålene i hovedsak er av type Ja/Nei, hvor NEI betyr avvik (og må kommenteres nærmere). Vi ønsker å evaluere tiltak og eventuelt iverksette tiltak umiddelbart hvor innholdet i rapportene tilsier at det er nødvendig. Fakultetet vil gjennomgå samtlige rapporter umiddelbart etter rapporteringsfristen. En avviksrapportering muliggjør en rask gjennomgang. Iverksetting og oppfølging av tiltak skjer i linja, dvs. primært på instituttene. Instituttleder vil få oversendt samtlige rapporter, hvor avvikene er identifisert. Instituttleder er ansvarlig for at det iverksettes hensiktsmessige tiltak. Hvor avviket tilsier det, kan eventuelt prodekan forskning og/eller HR involveres. I tilfeller det er avvik skal oppfølging (eller valg av ikke oppfølging) dokumenteres. Det skal skrives en kort logg ift det som gjennomføres og møtereferat fra eventuelle møter skal utarbeides. Dette arkiveres på kandidatens mappe i ephorte. Selve rapporteringen skal være så enkel og ubyråkratisk som mulig. Elektronisk rapportering Alle får tilsendt en lenke til «spørreskjema» på e-post hvor de kan logge seg på og gjennomføre rapporteringen. Alle får tilbakemelding på at skjemaet er innsendt og kort beskrivelse av eventuell videre oppfølging. 2