Representerer Navn Forfallsliste

Transkript

1 1 av 5 Fakultet for naturvitenskap og teknologi Ledergruppen ved fakultet for naturvitenskap og teknologi Referat fra møte i ledergruppen tirsdag , kl Sted: møterom E1-118 i fakultetsadministrasjonens lokaler Deltakere med vararepresentanter og forfallsliste: Representerer Navn Forfallsliste Fakultetet X Dekanus Anne Borg Fakultetet X Prodekanus forskning Tor Grande Fakultetet X Prodekanus utdanning Øyvind W. Gregersen Institutt for kjemi (IKJ) Instituttleder Marie-Laure Olivier X Vara: Kontorsjef Gunhild Meistad Institutt for biologi (IBI) X Instituttleder Else Berit Skagen Instituttleder Marie-Laure Olivier Institutt for fysikk (IFY) Institutt for kjemisk prosessteknologi (IKP) Institutt for materialteknologi (IMT) Institutt for bioteknologi (IBT) Studentene på Realfag Studentene på Sivilingeniør De midlertidige vitenskapelige ansatte X Instituttleder Mikael Lindgren Vara 1: Nestleder or undervisning Jon Andreas Støvneng Vara 2: Nestleder for forskning Erik Wahlström X Instituttleder Edd Anders Blekkan Vara 1: Nestleder Jens Petter Andreassen Vara 2: Nestleder Sigurd Skogestad X Instituttleder Jostein Mårdalen X Instituttleder Kjetil Rasmussen Vara 1: Nestleder Kjell Morten Vårum Vara 2: Professor Olav Vadstein X Jone Valen Trovåg Vara: Martin Eide Lien X Ingvild Marie Sørlie Vara: Yngve M. Hereide X Espen Tjønneland Wefring Vara: Nora Kleinknecht Andre deltakere på møtet Eksempelvis foredragsholdere eller saksbehandlere Seksjonssjef Lillian Hanssen Seksjonssjef Heidi Hugdal Sekretær/referent for ledergruppen: Ludwika Osiak

2 2 av 5 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Sentrale konklusjoner/oppfølgingspunkter fra møtet: NTL-sak 86/13 Omstillingsmidler Konklusjoner: En del av omstillingsmidlene 2013 fordeles til IKJ iht. signaler gitt våren Resten går til HMS-tiltak som kreves gjennomført som oppfølging av utført kartlegging. Diskusjonen om bruk av omstillingsmidler for 2014 tas opp når budsjettet for 2014 er vedtatt. NTL-sak 87/13 Overføring av driftsmidler (PhD, annum, lab) over årsskiftet Konklusjon: Det ble foretatt diskusjon/erfaringsutveksling om temaet. Saken tas opp igjen på et senere tidspunkt. NTL-sak 88/13 Policy om fri telefon/internett Konklusjoner: Retningslinjen følges opp fra VLR (variabel lønn og reiseregninger). Tildelingen er en lederoppgave. Det etableres ikke noen ytterligere retningslinjer på NT. Stor portefølje av eksterne prosjekter og stor undervisningsbelastning kan gi grunnlag for godkjenning men skal avklares i hvert enkelt tilfelle etter søknad. NT ønsker å være restriktive med å godkjenne søknad om fritt bredbånd. NT må se på mulighetene med å gå fra fasttelefon på kontor til bruk av mobiltelefoner (inkl. en datafunksjon) - dette ift. tilgjengelighet. NTL-sak 89/13 Verktøy for utdanningskvalitet tilgjengelighet Konklusjon: Dokumentlageret for kvalitetssikringsprosessene skal, som prøveordning, være tilgjengelig gjennom lesertilgang til NT-dokumentene for NTNUs ansatte og studenter. Dette evalueres når vi får erfaring med bruken av systemet. O-saker: Dialogmøte med Rektor Kandidater til arbeidsmiljøprisen frist til NT Centre for Advanced Study (CAS) søknadsfrist

3 3 av 5 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Godkjenning av referatet: Referat ble godkjent. SAKSKART NTL-sak 86/13 Omstillingsmidler Orientering ved dekanus Anne Borg Saksvedlegg o Det er satt 3 MNOK til omstillingsmidler i NTs budsjett for Dette har imidlertid ikke kommet noen offisiell utlysning med søknadsfrist tidligere. Dekanatet ønsker en diskusjon om bruken av disse midlene i o To søknader har blitt mottatt ved NT en fra IBI og an fra IKJ; den første gjelder utgifter knyttet til bl.a. HMS-tiltak, den andre til laboratorieundervisning. o Kontorsjef Gunhild Meistad orienterte om bakgrunnen for søknaden fra IKJ. Tildeling av omstillingsmidler til IKJ ble grundig diskutert i ledermøtet. IKJ må videreføre tiltakene/jobbe videre med effektivisering undervisning på IKJ. o Dekanus Anne Borg fremmer et forslag til å bruke en del av midlene til HMS, bl.a. utbedring/utskifting av avtrekkskap. o Det bør gjennomføres sårbarhetsanalyser på alle instituttene for å kartlegge behov for bruk av omstillingsmidler i framtiden. o Ledergruppen bør foreta en mer langsiktig/strategisk vurdering om bruk av omstillingsmidler i 2014 tidlig i året. Konklusjoner: En del av omstillingsmidlene 2013 fordeles til IKJ iht. signaler gitt våren Resten går til HMS-tiltak som kreves gjennomført som oppfølging av utført kartlegging. Diskusjonen om bruk av omstillingsmidler for 2014 tas opp når budsjettet for 2014 er vedtatt. NTL-sak 87/13 Overføring av driftsmidler (PhD, annum, lab) over årsskiftet Orientering ved instituttleder Mikael Lindgren Ingen saksvedlegg Viktige momenter: Instituttleder Mikael Lindgren orienterte om situasjonen på IFY knyttet til frosne kontoer. Instituttet ønsker mer forutsigbarhet/langsiktighet i framtiden. Det er viktig å sørge for at midler akkumulerer seg på en konto og at virksomhetskritiske aktiviteter opprettholdes gjennom midler i systemet. Det kan være tilrådelig å disponere med gruppekonti (som på IKP) fremfor personkonti. Det er også viktig at vitenskapelig ansatte har en viss grad handlingsfrihet, samtidig som man bygger opp en buffer for uforutsigbare kostnader. Det er lov å gå i minus, men instituttene må passe på at det opprettholdes en økonomisk balanse totalt sett i så henseende. Summen man sitter med bør være håndterlig. NT bør forsøke å ha en ensartet policy på alle instituttene.

4 4 av 5 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Konklusjon: Det ble foretatt diskusjon/erfaringsutveksling om temaet. Saken tas opp igjen på et senere tidspunkt. NTL-sak 88/13 Policy om fri telefon/internett Orientering ved seksjonssjef Heidi Hugdal/instituttleder Mikael Lindgren Ingen saksvedlegg Presentasjon i møtet presentasjonen vedlagt referatet Viktige momenter: Jf. presentasjonen for lenken til retningslinjer for dekning av mobil- og bredbåndstjenester som gjelder hele NTNU. Konklusjoner: Retningslinjen følges opp fra VLR (variabel lønn og reiseregninger). Tildelingen er en lederoppgave. Det etableres ikke noen ytterligere retningslinjer på NT. Stor portefølje av eksterne prosjekter og stor undervisningsbelastning kan gi grunnlag for godkjenning men skal avklares i hvert enkelt tilfelle etter søknad. NT ønsker å være restriktive med å godkjenne søknad om fritt bredbånd. NT må se på mulighetene med å gå fra fasttelefon på kontor til bruk av mobiltelefoner (inkl. en datafunksjon) - dette ift. tilgjengelighet NTL-sak 89/13 Verktøy for utdanningskvalitet tilgjengelighet Orientering ved seksjonssjef Lillian Hanssen Ingen saksvedlegg Presentasjon i møtet presentasjonen vedlagt referatet Fokus skal være på kvalitetsarbeidet. Dokumentlageret og dokumentflyten skal understøtte kvalitetssikringsarbeidet på en god måte. Tilstrebe en god kultur med å gi konstruktiv kritikk av undervisningen i referansegruppen. Åpenhetsprisnippet bør gjelde. Unnta referansegrupperapportene offentlighet hvis det er personkarakteristikker med mer som er uheldige i rapporten. Konklusjon: Dokumentlageret for kvalitetssikringsprosessene skal, som prøveordning, være tilgjengelig gjennom lesertilgang til NT-dokumentene for NTNUs ansatte og studenter. Dette evalueres når vi får erfaring med bruken av systemet. Opplæring oppfølging av ph.d. Opplæringen ble gjennomført i slutten av møtet. Kun instituttledere og dekanatet deltok.

5 5 av 5 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet O-saker: Dialogmøte med Rektor o Instituttlederne skal være med. o Agenda er ennå ikke på plass mulige temaer: EU, studiepoeng- og publiseringspoengproduksjon, budsjett. Kandidater til arbeidsmiljøprisen o Kandidatforslag sendes til NT innen Den sentrale fristen er satt til Centre for Advanced Study (CAS) o Vitenskapelig ansatte inviteres å komme med forslag til gruppeledere og forskningsprosjekter ved CAS for det akademiske året 2016/2017. Søknadsfristen er satt til Eventuelt Ang. eventuelt-sak: oppfølging av beredskapsøvelse fra møtet : Fristen for tilbakemelding til NT om rutiner knyttet til ph.d./masterstudenter på konferanser/feltarbeid er satt til

6 1 Policy om fri telefon/internett Retningslinjer for NTNU ang abonnement ligger på følgende wikiside; +og+bredb%c3%a5ndstjenester I retningslinjen står det: Sjekk først med din leder om du kan få dekket mobil. Hensikten med at NTNU skal dekke slike verktøy som mobiltelefon er at du skal ha bruk for dem for å få utført jobben din på en god måte. Dette er ikke ment som ekstra lønn eller sosialt gode.

7 2 Praksis ved NT i dag er (oppsummert fra HR-konsulentene) De fleste ledere har mobil dekt av instituttet Mange tekniske ansatte har gått over til kun bruk av mobil. Dette pga at de er på ulike laber og ikke på kontor. Mange vitenskapelige har mobiler og bredbånd. Da belastes det av prosjekt eller insentivmidler. Det er nærmeste leder som vurderer hvem som får.

8 3 Grunnlag for vurdering Usikker på om retningslinjene følges opp Mobil utbredt, bredbånd lite utbredt. Bør det være ulike vurderingskriterier? Leder som vurderer og godkjenner etter søknad? Må være behovsprøvd og grunnlaget for godkjennelse må være behov ift utførelsen av jobben. Etter søknad? Mange ledere og vitenskapelige ansatte jobber hjemmefra på ukurante tidspunkt (mail, brev, publikasjoner, høringer ol). Hva skjer hvis de mister disse rettighetene? Driftsbudsjettene er ikke dimensjonert for å dekke dette. Hvordan skal dette dekkes?

9 4 Veien videre justert etter diskusjon i ledermøte Retningslinjen følges opp fra VLR Tildelingen er en lederoppgave og det etableres ikke noen ytterligere retningslinjer på NT Stor portefølje av eksterne prosjekter og stor undervisningsbelastning kan gi grunnlag for godkjenning men skal avklares i hvert enkelt tilfelle etter søknad NT ønsker å være restriktive med å godkjenne søknad om bredbånd NT må se på mulighetene med å gå fra fasttelefon på kontor til bruk av mobiltelefoner (inkl en datafunksjon) - dette ift tilgjengelighet

10 Fakultet for naturvitenskap og teknologi «Naturvitenskap og teknologi for en bedre verden» Utdanningskvalitet Dokumentlagring Dokumentflyt Tilgjengelighet

11 Krav i NTNUs kvalitetssikringssystem Emnerapportering med handlingsplan og vedlagt referansegrupperapporter Programrapportering med handlingsplan Fakultetsrapportering med handlingsplan Oppfølging av handlingsplaner og andre saker som avdekkes gjennom rapportene

12 Status dokumenthåndtering ved NTNU per i dag: Ingen felles NTNU løsning for dokumenthåndtering Vi må ha kontroll på dette før NOKUT kommer og innen 15. november IVT har utviklet et system, men er ikke helt havn enda

13 Emne TXX0000 Eksamen Sensur RG Møte RG Rapport 1 Student evaluering (It s learning) (anbefaling) RG Møte RG Rapport 2 Emnerapport Oppfølging Instituttleder Andre FAK DB IVTs erom Dekanus INST SP SP-leder Ped-koord SPU Studieprogramråd Oppsummering (analyse) Effekt av tiltak Forslag tiltak Studieprogram rapport (kvalitetsmelding) Møte SP / IL Oppfølgingstiltak Tiltaksliste Prioritering Oppfølging Oppfølging

14 Så hvordan gjør vi dette uten at det blir en kjempejobb for alle? Stort volum av dokumenter som skal opplastes, lagres og være søkbare Kvalitetssikring av at dokumentene ikke inneholder personangrep og lignende. (Kun konstruktiv kritikk) Mange involverte hvem skal ha lesetilgang, alle eller noen utvalgte? Vedlikehold av tilganger (avhenger av hvor åpent vi ønsker at dette skal være) Vedlikehold av flere systemer (både dokumentlager og it s learning?)

15 En foreløpig løsning ved NT inntil felles NTNU-løsning er på plass Filstruktur på K-området hvor vi kan regulere tilganger gjennom gruppetilhørighet med mer: K:\felles\Utdanningskvalitet - Dokumentlager Overordna mappestruktur så langt: Emnerapporter Programrapporter (Kvalitetsmelding) Kvalitetsmelding fra instituttene Kvalitetsmelding fra fakultetet Faktaark Forvei-rapporter Studieprogramevalueringer Et viktig premiss for det videre arbeidet er hvor åpent dette dokumentlageret skal være.

16 Diskusjon: Hvem skal ha skrive og/eller lesetilgang - alle eller noen utvalgte? Dekanat Instituttledelse (instituttleder, nesteledere, kontorsjef, faggruppeleder) Instituttenes undervisningsutvalg og/eller faglærergrupper/seksjoner? Programleder Programrådet (Arbeidsutvalget, eksterne)? Studenttillitsrepresentanter (FTR, ITR, SPR) Referansegrupper? (eller i it s learning?) Studieadministrasjonen ved fakultetet og institutt De som skal få oppgaven med å laste inn rapportene.