Vara 1: Instituttnestleder Øyvind Mikkelsen Vara 2:Kontorsjef Gunhild Meistad. Vara 1: Kontorsjef Hans Jakob Jakobsen Vara 2: Professor Claus Bech

Transkript

1 1 av 5 Fakultet for naturvitenskap og teknologi Ledergruppen ved fakultet for naturvitenskap og teknologi Referat fra møte i ledergruppen torsdag , kl Sted: møterom E1-118 i fakultetsadministrasjonens lokaler Deltakere (12) med vararepresentanter og forfallsliste: Representerer Navn Forfallsliste Institutt for kjemi (IKJ) Institutt for biologi (IBI) Institutt for fysikk (IFY) Institutt for kjemisk prosessteknologi (IKP) Institutt for materialteknologi (IMT) Institutt for bioteknologi (IBT) Studentene på Realfag Studentene på Sivilingeniør De midlertidige vitenskapelige ansatte X Dekanus Bjørn Hafskjold X Prodekanus forskning Åse Krøkje X Prodekanus utdanning Anne Borg X Instituttleder Marie-Laure Olivier Vara 1: Instituttnestleder Øyvind Mikkelsen Vara 2:Kontorsjef Gunhild Meistad X Instituttleder Bjørn Munro Jenssen Vara 1: Kontorsjef Hans Jakob Jakobsen Vara 2: Professor Claus Bech X Instituttleder Asle Sudbø Vara 1: Instituttnestleder Jon Andreas Støvneng Vara 2: Kontorsjef Aud Lise Kulseth X Instituttleder Øyvind W. Gregersen Vara 1: Instituttnestleder Jens Petter Andreassen/Instituttnestleder Sigurd Skogestad Vara 2: Kontorsjef Tom Helmersen Instituttleder Arne Petter Ratvik Vara 1: Instituttnestleder Gabriella Tranell Vara 2: Kontorsjef Trond Einar Hagen X Instituttleder: Kjetil Rasmussen Vara 1: Instituttnestleder Kjell Morten Vårum Vara 2: Professor Olav Vadstein Jone Valen Trovåg X Vara: Martin Eide Lien Axel Lødemel Holene x Vara: Venke Bonander X Marit Takla Vara: Henrik Enoksen Axel Lødemel Holene Instituttleder Arne Petter Ratvik Vara 1: Instituttnestleder Gabriella Tranell Vara 2: Kontorsjef Trond Einar Hagen Jone Valen Trovåg Andre deltakere på møtet Eksempelvis foredragsholdere eller saksbehandlere Kirsti Godal Undebakke Heidi Hugdal Hilde Elise Strand Konradsen Oddny Sagmo LOSAM Sekretær/referent for ledergruppen: Martin Fjeldvær

2 2 av 5 FASTE POSTER Godkjenning av referat Referat fra møtet ble godkjent. Oppfølging av tidligere saker Bemanningsplanene for professor II gjennomføres som planlagt. Nyheter fra dekanatet, instituttene, NT-administrasjonen Technoport Applied Technology Award 2013 (tidligere NTNUs og SINTEFs Technologipris) skal deles ut under Technoport Awards den 17. april Frist for å foreslå kandidater er 7. februar. Se melding på innsida. Kjemiblokk III blir renovert. Byggearbeidene har oppstart i år og varer ut IBT trenger da midlertidig lokaler i byggeperioden. Instituttene må se hva de kan bidra med i samarbeid med IBT. Påtroppende rektor ønsker å komme hit 2 dager i mars måned. Vi lager ett opplegg for dette. Kanskje vi tilrettelegger et ledermøte med noen presentasjoner og diskusjoner. Det er viktig at han tas med ut i labene og primærvirksomheten slik han blir godt kjent med vår aktivitet. Dialog med Per Kjøl om tilsettingsprosess for instituttlederne. 2. april vet vi hvem dekanus er, og inst.leder kan først utlyses når ny dekanus er involvert. SAKSKART NTL-sak 01/13 Forlengelse prof II IMT Orientering ved Dekanus Saksvedlegg Konklusjon: Forlengelsen settes i verk Orienteringssaker: Arbeidsmiljøundersøkelsen o Foil o Orientering ved HMS avdelingen Kvinner er flinkere til å svare enn menn Ca 400 personer startet besvarelsen men fullførte den ikke kanskje fordi de ble avbrutt eller fordi spørsmålene var vage og uklare. NT sin svarprosent går ned hvorfor? Mange mener spørsmålene var uklare IKP: Den personlige mailen med personlig lenke har kanskje ført til lavere deltakelse fordi lederne ikke kan sende ut direkte oppfordringer med lenker.

3 3 av 5 Mange opplevde at de MÅTTE svare på spørsmålene, selv om de ikke trengte det. Det bør gå klart frem på alle spørsmål der det er et valg som heter «uaktuelt» Vitenskapsmuseet og SVT er gode eksempler hvor de har fått til økt svarprosent. Årsaker kan være: Grundig oppfølging forrige gang gir opplevd relevans Undersøkelsen ble knyttet til strategiarbeidet Momenter fra undersøkelsen ble tatt opp i medarbeidersamtale God kommunikasjon og synlighet f.eks. kakekonkurranse. o Dekanus: Mange av spørsmålene og resultatene kan tolkes både positivt og negativt. Vi må styre diskusjonene ved enhetene slik at vi ikke henger oss opp i spørsmålene, men får en konstruktiv debatt rundt temaene. o Arbeid fremover vil bestå av å tolke resultater, prioritere områder og utvikle tiltak. Møter med instituttene vil være sentrale prosesser i arbeidet med dette. o Møtene ved instituttene bør være obligatoriske. Max 3 timer er satt av. Det er instituttlederen som er møte- og prosessleder. o Dekanus: Vi må også vurdere om det kan være andre faktorer ved arbeidsmiljøet som ikke blir belyst i undersøkelsen. o Dekanus: LOSAM vil behandle undersøkelsen som tema i løpet av våren. o Heidi Hugdal: Når vi har hatt prosesser ved instituttene vil vi ta opp dette grundig i ledermøte på nytt. Bemanningsplan prosessplan o Orientering ved Heidi Hugdal o Ref saksvedlegg sendt instituttene i ephorte. o Understreker at dette er to prosesser med to ulike frister: midlertidige stillinger og bemanningsplan. Men de to prosessene henger sammen og bør vurderes helhetlig. o I bemanningsplanarbeidet skal instituttene hovedsakelig vurdere retningsgivende plan slik den er etter justering ifm endret økonomisk handlingsrom. Men det åpnes også for nye vurderinger der det er aktuelt. Hvis en tidligere prioritering endres eller nye kommer til må dette begrunnes grundig. o Det er viktig at arbeidet med midlertidighet prioriteres høyt. Hvem kan gjøres faste umiddelbart? Hvem kan legges inn i bemanningsplan? Er det innenfor strategien? Hva er grunnene for vikariatene vi har? Vurder om vi bør lyse ut alle stillinger eksternt uavhengig av finansiering. Vurder om karriereplanlegging bør prioriteres der dette ikke finnes allerede. Vurder om vi kan vi sette av midler til en overlapp-periode for midlertidige mellom prosjektmidler. Prof II trenger ikke vurderes på nytt i denne sammenheng. Dekanus: Vi må jobbe langsiktig med dette temaet starte jobben med de klareste eksemplene først. Vi skal ikke nødvendigvis fjerne all midlertidighet

4 4 av 5 med en gang, og midlertidige ansatte ved BOA prosjekter må vurderes fleksibelt. Men vi må jobbe strategisk med å gjøre så mye som mulig av vår aktivitet fast. Signalet til de som søker prosjekter er at vi skal prøve å bruke faste ansatte så sant det er mulig. Normalordningen skal være fast tilsetting. Selv i prosjekter bør man gjøre en strategisk vurdering om dette er fagområder vi skal satse videre på. Det bør påpekes at selv om vi tilsetter faste forskere på prosjekter er det ikke noe problem å si opp stillingene når prosjektene slutter men de får lengre oppsigelsestid (6 måneder). IFY: Vi bør prioritere å rydde opp i hvilke oppgaver midlertidige faktisk brukes til dette bør vi ha full oversikt over. Det samme gjelder teknisk gruppe. Dekanus: Veiledning av masterstudenter er en fast undervisningsoppgave og bør ikke blandes med en midlertidig ansatt forsker. Der hvor det er behov for undervisningsoppgaver må vi vurdere å bruke post.doc i stedet. Ved å legge undervisnings og veiledningsoppgaver til post.doc stillingene vil dette føre til at de i større grad blir rekrutteringsstillinger hvor de meritterer seg for senere fast ansettelse i førstestillinger. Heidi Hugdal: Vi starter arbeidet nå, men vil fortsette arbeidet i ledergruppen fremover. IBI: Kan man f.eks. ha en prosjektansatt på en SFF som også gjør undervisningsoppgaver ved instituttet. Dekanus: Da kan man f.eks bruke prof/førsteamanuensis II ordningen. F.eks. 80% prosjekt og 20% prof II ved instituttet. Tilsetting av dekaner deltakelse i innstillingskomite o Ingen saksvedlegg o Orientering ved Dekanus o Konklusjon: Kjetil Rasmussen meldes inn som representant for NT. Forslag til nye overgripende tematiske institusjonelle satsingsområder (OTIS) o Orientering ved Dekanus o Saksvedlegg o Instituttene bør se på utkastene og spille inn kommentarer fra oss til våre kontakter i prosjektgruppene: Energi: Hilde Venvik Havromsvitenskap: Yngvar Olsen Helse, velferd og teknologi: Catharina Davies, Berit Johansen, Åse Krøkje Bærekraftig samfunnsutvikling: Bjørn Hafskjold (med hjelp av Åse) Frist for kommentarer 24.januar Medvirkning ved instituttene utkast til høringssvar til rektor o Orientering ved arbeidsgruppen o Saksvedlegg

5 5 av 5 o Høringsutkastet ble revidert etter innspill fra ledermøte.(red.anm: lagt ut på innsida ) EVENTUELT SO stillinger status o Notat går ut til instituttene med stillinger som ikke er tilsatt. o To nye stillinger allokeres til nye klyngedannelser på tvers. De legges til IKJ og IBI. o Vi må se nærmere på vår policy knyttet til bruken av post.doc hvor vi i større grad ser om vi kan bruke retningslinjene fra KD. Post.doc stillingene bør ha undervisningsoppgaver og pedagogisk opplæring slik at de stiller bedre når de er ferdige. o NT ønsker en stor og synlig felles utlysning av de frie ph.d stillingene. Tilsetting før påske er målet. Der samme person søker på flere stillinger kjøres dett ett samlet intervju. For å begrense antall søkere krever vi at de skal ha en dialog med en fast vitenskapelig ved NT om prosjektskisse. IBT: Personlig motivasjon er viktig å avdekke IKP: Det må kreves svært gode engelskkunnskaper Dekanus: Vi kan legge inn en setning om at «søkere som behersker et nordisk språk vil bli foretrukket» o Åse Krøkje: NT oppfordrer alle til å utlyse de eksternfinansierte PhD stillingene for å få best mulig konkurranse. Møteinnkallinger og mye informasjon går kun til instituttleder. Kontorsjefer får i flere tilfeller ikke kopi f.eks. budsjettmøtene. Instituttledere ønsker at kontorsjefer pr. default settes på kopi med mindre det er spesielle årsaker til dette.