Allmøte for administrative ansatte

Transkript

1 Allmøte for administrative ansatte

2 Tema Vedtak i NTNU styret om administrativ struktur Forhandlingsprotokoll med LOSAM NT/FT Bemanningsplanarbeidet 2

3 Ledelse i reorganiseringsfasen 3

4 S-sak 48/16 Administrativ organisering av NTNU Avdelingsstruktur Vedtak: 1. Ansvaret for de enkelte avdelingene i den sentrale fellesadministrasjonen plasseres i rektoratet i henhold til styrets vedtak i S-sak 5/ Den sentrale fellesadministrasjonen deles inn i følgende enheter og avdelinger neste foil Rektor fastsetter endelig navn på avdelingene etter drøftinger med arbeidstakerorganisasjonene. 3. Rektors funksjonsansvar gjelder alle nivå i virksomheten. Som premiss for den administrative organiseringen skal fakultetene ha funksjonsansvarlige innenfor områdene utdanning, forskning og innovasjon, HR, økonomi, kommunikasjon. 4. Den administrative organiseringen ved NTNU i Gjøvik og NTNU i Ålesund skal følge disse prinsippene: a. De administrative ressursene knyttes i hovedsak til instituttene, jf sak 31/16 b. Felles stedlige administrative tjenester organiseres som del av NTNUs sentrale fellesadministrasjon. 4

5 Styresaken avdelingsstruktur 5

6 Hva betyr dette for NV Dokumentforvaltningen sentraliseres (1 årsverk) Variabel lønn og reiseregninger sentraliseres (2,4 årsverk) HR - permisjoner og ferie avklares mandag IKT forskjøvet prosess. Bemanningsplanarbeidet starter fra Virkning fra

7 Administrativ organisering av NTNU prosesser og funksjons- og oppgavefordeling Vedtak: 1. Styret tar til etterretning redegjørelsen om administrative prosesser, og at dette legges til grunn for det videre forbedrings- og effektiviseringsarbeidet. Det settes i gang et arbeid med å forenkle, standardisere og digitalisere gjennomgående prosesser i løpet av 2017 med sikte på å oppfylle styrets effektiviseringskrav stilt i S-sak 4/16 2. Styret tar til etterretning forslag om generell funksjonsfordeling mellom administrativt nivå 1 og Rektor gis fullmakt til å foreta prioritering av prosesser, den detaljerte funksjonsfordelingen innad i den sentrale fellesadministrasjonen og mellom nivå 1 og nivå 2. 7

8 Styresaken prosess og ansvar Forenkling, standardisering og digitalisering av gjennomgående prosesser: Rektor vil lage et veikart som viser når de ulike prosessene med digitalisering skal være på plass og slutter seg til Børresenutvalgets forslag til prioriteringskriterier: Prosessen støtter kjernevirksomheten og de viktigste brukerne Prosessen må være gjennomgående, dvs. gå over flere nivåer i organisasjonen Den egner seg for standardisering og digitalisering Den gjelder mange personer Den har et betydelig gevinstpotensial Rektor mener at den administrative funksjons- og oppgavefordelingen mellom nivå 1 og nivå 2 skal være lik for hele institusjonen. Det betyr at fakultetene i utgangspunktet har de samme oppgaver, fullmakter og tilgang på de samme tjenestene fra den sentrale fellesadministrasjonen med mindre spesielle forhold tilsier andre løsninger. 8

9 Fellesadministrasjonen på nivå 1 skal å bidra i utarbeidelsen og gjennomføringen av institusjonelle strategier og policyer. Den har ansvar for den samlede virksomheten både faglig og administrativt. Nivå 2 (fakultetene) skal utarbeide helhetlige strategier for sine fagområder og skal kvalitetssikre virksomhet ved sine faglige enheter. Det er ansvarlig for sin studieportefølje, og er gradsgivende myndighet. Fakultetet mottar bevilgninger fra styret og fordeler til instituttene på grunnlag av eget budsjett. En viktig oppgave er å bidra til og å legge til rette for at fakultet skaffer til veie ekstra ressurser gjennom bidrags- og oppdragsfinansiert virksomhet (BOA). Fakultetet er tilsettingsmyndighet for vitenskapelig og administrativt personale. Rektor støtter forslaget om å opprette felles tjenestesenter på flere områder. Det foreligger allerede ferdig utredede planer om å innføre felles tjenestesenter for IKT, for økonomitjenester og for å håndtere variabellønn, reiseregninger og fastlønn, samt felles sentral enhet (avdeling) for dokumentasjonsforvaltning. 9

10 Gjennomgående prosesser som bør forenkles, standardiseres og digitaliseres: Eksamen inkl. vurdering, begrunnelse og klage Studieplanlegging Studiekvalitet Prosjektgjennomføring Rekruttering og mottak av ansatte Prosesser vedr. variabel lønn og reiseregninger Plan-, Budsjett- og Oppfølgings-prosessen (PBO) Bestilling til betaling Med få unntak støtter høringsinstansene utvalgets forslag. I høringsuttalelsene er dessuten flere prosesser trukket fram: Inn- og utreise for vitenskapelig tilsatte Mottak av utenlandske vitenskapelig tilsatte Ph.d.-prosessen forskerutdanningsløpet (fra søknad til tildelt grad med promosjon) Opptaksprosessen for mastergrader og EVU (etter- og videreutdanning) Prosess i tilknytning til utreisende studenter Prosess i tilknytning til innreisende studenter Eksamensoppgaver fra utarbeidelse fram til at gamle oppgaver ligger tilgjengelig på nettet Planlegging og gjennomføring av praksisopplæring 10

11 Styresaken effektivisering Stortinget har vedtatt et effektiviseringskrav som vil resultere i et akkumulert bevilgningskutt 160 mill. kr. i Styret vedtok i S-sak 4/16 at de organisatoriske endringene skal føre til en innsparing i administrativ kapasitet på 5 % på kort sikt og ytterligere 5 % i løpet av 3 år gjennom effektivisering av administrative prosesser og rutiner. Dette er beregnet til 110 mill. kr. Rektor la frem en endring til 7% på kort sikt og 3% i løpet av 3 år på bakgrunn av; Dupliseringseffekt Stordriftsfordeler Endring av gjennomgående administrative standard og kvalitet Styrevedtaket lyder: Styret viser til vedtak i S-sak 4/16. Styret vedtar en planleggingsramme for administrative effektiviseringstiltak for 2017 på minimum 5%, og 10 % med samlet effekt for perioden Det legges fram for styret til møtet en redegjørelse for mulige resultat av effektiviseringskravet. Styret fastsetter da endelig fordeling av effektiviseringen mellom fakulteter og den sentrale fellesadministrasjonen I bestillingsnotat opprettholder Rektor 7% på kort sikt og 3 % frem til

12 Administrativ struktur for Fakultet for Naturvitenskap - er forhandlet med LOSAM 12

13 Dekan Adm. koordinator Forskning og innovasjon Seksjonsleder Studier Seksjonsleder HR/HMS Seksjonsleder Økonomi Seksjonsleder Adm. enhet fakultet Adm. enhet fakultet Adm. enhet fakultet Adm. enhet fakultet * IBI Instituttleder IBM Instituttleder IFY Instituttleder IKJ Instituttleder IKP Instituttleder IMT Instituttleder Bioingeniørfag Instituttleder Biologiske fag Instituttleder Adm. leder Adm. leder Adm. leder Adm. leder Adm. leder Adm. leder Adm. leder Adm. leder Instituttadm. Instituttadm. Instituttadm. Instituttadm. Instituttadm. Instituttadm. Instituttadm. Instituttadm. Instituttnavn IBI Institutt for biologi IBM Institutt for bioteknologi og matvitenskap IFY Institutt for fysikk IKJ Institutt for kjemi IKP Institutt for kjemisk prosessteknologi IMT Institutt for materialteknologi Bioingeniørfag Institutt for bioingeniørfag Biologiske fag- Institutt for biologiske fag, * ikke omfattet av forhandlingene 13

14 Forhandlingsprotokoll Skal være administrative funksjoner på både institutt og fakultet Så langt det er hensiktsmessig med hensyn til størrelse og omgang Studie, økonomi og HR Hovedoppgaver på institutt; generell administrative funksjoner, samt spesialistfunksjoner for hele fakultetet ut fra hensiktsmessighet og fra oppgave til oppgave Hovedoppgavene på fakultetsnivå; fellesfunksjoner, spesialistoppgaver for hele fakultetet, forvaltningsoppgaver, fagansvar samt generalistoppgaver for fakultetskontoret 14

15 Hva er hovedprinsippene ved NT Matriseorganisering der ressurser er organisert både på institutt- og fakultetsnivå. Fordeling av funksjoner mellom fakultets- og instituttnivå skal vurderes basert på omfang For funksjoner med svært ulikt omfang mellom enhetene vil organisatorisk tilknytning gjøres ut fra en totalvurdering Alle enheter skal bidra til gjennomføring av oppgaver på tvers av enhetene Virksomhetskritiske funksjoner skal prioriteres. Oppgavegjennomføring skal baseres tillit og støtte framfor kontroll. Standardisering skal sikre robusthet og effektivitet i administrative funksjoner. Servicenivået skal oppfattes å være på samme nivå uavhengig av enhet. God kompetanse innen funksjonsområder skal prioriteres framfor at en stillingsinnehaver skal dekke mange funksjoner. Tydelige og forutsigbare ledelseslinjer skal etableres. 15

16 Videre arbeidet med bemanningsplaner Dekan fra «gamle» NTNU har ansvar for utarbeidelse av bemanningsplanene. Planene skal være ferdig innen De skal drøftes med LOSAM før innsendelse Bemanningsplanene skal inneholde: Liste over funksjoner og oppgaver som dekkes innenfor det tildelte lønnsbudsjettet Funksjoner og oppgaver som må ivaretas Eventuelle justeringer i administrativ kvalitet, standard eller servicenivå Eventuelle oppgaver og funksjoner som er prioritert ned eller opp Eventuelle behov for ny kompetanse 16

17 Bemanningsplanarbeidet på NV Vedlegg 3: Effektiviseringskrav fakulteter Fakultet Adm. årsverk Effektivisering Fakultet for arkitektur og design ,0 % Det humanistiske fakultet ,0 % Fakultet for informasjonsteknologi og elektroteknikk ,5 % Fakultet for ingeniørvitenskap ,9 % Fakultet for medisin og helsevitenskap ,5 % Fakultet for naturvitenskap * -3,6 % Fakultet for samfunns- og utdanningsvitenskap ,1 % Fakultet for økonomi ,1 % Vitenskapsmuseet ,0 % Sum ,8 % Effektivisering i % av adm. lønnskost - Innsparingskravet er i kroner. Prosenttallet for det enkelte fakultet er ikke den viktige størrelsen, den illustrerer forskjellen mellom effektiviseringskravene for fakultetene men er ikke ment å angi selve effektiviseringskravet. Effektiviseringskravet skal møtes fra fakultetets side gjennom reduksjon av administrative lønnsutgifter uavhengig av stillingskoder (adm. eller teknisk). - Ved dagens NT er det noen tekniske stillinger som utfører administrative oppgaver *Beløp justert nå nærmere 2 mill 17

18 Prosess på NV Dekan utarbeider dimensjoneringsparameter inkl måltall Dekan utarbeider utkast til bemanningsplaner for hvert institutt og fakultetsadministrasjon Bemanningsplanene skal utarbeides ut fra forhandlingsprotokoll fra LOSAM, arbeidsnotatet som er diskutert i ledergruppa og dimensjoneringstall Bemanningsplanene skal angi funksjoner og oppgaver som skal utføres ved NV og skal være innenfor tildelt budsjett Utkastene diskuteres med instituttlederne både i forkant, underveis og i etterkant. Drøftes så med LOSAM før oversendelse sentralt 18

19 Prosess ved NV ledere Prosedyren for å få på plass instituttledere og andre ledere ved de nye fakultetene og instituttene blir sannsynligvis klarlagt i løpet av denne uka. Ledere skal være på plass innen innplasseringen skal skje Innplasseringen i de ulike funksjonene vil skje etter at bemanningsplanene er klarert sentralt ifra. Prosessen ang innplassering kommer vi tilbake til ved neste allmøte fredag 7 oktober 19

20 Spørsmål? 20

21 Takk for møtet! 21