NTNU NTS-sak 07/11 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet NOTAT. Til: Fakultetsstyret Fra: Dekanus Om: Instituttleder ved Inst.

Transkript

1 side 1 av 4 NTNU NTS-sak 07/11 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Til: Fakultetsstyret Fra: Dekanus Om: Instituttleder ved Inst. for kjemi NOTAT Tilråding: Inst. for kjemi står foran svært krevende utfordringer for å kunne fremstå som et institutt på nivå med NTNUs ambisjoner, og basert på NTNUs verdigrunnlag. Utfordringene krever en klar og samlet strategi, tydelig ledelse og en gjennomgående konstruktiv instituttkultur. Dekanus vurderer situasjonen slik at det vil være gunstig for instituttet å få en ledelse som rekrutteres ut fra evne til å møte disse utfordringene som instituttet er vel kjent med. Den rådgivende uravstemningen viser at instituttet har delte oppfatninger om hvilken løsning som vil være best egnet til å møte utfordringene. Dekanus mener at en tilsettingsprosess vil kunne evaluere kandidatenes evne til å møte utfordringene, og tilrår derfor: Fakultetstyret viser til resultatet fra instituttets uravstemning, vurderingene i saksframlegget og diskusjonen i møtet, og vedtar at Inst. for kjemi skal ha tilsatt instituttleder for resten av inneværende periode. Hendelsesforløp Den kunngjorde valgt instituttleder David Nicholson på allmøte på Inst. for kjemi (IKJ) at han ville trekke seg som instituttleder med virkning fra Det gjensto pr måneder av inneværende valgperiode. Dekanus hadde vært forberedt på denne situasjonen etter et møte med David den Straks etter allmøtet kontaktet Dekanus nestleder Trond Peder Flaten for å forberede ham på at han måtte fungere som leder. Trond Peder mente det var naturlig at han, som utpekt av David, også trakk seg som nestleder. Han sa seg villig til å fungere som leder inntil en ny leder kom på plass. Dekanus vurderte forskjellige alternativer og kom etter hvert til en avtale med tilsatt instituttleder på Inst. for materialteknologi (IMT), Arne Petter Ratvik, om at han kunne tre inn på IKJ etter å ha fordelt oppgavene på IMT noe. Arne Petter fant en løsning, og tiltrådte som konstituert instituttleder på IKJ med virkning fra Beslutningen ble formelt fattet av Fakultetsstyret i ekstraordinært møte den og gjennom et dekani vedtak nr 18/11

2 side 2 av 4 den (ephorte 10/19348). Dekani vedtak gjaldt konstituering for en periode på inntil 6 måneder. Arne Petter ble presentert for instituttet i allmøte den Fakultetsstyret ba i sitt vedtak om å få en sak om instituttlederfunksjonen på IKJ ut valgperioden til behandling så snart som mulig. Den saken som legges fram for styret nå, gjelder slik behandling. Det sentrale spørsmålet er om IKJ skal fortsette ordningen med valgt instituttleder på IKJ eller om det skal tilsettes en instituttleder. Fakultetsstyrets forrige behandling av spørsmålet om instituttledelse Ved forrige behandling fungerte fakultetsrådet som styre i den saken som gjaldt spørsmålet om instituttlederne på NT skulle velges eller tilsettes (NT-sak 01/09). Beslutningen ble da at tre institutter (IBI, IFY, IKP) fikk valgt leder og to (IBT og IMT) fikk tilsatt leder. IKJ hadde ikke tatt initiativ til uravstemning i spørsmålet om valgt eller tilsatt instituttleder, og fulgte dermed automatisk normalordningen med valgt instituttleder. Antall kandidater som ble nominert til valg eller søkte var slik: IBI:1; IBT: 2; IFY:5; IKJ:2; IKP: 2; IMT:2. Forut for fakultetsstyrets vedtak ble det holdt en rådgivende uravstemning på de fleste instituttene. Uravstemningen gjaldt to spørsmål: (1) skal instituttet har valgt eller tilsatt instituttleder og (2) skal instituttet har styre eller råd. Fakultetsstyret fulgte rådet fra instituttene i spørsmål 1, slik at to institutter fikk tilsatt leder og fire fikk valgt leder. I spørsmål 2 la styret vekt på å ha samme ordning for alle instituttene slik at alle fikk instituttstyre (ledet av instituttleder). Formelle forhold knyttet til beslutning om ny instituttleder Ved instituttleders avgang har det oppstått et behov for å ta opp spørsmålet om valgt eller tilsatt instituttleder på nytt. Siden IKJ ikke tok stilling til dette spørsmålet gjennom en uravstemning i 2009, har Dekanus gjennom allmøte på instituttet den 16. februar invitert instituttet til å vurdere uravstemning nå. Det ble tatt slikt initiativ av tre (av totalt 21) av instituttets tilsatte i fast vitenskapelig stilling. Dekanus støttet initiativet og uravstemning ble holdt Dekanus har bedt Rektor om en uttalelse ang. sakens reglementmessige forhold og viser til notat fra Rektor datert (vedlagt).

3 Resultat fra uravstemningen side 3 av 4 Som nevnt ble uravstemning holdt den over følgende alternativer: a. Valgt instituttleder b. Tilsatt instituttleder Resultatet, som ble godkjent av valgstyret ved NT den , viste følgende resultat: Tilknytningsform Avlagte stemmer For valgt For tilsatt SUM Stemmeberettigede Oppslutning % Vektede stemmer Vekt % For valgt For tilsatt Undervisning/forskning fast tilsatt ,4 % 50 31,58 18,42 Undervisning/forskning midlertidig tilsatt ,3 % Tekn/adm fast og midlertidig tilsatt ,6 % 20 6,15 13,85 Student ,5 % 20 11,56 8 Summer ,68 % 53,29 46,27 Status og utfordringer for IKJ Det ble stor oppmerksomhet på IKJ i forbindelse med Forskningsrådets evaluering av kjemiinstituttene i Norge, der instituttet fikk flere kritiske vurderinger. Kjemievalueringen påpekte bl.a. lite internt samarbeid. Evalueringen dokumenterte også at forskningsproduksjonen ved instituttet er relativt lav, i perioden var det 8 % av fast vitenskapelig personale som produserte mer enn 2 vitenskapelige artikler pr. år. 2 Evalueringen ble fulgt opp av Forskningsrådet med en fagplan og utlysning av institusjonsforankrede strategiske program (ISP). IKJ har, sammen med IMT og Institutt for kjemisk prosessteknologi (IKP), sendt Forskningsrådet en søknad på prosjektet From Molecules to Process Applications. A strategic project of the NT -Faculty at NTNU for three Chemistry Departments. En intern spørreundersøkelse og to interne prosjekter har også vurdert instituttets muligheter for å etterkomme fagevalueringens og fagplanens anbefalinger. IKJ har ikke pr. dato en samlet strategi, selv om de tre faggruppene hver for seg har strategier. IKJ er et institutt med relativt mye grunnforskning, som det i dagens forskningspolitiske klima er vanskelig å finansiere. Instituttet er derfor sårbart avhengig av rammebevilgningen. Instituttet har mange undervisningsoppgaver, og har flest emner tilbudt pr. årsverk i fast vitenskapelig stilling blant instituttene på NT. Dette oppleves som høy undervisningsbelastning. Studiepoengproduksjonen pr. årsverk i fast vitenskapelig stilling er på nivå med de andre instituttene ved NT som tilbyr grunnkurs. Imidlertid har instituttet nest lavest produksjon av studiepoeng, målt som produksjon pr. tilbudt studiepoeng. Instituttet må 1 1 blank stemme 2 Tilsvarende tall for Kjemisk institutt ved Universitetet i Oslo var 22 %.

4 side 4 av 4 derfor på nytt gjennomgå emneporteføljen for å tilpasse tilbud og produksjon av studiepoeng. Dette har stor betydning for instituttets økonomiske handlingsrom. Arbeidstilsynets rapport fra avdekket alvorlige HMS-forhold ved IKJ. For å imøtekomme påleggene fra Arbeidstilsynet er flere tiltak gjennomført allerede, men det er klart at krevende tiltak fortsatt er forestående. Det erkjennes derfor at IKJ står foran svært krevende utfordringer for å kunne fremstå som et institutt på nivå med NTNUs ambisjoner, og basert på NTNUs verdigrunnlag. Utfordringene krever en klar strategi, tydelig ledelse og en gjennomgående konstruktiv instituttkultur. Kandidater til ledervervet Etter at spørsmålet om valgt eller tilsatt instituttleder kom på dagsorden, annonserte en av professorene, som også leder en av de tre faggruppene på instituttet, at han ønsket å stille til valg dersom det ble en ordning med valgt leder. To av de tre faggruppene støttet kandidaturet. Samtidig annonserte en annen professor at han ønsket å søke stillingen dersom det ble en tilsatt leder. Han gjorde det samtidig klart at han ikke ønsket å stille til valg. Det kan derfor synes som om det finnes minst en kandidat, uavhengig om det blir valgt eller tilsatt instituttleder. Notatet fra Rektor gjør det klart at den ordningen Fakultetstyret skal ta stilling til gjelder for resten av inneværende valgperiode, altså til Dette er en ukurant periode, og det kan bli krevende å finne kandidater i tillegg til de som allerede har meldt sin interesse. Siden en av faggruppelederne har annonsert sitt kandidatur og fått støtte fra en vesentlig del av instituttet, kan det dessuten bli vanskelig å finne motkandidater, og det kan synes som om et valg allerede i realiteten er avgjort. Det er umulig å si om det vil være flere søkere til stillingen dersom den blir utlyst. Det vil være en krevende oppgave å møte de utfordringene instituttet står overfor. En internt rekruttert instituttleder vil ha en fordel ved å kjenne godt til forholdene, men en ulempe ved å være en del av den situasjonen og kulturen som krever endring. Dette vil gjelde uansett valgt eller tilsatt leder. Kandidatens ambisjon for endring vil trolig i større grad kunne evalueres gjennom en tilsettingsprosess enn gjennom valg. Uansett valg eller tilsetting nå, vil det ikke automatisk gi en føring for neste valgperiode.

5 1 av 3 Organisasjonsavdelingen Notat Til: NT-fakultetet ved dekanus Bjørn Hafskjold Kopi til: Fra: Rektor Signatur: Ny instituttleder ved Institutt for kjemi - Reglementsmessige forhold NT-fakultetet har bedt Rektor utrede det formelle handlingsrom når fakultetet skal finne ny instituttleder etter David Nicholson. Nicholson ble fritatt for vervet som valgt instituttleder før jul Handlingsrom omfatter både spørsmålet om valg eller tilsetting av instituttleder, og prosessen dersom en ønsker å gjennomføre en uravstemning i den forbindelse. Det formelle grunnlaget Tre reglementer eller retningslinjer har relevans når en skal erstatte en instituttleder som fratrer i perioden: Styringsreglementet, Retningslinjer for styring og ledelse ved instituttene Medvirkningsbaserte prosesser og Valgreglementet Normalordningen er valgt instituttleder. Valgreglementet fastslår at dersom instituttlederen fratrer mer enn 12 måneder før funksjonstiden er ute, skal det foretas suppleringsvalg for tiden som er igjen. I dette tilfellet har det ennå igjen ca 2,5 år av funksjonstiden Styringsreglementet åpner imidlertid også for tilsetting i åremål. Dersom en ordning med tilsatt instituttleder skal bli tatt opp som tema, må dekanus og minst 10 % i den fast vitenskapelige staben ved instituttet ha tatt et initiativ til en slik ordning. En eventuell overgang til tilsatt instituttleder krever uravstemning blant instituttets ansatte og studenter med vekting i henhold til valgreglementet. Uravstemningen er kun rådgivende og fakultetstyret avgjør spørsmålet. Vi vurderer rangordningen mellom disse reglementene slik at Styringsreglement med Retningslinjer for styring og ledelse ved instituttene er overordnet valgreglementet. Retningslinjene har ingen bestemmelser som begrenser muligheten for å endre ordningen i funksjonsperioden. Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Høgskoleringen 1 E-post: Hovedbygget Trondheim 7034 Trondheim Telefaks Tlf: + 47 All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

6 av 3 Konklusjoner: Det er mulig å gå over til tilsatt instituttleder også midt i en funksjonsperiode. Fakultetsstyret fatter sitt vedtak på fritt grunnlag der både råd fra instituttet ansatte og studenter og andre faktorer inngår i vurderingen Basert på bestemmelsene i valgreglementet er det naturlig at en eventuell åremålstilsetting av instituttleder bare gjelder for inneværende funksjonsperiode, dvs til 1. august Utover dette er det to formelle veier å gå: Normalveien: Å ta et initiativ fra dekanus side og ta opp spørsmålet med den fast vitenskapelige staben om er nødvendige støtte (10 %) for å få en uravstemning før behandlingen i fakultetsstyret. Styrebehandling: Rektor har fått fullmakt til å gi nærmere retningslinjer for prosessen for å velge ordninger som avviker fra normalordningen. Medvirkning er likevel en så klar premiss i styrevedtaket at han vanskelig kan gi adgang til å foreta tilsetting uten videre. Styret kan imidlertid fravike denne føringen fordi det f.eks. foreligger særlige omstendigheter. Uansett om instituttleder velges eller tilsettes har vedkommende de samme oppgavene i henhold til styringsreglementet: Instituttleder Instituttleder er instituttets daglige leder. Vedkommende skal påse at virksomheten drives innenfor rammer gitt i regelverk, overordnet nivås beslutninger og instituttstyrets vedtak. Instituttlederen har overordnet ansvar og myndighet for alle oppgaver som ikke eksplisitt er lagt til instituttstyret og har generell fullmakt til å avgjøre løpende saker. Instituttlederen rapporterer til sitt styre i saker som inngår styrets fullmakter og for øvrig til sin dekan. Instituttleder inngår i dekanens ledergruppe. Viktige oppgaver er å: a. lede og utvikle virksomheten ved instituttet med fokus på kjerneoppgavene b. forberede saker for instituttstyret, og iverksette instituttstyrets vedtak c. delta i instituttets strategiske arbeid og sørge for at instituttet har oppdaterte strategier og handlingsplaner og at disse følges opp d. skape en positiv organisasjonskultur og stimulere til et produktivt, trygt og godt arbeidsmiljø for ansatte og studenter e. påse at det utøves god faglig ledelse med vekt på kvalitet i studietilbud, undervisning og forskning f. sørge for velegnede teknisk-administrative tjenester og for effektiv drift av virksomheten g. representere og posisjonere instituttet og fremme internt og eksternt samarbeid h. legge forholdene til rette for studentenes lærings- og arbeidsmiljø ved instituttet i. representere arbeidsgiver og ivareta den avtalefestede samhandlingen med organisasjonene og de ansattes medbestemmelse j. sørge for at intern kontroll og økonomistyring fungerer i samsvar med fastsatte regler og rutiner

7 av 3 Dersom betingelsene for normalveien med uravstemning er oppfylt, kan følgende prosess følges: Uravstemning kan kunngjøres umiddelbart. Da skal tidspunkt for valgdagen og voteringstemaene gå fram av kunngjøringen. Det bør også fremgå at det dreier seg om en rådgivende uravstemning, der fakultetsstyret har det endelige ordet. Voteringstemaene er: o Valgt instituttleder o Tilsatt instituttleder Endelig godkjent manntall vil trolig være klart i slutten av uke 10, men det kan bli behov å bruke mandag 14. mars for å bli helt ferdig Dermed skulle det være klart for å gjennomføre valg tirsdag 15. mars.