Sekretær/referent for ledergruppen: Konsulent Ludwika Osiak

Transkript

1 1 av 5 Fakultet for naturvitenskap og teknologi Ledergruppen ved fakultet for naturvitenskap og teknologi Referat fra møte i ledergruppen torsdag , kl Sted: møterom E1-118 i fakultetsadministrasjonens lokaler Deltakere (12) med vararepresentanter og forfallsliste: Representerer Navn Forfallsliste Fakultetet Fakultetet Fakultetet Institutt for kjemi (IKJ) Institutt for biologi (IBI) Institutt for fysikk (IFY) Dekanus Bjørn Hafskjold Prodekanus forskning Åse Krøkje Prodekanus utdanning Anne Borg Instituttleder Marie-Laure Olivier Vara 1: Instituttnestleder Trond Peder Flaten Vara 2: Administrativ leder Lena Frostad Instituttleder Bjørn Munro Jenssen Vara 1: Administrartiv leder Hans Jakob Jakobsen Vara 2: Professor Claus Bech Instituttleder Asle Sudbø Vara 1: Førsteamanuensis Jon Andreas Støvneng Prodekanus forskning Åse Krøkje Anne Barsnes Institutt for kjemisk prosessteknologi (IKP) Institutt for materialteknologi (IMT) Institutt for bioteknologi (IBT) Studentene på Realfag Instituttleder Øyvind W. Gregersen Vara 1: Instituttnestleder Jens Petter Andreassen/Instituttnestleder Sigurd Skogestad Vara 2: Administrativ leder Tom Helmersen Instituttleder Arne Petter Ratvik Vara 1: Instituttnestleder Gabriella Tranell Vara 2: Administrativ leder Trond Einar Hagen Instituttleder: Kjetil Rasmussen Vara 1: Instituttnestleder Olav Vadstein Vara 2: Professor Eivind Almaas Ellen Stormo Andre deltakere på møtet Eksempelvis foredragsholdere eller saksbehandlere Seniorrådgiver Lise Sagdahl Økonomidirektør Frank Arntsen Controller May Britt Hamnes Seksjonssjef Vidar Broholm Kontorsjef Hans Jakob Jakobsen Kontorsjef Tom Helmersen Kontorsjef Trond Einar Hagen Kontorsjef Tove Gudny Stavø Studentene på Sivilingeniør De midlertidige vitenskapelige ansatte Anne Barsnes Vara: Ine Beate Larsen Ralf Beck Vara: Marit Takla Sekretær/referent for ledergruppen: Konsulent Ludwika Osiak ludwika.osiak@nt.ntnu.no

2 2 av 5 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet FASTE POSTER Godkjenning av referat Referat fra møte ble godkjent. Oppfølging av tidligere saker Liste over NTNUs utvalgte søknader til Fellesløftet er nå sendt til NFR. Blant de prioriterte søknadene er 2 fra NT: prosjektet til Pawel Sikorski og Atle Bones, samt UMB-søknad som NT deltar i og som NTNU ønsker å støtte. IKJ og IBI har innledet dialog om samarbeid innen området marin kjemi. Dekanus etterspør temaønsker for et eventuelt møte med prorektor for nyskaping. NTNU Discovery kan være et mulig tema her. IBT har meldt interesse ifm. opprettelse av The Peder Sather Center for Advanced Study ved Universitetet i Berkeley. Seksjonssjef Bjørn Steinar Tanem, Vidar Broholm og Heidi Hugdal er bedt om å jobbe med saken som gjelder forsinkelser i tilsettinger av nye stipendiater. Problemstillingen omfatter både stipendiatstillinger finansiert over rammebevilgningen og SO-stipendiater. NT må ta risiko ved å satse på at de studentene som avslutter ph.d. disputerer som planlagt og ved å starte tilsettingsprosesser så tidlig som mulig. Nyheter fra dekanatet, instituttene, NT-administrasjonen Nyheter fra dekanmøtet : o Hovedsak var beredskapsøvelse som handlet om IT-sikkerhet. o Revidert forskrift om ph.d. skal være en sak til NTNU styremøte. Forskriftet trer i kraft og det er fortsatt usikkert hvem som blir berørt av de nye reglene. Den viktigste endringen gjelder kriteria for stryk doktorgradsemner følger den ordinære karakterskalaen, mens det skal kreves minst B for å bestå et masteremne. o NTNUs innspill til Forskingsmelding 2013 skal også tas opp på NTNUs styremøte. Det virker at mange av NTs innsendte kommentarer er tatt i betraktning. SAKSKART Orienteringssaker o Inntektsfordelingsmodellen og overhead Orientering ved økonomidirektør Frank Arntsen Ingen saksvedlegg Presentasjon i møtet presentasjon vedlagt Momenter i diskusjonen: Inntektsfordelingsmodellen (IFM): Det gjennomføres vurderinger av flere komponenter i IFM:

3 3 av 5 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet o Infrastrukturkomponenten (oppdatering til dagens situasjon) o Forskningskomponenten (forholdet mellom basistildeling og resultattildeling) o Undervisningskomponenten (basistildeling ift endring av studieplasser og endring av studieprogramportefølje) o Undervisningskomponenten (kontakttid for noen utvalgte studieprogram) Videre vurderes lukkingsgapet mellom modellens beregning og faktisk tildeling, og hvordan endringer i fremtidig aktivitet kan finansieres i modellen. Endringer som blir gjort ift. IFM skal gjelde f.o.m NT ønsker at IFM skal hensynta HMS- kostnader. Overhead: I tråd med KDs rundskriv F og NTNUs økonomiinstruks om BOA stilles det krav om korrekt prosjektregnskap, dvs. alle inntekter og kostnader skal synliggjøres og regnskapsføres i BOA-prosjektet. Dette kravet er en forutsetning for korrekt prising av kommende prosjekter. Det er urimelig at instituttene betaler 40 % overhead for stipendiatstillinger som allerede finansieres over grunnbevilgningen. Det er svært uheldig at instituttene, spesielt de med høy BOA-virksomhet, straffes på den måten. Økonomidirektør Frank Arntsen påpeker at fakultetene/instituttene øker sitt handlingsrom gjennom at BOA-prosjektene refunderer tilbake midler til enhetene. Han forstår diskusjonen, men reglene er gjort krystallklare. Det er viktig å ha i tankene at BOA ikke bare har kostnads- men også inntektsside. NT er på ingen måte en taper i en slik situasjon. Pengene som er knyttet til overhead overføres ikke til nivå 1, men blir liggende på fakultetet. Dekanus lurer på om en løsning på problemstillingen om overhead på arbeidsinnsats utført av ansatte finansiert over grunnbevilgningen kan være å ta ut et bestemt beløp fra parameter 1 i budsjettet for å balansere inntekts- og kostnadssiden. Seksjonssjef Vidar Broholm foreslår at det heller opplyses i mer detalj hvordan NTs fordelingsmodell fungerer, da det er et synlig behov for dette. Andre forhold: Når det gjelder moms-problematikken, er den pågående saken der flere universiteter er involvert tatt opp videre til KD. Inntil videre må man forholde seg til den situasjon at NTNU ikke har momsfritak. o Internhusleie Orientering ved seniorrådgiver Lise Sagdahl Ingen saksvedlegg Presentasjon i møtet presentasjon vedlagt Momenter i diskusjonen: Den nye internhusleie-modellen skal presenteres for NTNUs styre

4 4 av 5 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet I lys av modellen vil arealkostnader for overdekningsareal og BOA areal belastes fakultetene med gjeldende leiepris (jf. presentasjonen). Overdekningsareal ved NT er allerede redusert grunnet frigjøring av arealer til NTNU sentralt. Arealrammen dekkes av bevilgning og fryses for 3 år. Ved arealutvidelse må fakultetene dekke husleiekostnader fullt ut. Ved avgivelse av arealer i hht. fastsatte regler/kriteria, beholder fakultetet bevilgningen. Utvekslingsstudenter er ikke tatt med i beregningen av antall masterplasser. Innspill på dette er allerede meldt fra NT. Arealbehov til kontor beregnes basert på antall ansatte med lønn høst 2010 samt vekst i internfinansierte stillinger og buffer på 5 %. Per i dag ligger NT ett kontor under normert behov for arbeidsplasser for ansatte. BOA andel fra areal beregnes basert på normert areal per årsverk. For BOA finansierte vitenskapelige stillinger kommer i tillegg et påslag for bruk av forskningsarealer (ikke undervisningslaboratorier). IKJ lurer på om der er riktig å ta alle forskningslaboratorier med på BOA. Seniorrådgiver Lise Sagdahl påpeker at husleiekostnaden for internfinansierte stipendiater vil dekkes via IFM. Ved økning av BOA vil frigjorte midler pløyes tilbake til fakultetet via IFM. Per i dag vet man ikke hvor mye penger det kan være snakk om. Modellen gjør det lettere å legge det som gjelder arealer inn i prosjektsøknader. Gjennom modellen får man også større nasjonal likhet med tanke på prising av arealer forbundet med prosjekter. IKP påpeker at det å legge arealbehov inn i prosjekter er upraktisk. Modellen vil også gjøre det vanskeligere for NTNU å få flere stipendiater da de vil foretrekke å ta graden i andre land som opererer med betraktelig lavere husleiekostnader. Det er klart at teoretisk arbeid favoriseres framfor eksperimentelt arbeid i lys av modellen (hvis husleiekostnader for laboratorier skal betales). Det er imidlertid også viktig at de som generer kostnader skal også betaler dem. Dekanus understreker at det ikke kommer til å væte mindre penger i systemet etter at modellen er satt ut i live. Det er da viktig for NT å utnytte de mulighetene fakultetet har for å få mer penger og flere stipendiater. Kostnadsnivå er en utfordring sammenlignet med utenlandske utdanningsorganisasjoner, men NTNU vil ha større sjanse til å konkurrere kvalitetsmessig om prosjekter med andre norske organisasjoner. EVENTUELT Tidspunktet for møter i ledergruppen våren 2012 flyttes til George W. Scherer holder Onsagerforedrag: Protecting culture from nature Materials Science Issues in Conservation of Stone torsdag kl i R7. Professor Carl Henrik Gørbitz er invitert til å snakke om et nytt system for karaktersetting for masteroppgaver, som er utarbeidet av en arbeidsgruppe nedsatt av Nasjonalt fakultetsmøte

5 5 av 5 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet for realfag og Nasjonalt råd for teknologisk utdanning. Seminaret finner sted 8.2., kl Prodekanus Anne Borg sender mer informasjon om dette via e-post. Instituttledere bes om å oppfordre sine medarbeidere til å delta. NT har ikke meldt noen initiativ til Erasmus Mundus. Innsida 2.0 pilot starter mandag Tema for dialogmøter med instituttene er tredelt: o Kvalitetssikring av utdanningstilbudet; o Status på ph.d.; o Forankring av fakultetets og instituttenes strategi hvordan kan vi jobbe sammen? Felles ledermøte med Sintef Materialer og Kjemi er planlagt , kl Hovedtemaet for møtet er samarbeid om store prosjektsøknader (EU spesielt).

6 1 Revisjon av IFM og Bidrags- og oppdragsfinansierte prosjekter (BOA-prosjekter)

7 2 Revisjon av IFM Satt ned en dekangruppe ledet av rektor (DMF, IVT og SVT) Styrebehandling i løpet av våren Endringer med effekt fom 2013 Tema til diskusjon: Forskningstildelingen Forholdet mellom resultat og basis Infrastrukturen Behov for oppdatering Basisbevilgning til utdanning Opptrapping av studieplasser Endring av studieprogramportefølje Vurderer kontakttid for noen utvalgte studieprogram Lukkingsgapet Hvordan finansierer vi endringer?

8 3 BOA - Bakgrunn NTNUs mål: BOA-prosjekter skal i størst mulig grad fullfinansieres av den eksterne finansieringskilden Bidragsfinansierte prosjekter: NTNU kan gå inn med egenandel dersom prosjektet har en slik faglig interesse at man ønsker å delfinansiere prosjektet Eks: Prosjekter finansiert av Forskningsrådet og EU stiller krav til at NTNU må dekke en andel av prosjektenes totale kostnader Oppdragsfinansierte prosjekter: Ekstern oppdragsgiver skal dekke alle kostnader, dvs både direkte og indirekte kostnader. NB! NTNU HAR IKKE LOV TIL Å DELFINANSIERE OPPDRAGSPROSJEKTER! Hvilke type aktiviteter kan NTNU delfinansiere på bidragsfinansierte prosjekter? Personalkostnader Bruk av utstyr/laboratorium/leiested Andre drifts- og reisekostnader Egenandel av indirekte kostnader (dekning av arealkostnader, administrative tjenester/prosjektstøtte, IKTkostnader)

9 4 Krav til budsjettering og regnskapsføring KDs rundskriv F og NTNUs økonomiinstruks om BOA (utdrag): Budsjetterte inntekter skal omfatte inntekter fra eksterne finansieringskilder. I bidragsfinansierte prosjekter skal også delfinansiering fra NTNU synliggjøres som en del av inntektssiden. Budsjetterte kostnader skal omfatte alle direkte og indirekte kostnader som beregnes å medgå for å fullføre prosjektet, uavhengig av finansiering. Budsjettet skal synliggjøre full dekning av indirekte kostnader selv om de eksterne finansieringskildene bare dekker en del av disse. Prosjektregnskapet skal på inntektssiden vise inntekter fra eksterne finansieringskilder og eventuell delfinansiering fra NTNU. kostnadssiden vise alle kostnader, dvs både direkte og indirekte kostnader, som medgår for å fullføre prosjektet.

10 5 Hvorfor viktig å synliggjøre NTNUs egenandel? Læring korrekt prising av prosjektene Erfaringsgrunnlag for å prise kommende prosjekt BOA er en viktig del av NTNUs totaløkonomi BOA påvirker NTNUS bevilgning (jo større tilslag hos NFR/EU jo større bevilgning får NTNU) BOA er en viktig indikator for NTNU mot KD vårt samfunnsoppdrag (aktiviteten) Viktig at ressursbruken synliggjøres riktig mht hvor aktiviteten utføres (BOA eller RD) Øker fakultetene/instituttene handlingsrom gjennom at BOA-prosjektene refunderer tilbake midler til enhetene Tilfredsstille kravene om fullstendige og korrekte prosjektregnskap Alle inntekter og kostnader skal synliggjøres og regnskapsføres i BOA-prosjektet Krav om korrekt rapportering til finansieringskilde Mangelfull synliggjøring av egenandel og full kostnadsføring vil medføre feil rapportering til finansieringskilde Konsekvens: Kan betraktes som mislighold av kontrakt/avtale som i verste fall kan medføre til heving av kontrakt og inndragning av bevilgninger (jfr Forskningsrådet sine generelle kontraktsvilkår)

11 6 Spesielt om egenandel av indirekte kostnader Indirekte kostnader og egenandel av indirekte kostnader beregnes på grunnlag av regnskapsførte lønnskostnader (lønn og sosiale kostnader). Minimumssats for full dekning av indirekte kostnader ved NTNU er p.t. 40%. NTNUs målsetting er å få fullfinansiert andelen av indirekte kostnader i prosjektene fra ekstern finansieringskilde så langt dette er mulig på bidragsfinansierte prosjekter Enkelte finansieringskilder dekker imidlertid ikke indirekte kostnader. Eks: Kreftforeningen, SIU-prosjekter, NFR (dekker kun 25% av indirekte kostnader på forskerstillinger) NTNU må derfor påregne å dekke disse kostnadene fullt eller delvis gjennom egenandel. Størrelsen på egenandelen kan variere avhengig av type prosjekter. Det må vurderes i hvert enkelt prosjekt mht prosjektets faglige interesse hvorvidt man er villig til å delfinansiere prosjektet med egenandel.

12 7 Hvordan følges dette opp ved NTNU? Søknads/tilbudsfase: Prosjektleder har med støtte fra prosjektøkonom ansvar for å utarbeide et fullstendig prosjektbudsjett som er i samsvar med gjeldende regelverk og som skal være en del av prosjektets søknad/tilbud. Sjekkliste for BOA-prosjekter skal alltid fylles ut ved nye prosjektsøknader/tilbud. Både prosjektleder og enhetsleder skal underskrive sjekklisten. For bidragsfinansierte prosjekter skal enhetsleder alltid foreta en vurdering mht faglig interesse om NTNU kan gå inn med egenandel og delfinansiere prosjektet. Ivaretas gjennom bruk av sjekkliste som dokumentasjon. Prosjektgjennomføring: Prosjektleder har et ansvar for å informere prosjektøkonom om utførte aktiviteter slik at man sikrer korrekt synliggjøring av ressursbruk og regnskapsføring på prosjektet

13 8 God intern samhandling er en forutsetning for at BOAprosjekter gjennomføres på en vellykket måte! Finansieringskilde Faglig interesse Habilitet Kontrakt/avtale: Bidrag eller oppdrag Myndigheter Enhetsleder Prosjektleder Prosjektøkonom

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23