Vara 1: Instituttnestleder Trond Peder Flaten Vara 2: Administrativ leder Lena Frostad

Transkript

1 1 av 6 Fakultet for naturvitenskap og teknologi Dato Referanse Ledergruppen ved fakultet for naturvitenskap og teknologi Referat fra møte i ledergruppen torsdag , kl Sted: møterom E1-118 i fakultetsadministrasjonens lokaler Deltakere (13) med vararepresentanter og forfallsliste: (deltakende i bold) Representerer Navn Forfallsliste Dekanus Bjørn Hafskjold Prodekanus forskning Åse Krøkje Prodekanus utdanning Anne Borg Institutt for kjemi (IKJ) Instituttleder David Nicholson Institutt for biologi (IBI) Institutt for fysikk (IFY) Institutt for kjemisk prosessteknologi (IKP) Institutt for materialteknologi (IMT) Institutt for bioteknologi (IBT) Studentene på Realfag Studentene på Sivilingeniør De midlertidige vitenskapelige ansatte Vara 1: Instituttnestleder Trond Peder Flaten Vara 2: Administrativ leder Lena Frostad Instituttleder Bjørn Munro Jenssen Vara 1: Instituttnestleder Hans Jakob Jakobsen Vara 2: Professor Claus Bech Instituttleder Asle Sudbø Vara 1: Sylvi Vefsnmo Vara 2: Jon Andreas Støvneng Instituttleder Øyvind W. Gregersen Vara 1: Instituttnestleder Edd Blekkan Vara 2: Administrativ leder Tom Helmersen Instituttleder Arne Petter Ratvik Vara 1: Instituttnestleder Gabriella Tranell Vara 2: Administrativ leder Trond Einar Hagen Instituttleder: Kjetil Rasmussen Vara 1: Instituttnestleder Kjell Morten Vårum Vara 2: Olav Vadstein Ingvill Marie Moen Vara: Silje Helene Waagaard Emilie Lund Johnsrud Vara: Bjarte Åstveit Nygård Henrik Jensen Vara: Karen de Jong Fakultetsdirektør Geir Walsø Instituttleder Asle Sudbø Instituttleder Bjørn Munro Jenssen Instituttleder David Nicholson IMT Andre deltakere på møtet Eksempelvis foredragsholdere eller saksbehandlere Seksjonsleder Vidar Broholm Konsulent Gerd Flatås Seksjonsleder Magnar Hole Sekretær/referent for ledergruppen: Rådgiver Martin Fjeldvær martin.fjeldvar@ntnu.no Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Realfagbygget E-post: Realfagbygget D Trondheim postmottak@nt.ntnu.no Høgskoleringen 5 Telefaks Trondheim Tlf: + 47 All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

2 2 av 6 FASTE POSTER Godkjenning av referat fra ledermøtet Referat ble godkjent med én endring: s4. (momenter fra diskusjonen om handlingsplaner) setningen to handlingsplaner, da de har såpass stor karakter endres til. én handlingsplan innenfor undervisning og én innenfor forskning siden begge inneholder omfattende aktiviteter. Oppfølging av tidligere saker Felles ledermøte med SINTEF 12. november arrangeres i tribunen Bygger n på Lerkendal stadion og er berammet med start kl Det skal meldes til Martin Fjeldvær hvem som skal delta på møtet (studentene deltar ikke). NTL-sak 44/09 vedrørende uttrykt frustrasjon over at ressursene går til prosjekter som ikke klarer og bruke dem, mens prosjekter med gode muligheter til å bruke dem ikke får noen ting. Dekanus opplyste at det arbeides med å finne akseptable løsninger for å bygge opp reserver over flere år til store investeringer som ikke lar seg realisere på ett års driftsbevilgning. Problemstillingen vil også bli drøftet med rektor på styringsdialogmøtet i november. Påminning om at forslag på kandidater til likestillingsombud meldes til Heidi Hugdal. har mottatt tre skisser til SFI er som er oversendt prorektor for forskning for evaluering og diskusjon i dekanmøtet 19. oktober. Nyheter fra dekanatet, instituttene, NT-administrasjonen Professor Øystein Grong, IMT ble tildelt NTNUs og SINTEFs teknologipris 2009 under Technoport Awards 12. oktober MemfoACT, der professor May-Britt Hägg, IKP er gründer og medeier er historiens første vinner av Adolf Øiens etablererstipend på en halv million kroner, i konkurranse med 25 andre søkere. SAKSKART NTL sak 47/09 IT-handlingsplan Saken ble utsatt fra dekanmøtet fordi den ikke var forankret i fagmiljøene. Saken er behandlet av Prosessutvalget som anbefaler målene og gjennomføring av de skisserte tiltakene innen Ad kap 2: o Det er ikke ønskelig at all kjernevirksomhet kan gjøres elektronisk og at det skal være like naturlig å benytte nettbasert NTNU som det campusbaserte. Mellommenneskelig kommunikasjon er viktig. Laboratorieaktivitet kan dessuten ikke erstattes med ditto elektronisk. o NTNU befinner seg definitivt også på det beskrevne nivå 3. Eksempelvis har vi meget avansert bruk innenfor simulering og annen tungregningsaktivitet. Ad kap 3

3 3 av 6 o Handlingsplanen bør klargjøre en offisiell policy mht til bruk av rett og mest mulig oppdatert versjon av f eks Office-pakken, slik at studenter og ansatte kan utveksle filer problemfritt seg i mellom, men også med omverdenen. Hvem tar beslutning om oppdatering og når. Oppdatering til 2007-versjonen krever imidlertid opplæring, som bør tilbys institusjonelt for hele NTNU. Ad kap 4 o Det er behov for mer bruk av simulering i undervisningssammenheng og derved for mer datainfrastruktur som blant annet gjøres tilgjengelig på studentdatasalene. o Det anses uhensiktmessig at It s learning i hovedsak brukes administrativt av faglærerne, at verktøyet ikke er åpent for alle som ønsker informasjon om emner ved NTNU. o Det ble uttrykt skepsis til ensidig fokus på mål om pedagogisk bruk av IKT. NTNU må ha ambisjoner om også faglig bruk av IKT i undervisningen. Ad kap 5 o Ingen kommentarer. Ad kap 6 o Pkt 3 i handlingsplanen bør uttrykkes klarere. Målet må være at intranettet for studenter tilbyr en arbeidsflate mot de ulike systemene. Det må være en sømløs kopling mellom ulike systemer. o Studentmeldinger bør vurderes å få plass øverst på studentenes Innside. I tillegg bør meldinger til studenter være spesifikke og relevante for hver enkelt student. o Innsida bør ha en engelsk versjon o Åpne løsninger for både faglærere, veiledere og studenter må tilstrebes, slik at det blir lettere å utføre veiledning. Faglærere har eksempelvis ikke tilgang til studweb. Ad kap 7 o Det er et problem at mange av NTNUs administrative systemer har høy brukerterskel og at de drives av mange ulike aktører, uten kopling til hverandre. o Brukerne må koples inn når kravspesifikasjon utarbeides. o Effektivitet i et ledd i en arbeidsprosess må ikke føre økt administrativ arbeidsbelastning over på andre, spesielt ikke på vitenskapelig tilsatte. o NTNU har brukere med mange og ulike behov og valgte løsninger og verktøy må ikke låses til spesifikke plattformer og nettlesere. Ad kap 8 o En viss standardisering er ønskelig, og som et minimum må det innføres felles epostadresser og kalendersystem for NTNU. o Det er positivt at en har fokus på hvordan en kan sikre en rasjonell drift av ITtjenestene og toner ned problemstillinger knyttet til organisering av disse tjenestene. o Det er viktig at IT-funksjonen har nærhet til fagmiljøene. Konklusjon: Magnar Hole utarbeider høringsutkast til handlingsplanen fra NT for ny behandling i ledermøtet 29. oktober. Utkastet sendes Martin Fjeldvær innen kl oktober.

4 4 av 6 NTL-sak 48/09 Revidert budsjett 2009 Orientering ved Vidar Broholm seksjonssjef økonomi og plan IKP og IBT mener det gir bedre forutsigbarhet med en budsjettildeling for BOA i parameter 1 basert på regnskapsbasert beregning/estimat framfor dagens ordning der den beregnes etterskuddsvis iht resultatet to år tilbake. Det ble også uttrykt skepsis til om parameter 1 vil forbli omtrent uendret. Tildeling via en regnskapsmodell ville gitt IBT positivt resultat inneværende år. o En slik ordning krever at det foretas budsjettrevisjoner basert på oppdaterte regnskapstall gjennom året og medfører økt administrativ innsats. Tildeling og beregning av egeninnsats i BOA-prosjektene må ses i sammenheng over en treårsperiode. o Alle planer er lagt ved starten av hvert år og det vil være vanskelig å trekke inn for høyt tildelte midler fra noen institutter for å dekke inn for lav tildeling til andre. o Et eventuelt underskudd i ett år kan dekkes opp via økt BOA i de påfølgende år. Økt BOA krever økt innsats og det er et mål at kostnadene ved dette i størst mulig grad skal fullfinansieres av de eksterne midlene. Dette er fakultetets eneste reelle mulighet til å øke de samlede inntektene våre. Det er viktig i diskusjonen ikke å knytte prinsipielle problemstillinger til konkrete beløp for de enkelte institutter. Det er ingen store utslag for noen av instituttene. Den største utfordringen ligger i de akkumulerte midlene på nivå 2. Disse planlegges brukt slik: o Utlysing av utstyrsmidler, primært til undervisningsformål. o Større utstyrsenheter (eks TEM, SOLbygg). o Økt egenandel i søknader til NTNU sentralt om vitenskapelig utstyr. Budsjettgrunnlaget i parameter 1 endres ikke for inneværende år, og det er overveiende sannsynlig at parameter 1 heller ikke vil endres i årene fremover. s mål mht budsjettering av BOA er blant annet å sikre at det ikke er automatikk i å legge egeninnsats i eksterne prosjekter (jfr ovenfor om fullfinansiering). Konklusjon: Dekanus beslutter at det reviderte budsjettet blir som foreslått og fremlagt for ledergruppen. NTL sak 49 Ny arbeidsmiljøundersøkelse 2009 og status på tiltak fra undersøkelse Arbeidsmiljøundersøkelsen skal i hovedsak gjennomføres som sist, men med noen mindre tilpassinger. Bl a er det i spørsmålsstillingen tydeliggjort mht hva som legges i begrepet din leder, samt at stipendiatene er utskilt som egen gruppe. Alle data behandles konfidensielt og anonymiseres mht identifisering av ansatte.

5 5 av 6 Heidi Hugdal anmodes om å sjekke status mht NT-enheters oppfølging av arbeidsmiljøundersøkelsen i Orienteringssaker - Medvirkning og internkommunikasjon LOSAMs rolle bør ikke bli utvidet i ansettelsesprosedyren. Det vil medføre forsinkelser i stedet for å få en raskere saksgang og vil ikke tilføre sakene noe ekstra. To utvalg (Ansettelsesutvalg og Tilsettingsråd) under pkt 2 i vedlegget flyttes opp til pkt 1. Det må klargjøres i pkt 3 i vedlegget at undervisningsutvalg er på instituttnivå, mens utdanningsutvalget er på fakultetsnivå. - Tertialrapport Rapporten er sendt Rektor via ephorte og legges fram til orientering. Det ble uttrykt ønske om at kopi av rapporten i framtiden også sendes instituttene via ephorte. EVENTUELT GW orienterte kort om innføring av internhusleie, der NT-fakultetet er pilot. Det er tidligere dokumentert at instituttene har ulik tilgang på arealer. Arbeid med å oppdatere og kartlegge dagens bruk av arealer er igangsatt, og instituttene/enhetene anbefales spesielt å klargjøre hvilken bruk SINTEF og andre eksterne aktører har av lokaler. BH oppfordret instituttlederne til å o Nominere kandidater til å lede CAS i 2012/13, jfr (samt oppslag på Innsida). Frist er 16. november. o Nominere kandidater til NTVAs ærespris for 2009, jfr Frist er 1. desember. AB viste til ny rapport om FORVEI og opplyste at det i snitt er 50% oppmøte til samtale og hele 80% ved studieprogrammet Industriell kjemi og bioteknologi. Rapporten indikerer at prosjektet fører til redusert frafall og økt stp-produksjon. NT-fakultetet har bevilget NOK til FORVEI i 2010, men prosjektets framtid utover dette er usikker. Det ble uttrykt støtte til at fakultetet bør forplikte seg til en permanent bevilgning til FORVEI. ÅK viste en oversikt over status mht rapportering om ph.d.-kandidaters framdrift. 73% av alle kandidatene har svart, mens bare 57% av alle veilederne har levert rapport. Det er stor innbyrdes variasjon i svarprosenten mellom de enkelte instituttene. Purring er sendt pr epost. ÅK informerte om ERC-kunngjøringer, jfr Det er høye kvalitetskrav for å nå opp i konkurransen. Svært gode søkere bør oppfordres til å søke. Navn på potensielle kandidater sendes fakultetet innen 29. oktober. Stefan de Graaf bør kunne være behjelpelig med å kvalitetssikre at søknader er formulert i samsvar med utlysingstekst. Advanced grants bør kunne brukes til å få gode kandidater til å søke om opphold ved NTNU. Det ble uttrykt ønske om at søkere som når opp til 2. runde bør tildeles incentivmidler i form av stipendiat el.

6 6 av 6 BH refererte fra dekanseminar/-møte: Om forskerutdanning ved NTNU: o Hvordan sikre bedre (redusert) gjennomføringstid, og hvordan kvalitetssikre selve graden/avhandlingen. o Kvalitetsrammeverket skal også gjelde for ph.d.-utdanningen. o Vurdere utvidelse av prøvetidsordningen utover 6 måneder for stipendiater. o Søke å bidra ti økt status for ph.d.-utdanningen i næringslivet. o Kvaliteten på kandidatene anses generelt å være god, mens selvs ph.d.-studiet vurderes å være variabel. Om strategi for vitenskapelig utstyr og forskningsinfrastruktur: o Det skal etableres en fast komité for med oppgave å arbeide med dette, og unngå ad hoc-løsninger. Ledermøtet 22. oktober avlyses.