Vara 1: Instituttnestleder Øyvind Mikkelsen Vara 2:Kontorsjef Gunhild Meistad. Vara 1: Kontorsjef Hans Jakob Jakobsen Vara 2: Professor Claus Bech

Transkript

1 1 av 5 Fakultet for naturvitenskap og teknologi Ledergruppen ved fakultet for naturvitenskap og teknologi Referat fra møtet i ledergruppen torsdag , kl Sted: møterom E1-118 i fakultetsadministrasjonens lokaler Deltakere (12) med vararepresentanter og forfallsliste: Representerer Navn Forfallsliste Fakultetet X Dekanus Bjørn Hafskjold Instituttleder Asle Sudbø Fakultetet Fakultetet Institutt for kjemi (IKJ) Institutt for biologi (IBI) Institutt for fysikk (IFY) Institutt for kjemisk prosessteknologi (IKP) Institutt for materialteknologi (IMT) Institutt for bioteknologi (IBT) Studentene på Realfag Studentene på Sivilingeniør De midlertidige vitenskapelige ansatte X Prodekanus forskning Åse Krøkje X Prodekanus utdanning Anne Borg X Instituttleder Marie-Laure Olivier Vara 1: Instituttnestleder Øyvind Mikkelsen Vara 2:Kontorsjef Gunhild Meistad X Instituttleder Bjørn Munro Jenssen Vara 1: Kontorsjef Hans Jakob Jakobsen Vara 2: Professor Claus Bech Instituttleder Asle Sudbø X Vara 1: Instituttnestleder Jon Andreas Støvneng Vara 2: Kontorsjef Aud Lise Kulseth X Instituttleder Øyvind W. Gregersen Vara 1: Instituttnestleder Jens Petter Andreassen/Instituttnestleder Sigurd Skogestad Vara 2: Kontorsjef Tom Helmersen X Instituttleder Arne Petter Ratvik Vara 1: Instituttnestleder Gabriella Tranell Vara 2: Kontorsjef Trond Einar Hagen Instituttleder: Kjetil Rasmussen X Vara 1: Instituttnestleder Kjell Morten Vårum Vara 2: Professor Olav Vadstein X Jone Valen Trovåg Vara: Martin Eide Lien X Axel Lødemel Holene Vara: Venke Bonander Marit Takla Vara: Henrik Enoksen Instituttleder Kjetil Rasmussen Marit Takla Henrik Enoksen Andre deltakere på møtet Eksempelvis foredragsholdere eller saksbehandlere Heidi Hugdal Espen Fjærvik Oddny Sagmo Sekretær/referent for ledergruppen: Vidar Broholm

2 2 av 5 FASTE POSTER Godkjenning av referat Referat fra møtet 07.februar vil bli gjennomgått på ledergruppens møte 28.februar for godkjenning. Referat fra møtet ble godkjent med følgende rettelser: Sak 07/13 Forslag til fordelingsmodell for tekniske stillinger Prikkpkt 7: IFY; når det gjelder HMS-oppgaver; dette burde skaleres ift størrelse på aktiviteten Prikkpkt 16: IFY; ja vi har LINUX-klynger de trenger drifting. Oppfølging av tidligere saker Sak 06/13 OTIS; NTNU Havromsvitenskap og teknologi IBI og IKJ bekrefter at de vil gi innspill. Nyheter fra dekanatet, instituttene, NT-administrasjonen Den store stillingsutlysningen har gitt totalt 554 søknader fordelt på 338 søkere (92 kvinner). Totalt er det søkere fra 43 ulike nasjonaliteter. For de 6 frie PhD-stillingene er det totalt 72 søknader, men 14 mangler prosjektbeskrivelser. NOKUT-evalueringen av NTNU vil sannsynligvis medføre at NOKUT-styret ikke vil godkjenne NTNUs system for kvalitetssikring av utdanning (vedtak vil foreligge medio april). Vi må allerede nå starte forberedelser for å forbedre oss på flere punkter. AB vil sende ut bestilling for hvilken leveranse som forventes av instituttene, som kommer i tillegg til allerede utsendt bestilling knyttet til kvalitetsmeldingen. IBI hadde høyest svarprosent (56%) ved NT ifm arbeidsmiljøundersøkelsen. Fakultetet spanderer kake neste fredag. Initiativ «FINS» med hensikt å vise muligheter primært for post.dok-opphold ved NTNU er tatt av Hamann. Aktuelle kandidater inviteres til NTNU for et en-dag-seminar. Hamann håper at initiativet skal bidra til prosjektsøknader fra potensielle kandidater i samarbeid med NTNU-ansatte, primært rettet mot EU (Marie Curie, ERC) men også andre aktuelle kilder. Læring om håndtering av studenter med ulik bakgrunn, nasjonalitet og ressurser ønskes gitt av NTNU. Det er allerede bevilget noe midler til dette tiltaket under «Mangfold-prosjektet» ved UniPed. Så snart tiltaket er klart vil det komme en åpen invitasjon for deltagelse.

3 3 av 5 SAKSKART NTL-Sak 08/13 NT kontorsjefprosjektet Orientering ble gitt av seksjonssjef Heidi Hugdal, som viste til saksvedlegg sendt ut i innkallingen. Med bakgrunn i forrige gangs behandling av saken, fikk HR-seksjonen i oppgave å harmonisere stillingsbeskrivelsene for kontorsjef og leder tekniske tjenester. Utkast til stillingsbeskrivelser var vedlagt innkallingen. Gjeldene for begge stillingsbeskrivelsene ønsker ledermøtet å fjerne setningen «Personalansvar tilligger instituttleder» under hovedpunktet «Arbeidsoppgaver». Gjeldene for stillingsbeskrivelsen for kontorsjef ønsker ledermøtet å fjerne «Administrasjonssjef» som henvisning til stillingskategori. Kulepkt. en under arbeidsoppgaver for begge stillingsbeskrivelsene blir som følger: Lede de administrative/tekniske ansatte i henhold til oppgavene som er tillagt stillingen. Under hovedpunkt «Arbeidsoppgaver», prikkpkt 5 foreslås følgende tekst: «Forberede saker til instituttets ledelsesorganer». For øvrig hadde ledermøtet ingen innvendinger mot utkastene. HR-seksjonen vil sørge for omtalte rettelser, orientere kontorsjefene om de nye stillingsbeskrivelsene, samt sørge for at det blir foretatt et formelt dekani vedtak for disse. NTL-Sak 09/13 Evaluering av HR Det har nå gått 1 år siden NT innførte HR. Hensikten med evaluering nå er å få stadfestet, eller endret, kursen. Evaluering fra seksjonssjef Heidi Hugdal og HR-konsulent Oddny Sagmo (på vegne av HRmedarbeiderne) ble fremvist i møtet. I tillegg ble det gitt orientering om kontorsjefenes foreløpige evaluering. Alle er vedlagt. Momenter fra diskusjonen: HR-medarbeiderne bør forholde seg til linjeorganisasjonen, som på instituttnivå er instituttleder HR har bidratt, men kan fortsatt bidra ytterligere til å øke tempoet i ansettelsesprosessene HR er en suksess hva gjelder å få kontroll på at ansettelser skjer ihht regelverket Det er for lite ressurser knyttet til HR i dag. Dette medfører at HR-generalister utfører oppgaver som HR-spesialister burde utført. Som eksempel vises det til oppsigelses-saker. HR selv mener det er behov for 2 nye årsverk knyttet til spesialist-oppgaver HR har medført mindre dobbeltarbeid

4 4 av 5 HR har utviklet seg i riktig retning, og utviklingen bør fortsette i samme spor. Ressurssituasjonen må inkluderes i bemanningsplanarbeidet. NTL-Sak 11/13 HMS-opplæring av ansatte ved NT Orientering (se vedlegg) ble gitt av HMS-rådgiver Espen Fjærvik. HMS-opplæring er både HMS-kurs (gis til masterstudenter og ansatte) og Sikkerhetskurs (gis til 1.årsstudenter). Erfaring fra tidligere HMS-kurs viser behov for å knytte deler av innholdet i opplæringen mer til hvert enkelt institutt. Felles innhold i opplæringen tar utgangspunkt i opplæringen som allerede gis til masterstudenter se Det utarbeides en disposisjon over hva som skal inngå i opplæringen slik at overlappende opplæring unngås Instituttleder er ansvarlig for at nødvendige og riktige ressurser utarbeider de instituttspesifikke delene av opplæringen HMS-rådgiver Espen Fjærvik utarbeider en bestilling for hva instituttene må levere for å komplettere HMS-opplæringen. NTL-Sak 12/13 Tilsetting av midlertidig overingeniør ved prosjekt NORTEM Dekanus ønsket ikke å realitetsbehandle denne saken nå, men heller å diskutere prinsipper for hvordan lengre midlertidige behov for personalressurser knyttet til infrastruktur finansiert over BOA-prosjekter bør løses i fremtiden sett i lys av NTNU-styrets vedtak om midlertidige ansettelser. Momenter fra diskusjonen: Slike behov bør inngå i NTs fordelingsmodell for tekniske stillinger. Slik øremerking av tekniske stillinger må ikke inkluderes i instituttenes antall, selv om de skulle bli tilknyttet (både faglig og organisatorisk) et institutt. Risikoen for å ansette personell fast innenfor store fagfelt, selv om finansieringen i utgangspunktet er midlertidig, er liten da flere institutter kan ha behov for denne kompetansen i fremtiden. Vi må forholde oss til at vi har sagt ja til å søke på nasjonal infrastruktur-prosjekter, og også følge opp de forpliktelsene dette medfører. Overingeniør-stillingen ved NORTEM utlyses som en fast stilling.

5 5 av 5 Stillingen godkjennes ikke for utlysning nå, men inkluderes i bemanningsplanarbeidet som sluttføres ved behandling i fakultetsstyret 12.mars. EVENTUELT Innstillingsutvalg for instituttleder-jobbene Med bakgrunn i vedtak i NTNUs styre skal fakultetenes ansettelsesutvalg foreta formell ansettelse av nye instituttledere. Ansettelse foretas etter råd fra ett innstillingsutvalg for hvert institutt. Innstillingsutvalgene, som skal ha en bestemt sammensetting, skal formelt opprettes av fakultetsstyrene (for øvrig informasjon, se NTNU styresak 09/13: df). For at fakultetsstyret skal kunne opprette de ulike innstillingsutvalgene må instituttene foreslå kandidater som skal inngå i utvalgene. Dekanus ønsker at instituttene foreslår 3 kandidater som skal være fast vitenskaplig ansatt, samt 1 kandidat som er teknisk/administrativt ansatt. Frist for innmelding er torsdag 28.februar til HR-seksjonen.