INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET

Transkript

1 Kontrollutvalget Sekretariatet KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE Trond Vangen, leder (Frp) Marit Tofastrud Vestli, nestleder (BL) Håkon Andreas Alm (H) Truls Wadd (Ap) Anne-Grethe Henriksen (Ap) - FORFALL Arne Andreassen (PP), 1. vara Gjøvik, 22. januar J.nr./referanse: 03-16/ST/ks Kopi av innkallingen er sendt: Ordfører og rådmann Hedmark Revisjon IKS INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Det innkalles herved til møte i kontrollutvalget: Dato: Tirsdag 1. mars 2016 Tid: Kl ca Sted: Møterom 267, rådhuset Vedlagt følger saksliste og saksdokumenter. Deltakelse fra andre i møtet: Rådmannen er invitert til sakene fra kl (adm. organisering/internkontroll, bruk av kostra og tjenester til funksjonshemmede) Hedmark Revisjons IKS er invitert til sakene 14 og 15 fra ca kl Eventuelt forfall til møtet bes meddelt snarest til undertegnede på telefon/sms til , eller e-post kjetil@kontrollutvalget.no Med hilsen For leder i kontrollutvalget Kjetil Solbrækken utvalgssekretær Adresse: Kontrollutvalgstjenester Kjetil Solbrækken Studievegen 7, 2815 Gjøvik Tel , e-post: kjetil@kontrollutvalget.no

2 KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE SAKSLISTE FOR MØTE I STANGE KOMMUNE Tirsdag 1. mars 2016 kl (Rom 267, rådhuset) SAK NR. 10/2016 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE SAK NR. 11/2016 SAK NR. 12/2016 SAK NR. 13/2016 SAK NR. 14/2016 SAK NR. 15/2016 SAK NR. 16/2016 SAK NR. 17/2016 SAK NR. 18/2016 PRESENTASJON AV KOMMUNENS ADMINISTRATIVE ORGANISERINGEN, IGANGSATT OG PLANLAGT UTVIKLINGSARBEID OG RISIKOVURDERINGER Rådmannen orienterer. KOMMUNENS BRUK AV KOSTRATALL TIL ANALYSE OG STYRING Rådmannen orienterer. FORUNDERSØKELSE / FORVALTNINGSREVISJON: TJENESTER TIL FUNKSJONSHEMMEDE I STANGE KOMMUNE Oppfølging av sak fra forrige møte. Rådmannen er invitert til saken. STATUSRAPPORT REVISJON FOR 2015 FRA HEDMARK REVISJON IKS Hedmark Revisjon IKS orienterer. HEDMARK REVISJON IKS FREMTIDIG AVREGNINGSLØSNING MED EIERKOMMUNENE - HØRING Hedmark Revisjon IKS v/daglig leder og utvalgssekretær orienterer. METODE OG OPPLEGG FOR GJENNOMFØRING AV OVERORDNET ANALYSE AV KOMMUNEN Utsatt sak fra forrige møte. Sekretær orienterer. OVERORDNET ANALYSE - FORVALTNINGSREVISJON Videreføring av sak i forrige møte. REFERATSAKER Gjøvik, 22. februar For utvalgsleder Kjetil Solbrækken utvalgssekretær Kopi til orientering: - Stange kommune v/ordfører, rådmann, økonomisjef og vararepresentanter til kontrollutvalget - Hedmark Revisjon IKS

3 SAK NR. 10/2016 Stange kommune GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget Kjetil Solbrækken (sekr.) Nei Saksdokumenter: Vedlagt: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte Vedlegg 1 FORSLAG TIL VEDTAK: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAKSOPPLYSNINGER: Møteprotokoll fra siste møte legges herved frem til formell godkjenning. 1

4 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE Tirsdag 19. januar 2016 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl Som medlemmer møtte: Trond Vangen, leder (Frp) Marit Tofastrud Vestli, nestleder (BL) Anne-Grethe Henriksen (Ap) Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Håkon Andreas Alm (H) Truls Wadd (Ap) Følgende varamedlemmer møtte: Arne Andreassen (PP), 1. vara (for Truls Wadd) Ingen innkalt for Håkon A. Alm pga. sent forfall. Ellers møtte: Fra Hedmark Revisjon IKS: Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Tommy Pettersen og utøvende revisor Berit Bøhn (begge møtte under sak 03/16). Daglig leder Morten Alm Birkelid Hedmark Revisjon IKS og oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Jo Erik Skjeggestad (begge møtte under sakene 05/ ). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmannen m.fl., kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Hedmark Revisjon IKS, Hamar Arbeiderblad og Stangeavisa. Utvalgsmøtet ble satt kl med Trond Vangen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 01/2016 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Vedtak, enstemmig: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 02/2016 RAPPORT: EVALUERING AV KONTROLLUTVALG OG KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATER Fra behandlingen: Utvalgssekretær presenterte hovedtrekkene i rapporten. Vedtak, enstemmig: Rapporten «Evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariater», utarbeidet av Deloitte på oppdrag 1

5 fra Kommunal og moderniseringsdepartementet i 2014, tas til orientering. SAK NR. 03/2016 REGNSKAPSREVISJON: PRESENTASJON AV PLAN/STRATEGI OG STATUS FOR REVISJON AV KOMMUNEREGNSKAPET FOR 2015 Fra behandlingen: Hedmark Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor Tommy Pettersen orienterte og svarte på spørsmål. Utøvende regnskapsrevisor Berit Bøhn supplerte. Møtet ble lukket under den delen av saken som gjaldt presentasjon av identifiserte risikofaktorer, jf. kommunelovens 31 og offentlighetslovens 24. Vedtak, enstemmig: 1. Revisors presentasjon av hovedtrekkene i overordnet revisjonsstrategi for revisjon av Stange kommunes regnskaper for 2015 tas til orientering. 2. Revisjonsrapport interim 2015 for Stange kommune tas til orientering. 3. Oppdragsansvarlig revisors vurdering av egen uavhengighet tas til orientering. SAK NR. 04/2016 Vedtak, enstemmig: METODE OG OPPLEGG FOR GJENNOMFØRING AV OVERORDNET ANALYSE AV KOMMUNEN Saken utsettes til neste møte. SAK NR. 05/2016 FORVALTNINGSREVISJON: PRESENTASJON AV FAGOMRÅDET OG PRAKTISKE EKSEMPLER Fra behandlingen: Hedmark Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor Jo Erik Skjeggestad orienterte og svarte på spørsmål. Daglig leder Morten Alm Birkelid supplerte. Vedtak, enstemmig: Hedmark Revisjon IKS sin presentasjon av fagområdet forvaltningsrevisjon og revisjonens kompetanse på området tas til orientering. 2

6 SAK NR. 06/2016 ORIENTERING OM GJENNOMFØRT REVISJONSPROSJEKT RETTET MOT HEDMARK IKT Vedtak, enstemmig: 1. Forvaltningsrevisjonsrapporten «Hedmark IKT organisering, overordnet styring, roller og habilitet» tas til orientering. 2. Rapporten «IKT-samarbeid i kommunal sektor modeller for organisering, styring og finansiering» fra Kommunenes Sentralforbund tas til orientering. SAK NR. 07/2016 KOSTRA (KOMMUNE-STAT-RAPPORTERING): ORIENTERING OM SYSTEMET OG PRAKTISK BRUK Fra behandlingen: Hedmark Revisjon IKS v/daglig leder Morten Alm Birkelid orienterte. Vedtak, enstemmig: 1. Revisors presentasjon av KOSTRA-systemet og hovedtrekkene i kommunens bruk av tallmaterialet tas til orientering. 2. Hedmark Revisjon IKS bes om å gjennomføre en kostraanalyse basert på 2015-tallene når disse foreligger (foreløpige tall 15/3-16). Formålet med analysen er å gi innspill til kontrollutvalgets arbeid med overordnet analyse av kommunen, og få frem områder det kan ha interesse å belyse nærmere gjennom undersøkelser. Det bes også om en kartlegging av hvordan kommunen (rådmannen og virksomhetsledere) benytter kostra-tall til analyser og utvikling/læring. SAK NR. 08/2016 FORANALYSE FORVALTNINGSREVISJON: TJENESTER TIL FUNKSJONSHEMMEDE I STANGE KOMMUNE Fra behandlingen: Hedmark Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor Jo Erik Skjeggestad presenterte foranalysen og svarte på spørsmål. Vedtak, enstemmig: 1. Kontrollutvalget tar til orientering at kommunen arbeider med en ny helse- og omsorgsplan og at det er planlagt en gjennomgang av tjenestene ved bruk av en ekstern konsulent. 2. Spørsmålet om bestilling av et revisjonsprosjekt på området utsettes til neste møte der rådmannen inviteres til å orientere om status for arbeidet med ny helse- og omsorgsplan og planene for ekstern evaluering. 3

7 SAK NR. 09/2016 Vedtak enstemmig: OVERORDNET ANALYSE - FORVALTNINGSREVISJON: FØRSTE «BRAINSTORMING OG FORELØPIGE PRIORITERINGER 1. Med bakgrunn i diskusjonen i møtet bes sekretær om å utarbeide en oversikt over de innspill/forslag som kom frem. 2. Saken følges opp slik: Overordnet analyse - forvaltningsrevisjon: Rådmannen inviteres til å presentere kommunens administrative organisering, igangsatt og planlagt utviklingsarbeid/-prosjekter i kommunen og de viktigste risikoene for forvaltingen slik rådmannen ser det. Rådmannen bes om å informere om hvordan kostra-tall benyttes til styring og utvikling av kommunen. Videreføring av diskusjon om aktuelle tema («brainstorming»), foreløpige prioriteringer og vurdering av evt. forundersøkelser. Overordnet analyse selskapskontroll: Presentasjon av kontrollutvalgets oppgave med selskapskontroll. Presentasjon av kommunens prinsipper for eierstyring. Risikovurdering og foreløpige prioriteringer av tema/selskaper for kontroll. Stange, 19. januar RETT UTSKRIFT: Stange, 19. januar Kjetil Solbrækken utvalgssekretær 4

8 NESTE MØTE Dato: Tirsdag 1. mars 2016 Tidspunkt: Kl Aktuelle saker: Metode og opplegg for gjennomføring av overordnet analyse (utsatt sak fra forrige møte) Foranalyse tjenester til funksjonshemmede (videreføring av sak fra forrige møte) Videreføring av overordnet analyse av kommunen: Administrativ organisering, igangsatte og planlagte utviklingsprosjekter, risikostyring Kommunens bruk av kostra-tall Videreføring av risikovurderinger og foreløpige prioriteringer Oppstart av overordnet analyse selskapskontroll Presentasjon av kommunens prinsipper for eierstyring Risikovurderinger og foreløpige prioriteringer Uttalelse til forslag om ordning om betaling for tjenester - Hedmark Revisjon IKS Møteplan 2016: Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl Saker til oppfølging i senere møte: Status for Stange Helse- og Omsorgssenter (KU-sak 34/15) Kommunens beredskapsarbeid (ku-sak 30/15) Samhandlingsreformen div. spørsmål (ku-vedtak 04/13) Overordnet internkontroll rådmannens ansvar for «betryggende kontroll» (KU-vedtak sak 07/14) Internrevisjon/oppfølging av gjennomførte tiltak etter Helsetilsynets rapport fra 2013 om tjenester til voksne med psykiske lidelser (vedtak KU-sak 09/14) oppfølging , 1. kvartal: Oppfølging av tilsynsrapport kvalifiseringsprogrammet/nav Stange (KU-sak 07/15) 2016: Markedsføring og profilering av ledige tomter (KU-sak 10/15) 2015/2016: Videreføring forundersøkelse: Interkommunale samarbeid (ku-sak 12/15) Oppfølging av tidligere revisjonsrapporter: Revisjonsrapport vedr. anskaffelser mellom og Revisjonsrapport vedr. rammeavtaler Hedmark IKT Bestilte oppdrag fra Hedmark Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon mv): Kostra-analyse mm. (jf. vedtak KU-sak 07/16) 5

9 Tirsdag kl

10 SAK NR. 11/2016 Stange kommune PRESENTASJON AV KOMMUNENS ADMINISTRATIVE ORGANISERING, IGANGSATT OG PLANLAGT UTVIKLINGSARBEID OG RISIKOVURDERINGER Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: 1. Organisasjonskart Vedlegg 1 FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Rådmannens presentasjon av den administrative organiseringen og igangsatte og planlagte utviklingsarbeid/-prosjekter, tas til orientering SAKSOPPLYSNINGER: Saken er en oppfølging av vedtak i forrige møte (sak: Overordnet analyse første «brainstorming.») der rådmannen ble invitert til «å presentere kommunens administrative organisering, igangsatt og planlagt utviklingsarbeid/-prosjekter i kommunen og de viktigste risikoene for forvaltingen slik rådmannen ser det». God kunnskap om kommunens organisering og hva som skjer i kommunen mht. evalueringer og utviklingsprosjekter mv. gjør utvalget bedre i stand til å velge riktige revisjonsprosjekter. Saken er derfor å betrakte som en del av informasjonsinnhentingen i kontrollutvalgets arbeid med å lage en ny plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Felles for kontrollutvalgets oppgave med å utarbeide en overordnet analyse og rådmannens ansvar for å ha etablert en hensiktsmessig internkontroll er risikovurderinger. Det vil derfor være av stor interesse for kontrollutvalget å kjenne til rådmannens system for risikovurderinger, hvilke risikoer som er avdekket av rådmannen, evt. hvordan rådmannen arbeider for å redusere risikoene. I denne saken etterspørres risiko på overordnet nivå primært rettet mot risiko for manglende måloppnåelse, risiko for ineffektiv drift og risiko for brudd på lover/regler og interne retningslinjer. 1

11 HR og informasjonsavdeling RÅDMANNEN Økonomi og administrasjonsavdeling Kommunalsjef OPPVEKST Barnehager Arstad skole Breidablikk skole Espa skole og barnehage Hoberg skole Solvin skole Stange skole Tangen skole Vallset skole Åsbygda skole Ottestad ungdomsskole Romedal ungdomsskole Stange ungdomsskole Åkershagan opplærings og aktivitetssenter HIPPT* Kommunalsjef HELSE OG OMSORG Tjenesteenheten Helsetjenester i hjemmet Stange helse og omsorgssenter Ottestad helse og omsorgssenter Lille Kjonerud bofellesskap Tilrettelagte tjenester Helse og rehabilitering Barn og familie NAV Interkommunal legevakt Samfunnsmedisinsk enhet IKAD* Kommunalsjef SAMFUNNSUTVIKLING Plan-, bygg og oppmålingsavdeling Hedmarken landbrukskontor Kommunalteknikk Eiendomsavdeling Jus/politisk sekretariat Kultur og fritid Skatteoppkreveren Kommuneentrepenøren Hru* HIAS* HIB* Har* HIKT* HIPPT = Hamarregionens Interkommunale Pedagogisk Psykologisk Tjeneste Hru = Hamarregionen utvikling HIAS = Hedemarken Interkommunale avløpssamband HIB = Hedemarken interkommunale brann- og feievesen Harr = Hamarregionen reiseliv HIKT = Hedmark IKT IKAD= interkommunal akutt døgnhopphold Oppdatert november 2015

12 SAK NR. 12/2016 Stange kommune KOMMUNENS BRUK AV KOSTRATALL TIL ANALYSE OG STYRING Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: (ingen) FORSLAG TIL VEDTAK: Rådmannens presentasjon av kommunens bruk av kostratall tas til orientering. SAKSOPPLYSNINGER: Kontrollutvalget fikk i forrige møte (19/1-16) en orientering fra kommunens revisor/hedmark Revisjon IKS om kostra-systemet. Temaet ble fulgt opp senere i samme møte under saken «Overordnet analyse forvaltningsrevisjon - første «brainstorming»), der kontrollutvalget bl.a. fattet slikt vedtak: Rådmannen inviteres til å informere om hvordan kostra-tall benyttes til styring og utvikling av kommunen. Med bakgrunn i vedtaket er rådmannen invitert til å informere. Nedenfor følger en kort informasjon om hovedtrekkene i KOSTRA-systemet: KOSTRA er en forkortelse for KOmmuneSTatRApportering og omfatter altså rapporteringen fra kommunene til Staten. KOSTRA inneholder tjenestedata og økonomidata for alle kommunens fagområder og er en omfattende kilde til kunnskap om kommunenes virksomhet. Kommunal og regionaldepartementet beskriver det som "et nasjonalt informasjonssystem som gir styringsinformasjon om kommunal og fylkeskommunal virksomhet." 1

13 KOSTRA-dataene brukes i mange sammenhenger og data som inneholder feil kan føre til feil konklusjoner i analyser, tildelinger osv. Det er Kommunal og regionaldepartementet (KRD), som har ansvaret for KOSTRA. KOSTRA inneholder tjenestedata og økonomidata for alle kommunens fagområder, og er en omfattende kilde til kunnskap om kommunenes virksomhet. KRD beskriver det som "et nasjonalt informasjonssystem som gir styringsinformasjon om kommunal og fylkeskommunal virksomhet". Fylkesmannen skal veilede kommunene både når det gjelder innrapportering og bruk av KOSTRA-data. Fylkesmannen ønsker også å stimulere kommunene til å kvalitetssikre sine data. Kommunene rapporterer inn KOSTRA-data ved utfylling av skjemaer på nett eller ved uttrekk fra fagsystemer. Det er Statistisk sentralbyrå (SSB) som tar i mot rapporteringen, og SSB publiserer også KOSTRA-data slik at man kan hente dem ut via internett ( KOSTRA-dataene rapporteres inn årlig, og hovedfrist for kommunenes rapportering er 15. februar. KOSTRA-dataene publiseres i to omganger, og første publisering er 15. mars. Deretter har kommunene frist på seg til 15. april med å rapportere inn det som mangler eller å rette feil i innrapporterte data. Endelig publisering hos SSB skjer så 15. juni. KOSTRA-dataene er bearbeidet ved at det er gjort nøkkeltallsberegninger som viser blant annet dekningsgrader, kommunens prioritering og produktivitet. I tillegg er det laget kvalitetsindikatorer for de ulike fagområdene. KOSTRA utvikles stadig ved at nye områder / nye data tas inn, og ved at det lages nye nøkkeltall og gjøres endringer i tabeller. KOSTRA-dataene presenteres i ferdige nøkkeltallsoversikter og som rene grunnlagsdata. Dataene presenteres på 3 nivåer: Nivå 1: Utvalgte nøkkeltall (en tabell med utvalgte nøkkeltall fra alle fagområder) Nivå 2: Detaljerte nøkkeltall (tabeller med nøkkeltall for hvert fagområde) Nivå 3: Grunnlagsdata (i statistikkbanken der man selv velger hvilke data man ønsker) Fra KOSTRA kan man altså hente ut masse informasjon i ferdiglagde oversikter, eller man kan kombinere data for å belyse forhold man selv ønsker. Styringsinformasjon - KOSTRA Ressursbruk Årsverk Driftsutgifter/-inntekter Realkapital Produktivitet Tjenesteproduksjon Brukere Tjenesteomfang Prioritering Målgrupper Befolkningsmengde Befolkningssammensetning Dekningsgrader/ bruksrater 2

14 SAK NR. 13/2016 Stange kommune FORUNDERSØKELSE / FORVALTNINGSREVISJON: TJENESTER TIL FUNKSJONSHEMMEDE I STANGE KOMMUNE Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: 1. Foranalyserapport: Tjenestetilbudet for funksjonshemmede i Stange kommune (Hedmark Revisjon IKS) 2. Rapport fra Deloitte: Gjennomgang av organisering og ledelse i Stange kommunes helse- og omsorgstjenester Vedlagt: Ikke vedlagt Ikke vedlagt FORSLAG TIL VEDTAK: SAKSOPPLYSNINGER: Bakgrunn/oppsummering: Saken er en oppfølging av vedtak i kontrollutvalget i forrige møte (19/1-16) i sak 08/16 FORANALYSE FORVALTNINGSREVISJON: TJENESTER TIL FUNKSJONSHEMMEDE I STANGE KOMMUNE, der Hedmark Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor Jo Erik Skjeggestad presenterte den bestilte foranalysen. Kontrollutvalget fattet slikt vedtak i saken: 1. Kontrollutvalget tar til orientering at kommunen arbeider med en ny helse- og omsorgsplan og at det er planlagt en gjennomgang av tjenestene ved bruk av en ekstern konsulent. 2. Spørsmålet om bestilling av et revisjonsprosjekt på området utsettes til neste møte der rådmannen inviteres til å orientere om status for arbeidet med ny helse- og omsorgsplan og planene for ekstern evaluering. 1

15 Med bakgrunn i vedtaket er rådmannen invitert til saken. Saken er en drøftingssak og saken legges derfor frem uten forslag til vedtak. Gjennomført foranalyse Hedmark Revisjon IKS: I foranalysen oppsummerte Hedmark Revisjon IKS med at man antar at et revisjonsprosjekt på området «medfører nytteverdi for kommunen, i den grad man kan synliggjøre områder hvor kommunen kan gjøre forbedringer». Revisjonen foreslår følgende dersom man skal gjennomføre et forvaltningsrevisjonsprosjekt: Formål: Kartlegge kommunen tjenestetilbud til funksjonshemmede og se etter om dette oppfyller gjeldene lovkrav og kommunens egne målsettinger Problemstillinger: 1. Hva slags tjenestetilbud finnes for funksjonshemmede i Stange kommune? 2. Hvordan sikrer kommunen at brukerne får lovpålagte tjenester? 3. Hvordan sikrer kommunen en forsvarlig saksbehandling og rettferdig fordeling av tjenestetilbud/likebehandling 4. Hva slags strategi/målsettinger ligger til grunn for tjenestetilbudet til funksjonshemmede i Stange kommune? 5. Hvordan følges strategien/målsettingene opp av kommunen gjennom ulike tiltak og rapportering? Tidligere samtaler med rådmannen: Tjenester for funksjonshemmede er tidligere drøftet med kommunalsjef. Nedenfor følger utdrags fra møteprotokollen fra møte i kontrollutvalget den 10/9-15: SAK NR. 34/2015 FORUNDERSØKELSE HELSE OG OMSORG OG OPPFØLGING AV KONSULENTRAPPORTEN FRA DELOITTE Fra behandlingen: Rådmannen v/kommunalsjef Helse og omsorg Tove Nordli Selnes orienterte og svarte på spørsmål innenfor følgende tema/områder: Stange Helse- og omsorgstjenester: - Økonomi (budsjettsituasjonen, økonomistyring) - Utviklingen i sykefravær Oppfølging av konsulentrapporten fra Deloitte: - Rapportens forslag til tiltak ble gjennomgått. Det ble orientert om status for oppfølgingen av tiltakene. På spørsmålet fra kontrollutvalget ble det særlig orientert om ledelsessituasjonen ved kommunens to omsorgssentre og arbeidsmiljøet ved Stange Helse og omsorgssenter. 2

16 VEDTAK (enstemmig): 1. Kontrollutvalget tar kommunalsjefens presentasjon til orientering og har inntrykk av at det jobbes godt med utvikling på en rekke områder innenfor helse og omsorg i Stange kommune. 2. Kontrollutvalget mener konsulentrapporten fra Deloitte gir et godt utgangspunkt for videre oppfølging fra kontrollutvalgets side mht. anbefalinger/tiltak. Rapporten vil bli benyttet som ett av flere innspill i den kommende prosessen i kontrollutvalg med å lage ny plan for forvaltningsrevisjon. 3. Kontrollutvalget vil vurdere gjennomføring av en forvaltningsrevisjon/evaluering av tjenestetilbudet til funksjonshemmede og kommunens rapportering innenfor området. Temaet drøftes videre på neste møte der Hedmark Revisjon IKS bes om å komme med innspill til aktuelle innfallsvinkler til revisjoner innenfor området. 4. Kontrollutvalget er bekymret for situasjonen ved Stange Helseog omsorgssenter og vil følge opp dette med rådmannen i løpet av første halvår Det bes særlig om tilbakemelding i forhold til økonomistyring og samspillet mellom ledelse og ansatte. 3

17 SAK NR. 14/2016 Stange kommune STATUSRAPPORT REVISJON FOR 2015 FRA HEDMARK REVISJON IKS Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: 1. Statusrapport revisjon for 2015 (rapport datert 27/1-15 fra Hedmark Revisjon IKS) Vedlagt: Vedlegg 1 FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Statusrapport revisjon for 2015 fra Hedmark Revisjon IKS tas til orientering. 2. Kontrollutvalget merker seg at rapporten viser at kontrollutvalget ved utgangen av 2015 har totalt 680,5 ubrukte timer. SAKSOPPLYSNINGER: I tråd med inngått (oppdrags)avtale mellom kontrollutvalget og Hedmark Revisjon IKS fremlegges herved rapport med oversikt over medgått tid innenfor de ulike tjenesteområdene for siste år. Årsrapporten viser medgått tid i forhold til avtalt tidsbruk i oppdragsavtalen. Den vedlagte rapporten (se vedlegg 1) viser at det for 2015 ble benyttet totalt 1681,25 timer. Dette er 143,75 timer mindre enn budsjettert. Besparelsen skyldes mindre kjøp av forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og andre undersøkelse enn budsjettert. I rapporten (tabellen på s. 1) fremgår det slik oversikt over ubrukte timer: ,75 timer ,75 timer Sum 680,50 timer 1

18 Pr. d.d. er det uklart om kontrollutvalget har disse timene til gode eller ikke fra selskapet. Det som er klart er at kontrollutvalget har betalt for timene gjennom a-kontofaktureringen gjennom året, uten at det er foretatt noe økonomiske oppgjør ved årsslutt. Dette gjelder både for 2014 og Det vises til egen sak om fremtidig avregningsløsning med Hedmark Revisjon IKS og forsalg til løsning av uenigheten omkring manglende avregning for 2014 og

19 Hedmark Revisjon IKS Statusrapport revisjon for 2015 Stange kommune Utarbeidet

20 Rapportering Av oppdragsavtale for 2015 fremgår det av punkt 4.5 Økonomirapportering at revisor skal rapportere til kontrollutvalget 1. og 2.tertial (30/4 og 31/8). Videre skal det avgis en årsrapport (31/12). I tillegg til økonomirapporteringen kommer egne faglige statusrapporter knyttet til planlegging/revisjonsstrategi, interimsrevisjon og årsavslutningsrevisjon når det gjelder regnskapsrevisjon, og statusrapporter under vegs når det gjelder arbeid med forvaltnings- og selskapskontrollrapporter. Rapporteringen skal gjøres på samme nivå som oppdragsavtalen og oversendes kontrollutvalget senest en måned etter utløp av rapporteringsperioden. Tertialrapporteringene skal begrunne eventuelle vesentlige avvik mellom budsjett og prognose. Rapporteringen vår tar utgangspunkt i avtalt ressursbruk slik den fremgår av oppdragsavtalens punkt 3. Tabellen under viser avtalt timetall, samt status pr rapporteringstidspunkt: Tjeneste Ubrukte timer 2014 Timer avtalt 2015 Timer medgått pr Timer medgått pr Timer medgått pr Ubrukte timer 2015 Regnskapsrevisjon 1 Rev. av årsregnskap ,00 555, ,75 2 Revisjonsuttalelser ,50 192,75 268,75 3 Rev beboerregnsk ,25 29,25 30,00 4 Veiledning/bistand 25 3,25 13,75 18,25 SUM , ,00 791, ,75-136,75 Bestilte revisjonstjenester 5 Mindre undersøk ,00 0,00 68,50 6 Forvaltningsrevisjon ,00 178,00 187,00 7 Selskapskontroll 100 0,00 0,00 0,00 SUM , ,00 178,00 255, ,75 Annet 8 Møter i KU/ KS 12, ,25 39,00 64, ,00 SUM TOTALT , , , , ,75 Linje 5 omfatter følgende særskilte bestillinger: 1247 Tjenestetilbudet til funksjonshemmede 68,50 timer Totalt 68,50 timer Linje 6 omfatter følgende forvaltningsrevisjonsprosjekter/foranalyser: 146 Organisering, overordnet styring og habilitet 187,00 timer Totalt 187,00 timer Linje 7 omfatter følgende selskapskontroller: Ingen prosjekter. 1

21 Kommentar til og vurdering av ressursbruken Oppdragsavtalen 1-4: Revisjonsberetning for Stange kommunes regnskap for 2014 er avlagt i 1.tertial Mesteparten av ressursbruken i forhold til revisjonsuttalelser tilskrives momskompensasjon og ressurskrevende tjenester. Det gjøres spesielt oppmerksom på at interimsrevisjon for 2014 ble avsluttet i januar/februar 2015 og forklarer ubrukte timer i 2014 og merforbruket på linje 1 i Revisor er blitt forelagt 11 spillemiddelregnskap til revisjon i Vanligvis får vi oss forelagt 4-5 regnskaper årlig. De fleste også innbefatter også at revisor skal bekrefte refusjon av betalt mva for bygging av idrettsanlegg. Dette påvirker ressursbruken på linje 2 revisjonsuttalelser. Revisjon av beboerregnskap er i det alt vesentligste underlagt revisjon i 1.tertial 2015, men beboerregnskapene ved ett av sykehjemmene ble ferdigrevidert i mai Utover høsten har det medgått litt tid knyttet til uttalelse i forbindelse med flytting/dødsfall. Oppdragsavtalen 5-7 Planlagt ressursbruk og status iht medgått fremgår av tabellen over. Det er ikke registrerte avvik i forhold til igangsatte prosjekter som etter vår vurdering trengs å følges opp. Oppdragsavtalen 8 Medgått er tid er innenfor det som er forutsatt i oppdragsavtalen. Vi har brukt 27,50 timer på møtedeltakelse, inkl pliktig møtedeltakelse i kommunestyrer og 36,50 timer på forberedelser i 2015 (inkl utarbeidelser av presentasjoner mm). I tillegg er det medgått 41,25 timer på kjøring. Dette innbefatter kjøring knyttet til møter i kontrollutvalg og kommunestyrer, møter i forbindelse med regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjonsprosjekter. Stange kommune er belastet for dette gjennom timeprisen på kr

22 Avvik som behøver å følges opp av kontrollutvalget Rapportert tidsbruk anses å være innenfor det som er avtalt i oppdragsavtalen for Etter revisors vurdering ikke behov for oppfølging fra kontrollutvalget. Ubrukte timer for 2014 har Stange kommune avregnet etter vedtak i kontrollutvalget våren Ubrukte timer i 2015 knytter seg i helhet til avvik mellom avtalte timer og bestilte/leverte timer i Løten, den 27. januar 2016 Morten Alm Birkelid daglig leder 3

23 SAK NR. 15/2016 Stange kommune HEDMARK REVISJON IKS FREMTIDIG AVREGNINGSLØSNING MED EIERKOMMUNENE HØRING Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: 1. Hedmark Revisjon IKS fremtidig avregningsløsning med eierkommunene (brev av 23/12-16 fra Hedmark Revisjon IKS til ordfører og kontrollutvalg i deltakerkommunene) 2. Notat vurdering av avregningsregime for 2014/2015 (brev av 12/10-15 fra daglig leder til styret i Hedmark Revisjon IKS) 3. Vurdering av avregningsregime (brev av 11/12-16 fra KS Advokatene til Hedmark Revisjon IKS) Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Kontrollutvalget har vurdert de ulke avregningsløsningene som er forelagt fra Hedmark Revisjon IKS, og anmoder Hedmark Revisjon IKS å gå for en avregning time for time fra og med Dette innebærer en løsning der man avregner faktisk medgått tid pr. 31/12 mot a-konto innbetalinger, med tilbakebetaling av eventuell differanse. Kontrollutvalget mener dette alternativet er det mest ryddige, samtidig som det gir de beste incentiver for selskapet mht. kostnadseffektiv drift og kundeorientering. 2. Når revisjonsselskapet har vedtatt sitt avregningsregime i løpet av våren 2016, vil kontrollutvalget på nytt behandle oppdragsavtalen med revisjonsselskapet for Når det gjelder 2014 og 2015 har kontrollutvalget merket seg den juridiske vurderingen fra KS Advokatene der det konkluderes med at kontrollutvalgene har rett til å kreve avregning og tilbakebetaling for disse årene. Kontrollutvalget ser likevel hensiktsmessigheten med å finne en omforent løsning, og foreslår derfor samme avtale som selskapet har gjort med bl.a. kontrollutvalget i Hedmark Fylkeskommune for 2014 og 2015 (overføring av ubrukte timer til bruk/disponering i senere år). 1

24 SAKSOPPLYSNINGER: Innledning: Hedmark Revisjon IKS besluttet i representantskapet i april 2015 å sette til side de inngåtte oppdragsavtalene med kontrollutvalgene for 2014 når det gjaldt å foreta avregning av innbetalt a-konto gjennom året (jf. budsjett) mot faktisk medgått tid. Dette brøt også med en langvarig praksis og enighet om forståelsen mellom kontrollutvalgene i Hamarregionen og selskapet om betaling for tjenester fra selskapet. Bakgrunnen for at selskapet mente man hadde rett til å legge oppdragsavtalen til side var at man mente det var motstrid mellom oppdragsavtalen og den overordnede selskapsavtalen (vedtatt av kommunestyrene i deltakerkommunene). Det hele berodde på en ny tolkning av selskapsavtalen. En ny tolkning passet selskapet godt i og med at selskapet var i en alvorlig likviditetssituasjon på dette tidspunktet, og at endringer tilførte selskapet anslagsvis mellom 2 og 3 millioner kroner som kommunene hadde innbetalt for mye a-konto for Kontrollutvalgene i Hamar, Ringsaker, Stange og Løten protesterte mot den nye tolkningen av selskapsavtalen, og mente at selskapet hadde brutt de inngåtte oppdragsavtalene som var tydelige på at for mye innbetalt a-konto skulle tilbakebetales. Nedenfor følger en oversikt over ubrukte timer og kroner uenigheten dreier seg om for de fire kommunene i Hamarregionen: Samlet Ubrukte Kroner Ubrukte Kroner Ubrukte Kroner timer timer timer Hamar 329, , Ringsaker 394, , , Stange 536, , , Løten 60, , , SUM , Timepris 2014: 725 Timepris 2015: 775 Juridiske spørsmål og vurderinger: Kontrollutvalgene i Hamarregionen har gjennom 2015 etterspurt en juridisk vurdering av de avtalerettslige spørsmålene. Representantskapet i selskapet har støttet seg på styret og daglig leder som har ment at selskapet har hatt juridisk rett til å sette oppdragsavtalene til side. Kontrollutvalget i Ringsaker kommune ba rådmannen v/juridisk avdeling i Ringsaker kommune om bistand sommeren 2015, men rådmannen i Ringsaker ønsket å avklare med eierne før man eventuelt så på saken. Saken ble lagt på is, og er ikke fulgt opp videre verken av rådmannen eller av kontrollutvalget i Ringsaker kommune. Kontrollutvalgene i Stange kommune og Hamar kommune fortok sommeren 2015 motregning basert på avregning for 2014 i nye regningene fra Hedmark Revisjon IKS for Kontrollutvalgene mottok etter dette en påstand fra selskapet om at kontrollutvalgene gjennom motregningen hadde brutt en rekke lovverk. Denne påstanden var ikke dokumentert nærmere. Kontrollutvalgene valgte å støtte seg på utvalgets sekretær som tidligere hadde gjort undersøkelser omkring motregningsretten og kommet til at kontrollutvalgene hadde rett til å motregne. Påstanden om at motregningen er lovstridig er ikke fremmet på ny fra selskapet. 2

25 De juridiske sidene ved den avtalerettslige siden av saken ble ikke grepet tak i før ny styreleder i Hedmark Revisjon IKS var på plass høsten KS Advokatene ble engasjert og det forelå svar fra disse den 11/12-15 (se vedlegg 3). I notatet er saken oppsummert slik: «Jeg er ut fra en vurdering av ordlyden i selskapsavtalen sammenholdt med innholdet i oppdragsavtalene kommet til at det for årene 2014 og 2015 må legges til grunn at eventuelle beløp som er «forhåndsavtalt» i oppdragsavtalene ikke er avgjørende for det beløp som til slutt skal betales, med at det skal skje en avregning etter medgått tid. Det må slike gjøres en avregning for årene 2014 og Det fremgår ikke klart av oppdragsavtalen hva som skal skje dersom det er betalt mer a- konto enn det som viser seg som reelle beløp. Viser det seg at det er betalt for mye, er det et tolkningsspørsmål om det overskytende skal betales tilbake. I mangel av bestemte holdepunkter for en annen løsning, må hovedregelen her være at tilbakebetaling kan kreves. Jeg er kommet til at det ikke foreligger tilstrekkelige holdepunkter for en annen løsning, og at kommuner som har et mindre-forbruk enn det som er «forhåndsavtalt» kan kreve differansen tilbakebetalt. Dette er imidlertid ikke til hinder for at disse kommunene samtykker til at «ubrukte timer» overføres til neste eller senere år.» Styret behandlet vurderingen fra KS advokatene i møte den , og følgende vedtak ble fattet: «Eierkommuner ved (fylkes-)ordfører og kontrollutvalg får notat av og KS advokatensvurdering av , samt referat fra styremøte til uttalelse. Høringsfrist settes til Høring alternative forslag: Sammen med brevet som er oversendt til kontrollutvalgene (se vedlegg 1) følger et notat fra daglig leder til styret i Hedmark Revisjon IKS fra oktober 2015 (se vedlegg 2). I dette notatet foreslås fire ulike løsningsalternativer. Det oppfattes slik at det er disse fire løsningsalternativene selskapet ønsker synspunkter på fra kontrollutvalgene: Alternativ A: Folketallsavregning Alternativ B: Ingen avregning på kroner eller i timer Alternativ C: Avregning time for time Alternativ D: Overføring av ubrukte timer til bruk/disponering senere år Styreleder i Hedmark Revisjon IKS har i tillegg invitert utvalgssekretær til et møte. Det er overlatt til sekretær å videreformidle invitasjonen til lederne i kontrollutvalgene i Hamarregionen, evt. vurdere behov for å trekke med utvalgslederne i møtet. I første omgang har sekretær vurdert det slik at alle utvalgslederne ikke trenger involveres. I og med at hele saken i utgangspunktet startet i kontrollutvalget i Stange kommune, og at kontrollutvalget i Stange har vært en pådriver i saken, har sekretær vurdert det slik at det er nyttig at leder for kontrollutvalget i Stange deltar på det planlagte møtet med styreleder og daglig leder i Hedmark Revisjon IKS. Møtet er planlagt 29. februar Behandling av saken i kommunene: Av kontrollutvalgene i Hamarregionen er saken i skrivende stund behandlet i kontrollutvalget i Hamar kommune (den 2/2-16) og kontrollutvalget i Løten kommune (den 19/2-16). Det er fattet slikt likelydende vedtak i de to utvalgene: 3

26 1. Kontrollutvalget har vurdert de ulke avregningsløsningene som er forelagt fra Hedmark Revisjon IKS, og anmoder Hedmark Revisjon IKS å gå for en avregning time for time fra og med Dette innebærer en løsning der man avregner faktisk medgått tid pr. 31/12 mot a-konto innbetalinger, med eventuell tilbakebetaling av differansen. Kontrollutvalget mener dette alternativet er det mest ryddige, samtidig som det gir de beste incentiver for selskapet mht. kostnadseffektiv drift og kundeorientering. 2. Når revisjonsselskapet har vedtatt sitt avregningsregime i løpet av våren 2016, vil kontrollutvalget på nytt behandle oppdragsavtalen med revisjonsselskapet for Når det gjelder 2014 og 2015 har kontrollutvalget merket seg den juridiske vurderingen fra KS Advokatene der det konkluderes med at kontrollutvalgene har rett til å kreve avregning og tilbakebetaling for disse årene. Kontrollutvalget ser likevel hensiktsmessigheten med å finne en omforent løsning, og foreslår derfor samme avtale som selskapet har gjort med bl.a. kontrollutvalget i Hedmark Fylkeskommune for 2014 og 2015 (overføring av ubrukte timer til bruk/disponering i senere år). Formannskapet i Hamar kommune behandlet i sitt møte den 3. februar 2016 saken på selvstendig grunnlag med fokus på å finne en løsning for 2014 og Formannskapet vedtok å støtte valg av alternativ D (overføring av ubrukte timer til bruk/disponering senere år). Dette var det samme som kontrollutvalget i Hamar har gitt uttrykk for i sitt vedtak (pkt. 3 i vedtaket). Vedr. forslag til vedtak i saken: Det foreslås for kontrollutvalget å fatte likelydende vedtak som kontrollutvalgene i Hamar og Løten (Ringsaker har møte den 23/2-16). 4

27 Til Eierkommunene v/ordfører og nyvalgt representantskapsmedlem Kontrollutvalgene v/kontrollutvalgssekretariatene Postboks 84, 2341 Løten Telefon: Org.nr.: MVA Bankgiro: Saksbeh.: Direkte tlf.: Deres ref.: Vår ref.: Dato: Morten Alm Birkelid desember 2015 HEDMARK REVISJON IKS FREMTIDIG AVREGNINGSLØSNING MED EIERKOMMUNENE Styret i Hedmark Revisjon IKS fikk av representantskapet i Hedmark Revisjon IKS den i oppdrag å arbeide frem en avregningsløsning som samtlige eierkommuner kunne tiltre og som skaper forutsigbarhet hos eierkommuner, kontrollutvalg og selskapet. Bakgrunn for dette var de uenigheter som hadde oppstått mellom enkelte av kontrollutvalgene og selskapet i forbindelse med avregning pr Styret behandlet i møte den notat fra daglig leder der ulike avregningsløsninger var drøftet. Notatet følger vedlagt. Styret fattet følgende vedtak: Styret innhenter en juridisk vurdering av forslag til avregninger med eierkommunene. Spesielt vurderes løsningene avregning time for time, overføring av ubrukte timer til bruk/ disponering kommende år og kompromissforslaget fra ORM. Vurderingen behandles i neste styremøte. Styreleder og daglig leder avholder møter med eierkommunene på Hedmarken ogkontrollutvalgslederne. Daglig leder undersøker hvilke avregningsløsninger som er etablert i andre større interkommunale revisjonsselskaper. De 17 eierkommunene (inkl kontrollutvalgene) vil bli invitert til å gi sin uttalelse til forslag før det forelegges representantskapet til godkjenning i forbindelse med behandling av årsregnskapet for Styret har forelagt notatet og ulike alternative løsninger til kvalitetssikring hos KS Advokatene. Dette er gjort i forståelse med eierne, dvs representantskapsmedlemmer og/eller ordførere. Ingen eiere har reist innsigelser mot at KS Advokatene gjør dette på vegne av eierne. KS Advokatene fikk følgende bestilling den : Hedmark Revisjon IKS har utfordringer mht hvordan de tjenester som vi leverer til våre eierkommuner skal honoreres. Styret i selskapet behandlet en utredning i styremøte i går knyttet til mulige løsninger både for 2014/2015 og til bruk i fremtiden. Før styret gjør sitt valg og presenterer forslaget for representantskap, eierkommuner og det evt legges frem til høring i de 17 kontrollutvalgene som selskapet jobber inn mot, ønsker styret å få en juridisk vurdering av forslagene til neste styremøte. Besøksadresse Besøksadresse hovedkontor Løten: kontor Kongsvinger: Kildevegen 14 Fjellgata 4

28 Styret ønsker også få vurdert hvilke konsekvenser de ulike løsningene skal ha for selskapsavtalens 5 mht avregning. Dokumentene som legges til grunn er daglig leders utredning og forslag til endringer av selskapsavtalen. Legger ved gjeldende selskapsavtale til orientering. KS Advokatenes vurdering forelå den Vurderingen følger vedlagt. KS Advokatene v/jostein Selle har oppsummert sin gjennomgang/kvalitetssikring av notatet slik: «Jeg er ut fra en vurdering av ordlyden i selskapsavtalen sammenholdt med innholdet i oppdragsavtalene kommet til at det for årene 2014 og 2015 må legges til grunn at eventuelle beløp som er «forhåndsavtalt» i oppdragsavtalene ikke er avgjørende for det beløp som til slutt skal betales, med at det skal skje en avregning etter medgått tid. Det må slike gjøres en avregning for årene 2014 og Det fremgår ikke klart av oppdragsavtalen hva som skal skje dersom det er betalt mer a-konto enn det som viser seg som reelle beløp. Viser det seg at det er betalt for mye, er det et tolkningsspørsmål om det overskytende skal betales tilbake. I mangel av bestemte holdepunkter for en annen løsning, må hovedregelen her være at tilbakebetaling kan kreves. Jeg er kommet til at det ikke foreligger tilstrekkelige holdepunkter for en annen løsning, og at kommuner som har et mindre-forbruk enn det som er «forhåndsavtalt» kan kreve differansen tilbakebetalt. Dette er imidlertid ikke til hinder for at disse kommunene samtykker til at «ubrukte timer» overføres til neste eller senere år.» Styret behandlet vurderingen fra KS advokatene i møte den , og følgende vedtak ble fattet: «Eierkommuner ved (fylkes-)ordfører og kontrollutvalg får notat av og KS advokatens vurdering av , samt referat fra styremøte til uttalelse. Høringsfrist settes til KS Advokatene engasjeres til å kvalitetssikre forslag til ny selskapsavtale, herunder spesielt klargjøring av formuleringer i 5 og forholdet til oppdragsavtaler med de 17 kontrollutvalgene for å sikre konsistens. Styreleder og daglig leder avholder møte med ORM i januar 2016» Representantskapet i Hedmark Revisjon IKS vil deretter av styret bli invitert til å ta stilling til hvordan felles avregningen for alle eierkommuene for årene 2014 og 2015 skal gjennomføres. Vi imøteser deres svar og samordning av synspunkter før saken behandles i konstituerende representantskap i månedsskiftet februar/mars Vi benytter også anledning til å ønske dere en god jul og et godt nytt år! Løten, den 23. desember 2015 på vegne av Sylvia Brustad styreleder Vedlegg: Notat vurdering av avregningsregime for 2014/2015 av KS Advokatenes vurdering av avregningsregime av

29 Til styret i Hedmark Revisjon IKS Postboks 84, 2341 Løten Telefon: post@hedmark-revisjon.no Org.nr.: MVA Bankgiro: Saksbeh.: Direkte tlf.: Deres ref.: Vår ref.: Dato: Morten Alm Birkelid oktober 2015 NOTAT - VURDERING AV AVREGNINGSREGIME FOR 2014/2015 Innledning Representantskapet behandlet i sak 10/2015 den utfordringer knyttet til avregning med eierkommunene på Hedmarken for 2014 økonomiske konsekvenser for selskapet. Til saken forelå det et notat fra daglig leder, se vedlegg 1. Representantskapet fattet følgende vedtak: Daglig leders redegjørelse tas til orientering. Representantskapet gir styret i oppdrag å finne en løsning på avregning for årene 2014/2015. Løsningen må foreligge i god tid før årsregnskapet for 2015 skal godkjennes i representantskapet. Løsningen må omfatte alle eierkommunene. Siden styret ikke var til stede i representantskapsmøtet, fikk daglig leder i oppdrag å ta med seg følgende løsninger som styret så raskt som mulig måtte få utredet og konkludert i forhold til: 1) Ingen avregning for 2014 og 2015, dvs slik årsregnskapet for 2014 er avlagt, dvs fastprisavtaler. 2) Avregning time for time, dvs slik avregningsregimet var i Hedmark Revisjon IKS før sammenslåingen med Glåmdal revisjon IKS ) Overføring av ubrukte timer til bruk/disponering senere år 4) Kompromissløsningen foreslått av ORM. Kommuner som har benyttet mindre enn 85% av avtalte timer, skal få refundert timer utover 85% som ikke er levert. Resten skal selskapet få beholde. Styreleder og daglig leder avholdt et møte den , og vi var der enige om at de foreslåtte alternativer skulle utredes og evt suppleres med andre avregningsregimer som måtte være aktuelle, f.eks. avregning helt eller delvis i forhold til folketall. Bakgrunn for uenighet om avregning med eierkommunene fremgår av notat til representantskapet den Besøksadresse Besøksadresse hovedkontor Løten: kontor Kongsvinger: Kildevegen 14 Fjellgata 4

30 FAKTA Selskapsavtalen som ble vedtatt av samtlige 17 eierkommuner fra har i 5 om prissetting av revisjons- og veiledningstjenester mv følgende ordlyd: «Selskapet skal fakturere sine tjenester ut i fra reelt medgått ressursbruk på det enkelte oppdrag. Revisjonshonorar skal forhåndsavtales med den enkelte eier i en oppdragsavtale. Selskapet skal alltid operere med en timesats som gjør at selskapet over tid ikke er egnet til å gå med overskudd (selvkostprinsipp). Engasjementsavtaler inngås med virksomheter som ikke er en del av kommunen. Særoppdragene skal honoreres etter samme timesats som eierkommunene. Deltakerne skal innbetale samlet oppdragsavtalt pris i 4 terminer med ¼ for hver termin, henholdsvis per 30/1, 30/4, 30/7 og 30/10.» Styret la til grunn når årsregnskapet for 2014 ble behandlet at reelt medgått ressursbruk på det enkelte oppdrag var avtalt i oppdragsavtalene med de respektive 17 kontrollutvalg, og at formuleringen i selskapsavtalens 5 første og andre setning måtte sees i sammenheng med formuleringen i 5 siste setning. Avregningsregimet som ble etablert fra avløste de to tidligere avregningsregimene som hadde vært i hhv Glåmdal revisjon IKS (fordeling folketall og medgått tid) og i Hedmark Revisjon IKS (medgått tid). I oppdragsavtalene som er inngått med de 17 kontrollutvalgene for 2014 er følgende tattt inn mht avregning, jf avtalens pkt 3. Se vedlegg 2) som er oppdragsavtalen med Hamar kommune for Revisjon av årsregnskapet, revisjonsuttalelser, bistand og revisjon av beboerregnskap gjennomføres uten nærmere avtale. Forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og mindre undersøkelser/særskilte bestillinger utføres etter særskilt bestilling av kontrollutvalget. Hedmark Revisjon IKS er kommunens valgte revisor for forvaltningsrevisjon, men kontrollutvalget kan bestemme at enkeltprosjekter kan utføres av andre etter forutgående dialog med Hedmark Revisjon IKS. Det avtales a-konto fakturering hvert kvartal. Årsavregning sendes kommunen med kopi til kontrollutvalget innen 31. januar påfølgende år. Oppdragsavtalene for 2014 ble behandlet av kontrollutvalgene i perioden august- oktober 2013, mens ny selskapsavtalen ble behandlet av styret i selskapet den , av representantskapet den og vedtatt av kommunestyrene og fylkestinget i perioden oktober-desember

31 VURDERING Med bakgrunn i representantskapets vedtak den , og de føringer som ble gitt i dette møtet, drøftes de alternativer som er lansert i forhold til å finne en løsning på avregningsproblematikken som både eierkommunene, kontrollutvalg og selskapet finner akseptabel, er håndterbar og transparent. I drøftingene legges det opp til å foreslå løsninger som sikrer at både formuleringer i nåværende selskapsavtale og formuleringer om avregning i oppdragsavtalene ivaretas. Løsning A Folketallsavregning Glåmdal revisjon IKS hadde frem til sammenslåingen den en avregning med sine 7eierkommuner der disse ble avregnet med en fordelingsnøkkel der 40% ble avregnet i forhold til folketall og 60% i forhold til leverte timer. Det var ingen statusrapportering til kontrollutvalgene i forhold til leverte/bestilte timer. For selskapet gav det relativ stabile forutsetninger for drift. For kommunene medførte det at folkerike kommuner betalte forholdsmessig mer for utførte revisjonstjenester enn mindre kommuner, og en reell selvkosttimepris som varierte fra ca kr 500 pr time til nærmere kr pr time pr kommune. Hedmark Revisjon IKS hadde til rundt ca 2004/2005 en folketallsfordeling med sine daværende 4 eiere, men denne ble i forbindelse med sammenslåing med Østerdal Revisjon IKS avløst av samarbeidsavtaler der det ble avtalt timeleveranser pr kommune i forhold til en felles timesats. Det ble ikke skilt på forvaltningsrevisjon eller regnskapsrevisjon, siden selskapet først rendyrket forvaltningsrevisjon/selskapskontroll med egne ansatte forvaltningsrevisorer i Fordeling av revisjonskostnader helt eller delvis i forhold til parameteren folketall pr kommune anses ikke å være enn tidsriktig løsning. I tillegg vil en slik løsning skape utfordringer mht hvordan fylkeskommunens bidrag skal være. Fordeling iht eierandel i selskapet kunne være en løsning, men revisjonsinnsatsen i kommunene er ikke proposjonal med størrelsen på kommunen, uansett om man legger folketall eller sum driftsinntekter til grunn, slik eierandelen i revisjonsselskapet har lagt opp til. Mindre kommuner betaler i utgangspunktet forholdsmessig mer for revisjon enn større kommuner, og aktivitetsnivået/behovet for forvaltningsrevisjon vil dessuten variere en god del fra år til år. Løsningen vurderes derfor ikke å være noen god løsning verken for eierkommunene, kontrollutvalg eller selskapet. Løsning B - Ingen avregning på kroner eller i timer Dette er den avregningsløsningen som styret og daglig ledelse la til grunn når de behandlet årsregnskapet for 2014, og som representantskapet tiltrådte ved sin behandling av årsregnskapet i møte den Avtalte timer i en oppdragsavtalen ble vurdert å forplikte både kontrollutvalgene og selskapet, slik at forhåndsavtalte timer ble ansett å være en fastprisavtale som gav selskapet forutsigbarhet i forhold til drift. 3

32 Kontrollutvalgene på Hedmarken har ikke tiltrådt denne vurderingen, og har i vedtak i løpet av 2015 opprettholdt at avregningsregimet fra før videreføres med avregning i forhold til medgått tid. Fordelen med denne løsningen for selskapet er at det gir meget stor forutsigbarhet i forhold til hvordan selskapet skal bemanne opp selskapet, spesielt på forvaltningsrevisjon- og selskapskontrollområdet. For kontrollutvalgene medfører det at utvalgene betaler for tjenester som ikke er levert eller at de betaler en høyere selvkostpris enn det som er forutsetning i oppdragsavtalene. Løsningen tiltres ikke av de 4 kontrollutvalgene på Hedmarken, og det anses derfor uaktuelt å foreslå denne for å sikre konsesus blant alle 17 kontrollutvalgene. Løsning C - Avregning time for time Frem til avregnet Hedmark Revisjon IKS selskapets daværende 10 eierkommuner etter medgått tid pr Selskapet sendte da akontofakturaer på regnskapsrevisjon og bestilte oppdrag innenfor forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og mindre undersøkelser ble honorert etter at rapporter var ferdigbehandlet i kontrollutvalget. For selskapet skapte dette store utfordringer mht å sette en korrekt bemanning, så lenge det ikke var garantier for at kontrollutvalgene vil bestiller timer i tråd med det som er inntatt i oppdragsavtalene. Selskapet får da utfordringer med å ha en bemanning som er tilpasset det bestillingsvolumet som kommer, spesielt på forvaltningsrevisjon og selskapskontrollområdet. For kontrollutvalget medfører en honorering i etterkant i tråd med leverte timer (regnskapsrevisjon) og bestilte timer (forvaltningsrevisjon/selskapskontroll) at utvalgene betaler for nøyaktig leverte timer iht forhåndsavtalt timepris. Ingen av de avtalte timene oppfattes av kontrollutvalgene å forplikte utvalget verken på regnskapsrevisjons eller på forvaltningsrevisjonsområdet. Skulle løsningen over hvert valgt for regnskapsåret 2014 måtte Hedmark Revisjon IKS ha avregnet timer som ikke var levert/bestilt av kontrollutvalgene, herav 2520 timer på forvaltningsrevisjon. Et årsverk i Hedmark Revisjon IKS har med 70% utfakturering (82% eksl ferie kundetid på ca 1350 timer pr år. For selskapet betyr bortfall av timer med en timepris i 2014 på hhv kr 775 og kr 875 (Glåmdalskommunene) ca 2,5 årsverk. En del av de timene kontrollutvalgene har bestilt i oppdragsavtalen for 2014 leveres også først påfølgende år. På regnskapsrevisjon f.eks. forskyvning i forhold til ferdigstillelse av interimsrevisjon og på forvaltningsrevisjon vil ikke alle bestillinger som skjer om høsten, la seg levere før Selskapet kan velge å dekke inn merforbruket for 2014 selv eller ved å be eierkommunene om å dekke det i tråd med selskapsavtalens eierandel. Velges den siste løsningen, ville kommuner som hadde bestilt i tråd med egen oppdragsavtale, måtte være med å dekke merforbruket i selskapet som tilskrives manglende bestillinger/leveranser fra andre kommuner. Velger selskapet selv å dekke inn merforbruket i tråd med en forsvarlig formuesforvaltning, måtte dette skje ved å redusere antall ansatte på forvaltningsrevisjon, ca 1,5 årsverk. Selskapet vil da imidlertid ikke være i stand til å levere avtalte timer påfølgende avtale år dersom utvalgene 4

33 skulle velge å bestille avtalte timer. Dette viser seg å være en realitet i 2015, der bestillingene på forvaltningsrevisjon/selskapskontroll foreløpig overstiger godt et forventet avtalt bestillingsnivå på 85%, noe som medfører at forvaltningsrevisorene i 2015 får en utfaktureringsgrad som overstiger 75%, mot nærmere en utfaktureringsgrad på knappe 60% i Løsning D - Overføring av ubrukte timer til bruk/disponering senere år Pr avla selskapet statusrapporter til kontrollutvalgene, se vedlegg 3, eksempel fra Hamar kommune. Av denne statusrapporten fremgår antall timer som ikke er levert i løpet av Overføres timer, vil disse kunne benyttes påfølgende år av de respektive kontrollutvalg. Opplysninger som gis i forhold til medgått tid kontra avtalte timer vil fremgå av statusrapport pr til hver av de 17 kontrollutvalgene, og i regnskapet til Hedmark Revisjon IKS må det gis tilsvarende opplysninger. For selskapet vil en overføring av ubrukte timer fra ett år til et annet gi bedre betingelser for forutsigbar drift. For en selvkostvirksomhet vil det være formålstjenlig å styre virksomheten i mer enn ett års perspektiv. For kontrollutvalgene vil det kunne oppfattes som om utvalget må bestille forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for et forhåndsavtalt årlig volum uavhengig av det overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon, eller i forhold til det som anses som nyttig for kommunen. Kontrollutvalgene kan føle seg tvunget til å bestille selv om det behovet ikke er til stede. Med unntak av kontrollutvalgene på Hedmarken har samtlige andre 13 kontrollutvalg etter at statusrapportene pr forelå, tiltrådt at merforbruk/mindreforbruk i forhold til avtalte timer kan overføres/inndekkes i 2015 ellere senere år. En overføring av ubrukte timer til bruk/disponering senere år lar seg gjennomføre ved at det holdes kontroll med hvor mange timer som er mindreforbruk (evt merforbruk) pr Disse opplysningene kan hentes direkte utfra statusrapportene som avlegges pr Overføres ubrukte timer vil det være naturlig å skille mellom mindre (evt merforbruk) på regnskapsrevisjon og på forvaltningsrevisjon/selskapskontroll. Timer som overføres må levere påfølgende år, og evt timer som ikke vil bli bestilt av/levert til kontrollutvalgene må komme til avkortning i fremtidige års oppdragsavtaler. Alle ubrukte timer må kontrollutvalgene ha rett på å få levert. I årsregnskapet til Hedmark Revisjon IKS må dette presenteres som et tilgodehavende/skyldig timetall til de respektive kommuner. For selskapet vil en slik løsning medføre at det kan planlegge med en bemanning som er tilpasset forventede leveranser til/bestillinger fra kontrollutvalgene. For kontrollutvalgene vil det bety at de fortsatt har råderetten over de timer som skal leveres i forhold til inngåtte avtalte timer som skal leveres/bestilles av utvalgene. Ingen timer blir borte/ikke levert. 5

34 Dette kan illusteres med følgende eksempel : År Overført Avtalte timer Leverte timer Saldo pr Dersom utvalget ser at timer permanent ikke bestilt, vil det naturlig i eksemplet over å ta ned timetall i avtalen for Velges en slik løsning, vil den også ha sine paraleller i forhold til de kommuner som har valgt å konkurransutsette revisjonen, der det er vanlig å gi de som tildeles oppdragene avtaler fastpris på 2-4 års varighet. Nåværende oppdragsavtaler er av ett års varighet. Løsning F - kompromissløsning foreslått av ORM ORM (ordfører og rådmannsmøte på Hedmarken) har den foreslått at de av de 4 kommunene på Hedmarken som har benyttet mindre enn 85% av avtalte timer, skal få refundert timer utover 85% som ikke er levert. Timer som ikke er levert, men som ligger innenfor 85% av avtalte timer i oppdragsavtalen, skal selskapet få beholde. Siden det her er foreslått en prosentsats på 85%, trenger den en forklaring. På forvaltningsrevisjon ble det i de 17 oppdragsavtalene for 2014 avtalt leveranser av totalt timer på forvaltningsrevisjon. Selskapet så for seg at ikke alt ville bli bestilt av kontrollutvalgene, og selskapet bemannet forvaltningsrevisjon med 6 årsverk. Disse 6 årsverkene skulle med med 70% kundetid kunne levere ca timer. De ca 1450 timene som ikke ble levert, så selskapet for seg at kunne dekkes av de 6 forvaltningsrevisorene med inntil 200 timer ekstra kundetid dersom timene kom til å bli bestilt. Med en selvksottimepris på kr 775 og kr 875 (Glåmdalskommunene) ble dette ansett som tilstrekkelig til å dekke selskapets driftsutgifer som også innbefattet lønn til 6 forvaltningsrevisorer (og ikke 7). Leveranser utover avtalte timer kan ikke forventes bestilt. Hadde selskapet bemannet opp med et årsverk til for å levere alle timer som lå i samtlige 17 oppdragsavtaler, ville selskapet måtte sette en timepris på nærmere kr 900 for å dekke økte lønnsutgifter og sosiale kostnader. For øvrig bestilte de 17 kontrollutvalgene bare 72% av de totalt timer som var inntatt i de 17 oppdragsavtalene knyttet til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i 2014, dvs at ca 2520 timer bortfallt. Under diskusjonen i representantskapet kom det klare signaler på at dersom denne løsningen skulle velges, måtte den gjelde for alle eierkommunene. Enkelte representanter mente at denne avregningsmetoden ikke kunne være i samsvar med verken oppdragsavtaler eller selskapsavtale. I tillegg er det utfordrende også å la den omfatte regnskapsrevisjon, siden på regnskapsrevisjon har selskapet satt enn bemanning som forutsetter at minst 95% av det som er avtalt i oppdragsavtalene, skal leveres med en utfaktureringsgrad på 70% og en timepris på kr

35 Etter selskapets vurdering måtte det derfor vært vurdert et annet innslagspunkt for hva selskapet skal beholde av timer som ikke er levert på regnskapsrevisjonsområdet. Kompromissløsningen vurderes ikke å være en god løsning verken for eierkommunene, kontrollutvalgene eller selskapet. ANBEFALING I forhold til de løsninger som er skissert over vurderes det å være aktuelt å velge en av følgende to alternativer: Løsning C - Avregning time for time Løsning D - Overføring av ubrukte timer til bruk/disponering senere år Løsning C vil medføre at selskapet underlegges det avregningsregimet som selskapet hadde frem til med daværende 10 eiere. Selskapet vil gis store utfordringer med å sette en korrekt bemanning på forvaltningsrevisjon og selskapskontrollområdet, og eventuelle svingninger i bestillingsvolum fra år til år. Frem til 2013 fikk også selskapet honorert leveranser på regnskapsrevisjon 45 dager inn i hvert kvartal etter at utgiftene var pådradd, og på forvaltningsrevisjon etter at arbeidet var ferdigstilt. For selskapet skaper dette også likviditetsmessige utfordringer i en situasjon der selskapet ikke opererer med innskutt kapital fra eierne. Selskapet vil også måtte få store utfordringer med å beholde og rekruttere dyktige medarbeider med allsidig bachelor- og masterutdannelsesbakgrunn på forvaltningsrevisjonsområdet. Både kontrollutvalg og selskapet vil være tjent med at selskapet til enhver tid har en bemanning som sikrer leveringsdyktighet med god kvalitet på både regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjonsområdet. Løsning D vil medfører at avtalte timer med kontrollutvalgene skal leveres, men nødvendigvis ikke i det året timene er avtalt. Kontroll med timene holdes i statusrapporter pr og i årsregnskapet til selskapet. Det må skilles på mindre-/merforbruk på timer som vedrører hhv regnskapsrevisjon på den ene siden og timer som vedrører forvaltningsrevisjon/selskapskontroll på den andre siden. For en selvkostvirksomhet som Hedmark Revisjon IKS vil det også bety at selskapet kan planlegge sin virksomhet langsiktig i ett 3-års perspektiv. Ved en avregningsregime time for time vil selskapets planleggingshorisont ikke kunne bli mer enn maksimalt ett år. Overføres timer fra ett år til et annet, vil kontrollutvalgene også kunne få større forutsigbarhet i forhold til å iverksette plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll med bestillinger hos Hedmark Revisjon IKS. FORSLAG TIL VEDTAK: Styret anbefaler for eierkommunene og kontrollutvalgene at ubrukte timer for 2014 og 2015 overføres til levering/bruk i senere år. Timer som er avtalt levert, skal leveres og kontrollutvalgene skal i statusrapporter få en oversikt som er transperant med det som selskapet presentere i sitt regnskap som mer-/mindreforbruk på timer mellom leverte/bestilte timer og avtalte timer. 7

36 Viser det seg at ubrukte timer permanent ikke stemmer med avtalte timer, må kommende års oppdragsavtaler tilpasses dette permanente aktivitetsnivået. Kontrollutvalgene i de 17 eierkommunene inviteres til å gi sin uttalelse til forslag før det forelegges representantskapet til godkjenning i forbindelse med behandling av årsregnskapet for Løten, den 12. oktober 2015 Morten Alm Birkelid daglig leder Vedlegg: Vedlegg A - Notat av til representantskapet Vedlegg B - Eksempel på oppdragsavtale Hamar kommune for 2014 Vedlegg C - Eksempel på statusrapport hamar kommune pr

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47 SAK NR. 16/2016 Stange kommune METODE OG OPPLEGG FOR GJENNOMFØRING AV OVERORDNET ANALYSE AV KOMMUNEN Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget (utsatt) Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: 1. Kontrollutvalgsboken kap. 6 Planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll (veileder fra Departementet, 2015) 2. Veileder i overordnet analyse (fra Norges Kommunerevisorforbund) Vedlegg 1 Nei FORSLAG TIL VEDTAK: Foreslått metode og opplegg for gjennomføring av overordnet analyse tas til orientering. SAKSOPPLYSNINGER: Bakgrunn: Kontrollutvalget er pålagt å lage en plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll minst en gang i valgperioden. Gjeldende plan ble vedtatt i kommunestyret høsten 2012, og ny plan skal utarbeides i løpet av Planen skal baseres på en såkalt overordnet analyse, og den skal legges frem for kommunestyret til slutt behandling. Denne saken presenterer oppgaven og skisserer et praktisk opplegg for gjennomføring av den overordnede analysen. Utvalgssekretær presenterer saken i møtet. 1

48 Lovpålagt oppgave: Det vises til 10 og 13 i forskrift om kontrollutvalg der hjemmelsgrunnlaget for de omtalte aktivitetene fremgår: 10 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. 13 Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. Understrekningene er foretatt av utvalgssekretær. Hvordan gjennomføre en overordnet analyse : Fra kommentarene til 10 i forskrift om kontrollutvalg står bl.a. følgende: Hensikten med den overordnede analysen er å fremskaffe relevant informasjon om kommunens/fylkeskommunens virksomhet, slik at det er mulig for kontrollutvalget å legge en plan forforvaltningsrevisjon og å prioritere mellom ulike områder hvor det kan være aktuelt å gjøre forvaltningsrevisjon. Målet er å avdekke indikasjoner på avvik eller svakheter i forvaltningen sett i forhold til lover, forskrifter, kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger. I uttrykket risiko- og vesentlighetsvurderinger ligger at det skal gjøres en vurdering av på hvilke områder av kommunens/fylkeskommunens virksomhet det er risiko for vesentlige avvik i forhold til de vedtak, forutsetninger og mål som er satt for virksomheten. Gjennom analysen skal det samles nødvendig informasjon om det aktuelle området, identifiseres mulige avvik eller svakheter og legges grunnlag for beslutningen om hvor det skal iverksettes forvaltningsrevisjon (systematiske vurderinger). En slik analyse kan også bygge på relevant informasjon fra andre dokumenter som er utarbeidet i kommunens/fylkeskommunens plan- og analysearbeid. 2

49 I forskrift for kontrollutvalg går det frem at planen skal baseres på en overordnet analyse som skal identifisere behovet. Den overordnede analysen skal ta utgangspunkt i risiko- og vesentlighetsvurderinger, jf. forskrift om kontrollutvalg 10. En overordnet analyse kan gjennomføres på flere ulike måter. Det er ikke utviklet noen beste praksis på området, men det er nærliggende å benytte metoder fra såkalt risikostyring, der det foreligger ulike tilnærminger. Felles for alle er at man går inn i organisasjonen og kartlegger målene og forsøker å avdekke risikoer for ikke å nå målene. Videre vurderes risikoreduserende tiltak, slik at man kan danne seg et bilde av sannsynligheten for svikt. De områdene som scorer høyt mht. sannsynlighet og samtidig har store konsekvenser dersom det oppstår feil, velges ut for nærmere kartlegging/analyse. Norges kommunerevisorforbund (NKRF) har også utarbeidet forslag til gjennomføring av overordnet analyse. Opplegget bygger på en risikostyringsmodell utarbeidet av en internasjonal organisasjon (COSO) i Sekretær mener det er svært viktig at man kjenner til ovennevnte konsepter og modeller ved gjennomføring av en overordnet analyse, men er av den oppfatning at metodene er for ressurskrevende for kontrollutvalget til at de skal kunne benyttes fullt ut. Sekretær mener videre at valg av tema/områder kan bli vel så god med et noe enklere opplegg. I første omgang foreslås det å benytte enkle (og rimelige) kilder til å kartlegge potensielle problem- /forbedringsområder i kommunen. Her kan nevnes: Egen kunnskap/erfaring om kommunen og dens utfordringer. Rådmannens risikovurderinger. Revisjonsprosjekter gjennomført i andre kommuner. Avisartikler/debatter/reportasjer eller lignende som belyser problemområder i kommunene generelt eller i vår kommune spesielt. KOSTRA-tall (statistikk fra SSB). Særlig om plan for selskapskontroll: Det foreslås at arbeidet med plan for selskapskontroll integreres med arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon fordi man arbeider metodisk svært likt. Som tidligere kan man vurdere å lage ett felles plandokument som omfatter både forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Ut over kravet om at det skal lages en plan, stilles det ikke noe krav til omfanget av selskapskontrollen. Det er anbefalt at kontrollutvalgene forsøker å samordne kontroller/revisjoner rettet mot selskaper man eier i fellesskap. Sekretær vil selvsagt spille en koordinerende rolle mellom kontrollutvalgene i distriktet, og bidra til å spre kunnskap mellom kontrollutvalgene om planer og aktiviteter på området. Anbefalinger, jf. Kontrollutvalgsboken (veileder fra Departementet): Kontrollutvalgsboken har et eget kapittel om planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll (kapittel 6). Kapittelet avsluttes med følgende anbefalinger: Det er viktig at kontrollutvalget setter av tid og ressurser til den overordnede analysen og planarbeidet. Dette er kanskje et av de 3

50 viktigste prosjektene kontrollutvalget gjennomfører i løpet av en valgperiode. Kontrollutvalget vil på denne måten bli godt kjent med kommunens virksomhet tidlig i perioden. Kontrollutvalget må velge en prosess for å utarbeide en overordnet analyse som kan gi utvalget tilstrekkelig grunnlag for å utarbeide gode planer. Bred involvering i arbeidet med en overordnet analyse gir god forankring av planene og et godt grunnlag for den videre gjennomføringen av prosjektene. Kontrollutvalget og kommunestyret må ta stilling til hvor lange planperiodene skal være, og hvordan eventuell omprioritering og rullering av planene bør foregå. Gjør planene godt kjent i kommunen, både i kommunestyret og i administrasjonen. Forslag til fremdriftsplan Et rimelig mål er å gjennomføre en prosess i løpet av 1. halvår 2016, og at kontrollutvalgets plan legges frem for kommunestyret i høsten Dette gir følgende fremdriftsplan: Møte jan/feb: Møte mars: Drøfting av metode og nivå for gjennomføring av overordnet analyse. Fokus på risikostyring. Oversikt over kommunen (organisering, tjenesteområder mv). Brainstorming og valg av tema/områder for nærmere kartlegging. Invitasjoner av adm. til møtet i mars. Evt. bestillinger av forundersøkelser fra revisor. Hele møtet avsettes til diskusjoner omkring risikovurdering/risikohåndtering. Rådmannen inviteres til å orientere om sine vurderinger. Evt. presentasjoner fra revisor (forundersøkelser). Brainstorming og foreløpige prioriteringer fortsetter. Møte april/mai: Presentasjon av evt. forundersøkelser. Grov prioritering. Evt. bestilling av nye forundersøkelser revisor eller be om nye/flere orienteringer fra administrasjonen. Møte juni: Avsluttende diskusjon i kontrollutvalget. Endelige prioriteringer og oversending av plan til kommunestyret for sluttbehandling. Evt. bestilling av ytterligere forprosjekter. Dersom denne fremdriften blir for stram kan prosessen utvides ut over høsten

51

52

53

54

55

56

57

58 SAK NR. 17/2016 Stange kommune OVERORDNET ANALYSE - FORVALTNINGSREVISJON Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: 1. Organisasjonskart for kommunen 2. Kap. 6 i Kontrollutvalgsboken (Planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll) Vedlagt Ikke vedlagt FORSLAG TIL VEDTAK: Saken følges opp på neste møte. Sekretær bes om å oppdatere oversikten over innspill/forslag som er fremkommet så langt. SAKSOPPLYSNINGER: Saken er en videreføring av diskusjon som ble startet i møtet den 19/1-16 der kontrollutvalget fattet slikt vedtak i saken (sak 09/16): Med bakgrunn i diskusjonen i møtet bes sekretær om å utarbeide en oversikt over de innspill/forslag som kom frem. Saken følges opp slik: - Videreføring av diskusjon om aktuelle tema («brainstorming»), foreløpige prioriteringer og vurdering av evt. forundersøkelser. Nedenfor følger oversikt over stikkord/tema fremkommet så langt i prosessen. Listen er et resultat av den første «brainstormingen» i kontrollutvalget. Det ligger ingen grundige risiko- og vesentlighetsvurderinger bak innspillene, og temaene er kun ment til videre diskusjon. 1

59 Stikkord fra «brainstorming», møte19/1-16: Skole: Lærernes hverdag, ledelse på skolen (rektorrollen, lederopplæring for lærerne, etterlevelse av rutiner/mobilbruk) Mobbing (samtale med rådmannen, koordinering mot Fylkesmannens tilsynsrolle) Helse- og omsorg: Individuell plan (IP) og personlig koordinator (PK). Er kommunene for restriktive med å ta i bruk planene? Følges planene opp og etterleves i praksis? Rutiner for tildeling av tjenester dagtilbud, korttidsplass, støttekontakt, institusjonsplass (søkerens behov vs. kommunens kapasitet) Barnevern Generell forundersøkelse Interkommunale samarbeid: Hedmark IKT (skifte fokus fra drift til strategi, jf. Pwc-rapport) Innspill fra revisor (møte 19/1-16): Skolemiljø /mobbing Internkontroll refusjoner (f.eks sykepengerefusjoner) Budsjett oppfølging og justeringer Tjenestetilbudet til funksjonshemmede Barnevern Tverrfaglig samarbeid Bekymringsmeldinger Plan og byggesaksbehandling Samhandlingsreformen Forebyggende helsearbeid Ressurs- og kompetanseutvikling, forsterket tilbud Evt. utskrivningsklare pasienter Koordinering av tjenester innen pleie- og omsorg (med utg.punkt i f-eks psykiatri) Helsetjenester til «beboere» i statlige institusjoner i kommunen IKT. IKT sikkerhet, bruk av IKT i undervisning etc. Tidligere vedtak i kontrollutvalget: Kommunens beredskapsarbeid (ku-sak 30/15) Samhandlingsreformen div. spørsmål (kuvedtak 04/13) Overordnet internkontroll rådmannens ansvar for «betryggende kontroll» (KU-vedtak sak 07/14) Oppfølging av tidligere revisjonsrapporter: Revisjonsrapport vedr. anskaffelser mellom og Revisjonsrapport vedr. rammeavtaler Hedmark IKT Kartlegging av saksbehandlingstider (utvalgte tjenester) KU sak 24/14 Implementering av ny arkivplan KU-sak 41/14. Generell prioritering av Helse og omsorg i planleggingen av forvaltningsrevisjon (KUvedtak sak 51/14) Bruk av øremerkede tilskudd/midler Barnevern Psykiatri Helsesøster/helsestasjon Pleie og omsorgssektor. (Evt. andre sektorer hvor pkt. under er fremtredene) Arbeid for å hindre sykefravær Heltid/deltid Bruk av vikarer Arbeidsmiljø Sikring av eiendeler inventar og utstyr Vedlikehold av bygg- og eiendom forvaltning, drift og vedlikehold Styring av byggeprosjekter Internkontroll, oppfølging av økonomi Forvaltning av tilskuddsordninger innen f.eks kultur Integrering av flykninger og innvandrere Tilpasset opplæring og spesialundervisning Grunnskoleopplæring for voksne Kommunen og skoleeierrollen 2

60 Kort om overordnet analyse: Utgangspunktet for saken er kravene i forskrift om kontrollutvalg 10 som sier at: Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Fra kommentarene til 10 i forskrift om kontrollutvalg står bl.a. følgende: Hensikten med den overordnede analysen er å fremskaffe relevant informasjon om kommunens/fylkeskommunens virksomhet, slik at det er mulig for kontrollutvalget å legge en plan forforvaltningsrevisjon og å prioritere mellom ulike områder hvor det kan være aktuelt å gjøre forvaltningsrevisjon. Målet er å avdekke indikasjoner på avvik eller svakheter i forvaltningen sett i forhold til lover, forskrifter, kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger. I uttrykket risiko- og vesentlighetsvurderinger ligger at det skal gjøres en vurdering av på hvilke områder av kommunens/fylkeskommunens virksomhet det er risiko for vesentlige avvik i forhold til de vedtak, forutsetninger og mål som er satt for virksomheten. Gjennom analysen skal det samles nødvendig informasjon om det aktuelle området, identifiseres mulige avvik eller svakheter og legges grunnlag for beslutningen om hvor det skal iverksettes forvaltningsrevisjon (systematiske vurderinger). En slik analyse kan også bygge på relevant informasjon fra andre dokumenter som er utarbeidet i kommunens/fylkeskommunens plan- og analysearbeid. Valg av metode og opplegg for gjennomføring av overordnet analyse ble behandlet i egen sak. Her ble kontrollutvalget presentert et enkelt opplegg for gjennomføring av overordnet analyse av kommunen. I hovedsak går dette på å innhente informasjon fra eksterne kilder først, før man går på kartlegginger og undersøkelser internt. Overordnet analyse gjennomføres som en prosess gjennom første halvår Målet er å legge frem en plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for kommunestyret høsten Nedenfor følger noen lysark som ble benyttet av sekretær i forbindelse med egen sak om valg av opplegg og metode for overordnet analyse: 3

61 4

62 5