Referat fra møte i STYRINGSGRUPPEN kl

Transkript

1 Referat fra møte i kl Sted: Møteleder: Referent: Til stede Schnitlergården, styrerommet Ann Elisabeth Wedø Børre Melsom Styringsgruppen: Ann Elisabeth Wedø, styringsgruppens leder Odd Morten Mjøen, representant programansvarlige Anne Tveit, Dekan, representant dekanene Bente Tapuwa Hansen, representant dekanstaber May Sigrid Olsen, representant HA Thor Olaf Albriktsen, tillitsvalgt Daniel Georg Weber, studentene Til stede: Andre: Kari Berget, delprosjekteier studie og bibliotek Knut Aspås, delprosjekteier bygningers drift Børre Melsom, prosjektleder Eva Terese Voldhagen, delprosjektleder studie Hege Barreth Jacobsen, delprosjektleder studie Sissel Aashaug Sæther, delprosjektleder bibliotek Erik Lunde, delprosjektleder personal Tormod Bekken, delprosjektleder bygningers drift Vidar Solheim, delprosjektleder IKT Kjell Hansen, leder ressursgruppe bemanning Nye dokumenter og møtets gjennomføring: På møtet ble følgende utdelt: o nye utgaver av prosess-skjema for framtidig situasjon for fokusområdet lønn og refusjoner o saksnotat for sak 54 Møtet ble gjennomført i henhold til planen. Sak 50 Godkjenning av innkalling, referat og revidert saksframlegg i sak 46 Innkalling, referat og revidert saksframlegg sak 46 ble godkjent Sak 51 Orienteringer Ingen orienteringer. Side 1 av 6

2 Sak 52 Delprosjekt Personal framtidig situasjon innen fokusområdene rekruttering og variabel lønn Delprosjekteier Kjell Hansen, delprosjektleder Erik Lunde og prosjektleder orienterte. Om fokusområdet rekruttering sier delprosjektet: Ut i fra en administrativ innfalsvinkel er det ikke nødvendig å endre på dagens rutiner, ansvarsfordeling og prosesser i høgskolen angående rekruttering. Det anbefales å iverksette tiltak for å bedre dokumentasjon av prosessene, kompetansen til og opplæring av de tilsatte som utfører rekruttering samt øke kvaliteten på hvordan høgskolen mottar nye tilsatte. Arbeidsgruppen viser til 6 foreslåtte tiltak: 1. Innføre prosessdokumentasjon 2. Kurs/samlinger for alle med personalansvar/saksbehandlere 3. Grunnpakke opplæring i tilsettingssaker 4. Individuell opplæringspakke ved oppstart 5. Videreføre personalforum 6. Ny rutine for mottak av nytilsatte 2. Styringsgruppen ønsker at delprosjekt Personal videreutvikler sin løsning for fokusområdet rekruttering, og fremmer forslaget på nytt. Om fokusområdet lønn og refusjoner sier delprosjektet: Arbeidsgruppen har laget løsninger for variabel lønn (timelærere etc.), fakturering av arbeidsinnsats og refusjoner av foreldrepermisjon og sykefravær. Gruppens prinsipielle løsninger innebærer: Variabel lønn: Felles rutine ved HiST Arbeidet utført av dekanstab/sfs(ved avdeling) overføres til SØR sentalt Forenkling av rutiner på virksomhetsnivå Samling/konsentrasjon av kompetanse Felles def av timelærer i adm forstand ( gjesteforeleser utgår) Refusjoner: Felles rutine ved HiST Arbeidet utført av dekanstab/sfs(ved avdeling) overføres til SØR sentalt Side 2 av 6

3 Tydeligere rollebeskrivelser nærmeste leder, dekanstab, SØR lønn Kompetanse samles (SØR Lønn) Refusjoner føres i agresso/sap (med navn og periode) Foreldrepermisjon: Info om prosedyrer foreligger for søker på veven (skjema HiST, skjema NAV) c. mere uniforme roller i prosessbeskrivelsene d. beskrivende begreper og ordbruk i prosessbenevnelsene e. kvalitetssikre at roller og prosesser er rett plassert i forhold til hverandre f. beskrivelse av hva roller og prosessene innebærer 2. Styringsgruppen støtter delprosjekt Personal sin prinsipielle løsning for fokusområdet lønn og refusjoner. Sak 53 Delprosjekt Studie framtidig situasjon innen fokusområdene eksamen, opptak, studieadm. støtte, internasjonalisering og veiledning Delprosjekteier Kari Berget, delprosjektleder Hege Barreth Jacobsen og arbeidsgruppeleder Marit Rygvold orienterte. Om fokusområdet opptak sier delprosjektet: Foreslåtte tiltak i prioritert rekkefølge 1. Felles opptakskontor for HiST 2. Likt søknadsskjema, omslagsark for alle opptak, alle søknader på søknadsweb 3. Kvalitetssikre håndtering av henvendelser på tlf., e-post, brev, personlig oppmøte 4. Involvere SFS, dekanstab ved opptak på etter- og videreutdanning (EVU) 5. Skanne dokumentasjon 6. Lage serviceerklæring 7. Kompetanseheving av opptaksstaben 8. Felles markedsføring 9. Håndtere overflyttingssøkere på en bedre måte Felles rutiner og kvalitet i opptaksarbeidet i alle ledd Foreslått modell vil heve kvaliteten, redusere sårbarheten, og øke Side 3 av 6

4 c. skille mellom teknisk administrativt opptaksarbeid og faglig tilrettelegging, veiledning og rekrutteringsarbeid d. kommunikasjonen mellom opptakskontor og avdeling e. ivareta spesielle grupper av søkere med spesielle behov forl kommunikasjon i forhold til opptaksprosessen 2. Styringsgruppen støtter delprosjekt Studie sin prinsipielle løsning for fokusområdet opptak. Om fokusområdet eksamen sier delprosjektet: OPTIMA studie anbefaler at det opprettes et felles eksamenskontor Det blir viktig videre for eksamensforum å jobbe med rutiner og klar arbeidsfordeling videreutvikle arbeidet med å tenke HiST fremfor avdeling der det er hensiktsmessig Foreslått løsning hever kvaliteten, den kan redusere sårbarheten, men vi forventer ingen betydelig effektivisering. Studentparlamentets leder Daniel Georg Weber fremmet forslag om et felles eksamenskontor. Dette forslaget falt med 2 stemmer for og 3 stemmer mot. 2. Styringsgruppen ønsker at delprosjekt Studie videreutvikler sin løsning for fokusområdet eksamen, og fremmer forslaget på nytt. Om fokusområdet internasjonalisering sier delprosjektet: Arbeidsgruppen har ikke levert i forhold til bestilling, og sier ikke noe eksplisitt om gevinst i forhold til effektivisering og robusthet. Det her kommet forslag til hvordan vi kan heve kvaliteten innenfor området. Det er i utgangspunktet ønske om en ekstra sentral ressurs som jobber med - søknadsbehandling - avtaleadministrasjon - informasjonsoppgaver, generell info på nett - bestillingsprosedyre hybel P.t. er det ikke ressurser til å etablere en ekstraressurs innenfor internasjonalisering. Ved evt. etablering av en slik ressurs / tjeneste, må eksisterende ressurser omfordeles I fremtiden må det jobbes med klarere og bedre definerte rutiner, ansvarsplassering og rolleavklaring Side 4 av 6

5 1. Styringsgruppen ønsker en løsning som presiseres i forhold til: 2. Styringsgruppen ønsker at delprosjekt Studie videreutvikler framlegget for fokusområdet internasjonalisering, og fremmer forslag på nytt. Om fokusområdet veiledning sier delprosjektet: Opprette en definert veiledningstjeneste på HiST likt organisert Definert veileder på hver campus med lik organisering Opprettholde et felles tilbud om veiledning av studenter med funksjonsnedsettelse / tilrettelegging Tilby felles karriereveiledning (dette framkommer som et krav fra SP) Øke veilederkompetansen til den enkelte veieleder. I dag er nivået meget variabelt. Alle avdelinger har ikke et definert tilbud. Opprette nettverk for studieveieledere / studieveilederforum Evt. karriereveileder kan lede dette Opprette egen felles nettside for veiledning på HiST som avdelingene kan lenke seg opp mot (definisjon tjeneste, rolle, hvem er hvem, servicenivå, kontaktinfo osv) Gruppen har konkludert med at det er viktig at det eksisterer en studieveiledertjeneste på hver avdeling. Dette hensynet har gått foran effektivisering, og robusthet. 1. Styringsgruppen ønsker en løsning som presiseres i forhold til: 2. Styringsgruppen ønsker at delprosjekt Studie videreutvikler framlegget for fokusområdet veiledning, og fremmer forslag på nytt. Om fokusområdet studieadministrativ støtte/saksbehandling sier delprosjektet: Sikre likebehandling / lik saksbehandling / klare retningslinjer Felles prosedyre for fritak/innpassing (presedensoversikt), permisjoner,reglementer. Sikre lik involvering av de studieadm ansatte på avdeling Tydelige retningslinjer for publisering av info Felles retningslinjer og frister for vedtak av fag-studieplaner Sikre dokumentasjon i ephorte Samarbeid mellom på tvers av avdeling / seksjon (lære av det/de campus som har lyktes med samarbeid Side 5 av 6

6 1. Styringsgruppen ønsker en løsning som presiseres i forhold til: a. hvordan ikt-system skal benyttes for å bedre kommunikasjonen og øke b. defineringer og vurderinger av hva som er det rette tjenestetilbud til 2. Styringsgruppen ønsker at delprosjekt Studie videreutvikler framlegget for fokusområdet studieadministrativ støtte/saksbehandling, og fremmer forslag på nytt. Sak 54 Milepelsplan og styringsgruppen møteplan Prosjektleder orienterte om framlagte saksnotat. Høgskoledirektøren orienterte om omstillingssaken il høgskolestyrets møte i juni. Vedtak i høgskolestyret ang. omstillingssaken vil ha avgjørende betydning for det videre arbeidet i OPTIMA. Det var stor enighet om at den videre framdrift i prosjektet først vil kunne fastsettes i etterkant av høgskolestyrets møte. Styringsgruppen ønsker derfor at neste møte skal være fredag kl , hvor revisjon av prosjektets mandat blir en naturlig hovedsak. Styringsgruppen forventer også at forslag til framtidig løsning fra delprosjekt Bibliotek foreligger på dette møtet. Styringsgruppen mener at for de fokusområder prinsippløsningene ble vedtatt, er det naturlig at disse løsninger endres og forfines i henhold til innspillene som kom fram på møtet. Derimot bør arbeidet mot milepel M4 for disse fokusområdene, og løsningene som ønskes videreutviklet og fremmet på nytt for de resterende fokusområdene, naturlig først igangsettes etter neste møte i gruppen. Framlagte forslag til vedtak ble endret. Neste møte i styringsgruppen er fredag kl , hvor prosjektets mandat, videre framdrift og milepelsplan samt forslag fra delprosjekt Bibliotek om framtidig løsning skal behandles. Sak 55 Eventuelt Ingen saker. (referat slutt) Side 6 av 6