Prosjektplan Informasjonssenterprosjektet SA. Oppdatert 23. mai 2013

Transkript

1 Prosjektplan Informasjonssenterprosjektet SA Oppdatert 23. mai 2013

2 Innhold PROSJEKTMANDAT Bakgrunn... 3 Prosjektmål... 3 Hovedmål... 3 Delmål... 3 Arbeidsmetoden... 3 Ressurser... 4 Avgrensninger... 4 PROSJEKTPLAN Organisering... 5 Styringsgruppen... 5 Prosjektgruppen... 5 Ressursgruppe... 7 Referansegruppe... 6 Rapportering... 7 Avtaler og økonomiske rammer... 7 Dokumentasjon... 7 Resultatmål... 8 Resultatmål 1 - Ivareta hensiktsmessige tjenester ved SA... 8 Resultatmål 2 Elektroniske løsninger... 8 Resultatmål 3 Relevante studieadministrative tjenester ivaretas ved fakultetene... 8 Grov fremdriftsplan... 9 Milepælsplan

3 PROSJEKTMANDAT Mandatet er fastsatt av oppdragsgiver i møte 21. februar. Bakgrunn Det er flere grunner til at prosjektet settes i gang: - Det er ønskelig med en gjennomgang og modernisering av det studieadministrative infosentertilbudet. - I forbindelse med prosjekt om samlokalisering av SA. Infosenteret skal legges ned i oktober. - Det må også sees i sammenheng med tanken om fakutetscampus og fakultestilhørighet, jmf feks Instilling om Studentarbeidsplasser fra 2011 Prosjektmål Hovedmål Hovedmålet for prosjektet er å heve kvaliteten på informasjons- og tjenestetilbudet for studentene ved å bidra til en modernisering og effektivisering av det samlede studieadministrative informasjons- og tjenestetilbudet til studentene ved UiB. Dette skal gjøres gjennom å legge grunnlaget for en tydelig og hensiktsmessig arbeids- og ansvarsdeling mellom SA og fakultetene på dette feltet, samt legge til rette for nye teknologiske løsninger for studieadministrative tjenester. Delmål - å komme frem til en felles forståelse med fakultetene om hva som utgjør et godt informasjons- og tjenestetilbud til studentene og om hva som er en hensiktsmessig arbeids- og ansvarsdeling mellom SA og fakultetene på dette feltet - å sørge for god informasjon, bl.a. på nettsidene, til studenter og organisasjonen for øvrig om tjenester som i dag utføres ved Informasjonssenteret ved SA og som blir endret, overført til et annet nivå eller instans, eller som blir avviklet - å legge ned studentekspedisjonen i Langes gate å bidra til etablering av et velfungerende støtteapparat for internasjonal studentmobilitet, eventuelt ved bruk av det øremerkede skrankearealet på Studentsenteret. - å utrede mulighetene for å ta i bruk nye teknologiske løsninger for å forbedre kvalitet og forenkle tjenester til studentene Arbeidsmetoden Prosjektet tar utgangspunkt i bestemmelsen om at studentekspedisjonen i Langes gate 1 (Glasshuset) skal legges ned fra 1. oktober Metoden for prosjektarbeidet er som følger: - en gjennomgang av informasjonsoppgaver og andre studieadministrative tjenester som utføres i dag av Informasjonssenteret ved SA. 3

4 - en vurdering av de enkelte oppgaver og tjenester med tanke på enten videreføring som sentraladministrativ oppgave eller tjeneste, overføring til annet nivå eller eventuell avvikling - en dialog med fakultetene representert ved fakultetenes informasjonssenteransvarlige om det totale informasjons- og tjenestetilbudet til studentene og samarbeidet mellom nivåene - en konkret beskrivelse av hvordan oppgaver som vurderes som hensiktsmessig å videreføre som sentraladministrativ oppgave eller tjeneste, kan utføres, bl.a. ved bruk av ny teknologi - en avsluttende rapport om oppgaver og tjenester som prosjektet har gjennomgått og endringer som er implementert eller foreslått implementert Forslag til gjennomføring av nye løsninger vil fortløpende presenteres for styringsgruppen, hvor det vil avklares hvem som skal stå for gjennomføring av løsningen. Det kan være hensiktsmessig å dele prosjektarbeidet i to faser, hvor det i første fase er fokus på omstilling av de informasjonsoppgaver og studieadministrative tjenester som utføres av Informasjonssenteret ved SA i dag. Utvikling av andre eller nye informasjonsoppgaver og studieadministrative tjenester eller funksjoner legges til andre fase av prosjektet. Avgrensninger Endringer i den enkelte medarbeiders arbeidsoppgaver, som følger av prosjektets konklusjoner, er avdelingsledelsens ansvar og omfattes ikke av prosjektet. Ressurser Prosjektets mål må sees i sammenheng med ressursene som til en hver tid er avsatt til arbeidet. 4

5 PROSJEKTPLAN Organisering Prosjekteier Styringsgruppe Ressursgruppe Prosjektleder Referansegruppe Prosjektgruppe Styringsgruppen Mandat Styringsgruppens rolle er å støtte prosjektleder i arbeidet med å sikre framdrift, forankring og rammer for prosjektet. Styringsgruppen treffer beslutninger som angår prosjektets tidsplaner og ressursbruk. Styringsgruppen består av Avdelingsleder for Studieadministrativ avdeling Christen Soleim Rolle: prosjekteier Seksjonssjef for Seksjon for studieadministrasjon Judith A. Morland Rolle: linjeleder Seksjonssjef for Seksjon for studieinformasjon og systemforvaltning Marianne Johansen Huse Rolle: linjeleder Studiesjef ved Det humanistiske fakultet Ronald Worley (fra og med gjennomføringsfasen av prosjektet) Rolle: representant for brukerne, representerer alle fakultetene Michael Riisøen, Studieadministrativ avdeling Rolle: verneombud Prosjektgruppen Mandat 5

6 Gå gjennom alle studieadministrative tjenester som ved prosjektets start tilbys ved infosenteret ved SA for å utrede løsninger for hvilke tjenester som er hensiktsmessige å videreføre, hvilke oppgaver fakultetene kan ivareta og hvilke tjenester som bør elektroniseres. Prosjektgruppen skal utarbeide en rapport med forslag til ulike løsninger i tett dialog med ressursgruppe, referansegruppe og involverte ved SA. Forslag til gjennomføring av nye løsninger vil fortløpende presenteres for styringsgruppen, hvor betingelsene for gjennomføring av løsningen vil drøftes. Medlemmer Førstekonsulent Karine Skavhellen (Seksjon for studieadministrasjon (SA)). Rolle: prosjektleder Førstekonsulent Johanne Hoff (Seksjon for studieadm. (SA)). Rolle: prosjektmedarbeider Seniorkonsulent Svein Jarle Nymark (Seksjon for studieinformasjon og systemforvaltning - FS (SA)) Rolle: prosjektmedarbeider i forhold til elektroniske løsninger Representant fra Seksjon for internasjonalisering av studier, konsulent Tonje Skaar Rolle: ressursperson i forhold til utreisende utvekslingsstudenter Representant fra Seksjon for studieadministrasjon, seniorkonsulent Siglinde Svare Rolle: ressursperson i forhold til tjenester ved seksjon for studieadministrasjon (eksamen) Representant fra Seksjon for studieadministrasjon (SA), førstekonsulent Anniken Gjesdahl Rolle: ressursperson i forhold til tjenester ved seksjon for studieadministrasjon (internasjonale studenter) Representant fra Seksjon for studieinformasjon og systemforvaltning web (SA), førstekonsulent Karoline Vårdal Rolle: dialog i forhold til god og tilstrekkelig informasjon på nett Representant fra Det matematisk naturvitenskapelige fakultet, seniorkonsulent Kristine Engan-Skei Rolle: representant for alle fakultetene i forhold til ansvarsfordeling mellom fakultetenes og SA sine infosentre Referansegruppen Rolle: delta i drøftinger og gi innspill i prosessen slik at det arbeidet som gjøres er relevant, faglig forankret og riktig prioritert i forbindelse med en hensiktsmessig arbeidsfordeling mellom SA og fakultetene. Referansegruppen har ingen operativ rolle, men skal først og fremst gi innspill til arbeidet. Medlemmer Ronald Worley, studiesjef ved Det humanistiske fakultet Eli Neshavn Høie, studiesjef ved Det matematisk naturvitenskapelige fakultet Frode Randal, studiesjef ved Det psykologiske fakultet Christine Stoltz Olsvik, studiesjef ved Det juridiske fakultet 6

7 Kim Ove Hommen, studiesjef ved Det medisinsk-odontologiske fakultet Ørjan Leren, studiesjef ved Det samfunnsvitenskapelige fakultet Yngve Høiseth, studentrepresentant, Studentparlamentet Michael Riisøen, hovedverneombud sentraladministrasjonen, Studieadministrativ avdeling Ressursgruppen Rolle: skal fungere som kontaktpersoner for prosjektet og delta i drøftinger og gi innspill i prosessen i forbindelse med en hensiktsmessig arbeidsfordeling mellom SA og fakultetene. Ressursgruppen skal informere videre til sine respektive fakultet eller organ om gangen i prosessen. Medlemmer Informasjonssenteransvarlige ved fakultetene: Anne-Lise Nordgulen, seniorkonsulent, Det humanistiske fakultet Kristine Engan-Skei,seniorkonsulent, Det matematisk naturvitenskapelige fakultet Hilde Hjertager Lund, seniorkonsulent, Det psykologiske fakultet Veronica Ljosheim, seniorkonsulent og Nina Østensen, rådgiver, Det juridiske fakultet Marit Bergheim, seniorkonsulent, Det medisinsk-odontologiske fakultet Hege Aarethun, førstekonsulent, Det samfunnsvitenskapelige fakultet Rapportering Prosjektet ved prosjektleder rapporterer til styringsgruppen. Medlemmer i prosjektteam rapporterer til prosjektleder. Avtaler og økonomiske rammer Prosjektet har ikke et eget budsjett. Prosjektmedarbeider dekkes over ordinært lønnsbudsjett på SA. Eventuelle behov for ekstra ressurser for utførelse av enkelte oppgaver og hvor disse skal hentes fra, vil avklares fortløpende med Styringsgruppen. Dokumentasjon Prosjektet bygger blant annet på: Prosjektmandat Rapporter (Infosenterrapport 1 og 2) Prosjektet skal utarbeide følgende dokumentasjon: Midtveisrapport Sluttrapport Diverse rutinebeskrivelser 7

8 Resultatmål Resultatmål 1 - Ivareta hensiktsmessige tjenester ved SA Målbeskrivelse Prosjektet skal komme frem til hvilke tjenester det er hensiktsmessig at SA ivaretar, og angi løsninger for gjennomføring av studieadministrative tjenester ved SA uten et informasjonssenter i Langesgate og med en redusert ekstern skranke i Studentsenteret. Suksesskriterier Benytte kompetanse hos SAs saksbehandlere Informasjon Tidsperspektiv Resultatmål 2 Elektroniske løsninger Målbeskrivelse Modernisering av dagens tjenestetilbud ved at studenter kan benytte seg av elektroniske skjema for å søke om tjenester som tilbys av dagens informasjonssenter ved SA, og vil finne god informasjon om tjenesten og søknadsprosessen på nettsidene. Det har blitt utredet muligheter for andre elektroniske løsninger på studieadministrative tjenester som i dag utføres manuelt. Det er viktig å prioritere eksisterende studieadministrative tjenester i første omgang, samt å undersøke hvilke av eksisterende skjema som er hensiktsmessig å elektronisere i henhold til ressurser og antall brukere. Suksesskriterier Tilstrekkelige ressurser Tidsperspektiv Brukervennlighet Resultatmål 3 Relevante studieadministrative tjenester ivaretas ved fakultetene Målbeskrivelse Infosenteroppgavene som er overlappende mellom fakultet og SA, og de som ellers er hensiktsmessig at fakultetenes infosentre ivaretar i fremtiden, overføres til fakultetene. Dette skal gjøres gjennom dialog og felles forståelse mellom SA og fakultetene om hva som er hensiktsmessig at fakultetenes infosentre har ansvar for. SA vil også utforme rutinebeskrivelser for oppgaver som skal overføres til fakultetene. Suksesskriterier 8

9 Informasjon og dialog mellom SA og fakultetene Forankring i ledelsen Gode rutinebeskrivelser Informasjon til studenter Grov fremdriftsplan Fase Tidshorisont Initiering 1. januar januar 2013 Planlegging 21. januar februar 2013 Utførelse 25. februar november 2013 Styring og kontroll 1. april november 2013 Avslutning 29. november desember 2013 Milepælsplan Milepæl Dato Utarbeide mandat 7. februar Beslutte endelig prosjektplan 22. februar 1. møte med referansegruppen-statusrapport Medio mars 2. møte med referansegruppen-statusrapport April Kravspesifikasjon for skjema Mai 3. møte med referansegruppen-statusrapport Mai Midtveisrapport ferdigstilt Juni Arbeidsfordeling klar med fakultetene Juni Rutinebeskrivelser oversendes fakultet Juni Nettsider og brosjyrer oppdatert August Elektroniske skjema klar til bruk Semesterstart H-2013 Nedlegging av infosenteret i Langesgate 1.oktober Prosjektrapport Desember 9