Sak nr. Tekst Ansvar Frist. Astrid Bjørgum fra E&Y var til stede under denne saken.

Transkript

1 Referat fra møte OPTIMA Bibliotek - Optimal service og ressursutnyttelse Tid: Sted: Møterom, 3.etg. TØH Til stede: Siri Aashaug Sæther, Morten Thoresen, Grete Espeland, Anja v.d. Wiel Turid Holtermann, Astrid Kilvik, Børre Melsom, Margareth E. Nupen,Gøril Aas Jordahl Til stede under sak 1 - Fra Ernst & Young: Astrid Bjørgum Forfall: Kenth Hårsaker, stud.repr. (AMMT) ikke meldt forfall Sekretær/Referent: Gøril Aas Jordahl Saksliste: 1. Ernst & Young: Spørsmål fra Optima bibliotek vedr. rapporten. 2. Referatsaker 3. Presisering av valg av fokusområder. 4. Innholdet i det videre arbeidet med fokusområdene. 5. Informasjonsmøte for alle bibliotekansatte 6. Forslag til ny møteplan 7. Framdriftsplan 8. Eventuelt Sak nr. Tekst Ansvar Frist Sak 1 Ernst & Young: Spørsmål fra Optima bibliotek vedr. rapporten. Astrid Bjørgum fra E&Y var til stede under denne saken. Spørsmål og kommentarer til E&Y ble bestemt og holdt i denne rekkefølge;

2 1. Til rapporten 2. Til anbefalingene 1. Til rapporten form og innhold: - Astrid Bjørgum kommenterte at dersom man skal gjøre en fullstendig analyse, må man gå mye mer i dybden mht tallmateriale. - Rapporten har en muntlig form, forventet at den skulle være mer utfyllende. - Astrid Bjørgum presiserte at det ble kjørt en prosess først, gjennomført en SWOT-analyse i samarbeid med OPTIMA Bibliotek. - Får vi en skriftlig rapport? - Spørsmål til Børre Melsom mht til timebruk: Svar fra han: Optima Bibliotek har snart brukt opp det tildelte timetallet mht bruk av E&Y. Må sjekke om det kan brukes flere timer. - flere savner argumenter og begrunnelser for E&Ys kommentarer i rapporten. - Hvorfor har dere valgt å sammenlikne med Høgskolen i Østfold? - Tallmateriale? - Årsverk? 2. Anbefalingene/Analysen: - Hvorfor har dere valgt 3 alternativer? - Har dere vurdert andre alternativer som ikke er med her? Astrid Bjørgum kommenterte at de har tenkt på det, men anbefaler alternativ 2 på kort sikt! VEDTAK: De kommentarene som har kommet fram i dag, forventes at blir rettet opp innenfor dagens avtale om timeforbruk. Følgende rettes opp av E&Y: - mangler to navn i organisasjonskartet - antall årsverk korrigere tall - kommentar: Liten grad av samarbeid kommentere hvorfor de har valgt den kommentaren? - Hvorfor de har valgt å sammenlikne med

3 Høgskolen i Østfold? - En kommentar/begrunnelse av premisser - Bibliotek; timefordeling og åpningstider: Eks. Øya Helsehus - Hvorfor dere har valgt de tre alternativene dere har? Sak 2 Referatsaker VEDTAK: flyttes til siste sak Sak 3 Sak 4 Presisering av valg av fokusområder. Innholdet i det videre arbeidet med fokusområdene. Disse sakene ble tatt opp sammen. Viser til fokusområdene som ble foreslått for videre arbeid på sist møte; - Antall bibliotek - Åpningstid - Sentralisering/effektivisering: på hvilke områder kan dette skje/hvilke funksjoner /oppgaver kan dette gjelde? - Prioritering av tjenester/arbeidsoppgaver I tillegg kommer det femte fokusområdet som delprosjektgruppa OPTIMA Bibliotek allerede har foreslått; - Ledelsesstruktur av bibliotektjenesten på HiST Diskusjon rundt hva man forstår med innenfor hvilke rammer, og utarbeiding av forslagene. FRAMDRIFT: - Siri: foreslår at vi deler områdene imellom oss Det mangler tabell under fokusområde Prioritering av funksjoner. Det skal være en under den også. Følgende skal jobbe med de ulike fokusområdene: - Antall bibliotek: Siri og Morten - Åpningstid: Grete og Margareth - Sentralisering/effektivisering: Anja og Turid - Prioritering av tjenester/arbeidsoppgaver: Astrid og Gøril

4 - Jfr. Milepælsplan/framdriftsplan: se sakslista. MÅL: Ferdig med fokusområdene før sommerferien, slik at det kan være klart til møte i styringsgruppa i OPTIMA i slutten av juni. Styringsgruppa må ha forslaget ei uke før møte. - KLADD: hver gruppe lager en kladd til neste møte i OPTIMA Bibliotek fredag 30.mai. Sak 5 Informasjonsmøte for alle bibliotekansatte VEDTAK: Utsettes, må avklare form og innhold nærmere. Siri sender ut en infomeil til alle ansatte om rapporten fra E&Y m.m. Sak 6 Sak 7 Sak 8 Forslag til ny møteplan Viser til sak 5 Framdriftsplan Viser til sak 5 Eventuelt Spørsmål fra Grete: hvor står saken angående utlysning av ledig stilling som hovedbibliotekar? Morten: viser til forslag til ny ledelsesstruktur av bibliotektjenesten på HiST, som OPTIMA Bibliotek har levert. Børre Melsom orienterte om hva som har skjedd så langt. Diskusjon rundt dette. Sak 2 Referatsaker Utsatt til neste møte NESTE MØTE I DELPROSJEKTGRUPPA OPTIMA BIBLIOTEK: FREDAG 30.MAI 2008 FRA PÅ TØH

5

6 Sak 2

7 Sak 3 Sak 4