FARSUND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK

Transkript

1 Møte nr. 07/13 Dato: kl Sted: Rådhuset, Møterom 2 FARSUND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Tilstede: Bjørn Pedersen, leder Harald Skaar, medlem Martin Reinertsen, nestleder fra kl. 14 Kirsti Mathiassen, medlem Anne Bente Aunevik Kjærre, medlem Andre til stede (hele eller deler av møtet): Leder for Fellestjenester Anja Pettersen Revisor Monica Nilsen Forvaltningsrevisor Veronika Andresen Agder Sekretariat v/ Willy Gill Forfall: Det var ikke merknader til innkallingen eller sakslisten. SAKSLISTE ORIENTERINGER Kl Kommunalt beredskapsarbeid v/administrasjonen Kl Interimsrevisjon v/revisor. Økonomisjef deltar SAK 15/13 UTKAST TIL REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET - DRØFTING SAK 16/13 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA SAK 17/13 PLAN FOR GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL SAK 18/13 KONTROLLUTVALGETS MØTEPLAN FOR 2014 SAK 19/13 GODKJENNING AV PROSJEKTPLAN FORVALTNINGSREVISJON, SPESIALUNDERVISNING FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Underskrift Bjørn Pedersen Leder Kopi av møteboken sendes: ordfører, rådmann, revisor, medlemmene 1

2 ORIENTERINGER Kommunalt beredskapsarbeid v/administrasjonen. Anja Pettersen orienterte om kommunens beredskapsarbeid. Konklusjon: Kontrollutvalget takket for en grundig og informativ orientering. Interimrevisjon v/revisor. Revisor delte ut notat til utvalget og orienterte om utført arbeid og om sin konklusjon. Revisor opplyste at det ikke er avdekket vesentlige feil som krever rapportering til kontrollutvalget, og at samarbeidet med kommunekassen er godt. Økonomisjef kommenterte også prosessen. Konklusjon: Kontrollutvalget takket for en grundig og informativ orientering. SAK 15/13 UTKAST TIL REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET - DRØFTING Konklusjon: Utvalget drøftet utkastet og gjorde diverse endringer. For øvrig ba utvalget sekretær om å samkjøre eksisterende reglement med foreliggende utkast ( 4) og sende det ut til medlemmene. Utkast til reglement for kontrollutvalget Vedlagt følger utkast til reglement basert på reglementet for Kongsvinger kontrollutvalg i tråd med kontrollutvalgets ønske. Utkastet legges frem for drøfting. Basert på innspillene som kommer i møtet, vil utkastet bli korrigert og lagt frem i utvalgets neste møte. SAK 16/13 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2

3 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Forslag til møteprotokoll fra møte Forslag til møteprotokoll fra legges med dette frem for godkjenning i kontrollutvalget. 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen SAK 17/13 PLAN FOR GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL Kontrollutvalget vedtar følgende plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i : Vår 2014 Høst 2014 Vår 2015 Høst 2015 FR Prosjekt nr. 7 Likestilling FR Prosjekt nr. 6 Offentlige anskaffelser SK Q43 SK Lister bompengeselskap Overordnet analyse for FR Plan for selskapskontroll 2. Prosjektene gjennomføres innenfor de tildelte budsjettrammer det enkelte år. 3. Kontrollutvalget ønsker orientering fra administrasjonen om likestillingsarbeidet i kommunen. 3

4 Det gjenstår 2 år av valgperioden. Av hensyn til en best mulig ressursutnyttelse vil det være fornuftig å legge en plan for gjennomføring av selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i 2014 og Kommunestyret har jo som kjent vedtatt planer for selskapskontroll og forvaltningsrevisjon etter innstilling fra kontrollutvalget. Vedtatt plan for forvaltningsrevisjon : I Plan for forvaltningsrevisjon for Farsund kommune har kommunestyret valgt følgende prosjekter for forvaltningsrevisjon i uprioritert rekkefølge: Prioritet Prosj. nr. Navn/beskrivelse 6 Offentlige anskaffelser Vurdere kommunens rutiner og foreta kontroll av om anskaffelser er i samsvar med rutiner og lov om offentlige anskaffelser. 7 Likestilling Undersøke kommunens arbeid med å redusere bruken av deltidsstillinger i henhold til vedtatte mål og strategier for kommunen. 9 Budsjettstyring og kontroll - Undersøke kommunens rutiner for budsjettering og budsjettkontroll for enhetene i helse- og omsorgssektoren. 11/12 Tilpasset opplæring og spesialundervisning Vurdere om elever mottar et forsvarlig tilbud om tilpasset opplæring i grunnskolen og se på kommunens bruk av spesialundervisning. 16 NAV Farsund Undersøke om kommunens tjenestetilbud blir ivaretatt etter etableringen av NAV. Prosjekt nr. 11/12 Tilpasset opplæring og spesialundervisning er begynt, jf. egen sak. Vedtatt plan for selskapskontroll : Kommunestyret har prioritert følgende selskaper i Plan for selskapskontroll i Farsund kommune : 1. Lister bompengeselskap AS 2. Q43 Q Fire Tre AS Jeg har sammen med revisjonssjef kommet frem til følgende forslag til plan for gjennomføring av selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i : 4

5 Vår 2014 Høst 2014 Vår 2015 Høst 2015 FR Prosjekt nr. FR Prosjekt nr. SK Q43 SK Lister bompengeselskap Overordnet analyse for FR Plan for selskapskontroll FR = forvaltningsrevisjon SK = selskapskontroll Dette forslaget bygger på at antall timer til forvaltningsrevisjon/selskapskontroll holdes på dagens nivå. Vurderinger: Plasseringen på tidslinjen er omtrentlig og det vil kunne bli forskyvninger. I forvaltningsrevisjonssaker vil revisjonen fremlegge forslag til prosjektplan for kontrollutvalget før prosjektet gjennomføres. I og med at prosjektene i vedtatt Plan for forvaltningsrevisjon er i uprioritert rekkefølge, må kontrollutvalget prioritere to av de gjenværende prosjekter for gjennomføring i Kontrollutvalget kan gjøre endringer i prioriteringen hvis det skulle være behov for det. 1. Kontrollutvalget vedtar følgende plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i Prosjektene gjennomføres innenfor de tildelte budsjettrammer det enkelte år. SAK 18/13 KONTROLLUTVALGETS MØTEPLAN FOR 2014 Kontrollutvalget planlegger å avholde følgende møter 1. halvår 2014: Møtenummer Møtedato Spesielle saker Orienteringer Likestilling Årsregnskapet

6 Det legges med dette frem forslag til møteplan for kontrollutvalget for I forslaget er det lagt opp til 5 møter fordelt på tre møter om våren og to møter om høsten. Avhengig av saksmengde og tidsfrister kan det bli aktuelt å avlyse møter eller avholde ekstramøter. Dersom kontrollutvalget allerede nå vet om aktuelle tema for orienteringer, kan disse også legges inn i møteplanen. Det samme gjelder spesielle saker. I forslaget er tirsdag kl beholdt som fast møtedag/tidspunkt. Kontrollutvalget planlegger å avholde følgende møter i 2014: Møtenummer Møtedato Spesielle saker Orienteringer SAK 19/13 PROSJEKTPLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON RESSURS OG KOMPETANSE Forvaltningsrevisor presenterte prosjektplanen. 1. Forslag til prosjektplan godkjennes Forslag til prosjektplan datert Forvaltningsrevisor vil presentere prosjektplanen i møtet. Revisjonen foreslår følgende problemstillinger for prosjektet: 6

7 - Hvordan tildeles ressurser til spesialundervisning? - Bruker skoler i Farsund kommune kompetanse i spesialundervisning iht. regelverk? Når det gjelder avgrensning av prosjektet, kriterier, metode, ressurser og tidsplan vises til prosjektplanen og til revisors presentasjon. 1. Forslag til prosjektplan godkjennes FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER 7