OPTIMA (optimalisert service og ressursutnyttelse) En helhetlig beskrivelse av prosjektet

Transkript

1 OPTIMA (optimalisert service og ressursutnyttelse) En helhetlig beskrivelse av prosjektet En presentasjon for styringsgruppen OPTIMA - jbm 1

2 Prosjektets målsetting Endre de administrative tjenestene innen utvalgte områder, slik at administrasjonen tilbyr de rette tjenester til riktig kvalitet. OPTIMA - jbm 2

3 Prosjektets mandat Prosjektet skal ha fokus på følgende delmål: Avklare hovedelementene i det tjenestetilbudet administrasjonen i HA og dekanens stab skal gi, spesielt innenfor studieadministrasjon, personal og bibliotek. Beskrive hvordan disse tjenestene skal leveres Identifisere hvilke ressurser og hvilken kompetanse som kreves for å levere tjenestene. Definere kvalitetsstandarder og servicenivå ut fra den forutsetning at antall administrative årsverk ikke skal øke. Foreslå tiltak for å optimalisere bruken av teknologi i arbeidsprosessene Identifisere gevinstområder knyttet til effektivitet, økt service og høyere kvalitet Følge opp iverksettelse av vedtatte endringer og tiltak Prosjektets styringsgruppe er også styringsgruppe for tilpassinger av IKT, og bygningers drift koplet til flytting av ASP fra Ranheimsveien til Øya helsehus. OPTIMA - jbm 3

4 Prosjektets organisering Styringsgruppe Ann Elisabeth Wedø, Høgskoledirektør (leder) Odd Morten Mjøen, representant dekanene Lars Nygård, representant dekanene May Sigrid Olsen, Studiekoordinator HA Thor Olaf Albriktsen, Tillitsvalgt Daniel Georg Weber, Studentene Prosjektleder, seksjonsdirektørene og E&Y møter fast Ernst & Young v/ Willy Eidissen Nelly Maske Astrid Bjørgum Magne Aasheim Mari Bjørngård HiSTs prosjektkoordinator Hans-Jørgen Leksen, organisasjons- og personaldirektør Prosjektgruppe Prosjektleder Børre Melsom Seksjonsdirektørene ved HiST E&Y-representant Ledermøtet Ressursgruppe bemanning Kjell Hansen Møteforum Prosjektledere + E&Y Studie DPE: Kari Berget DPL: Eva Terese Voldhagen og Hege Barreth Jacobsen Personal DPE: Hans-Jørgen Leksen DPL: Erik Lunde Bibliotek DPE: Kari Berget DPL: Morten Thoresen IKT: DPE: Hans-Jørgen Leksen DPL: Vidar Solheim Bygningers drift: DPE: Knut Aspås DPL: Tormod Bekken DPE: Delprosjekteier, DPL: Delprosjektleder OPTIMA - jbm 4

5 Roller Styringsgruppe Beslutte mandat og overordnede planer for prosjektet Prioritere aktiviteter og vurdere tiltak underveis Anbefale en plan for gjennomføring av identifiserte endringstiltak Ta beslutninger i forhold til økonomi, framdrift og kommunikasjon i prosjektet. Avgjøre om tiltak etc. skal fremmes for høgskolens ledelse for behandling, evt. høgskolestyre-behandling. Prosjektkoordinator Har det løpende oppfølgingsansvar for prosjektet på vegne av styringsgruppen. Prosjektgruppe Samordning og avklaringer mellom delprosjektene. Behandle saker som skal opp i styringsgruppen. Prosjektleder Prosjektledelse I samråd med delprosjektledere/gruppene og evt. Ernst & Young Forberede og gjennomføre intervjuer og arbeidsmøter Forberede og gjennomføre spørreundersøkelser og brukerundersøkelser Utarbeide forslag som skal behandles i prosjektgruppen og fremmes for styringsgruppen Være styringsgruppens sekretær. Møteforum - prosjektledere Samtaleforum for prosjektleder, delprosjektledere og Ernst & Young. Se også: prosjektleders rolle. Delprosjekter Delprosjekteiere I samråd med delprosjektlederne avklare premisser og ressurser for delprosjektarbeidet Delprosjektleder Ledelse av delprosjekt Delprosjektgruppe Gjennomføre nødvendige aktiviteter og utarbeide dokumentasjon og forslag til tiltak. Linjeledere Har ansvar for implementering av vedtatte tiltak og endringer. Bidra med informasjon til sine respektive miljøer Bidra med ressurser til intervjuer, arbeidsmøter og lignende Bidra til at nødvendig dokumentasjon fremskaffes Ressurs- og referansegrupper HiSTs ledermøte Rimelighetsvurdere prosjektets resultater Ressursgruppe bemanning Bidra med informasjon om lover og avtaler i arbeidslivet, og forslag til prosesser som ivaretar disse. Ernst & Young Faglig og metodisk veiledning Hjelp til bruk av dokumentasjonsteknikker Bidra ved behov til gjennomføring av møter og utarbeidelse av tiltak/resultater. (Hvis biblioteksgjennomgangen skal gjennomføres som foreslått fra SFS, vil E&Y få en annen rolle i dette delprosjektet) OPTIMA - jbm 5

6 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0 aa bb cc Gevinsområde <gevinstnavn> Hypotese <gevinsthypotese> Beskrivelse <beskrivelse av gevinsthypotese> Gevinstpotensiale Beregningsgrunnlag A = kostnad i dag B =forventet effekt Tallgrunnlag Gevinstkalkyle # nn Kalkulas jonsnivå Avdeling Kilder Regnskapssystem Innkjøpssystem Intervjuer Sis t oppdatert <dato> Kilde: n n 15,0 Beskrivelse: nn MNOK EKSEMPEL Kilde: n n 20 % % Beskrivelse: nn Enheter Kalkylelogikk gevinstpotensiale: A*B Gevinstpotensia le (MNOK) - Gevinstrealisering Kommentar Forventet gevinstrealisering i 2005 juli august september oktober november desember 2005 Forventet % av årlig gevinstrealisering 0 % 0 % 8 % 8 % 8 % 8 % 33 % 100 % Total gevinstrealisering (MNOK) 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Relaterte ikke kvantifiserbare gevinster: <beskrivelse av hvordan gevinsten skal realiseres, når og hvem er ansvarlig> <hvordan skal det måles at gevinstene realisert?> N.a Ansvarlig for gevinstrealiseringen Dato og signatur: Kommentarer Metode Dagens situasjon Endringsagenda Framtidas situasjon Eksempel AS IS SA Fakultet Institutt Eksempel TO BE SA Fakultet Institutt ? NEI? JA Startsaktiviteter Arbeidsmøter Prosessforbedring Validerings arbeidsmøte M1 Introduksjon til prosjektet Identifisere hvilke hovedfunksjoner som det skal fokuseres på, og angi grad av gevinstmulighet Innhente opplysninger om dagens arbeidssituasjon. Angi mål og føringer for utvalgte funksjoner. Beskrive framtidsløsninger, kvalitet og kompetanse. Utarbeide forslag til tiltak for å oppnå ønsket framtid Gjøre kost/nytte vurderinger. Bekrefte og prioritere tiltak. Lage gjennomføringsplan Iverksette tiltakene M2 M3 M4 M5 M6 Historien Mandat Hypoteser Grunnlagsdata xxxx xxx xx Brown Paper xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx Project Team 1 Team 2 Team 3 Team 4 Team 5 Team 6 Team 7 May Jun Jul Aug Sep Oct Lønnsomhetsberegninger (kost/nytte) Kommunikasjon og endringsledelse OPTIMA - jbm 6

7 Milepæler Planlagt dato Milepæl nr M1 Beskrivelse av milepæl Når mandat er beslutta av styringsgruppa M2 Når prioritering av fokusområder/prosesser er gjennomført M3 Når forslag til fremtidens situasjon foreligger M4 Når tiltaksplaner foreligger og kost/nytte-vurderinger er gjort M5 M6 Når forslag til gjennomføringsplan er utarbeidet Iverksettingsfase OPTIMA - jbm 7

8 Ressurser Prosjektets ressursbehov Personalressurser Estimat av personressurser: Hvert delprosjekt trenger ca. 10 dagsverk for delprosjektmedlemmer, og 15 dagsverk for delprosjektleder. Dette tilsvarer: Økonomi» Studie: ca. 720 timer» Personal: ca.600 timer» Bibliotek: ca. 550 timer (avhengig av hvordan dette delprosjektet mandat blir!) Bruk av ledere, ressurspersoner, etc.» Meget vanskelig å estimere Ønskede budsjett til delprosjektene Studie ,- Personal ,- Bibliotek ,- Bruk av Ernst & Young er vanskelig å fastslå nå! OPTIMA - jbm 8

9 Delprosjektene: Se egne dokumenter eksempel: OPTIMA - jbm 9