Prosjektet OPTIMA (Optimal service og ressursutnyttelse)

Transkript

1 SAKSNOTAT Dato: Til: OPTIMA Styringsgruppen Fra: Delprosjekteier/ledere og prosjektleder SAK nr: Delprosjekt studie Valg av fokusområder i fase 1 Tidl. sak(er): 32, 36 Kopi til: Vedlegg: Kartleggingsundersøkelse Studies brukerundersøkelse mot studenter Forslag til vedtak: Styringsgruppen tar delprosjektets forslag til fokusområder i fase 1 til etterretning Bakgrunn: Med utgangspunkt i resultatene fra kartleggingsundersøkelsen og studies brukerundersøkelse mot studenter, har OPTIMA studie satt ned en prioritert liste over fokusområder i fase 1. I valg av fokusområder er det tatt spesielt hensyn til om det er behov for kvalitetsheving av tjenester, økt robusthet og effektivitet i organisasjonen. Dessuten er det kartlagt om en tjeneste er stedsavhengig eller stedsuavhengig, Vurdering: I kartleggingsundersøkelsen ble hver bedt om å prioritere hvilke studieadministrative prosesser de anbefaler å ta tak i mhp kvalitet og hvilke som må være tett-opp-til student Studentene ble i brukerundersøkelsen spurt hvilke tjenester de mener det er viktig å tilby på studiestedet, og hvilke tjenester er mer stedsuavhengig, hvilke tjenester det er viktigst å tilby på studiestedet og hvilke tjenester det er viktigst å forbedre kvaliteten til OPTIMA studie er inneforstått med at det er lav svarprosent (ca. 14%/494) i brukerundersøkelsen for studenter. Vi menerr svarene / resultatene kan brukes for valg av fokusområder, da de gir oss er visst bilde og alle har faktisk fått en mulighet til å svare. Når vi ser på totalt antall stemmer, ser vi at studierekruttering, veiledning og studieadministrativ støtte/saksbehandling utpeker seg med hensyn på områder som anbefales kvalitetsforbedret. Opptak (lokalt og sentralt) er en tjeneste som både studenter og ansatte mener er stedsuavhengig. Side 1 av 5

2 Delprosjektgruppen ønsker følgende prioritering av fokusområder i fase 1: Resultatene fra undersøkelsene og egenerfaringer viser at fokusområdene er/har behov for behov for å behov for kvalitetsheving øke robusthet effektivisering Veiledning x x 1 Opptak x x x x 2 Eksamen x x x x 3 Internasjonalisering x x x 4 Stedsuavhengig prioriteringsrekkefølge I det videre notatet vil presenteres de områdene delprosjektgruppen OPTIMA studie mener der er viktig å jobbe videre med, og begrunne disse underveis. VEILEDNING Undersøkelsene viser at det er behov for å heve kvaliteten på ulike veiledningstjenester på HiST. Per i dag er det ikke etablert faste rammer rundt studieveiledningstjeneste på høgskolen. Det er nokså tilfeldig hvilke tjenester som tilbys på den enkelte avdeling: noen avdelinger har definert egen studieveileder mens andre avdelinger ikke har dette. Stort sett som er de som jobber med studieveiledning knyttet til SFS. Noen avdelinger krever at veileder har direkte relevant utdanningsbagrunn, mens andre ikke har fokus på dette. I spørsmålene i studentundersøkelsen har vi skilt mellom ulike typer veiledning: - valg av fag - praktisk tilpasning av studiet - utenlandsopphold - tilrettelegging ved funksjonsnedsetting - psykososial veieledning - praktisk veiledning angående praksis - karriereveileding. I tillegg så foregår det utstrakt veiledning mellom vitenskapelig tilsatte og studenter, dette er veiledning av rent faglig art. Veiledningsbegrepet brukes om ulike former for veiledning. Hvem som gir og hvem som mottar veiledningen, veiledningens formål osv varierer. Generell informasjon som gis til alle kan også i en viss grad fungere som veiledning, men er ikke inkludert i dette notatet. Generelt kan en si at veiledning er en samtale mellom veileder og student vedrørende alternative valg før, underveis og etter studieforløpet. I samtalen tas det utgangspunkt i individuelle behov som kan ha/har betydning for den enkeltes studiesituasjon. En veileder kan informere om for eksempel studietilbud som er aktuelle og gi råd som hjelper en student til å ta gode fagvalg. En veileder skal ikke ta avgjørelser på vegne av eller for en student. Selve studieveiledningen er en bevisstgjøringsprosess, som skal hjelpe til med å systematisere alle tankene man har om utdanning og yrke. Det er ikke samsvar i resultatene i de to undersøkelsene, når det gjelder hvorvidt veiledning er stedsavhengig eller ikke. Side 2 av 5

3 For å bedre kvaliteten trenger vi mer informasjon om hva som er det faktiske behovet. Det er naturlig å se på hvilke veiledningstjenester skal tilbys hvor. Er det mest hensiktsmessig å øke den enkelte veileders veiledningskompetanse, bør flere ha dette som en primæroppgave, hva kan tilbys på ett sted for hele høgskolen og hva må og bør være tett opp til studenten? Studentundersøkelsen viser at det er behov for og ønske om opprettelse av karriereveiledningstilbud ved høgskolen. Slik situasjonen er i dag, har vi imidlertid ikke ressurser til å tilby flere tjenester. Dersom det lar seg gjøre å få bedre ressursutnyttelse på områder som for eksempel opptak og eksamen (se nedenfor), kan det kanskje kunne føre med seg frigjøring av ressurser slik at vi kanskje tilby etterspurte tjenester slik som karriereveiledning. LOKALT- og SAMORDNAOPPTAK Resultatene fra både kartleggingen og brukerundersøkelsen viser at det er relativt få respondenter som mener at vi bør ta tak i opptaksprosessen for å forbedre kvaliteten til denne. Dette kan forklares med at de ikke har formening om det arbeidet som ligger bak prosessen mot et endelig opptak. Resultatene tolker vi som om de fleste mener at kvaliteten på denne tjenesten er god nok ved høgskolen. Flertallet av de spurte mener at tjenesten er stedsuavhengig. De lokale opptakene er organisert ulikt på de ulike studiestedene. Opptaksoppgaver lokalt ivaretas på noen studiesteder av tilsatte i SFS og på andre studiesteder av tilsatte på avdeling (i dekanstabene). De lokale opptakene eies av avdelingene, både de som er eksternfinansiert og internfinansiert. På de fleste studiestedene ivaretas opptaksarbeidet av én person. I tillegg til vanlige opptaksoppgaver, kommer også nært beslektede oppgaver som overføring/overflytting fra andre høgskoler. Vi ser i dag at det lokale opptaket er sårbart og lite effektivt. Vi mener også at kvaliteten kan forbedres. Tilbakemeldinger fra søkere sier også at organiseringen kan virke uoversiktlig og uforståelig (hvorfor kan ikke opptakskontoret svare på alle spørsmål om opptak?) HiST har et sentralt opptakskontor, som er organisert under SFS - Fellestjenester. Det sentrale opptakskontoret består av to fast tilsatte: opptaksleder og seksjonssjef fellestjenester. Opptakskontoret har ansvaret for opptaket til høgskolens grunnutdanninger som er med i det samordna opptaket. I perioden 20. mai og frem til studiestart arbeider seks-åtte sommerhjelpere på det sentrale opptakskontoret. Både for de som arbeider med lokalt og samordna opptak, er det i perioder stort arbeidspress og lite rom for uforutsett fravær. Med utgangspunkt i dette og de erfaringene vi selv har gjort på området, ønsker OPTIMA Sstudie å prioritere opptaket (lokalt og samordna) ved høgskolen som et fokusområde. EKSAMEN Resultatene fra undersøkelsene viser at verken studenter eller ansatte mener at eksamen er en av de viktigste prosessene å ta tak i med hensyn på kvalitet. Det administrative eksamensarbeidet er i dag desentralisert, det foregår likevel noe samkjøring av enkelte oppgaver, eksempel fordeling av vakter/avlønning av vakter og plassering på eksamensrom. I tillegg har det i de siste årene eksistert et eksamensforum Side 3 av 5

4 bestående av SFS-tilsatte som har eksamen som sitt arbeidsfelt. Eksamensforum ledes i dag av seksjonssjef for fellestjenester. Forumet har blant annet diskutert seg frem til standardisering av rutiner på flere områder, noe som gjør eksamensavviklingene enklere å forholde seg til, for eksempel studenter og eksamensvakter. Samkjøring av nevnte oppgaver har vært en suksess. I dag er det to SFS tilsatte (lokalisert på hver sin avdeling) som fordeler eksamensvakter på eksamen, og setter opp en vaktplan på vegne av alle avdelingene. Andre oppgaver er fortsatt gjenstand for stor grad av sårbarhet. Videre fører dagens organisering til at mangetilsatte har svært stor arbeidsbelastning i eksamensperiodene. Dagens situasjon er altså meget sårbar fordi det er få på hver avdeling som jobber med eksamen. I møte i eksamensforum i fjor uttalte alle at det vil kunne være fordelsaktig med et felles eksamenskontor på HiST (SFS-TØH representanter var ikke tilstede på møtet) Selv om kartlegging og brukerundersøkelse ikke gir oss klare indikasjoner på at dette området må prioriteres, så mener vi i OPTIMA Studie at eksamensadministrasjonen ved HiST bør prioriteres som et tredje fokusområde i det videre arbeidet i OPTIMA. Begrunnelsen for dette er at vi skal effektivisere og jobbe smartere ved høgskolen. Dersom vi lykkes med effektivisering av driften vil vi skape gevinster ressurser som kan brukes til for eksempel å bedre karriæreveieledning. redusere sårbarhet spesialisering av kompetanse INTERNASJONALISERING Det fjerde området vi ønsker å trekke fram er internasjonalisering. Studenter etterlyser flere og bedre tilbud, mer informasjon og veiledning vedrørende tjenesten. Kartleggingen viser også at dette er en prosess vi bør ta tak i mhp kvalitet. Kartleggingen viser videre at internasjonalisering ikke er stedsavhengig. Sentralt på HiST sitter internasjonal koordinator, tilsatt i SFS. Lokalt på hver avdeling, med unntak av AMMT, jobber medarbeidere fra vitenskapelig eller dekans stab med internasjonalisering. På AMMT har SFS et delansvar for internasjonalt arbeid Flere av arbeidsoppgavene som utføres på de enkelte campus i dag bør samordnes for å øke effektiviteten, robustheten og for å redusere sårbarheten. REKRUTTERING Resultatene fra kartlegging og brukerundersøkelse viser et klart behov for å øke kvaliteten på rekruttering av studenter ved HiST. Flere sier også at dette er en tjeneste som er stedsavhengig. Selv om undersøkelsen gir så vidt klar tale, ønsker vi ikke å prioritere rekruttering som et fokusområde i OPTIMA studie i denne omgang. Begrunnelsen for dette er det nå er satt i gang arbeid med markedsføring og rekruttering ved HiST. Alle avdelingene er invitert til å delta med to personer i et videre arbeid vedrørende dette området. Det er mye å hente her på samordning. Dette tas det altså nå tak i. Side 4 av 5

5 PRAKSIS Kartlegging og brukerundersøkelse viser også at praksis er et område vi kunne prioritert. OPTIMA studie ønsker likevel ikke å prioritere praksis som et fokusområde i denne omgang. Begrunnelsen for dette er: I likhet med rekruttering, jobbes det nå med å etablere nye rutiner på området. Det er satt ned et prosjekt på HiST, der det er opprettet en midlertidig 2-årig prosjektkoordinatorstilling. Denne er knyttet til SFS. Vedkommende skal blant annet ha ansvaret for etablere felles rutiner innenfor helsepraksisen på høgskolen. Bakgrunnen for dette er at helseforetaket har satt som krav at de vil ha en kontaktperson på høgskolen og ikke en fra hvert program som tilbyr helsepraksis som i dag. STUDIEADMINISTRATIV STØTTE / SAKSBEHANDLING Dette området utpeker seg i kartleggingen som et område som bør kvalitetsforbedres.. OPTIMA Studie ønsker ikke å isolert prioritere dette som en egen prosess. Bakgrunnen for dette er at vi mener at kvaliteten på studieadministrativ støtte/saksbehandling vil økes som følge av kvalitetsheving av alle tjenestene nevnt ovenfor. Dette er et område som kan komme inn i fase 2. Det er uansett noe vi må ha med oss med tanke på hvordan fremtidens sentrale tjenester skal organiseres. Utvalget for studie og kvalitet vil kunne få en rolle i dette arbeidet. KOMMENTARER Et viktig moment når det gjelder alle prosesser og oppgaver ved høgskolen er prinsippet om likebehandling. Svar på åpne spørsmål i brukerundersøkelsen til studentene viser dette er noen studentene er opptatt av. Dette en viktig begrunnelse for samkjøring av en del vesentlige tjenester ved høgskolen. Det er viktig at alle får god og riktig hjelp. For å kunne effektivisere driften og øke kvaliteten, så antar vi at en må sentralisere enkelte oppgaver. Sentralisering her betyr ikke nødvendigvis at tjenesten legges til campus Kalvskinnet. (saksnotat slutt) Side 5 av 5