RAPPORT FRA OPTIMA BIBLIOTEK. Presentasjon for Styringsgruppa 27. juni 2008

Transkript

1 RAPPORT FRA OPTIMA BIBLIOTEK Presentasjon for Styringsgruppa 27. juni 2008

2 HiST-biblioteket i dag kjennetegnes ved Ressurskrevende drift med mange bibliotekenheter, lite fleksibelt mht samarbeid Minimumsbemanning ved alle bibliotekene, liten mulighet til utvikling, stor sårbarhet ved sykdom I Medarbeidertilfredshetsundersøkelsen ble det avdekka stor frustrasjon og slitasje blant bibliotekpersonalet Akutt fare for kompetanseflukt Ikke rom for nye oppgaver

3 August 2008 Ny bibliotekfilial åpnes i Øya Helsehus; I realiteten innebærer dette redusert bemanning

4 Ernst & Young uttrykker i sin rapport Situasjonen ved HiST-biblioteket er prekær, og det er et stort behov for snarlige grep

5 Med dette som utgangspunkt har Optima bibliotek lagt vekt på følgende fokusområder: Prioritering av oppgaver Effektivisering/spesialisering/sentralisering av bibliotektjenestene Bibliotekenes åpningstider Antall bibliotek i HiST Ledelsesstruktur Organisatorisk tilhørighet

6 Fokusområde 1: Prioritering av oppgaver Tatt utgangspunkt i oppgavene/tjenestene i Ressurskartlegginga (E&Y, vedlegg 2) Hovedskille mellom to typer oppgaver: Kjerneoppgaver i høgskolebibliotek = tjenester som må tilbys, og Ikke bibliotekspesifikke/avdelingsrelaterte oppgaver= oppgaver som utgår

7 Tjenester som må tilbys (ikke prioritert rekkefølge): Skranke Samlingsutvikling (medievalg, innkjøp, registrering, vedlikehold av samlingen mm) Database/e-ressursadministrasjon Opplæring Vev/profilering/informasjon Fjernlån Åpent institusjonelt arkiv (HiST BRAGE) Kvalitetssikring av Forskdok

8 Tjenester som utgår: Ikke bibliotekspesifikke oppgaver som FoU-registrering Avdelingsrelaterte oppgaver (utlån av AVutstyr, kvalitetssikring av pensumlister, innkjøp/administrasjon av lærereksemplarer, etablering av databaser for pensumlister, utarbeidelse av publikasjonsoversikter eller lignende)

9 Fokusområde 2: Effektivisering/spesialisering/ sentralisering av oppgaver Gjennom opprettelsen av arbeidsgrupper på tvers av bibliotekene, har bibliotektjenesten de siste årene allerede gjort et stort arbeid med å effektivisere og spesialisere tjenestene

10 Ytterligere effektivisering oppnås ved: Slutte med oppgaver som ikke er bibliotekspesifikke Holde fjernlån til bachelorstudenter på et minimum Forskdokregistrering av den enkelte ansatt Avslutte heftekontroll Opphør av trykte tidsskrifter der HiST har abonnement på e-versjonen

11 Sentralisering av noen oppgaver kan skje, men med liten eller fraværende gevinst Fjernlånsbestillinger kan mottas og innlån bestilles sentralt, men kopiering/pakking av materiale som skal sendes må skje lokalt Samlingsutvikling: deler av dette kan utføres sentralt: katalogisering og klassifikasjon samt mottak av bestilt materiale

12 Fokusområde 3: Åpningstider Mange av bibliotekets tjenester er ikke avhengig av åpningstida: Søk/bestilling/fornying av bøker; søking/nedlasting av artikler fra databaser kan foregå fra hvor som helst døgnet rundt

13 Åpen skranke er avhengig av bemanning. En minimumsbemanning på tre personer på hvert studiestedsbibliotek er nødvendig for å kunne unngå uforutsigbar stenging. Tunga er et lite bibliotek med lav aktivitet og unntas fra denne minimumsbemanningen Stor variasjon i åpningstidene i dag Ingen av bibliotekene har lik åpningstid

14 Fokusområde 4: Antall bibliotek Etter å ha skissert tre løsninger anbefaler Ernst & Young fire biblioteker i HiST: Moholt, Ranheimsv., Rotvoll og Øya Nærhet til biblioteket og god kontakt med fagmiljøene er to viktigste målsettinger for HiSTbiblioteket

15 Optima bibliotek foreslår tre alternative løsninger mhp antall bibliotek: Alternativ I: fire bibliotek Mot en stemme. Delprosjektgruppa tar ikke stilling til hvilke lokaliseringer vi kan anbefale, men foreslår tre løsninger: Ranheimsveien, Moholt, Rotvoll, Øya Ranheimsveien, Moholt, Rotvoll, Kalvskinnet Ranheimsveien, Moholt, Øya, Kalvskinnet

16 Alternativ II: fem biblioteker Mot en stemme. Kalvskinnet, Moholt, Ranheimsveien, Rotvoll, Øya : Tunga slås sammen med Ranheimsveien Alternativ III: seks biblioteker, dvs som i dag. Ett medlem i Optima bibliotek fremmer dette forslaget

17 Fokusområde 5: Ledelsesstruktur HiST-bibliotekene i dag underlagt studiedirektøren og seksjonssjef for bibliotek og kommunikasjon. De fire hovedbibliotekarene utgjør den daglige ledelsen; med opprettelsen av Øyabiblioteket vil enda en leder bli tilknyttet den daglige ledelsen. Opprettelsen av enda et studiested framtvinger derfor ny ledelsesstruktur.

18 Én bibliotekleder Vil gi større slagkraft og bedre koordinering av bibliotekressursene Bedre personalutnyttelse muliggjør helhetstenkning og effektivisering De andre h-bibliotekene har også en slik ledermodell

19 Oppgaver som tillegges stillingen: Personalansvar for alle bibliotekansatte Faglig ledelse av helheten ved HiSTbiblioteket Økonomi- og budsjettansvar

20 Fokusområde 6: Organisatorisk plassering Optima bibliotek mener en organisatorisk plassering av bibliotektjenesten under faglig søyle er er det fremste midlet for å sikre god dialog med primærbrukerne av tjenestene, slik at disse kan tilpasses og prioriteres etter løpende behov og ønsker, og skape så gode og riktige bibliotektjenester som mulig.

21 Bibliotektjenesten i faglig søyle i HiST fordi: Bibliotektjenesten innehar en faglig støttefunksjon i HiST. Det skal gjennom anskaffelser og forvaltning av informasjonsressurser, opplæring i informasjonsferdigheter, gi direkte støtte til kvalitet i læring og forskning Vil muliggjøre bibliotekutvikling i tråd med studiestedenes faglige strategier

22 Forslag til vedtak: 1. Styringsgruppa støtter Optima biblioteks beskrivelse av hvilke oppgaver som skal inngå i bibliotekets tjenestetilbud, og hvilke som skal utgå. Styringsgruppa tar til etterretning Optima biblioteks anbefalinger av hvilke områder som kan sentraliseres. 2. Styringsgruppa støtter Optima biblioteks tilråing mht at alle studiestedsbibliotekene reduserer åpningstida og holder stengt mandager før kl 12 og fredager etter kl 12.

23 Tidspunktet er valgt fordi det da erfaringsmessig er minst trafikk i bibliotekene. Dette foreslås også av Ernst & Young. Forutsigelig, planlagt og felles stengning vil gi bibliotekene nødvendig tid til å gjennomføre HiST-bibliotekenes program, holde møter og planlegge utvikling av tjenester.

24 Styringsgruppa støtter også Optima biblioteks forslag mht å beholde samme åpningstider som i dag de andre tre dagene.man tar sikte på å ha samme åpningstid på Øya som i Ranheimsveien. 3. Med utgangspunkt i brukernes behov for kvalitet, tjenester og tilgjengelighet, reduseres antall HiST-bibliotek til fire. Denne løsningen vil gi det beste tilbudet og gir samtidig de største utviklingsmuligheter og effektiviseringsgevinster.

25 Endelig beslutning av hvilke bibliotek som nedlegges, må utredes nærmere. Subsidiært nedlegges kun biblioteket på Tunga. 4. Styringsgruppa støtter Optima biblioteks forslag om én felles leder for bibliotektjenesten ved HiST. Denne lederen overtar flere av hovedbibliotekarenes oppgaver slik at disse får frigjort tid til andre bibliotekfaglige oppgaver på studiestedsbibliotekene Forslaget innebærer også at kommunikasjonssjefen får frigjort

26 (forts.) tid til andre oppgaver. Optima bibliotek forutsetter at biblioteklederstillingen etableres innenfor dagens bibliotekbemanning. 5. Styringsgruppen støtter Optima biblioteks forslag om at bibliotektjenesten i hist plasseres organisatorisk i faglig søyle.

27