ORGANISERING AV AVDELINGER VED UNIVERSITETSBIBLIOTEKET Høringsuttalelse fra Tilvekstavdelingen

Transkript

1 1 ORGANISERING AV AVDELINGER VED UNIVERSITETSBIBLIOTEKET Høringsuttalelse fra Tilvekstavdelingen Sammenslåing av avdelinger Sammenslåingen av avdelinger til MNP, Spesialsamlingene og SHJ virker fornuftig, og en kan tenke seg at en slår enda mer sammen noen år fremover, slik at de tre avdelingene har felles strategisk leder og en stedlig leder for hver av avdelingene. På den andre side kan dette medføre at det fysiske biblioteket vil få for liten styrke i ledergruppen. Sammenslåingen innebærer også at fakultetsbibliotekarstillingene blir borte. Det blir dermed viktig å vite hvor det faglige ansvaret ligger i den nye modellen. Spesialister må uansett stillingstype sikres stor faglig autonomi, slik at en får best mulig utnyttelse og utvikling av personalressurser. IT-systemer den nye fellesavdelingen Dette tenker vi oss som en enhet som tar seg av systemene. Den tekniske biten løftes opp i den nye avdelingen. Avdelingen er en videreføring av den nye gruppen beskrevet i Rapport fra Gruppe for digitale systemer og tjenester, og vi tenker oss at avdelingen får en koordinerende funksjon. UiB sin IT-avdeling ønsker for eksempel å ha en avdelingsleder å forholde seg til. Vi anser at arbeidet med Dspace hører inn under denne nye avdelingen, samt også IT-teknisk ansvar for UBs biblioteksystem og andre IT-systemer. Det er viktig å avklare hvilke funksjoner som skal ligge på IT-systemavdelingen og hvilke som skal ligge lokalt. Dersom rettighetsklarering skal skje sentralt ved institusjonen, så er det et spørsmål om denne oppgaven hører til på den nye avdelingen. En arbeidskrevende del av arbeidet med Bora er innlegging av metadata, og det blir et spørsmål hvor ansvaret for metadata skal plasseres. Tilvekstavdelingen Det må diskuteres hvilke funksjoner som skal ligge sentralt og hvilke som skal ligge desentralt. Et eksempel er Bokkjøp hvor for et nytt biblioteksystem forhåpentligvis vil gi mulighet for å vurdere desentralisering på nytt. Delvis desentralisering er også en mulighet, men uansett må dette vurderes grundig før iverksettelse.

2 2 Hva blir igjen på Tilvekst? - Bokkjøp - Lisensiering av kontrakter mht bøker og tidsskrifter - Arbeid med trykte tidsskrifter, e-tidsskrifter og databaser - Bytte Den foreslåtte enheten Felles, med inndeling i tre underenheter, har flere alternativer. Et alternativ er at disse tre avdelingene heller blir seksjoner under samme avdeling. Et annet alternativ er å ha en stor fellesavdeling bestående av grupper med ulike oppgaver, og med stor grad av funksjonsavhengig ledelse. Denne løsningen gir bedre fleksibilitet. Samtidig må personalansvaret være godt ivaretatt. Faggruppene Her er det ikke umiddelbart klart hvorfor Bibliometrigruppen er plassert direkte under Bibliotekdirektør, og hvorfor den ikke er koplet til Frida. UB er nå eier av Frida, og må sees på som en del av UB. Dette må få konkrete utslag, for eksempel gjennom synliggjøring på UB sine websider. Det er også et spørsmål om forholdet mellom undervisningsleder og leder for undervisningsgruppen vil fungere. Særlig her er det viktig å avklare roller og ansvar, for å hindre problemer. Samlingsutvikling er et arbeidsområde som er prioritert i Tiltaksplanen, og UB bør ha mer fokus på dette. Vi får tilbud som må vurderes, samt pliktavlevert materiale. Kassering er også viktig. Samlingsutvikling og -pleie mangler en helhetlig hånd på UB. Dette må vi se på organisatorisk, og en mulighet er å plassere det overordnede ansvar hos E-ressursutvalget. Utvalget har riktignok ikke hatt møter på lenge, siden det ikke har vært penger å fordele, men det kan få nye oppgaver når det gjelder samlingsutvikling og -pleie. Vi anbefaler dermed at det opprettes egen faggruppe for dette arbeidsområdet. Et spørsmål i forbindelse med samlingsutvikling er valg av medium. UB har kjøpt mange digitale bøker, og det er i den forbindelse viktig å også spørre brukerne om hva de ønsker. Slike brukerundersøkelser er en mulig oppgave for den nye markedsføringsgruppen. Grensene mellom markedsføringsgruppen, webgruppen og avdeling for IT-systemer må også gjøres

3 3 klare. Vi ser også for oss at det kan opprettes flere faggrupper, særlig flere ad-hoc grupper, som altså opprettes for spesielle formål og med kortere virksomhetsperiode. Organiseringen av faggruppene bør også diskuteres. Det må for eksempel diskuteres om de er altfor lederstyrte. Riktignok er personen som innehar stillingen viktig, men det må vurderes å svekke hierarkiene i faggruppene for å få mer kreativitet og kompetanseheving i gruppene. Et tiltak kan være roterende ledelse. Det bør også diskuteres om faggruppene heller bør organiseres som kollegiale organer, hvor organet gjør felles vedtak, og ikke som i hierarkiske organ hvor lederen tar den endelige beslutning. Et annet spørsmål er om der er for mange medlemmer i noen grupper. Nye stillinger/funksjoner I forslaget er det også to nye stillinger som bibliotekleder og undervisningsleder. Dette er bare 50 % stillinger, og det kan stilles spørsmålstegn om disse bare blir B-ledere, og om der vil bli nok søkere. Vedlegg: Tilvekstavdelingen arbeidsoppgaver og funksjonsområder

4 4 Vedlegg: Tilvekstavdelingen arbeidsoppgaver og funksjonsområder Periodika Bestilling - avbestilling Mottak Pliktavleverte tidsskrifter Kjøpetidsskrifter Byttetidsskrifter Gavetidsskrifter (også EU tidsskrifter deponert på UBBJUR) Aviser(mikrofilm) Katalogisering Heftemottak Purring (på hefter og bestilte abonnement) Fakturakontroll Bøker Verifisering Bestilling Mottak Purring Budsjett E-bøker E-ressurser E-bøker E-periodika SFX Katalogisering av nettressurser Lisensadministrasjon Sete opp testtilganger ( trials ) Organisere møter mellom leverandører og UBs fagreferenter Høsting av statistikk fra leverandører Katalogisering av periodika Katalogisering - generelt Katalogisering av elektroniske periodika Katalogisering av EDC dokumenter Rutiner for katalogisering av gratisperiodika Byttevirksomhet Byttevirksomhet - en oversikt Mottak og bestilling av bytte fra forbindelser Oversikt over bytteforbindelser og våre byttepublikasjoner

5 5 DSPACE-oppgaver: Teknisk tilrettelegging av alle DSpace installasjoner Kontakt overfor utdanningsavdelingen når det gjelder støtte til drift av eksamensarkivet. Håndtering og planlegging/tilrettelegging av elektroniske masteroppgaver. Opprydning i DSpace ene. Registrering/kvalitetsjekk av publikasjoner i DSpace Rettighetsklarering Skanning Ansvar for opphavsrettslige problemstillinger tilknyttet elektronisk publisering og andre opphavsrettslige henvendelser. Undervisning og utarbeidelse av kursopplegg i opphavsrett, open access-publisering og egenarkivering for PhD-studenter. Utarbeidelse og oppdatering av rutinebeskrivelser og kontrakter Utarbeide nye rutiner for elektronisk tilgjengeliggjøring og visning av doktorgradsavhandlinger fra UiB Registrering/kvalitetsjekk av publikasjoner i DSpace Brukerkontakt/saksbehandling/ veiledning Opplæring/veiledning til forskermiljø i system for elektroniske tidsskrift (OJS) DSPACE-oppgaver utført av IT: Teknisk drift av DSpace Er involvert i all planlegging i forhold til alle DSpace installasjoner. Kommunikasjon mellom systemer (Eksark, Frida og eventuelt andre). Kunnskap om andre systemer ved UiB som DSpace kommuniserer med. Teknisk drift av OJS-applikasjoner for tidsskrift Diverse prosjekt/grupper DuraSpace: Internasjonal organisasjon som jobber med utvikling av DSpace og Fedora DSpace ambassadør Support overfor DSpace i Makerere, Uganda Pilotprosjekt/Samarbeid Frida Webgruppen Creating Knowledge BOAP: Støttetjeneste for åpne, elektroniske tidsskrift ved UiB NORA: Representant i styringsgruppen for på vegne av Universitetsbiblioteket i Bergen. Kvalitetssikring av metadata/ nasjonal brukerhåndbok for metadata i forskningsarkiv (arbeid gjennom NORA) IPR: Administrativ gruppe med ansvar for å utarbeide av IPR-regelverk og kontrakter ved UiB. Pilotprosjekt/Samarbeid Frida Samarbeid med undervisningsgruppa om undervisning/utarbeiding av undervisningsopplegg for Phd-studenter Deltakelse i lokal prosjektgruppe: Information Management for Knowledge Creation (ca. 20 % stilling) Deltakelse i prosjekt: Norsk-RoMEO. Mål å få policy for egenarkivering for norske tidsskrift inn i den internasjonale Sherpa/RoMEO-basen. Grind: Redaksjonssekretær (ca. 20 % stilling) MAM: Deltager i pilotprosjektgruppa