Ny organisering av Universitetsbiblioteket Funksjons- og bemanningsplan Universitetet i Bergen

Transkript

1 Ny organisering av Universitetsbiblioteket Funksjons- og bemanningsplan Universitetet i Bergen

2 Innholdsfortegnelse Innledning Premisser Funksjonsplan Fakultetsbibliotekene, Spesialsamlingene, Billedsamlingen etc Avdeling for fellesfunksjoner Seksjon for administrasjon Seksjon for digitale systemer og tjenester Sluttord Dagens organisasjonskart Nytt organisasjonskart Bemanningsplan Lederstillinger ved fakultetsbibliotekene Spesialsamlingene, Billedsamlingen etc Avdeling for fellesfunksjoner Seksjon for administrasjon Seksjon for digitale systemer og tjenester Omgjøringer Avdeling for fellesfunksjoner Administrasjonsseksjonen Nye stillinger Seksjon for digitale systemer og tjenester Vedlegg 1 - Stillingsbeskrivelser Vedlegg 2 Milepælsplan for gjennomførte og planlagte aktiviteter

3 Innledning I 2009 ble det gjennomført en strategiprosess ved UB som munnet ut i en Strategisk plan for Universitetsbiblioteket i Bergen og i en Tiltaksplan 2010 for Universitetsbiblioteket. I strategiplanen under Hovedmål 8, Kompetanseutvikling, organisering, ledelse og samarbeid står bl.a. disse delmålene: Vurdere Universitetsbibliotekets organisasjonsstruktur med sikte på å oppnå en optimal organisering av de ytre tjenestene og de indre oppgavene. Styrke ledelsesfunksjonen og ledelseskompetansen på alle nivåer i organisasjonen, med basis i en synlig og inspirerende ledelse, og i en åpen og inkluderende lederstil. Som en oppfølging av strategiplanen er bl.a. følgende punkter satt opp i tiltaksplanen under Hovedmål 8, Kompetanseutvikling, organisering, ledelse og samarbeid : Ta opp lederrollen på et generelt grunnlag i organisasjonen (gjensidige forventninger, stedlig vs. strategisk lederskap) (2010). Se spesielt på ulike modeller for arbeidsledelse i det daglige i lys av ulike organisatoriske modeller (2010). Imøtekomme behovet for en mer tydelig og bedre koordinering av oppgaver og rutiner på tvers i organisasjonen, herunder en gjennomgang av de ulike faggruppene (2010). Sørge for en bedre koordinering og omstrukturering av IKT og digitale tjenester ved UB (2010). Bibliotekdirektøren la i møte frem en sak for UB sitt styre. Det vises til saksforelegg styresak 18/ , med følgende forslag til organisatoriske og funksjonsmessige endringer: Bibliotek for medisin og odontologiske fag, Bibliotek for realfag og Bibliotek for Psykologi, utdanning og helse slås sammen til ett felles bibliotek (MRP). Bibliotek for samfunnsvitenskap og humaniora og Bibliotek for juridiske fag slås sammen til ett felles bibliotek (SHJ). Spesialsamlingene forblir som i dag en egen avdeling på linje med de to bibliotekene. Funksjonsledelsen styrkes ved at det opprettes to nye funksjonsområder innenfor hhv bibliotekfunksjoner og forskning og undervisning. Det opprettes en Avdeling for fellesfunksjoner med to seksjoner: Seksjon for administrasjon og Seksjon for digitale systemer og tjenester. Styret fattet følgende vedtak i saken : Styret slutter seg til intensjonen i bibliotekdirektørens forslag til generell struktur for organisering av Universitetsbiblioteket, og til milepælsplan for gjennomføring av 1 3

4 organiseringen, i henhold til det utsendte saksforelegg til styremøte Styret presiserer viktigheten av å opprettholde den fagnære bibliotekvirksomheten i den nye organisasjonen. Styret holdes løpende orientert om prosessen utover høsten. Organisasjonsendringene skal evalueres med henblikk på eventuelle justeringer i løpet av Premisser Funksjons- og bemanningsplanen er et todelt dokument. Den ene delen utgjør funksjonsplanen, som skal inneholde et organisasjonskart og gi en beskrivelse/analyse av hvilke oppgaver som skal ivaretas ved Universitetsbiblioteket. På grunnlag av funksjonsplanen skal man vurdere det fremtidige behovet for kompetanse og bemanning på ulike nivå og i forhold til nye og eksisterende arbeidsområder. Bemanningsplanen utgjør den andre delen av dokumentet. Den inneholder en oversikt over antall stillinger som er nødvendige for virksomheten, hvilke oppgaver som er tillagt stillingene og en beskrivelse av nødvendige kvalifikasjonskrav for stillingene. Det er bare enheter og stillinger ved UB som blir påvirket av denne omstillingen som blir beskrevet her. 2. Funksjonsplan Universitetsbiblioteket ønsker å gjøre følgende endringer internt i organisasjonen (Fig 1 og 2) 1. Bibliotek for medisin og odontologiske fag, Bibliotek for realfag og Bibliotek for Psykologi, utdanning og helse slås sammen til en felles avdeling (MRP). 2. Bibliotek for samfunnsvitenskap og humaniora og Bibliotek for juridiske fag slås sammen til en felles avdeling (SHJ). 3. Spesialsamlingene forblir som i dag en egen avdeling på linje med de nye avdelingene (MRP og SHJ). 4. Funksjonsledelsen styrkes ved at det opprettes to nye funksjonsområder innenfor hhv bibliotekfunksjoner og forskning og undervisning. 5. Det opprettes en Avdeling for fellesfunksjoner med to seksjoner: Seksjon for administrasjon og Seksjon for digitale systemer og tjenester. 6. Tilvekstavdelingen legges ned, og arbeidsoppgavene flyttes til Avdeling for fellesfunksjoner 7. Bibliotekene i avdelingene får en stedlig leder som skal ha ansvaret for den daglige driften av bibliotekene. Innenfor rammen gitt av avdelingslederen har stedlig leder også ansvar for å disponere personalet til de ulike tjenestene i den daglige driften av bibliotekene. Denne organiseringen (Fig. 2) er primært en intern omorganisering av UB, som er begrunnet ut fra struktur/funksjon, bemanning og antall enheter De foreslåtte endringene vil ha liten eller ingen påvirkning for selve arbeidsutførelsen til den enkelte medarbeider ved UB. Den vil kun påvirke noen lederes arbeidsinnhold og ansvar. Universitetsdirektøren har varslet at det vil komme opp en egen sak i Universitetsstyret om UBs styringsform, organisering og faglige rolle ved UiB på møtet i oktober. 4

5 Fakultetsbibliotekene, Spesialsamlingene, Billedsamlingen etc. Forslaget til ny intern organisering ved UB vil ikke påvirke de tidligere fakultetsbibliotekene/læringssentrene og spesialsamlingene sine oppgaver og tjenester rettet mot studenter, forskere og andre brukere. Denne organiseringen vil heller ikke påvirke den fysiske lokaliseringer eller kontakt/dialog mot de ulike fakulteter/enheter. Bibliotekene vil ha en stedlig ledelse som skal ha ansvaret for den daglige driften av bibliotekene. Den faglig og strategiske ledelsen er på avdelingsnivå Avdeling for fellesfunksjoner Avdelingens oppgaver er knyttet til ledelse, organisasjon, personal, økonomi, generell kontor/administrasjon, informasjon og profilering, innkjøp, digitale systemer og tjenester, lisenshåndtering og opphavsrett Avdeling for fellesfunksjoner blir å regne som en av fire avdelinger ved UB, men vil ikke ha samme ledelsestruktur som resten av UB. De to seksjonene ved Avdeling for fellesfunksjoner vil sortere direkte under bibliotekdirektøren. Administrasjonssjefen vil få et særlig ansvar for å koordinere avdelingens oppgaver internt. Mange oppgaver utføres i fellesskap mellom de ulike seksjonene/personene i avdelingen og det vil derfor ikke være ønskelig med vanntette skott mellom seksjonene. Dette er bl.a. konsortie- og lisensforhandlinger (både på lokalt og nasjonalt nivå), oppgaver innenfor ulike former for prosjektvirksomhet, internasjonalisering samt profilering og markedsføring av UB. Avdelingen vil også ha ansvar for å koordinere arbeidet i de ulike faggruppene for forskning, undervisning, informasjons- og bibliotekfunksjoner ved UB. Videre vil avdelingen ha ansvar for at oppgaver blir implementert i UB-organisasjonen/UiB. Det er foreslått to koordinatorstillinger knyttet til denne avdelingen. De vil få ansvar for informasjon til og fra faggruppene de skal følge opp. Koordinatorene kan være ledere av faggruppene, men behøver det ikke. Avdelingen er avhengig av mye samarbeid på tvers, både internt i avdelingen, med de ulike bibliotekene og med fakulteter og administrative avdelinger ved UiB. Avdeling for fellesfunksjoner vil ha en flat struktur, den skal være både en fellesressurs og ha et koordineringsansvar for felles oppgaver på tvers i UB-organisasjonen. Det siste innebærer ikke at fellesavdelingen nødvendigvis skal ha en ledende funksjon for felles oppgaver, prosjekter og grupper. Dette kan også ligge på en av de andre avdelingene, men avdelingen og de som jobber der skal likevel ha et særlig ansvar for både informasjon, implementering, koordinering og involvering av ulike oppgaver og tiltak for hele UB-organisasjonen. Avdelingen vil ha to seksjoner, Seksjon for administrasjon og Seksjon for digitale systemer og tjenester Seksjon for administrasjon Seksjon for administrasjon skal ha ansvar for oppgaver knyttet til personal- og organisasjonsforvaltning, budsjett, økonomiforvaltning, arkiv og kontor, posttjeneste/transport, innkjøp/kontrakthåndtering (inkludert bøker og periodika), informasjon, innhold på intranett samt det som skal ligge av fellesinformasjon på eksternweb og profilering. 5

6 Seksjon for digitale systemer og tjenester Seksjon for digitale systemer og tjenester skal ha ansvar for drift, koordinering og utvikling av de digitale systemene. UB er systemeier for: Bibsys, Frida, Bora, Boap, Bibliotekportalen, Billedsamlingen, Grind og MAM. Ansvar for Eksternweb (webredaktøransvaret), Lisenser (tilgang, sites, trials) legges til seksjonen Sluttord Det er UB sitt ønske at gjennom en slik organisering (Fig. 2 side 7) skal kontakt/dialog styrkes fremover. I tillegg er det vedtatt at den stedlige ledelsen ved hvert bibliotek skal styrkes og at det skal utarbeides et rammeverk med beskrivelser av denne funksjonen, med rom for tilpasninger ved det enkelte bibliotek Dagens organisasjonskart Figur 1 Dagens organisering Psykologi og helse Realfag Med Odont Adm Direktør Samfunn, Human Juridisk Spesialsamlingen Tilvekst 6

7 Nytt organisasjonskart Figur 2. Nytt organisasjonskart Tabell 1. Antall ansatte og årsverk per august 2010 fordelt på de geografiske avdelingene ved UB, med forslag til ny struktur. 2 A v d e l in g F ø rs t e b ib l./ u n i v. b ib l * B i b li o te k a r e r T e k n. / a d m. S u m A n t. Å r s v. A n t. Å r s v. A n t. Å r s v. A n t. Å r s v. H U M 7 6, , , , 5 S A M 4 3, , , 6 J U R , 3 7 6, 3 S H J , , , , 4 P S , 5 8 6, 5 R B 5 4, , 8 M E D , , 5 O D , 5 2 1, 5 M R P 1 0 9, , , 3 M a n / lib r , 6 7 5, 6 B ille d s , 6 5 4, 6 S p e s , , 2 T I L V 6 5, , 5 F R I D A 2 1, 8 2 1, 8 A D M F e l l e s , , , 3 S u m , , , , 1 5 SHJ = Forslag til ny avdeling bestående av fakultetsbibliotek for humaniora, samfunnsvitenskap og Juss. MRP = Forslag til ny avdeling bestående av fakultetsbibliotek for medisin/odontologi, realfag 2 Ettermiddagsvakter er regnet med. 7

8 og psykologi, utdanning og helse. Spes = Spesialsamlingene. Felles = Avdeling for fellesfunksjoner. 3. Bemanningsplan Planen inneholder en oversikt over antall stillinger som er nødvendige for virksomheten, hvilke oppgaver som er tillagt stillingene og en beskrivelse av nødvendige kvalifikasjonskrav for stillingene. Det er i bemanningsplanen bare tatt beskrivelse av de stillinger som blir påvirket av ovennevnte organisering. Overordnet beskrivelse av hovedbibliotekarfunksjonen/driftsleder (rammeverk for stedlig ledelse) er utarbeidet 3.1. Lederstillinger ved fakultetsbibliotekene Spesialsamlingene, Billedsamlingen etc. De foreslåtte endringene vil medføre at det kommer til å være 3 avdelingsledere (Universitetsbibliotekarer) for biblioteksavdelingene (se fig. 2 side 7). Avdeling for Spesialsamlinger blir ikke berørt av omorganiseringen, derfor vil lederstillingen forbli den samme. Når det gjelder avdelingsleder (Universitetsbibliotekar) på det nye SHJ-biblioteket er det å ta inn Bibliotek for juridiske fag (på 6 faste personer), i det allerede sammenslåtte Bibliotek for samfunnsvitenskap og humaniora, ikke noen stor endring i lederen sitt ansvar og arbeidsoppgaver. Vi regner det derfor ikke som nødvendig å lyse ut denne stillingen. Det er en annen situasjon for MRP. Denne sammenslåingen er større, og vil føre til to færre lederstillinger. I dag er fakultetsbibliotekarene på hhv Bibliotek for realfag og Bibliotek for psykolog besatte, mens stillingen ved Bibliotek for medisin og odontologi er ledig.. På bakgrunn av sammenslåingen foreslås derfor at den nye lederstillingen lyses ut eksternt. Nr 1 STILLINGSBESKRIVELSE Stillingskategori: Universitetsbibliotekar Praktisk tittel: Avdelingsleder Arbeidssted: Bibliotek for medisin, odontologi, realfag og Psykologi- utdanning og helse Kode: 1199 Stillingsprosent: 100 % 3.2. Avdeling for fellesfunksjoner Det er foreslått opprettet en Avdeling for fellesfunksjoner med to seksjoner: o Seksjon for administrasjon o Seksjon for digitale systemer og tjenester Det er foretatt en gjennomgang av arbeidsoppgaver. Det skal også gjennomføres en kompetansekartlegging for på best mulig måte å fordele oppgavene. På bakgrunn av dette er følgende gruppestruktur foreslått: 8

9 Faggruppe for informasjon og profilering skal opprettes (erstatter webgruppen) Faggruppe for forskningsstøtte skal opprettes Faggruppe for undervisning Lånegruppen opprettholdes Bibliotekportalgruppen opprettholdes, men behovet for faggruppen vil bli vurdert i forhold til innføring av nytt biblioteksystem Bibliografisk gruppe opprettholdes, men behovet for faggruppen vil bli vurdert i forhold til innføring av nytt biblioteksystem Ved avdelingen vil 21 personer ha sitt arbeidssted. Det foreslås en omgjøring av en stilling her (se pkt 7) samt innføring av 2 engasjementer. Bibliotekdirektøren er i perioder mye borte i forbindelse med oppgaver både nasjonalt og internasjonalt og trenger en stabil stedfortrederfunksjon. Det foreslås derfor å etablere en stilling som assisterende bibliotekdirektør. Bibliotekdirektøren ønsker å omgjøre stillingen som Tilvekstsjef/stedfortreder til dette formålet. Assisterende bibliotekdirektør (underdirektør)og de to ansvarlige koordinatorene, for hhv bibliotekfunksjoner og forskning og undervisning vil også høre til denne avdelingen. De to sistnevnte koordinatorene vil bli kunngjort som midlertidige 50 % stillinger, men det vil i kunngjøringen bli opplyst at det kan bli mulighet for fast tilsetting. Stillingene vil bli foreslått utlyst internt ved UB. De midlertidige stillingene vil bli evaluert i 2013, og stillingene gjøres midlertidig for perioden frem til evalueringstidspunktet. De som tilsettes midlertidig blir frigjort fra 50 % av sine nåværende oppgaver arbeidsoppgaver. De resterende beholder sine arbeidsoppgaver og stillinger. Nr 2 STILLINGSBESKRIVELSE Stillingskategori: Underdirektør Praktisk tittel: Assisterende bibliotekdirektør Arbeidssted: Avdeling for fellesfunksjoner Kode: 1059 Stillingsprosent: 100 % Nr 3 STILLINGSBESKRIVELSE Praktisk tittel: Koordinator for bibliotekfunksjoner Arbeidssted: Avdeling for fellesfunksjoner Stillingsprosent: 50 % Nr 4 STILLINGSBESKRIVELSE Praktisk tittel: Koordinator for forskning og undervisning 9

10 Arbeidssted: Avdeling for fellesfunksjoner Stillingsprosent: 50 % Seksjon for administrasjon I denne seksjonen vil 7 personer ha sitt arbeidssted. Det foreslås omgjøring av to stillinger her (se pkt 6) en Kontorsjef til Administrasjonssjef og en kontorsjef til Seniorrådgiver. Tidligere var det en kontorsjef for økonomi og en for personal. Den foreslåtte organisasjonsendringen gjør at det ikke er behov for to kontorsjefer i seksjonen. Nr 5 STILLINGSBESKRIVELSE Stillingskategori: Administrasjonssjef Praktisk tittel: Administrasjonssjef Arbeidssted: Seksjon for administrasjon Kode: 1058 Stillingsprosent: 100 % Nr 6 STILLINGSBESKRIVELSE Stillingskategori: Seniorrådgiver Praktisk tittel: Seniorrådgiver Arbeidssted: Seksjon for administrasjon Kode: 1364 Stillingsprosent: 100 % De resterende beholder sine arbeidsoppgaver og stillinger Seksjon for digitale systemer og tjenester I denne seksjonen vil 10 personer har sitt arbeidssted. Det foreslås å opprette en ny stilling som leder for denne seksjonen (se pkt 7). Stillingen utlyses eksternt i stillingskode 1211 seksjonssjef. De resterende beholder sine arbeidsoppgaver og stillinger. Nr 7 STILLINGSBESKRIVELSE Stillingskategori: Seksjonssjef Praktisk tittel: Seksjonssjef Arbeidssted: Seksjon for digitale systemer og tjenester Kode: 1211 Stillingsprosent: 100 % 4. Omgjøringer 4.1. Avdeling for fellesfunksjoner 1054 Kontorsjef Ole Gunnar Evensen - omgjøring fra kontorsjef til assisterende bibliotekdirektør (1059 Underdirektør) 10

11 Administrasjonsseksjonen Det foreslås omgjøring av to stillinger her Kontorsjef Marie Morken - omgjøring fra 1054 kontorsjef til 1058 administrasjonssjef 1054 Kontorsjef Jens Evang Reinton - omgjøring fra 1054 kontorsjef til 1364 seniorrådgiver Tidligere var det en kontorsjef for økonomi og en for personal. Den foreslåtte organisasjonsendringen gjør at det ikke er behov for to kontorsjefer i seksjonen. 5. Nye stillinger 5.1. Seksjon for digitale systemer og tjenester Det foreslås å opprette en ny stilling som leder for denne seksjonen. Stillingen utlyses eksternt i stillingskode 1211 seksjonssjef. De vil bli opprettet to engasjement som blir koordinatorer, for hhv bibliotekfunksjoner og forskning og undervisning. 11

12 Vedlegg 1 - Stillingsbeskrivelser Nr 1 STILLINGSBESKRIVELSE Stillingskategori: Universitetsbibliotekar Praktisk tittel: Avdelingsleder Arbeidssted: Bibliotek for medisin, odontologi, realfag og psykologi, utdanning og helse Kode: 1199 Lønnsspenn: LR 25 Stillingsprosent: 100 % Ansvarsområde Avdelingslederen har det faglige, strategiske og administrative ansvaret for Bibliotek for medisin, odontologi, realfag og psykologi, utdanning og helse. Avdelingslederen har et overordnet personalansvar for avdelingen og skal se til at de tre bibliotekene drives på en mest mulig effektiv måte og i tråd med brukernes behov. Avdelingslederen har ansvaret for en jevnlig kontakt med de fakultetene, og eksterne samarbeidspartnere, som naturlig hører til avdelingen. Avdelingslederen rapporterer til bibliotekdirektøren og inngår i bibliotekdirektørens ledergruppe. Arbeidsoppgaver Avdelingslederen har et overordnet ansvar for faglig utvikling i biblioteket og disponering av personalmessige ressurser på avdelingen, herunder utvikling og kompetanseheving. Avdelingslederen har videre ansvar for at bibliotekets tjenester er relevante for brukerne samt for utadrettet virksomhet mot fagmiljøene i tråd med bibliotekets strategier. Avdelingslederen har et overordnet ansvar for formidling, markedsføring og utvikling av samlingene på avdelingen. Kvalifikasjonskrav Den som tilsettes i stillingen må ha høyere utdanning på minst masternivå. Det kreves ledererfaring, god administrativ IT-kompetanse og relevant praksis. Den som tilsettes i stillingen må beherske begge målformer, muntlig og skriftlig engelsk, gjerne et annet relevant fremmedspråk. Kjennskap til universitetet, universitetets randsonevirksomheter og eksterne samarbeidspartnere er en fordel. Det legges vekt på lederegenskaper, evne til strategisk tenking, gode kommunikasjonsegenskaper, samt evne til å lytte til og motivere medarbeidere. Avdelingslederen må kunne delegere, samt arbeide selvstendig og resultatorientert. Ved vurdering vil det bli lagt stor vekt på de personlige kvalifikasjonene som er nødvendige for stillingen. 12

13 Nr 2 STILLINGSBESKRIVELSE Stillingskategori: Underdirektør Praktisk tittel: Assisterende bibliotekdirektør Arbeidssted: Seksjon for fellesfunksjoner Kode: 1059 Lønnsspenn: Stillingsprosent: 100 % Ansvarsområde Lisenshåndtering (overordnet, leverandørkontakt, policy), profilering/markedsføring (overordnet), internasjonalt ansvarlig (prosjekter og relasjoner), tilgang til forskningsresultater (Open Access policy, rådgivning, kurs/veiledning), opphavsrett (spisskompetanse, rådgivning/kurs/veiledning internt og til fagmiljø, samarbeid med andre avdelinger ved UiB), samt stedfortrederfunksjon for bibliotekdirektøren. Arbeidsoppgaver Den som tilsettes vil være bibliotekdirektøren sin stedfortreder i dennes fravær. Assisterende bibliotekdirektør vil i tillegg ha et særlig ansvar for alt som har med lisenshåndtering å gjøre ved UB. Dette innebærer kontakt med leverandører på et strategisk og overordnet nivå, arbeide med policy for samlingsutvikling ved UB med mer. Herunder ligger spørsmål knyttet til opphavsrett og Open Access policy ved UiB. I dette arbeidet forutsettes et nært samarbeid både med Seksjon for administrasjon og Seksjon for digitale systemer og tjenester. Videre skal den som tilsettes ha et overordnet ansvar for koordinering av UB sin internasjonale virksomhet. Det være seg prosjekter, relasjoner og samarbeid med fagmiljøer og de ulike prosjektene i regi av bibliotekene. Den som tilsettes skal også ha et overordnet ansvar for profilering og markedsføring av UB sine produkter og tjenester både internt i organisasjonen og eksternt ut mot brukerne. Assisterende bibliotekdirektør rapporterer til bibliotekdirektøren og inngår i dennes ledergruppe. Kvalifikasjonskrav Den som tilsettes i stillingen må ha høyere utdanning på masternivå eller spesialutdanning tilpasset de oppgavene stillingen skal dekke. I særskilte tilfeller kan manglende formell utdanning kompenseres med lang og relevant praksis kombinert med relevant etter- og videreutdanning. Det kreves ledererfaring, god administrativ IT-kompetanse og relevant praksis. Den som tilsettes i stillingen må beherske begge målformer, muntlig og skriftlig engelsk, og gjerne et annet relevant fremmedspråk. Det legges vekt på lederegenskaper, evne til strategisk tenking og gode kommunikasjonsegenskaper. Kjennskap til bibliotekvirksomhet innenfor universitets- og høgskolesektoren, universitetet, universitetets randsonevirksomheter og eksterne samarbeidspartnere er en forutsetning, og gode språkkunnskaper en stor fordel. Videre forutsettes det kjennskap til eksterne leverandører av bibliotekrelaterte produkter og tjenester. Den som tilsettes må kunne arbeide selvstendig, strukturert og målrettet samt være fleksibel og sørvisinnstilt. Ved vurdering vil det bli lagt stor vekt på de personlige kvalifikasjonene som er nødvendige for stillingen. 13

14 Nr 3 STILLINGSBESKRIVELSE Praktisk tittel: Koordinator for bibliotekfunksjoner Arbeidssted: Avdeling for fellesfunksjoner Stillingsprosent: 50 % Kode: Spesialbibliotekar Ansvarsområde Har en overordnet koordinerende funksjon for bibliotekfunksjonene. Er gruppeleder for Bibliografisk gruppe og lånegruppen. Har koordineringsansvar for felles oppgaver på tvers i UB-organisasjonen. Skal ha et særlig ansvar for informasjon, implementering, koordinering og involvering av ulike oppgaver og tiltak for hele UB-organisasjonen. Er medlem av ledergruppen. Har ansvar for saksbehandling innenfor feltet. Kvalifikasjonskrav Den som tilsettes i stillingen må ha minst bachelorgrad eller tilsvarende innenfor bibliotek- og informasjonsstudier, eller spesialutdanning tilpasset de oppgavene stillingen skal dekke. I særskilte tilfeller kan manglende formell utdanning kompenseres med lang og relevant praksis kombinert med relevant etter- og videreutdanning. Det kreves relevant praksis og god ITkompetanse. Det legges vekt på at den som skal gis denne funksjonen må kunne arbeide selvstendig, strukturert og målrettet, ha gode kommunikasjons- og samarbeidsegenskaper samt være fleksibel og sørvisinnstilt. Ved vurdering vil det bli lagt stor vekt på de personlige kvalifikasjonene som er nødvendige for stillingen. 14

15 Nr 4 STILLINGSBESKRIVELSE Praktisk tittel: Koordinator for forskning og undervisning Arbeidssted: Avdeling for fellesfunksjoner Stillingsprosent: 50 % Kode: Universitetsbibliotekar Ansvars og arbeidsoppgaver Har en overordnet koordinerende funksjon for forsknings- og undervisningsstøtten ved UB. Er gruppeleder for Undervisningsgruppen og Forskningsgruppen. Møter ellers i relevante utvalg ved UiB (Utdanningsutvalget). Har koordineringsansvar for felles oppgaver på tvers i UB-organisasjonen. Skal ha et særlig ansvar for informasjon, implementering, koordinering og involvering av ulike oppgaver og tiltak for hele UB-organisasjonen. Er medlem av ledergruppen. Har ansvar for saksbehandling innenfor feltet. Kvalifikasjonskrav Den som tilsettes i stillingen må ha minst mastergrad eller tilsvarende, eller spesialutdanning tilpasset de oppgavene stillingen skal dekke. I særskilte tilfeller kan manglende formell utdanning kompenseres med lang og relevant praksis kombinert med relevant etter- og videreutdanning. Det kreves relevant praksis og god IT-kompetanse. Det legges vekt på at den som skal gis denne funksjonen må kunne arbeide selvstendig, strukturert og målrettet, ha gode kommunikasjons- og samarbeidsegenskaper samt være fleksibel og sørvisinnstilt. Ved vurdering vil det bli lagt stor vekt på de personlige kvalifikasjonene som er nødvendige for stillingen. 15

16 Nr 5 STILLINGSBESKRIVELSE Stillingskategori: Administrasjonssjef Praktisk tittel: Administrasjonssjef Arbeidssted: Administrasjonsseksjonen Kode: 1058 Lønnsspenn: Stillingsprosent: 100 % Ansvarsområde Administrasjonssjefen har ansvar for bibliotekets personal- og økonomiforvaltning, administrative prosedyrer og rutiner og posttjeneste. Videre har administrasjonssjefen ansvar for sekretariatsfunksjonen til UB sitt styre. Administrasjonssjefen har personalansvar for tilsatte ved seksjonen, rapporterer til bibliotekdirektøren og inngår i bibliotekdirektørens ledergruppe. Arbeidsoppgaver Administrasjonssjefen utfører overordnede administrative funksjoner innen personal, økonomi, innkjøp, intern informasjon og posthåndtering, ansvar for daglig drift og utvikling, implementering, og oppfølging av administrative prosedyrer og rutiner. Videre har administrasjonssjefen saksbehandlings-, veilednings-, utviklings- og utredningsoppgaver innen personal- og organisasjonsutvikling ved biblioteket og er sekretær for Informasjons- og drøftingsutvalget. Kvalifikasjonskrav Den som tilsettes i stillingen må ha høyere utdanning på masternivå eller spesialutdanning tilpasset de oppgavene stillingen skal dekke. I særskilte tilfeller kan manglende formell utdanning kompenseres med lang og relevant praksis kombinert med relevant etter- og videreutdanning. Administrativ/økonomisk utdanning og erfaring fra personaladministrasjon vil bli vektlagt. Det kreves ledererfaring og god administrativ IT-kompetanse og relevant administrativ praksis. Den som tilsettes i stillingen må beherske begge målformer, muntlig og skriftlig engelsk, og gjerne et annet relevant fremmedspråk. Det legges vekt på lederegenskaper, evne til å kommunisere med, lytte til og motivere medarbeidere og evne til selvstendig og resultatorientert arbeid. Kjennskap til universitetet, universitetets randsonevirksomheter og eksterne samarbeidspartnere er en fordel. Den som tilsettes må kunne arbeide selvstendig, strukturert og målrettet, ha gode kommunikasjons- og samarbeidsegenskaper samt være fleksibel og sørvisinnstilt. Ved vurdering vil det bli lagt stor vekt på de personlige kvalifikasjonene som er nødvendige for stillingen. 16

17 Nr 6 STILLINGSBESKRIVELSE Stillingskategori: Seniorrådgiver Praktisk tittel: Seniorrådgiver Arbeidssted: Administrasjonsseksjonen Kode: 1364 Lønnsspenn: Stillingsprosent: 100 % Ansvarsområde Seniorrådgiveren har ansvar for å utarbeide budsjett og regnskap ved UB og har en rådgivende funksjon overfor bibliotekene når det gjelder dette. Videre har seniorrådgiveren ansvar for innkalling og sakslister til styret samt til ledergruppen ved UB. Seniorrådgiveren rapporterer til administrasjonssjefen. Arbeidsoppgaver Seniorrådgiveren utarbeider regnskapsrapporter, statistikker innen forvaltnings- og tjenesteproduksjon, årsmelding og forslag til budsjett og er saksbehandler for styresaker. Videre har seniorrådgiveren saksbehandlings-, utviklings- og utredningsoppgaver innen økonomi og arealforvaltning. Kvalifikasjonskrav Den som tilsettes i stillingen må ha høyere utdanning på masternivå eller spesialutdanning tilpasset de oppgavene stillingen skal dekke. I særskilte tilfeller kan manglende formell utdanning kompenseres med lang og relevant praksis kombinert med relevant etter- og videreutdanning. Det kreves god administrativ IT-kompetanse og relevant praksis. Den som tilsettes i stillingen må beherske begge målformer, muntlig og skriftlig engelsk, og gjerne et annet relevant fremmedspråk. Det legges vekt på evne til selvstendig og resultatorientert arbeid. Kjennskap til universitetet, universitetets randsonevirksomheter og eksterne samarbeidspartnere er en fordel. Den som tilsettes må kunne arbeide selvstendig, strukturert og målrettet, ha gode kommunikasjons- og samarbeidsegenskaper samt være fleksibel og sørvisinnstilt. Ved vurdering vil det bli lagt stor vekt på de personlige kvalifikasjonene som er nødvendige for stillingen. 17

18 Nr 7 STILLINGSBESKRIVELSE Stillingskategori: Seksjonssjef Praktisk tittel: Seksjonssjef/systemleder Arbeidssted: Seksjon for digitale systemer og tjenester Kode: 1211 Lønnsspenn: Stillingsprosent: 100 % Ansvarsområde Seksjonssjefen har ansvar for drift, utvikling og koordinering av digitale systemer og tjenester ved UB. Herunder BIBSYS, bibliotekportalen (Uniport), Frida/Cristin, BORA samt andre systemer som UB er systemeier for. Videre har seksjonssjefen ansvar for administrasjon av felles elektroniske informasjonsressurser. Seksjonssjefen har personalansvar for tilsatte ved seksjonen, rapporterer til bibliotekdirektøren og inngår i bibliotekdirektørens ledergruppe. Avdeling for digitale systemer og tjenester vil ha ansvar for koordinering av aktiviteten i bibliotekportalgruppen, web- og profileringsgruppen, samt andre relevante fag- eller arbeidsgrupper som opprettes ved UB. Arbeidsoppgaver Seksjonssjefen sine hovedoppgaver er strategisk planlegging, videreutvikling og samordning av digitale systemer og tjenester ved UB. Seksjonssjefen må i dette arbeidet ha et spesielt tett samarbeid med bibliotekene og øvrige avdelinger ved UB, IT-avdelingen og andre administrative avdelinger ved UiB, samt nasjonale og internasjonale samarbeidspartnere og leverandører. Kvalifikasjonskrav Den som tilsettes i stillingen må ha høyere utdanning på masternivå eller spesialutdanning tilpasset de oppgavene stillingen skal dekke. I særskilte tilfeller kan manglende formell utdanning kompenseres med lang og relevant praksis kombinert med relevant etter- og videreutdanning. Det kreves ledererfaring, svært gode IT-kunnskaper på systemnivå og relevant praksis. Den som tilsettes i stillingen må beherske begge målformer, muntlig og skriftlig engelsk, og gjerne et annet relevant fremmedspråk. Det legges stor vekt på lederegenskaper, evne til å kommunisere med, lytte til og motivere medarbeidere og evne til selvstendig og resultatorientert arbeid. Kjennskap til universitetet, universitetets randsonevirksomheter og eksterne samarbeidspartnere er en fordel. Den som tilsettes må kunne arbeide selvstendig, strukturert og målrettet, ha gode kommunikasjons- og samarbeidsegenskaper samt være fleksibel og sørvisinnstilt. Ved vurdering vil det bli lagt stor vekt på de personlige kvalifikasjonene som er nødvendige for stillingen. 18

19 Vedlegg 2 Milepælsplan for gjennomførte og planlagte aktiviteter : En omorganisering ved UB som bestod i at Billedsamlingen og Spesialsamlingene ble slått sammen til én avdeling (Avdeling for spesialsamlinger) og i at Det historisk-filosofiske fakultetsbibliotek og Det samfunnsvitenskapelige fakultetsbibliotek ble slått sammen til én avdeling (Bibliotek for samfunnsvitenskap og humaniora) Strategiprosess ved UB Høst 09: Omorganiseringen ble evaluert høsten 2009 og behandlet på møte i UBs styre Januar 2010: Strategiplan vedtatt i UB-styret Februar 2010 Tiltaksplan vedtatt i UB-styret Mars 2010: Nytt forslag til organisering av UB legges frem for alle på UB og sendes på høring til avdelingene April 2010: To dagers samling på Voss for hele UB 10 juni 2010: Behandling av forslag til ny organisering i UB sitt styre Juni/juli/august 2010: Stillingsbeskrivelser utarbeides, gjennomgang av praktiske konsekvenser for de berørte avdelingene og personer August 2010:Budsjettmessige konsekvenser utredes i forbindelse med budsjett 2011 August 2010: Plassering av Bibliotek for psykologi, utdanning og helse klareres (høring på fakultetene og Bergen museum, samt eget møte med Det psykologiske fakultet) August møte med forhandlingsutvalget/omstillingsutvalget ved UiB August/september 2010: Ny faggruppestruktur etableres August/september 2010 møter i omstillingsutvalget August/september 2010: Kompetansekartlegging av Fellestjenester 16. september - behandling i UB sitt styre 22. september møte i Forhandslingsutvalget Oktober behandling i UiB sitt styre Oktober Utlysning av nye stillinger (internt og eksternt) Oktober/desember 2010: Tilsettingsprosesser, praktisk tilrettelegging av ny organisering, planlegging av kompetansekartlegging Januar 2011: Iverksetting av ny avdelingsstruktur ved UB skal være endelig på plass, men noe kan med fordel iverksettes tidligere for deler av UB 19

20 I tillegg har det vært egne allmøter for dem som blir berørt av omorganiseringen av fellesfunksjonene, bibliotekdirektøren har møtt i forhandlingsutvalget, samt at IDU og hovedverneombud har vært løpende involvert/informert. Videre har det vært egne møter med Det psykologiske fakultet og Det juridiske fakultet. 20