Adm2020 Omstilling og innplassering i stilling

Transkript

1 Adm2020 Omstilling og innplassering i stilling Seminar Mars 2018

2 Rammer for omstillingsarbeidet Avbyråkratiserings- og effektiviseringsreformen; årlige økonomiske reduksjoner innført fra og med 2015 Styrevedtak i sak 5/18 Fremtidig administrativ organisering ved UiT Beslutning om nye administrative fellestjenester - dimensjonering Omstillingsavtalen av Omstillingshåndbok for Adm2020 prosessen - Veileder ved innplassering til stilling Vedlegg til omstillingshåndboka: prosessbeskrivelse, maler og veiledninger Heftet Personalpolitikk ved omstillingsprosesser (KMD)

3 Noen momenter i omstillingsarbeidet Garanti: Ingen ansatte skal sies opp eller mot sin vilje flytte fra en campus til en annen som følge av Adm2020-prosessene Fast ansatte og midlertidig ansatte med sterkt stillingsvern (mer enn tre års sammenhengende tilsetting) som berøres av omstillingsprosessen skal tilbys passende stilling/arbeidsoppgaver Der det ikke viser seg mulig å tilby passende stilling/ arbeidsoppgaver skal arbeidsgiver tilby annen stilling, som så langt som mulig tilfredsstiller den ansattes kompetanse og ønsker. Arbeidsgiver forplikter seg med dette ut over statsansatteloven 19 (2) for gruppen fast ansatte og gruppen ansatte med sterkt stillingsvern

4 Noen momenter i omstillingsarbeidet Åpne beslutningsprosesser, medvirkning, god dialog, informasjon Tillitsvalgte og den enkelte ansatte skal trekkes inn i prosessen så tidlig som mulig Ledere har ansvar for omstillingsarbeidet i samspill med ansatte, tillitsvalgte og verneombud Kommunikasjonsplan/rutiner Kompetansekartlegging administrativt ansattes arbeidsoppgaver, kompetanse og ønsker for fremtidige arbeidsoppgaver Utgangspunktet: Rett og plikt til å følge sine arbeidsoppgaver

5 Omstillingshåndbok Håndboka tar utgangspunkt i omstillingsavtalen og heftet personalpolitikk ved omstillinger. Forankret i lov, forskrifter, avtaler og personalpolitiske retningslinjer. Veileder til omstillingsarbeidet, til hjelp for ledere, tillitsvalgte og den enkelte medarbeider Omstillingsavtalen og håndboka skal bidra til gode prosesser og legge forholdene til rette for å ivareta alle som er berørt av omstillingen sikre ansattes trygghet og rettigheter gi veiledning til arbeidet med bemanningsplaner angi hvordan innplasseringer i stilling skal skje klargjøre noen begreper som har betydning for innplassering, herunder vurderinger av rettskrav beskrive mulige utfall av vurderinger ved innplassering i stilling beskrive prosedyrer ved innplassering (trinnvis prosessbeskrivelse)

6 Bemanningsplaner Konkretisering av beslutninger som er tatt om organisering og ressursrammer Utgjør grunnlaget for innplasseringer i stilling i den nye organisasjonen Planen skal sikre at alle ansatte gis tilbud om innplassering i stillinger Det må tas utgangspunkt i de kvalifikasjonene som ansatte har i dag, slik at ansatte samlet sett er kvalifiserte for de fastsatte stillingene Skal vurderes hvilke stillinger det er behov for til ulike funksjoner, og hvordan ansvar og oppgaver bør fordeles mellom stillingene Legges vekt på å sikre god bruk av ressursene, og at ansattes kompetanse og erfaring nyttiggjøres på en god måte

7 Bemanningsplaner Forslag til bemanningsplaner skal utarbeides av enhetsledere, med støtte/rådgivning fra omstillingsteamet Tillitsvalgte/verneombud lokalt ved enheten skal informeres om arbeidet Bemanningsplanene kvalitetssikres av omstillingsteamet Bemanningsplanene drøftes sentralt med hovedsammenslutningene/vernetjenesten Universitetsdirektøren godkjenner bemanningsplanene

8 Bemanningsplaner Bemanningsplanen skal gi oversikt over inndelinger i enhetens underenheter stillingstype (betegnelse/kode) stillingsandel ansvars og arbeidsområder kvalifikasjonskrav

9 Bemanningsplaner Utfordringer: Endringer i den administrative organiseringen Opprettelse av administrative fellestjenester - Flytting av stillinger fra ulike enheter Dimensjonering Innsparinger i utgifter til ledelse og administrasjon kontra garanti om at ingen skal sies opp Måltall på hvordan bemanningen skal være på sikt Forutsetninger: Må arbeide i fellesskap på tvers av enheter God og omfattende dialog og koordinering

10 Omstillingssamtale Før innplassering skal det gis tilbud om omstillingssamtale (innplasseringssamtale) til ansatte ved UiT som blir berørt og som kan forventes å få vesentlige endringer i ansvarsområder og/eller oppgaver Universitetsdirektøren/nærmeste leder (Ny leder, evt. nåværende leder) har ansvar for å avtale og gjennomføre omstillingssamtale

11 Omstillingssamtale Formålet med omstillingssamtaler er å: gi informasjon om prosess og omstillingsaktiviteter, med vekt på tidsplan og mulige endringer i den enkeltes ansvarsområder og oppgaver kartlegge muligheter, ønsker og kompetanse ivareta behov for dialog med og omsorg for den enkelte som blir berørt gi leder et bedre grunnlag for å gjøre vurderinger i forbindelse med innplassering

12 Omstillingssamtale NB Det er viktig at leder ikke gir løfter, skaper forventninger eller gir uriktig informasjon til den enkelte ansatte før alle vurderinger er gjort og endelig innplassering er godkjent

13 Sentrale begreper ved innplassering i stilling Det kan hevdes rettskrav til egen stilling: Rett til å følge sine arbeidsoppgaver dersom disse i det vesentlige er videreført Det kan hevdes fortrinnsrett til annen passende stilling, jf. statsansattelovens 19 (2) Når ansatte ikke har rettskrav, skal arbeidsgiver så langt det er mulig tilby alle fast ansatte og tilsatte med sterkt stillingsvern passende stilling/arbeidsoppgaver Hvis det ikke er mulig å tilby passende stilling/arbeidsoppgaver, skal arbeidsgiver tilby annen stilling, som så langt som mulig tilfredsstiller den ansattes kompetanse og ønsker

14 Sentrale begreper ved innplassering i stilling Passende stilling: Statsansattelovens forskrift 7: Stilling som er høyere rangert, eller som adskiller seg vesentlig fra den stillingen som vedkommende må fratre regnes ikke som passende stilling

15 Nærmere om rettskrav på stilling Rettskrav på stilling innebærer at en arbeidstaker har rett til å følge sine arbeidsoppgaver der den ser sin stilling i vesentlig grad videreført i den nye organisasjonen Ved vurdering av rettskrav må det foretas en konkret vurdering i det enkelte tilfelle en «før-etter» vurdering basert på beskrivelser av tidligere og ny stilling Et minstekrav for at det skal foreligge rettskrav er at stillingens grunnpreg er videreført i ny stilling, men det er ikke tilstrekkelig til å ha krav på stillingen Gjennom rettspraksis satt et strengt krav til om det foreligger en vesentlig grad av videreføring av stillingens innhold

16 Rettskrav - hva skal vurderes Ansvar Lederoppgaver, omfang/bortfall, antall ansatte som ledes Fagansvar/faglig arbeidsområde bør i det vesentlige være likt i ny og gammel stilling Arbeidsoppgaver Ikke begrenset til arbeidsavtale Arbeidsforholdet skal vurderes/fortolkes Konkrete arbeidsoppgaver skal vurderes - en eventuell videreføring av arbeidsoppgaver er et viktig moment

17 Rettskrav hva skal vurderes Grad Nivå i organisasjonen/organisatorisk plassering - ved lederstillinger skal det legges vekt på stillingens nivå i organisasjonen Formalstruktur og beslutningsstruktur Øvrige vilkår Lønn, tittel mv skal ikke skille seg vesentlig fra tidligere stilling, men det er ikke avgjørende dersom det ikke samtidig speiler en forskjell i stillingens innhold Geografisk flytting av arbeidsoppgaver hindrer ikke rettskrav Kvalifikasjoner: nødvendig men ikke tilstrekkelig for å ha rettskrav

18 Mulige utfall av rettskravvurdering Én kandidat er vurdert å ha rettskrav til stillingen Kan innplasseres i stillingen To eller flere kandidater er vurdert å ha rettskrav til stillingen Totalvurdering og saklig utvelgelse Ingen kandidater er vurdert å ha rettskrav til stillingen Innplassering i stilling ut fra vurdering om stillingen er å anse som passende, samt om vedkommende er kvalifisert Stillinger som fortsatt ikke er besatt kan lyses ut internt Intern kunngjøring gir informasjon og like muligheter til flere ansatte som er under omstilling

19 Fortrinnsrett Forutsetninger for å ha fortrinnsrett er at den ansattes stilling blir inndratt, eller at arbeidet faller bort at den "nye" stillingen anses å være passende for den ansatte at den ansatte er kvalifisert for stillingen, dvs. har nødvendige faglige og personlige egenskaper for stillingen behøver ikke å være best kvalifisert en ansatt med fortrinnsrett går foran andre ansatte som ikke har fortrinnsrett

20 Fortrinnsrett Når flere har fortrinnsrett til samme stilling, gjelder ikke fortrinnsretten i forholdet mellom dem Det skal foretas en utvelgelse, hvor den best kvalifiserte skal tilbys stillingen Det skal i slike tilfeller legges vekt på stillingsbeskrivelse kvalifikasjoner/kompetanse erfaring/praksis tjenestetid ved UiT personlig egnethet ved lederstillinger

21 Informasjon om innplassering Når flere ansatte er blitt vurdert for en stilling, skal nærmeste leder gi informasjon om arbeidsgivers vurderinger til aktuelle kandidater, før formelt tilbud om innplassering sendes ut, og etter at vurderingen av rettskrav/fortrinnsrett er godkjent av overordnet ledernivå Det skal opplyses at innplasseringen er foreløpig Før endelig beslutning skal den ansatte gis anledning til å komme med ønsker Ansattes skriftlige vurdering skal vektlegges før det blir tatt endelig beslutning om innplassering

22 Oppfølgingssamtale Når det er gjort en innplassering, skal nærmeste leder ta kontakt med ansatte som foreløpig står uten tilbud om innplassering og avtale en oppfølgingssamtale Formålet med samtalen er å gi informasjon om foreløpig resultat av innplasserings-prosessen, og hvilke kriterier som er lagt til grunn gi den ansatte mulighet til å komme med synspunkter på de vurderingene som er gjort drøfte muligheter for alternative innplasseringer ivareta behov for dialog med og omsorg for den ansatte i tida frem til endelig avklaring og innplassering

23 Uenighet Hvis det oppstår uenighet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker om innplassering, skal saken legges fram for universitetsdirektøren for avgjørelse

24 Vedlegg til Omstillingshåndboka Veiledninger og maler Trinnvis prosessbeskrivelse Mal for bemanningsplan Veiledning for gjennomføring av innplasseringssamtaler Veiledning for gjennomføring av oppfølgingssamtale Skjema for fortrinnsrett Mal for forslag til innplassering i stilling Mal for tilbudsbrev