Dato: Organisasjons/funksjonsbeskrivelse INTERNADMINISTRASJONEN. Internadministrasjon. Målsetting med omorganiseringen:

Transkript

1 Dato: Organisasjons/funksjonsbeskrivelse INTERNADMINISTRASJONEN Vedtatt organisering: Internadministrasjon Økonomidrift Arkivdrift Personaldrift Kontordrift Målsetting med omorganiseringen: Økt brukerfokus Sikre effektive tjenester og godt faglig nivå innen de relevante funksjonsområdene Økt profesjonalisering og økt grad av standardisering Overholde gjeldende lover og regler godt nok Økt lederstøtte slik at lederne får frigjort kapasitet til ledelse og medarbeideroppfølging Bidra til enhetlig praksis og likebehandling i SA Bidra til gode fagmiljøer for ansatte i seksjonen 1

2 Avdelingens oppgave og rolle: Enheten har ansvar for intern drift av enheter på sentraladministrativt nivå innen arkiv-, økonomi, kontor- og personaldrift. Videre skal enheten yte kontordrifts-tjenester til alle avdelinger i sentraladministrasjon. Enheten skal utvikle hensiktsmessig faglig samspill med tilsvarende fagområder/funksjoner i Administrativ støtte og delta i relevante faglige nettverk Enheten skal etablere faglig felleskap og felles arbeidsmetoder/rutiner mellom funksjonene innen eget ansvarsområde og med tilsvarende funksjoner i USIT og Eiendomsavdelingen. På sikt skal enheten yte tjenester til primærenheter som ikke har operativ kapasitet på egen enhet innenfor ovennevnte områder. Utvikling kontordrift Internadministrasjonen er en støttefunksjon til SA. Hoveddelen av de kontorressurser som i dag er lokalisert på de enkelte fagavdelinger skal samles i Gruppe for kontordrift og drifte hele Sentraladministrasjonen. Utfyllende beskrivelse Ledelse Funksjoner/hovedoppgaver Underliggende struktur Kapasitetsbehov Styring og ledelse av avdelingen med personalansvar som også inkluderer leder av UiOs barnehage. Personalansvar for gruppe for økonomi er delegert koordinatoren for gruppen. Overordnet ansvar for økonomistyring i Sentraladministrasjonen. Avdelingsleder for økonomi vil ved siden av gruppelederrollen fungere som nestleder for avdeling 1 medarbeider 2

3 Gruppe for Økonomidrift Funksjoner/hovedoppgaver Økonomi-styring, regnskap, prosjektstyring, bilagslønn, reiseregninger, refusjoner, innkjøp (attestantrolle) Underliggende struktur Kapasitetsbehov Gruppeleder/koordinator 6 medarbeidere Gruppe for Arkivdrift Funksjoner/hovedoppgaver Underliggende struktur Kapasitetsbehov Dokumentfangst, kvalitetssikring, brukerstøtte, innsyns-begjæringer, restanser, forvaltning av eldre materiale. Gruppeleder/koordinator 4 medarbeidere Gruppe for Personaldrift Funksjoner/hovedoppgaver Tilsetting, personaladministrasjon, permisjoner, fratredelse, lærlinger, oppnevning til styre/råd. Sekretariat for sentralt tilsettingsråd for teknisk-/administrative stillinger og tilsettingsutvalg for vitenskapelige stillinger uten fakultetstilknytning. Underliggende struktur Gruppeleder/koordinator 3

4 Kapasitetsbehov 3 medarbeidere Gruppe for Kontordrift (andre oppgaver) Funksjoner/hovedoppgaver Kontordrift for sentraladministrasjonen og lederstøtten Sekretariatsfunksjoner i forbindelse med barnehageopptak og kursadministrasjon. Stillingsannonsering for UiO. Underliggende struktur Kapasitetsbehov 5 medarbeidere 4

5 Bemanningsplan Merknad: Realkompetanse med relevans for de aktuelle oppgavene kan kompensere utdanningskrav angitt under de ulike stillingene Arbeidsområde Nr Tittel SKO % Hovedoppgaver Kvalifikasjons-krav Ledelse Stillingen er drøftet 28 juni 5 1 Underdirektør Tittel: Administrasjonssjef Ansvar for arkiv-, økonomi, kontor- og personaldrift for SA. Tjenesteområdene er arkiv, økonomi, innkjøp, personal, sekretariatsfunksjoner Ansvar for å yte tjenester til små primærenheter som ikke har operativ kapasitet på egen enhet innenfor ovennevnte områder Ansvar for å etablere faglig felleskap og felles arbeidsmetoder/rutiner mellom funksjonene innen eget ansvarsområde og med tilsvarende funksjoner i USIT og Eiendomsavdelingen Ansvar for å utvikle hensiktsmessig faglig samspill med tilsvarende fagområder/funksjoner i Fellestjenesten og delta i relevante faglige nettverk Ansvar for å følge opp UiO s barnehager, inkludert ansvar for opptak til disse. Universitets- eller høgskoleutdanning på masternivå innen relevant fagområde. Lang relevant arbeidserfaring kan kompensere for dette. Det er et krav om ledererfaring innen stillingens ansvarsområder.

6 Personalansvar for leder av barnehage Ansvar for Sentraladministrasjonens velferdstilbud Intern styring og ledelse av avdelingen o Personal- og budsjettansvar for egen avdeling o Utvikle arbeidsmetodikk og samarbeid på tvers Internservice er en støttefunksjon til SA, har ingen strategisk rolle i UiO sammenheng (har en stabsfunksjon) og inngår ikke i Universitetsdirektørens ledergruppe. Gruppe for økonomidrift 2 Avdelingsleder Gruppeleder/ koordinator Team/arbeidsledelse og personalansvar for økonomigruppen. Ansvar for praktisk tilrettelegging, koordinering, faglig kvalitetssikring, bindeleddsfunksjoner innenfor feltet økonomi (controller, fordeling, rapporter, oppfølging av reserver). Relevant leder- og administrativ erfaring Vil også inngå som stedfortreder (for leder) i internadministrasjon. 3 Rådgiver Utredning/utviklings-oppgaver, rådgivning innenfor økonomifeltet (controller for delområder, rapporter/ledelses-rapporter, kostnadsanalyser) Relevant arbeidserfaring og spesial-kompetanse på feltet økonomi. 6

7 4 Førstekonsulent Rekvirent (innkjøp) og bilagshåndtering (fakturalønn-refusjoner etc.) Regnskapsoppgaver som tertialavslutning og kontroll. 5 Førstekonsulent Rekvirent (innkjøp) og bilagshåndtering (fakturalønn-refusjoner etc.) Regnskapsoppgaver som tertialavslutning og kontroll. 6 Førstekonsulent 1408 Rekvirent (innkjøp) og bilagshåndtering (fakturalønn-refusjoner etc.) 7 Førstekonsulent 1408 Rekvirent (innkjøp) og bilagshåndtering (fakturalønn-refusjoner etc.) Gruppe for arkivdrift 8 Rådgiver Gruppeleder/ koordinator 1434 Team/arbeidsledelse, ansvar for praktisk tilrettelegging, koordinering, faglig kvalitetssikring, bindeleddsfunksjoner innenfor feltet arkiv. Forvaltning av eldre materiale Relevant leder- og administrativ erfaring 9 Førstekonsulent 1408 Forvaltningsoppgaver innenfor arkiv som postbehandling, journalføring, kvalitetssikring, brukerstøtte og ordning av eldre materiale 10 Førstekonsulent 1408 Forvaltningsoppgaver innenfor arkiv som postbehandling, journalføring, kvalitetssikring, bachelor-nivå. 7

8 brukerstøtte og ordning av eldre materiale 11 Førstekonsulent 1408 Forvaltningsoppgaver innenfor arkiv som postbehandling, journalføring, kvalitetssikring, brukerstøtte og ordning av eldre materiale bachelor-nivå. Gruppe for personaldrift 12 Rådgiver Gruppeleder/ koordinator Team/arbeidsledelse for personaldrift. Saksbehandling tilsettinger, forlengelser, permisjoner og fratredelser. Sekretariatfunksjon for innstillings- og tilsettingsråd. Oppnevninger til styrer, råd og utvalg Brukerstøtte for Easycruit bachelor-nivå. Relevant administrativ erfaring 13 Seniorkonsulent 14 Seniorkonsulent 1363 Saksbehandling tilsettinger, forlengelser, permisjoner og fratredelser. Sekretariatsfunksjon for innstillings og tilsettingråd. Brukerstøtte for Easycruit 1363 Saksbehandling tilsettinger, forlengelser, permisjoner og fratredelser. Sekretariatsfunksjon for innstillings- og tilsettingsråd. Brukerstøtte for Easycruit bachelor-nivå. bachelor-nivå. Gruppe for kontordrift 15 Førstekonsulent Interne driftsoppgaver for SA5; eks. bestilling av rekvisita, vedlikehold av kopimaskiner, bestillinger knyttet til eksterne arrangement, kopiering, bestilling av blomster m.m Praktisk tilrettelegging knyttet til mottak av 8

9 nyansatte Sekretær for barnehageopptak og kursadministrasjon; eks. kursregisterering, kurslokaler, nettinformasjon. Annonsering av ledige stillinger ved UiO 16 konsulent Interne driftsoppgaver for SA5; eks. bestilling av rekvisita, vedlikehold av kopimaskiner, bestillinger knyttet til eksterne arrangement, kopiering, bestilling av blomster m.m 1-2 års utdanning ut over videregående skole. Relevant praksis. Praktisk tilrettelegging knyttet til mottak av nyansatte 17 konsulent Interne driftsoppgaver for SA5; eks. bestilling av rekvisita, vedlikehold av kopimaskiner, bestillinger knyttet til eksterne arrangement, kopiering, bestilling av blomster m.m 1-2 års utdanning ut over videregående skole. Relevant praksis. Praktisk tilrettelegging knyttet til mottak av nyansatte 18 konsulent Interne driftsoppgaver for SA5; eks. bestilling av rekvisita, vedlikehold av kopimaskiner, bestillinger knyttet til eksterne arrangement, kopiering, bestilling av blomster m.m 1-2 års utdanning ut over videregående skole. Relevant praksis. 9

10 Praktisk tilrettelegging knyttet til mottak av nyansatte 19 konsulent Interne driftsoppgaver for Studentpresten 1-2 års utdanning ut over videregående skole. Relevant praksis. 10