Kartleggingsrapport Arbeidsgruppe: Fellestjenester. Servicekontor og førstelinje

Transkript

1 Kartleggingsrapport Arbeidsgruppe: Fellestjenester Servicekontor og førstelinje Gruppeleder: Mette Holand

2 Innhold Status på tjenesteområdet(ene) i dag... 2 Hvordan er tjenesteområdet (ne) organisert i dag (beskriv og tegn kartet)?... 2 Midsund... 2 Molde... 2 Nesset... 2 Hvor mange ansatte er det og hvilke faggrupper er de fordelt på?... 3 Midsund... 3 Molde... 4 Nesset... 5 Hvilke avtaler mellom partene og interne reglement finnes innenfor tjenesteområdet(ne)?... 7 Nesset... 7 Hvilke samarbeidsavtaler finnes innenfor tjenesteområdet(ne) og med hvem (fagsamarbeid, IKS, vertskommunesamarbeid mm)?... 8 Midsund... 8 Molde... 8 Nesset... 8 Hvilke planer finnes for utviklingen av tjenesteområdet(ne)?... 9 Midsund... 9 Molde... 9 Nesset

3 Status på tjenesteområdet(ene) i dag Hvordan er tjenesteområdet (ne) organisert i dag (beskriv og tegn kartet)? Midsund Servicekontoret er en egen avdeling. Leder av servicekontoret rapporterer direkte til rådmann, og har personalansvar for % stillinger og 80% engasjement fra NAV Molde Førstelinjetjenesten er en seksjon underlagt Personal- og organisasjonsavdelingen, som igjen ligger under rådmannen. Personal og organisasjonssjef har økonomisk ansvar og tar strategiske avgjørelser. Seksjonsleder styrer og administrerer personalressurser i sentralbord og skranke. Har ansvar for gjennomføring av pålagte oppgaver, eller delegere disse til medarbeidere i seksjonen Nesset Servicekontoret er organisert som egen enhet, enhetsleder rapporterer til rådmannen. 2

4 Hvor mange ansatte er det og hvilke faggrupper er de fordelt på? Midsund 100 % rådgiver som er leder for servicekontor og politisk sekretariat, rådgiver stab, beredskapskoordinator 100 % konsulent servicekontor/arkiv 100 % konsulent fordelt på: servicekontor, politisk sekretariat, frivilligsentral, integrering 80 % fra NAV skranke /arkiv Oppgaver: Skranke sentralbord Post/arkiv Journalføre/arkivere dokument i sak-/arkivsystemet ephorte Stikk Ut Møteromsbooking Salg av bøker Kopieringstjenester Utlevering/registrering av nøkler til kommunal eiendom Valg Webredaktør Tilskudd til trossamfunn Tilskudd til politiske parti Innkjøp rekvisita Rutiner/opplæring/faglig ansvar System-/opplæringsansvar ephorte System-/opplæringsansvar custom publish hjemmeside Salgs- og skjenkesaker, servering. Kunnskapsprøve/etablererprøve eksamen Kontroll med salg- og skjenkesteder Politisk sekretariat Frivilligsentral Språkkafe -Integrering 3

5 Molde 4 100% Seksjonsleder 100% Administrative oppgaver og sentralbord/ skranke 50 % Skranke/ sentralbord 80% Arbeidspraksis fra NAV skranke og sentralbord Alle har vakter i skranke/sentralbord. Seksjonsleder har hovedtyngde av administrative oppgaver. Noe er delegert til medarbeider som har 2 kontordager i uka. Oppgaver: Kundemottak Postkontor for pakker Aktiv på dagtid (administrere medlemsregistrering/betaling) Timebestilling til vaksinasjon Administrere Meld inn feil Ledsagerbevis StikkUt Parkeringsbevis Sentralbord Chat Tomtesalg Tomtesøkerliste ID-kort Telefoniavtaler Telefonisystem AD - Active Directory Users and Computers Oversikt over parkeringskjeller (rådhuset) Parkeringskort tunellen Oversikt leieavtaler administrasjonsbygg Utleie rådhuskantina 4

6 Nesset Fem ansatte fordelt på: 100% enhetsleder 370% konsulenter (470% fra 2018*) Oppgaver: Kulturmelding Politisk sekretariat Valg Budsjett/regnskap Tomter/boliger Ansettelser Ledelse/prosjekt/utvikling Webredaktør Tilskudd til trossamfunn Innkjøp rekvisista StikkUT Kajakkutleie Møterombooking ID-kort HMS-kort i bygg og anlegg (Arbeidstilsynet) Salg av bøker og kart Billettsalg til Bjørnsonfestivalen Ved stengt bibliotek; utlån av tidsskrift og evt. salg av bøker Annonser Publikums-Pc og skriver Kopiering-, skanning- og fakstjenester Brukerstøtte saksbehandlere Post/arkiv - dagligarbeid Journalførte/arkiverte dokument i sak- /arkivsystemet ephorte Inngående dokument ført i sak-/arkivsystemet ephorte Rutiner/opplæring/faglig ansvar Arkivplan Produksjonstilskudd og avløsertilskudd Velferdsordninger i landbruket Autorisasjon plantevern Regionalt miljøprogram (RMP) Landbrukssregisteret ephorte Acos portal (hjemmeside) Infoland KomTek Saksbehandling kommunale gebyr 5

7 Eiendomsopplysninger Renovasjon og slamtømming Varsling 24 *Fra 2018 får servicekontoret et nytt fagfelt: 100% merkantil stilling for skolene. 6

8 Hvilke avtaler mellom partene og interne reglement finnes innenfor tjenesteområdet(ne)? Nesset Arkivplan for Nesset kommune Reglement for saksbehandling ved søknad om fritak/endring i kommunale gebyr 7

9 Hvilke samarbeidsavtaler finnes innenfor tjenesteområdet(ne) og med hvem (fagsamarbeid, IKS, vertskommunesamarbeid mm)? Midsund ROR IKT IKA Møre & Romsdal Friluftsrådet: Stikk UT krus og skåler -utdeling Molde Romsdal parkering: inkl./mva. Tjeneste: Utstede parkeringsbevis og ta betalt. Diverse veiledning i forbindelse med parkering. Molde VA KF: ,- inkl./mva. Tjeneste: Sentralbord Helseavdelingen: Førstelinja booker timer til Reisevaksinasjon. Plan og utvikling: Administrasjon av tomtesøkerlista, og salg av tomter til private Friluftsrådet: Stikk UT krus og skåler -utdeling ROR IKT Nesset IKT ORKidé Interkommunalt arkiv for Møre og Romsdal IKS (IKAMR) Omfattende fagsamarbeid med de fleste enheter, se kartleggingsskjema. Nesset kommune deltar i mange interkommunale samarbeid, men er ikke vertskommune eller har arkivansvar for noen av disse. 8

10 Hvilke planer finnes for utviklingen av tjenesteområdet(ne)? Midsund Hjemmesiden oppgraderes under arbeid Innføring av Svar Ut Molde Forbedre Trio for å yte tjenesten på en sikker og korrekt måte, øke kompetanse, øke servicegrad Bedre flyt, i tillegg til nytt system, for innmelding/endring/utmelding av ansatte slik at Trio blir bedre/enklere administrert. Administrering av vigsler Nesset Nytt design og forbedret innhold på nettsidene Vurdere å ta i bruk e-signatur Innføring av SvarINN Vurdere å ta i bruk VIPPS Elektronisk booking av kajakkutleie 9