Allmøte USIT 3. september 2013

Transkript

1 Allmøte USIT 3. september 2013

2 Dagsorden Sak 1: Ny USIT-ledelse Sak 2: Status USIT 3. 0 Sak 3: Utlysing av stillinger Sak 4: IHR SA5 organisering Sak 5: Status IHR organisering og standardisering av IT ved UiO Sak 5: Romkomiteen Sak 6: FS og SO i ett samarbeidstiltak Sak 7: Responsivt design på universitetets nettsted Sak 8: Allmøter i høst Sak 9: Eventuelt

3 Ny USIT-ledelse Underdirektør virksomhetstjenester Thomas Evensen Underdirektør stab og støtte Lill Rasmussen Mardal Underdirektør IT-drift Kjetil Otter Olsen Ledermøter: IT-direktørmøtet Møter i underavdelingene Månedlig møte seksjonsledere og IT-direktøren Alle møter med innkallinger og referater

4 Status USIT I VoIP, midlertidig organisasjonsmessig plassering av dem Plassering av BOT og SAPUiO Windows-kompetanse i alle deler av organisasjonen Organisering av sikkerhetsarbeidet Organisering av kommunikasjonsarbeidet Plassering av kundeansvarlige (KAM-er) Organisering av Seksjon for interne støttetjenester Lederlønninger Rom, flyttinger

5 Status USIT II Flytting av SPLO Ansvar i forhold til bemanning, eksempelvis Webseksjonen tildelt ansvar for DUO, blogg og Wiki, samt Gruppe for katalogtjenester og ansvar for AD SUN-samhandling med resten av USIT, møter, rapportering til IT-dir Daglig ledere og rapportering Kursvirksomheten, organisering, administrasjon og etablering av kurs Organisering av Houston

6 Allmøte 3. september 2013 Utlysning av stillinger hos USIT

7 Stillinger utlyst 13 stillinger utlyst i sommer Søknadsfrist var 26. august En stilling har fått forlenget frist visninger 233 søknader (herav 12 fra kvinner..) 30 innkalt på intervju foreløpig Behandling i UiOs tilsettingsråd 23. september eller 7. oktober Personer på plass senest i januar september 2013 Allmøte USIT 7

8 Utlyste stillinger Ref.nr Seksjon Gruppe 2013/8994 Administrative IT-tjenester Utvikling av adm IT 2013/8996 Administrative IT-tjenester Utvikling av adm IT 2013/9016 Stab IT-sikkerhet 2013/9018 Tjenernær drift Gruppe for katalogdrift 2013/9035 Tjenernær drift Gruppe for katalogdrift 2013/9015 Tjenernær drift Gruppe for applikasjonsdrift 2013/9017 Tjenernær drift Gruppe for applikasjonsplattformer 2013/8999 Grunndrift Nettdrift 2013/9010 Grunndrift IT driftsstøtte 2013/9014 Grunndrift Serverdrift 2013/9001 Klientnær drift Gruppe for drift av Mac OSX, Linux og Mobile enheter 2013/9122 Klientnær drift Gruppe for IT-support og driftssenter 2013/9009 WEB Publiseringsløsninger 3. september 2013 Allmøte USIT 8

9 På vei til utlysning Seksjon for utvikling av nasjonale informasjonssystemer (SUN) Utvikling av web-applikasjoner Stab Juridisk rådgiver, personvern og IT 3. september 2013 Allmøte USIT 9

10 Videre prosess Implementering og drift av et felles IT-system for helsefaglig forskning (TSD) USITs forslag til driftssetting av prosjektet presenteres og drøftes i direktørnettverket 11. september Foreslått 4,5 årsverk Seksjonssjefstillinger for Grunndrift og Webseksjonen og gruppeleder IT-driftsstøtte Mulig intern utlysning Windows applikasjonsdrift Tas opp etter 2. tertialrapportering 3. september 2013 Allmøte USIT 10

11 Ressurssituasjon framover Omdisponeringer vurderes Ved eventuelt ny ledighet Hver stilling vurderes Søknad om utlysning vurderes i hver sak Ledige stillinger hos USIT blir sett i sammenheng med øvrige behov hos sentraladministrasjonen 3. september 2013 Allmøte USIT 11

12 IHR SA5 organisering Tre prosesser i sentraladministrasjonen (SA) SA5, dvs OPA, ØPA, STA, FA, KA Eiendomsavdelingen (EA) USIT 3.0

13 Ny organisering Lederstøtte Direktør for Virksomhets- og Økonomistyring NN Kommunikasjonsdirektør Marina Tofting Rektor Universitetsdirektør EIR HMS BHT Revisjonssjef Sveinung Svaberg HMS-koordinator Elisabeth Mona Leder BHT Maria Astrup Internadministrasjon Administrasjonssjef NN Direktør organisasjonsutvikling Anita Sandberg Strategisansvarlig Systemeierskap Johannes Falk Paulsen Fagstøtte Personalstøtte Fellestjenester Eiendomsavdelingen USIT Direktør Fagstøtte Monica Bakken Direktør Fellestjenester Marianne Gjesvik Mancini Personaldirektør Irene Sandlie Direktør Per Erik Syvertsen IT- Direktør Lars Oftedal

14 Overordnet tidsplan, bemanning og innplassering - drøftet August September Oktober November Desember Bemanning og innplassering Avklare grensesnitt Funksjons- og bemanningsplaner Drøftingsmøte bemanningsplan Kartleggings og Innplasseringssamtaler Innplassering og brev seksjonssjefer Samling for seksjonssjefer Kartleggings og innplasseringssamtaler medarbeidere Informasjon i avdelinger Innplassering og brev medarbeidere Avdelingssvise samlinger 14

15

16 Overordnet tidsplan, operativ gjennomføring foreløpig skisse August September Oktober November Desember Budsjett og økonomisk styring Etablere økonomiske styringsprinsipper ny organisasjon Fordele bevilgning Budsjettere nye enheter Stedkoder og Systemimplementering Opprette ny stedkodestruktur Opprette kostandsstedsstruktur Teknisk implementering alle systemer Startdato? Romkabal 16

17 Status IHR organisering og standardisering av IT ved UiO Tiltak knyttet til organisering og koordinering i IT-organisasjonen Fase 2: Styring og prioritering Fase 3: Andre tiltak

18 Tiltak knyttet til organisering og koordinering i IT-organisasjonen Modell for organisering av IT ved fakulteter og andre enheter og kontaktpunkt mot USIT Funksjon som IT-leder/IT-koordinator ved fakulteter og andre enheter IT-ledernettverket: Mandat, sammensetning og arbeidsform Funksjonen som IT-tilsatt med støtte- og driftsoppgaver Kontaktpunkter ved USIT Kommunikasjon og informasjon Audiovisuelt utstyr i undervisningsrom og andre lokaler

19 Modell for organisering av IT ved fakulteter og andre enheter og kontaktpunkt mot USIT Fakultetsbasert IT-organisering ledet av en IT-leder De fleste Instituttbasert IT-organisering med en ITkoordinator på fakultetet MN, Med

20 Funksjon som IT-leder/IT-koordinator ved fakulteter og andre enheter Fakultetets kontaktpunkt mot USIT God kunnskap om fakultetets/enhetenes planer, strategier og prioriteringer God oversikt over og kjennskap til IT-virksomhet og ITbrukerbehov ved fakultetet og dets institutter God kjennskap til universitetets IT-virksomhet og de prioriteringer, retningslinjer og standarder som ligger til grunn for denne, samt bidra til utviklingen av denne og sørge for at fakultetets interesser blir ivaretatt i dette arbeidet Rapporterer til administrativ leder for fakultet/enhet og kan inngå i dennes ledergruppe Vedlikeholder nettsiden med oversikt over fakultetets ITtjenester

21 IT-ledernettverket: Mandat, sammensetning og arbeidsform IT-ledernettverket fortsetter som rådgivende for IT-direktøren IT-ledere/IT-koordinatorer er medlemmer av nettverket Mandatet nyskrives for å understreke IT-ledernettverkets rolle som: Diskusjonsforum Høringsinstans Samlingspunkt for tilbakemeldinger fra lokal IT Bidra i oppfølging av lokal IT gjennom planlegging og gjennomføring av fellesmøter, IT-konferanse, faglige nettverk, opplæring etc Informasjonskanal opp/ned og på tvers i universitetets ITorganisasjon Forum for koordinering, samhandling og felles planlegging av virksomheten Semestervise terminlister med oversikt over tema for møtene

22 Funksjonen som IT-tilsatt med støtteog driftsoppgaver Drift og vedlikehold av standard IT-utstyr, inkludert skrivere, AV-utstyr og lignende Brukerstøtte på generelle IT-tjenester, inkludert administrative IT-tjenester

23 Kontaktpunkter ved USIT IT-direktøren er kontaktpunkt for faglig og administrativ ledelse på alle nivåer på universitetet IT-direktøren er kontaktpunkt for IT-ledere/ITkoordinatorer. I tillegg vil en funksjon i ITdirektørens stab ivareta oppfølging av ITledere/IT-koordinatorer og IT-ledernettverket USITs drifts- og støttesenter er kontaktpunkt for lokal IT

24 Kommunikasjon og informasjon Dokumentasjon av IT-tjenestene Dokumentasjon for lokal IT Kursvirksomheten Informasjon bredt om alle sider av ITvirksomheten av betydning for brukerne Varsling av endringer, hendelser av betydning for brukere og lignende Dialoger og møter m/ledelse på ulike nivåer, brukermiljøer etc

25 Audiovisuelt utstyr i undervisningsrom og andre lokaler Organisering av AV-tjenesteområdet på USIT Seminar om organisering av AV-området med AVfaglig råd avholdes i september 2013 Etablering av framtidig organisering vedtatt oktober 2013 Anbud på AV-utstyr gjennomføres sommeren 2013, arbeid med standardisering på området avsluttes oktober 2013 Milepælsplan for etablering av en AV-infrastruktur klar november 2013

26 Om fase 2: Styring og prioritering Universitetsdirektøren skal i samarbeid med ledelsen ved fakulteter og institutter etablere en modell for prioritering og styring av IT-utviklingstiltak som ikke faller inn under kategorien administrativ IT Universitetsdirektøren skal i samarbeid med ledelsen ved fakulteter og institutter fremme forslag til Universitetsstyret om hvordan støtte til IT i undervisning og forskning skal organiseres ved UiO To arbeidsgrupper: Styring og prioritering av utviklingstiltak IT-støtte til utdanning og forskning

27 #1: Styring og prioritering av utviklingstiltak Mandat: Mottak, behandling og oppfølging av behov for nye tjenester og løsninger Forholdet mellom USITs rolle som tjenesteleverandør og premissgiver Prinsipper for standardisering av IT-virksomheten samt prosess knyttet til beslutninger på dette området Retningslinjer for prosjektorganisering av ITutviklingstiltak, inkludert rammer for utvikling av lokale IT-tjenester og løsninger Etablering av en tjenestekatalog for ITvirksomheten og prosess for vedlikehold og oppfølging av denne

28 #2: IT-støtte til utdanning og forskning Hovedproblemstillinger: Organisering (internt) av IT-organisasjonens støtte til primærvirksomheten Relasjonene mellom IT-organisasjonen og fagmiljøene / universitetsledelsen Anbefalinger: Avgrensningen mellom på den ene siden «støtte til IT i utdanning og forskning» og på den annen «basis IT» og «administrativ IT» Kompetanse, ressurser og samhandling i organisasjonen for å realisere slik støtte Samhandling mellom IT-organisasjonen og fagmiljøene for å realisere slik støtte Samhandling mellom IT-organisasjonen og universitetsledelsen for å realisere slik støtte Mekanismer for prioritering og finansiering for å realisere slik støtte

29 Fase 3: Andre tiltak Strategi for universitetets IT-virksomhet Nytt IT-reglement Oppdatering av retningslinjene i IT-sikkerhetshåndboka Versjon 1.0 av IT-tjenestekatalog Retningslinjer for arkitektur- og integrasjonsrammeverk Oversikter/retningslinjer for standardisering av tjenester og teknikk Felles brukerstøttesenter IT-direktørens ansvar som daglig leder av USIT og faglig leder av IT på universitetet

30 Romkomiteen Gjennomgang etter USIT 3.0 Romkomite nedsatt Plan for arbeidet: Forslag til IT-direktøren denne uka Sendes linjelederne 9.9 Beslutning 20.9 Flytting fra ca og utover

31 FS og SO i ett samarbeidstiltak KD møte om mulig sammenslåing Arbeidsgruppe Forslag KD 1. oktober Beslutning KD Tentativt fra 1. januar Diskusjoner tiltak lagt UiO Forhold mellom SUN og tiltaket FS/SO Mandat, vedtekter, avtale UiO KD

32 Allmøter høsten oktober 7. november 5. desember

33 Eventuelt