Avtale om utviklingstjenester. Datauttrekk fra datavarehuset ifm UiOs styringskart

Transkript

1 Avtale om utviklingstjenester Datauttrekk fra datavarehuset ifm UiOs styringskart mellom Økonomi og planavdelingen (heretter kalt Kunden) For Kunden (Sted/dato, underskrift, tittel):..., den.... Universitetes senter for informasjonsteknologi (heretter kalt Leverandøren) For Leverandøren (Sted/dato, underskrift, tittel):..., den Økonomidirektør It-direktør Avtalen er undertegnet i 2 eksemplarer hvorav hver part beholder 1 eksemplar(er). Dato oppdatert : Kunde: Leverandør:

2 Avtale om utviklingstjenester Side : 2 av 7 INNHOLDSFORTEGNELSE 1.1 OVERSIKT OVER KUNDENS VIRKSOMHET BAKGRUNN FOR UTVIKLINGSTJENESTENE SPESIFIKASJON AV UTVIKLINGSTJENESTENE ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER Kontaktpersoner Kontaktpersonenes ansvar Oppfølging av avtalen Rapportering Arbeidsform Kostnader Konfliktløsning... 6

3 Avtale om utviklingstjenester Side : 3 av Oversikt over Kundens virksomhet UiO benytter mål- og resultatstyring som styringsprinsipp. Gjennom bruk av målindikatorer skal UiO bli bedre i stand til å oppnå fastsatte mål, og gi bedre kommunikasjon og forankring av strategien gjennom organisasjonen. Dette betegnes som Styringskart i organisasjonen. Corporater benyttes som verktøy for å understøtte mål- og resultatstyringen ved UiO. Løsingen skal bidra til å sikre at UiO får systematisert og kvalitetssikret informasjon om virksomhetens resultater som skal anvendes i styringen mot overordnede mål. Data i form av målindikatorer hentes inn i løsningen delvis manuelt og delvis automatisert mot UiOs datavarehus. Automatisk datafangst er sentralt for at informasjonen skal oppleves som verdifull av organisasjonen. ØPA får faste uttrekk av data fra datavarehuset for automatisk oppdatering av utvalgte indikatorer og rapporter i Corporater. 1.2 Bakgrunn for utviklingstjenestene ØPA ( Kunden ) har i forbindelse med datauttrekk fra datavarehuset behov for utviklingstjenester fra USIT ( Leverandør ). Utviklingstjenestene beskrevet her skal bidra til å sikre at brukerne, ledere og fagansvarlige på de ulike enhetene opplever en løsning hvor dataene er kvalitetssikrede og oppdaterte. Innholdet i leveransene er spesifisert i en separat bestilling. Denne avtalen regulerer arbeidsformen mellom partene. 1.3 Spesifikasjon av utviklingstjenestene Leverandøren skal utføre de oppgaver knyttet til Utviklingstjenestene som er spesifisert, i tillegg til å spesifiseres det hva som er Kundens ansvar i tilknytning til Utviklingstjenestene. Spesifikasjonen fremgår av tjenestekatalogen i tabellen nedenfor: Utviklingstjeneste Tjenesteledelse - utviklingsoppgaver Spesifikasjon av oppgaver og innhold i Utviklingstjenesten 1. Utvikling av datafangst, dimensjonstabeller og faktatabeller 2. Utvikling av definerte utsnitt (views) 3. Utvikling av dokumentasjon 4. Enhetstesting og sikring av datakvalitet Ansvarlig Krav til tjenestekvalitet Leverandøren Definert i kapitel Utvikling av datafangst, dimensjonstabeller og faktatabeller: Datafangst mot kildesystem skal settes opp, og rutiner settes opp for at datafangst skal gjøres jevnlig. Alle data skal være klare i dimensjonstabellene og tilhørende faktatabell.

4 Avtale om utviklingstjenester Side : 4 av 7 2. Utvikling av definerte utsnitt (views): Dataene skal kunne hentes ut gjennom definerte utsnitt (views) i datavarehuset, der nøkkelbegrep som vises i utsnittene er de meningsbærende nøklene som benyttes i dimensjonene (f.eks stedkode), ikke de internt genererte nøklene som benyttes av datavarehuset. Viewene skal være basert på forhåndsaggregerte og forhåndsberegende verdier (datamart) for å sikre rask responstid. 3. Utvikling av dokumentasjon Leveransene skal inkludere dokumentasjon av hvert utsnitt. Dokumentasjonen skal gjøre det mulig for systemeieren av måltavlen å forstå hvordan data er bearbeidet i utsnittet. Dokumentasjonen skal bidra til forenkling av senere forvaltning og kommunikasjon. Dokumentasjon av hvert utsnitt skal inneholde a) beskrivelse av utsnitt hvordan det benyttes, beskrivelse og referanse til hvilke datamart (subsidiært tabeller inntil datamarts er utarbeidet) det er basert på, og b) spesifikasjon av tilgang hvordan aksessere utsnittene inkludert brukernavn/passord og referanse til test- og/eller produksjonssystem. 4. Enhetstesting og sikring av datakvalitet Det forutsettes at leveransene er enhetstestet før overlevering til Kunden. Dataene skal avstemmes og kvalitetssikres av Leverandør mot kildesystemene og mot avstemmingsgrunnlaget som skal foreligge fra kildesystemeier. Leverandør skal ved manglende datakvalitet i Datavarehuset selv initiere retting, og informere Kunden om dette. Leverandør skal ved identifisering av manglende datakvalitet i kildesystemene informere Kunden om dette. Ansvar for sikring av datakvalitet er beskrevet i vedlegg 1 Ansvarsmatrise 1.4 Administrative bestemmelser Kontaktpersoner Kunden er ØPA, Universitetet i Oslo. Kontaktperson er Prosjektleder Camilla Scheby Kuhlman. Leverandør er USIT, Universitetet i Oslo. Kontaktperson er prosjektleder Royne Skaarer- Kreutz Kontaktpersonenes ansvar Kundens og Leverandørs kontaktpersoner skal møtes min. hver 14. dag i utviklingsperioden, og ha et særlig ansvar for å behandle og følge opp at: organisasjonen er tilstrekkelig bemannet og utfører tjenestene i henhold til kravene i avtalen nødvendige beslutninger blir foretatt ved behov for avklaringer eller ved avdekkede problemer det gjennomføres forhandling i forbindelse med eventuelle tvister mellom partene

5 Avtale om utviklingstjenester Side : 5 av 7 Kundens og Leverandørs kontaktpersoner skal således bidra til at Utviklingsavtalen etterleves av partene Oppfølging av avtalen Det skal avholdes jevnlige møter for oppfølging av Utviklingstjenestene mellom Økonomidirektør hos Kunden og IT-direktør hos Leverandøren. Leverandøren er forpliktet til å stille på slikt møte hos Kunden minimum 3 ganger i året. Dersom Kunden ikke innkaller til slikt møte, kan Leverandøren kreve at det skal avholdes. IS-direktør har anledning til å delta på møtene Rapportering Partene holder hverandre løpende informert om utførelsen av Utviklingstjenestene. Leverandøren skal hver måned i utviklingsperioden rapportere skriftlig om: 1. Leveransestatus 2. Estimater på gjenstående timeforbruk og dato for sluttførelse gjenstående leveranser 3. Medgått timeforbruk 4. Behov for beslutninger 5. Risikofaktorer som kan påvirke avtalte leveransedatoene negativt skal løpende vurderes og løsningsforslag skal presenteres. Utviklingsmøtene skal være basert på Leverandørens rapporter og Kundens vurdering av de utførte Utviklingstjenestene. Det skal føres referat fra møtene Arbeidsform For at leveransene skal få best mulig kvalitet og utarbeides effektivt skal følgende prinsipper for arbeidsformen ligge til grunn: - Kunden vil sammen med Leverandør utarbeide en detaljert spesifikasjon av leveransen og sammen bli enige om en tidsplan for delleveranser. En felles prosess for spesifikasjoner av leveransene skal skje før endelig bestilling kan foreligge. Denne prosessen skjer i samarbeid mellom DVH, ØPA og kildesystemeier. Eventuelle spørsmål avklares i denne prosessen. Endelig spesifikasjon skal inneholde følgende elementer: - Indikatornavn - Beskrivelse av indikator - Viewnavn - Felter som viewet skal inneholde - Felter i kildesystem som må hentes inn i DVH - Prioritering av indikatorer - Avstemmingsgrunnlag På grunnlag av dette skal DVH levere en fremdriftsplan med endelig dato for levering som også ligges til i spesifikasjonen. - Avklaringer av design og bygging av utsnitt skal om mulig gjøres sammen med representanter fra Kunden. Denne arbeidsformen forutsetter at Leverandør tilgjengeliggjør tilstrekkelig dokumentasjon for å forstå dataflyten fra kildesystem til utsnitt.

6 Avtale om utviklingstjenester Side : 6 av 7 - Enhetstesting fra kildesystem til utsnitt er Leverandørs ansvar. - Nødvendige avklaringer som kreves må gjøres fortløpende med Kunden, som plikter å svare innen rimelig tid. - Ved avklaring av uklarheter i bestillingen eller faglige problemstillinger relatert til definisjonene skal relevante kontaktpersoner i fagmiljøene eller Kunden rådføres. - Relevante fagpersoner og kildeeier skal kontaktes av Leverandør ved avklaringer relatert til kildesystemene Kostnader Punkt 2. under spesifikasjon av oppgaver og innhold i utviklingstjenesten faktureres SIprosjektet mens de andre oppgavene 1., 4. og 4. hører til det felles datavarehus-prosjekt UiB- UiO og timer USIT skal fakturere ØPA for medgåtte timer minimum tertialvis. Timesatsen er kr. 650,-. Merk at Leverandør skal varsle Kunden om vesentlige avvik fra kommuniserte estimater for leveransene. Med vesentlig avvik menes mer enn 20 % avvik Konfliktløsning Konflikter som ikke kan løses ved utviklingsmøtene tas opp med Økonomidirektør hos Kunden og IT-direktør hos Leverandøren. Om nødvendig foretas videre konfliktløsing av assisterende universitetsdirektør.

7 Avtale om utviklingstjenester Side : 7 av 7 Vedlegg 1 Ansvarsmatrise Datakvalitet, avstemming og ansvar Navn på kildesystem FRIDA OA DBH FS Kildesystem (data) ansvarlig Ansvarlig for avstemming ved uttrekk fra kildesystem FA ØPA OPA STA DVH DVH OPA STA Datavarehus DVH DVH N/A N/A Brukergrensesnitt fra datavarehus Avstemmingsgrunnlag UiOs styringskart Ansvarlig avstemmingsgrunnlag Innlasting UiOs styringskart DVH DVH N/A N/A FA FA v/magnus Rønningen og ØPA ØPA v/stian Hogganvik og STA STA v/anette Wigaard og Avstemming UiOs styringskart FA v/magnus Rønningen og ØPA v/stian Hogganvik og STA v/anette Wigaard og