USITs allmøte Evaluering av USITs organisering, USIT 3.1

Transkript

1 USITs allmøte Evaluering av USITs organisering, USIT 3.1

2 Evaluering av USITs organisering Bakgrunn USIT 3.0 ble implementert i 2013 Sjekke ut om organiseringen virker slik det var tenkt og om organiseringen er tilpasset fremtid Mandatet, godkjent 18. desember 2015 Ligger her: 31/evaluering/mandat/

3 Overordnet prosjektplan Fase 1 i desember/januar 2015: Definere/utarbeide prosjektskisse/-mandat og etablere prosjektet (ihht. prosjektguide) Presentere og diskutere prosjektskisse med USITs ledere, tillitsvalgte og medarbeidere Etablere prosjektgruppe Gjennomføre interessent- og risikoanalyse Vedta prosjektmandatet i desember

4 Overordnet prosjektplan Fase 2 i januar/februar: Kartlegging av dagens status sett opp mot prioriterte kriterier/mål Operasjonalisere Beslutte fremgangsmåte og metodikk Gjennomføre informasjonsinnhenting Informasjonsinnhenting kan i tillegg til eksisterende skrevet materiell, både være spørreundersøkelse, gruppeintervjuer og enkeltintervjuer

5 Overordnet prosjektplan Fase 3 i februar/mars: Gjennomføre analyser/vurderinger av informasjon fra kartlegging Levere rapport 17. mars Rapporten skal både svare ut hva som fungerer bra, og hva som har forbedringspotensial Prosjektgruppa kan velge å gi anbefalinger/foreslå endringer dersom gruppa ønsker det Eventuelle anbefalinger/forslag er ikke forpliktende for IT-direktørens beslutning om videre arbeid

6 Status Informasjonsinnhenting Avholdt workshop med IT-ledernettverket 17. februar Sendt ut spørreundersøkelse til alle USITs ansatte 18. februar Gjennomfører dybdeintervjuer i denne uka (uke 9) Workshop med USITs ledere 8. mars

7 Informasjon fra workshop med IT-ledernetteverket 17. februar 2016 Temaer 1. Samarbeidet mellom USIT og IT-lederne 2. USITs arbeid generelt 3. Mandatets punkt 3 Møtet ble gjennomført som en caféprosess der alle deltakerne fikk anledning til å uttale seg om hvert tema

8 1. Samarbeidet i IT-organisasjonen Hvordan vil du beskrive samarbeidet mellom Lokal IT og USIT? Hvordan opplever du informasjonsflyten mellom din enhet og USIT? På hvilken måte opplever du å bli involvert når det er noe som angår deg? Hvordan opplever du at USIT fanger opp endringer i brukerbehov og bruksmønster?

9 Samarbeid kort foreløpig oppsummering Var mer dem og oss før, synes samarbeidet er blitt mye bedre IT-ledernettverket har hjulpet, det tok tid å komme i gang men nå virker det Men: USIT er for statisk, klarer ikke å rigge seg Vil involveres tidligere, være premissleverandør og diskusjonspartner Informasjonsutfordring (mange kanaler) Kontaktutfordringer

10 2. USITs arbeid generelt Er det tjenester eller aktiviteter som du mener USIT bør legge mer ressurser i eller begynne med? Kan du gi eksempler på slike tjenester? Er det tjenester eller aktiviteter som du mener USIT bør legge mindre ressurser i? Kan du gi eksempler på slike tjenester? Er det tjenester eller aktiviteter vi utfører i dag som du mener USIT burde slutte med? Kan du gi eksempler på slike tjenester?

11 USITs arbeid generelt kort foreløpig oppsummering Mer ressurser Ønsker mer ressurser og arbeid rundt digitale læringsmiljøer Studere viktige arbeidsprosesser, digitalisering Fokus på kjernevirksomheten Mindre ressurser Tyngden av arven Opphengt i hjemmeområder, men studentene er ute av dette for lengst Mangler ryggdekning til å ikke følge arven

12 3. Mandatets punkt 3 IT-organisasjonens strategi er: Forskning og utdanning først Cloud og BYOD er modellen Tjenestekvalitet, brukeropplevelse og sikkerhet er kriteriene Hvordan mener du at USIT er rustet til å implementere denne strategien?

13 Mandatets punkt 3 kort foreløpig oppsummering Strategien er riktig! Time to market er for lang Klarer USIT å prioritere slik som brukerne vil? Hele organisasjonen må dra samme vei, løsninger må strømlinjeformes, bruke samme metoder, tenke helhetlig Graden av å bli hørt, er ulik, varierer med hvem du prater med USIT bør øke IT-kompetansen innenfor utdanning

14 Om workshopen Positivt at IT-ledernettverket får sin mening om disse sakene Relevante spørsmål Opplegget fungerte bra Det gjennomføres i tillegg dybdeintervjuer av noen IT-ledere

15 Spørreundersøkelse til USITere Utsendt 18. februar Purring 29. februar Frist var 1. mars Mottatt 95 svar per i dag Resultatet presenteres for prosjektgruppa 8. mars og styringsgruppa 17. mars

16 Dybdeintervjuer IT-ledernettverket Arnstein Orten (MatNat), Per Grøttum (Med), Willy Syversen (SV) Direktør fagstøtte Hanna Ekeli Underdirektør i Lederstøtte Johannes Falk Paulsen

17 Dybdeintervju USIT Cloud Prosjekt-/tema-ansvarlig Kjetil Kirkebø Prosjekt-/tema-ansvarlig Anette Wilberg Utdanning først Seksjonssjef DML Linda Johnsen IT-direktør og fungerende underdirektør for UAV, Lars Oftedal Underdirektør for drift, Kjetil Otter Olsen

18 Annen informasjonsinnhenting Workshop med USITs ledere 8. mars Sekundærdata, eks: SUIT LOS brukerundersøkelse Studentundersøkelsen ARK Effektive ledergrupper Prosjektgruppas kompetanse og erfaringer

19 Prosjektplan viktige datoer Levere sluttrapport til styringsgruppa 17. mars Heldagsmøte i prosjektgruppa 15. mars med gjennomgang av rapport og justeringer Uke 10 (7. mars) skrive ferdig sluttrapport Uke 9 etternølere, siste utsjekking innhenting primærdata