USITs organisasjonsutvikling og organisering

Transkript

1 USIT 3.3 USITs organisasjonsutvikling og organisering Vår 2018

2 Innhold Innledning Mål, rammebetingelser og kriterier Prosess, plan og organisering av arbeidet USITs organisasjonskart i dag Områder som vurderes Prosess for vurderinger Implementering Innspill USIT 3

3 USIT 3.3 videre arbeid med USITs organisasjon Innhold: Organisasjonsutvikling Organisatoriske justeringer Herunder: Oppfølging av gjenstående områder etter USIT USIT 4

4 Mål for organisasjonsutvikling USIT 3.2: Støtte strategisk retning Prioritering av universitetsspesifikk IT Sky og BYOD Tydeligere brukerorientering Bidra til Tydeliggjøring av ansvars- og oppgavefordeling En hensiktsmessig koordinering USITs endrings- og leveranseevne Målsettingene ligger fortsatt til grunn for videre arbeid i USIT USIT 5

5 Strategisk retning 1. Forskning og utdanning først Forskningens og utdanningens behov og universitets ambisjoner for kvalitet i denne virksomheten trumfer 2. Cloud og BYOD er modellen Skybasert tjenestetilrettelegging og leveranse Tilrettelegge tilgang til tjenester fra brukernes eget utstyr 3. Tjenestekvalitet, brukeropplevelse og sikkerhet Tjenestekvalitet (inkludert kapasitet, stabilitet og tilgjengelighet) som imøtekommer brukernes behov Brukergrensesnitt og brukeropplevelse uten plunder og heft Imøtekomme krav i lov- og regelverk og IT-sikkerhetshåndboka 12. april 2018 Side USIT6

6 Rammebetingelser Masterplan for IT Forbedrings- og digitaliseringsprogrammet USIT 7

7 Kriterier for organisasjonsutvikling Framtid Tilpasning til framtiden Tidshorisont 1-3 år fram Samhandling og effektivitet Legge til rette for økt samhandling der hvor det er behov for det Legge til rette for effektivitetsforbedringer USIT 8

8 Prosess for arbeidet Involvering av tillitsvalgte, alle sjefer og medarbeidere Informasjon på allmøter Informasjon og diskusjon i møtefora i grupper/seksjon/underavdelinger Opprettes et nettsted med informasjon tilgjengelig for alle USIT 9

9 Plan for arbeidet Fase 1, februar/mars Vurdere aktuelle områder, identifisere områder vi skal gå videre med Fase 2, april/mai Presentere og diskutere mulige endringsområder Fase 3, juni Redegjøre for diskusjon, konsekvenser og alternativer Fase 4, juni Drøfte og beslutte Fase 5, fra august Implementere USIT 10

10 Plan for arbeidet - innhold og tidsplan Mnd Dato Aktivitet Feb Diskutere rammer og tidsplan med USITs tillitsvalgte Mars Informere og diskutere samlet omfang, opplegg og innhold med seksjonslederne Informere og diskutere omfang som skal vurderes med USITs tillitsvalgte Beslutte omfang av organisasjonsutvikling og organisasjonsjustering som skal vurderes Uke 14 Informasjonsmail til alle medarbeidere hos USIT April Informere om arbeidet på USITs allmøte Apr/ mai Informere om status og diskutere arbeidet med USITs tillitsvalgte Gjennomføre samling/workshop med USITs sjefer Gjennomføre samlinger/workshops med medarbeidere og tillitsvalgte hos USIT i de ulike avdelingene Mai Informere om arbeidet på USITs allmøte Informere om status og diskutere arbeidet med USITs tillitsvalgte Fremlegge utkast til drøftings-/forhandlingssak for USITs tillitsvalgte Frist innspill til IT-dir etter diskusjon av forslaget i underavdelingene, seksjoner og grupper Juni Diskutere oppdatert forslag på IT-dir Fremlegge drøftings-/forhandlingssak for IT-dir Fremlegge og drøfte/forhandle forslag til beslutning med hovedtillitsvalgte Beslutte organisering og ansvarsfordeling samt tidsplan for iverksetting USIT 11

11 Organisering av arbeidet Arbeidet ledes av IT-dir v/stabsdirektør Koordinator er seksjonssjef for interne støttetjenester Liv-Marit Davidsen Diskusjon med seksjons- og gruppeledere samt medarbeidere Tillitsvalgte orienteres i ordinære statusmøter Informasjon på allmøtet og nettsted USIT 12

12 USIT 13

13 Områder til vurdering 1 Avstand i organisasjonen (alle) Skysatsing (BNT/alle) Cloudification-team Ny satsning i ITF på bruk av AI/ML/DL og Data Science innen Forskning (ITF) Sektortjenester (alle) Mottak og leveranser (alle) Mottak av behov for IT-løsninger og tjenester hos USIT (fra UiO og UH-sektor) Leveranser av IT-løsninger og tjenester (til UiO og UH-sektor) Lederutvikling (alle) Forventninger og fullmakter i lederrollen hos USIT USIT 14

14 Områder til vurdering - 2 Koordinering og samordning av USITs utviklerressurser og metodikk (BNT) Seksjon for klientnær drift, meldingstjenester (GMT) (BNT) Seksjon for klientnær drift, MacOS, Linux og mobile tjenester (MLM) (BNT) Seksjon for bruker- og oppdragsoppfølging (BO) og seksjon for interne støttetjenester (SIS) (SST) USIT 15

15 Områder til vurdering - 3 Interne justeringer i Underavdeling for IT-infrastruktur (ITI) Seksjon for grunndrift, IT driftsstøtte (GID) (ITI) Seksjon for tjenernær drift, gruppe for drift av katalogintegrasjon- og autentiseringstjenester (KIA) (ITI) USIT 16

16 Prosess for vurderinger Beskrive dagens situasjon Hvorfor Hva ønsker vi å oppnå (målsetting) Vurdere alternativer Beholde dagens situasjon Endring Anbefale Beslutning Gjennomføring USIT 17

17 Vurdering av alternativer Alternativer Fortsette som i dag? Endre ansvar og oppgaver? Endre organisering? Andre endringer? USIT 18

18 Vurdering av alternativer Utarbeide skisse til alternativer i april Fordeler og ulemper SWOT Diskusjon og innspill Arbeidsmøter i underavdelingene, evnt individuelle innspill Diskusjon og innspill på ledersamlingen 25. og 26. april Behandling i underavdelingene og på IT-dir etter ledersamlingen Første utkast til anbefalinger fra underavdelingene behandles på IT-dir møtet 22. mai USIT 19

19 Arbeidsmøter i underavdelingene Definere hvem som skal være involvert De som er berørt skal involveres Avtale tid og møter Ledes av tilhørende underdirektør Rapportere plan for møter og involvering i underavdelingen på IT-dir møtet 17. april USIT 20

20 Hva skjer videre 25. mai fremlegges utkast/skisse til drøftings- / forhandlingssak for USITs tillitsvalgte Utkast drøftings-/forhandlingssak på IT-dir 5. juni Oppdatert og ferdig drøftings-/ forhandlingssak på IT-dir 12. juni Oversende drøftings-/ forhandlingssak 13./14. juni Drøfte/forhandle 21. juni 12. april 2018 USIT 21

21 Implementering av endringer Beslutte organisering og ansvarsfordeling samt tidsplan for iverksetting 26. juni Tidligst iverksetting fra august USIT 22

22 Innspill Etablert nettsider hvor informasjon blir lagt ut: Møter og diskusjoner i underavdelingene Ledere og tillitsvalgte Siste frist for innspill er 31. mai USIT 23

23 Spørsmål? USIT 24