Funksjons og bemanningsplan for lederstøtte Organisasjonskart

Transkript

1 1. oktober 2013 Funksjons og bemanningsplan for lederstøtte Organisasjonskart 1

2 Funksjonsbeskrivelse og bemanningsplan Målsetting med Lederstøtte Funksjon/hovedoppgaver Lederstøtte Etableringen av Lederstøtte skal styrke UiOs kapasitet til å ivareta håndtering av strategiske spørsmål og å sikre god koordinering av disse. Utgangspunktet for strategi- og policyutviklingen er primærvirksomheten, forskning og undervisning. Lederstøtten skal bistå UiO-ledelsen på felt av betydning for strategisk og politisk styring av UiO. UiO-ledelsen etterspør bistand både i langsiktig aktivitet, som utforming av strategier, og i oppgaver som krever umiddelbar effektuering. Lederstøtte skal bistå Universitetsledelsen med å: Utarbeide, lede og koordinere strategiske prosesser på et overordnet UiO-nivå Lede strategiske utviklingsprosesser og bistå i oppfølging av vedtatte strategier Sikre god kommunikasjon mellom universitetsledelsen, de ulike administrative områdene og primærenhetene på universitetet, spesielt rettet inn mot strategiske spørsmål Utarbeide, vedlikeholde og forenkle retningslinjer og avklare policy, herunder kontinuerlig omstilling og forbedring av UiOs organisasjon Sørge for at vedtatte omstillingstiltak blir gjennomført og gevinstene med dette blir realisert Ivareta prosess og prosjektledelse knyttet til strategiske prosjekter Koordinere på tvers av administrative områder i saker av viktighet for UiO som helhet Sørge for at UiO opptrer enhetlig internt og eksternt Lederstøttens arbeidsområder er forskning og utdanning, internasjonalisering, kommunikasjon, organisasjonsutvikling, systemeierskap, virksomhets- og økonomistyring og analyse. Lederstøtten har følgende roller: Rådgiver for rektor/universitetsdirektør Pådriver, initiativtaker, premissgiver og prosess-/prosjektleder i saker og prosesser som UiO ledelsen ønsker å ha tett kunnskap om og oppfølging av I tillegg kan Lederstøtten, der det er gitt eksplisitt fullmakt fra rektor/universitetsdirektør, etterspørre og undersøke oppgaveutføring og resultater ved lokale enheter. 2

3 Lederstøtten mottar oppgaver kun fra rektor/universitetsdirektør. Lederstøtten har ikke instruksjonsmyndighet, med mindre det gis på konkret delegering fra rektor eller universitetsdirektør i avgrensede saker. Lederstøttens aktivitet skal baseres på at ressurspersoner hentes inn fra andre avdelinger sentralt og fra desentrale enheter ved behov. Ressursuthenting vil skje både på prosjektbasis og i løsningen av saker av mere løpende karakter (gjelder spesielt Virksomhets- og økonomistyring og Kommunikasjon). Hvordan ressursuthenting og samspill med operative deler av virksomheten skal gjennomføres beskrives gjennom retningslinjer for Lederstøttes funksjon. Lederstøtte har viktige samarbeidsflater inn mot fakulteter, museer og andre enheter. De ulike funksjonsområdene vil også ha ulike samarbeidsflater eksternt. Underliggende struktur Kapasitetsbehov I Lederstøtte vil det være to grupper med egne ledere med personalansvar; Virksomhets- og økonomistyring inkl. analyse vil ha totalt 9 årsverk og Kommunikasjon vil ha totalt 4 årsverk Øvrige medarbeidere rapporterer direkte til Universitetsdirektør eller Assisterende universitetsdirektør. 23 årsverk 3

4 Virksomhets- og økonomistyring Funksjon/hovedoppgaver Gruppen vil ha ansvar for å bistå UiO-ledelsen med virksomhetsstyring, finansiell styring og analyse. Gruppen består av en leder, fire medarbeidere innen virksomhets- og økonomistyring og fire medarbeidere innen analyse. Roller: Rådgivende funksjon overfor ledelse på UiO og fakultetsnivå innenfor virksomhets- og finansiell styring. Utøve løpende finansiell kontroll. Premissgiver for økonomisk styring ved UiO. Prosesseier for virksomhetsstyring og for systemene som støtter denne prosessen. It-baserte verktøy som støtter disse prosessene forvaltes i enhet for administrativ støtte. Ansvarsområde virksomhets- og økonomistyring: Virksomhets- og finansiell styring styringsstøtte overfor UiOs ledelse. Utvikle og følge opp policy og retningslinjer for virksomhets- og økonomisk styring, fordeling av ressurser og økonomiske beslutninger. Utvikling og koordinering og gjennomføring av UiOs årshjul og leveranse av elementer som; årsplan/risikostyring, fordeling, oppfølging, rapportering til eier, virksomhetsrapport, indikatorer, styringsdialoger og strategisk plan. Gruppen er selv leverandør av det vesentligste av innholdet i disse oppgavene. Administrativ støtte bidrar inn på økonomidelen av Virksomhetsrapporten. Relevant spesialkompetanse innhentes fra fagstøtte, ved behov. Strategisk forvaltning av eierstyring, av randsone samt overordnede samarbeidsavtaler med for eksempel SIO. Saksbehandling og støtte til ledelsen i økonomisk strategiske saker. Koordinere UiOs kontakt med Riksrevisjonen. Delta i økonomiledernettverket når det er relevant. Ansvarsområde analyse: Gi ledelsen innsikt i fakta om virksomheten som grunnlag for beslutninger og formidling. Fremskaffe styringsdata innenfor områdene økonomi, forskning, utdanning og HR/ressursstyring. Utvikle og gjennomføre analyser som beslutningsgrunnlag for UiOs sentrale ledelse innenfor bl.a. forskning, utdanning, økonomi, ressursutnyttelse og HR, samt av mål- og resultatindikatorer som relevante ift. UiOs gjeldende strategi. Videre utvikling av dette området må skje i samarbeid med relevant spesialistkompetanse i enhet for fagstøtte, administrativ støtte, personalstøtte og ved fakultetene. 4

5 Delta i nasjonale nettverk, samarbeidsutvalg og arbeidsgrupper innenfor ansvarsområdene, med sentrale nasjonale aktører som for eksempel KD, UHR og NFR. Internt på UiO vil gruppen ha sentrale samarbeidsflater mot andre i lederstøtte, mot fagstøtte, administrativ støtte, personalstøtte og internadministrasjon. Ift. finansiell styring av UiO, også i noen grad mot Eiendomsavdelingen og USIT. Det må etableres transparente og tydelig definerte samarbeidsarenaer. Samarbeidsflaten mot fakulteter vil være på ledelsesnivå (primært dekannivå), men også mot fakultetsledelse og sentrale saksbehandlere som støtter fakultetsledelsen i den lokale virksomhetsstyringsprosessen. Videre utvikling av analyseområdet og strategiske utredninger må legge til grunn en langsiktighet ift UiOs strategi, og ha mål om større grad av struktur og forutsigbarhet i arbeidet og mindre dag-til-dag baserte bestillinger. Underliggende struktur Kapasitetsbehov Kommunikasjon Funksjon/hovedoppgaver Underliggende struktur Kapsitetsbehov Hvordan oppgavene fordeles på stillingene vil kunne justeres ift hvordan leveransekravene og utviklingsbehovene innenfor ansvarsområdet endrer seg framover og ift spesialkompetanse og erfaring som de til enhver tid ansatte besitter. 1 direktør for Virksomhets- og økonomistyring Faglig koordinatorer 4 medarbeidere på virksomhets- og økonomistyring 4 medarbeidere på analyse Funksjonen yter kommunikasjonsrådgivning til UiOs ledelse, håndterer daglige mediesaker og har et ansvar for samspill med myndigheter, næringsliv og sentrale aktører innen fagområdet. Funksjonen skal ivareta UiOs strategiske mediearbeid og har ansvar for utredning og koordinering knyttet til store satsinger innen kommunikasjonsområdet. Funksjonen har et ansvar for strategi og policy knyttet til grafisk profil og omdømmebygging ved UiO. Ved større hendelser ved UiO har Kommunikasjon i Lederstøtte ansvar å ivareta kommunikasjonsmessige sider ved beredskap. 1 Kommunikasjonsdirektør 3 medarbeidere 5

6 Organisasjonsutvikling Funksjon/hovedoppgaver Funksjonen skal initiere og gjennomføre overordnede satsninger innen organisasjonsutvikling besluttet av universitetsledelsen. Funksjonsområdet inkluderer oppgaver knyttet til strategiutvikling, rammeverk og policy innen kompetanse- og organisasjonsutvikling. Funksjonen skal sikre at organisasjonsperspektiv integreres i strategiske satsinger og handlingsplaner. Funksjonen skal videre sikre at UiOs organisasjonsutviklingsprosesser kontinuerlig forbedres slik at disse understøtter UiOs og fakultetenes mål og strategier. Underliggende struktur - Kapasitetsbehov 1 medarbeider Internasjonalisering Funksjon/hovedoppgaver Funksjonen skal bistå UiOs ledelse med rådgivning og strategiutvikling på internasjonaliseringsfeltet. Funksjonen skal videre bistå ledelsen i dens internasjonale engasjement, samt koordinere og følge opp saker innenfor feltet. Underliggende struktur - Kapasitetsbehov 1 medarbeider Forskning og utdanning Funksjon/hovedoppgaver Funksjonen skal bistå UiOs ledelse med fagstrategisk rådgivning og koordinering av store strategiske satsinger innen forskning, utdanning og innovasjon. Funksjonen skal støtte universitetsledelsen i å se disse områdene i sammenheng. Denne funksjonen er tett knyttet til Fagstøtte og fagmiljøer på fakultetene og skal samarbeide nært med disse i løsningen av oppgavene. Underliggende struktur - Kapasitetsbehov 1 medarbeider Strategisk IT-systemeierskap Funksjon/hovedoppgaver Strategisk systemeierskap for administrative IT-systemer skal ivareta helheten i universitetets administrative IT-virksomhet og sikre at universitetet utnytter de administrative IT-systemene kostnads- og brukseffektivt. Dette innebærer blant annet vedlikehold av veikartet som anviser hovedretningene for utvikling av systemlandskapet ved UiO. Videre skal funksjonen påse at beslutninger om utvikling, forvaltning, drift og eventuell avvikling følger fastlagt rammeverk for systemeierskap, vedtatt av universitetsstyret. 6

7 Underliggende struktur - Kapasitetsbehov 1 medarbeider Sekretariat/Koordinering av strategiske prosesser Funksjon/hovedoppgaver Funksjonen skal lede, følge opp og koordinere prosjekter som er av strategisk betydning for UiO. Funksjonen ivaretar videre koordinering, oppfølging og rapportering av strategiske prosjekter og prosesser. Funksjonen ivaretar videre forberedelser og koordinering av styresaker Sekretariat ivaretar all daglig praktisk drift for universitetsledelsen. Dette inkluderer blant annet assistent- og forværelsesoppgaver, koordinering av saker til ledelsens møter samt å utarbeide presentasjoner og dokumenter på vegne av ledelsen. Underliggende struktur - Kapasitetsbehov 6 medarbeidere 7

8 Bemanningsplan Lederstøtte NB! I dette dokumentet gjengis stillingens stillingskode med tilhørende stillingstittel og i tillegg anvendt funksjonstittel der dette er hensiktsmessig. Merknad til kolonne kompetansekrav : Det vil bli satt strenge krav til omfang og nivå på relevant realkompetanse for at dette kan kompensere utdanningskrav angitt under de ulike stillingene Nr Arbeidsområde Virksomhets- og økonomistyring 1 Ledelse Stillingstittel: Avdelingsdirektør : Direktør Virksomhetsog økonomistyring Drøftet 28. juni SKO % Ansvarsområde Kompetansekrav Overordnet ansvar for virksomhets- og økonomistyring samt overordnede systemer innen området (plan-, budsjettprosessen og oppfølgingsprosessen) Ansvar for å sikre gode styringsdata innenfor områdene økonomi, forskning, utdanning, HR, kommunikasjon og system Overordnet ansvar for analyser som styringsgrunnlag for UiO s sentrale ledelse; innenfor bl.a. internasjonalisering, mobilitet, konkurransekraft, rekruttering, innovasjon og ekstern finansiering. Ansvar for å utvikle policy og retningslinjer for større økonomiske beslutninger Koordinering av indikatorer og virksomhetsrapporter Koordinering av policy for fordeling av ressurser og rammer Intern styring og ledelse av gruppen o Personalansvar for egen gruppe o Utvikle arbeidsmetodikk og samarbeid på tvers Leder Virksomhets- og økonomistyring inngår i Universitetsdirektørens ledergruppe og har sammen med ledergruppen et ansvar og forpliktelse i forhold til UiOs strategi, målsettinger og verdigrunnlag. Universitets- eller høgskoleutdanning på masternivå innen relevant fagområde. Lang relevant arbeidserfaring kan kompensere for dette. Det er et krav om ledererfaring innen stillingens ansvarsområder 8

9 Nr Arbeidsområde SKO % Ansvarsområde Kompetansekrav Virksomhets- og økonomistyring, medarbeidere 2 Seniorrådgiver Virksomhetsstyring og fordeling Høyere økonomisk Koordinere leveransene iht UiOs årshjul, internt i enhet for utdanning tilsvarende : Faglig koordinator virksomhetsstyring Virksomhetsstyring, mot Lederstøtte, Fagstøtte og Adm.støtte. Oppfølging mot ledelsen og mot det administrative apparatet på fakultetene som støtter fakultetsledelsen den lokale virksomhetsstyringsprosessen. Oppfølging mot eier der det er relevant. masternivå. Omfattende relevant erfaring og spesialkompetanse på Gjennomføre fordeling på UiO-nivå. finansiell styring. Utvikle og forvalte UiOs årshjul samt prosessforbedring innen ansvarsområdet overfor fakultetene. Organisasjonsforståelse og Utvikle policy og prinsipper for økonomisk styring. sektorkompetanse. Gode samarbeids- og kommunikasjons- 3 Seniorrådgiver Eierstyring og samarbeidstiltak. Reserveforvaltning og utredninger på strategisk nivå. Forvaltning og saksbehandling ifm eierstyring, randsone og overordnede samarbeidstiltak. Forvalte styrets og rektors reserver. Bistå og levere innhold ifm leveransene i UiOs årshjul og fordeling. Utredninger og saksbehandling for ledelsen på økonomisk strategisk nivå. 4 Seniorrådgiver Finansiell styring Løpende finansiell kontroll : Forvalte finansieringsmodell og fordelingsmodell Controller Forvalte modeller for policy og prinsipper for økonomisk styring, herunder husleie, totalkostnader for prosjekter etc Økonomiske analyser, dybdeanalyser og ad-hoc analyser. 9 evner Høyere økonomisk utdanning tilsvarende masternivå. Solid, relevant erfaring, god kunnskap om organisasjonen og sektorkompetanse. Høyere økonomisk utdanning tilsvarende masternivå. Relevant erfaring og spesialkompetanse på økonomiske analyser og modeller. Avansert kompetanse på

10 5 Seniorrådgiver Analyse og policy for økonomisk styring Analyser av indikatorer iht årshjul. Økonomirelaterte analyser, dybdeanalyser og ad-hoc. analyser/utredninger på strategisk nivå Premissgiver for videreutvikling av styringsdata. Utvikle policy/modeller for økonomisk styring, herunder delta i utvikling av felles nasjonal policy. 6-9 Seniorrådgiver Rådgiver, analyse, utredninger og faglig innholdsleverandør virksomhetsstyring Analyser på områdene; o Forskning o Utdanning o HR/ressursstyring Årlige analyser, dybdeanalyser og ad-hoc analyser. Faglig innholdsleverandør ifm. leveransene i årshjulet. Dialog med støtteavdelingene ved behov. Bidra inn i koordinering av aktiviteter knyttet til UiOs årshjul Videreutvikle styringsdata innenfor ansvarsområdet regneark og analyseverktøy. Høyere økonomisk utdanning tilsvarende masternivå. Omfattende relevant erfaring og spesialkompetanse på strategiske/ økonomiske analyser, heunder beherske Excel og analyseverktøy. God organisasjonsforståelse og sektorkompetanse. Relevant utdanning tilsvarende masternivå (evt lang og relevant erfaring kan kompensere). Kompetanse innenfor et eller flere av kjerneområdene forskning, utdanning, HR. Strategisk og analytisk kompetanse Evne til å tenke helhet. Det er krav om at minst en i analyseteamet har kunnskap om statistiske metoder. 10

11 Beherske tall, Excel og analyseverktøy. Nr Arbeidsområde Kommunikasjon 10 Ledelse Stillingstittel: Avdelingsdirektør Drøftet 28. juni SKO % Ansvarsområde Kompetansebehov Ansvar for strategisk mediearbeid Overordnet ansvar for profilering, posisjonering og omdømmebygging Ansvar for UiO s lobbyarbeid Ansvar for strategiske arrangementer Ansvar for å bygge relevante eksterne relasjoner Ansvar for kommunikasjonsrådgivning til UiO s ledelse Ansvar for utredning og koordinering knyttet til store satsinger innen kommunikasjonsområdet Ansvar for samspill med myndigheter, som departementer o.a. innen fagområdet Ansvar for samarbeid med næringsliv, randsone, andre eksterne aktører og allianser i inn- og utland innen fagområdet Intern styring og ledelse av avdelingen o Personalansvar for egen gruppe o Utvikle arbeidsmetodikk og samarbeid på tvers Kommunikasjonsdirektør inngår i Universitetsdirektørens ledergruppe og har sammen med ledergruppen et ansvar og forpliktelse i forhold til UiOs strategi, målsettinger og verdigrunnlag. Universitets- eller høgskoleutdanning på masternivå innen relevant fagområde. Lang relevant arbeidserfaring kan kompensere for dette. Det er et krav om ledererfaring innen stillingens ansvarsområder : Kommunikasjonsdirektør Nr Arbeidsområde Kommunikasjon, forts. SKO % Ansvarsområde Kompetansebehov 11

12 Nr Arbeidsområde 11 Seniorrådgiver Relevant arbeidserfaring innen fagområdet Gode samarbeids- og kommunikasjonsevner : Kommunikasjon srådgiver Rådgiver : Kommunikasjon srådgiver 2 medarbeidere SKO % Ansvarsområde Kompetansebehov Rådgivning overfor Universitetsledelsen og strategiutvikling på kommunikasjonsfeltet. Arbeidsoppgaver: Bistå ledelsen med lobbyarbeid og sikre posisjonering for UiO Strategisk planlegging av UiOs overordnede kommunikasjon Gi råd til universitetsledelsen i kommunikasjonsspørsmål og følge opp sakene Håndtere daglige mediehenvendelser Skrive taler og innlegg for universitetsledelsen Helhetlig arbeid i ulike kanaler og bruk av ulike kommunikasjonsformer - for å oppnå mål Følge mediebildet og debatter i det offentlige rom og komme med innspill til ledelsen Rådgivning overfor Universitetsledelsen og strategiutvikling på kommunikasjonsfeltet. Arbeidsoppgaver: Strategisk planlegging av UiOs overordnede kommunikasjon Gi råd til universitetsledelsen i kommunikasjonsspørsmål og følge opp sakene Håndtere daglige mediehenvendelser Skrive taler og innlegg for universitetsledelsen Helhetlig arbeid i ulike kanaler og bruk av ulike kommunikasjonsformer - for å oppnå mål Følge mediebildet og debatter i det offentlige rom og komme med innspill til ledelsen Universitets- eller høgskoleutdanning på masternivå innen relevant fagområde. Universitets- eller høgskoleutdanning på bachelornivå innen relevant fagområde. Relevant arbeidserfaring innen fagområdet Gode samarbeids- og kommunikasjonsevner 12

13 Nr Arbeidsområde Strategisk Organisasjonsutvikling 14 Ledelse Stillingstittel Seniorrådgiver : Strategiansvarlig Organisasjonsutvikling Drøftet 28 juni SKO % Ansvarsområde Kompetansekrav Ansvar for strategiutvikling, rammeverk og policy knyttet til kompetanse- og organisasjonsutvikling Ansvar for å sikre integrering av organisasjonsutviklingsperspektiv i strategiske satsninger, handlingsplaner o.l Ansvar for å initiere og gjennomføre overordnede satsninger innen organisasjonsutvikling besluttet av universitetsledelsen Ansvar for kontinuerlig forbedring av UiOs organisasjonsutviklingsprosesser slik at disse understøtter UiOs og fakultetenes mål og strategier Ansvar for oppfølging av overordnede organisasjonsutviklingsprosjekter, som for eksempel etablering og gjennomføring av ny organisasjonsmodell for SA5 Strategisansvarlig Organisasjonsutvikling inngår i Universitetsdirektørens ledergruppe og har sammen med ledergruppen et ansvar og forpliktelse i forhold til UiOs strategi, målsettinger og verdigrunnlag. Universitets- eller høgskoleutdanning på masternivå innen relevant fagområde. Lang relevant arbeidserfaring kan kompensere for dette. Mrk. Personlig tittel nåværende innehaver: Direktør Organisasjonsutvikling 13

14 Nr Arbeidsområde Internasjonalisering 15 Stillingstittel: Seniorrådgiver Nåv funksjonstittel som personlig ordning: Spesialrådgiver Internasjonalisering SKO % Ansvarsområde Kompetansekrav Rådgivning overfor Universitetsledelsen og strategiutvikling på internasjonaliseringsfeltet. Arbeidsoppgaver: Bistå universitetsledelsen knyttet til UiOs internasjonale forpliktelser Koordinering og innspill til internasjonale saker på ledelsesmøter Koordinering og rådgivning i forbindelse med universitetsledelsens deltakelse i delegasjoner og besøk i utlandet Innhenting av informasjon på feltet Håndtering av henvendelser til universitetsledelsen på internasjonaliseringsfeltet. Arbeidsoppgaver: Vurdering av førstehenvendelser og oppfølging/fordeling ved UiO Saksbehandling av henvendelser som ikke fordrer oppfølging av fagstøtte eller fakultet Bistå til prioritering og vurdering av behov for involvering av universitetsledelsen Vurdere og forberede internasjonale besøk til ledelsen, herunder innhenting av nødvendige innspill og evt deltakelse fra fagstøtte og fakultetene. Internasjonale organisasjoner Høyere utdanning tilsvarende masternivå. Omfattende relevant erfaring og spesialkompetanse på høyt nivå tilpasset stillingens funksjoner Bred erfaring med fagfeltet. Innsikt i ulike programmer og strategier på feltet. God kjennskap til universitetet som organisasjon, samt kjennskap til øvrige aktører nasjonalt og internasjonalt. Svært gode språkkunnskaper. Erfaring med strategiarbeid og tilsvarende rolle Gode 14

15 Nr Arbeidsområde Forskning og utdanning 16 Stillingstittel: Seniorrådgiver : Seniorrådgiver Forskning og utdanning kommunikasjons- og samarbeidsevner. SKO % Ansvarsområde Kompetansekrav Fagstrategisk rådgivning og koordinering av strategiske satsninger overfor Universitetsledelsen. Arbeidsoppgaver: Oppfølging og koordinering av strategiske initiativer i universitetsledelsen Tilrettelegge og koordinere strategiutviklingsprosesser på feltet Rådgivning og innspill til saker på ledelsesmøter, eksterne møter mm Bistå universitetsledelsen i dialog med eksterne aktører Saksbehandling av henvendelser som ikke fordrer oppfølging av fagstøtte eller fakultet Fordeling av henvendelser til oppfølging i SA eller ved fakultetene Innhenting av informasjon på feltet Høyere utdanning tilsvarende masternivå Omfattende relevant erfaring og spesialkompetanse på høyt nivå tilpasset stillingens funksjoner Bred erfaring med fagfeltet og erfaring fra strategisk rådgivning til toppledelse God kjennskap til universitetet som organisasjon, samt kjennskap til øvrige aktører nasjonalt og internasjonalt. Erfaring fra ledelse av strategiske prosesser innen begge fagfelt Gode kommunikasjons- og 15

16 samarbeidsevner. Nr Arbeidsområde Strategisk systemeierskap 17 Stillingstittel: Seniorrådgiver : Strategiansvarlig Systemeierskap Drøftet med fagforeningen 28. juni SKO % Ansvarsområde Kompetansekrav Rådgiver for universitetsledelsen i strategiske spørsmål knyttet til administrative IT-systemer. Arbeidsoppgaver: Systemeier for de administrative systemene og tjenestene ved UiO med ansvar for å ivareta helheten i universitetets administrative IT-virksomhet med vekt på brukerperspektivet Ansvar for å vedlikeholde veikartet som viser hovedretningene innen administrativ IT-utvikling og hvordan systemene skal samhandle Ansvar for å følge opp at beslutninger som tas om utvikling, forvaltning, drift og eventuelt avvikling følger fastlagte rammer lagt av universitetsstyret Overordnet ansvar for å sikre at universitetet utnytter de administrative ITsystemene kost- og brukseffektivt. Ansvar som oppdragsgiver for rådgivnings og sekretariatsfunksjonen for den strategiske koordineringsgruppen for administrative IT-systemer Ansvar for å sikre samspill og samarbeid med systemgruppene i Fagstøtte og Fellestjenester Ansvar for å støtte universitetsdirektørens koordinerende gruppe for administrative IT-systemer Høyere utdanning tilvarende masternivå innen relevant fagområde. Lang relevant arbeidserfaring kan kompensere for dette. 16

17 Nr Arbeidsområde SKO % Ansvarsområde Kompetansekrav Sekretariat/Koordinering av strategiske prosesser 18 Seniorrådgiver Rådgiver for universitetsledelsen i spørsmål knyttet til tilrettelegging av styresaker, større strategiske arrangementer, protokoll og særlige saker. Arbeidsoppgaver: Høyere utdanning tilvarende masternivå innen relevant Forberedelse og koordinering og tilrettelegging av styresaker fagområde. Følge opp nødvendig kontakt med styrets medlemmer Tilrettelegge/programlegge styreseminarer mv. Omfattende relevant Ledelse og koordinering av større strategiske arrangement erfaring og Håndtering av særlige saker for universitetsledelsen som for eksempel spesialkompetanse på høyt nivå tilpasset etiske retningslinjer, språkpolitiske retningslinjer m.m. stillingens funksjoner Kontaktperson for protokollære spørsmål, inkl kontakt til statsråd, departementer mv. (for rektor/universitetsdirektør) Bred erfaring med fagfeltet. God kjennskap til universitetet som organisasjon, samt kjennskap til øvrige aktører nasjonalt og internasjonalt. Gode kommunikasjons- og samarbeidsevner. 17

18 Nr Arbeidsområde SKO % Ansvarsområde Kompetansekrav 19 Seniorrådgiver Rådgiver og koordinator knyttet til gjennomføring av strategiske utviklingsprosjekter ved UiOs sentrale administrasjon. Arbeidsoppgaver: Høyere utdanning tilvarende masternivå innen relevant Koordinere og følge opp strategiske prosjekter på vegne av universitetsledelsen; som for eksempel IHR og SA5 fagområde. Utvikle og vedlikeholde verktøy for oppfølging av strategiske prosjekter; herunder rapportering og indikatorer Omfattende relevant erfaring og Sikre at saker knyttet til strategiske prosjekter kommer på agendaen og spesialkompetanse på følges opp på aktuelle ledermøter som eies av universitetsdirektøren. høyt nivå tilpasset stillingens funksjoner Oppfølging og ledelse av prosjekter/prosesser Ansvar for interninformasjon av særlig betydning for Bred erfaring fra universitetsdirektøren prosjektarbeid Ad hoc saker for universitetsdirektøren etter behov God kjennskap til universitetet som organisasjon Gode kommunikasjons- og samarbeidsevner. Erfaring med strategiarbeid. 18

19 Nr Arbeidsområde 20 Seniorrådgiver (nåv funksjonstittel som personlig ordning: Spesialrådgiver) SKO % Ansvarsområde Kompetansekrav Senior prosjektledelse på større strategiske prosjekter. Rådgiver for universitetsledelsen i strategiske spørsmål. Arbeidsoppgaver: Lede større strategiske utviklingprosjekter Bistå universitetsledelsen som rådgiver inn i større utviklingsprosjekt som er tett knyttet til UiOs omdømme Høyere utdanning tilvarende masternivå innen relevant fagområde. Meget god kjennskap til universitetet som organisasjon Gode kommunikasjons- og samarbeidsevner. Lang og bred erfaring fra ledelse og prosjektledelse 19

20 Nr Arbeidsområde Seniorkonsulent : Lederassistent Antall 2 SKO % Ansvarsområde Kompetansekrav Lederassistenten er en del av sekretariatet som ivaretar all daglig praktisk drift for universitetsledelsen. En lederassistent jobber for universitetsdirektør og en jobber for rektor. Lederassistentens arbeidsoppgaver: Selvstendige assistent- og forværelsesoppgaver Oppgaver knyttet til planlegging og gjennomføring av møter Koordinering og kvalitetssikring av saker til ledelsens møter Koordinering og bindeledd mellom rektor/universitetsdirektør og den øvrige ledelse Utarbeide presentasjoner og dokumenter Organisering og tilrettelegging av møtekalender Tilrettelegging av ulike arrangementer for ledelsen Oppfølging av administrative støttesystemer Relevant utdanning fra universitet eller høyskole, minimum på barchelornivå. Realkompetanse med relevans for de aktuelle oppgavene kan kompensere for formell utdanning. Erfaring fra tilsvarende stilling Inngående erfaring med administrative kontorstøttesystemer Gode språkkunnskaper 20

21 Nr Arbeidsområde 23 Seniorkonsulent : Lederassistent SKO % Ansvarsområde Kompetansekrav Assistent for ledelsen Arbeidsoppgaver Selvstendige assistent- og forværelsesoppgaver Oppgaver knyttet til planlegging og gjennomføring av møter Organisering og tilrettelegging av møtekalender Utarbeide presentasjoner Tilrettelegging av ulike arrangementer for ledelsen Oppfølging av administrative støttesystemer Ekspedisjon og telefontjeneste Øvrige sekretæroppgaver Relevant utdanning fra universitet eller høyskole, minimum på barchelornivå. Realkompetanse med relevans for de aktuelle oppgavene kan kompensere for formell utdanning. Erfaring fra tilsvarende stilling Inngående erfaring med administrative kontorstøttesystemer Gode språkkunnskaper 21