Om fellestjenester for rekruttering av ansatte

Transkript

1 Om fellestjenester for rekruttering av ansatte Dette notatet er et tillegg til notatet om Rekruttering og tilsetting som ble levert til universitetsdirektøren , ref. sak 2016/1514 (journalpost 39). Vi viser også til universitetsdirektørens beslutningsnotat av , der det framgår at: - Universitetsdirektøren støtter hovedinnretningen i forslaget, men mener at de mest ledernære oppgavene knyttet til bemanningsplanlegging og tilsetting i vitenskapelige stillinger bør vurderes lagt til nivå 2. Bl.a. som følge av dette gjenstår det noe arbeid med omfang og avgrensing - Tjenesten er ikke forsøkt dimensjonert. Dimensjonering vil bl.a. avhenge av oppsettet av andre fellestjenester, valg av organisasjonsmodell og hvilke ressurser som gjøres tilgjengelig Avdeling for personal og organisasjon (POA) gir med dette noen presiseringer av forslaget, med hensyn til det første punktet i universitetsdirektørens tilbakemelding. Notatet inneholder ikke konkret dimensjonering av tjenestene, som blir viktig i det videre arbeidet etter at det er tatt beslutning om avgrensning og omfang. Forslagene representerer POAs vurderinger, men er basert på tidligere arbeid og workshop med personalsjefene Det er sett hen til vurderinger som er gjort av arbeidsgruppa for framtidig organisering av administrasjonen ved UiT. Forslagene innebærer å samle saksbehandlings- og rådgivningsoppgaver innenfor rekruttering av ansatte på en gjennomgående måte for institusjonen. Det gjelder også tilsetting i vitenskapelige stillinger. 1. Rammer for tjenesten Rekruttering av de rette menneskene inn i vår organisasjon er avgjørende for UiTs omdømme og for institusjonens evne til å realisere samfunnsoppdraget, jf. tildelingsbrev og utviklingsavtale med departementet. Hver rekrutteringsprosess involverer mange mennesker på flere nivå i organisasjonen, både i forhold til beslutningstaking og saksbehandling. For å styrke kvaliteten i arbeidet og søke en mer effektiv ressurs- og tidsbruk, foreslår Avdeling for personal og organisasjon (POA) å samle all saksbehandling innenfor rekruttering og tilsetting ved UiT. Arbeidet med å samle saksbehandlingsressursene skal ikke ha innvirkning på myndighetsstrukturen. Fellestjenesten for rekruttering av ansatte er en service- og tjenesteleverandør som skal ivare oppgaveløsning og rådgivning. Det skal fortsatt være slik at hver enhet avgjør om det skal igangsettes en rekrutteringsprosess, hvilken kompetanse og erfaring som skal etterspørres, og til sist hvilken kandidat som skal velges. Tjenesten skal god kunnskap om virksomheten, god dialog med ledere, og skal forberede saker til aktuelle ledere og beslutningsorganer. Det er altså arbeidet fram til de enkelte beslutningspunktene i rekrutteringsprosesser som skal samles på færre mennesker under felles ledelse ved UiT. 2. Hvorfor samle saksbehandlingen rundt rekruttering i en fellestjeneste? POA mener dette vil gi UiT effektiviseringsgevinster gjennom redusert sårbarhet i forvaltningen, økt kvalitet på saksbehandlingen, større grad av likebehandling, og hurtigere gjennomføring av hver enkelte rekrutteringssak. Vi forventer effekter som stordriftsfordeler, reduksjon av sårbarhet, bedre utnyttelse av kapasitet, styrking av kompetansen og økt profesjonalitet i tjenestene. Saksbehandlingsressurssene ved UiT er i dag fordelt på mange enheter på flere organisatoriske nivåer. Fagmiljøene er små og sårbare i forhold til kvalitet og påregnelighet. I tillegg varierer enhetenes kapasitet og ressurser, som følge av ulike prioriteringer over tid. Saksmengder per enhet

2 varierer over året, slik at den gitte kapasiteten ikke er tilpasset volumene til enhver tid, og at kompetanse ikke blir brukt optimalt. Gjennom samling av saksbehandlingskapasiteten kan UiT oppnå stordriftsfordeler, økt fleksibilitet og bedre utnyttelse av den samlede kapasitet og kompetanse. Saksbehandling innenfor rekruttering og tilsetting er regelstyrt gjennom lover, avtaleverk, personalregler og interne retningslinjer. Arbeidsprosessene er kompetanseintensive og utgjør et eget fagområde. Vedlikehold og videreutvikling av nødvendig kompetanse hos saksbehandlere og rådgivere på området er avgjørende for kvalitet og effektivitet i rekrutteringsprosessene, og dermed viktig for om UiT klarer å nå strategiske mål om å være en attraktiv arbeidsgiver og utvikle en rekrutteringspolitikk som vektlegger kvalitet. 3. Hva forstår vi med rekruttering og tilsetting? Rekrutteringsprosessene reguleres gjennom regelverk på ulike måter, som en følge av stillingstype og tilsettingsforhold. POA foreslår at fellestjenesten skal ivareta all saksbehandling og rådgivning på disse stillingstypene: - faste og midlertidige tekniske og administrative stillinger - faste og midlertidige forsknings- og undervisningsstillinger (inkludert kvalifiseringsvilkår) - innstegsstillinger - direktetilsettinger (fullmaktsaker) - eksternt finansierte stillinger (for det meste forskerstillinger) - utdanningsstillinger (stipendiater) - postdoktorstillinger - bistillinger - lærlinger - korte engasjementer - administrativ tilsetting uten utlysninger Det er en forutsetning for tjenesten at det i alle saker blir tatt et helhetlig og tydelig leveranseansvar for oppgaveløsningen ved UiT som helhet, med strukturerte og forutsigbare samarbeidsflater med ledere i UiTs organisasjon, og med tilgrensende tjeneste- og forvaltningsområder. POA foreslår at saksbehandling knyttet til ansatte på timelønn, honorartilknytning og emeritustilknytning skal ivaretas ved hvert fakultet/enhet. 4. Fellestjenestens ansvarsområde Rekrutteringsprosessene ved UiT er sammensatt av generiske trinn, med ulike arbeidsoppgaver innenfor hvert trinn. En typisk prosess starter med et behov, så en kunngjøring, påfølgende vurdering av kandidatene, utforming av innstilling, vedtak om tilsetting, tilbud til kandidaten og til slutt aksept. Fellestjenesten skal ivareta hele bredden av støttefunksjoner og saksbehandling innenfor rekruttering. Det omfatter bistand til analyser og bemanningsplanlegging, kanalvalg i forhold til hvor søket etter rett kandidat skal rettes (samarbeid med kommunikasjon), kommunikasjon med søkere, forberedelse og gjennomføring av intervjuer og referanseinnhenting, oppfølging av komiteer, råd og bistand til ledere, og all saksbehandling knyttet til tilsettingssaker, inkludert saksframlegg til innstillende og tilsettende myndigheter og oppfølging av vedtak. Fellestjenesten skal også arbeide for god profilering av UiT som arbeidsgiver. Fellestjenesten skal være en trygg forankring og ha en «primus motor»-rolle i hele rekrutteringsprosessen, med nærhet og tilgjengelighet for ledere, god dialog med

3 bedømmelseskomiteer, god dialog med søkere, god regi på prosesstid, og riktig kvalitet på innstillingene til beslutning hos innstillende og tilsettende myndigheter. I praksis vil dette innebære at fellestjenesten ivaretar: - Forvaltning og utvikling av regelverk og retningslinjer, videreutvikle rutiner og arbeidsverktøy - Utvikle standardiserte malverk, arbeidsavtaler (inkludert timelønnsavtaler), utlysningstekster, tilbudsbrev, innstillingsmaler med mer - Kunnskap om virksomheten og nær dialog med ledere og fagmiljøer - Rådgivning til ledere, for eksempel type ansettelse, med analyser ved bruk av kartleggingsverktøy (behov) og nødvendig hjelp til bemanningsplanlegging - Bidra til utforming av utlysningstekst, og valg av utlysningskanaler (i nært samarbeid med ledere og fagmiljø) - Sørge for at komité-medlemmer forstår oppdraget og ivareta dialog om grunnlagsdokumentene (regelverk, retningslinjer, habilitetsvurderinger mv) - Ha regi på arbeidet i intervjukomiteer, utvelgelsesprosessen, og fremme tilsettingssaken for riktig tilsettingsorgan (tilsettingsutvalg/-råd eller direktetilsetting) - Saksbehandling for oppnevning av medlemmer til tilsettingsråd og -utvalg, i dialog med ansvarlige ledere for tilsettingsorganet (rektor, universitetsdirektør, dekan, fakultetsdirektør) - Saksflyt, kommunikasjon og dokumentasjon i alle saker - Systemeierskap for verktøy for rekruttering/søkeportal - Bidra til utvikling av rekrutteringspolitikk for institusjonen og enheter 5. Hvordan ønsker vi å løse oppgavene innenfor rekruttering? Forslaget innebærer at saksbehandlings- og rådgivningskapasitet innenfor rekruttering av ansatte ved UiT skal samles under felles ledelse. Lederne ved UiT vil i den nye modellen være bestillere av rekrutteringstjenester, levert med kvalitet og kompetanse fra medarbeidere i fellestjenesten. I det ligger det at vi samler arbeidsoppgavene innenfor rekruttering og tilsetting på et betydelig færre personer, som arbeider full tid med dette fagområdet. I dagens modell er det opp mot 100 medarbeidere som utfører arbeidsoppgaver innenfor rekruttering og tilsetting, med et volum på rundt 400 utlyste stillinger i året. Etablering av fellestjeneste for rekruttering og tilsetting bryter med dagens arbeidsdeling, hvor ressurser og ansvar for saksbehandlingen er spredt på organisatoriske nivåer. Det er følgelig forbundet risiko med endringen i arbeidsorganisering. I første rekke er det risikoer for at bestiller av rekrutteringstjenester kan oppleve tjenesten som vanskelig tilgjengelig, må vente for lenge på svar og leveranser, ikke får levert adekvate tjenester, at fellestjenesten ikke kjenner virksomheten godt nok, og at den ikke ivaretar hele leveranseansvaret. På resultatsiden kan det tenkes risiko for at de leveransene som fellestjenesten bidrar til ikke er gode nok, slik at det oppstår feil i prosessene i vurderingen av søkere til stillinger. Dette risikobildet må tas på alvor, og imøtekommes gjennom å stille tydelige krav til fellestjenesten og dens virkemåte. Det gjelder både ved oppstart og som en systematisk utvikling i samarbeid med brukerne. Fellestjenesten skal settes opp på en slik måte at det blir arbeidet systematisk med tilgjengelighet, service og kvalitet. Dette fordrer en aktiv dialog mellom tjenesten og bestiller. Det vil være avgjørende at tjenesten settes opp med dedikerte team som kjenner universitetets virksomheter og som er i stand til å utvikle og vedlikeholde gode relasjoner til brukerne. Som et risikoreduserende tiltak vil det være viktig å bringe nåværende ansatte innenfor rekruttering inn i tjenesten, og å bygge videre på den gode kompetansen som finnes ved institusjonen.

4 I dialog med brukerne skal fellestjenesten utvikle effektivitet og kvalitet i arbeidsprosessene, oppnå høy brukervennlighet og tilgjengelighet, ta i bruk muligheter for systemstøtte og digitale løsninger, og bygge høy kompetanse blant medarbeiderne. Fellestjenesten skal løfte profileringen av UiT som attraktiv arbeidsgiver (employer branding), opprettholde kontakt med interessante kandidater som bør vurderes til framtidige stillinger, og bidra til å utvikle strategier for rekruttering og kanalvalg som er tilpasset institusjonens og den enkelte enhet sine behov. I notat fra POA om fellestjenester for Personalforvaltning av er det foreslått at det også i ny organisering av UiTs administrasjon skal være personaladministrative ressurser på fakultetsnivå. Det kan trolig også legges til grunn at det på fakultets- og instituttnivå skal være administrative lederstillinger, som kontorsjef/rådgiver og eventuelt personalsjef. Som et risikoreduserende tiltak foreslår POA at administrative personal- og lederfunksjoner ved enhetene skal utgjøre et bindeledd mellom ledere/beslutningsorganer ved enheten og fellestjenesten for rekruttering, der det er nødvendig. Det innebærer ikke å svekke leveranseansvaret for tjenesten, men å bidra til koordinering og skape god dialog. Dette bør gjelde i en overgangsfase for etablering av fellestjenesten. Så må det vurderes nærmere og erfaringsbasert hva som er de beste ordningene for samhandling på lengre sikt, med forutsetning om å ikke etablere «flaskehalser» eller dublering av tjenester. Fokus for administrative ledere og rådgivere ved enhetene skal være å bidra til ledelse og utvikling av egen enhet (også med hensyn til behov for rekruttering), basert på tillit og gode ordninger for leveranser av felles tjenester. 6. Veien videre POA har ikke tatt stilling til hvilken organisatorisk løsning som bør velges for nye/nyetablerte felles funksjoner på området rekruttering av ansatte. Avdelinga vil gi et forslag i forbindelse med høringen om ny organisasjonsstruktur for administrasjonen (jf. frist ), og vil da foreslå at områdene personalforvaltning, rekruttering, attestasjon av variabel lønn, NAV-team og mobilitet blir vurdert i sammenheng. Det skal gis forslag til organisering i seksjoner og faggrupper/team, som gir tydelige ansvarsforhold for de ulike typer oppgaver. I henhold til tidsplanen for Adm2020-programmet skal det arbeides med organisasjons-strukturen fram mot styremøtet 8.3, og med operasjonalisering av strukturen i form av bemanningsplaner fram mot Som del av dette arbeidet må det utarbeides konkrete dimensjoneringer av oppgaveløsningen på de typer oppgaver som inngår i området rekruttering av ansatte. Det må gjøres beregninger av ressursbruk og kompetansebehov for ulike typer oppgaver, vurderes hvilke oppgaver som hører sammen, og det må arbeides kort- og langsiktig med arbeidsdeling, saksflyt og løsninger for tjenesteleveranser, inkludert digitalisering. Det må også arbeides med strukturering av team og faggrupper, og med hvordan tjenesteproduksjonen bør være distribuert ved UiTs lokasjoner, inkludert hvilke oppgaver som kan ivaretas ved ulike campuser. Dette arbeidet er så langt ikke gjort. Vi vet fra den oppgavekartleggingen som ble gjennomført i august 2017 at over 100 personer har oppgitt å ha oppgaver innenfor rekruttering av ansatte, og at lederes tidsbruk inngår i tallene. Selv med betydelig effektivisering og spesialisering kan det antas at felles team og faggrupper innenfor området rekruttering av ansatte bør være fordelt på flere bygg og eventuelt campuser. POA ser det som viktig at fellestjenesten rekruttering av ansatte har

5 tydelig ledelse, og gis en synlig innplassering i UiTs organisasjon som også gjør det mulig å bidra til strategisk og operativt utviklingsarbeid. POA foreslår at arbeidet med dimensjonering og nærmere organisering settes i gang så snart universitetsdirektøren har tatt stilling til spørsmålene om oppgaveportefølje og avgrensninger av fellestjenestene innenfor personalforvaltning, som er forsøkt belyst i dette notatet. Arbeidet bør gjennomføres i løpet av februar, og i nært samarbeid mellom POA og fakulteter/ avdelinger. Nærmere om tidsplan: Februar: - Dimensjonere fellestjenesten i forhold til saksmengde og sakstype - Beskrive arbeidsprosessene og kompetansebehovet (kunnskap, ferdigheter og holdninger) i tjenesten - Vurdere og foreslå seksjons- og teamorganisering; basert på stillingstype, enheter eller andre muligheter - Beskrive lederes arbeids- og ansvarsområder Mars - mai: Innpassering av leder, teamledere og medarbeidere i tjenesten 1. August: Operativ drift Høst 2018: Utforme strategiske ambisjoner og mål for rekruttering av ansatte ved UiT