MN-fakultetet: Administrativt utviklingsprosjekt

Transkript

1 MN-fakultetet: Administrativt utviklingsprosjekt Arbeidsgruppe for personal og driftsstøtte Referat fra møte 7.november 2014 Tilstede: Andrea Grimnes, Anne Lien, Astrid Breivik, Bjørn Arild Pettersen, Linda Vagtskjold, Elin Pedersen, Tove-Lise Størksen Forfall: Jan Petter Hansen, Nina Berg-Johannesen Referent: Kristine Breivik 1) Hovedtema: Saksbehandling på ett nivå Forberedelse i forkant: Besøk på Det medisinsk-odontologiske fakultet (MOF) (eget referat) Spørsmål sendt saksbehandlere innen personaladm. ved MOF om deres erfaringer med ny organisering I møtet: Innledning med gjennomgang av ulike modeller (se vedlegg) Andrea: Dagens modell hos oss på MN og hvordan de har organisert seg på MOF Kristine: Blandingsmodellen ved SV-fakultetet og MN-UiOs organsiering av personalseksjonen og planer om full sentralisering av økonomifunksjonene Andrea refererte også mailrespons fra personalmedarbeiderne ved MOF og notat fra Linda. Andrea presenterte også innspill fra Jan Petter Hansen (se vedlegg). Innspillene fra Jan Petter Hansen vil arbeidsgruppen drøfte nærmere. Momenter fra diskusjonen - dagens utfordringer: Rekruttering vitenskapelige stillinger: Mye er bra hos oss i dag Vi har utfordringer knyttet til de vitenskapeliges oppgaver i rekrutteringsprosessen o Behov for utlysningstekst fremmes ofte sent o Utlysningstekst ( faglig del skrives ofte kun på engelsk kan en kun utlyse på engelsk? Oversettelse til nynorsk ofte en tidstyv. o Sakkyndigkomiteen har en utfordrende jobb som tar tid, men stor variasjon fra komite til komite God mal for hvordan man skal skrive sakkyndige bedømmelser og innstillinger Når en sak skal gå mellom nivåene, så tar dette noe tid God erfaring med å sende med ut mal for innfylling av fagligdel, og begynne å tenke på sammensetning av komitee parallelt. (MOF:Lager en fremdriftsplan fra dag 1. Jobber hardt med å holde planen) Oppsummerende konklusjon: Bør gjennomføre en analyse av en rekrutteringsprosess hvor trykker skoen hvor kan vi få til innsparinger? o Kan bruke flytdiagram for prosessen (Andrea har eksempel på hvordan dette kan gjøres) o Dialog med prosjektledere?

2 2 Samarbeid og sårbarhet: Faglig fellesskap er viktig, utfordrende når det bare er en personalmedarbeider på hvert institutt. Har ikke faglig felleskap i dag (personal) Kunne brukt personalforum til BestPractice God dialog institutt-fakultet, men ikke systematisk dialog. Fast oppfølging mellom institutt og fakultet ville vært bra. Mye å hente på fellesmøter med instituttene Trenger tydeligere rollebeskrivelser Hva legger vi i begrepet ett nivå og foreløpig retningsvalg for gruppens videre arbeid Gruppens inntrykk er at personaladministrasjon ved vårt fakultet generelt oppfattes som profesjonell og god. Saksbehandling på ett nivå kan oppnåes ved å se etter en ny organisering av det personaladministartive arbeidet, men det er også mulig å se etter tiltak som kan bidra til saksbehandling på tilnærmet ett nivå innen dagens organisering. Rekruttering: Hva kan vi oppnå med ny organisering? Tankeeksperiment skissert av Andrea: Skal vi sentralisere ansvar for rekrutteringsprosessene på fakultetet? Forutsetning: Bestillerfunksjon og innstillende myndighet forblir på institutt. Hva kan vi oppnå: Kvalitet (fremdriftsplan for prosessen, bistå i alle ledd) Likebehandling Effektivitet (en saksbehandler følger saken fra a-å) Nøytralitet til rekrutteringsseksjonen Spennende for fakultetsmedarbeidere å komme ut i miljøene Faglig fellesskap Bedre ressursbruk (frigjøre tid til andre oppgaver) Mindre sårbart (en rekrutteringsseksjon som tar ansvar for fremdrift i alle rekruteringssaker) Motargumenter: Krever rendyrking av oppgavene på fakultetsnivå Mindre attraktive stillinger? Dimensjonering av fakultetssekretariatet må endres Personaladministrative stillinger på instituttnivå mister spennende arbeidsoppgaver. Kan bli blandingsstillinger hvis det ikke er personalrelaterte oppgaver nok til å fylle en stilling. Svært ulike størrelser på instituttene vil kreve mange typer løsninger for å få dette til. Lengre avstand til den enkelte forsker, med mindre mulighet til å se den enkeltes behov Videre oppfølging: Vi må diskutere de ulike alternativene for organisering Vi må fokusere på det vi er god på slik at vi tar vare på dette uavhengig av hvilken modell som velges

3 3 Andre tema som ble omtalt i diskusjonen: Lederstøtte vil trenges på begge nivå Vi må ha beredskap for å håndtere tunge personalsaker bør bygges opp på fakultetet Mottak av våre nye medarbeidere er utfordrende 63% er nå utlendinger (stipendiat, postdoctor og forskere) dette er også et fokusområde for det sentrale prosjektet. Arbeidsgruppen mener SIM (sentralt senter for internasjonalisering og mobilitet) bør utvides/styrkes. Førstelinjetjenesten behov for fellesekspedisjon på Realfagbygget? 2) Gjennomgang av tiltaksliste foreslått i forenklingsprosjektet 2012 Arbeidsgruppen gikk igjennom 36-punktslisten som fulgte med sakspapirene. Oppsummert viste analysen følgende status: Forenklingsprosjektet 2012 Gjennomgang av forslag 1-36 Gjennomført I prosess Utgår på grunn av nytt reglement el Bør følges opp av arbeidsgruppen Krever politisk påvirkning I sentralt prosjekt Tiltakene som arbeidsgruppen bør følge opp: 12: Komitearbeid rekrutteringsstillinger deltakelse fra prosjektleder/forskningsgruppeleder 13: Innstilling bør inneholde omtale av kravene om pedagogisk basiskompetanse 16: Utarbeidelse av habilitetsveileder 17: Utarbeide veiledning for deltakere i rekrutteringsprosesser 24: Rutiner i forbindelse med oppnådd pensjonsalder (70 år) 33: Rutinebeskrivelser Det var i tillegg enighet om at tiltakene 5,8,11,12, 13, 25, 34 og 35 bør tas opp som sak i neste personalforum. For noen av tiltakene er dette kun orientering, i andre tilfeller for å starte prosessene for å arbeide videre med tiltakene. 3) Hva skal være gruppens fokusområder fremover? Tema i neste møte: Mottak/opplæring av nye medarbeidere innen personalfeltet Kompetanseheving Gjennomgående tema: Organisering av personalarbeidet ved fakultetet Maler, rutiner og veiledning

4 4 Andre tema: Førstelinjetjenesten Bestillinger til andre: Førstelinjetjenesten (Kristine og Nina følger opp) Hva kan legges til en fellesekspedisjon ved Realfagsbygget, hvordan kan denne bemannes? Hvilke arbeidsprosesser /oppgaver i førstelinjen er tjent med felles rutinebeskrivelser og felles støttesystem. Personalforum (Kristine og Astrid følger opp) Ny organisering av personalforum Hva haster det å få ut på Ressursdatabasen? Hva savner dere i verktøykassen? Status og oppfølging av punkter fra Forenklingsprosjektet 2012 Personalmedarbeidere på fakultetet (Andrea og Astrid følger opp) Be om hjelp til oppdatering/kvalitetssikring av sjekklistene for personaladministrative oppgaver utarbeidet til forenklingsprosjektet i 2012 (vedlegg A1-A20). 4) Hvordan involvere vitenskapelig ansatte Det skal lages en enkel survey som sendes gruppeledere der det stilles spørsmål om hva de ser som styrker ved dagens personaladministrasjon, hva de savner og hva som kan bli bedre. 5) Forslag «Quickwins» uke 45, og oppfølging av allerede foreslåtte tiltak Det fremmes ikke nye Quick Wins denne uken, men vi følger opp allerede foreslåtte tiltak. Personalforum har møte uke 47, der de har ny organsiering og møtefrekvens på agendaen, i tillegg til bestillingen som kommer fra arbeidsgruppen denne uken. Forenklingsprosjektet 2012 sin prosessoversikt (vedlegg til rapporten) bør legges på personal-wikien når kvalitetssjekket. Implementere endringer fremmet i brev til dekan så fort vedtak er fattet. 12.november 2014 Andrea Grimnes og Kristine Breivik

5 5 Vedlegg til referatet: Kort oppsummert om modellene ved MOF og MN-UiO (som begge kan sammenliknes med vårt fakultet i størrelse og aktivitet) Begge gir tilbakemeldinger om at de er fornøyd med ny organisering. De har oppnådd mye av det de ønsket knyttet til mer effektive og mindre sårbare arbeidsprosesser. MN-UiO har en helt sentralisert personalseksjon ved fakultetet (fra 2004), der instituttene er bestillere. MOF har valgt en organisering der alle innen personaladministrasjon er tilsatt på fakultet (fra 2013). De er fordelt på to seksjoner en rekrutteringsseksjon og en personalseksjon. Rekrutteringsseksjonen sitter på fakultetsnivå, men har saksbehandlingsansvar for all rekruttering fra a-å i tett samarbeid med instituttene. Personalseksjonen er tilsatt på fakultet med de rettigheter det gir, men har arbeidsplass på hvert sitt institutt og har ansvar for all personaloppfølging fra og med tilsetting. MOF viser imidlertid også til noen mindre utfordringer først og fremst innen personalseksjonen, knyttet til 1) lojalitet (institutt eller fakultet), 2) fellesskap og 3) oppnå lik saksbehandling. MOF s råd til MN er at vi ikke må kopiere, men finne en organisering som passer vårt fakultet. Viktig å ha i mente at utgangspunktet til MOF før omorganisering var annerledes enn vårt. Innspill fra Jan Petter Hansen 1) Rekruttere til ledige stipendiatstillinger kun en gang i året for hele fakultetet under ett (felles utlysning med en felles sakkyndigkomite der flere fagområder er representert) 2) Effektivisere sakkyndigkomiteenes arbeid ved bedømmelse av søkere til fast vitenskapelige stillinger, ved å invitere sakkyndigkomiteens medlem til instituttet for en felles arbeidsøkt over 1-2 dager, der bedømmelsen ferdigstilles. 3) Gode utvelgelsesprosesser som sikrer rett tilsetting også i teknisk-/administrative stillinger. 4) Bedre møtekulturen gjennom makstid på en time og maler for hvordan skrive korte referater og rapporter.