Om fellestjenester for Personalforvaltning

Transkript

1 Om fellestjenester for Personalforvaltning Dette notatet er et tillegg til det notatet om Fellestjenester for personalforvaltning inkludert fastlønnsattestasjon som ble levert til universitetsdirektøren , ref. sak 2016/1514 (journalpost 39). Vi viser også til universitetsdirektørens beslutningsnotat av , der det framgår at: - Oppgavene som har vært utredet på området er for uensartede til at man kan gjøre et enkelt valg mellom de modellene som skisseres i forslaget - Det gjenstår et arbeid med omfang og avgrensing, der det må vurderes mer inngående hvilke oppgaver som egner seg for å inngå i en gjennomgående fellestjeneste og hvilke som bør løses på nivå 2 - Tjenesten er ikke forsøkt dimensjonert. Dimensjoneringen vil avhenge av endelig avgrensing, oppsett av andre fellestjenester, organisatoriske valg og hvilke ressurser som gjøres tilgjengelig Avdeling for personal og organisasjon (POA) gir i dette notatet noen presiseringer av forslagene, med hensyn til de to første punktene i universitetsdirektørens tilbakemelding. Notatet inneholder ikke konkret dimensjonering av tjenestene, som blir viktig i det videre arbeidet etter at det er tatt beslutning om avgrensning og omfang. Forslagene representerer POAs vurderinger, men er basert på tidligere arbeid og workshop med personalsjefene Det er sett hen til vurderinger som er gjort av arbeidsgruppa for framtidig organisering av administrasjonen ved UiT. Forslagene innebærer å gjøre noen skiller mellom oppgaver innenfor området som bør løses gjennomgående ved institusjonen (fellestjenester), og oppgaver som bør utføres ved og for den enkelte enhet med lokalt eide ressurser. 1. Om nåsituasjonen og behov for endringer Som omtalt i notatet av er personalforvaltning et stort arbeidsområde som omfatter mange typer oppgaver, og i utgangspunktet hele ansatteforholdet fra tilsetting til avgang. Mange av oppgavene er nært knyttet til lederoppgaver, slik at den administrative støtten som skal gis må skje i dialog med og være tilgjengelig for ledere og ansatte. Området grenser inn til andre administrative tjenester/funksjoner ved UiT, som NAV-team, rekruttering, lønn og mobilitet. I tillegg til de typer oppgaver og saker som det ble gitt oversikt over i det første notatet, omfatter området generelt informasjonsarbeid, svar på forespørsler fra ledere og ansatte, dialog/rådgiving overfor ledere og ansatte, og arbeid med utvikling av regelverk, maler, verktøy og arbeidsmåter. Dagens arbeidsorganisering på området personalforvaltning er slik at noen oppgaver utføres felles for hele UiT, noe utføres på nivå 2 (hvert fakultet, TMU, UB, Administrasjonen), og noe utføres på institutter, sentre og avdelinger. Organisering og ressursbruk varierer mellom enhetene. Noen fakulteter har fakultetsvise personaltjenester, noen har institutter med personaladministrative ressurser, og gjennomgående er det slik at kompetanse, tjenestenivåer og ressursbruk varierer mellom enhetene. For hver enhet er det også slik at volumet av mange typer saker (eks. opprykk, permisjoner, personalsaker) varierer gjennom året, som gir utfordringer med hensyn til kompetanse og effektivitet i oppgaveløsningen. 1

2 POAs forslag innebærer at det ved UiT blir tatt et mer samlet grep med hensyn til hvordan oppgavene innenfor personalforvaltning skal utføres, basert på en helhetlig tenkning om hva som er mest hensiktsmessig, jf. universitetsdirektørens beslutning om å etablere flere felles funksjoner på området. Nytt design av den operative arbeidsdelingen og arbeidsprosessene må også ta hensyn til at UiT er et flercampus-universitet, og til mål og muligheter for digitalisering. De viktigste endringene sammenlignet med nåsituasjonen bør være knyttet til: Mer likebehandling og felles praksis: Ansatte og ledere ved UiT bør ha tilgang på det samme tjenestetilbudet innenfor personalforvaltning, uavhengig av størrelse eller økonomi på et fakultet eller institutt, og med samme kvalitet. I forvaltningen må UiT må ivareta likebehandlingsprinsippet og utøve ens praksis i forhold til regelverk og retningslinjer. Effektivitet og profesjonalitet i arbeidsprosesser: Oppgaver bør utføres av medarbeidere og team som har riktig og sammensatt kompetanse, med riktige nivåer av spesialisering og profesjonalitet, med effektive verktøy og praksiser, og med muligheter for å bruke kapasitet på aktuelle saker og områder, og få til utvikling og kompetanseheving både for tjenesten, ansatte og ledere. 2. Oppgaver som bør ligge til enhetene Hva som er en «mest hensiktsmessig» arbeidsorganisering innebærer en samlet vurdering der hensyn kan stå mot hverandre. Et hensyn som har vært viktig i nåværende organisering, er den enkelte enhet sine muligheter for å dimensjonere og disponere egne ressurser på området, tilpasset enhetenes ulike behov og muligheter. Dette har gitt klare fordeler, men også ulemper med høy samlet ressursbruk, og utfordringer med ulike tjenestenivåer, likebehandling og kompetanse. POA mener at det også i ny organisering er hensiktsmessig å sørge for at hvert fakultet disponerer ressurser som er viktige for enhetens videre utvikling (stabsfunksjoner), det vil si å yte administrative tjenester og rådgivning som direkte understøtter UiTs faglige organisering og ledelse. Administrasjonen bør være en god støttespiller for å lede og utvikle enhetens oppgaveløsning på kjerneoppgavene. POA mener også at det bør etableres en arbeidsdeling mellom fellestjenester og fakultets-/enhetsvise tjenester som gjelder løpende driftsoppgaver. Oppgaver som bør ivaretas ved hver enhet er administrativ støtte til: - Forberedelse og oppfølging av saker til beslutningsorganer ved enheten (fakultetsstyre, instituttstyre, råd og utvalg), inkludert enhetens strategier og planer (ikke saker om tilsettinger og forlengelser) - Planlegging og rapportering om enhetens virksomhet, inkludert ressursplanlegging - Rådgivning til ledere for fakulteter og institutter, som gjelder ledelse og utvikling av enheten - Koordinering av enhetens aktiviteter og møteplaner - Utvikling av enhetens samarbeidsformer og arbeidsmiljø - Utvikling av enhetens ansatte (i samarbeid med fellestjeneste) - Ivaretakelse av lederes personalansvar for enhetens ansatte - Medbestemmelse og samarbeid med lokal vernetjeneste 2

3 - Mottak av nyansatte og gjesteforskere/-undervisere (kontor mv, ihht rutine) - Personalarrangementer for enheten - Emeritusforvaltning - Innspill til lønnsvurderinger for enhetens ansatte - Felles reisebestillinger - Andre tjenester som er særegne for hvert fakultet/underliggende enheter - Kunne gi råd til ledere og ansatte om UiTs administrasjon, og være et bindeledd til administrative funksjoner utenfor egen enhet (særlig i en overgangsfase) POAs vurdering er at disse oppgavene bør være organisatorisk og ressursmessig forankret ved den enkelte enhet. Hensikten er å støtte opp under lederes behov for god styring og ledelse av virksomheten, ivareta lokal medvirkning og medbestemmelse, og å utføre driftsoppgaver som gjelder enheten og som ikke er hensiktsmessig å utføre mer felles for UiT. Hver type oppgave bør understøttes med gode felles ordninger, ressurser og nettsider, og med koordinering og nettverk på tvers av UiTs organisasjon. Som et klart utgangspunkt mener POA at disse oppgavene i stor grad bør samles på nivå 2 i UiTs organisasjon (fakulteter), ut fra hensyn til likt tjenestetilbud overfor fakultetets enheter, ledere og ansatte, og reduksjon av sårbarhet i tjenestene. Personalfunksjoner bør være en del av fakultetets administrasjon, enten som egen enhet, sammen med andre funksjoner, eller i fakultetsledelsens stab. På instituttnivå er det behov for å understøtte ledelse og utvikling av instituttet (kontorsjef/rådgiver) og å ivareta oppgaver som er særegne for hvert institutt. POA foreslår at hvert fakultet bør vurdere hva som er den mest hensiktsmessige arbeidsdelingen innad ved eget fakultet, ut fra en forutsetning om at ressurser og kompetanse i størst mulig grad bør samles på fakultetsnivå. Vi foreslår også at hvert fakultet skal dimensjonere de ulike tjenestene som inngå, med forutsetninger om krav til effektivisering og at tjenester som skal leveres felles for UiT ikke skal dubleres. 3. Oppgaver som bør ivaretas felles ved UiT POA la i november fram forslag til en fellestjeneste som kan ivareta de fleste oppgavene innenfor personalforvaltning, men etter dialog med fakultetene og en ny vurdering ser vi det altså ikke som hensiktsmessig at alle oppgaver på området skal løses felles for institusjonen. Det vi anser som viktigst for UiT, er at vi sammenlignet med nåsituasjonen får lagt til rette for å oppnå noen tydelige effekter av ny arbeidsorganisering på tre deler av området: 1. Saksbehandlingsoppgaver som i stor grad er regelstyrte, rettighetsbaserte og/eller transaksjonsbaserte, som i liten grad er avhengig av lokal stedlig kompetanse, og som retter seg mot ansatte generelt. Eksempler er søknader om permisjoner, endringer i arbeidsforhold, sykdom, ulike former for registreringer i personalsystemene mv. 2. Oppgaver som krever spesialistkompetanse og hvor volumer per enhet er lavt. Eksempler er arbeidsrettslige vurderinger som for eksempel oppsigelser og tjenstlige reaksjoner, konflikthåndtering, lønnsforhandlinger, HR-analyse, spesialfunksjoner innen HMS og beredskap mv. 3

4 3. Oppgaver som er knyttet til organisasjons- og medarbeiderutvikling, i henhold til vedtatte strategier, tildelingsbrev/utviklingsavtale, hvor det er behov for å bruke ressursene mer samlet og koordinert. Eksempler er policyutvikling, organisasjonsutvikling, og utvikling og gjennomføring av tiltak for karriere- og kompetanseutvikling for UiTs ansattegrupper. POA foreslår at det på disse tre prioriterte områdene blir etablert felles funksjoner (tjenester og løsninger) for UiT som helhet. Vi mener at dette vil gi gevinster både i form av effektivitet, kvalitet og likhet i tjenestetilbudet, og slik at UiT får tydelige og lett tilgjengelige tjenester til bruk for ledere og ansatte. Det må være en forutsetning at det på hvert område blir tatt et tydelig leveranseansvar for oppgaveløsningen for UiT som helhet, med strukturerte og forutsigbare samarbeidsflater med ledere i UiTs organisasjon, og med tilgrensende tjenesteog forvaltningsområder. POAs vurdering er at en samling av saksbehandlings-, spesialist- og utviklingsfunksjoner innen området personalforvaltning vil skape rom for: - Effektiviseringsgevinster i form av ressursbesparelser - Kvalitetsgevinster i form av likebehandling, påregnelighet og muligheter for å skape utvikling på prioriterte områder - Gevinster i form av redusert sårbarhet og et likere tjenestetilbud til ansatte og ledere ved UiT Mer om hvilke oppgaver som inngår på hvert av de tre områdene 1 : 3.1 Saksbehandlingsoppgaver Dette er et bredt spekter av oppgaver som dreier seg om den ansattes liv i organisasjonen. - Ved mottak av signert arbeidsavtale fra ansatt registrere denne i personalmappe og Paga. Dette genererer lønn og er utgangspunkt for tilganger - Forlengelse av midlertidig stilling i samarbeid med leder vurdere behov og om det er lovhjemmel for midlertidig ansettelse, skrive tilbud om forlenget ansettelse og motta signert arbeidsavtale som i punktet over. - Bistå leder med veiledning til nye ansatte i bruk av Paga, rutiner og personalreglement - Informasjon, oversikt over og saksbehandling av sidegjøremål - Informasjon om og oversikt over jubileum, bursdager og påskjønnelser - Saksbehandling av søknader om opprykk - Saksbehandling av søknader om lønnslån - Saksbehandling, veiledning og rapporter om HTA punkt (vurdere lønnsplassering 12 mnd. etter ansettelse og ved overgang fra midlertidig til fast stilling) - Saksbehandling og veiledning om seniordager - Saksbehandle saker om forlenget ansettelse ut over 70 års aldersgrense - Saksbehandle søknader om forskudd på lønn - Veilede ansatte og ledere i spørsmål om pensjon og AFP - Oppfølging av ansatte på kvalifiseringsvilkår (blir de gitt anledning til å kvalifisere seg, skal stilling avsluttes eller omgjøres til fast stilling) 1 Oversikten skal kvalitetssikres ytterligere som del av det videre arbeidet. 4

5 - Holde oversikt over dokumentasjon for tredjelandsborgere (pass og oppholdstillatelse) - Følge opp at arbeidsgiver har kopi av gyldig oppholdstillatelseskort for tredjelandsborgere til enhver tid - Følge opp at arbeidsgiver har dokumentasjon på trygdetilhørighet for ansatte som utfører arbeid i flere land - Veilede ansatte som skal reise på kortere eller lengre utenlandsopphold (i samarbeid med fellestjeneste mobilitet) - Veilede ansatte og ledere om regelverk sykefravær og oppfølging av sykemeldte, samt godkjenne registrert fravær (i samarbeid med NAV-teamet) - Veilede ansatte og ledere ved langtidssykefravær (i samarbeid med NAV-teamet) - Veilede ansatte og ledere om regelverk ved fravær pga. barns sykdom, og godkjenne registrert fravær - Veilede ansatte og ledere om avvikling av ferie, holde oversikt over avviklet ferie, bistå ledere i å påse at ferie avvikles - Saksbehandle og veilede om permisjoner (velferd, utdanning, omsorg, ulønnede permisjoner) (samarbeid med NAV-team om foreldrepermisjoner) - Forlengelse av stipendiat- og postdoktorstillinger pga. foreldrepermisjon, sykdom og ammefri (veilede ledere og ansatte, holde oversikt over fravær som gir krav på forlenget ansettelse, skrive tilbud om forlengelse og registrere signert arbeidsavtale) - Ansattes egen oppsigelse (saksbehandling, informasjon og registrering) - Opphør av midlertidige stillinger (saksbehandling, informasjon og registrering) - Ta ut rapporter, statistikker og gjøre analyser (eks. oversikt over midlertidige ansettelser ved en enhet og veilede om rettigheter og handlingsrom) 3.2 Spesialistfunksjoner Dette er oppgaver som krever høy og spesialisert kompetanse, hvor saksmengde per enhet er lav, og hvor det er forvaltningsmessige krav til likebehandling og høy kvalitet. - Hovedavtale og Tilpasningsavtale (medbestemmelse): ivareta arbeidsgivers partsrettigheter på fellesnivå, dialog og samarbeid med hovedtillitsvalgte, forberede og gjennomføre informasjon, drøfting og forhandlinger med hovedtillitsvalgte - Hovedtariffavtale og særavtaler (lønnspolitikk): lønnsforhandlinger iht. HTA pkt , og 2.5.3, utvikle lønnspolitikk - Arbeidsrett: oppsigelser, disiplinærreaksjoner (advarsel, ordensstraff, avskjed, suspensjon), omplassering/overtallighet (vurderinger om fortrinnsrett og muligheter for andre stillinger ved UiT), rettsaker - Organisasjonsendringer (omstillinger, saksbehandling, vurderinger, utredning og gjennomføring, forvaltning av UiTs organisasjonsstruktur/stedkoder - Lederstøtte/rådgivning innenfor personal og organisasjon (generelt) - Vanskelige personalsaker: rådgivning og oppfølging - Konflikthåndtering - Utarbeidelse av rutiner, maler, retningslinjer, bestemmelser - Varslingssaker - Saker fra/til Sivilombudsmannen og Likestillings- og diskrimineringsombudet - Likestilling/mangfold - Valg - HR Analyse/rapportering 5

6 - Systematisk HMS-arbeid og spesialistfunksjoner på området - Systematisk arbeid med beredskap og spesialistfunksjoner på området - Lærlingeordning - IA-avtale inkludert systematisk sykefraværsoppfølging (i samarbeid med NAV-team) - EUs charter and code (i samarbeid med fellestjeneste mobilitet) - Forvaltning av HR-informasjon og ressurser (intranett, personalportal) - Utvikling av systemer og verktøy, innføringsløp, opplæring og samarbeid i sektoren 3.3 Oppgaver knyttet til organisasjons- og medarbeiderutvikling Dette er oppgaver som i mindre grad er lovpålagte, regelstyrte og systembaserte, og som er knyttet til strategisk basert utvikling av UiTs organisasjon, ledere og ansatte. Oppgaveløsning på disse områdene må skje i nært samarbeid med ledere og ved UiTs enheter, og være basert på vurderinger av faglige behov, muligheter og kompetanseplaner for enhetene. Fellestjenesten skal være rådgiver og støttespiller i å lage handlingsplaner og tiltak, gi lederstøtte, og sørge for gode opplegg, verktøy, koordinering og gjennomføring av tiltak på områdene: - Medarbeiderutvikling - Opplegg for medarbeider-/utviklingssamtaler og lønnssamtaler - Lederstøtte og opplæring til gjennomføring - Legge til rette for strategisk bruk og utvikling av god praksis - Kompetanseutvikling for ansatte i vit. og tek. /adm. Stillinger - Kompetanseplaner - Forvaltning av kurskatalog - Koordinering og gjennomføring av interne kurs - Synliggjøre og koordinere eksterne muligheter - Lederutvikling - Opplegg for lederutvikling for ulike grupper (lederprogram) - Gjennomføre samlinger, erfaringsutveksling og opplæring - Karriereutvikling - Opplegg for karriereutvikling i ulike stillinger - Ordning for opprykk - Ordning for FOU-termin (samarbeid med forskningsadministrasjon) - Karrieretiltak for prioriterte grupper - Kartlegging og utvikling av arbeidsmiljø - Utvikling av arbeidsorganisering, team og arbeidsprosesser, herunder digitalisering - Organisasjonsutvikling Strategisk forankring for samling av UiTs krefter på disse områdene er knyttet til mål om at UiT skal ha gode ordninger for kompetanse- og karriereutvikling. Vi viser også til krav fra KD i Tildelingsbrev for 2018 om at personalet skal stimuleres til faglig utvikling gjennom hele karrieren, at karriereveiledningen må styrkes, og krav i Utviklingsavtalen om systematisk karrierepolitikk. POAs vurdering er at disse målene best kan oppnås gjennom et helhetlig arbeid for hele institusjonen, hvor ressurser, kompetanse og prioriteringer blir knyttet til fellesskapet og ikke den enkelte enhet. 6

7 4. Organisering og dimensjonering av fellestjenester POA har ikke tatt stilling til hvilken organisatorisk løsning som bør velges for nye/nyetablerte felles funksjoner på området personalforvaltning, inkludert delområdene fastlønnsattestasjon og medbestemmelse. Avdelinga vil gi et forslag i forbindelse med høringen om ny organisasjonsstruktur for administrasjonen (jf. frist ), og vil da foreslå at områdene personalforvaltning, rekruttering, attestasjon av variabel lønn, NAV-team og mobilitet blir vurdert i sammenheng. Det skal gis forslag til organisering i seksjoner og faggrupper/team, som gir tydelige ansvarsforhold for de ulike typer oppgaver. I henhold til tidsplanen for Adm2020-programmet skal det arbeides med organisasjonsstrukturen fram mot styremøtet 8.3, og med operasjonalisering av strukturen i form av bemanningsplaner fram mot Som del av dette arbeidet må det utarbeides konkrete dimensjoneringer av oppgaveløsningen på de typer oppgaver som inngår i området personalforvaltning. Det må gjøres beregninger av ressursbruk og kompetansebehov for ulike typer oppgaver, vurderes hvilke oppgaver som hører sammen, og det må arbeides kort- og langsiktig med arbeidsdeling, saksflyt og løsninger for tjenesteleveranser, inkludert digitalisering. Det må også arbeides med strukturering av team og faggrupper, og med hvordan tjenesteproduksjonen bør være distribuert ved UiTs lokasjoner, inkludert hvilke oppgaver som kan ivaretas ved ulike campuser. Dette arbeidet er så langt ikke gjort. Vi vet fra den oppgavekartleggingen som ble gjennomført i august 2017 at 155 personer (85 årsverk) har oppgitt å ha oppgaver innenfor personalforvaltning. I tillegg kommer ressursbruk på områdene fastlønnsattestasjon (78 personer/48 årsverk) og medbestemmelse (63 personer/30 årsverk). I disse tallene kan vi anta at det er betydelig overlapp, og at lederes tidsbruk inngår i tallene. Selv med betydelig effektivisering og spesialisering kan det antas at felles team og faggrupper innenfor området personalforvaltning bør være fordelt på flere bygg og eventuelt campuser. POA foreslår at arbeidet med dimensjonering og nærmere organisering settes i gang så snart universitetsdirektøren har tatt stilling til spørsmålene om oppgaveportefølje og avgrensninger av fellestjenestene innenfor personalforvaltning, som er forsøkt belyst i dette notatet. Arbeidet bør gjennomføres i løpet av februar, og i nært samarbeid mellom POA og fakulteter/ avdelinger. Nærmere om tidsplan: Februar: - Dimensjonere fellestjenesten i forhold til saksmengde og sakstype - Beskrive arbeidsprosessene og kompetansebehovet (kunnskap, ferdigheter og holdninger) i tjenesten - Vurdere og foreslå seksjons- og teamorganisering; basert på stillingstype, enheter eller andre muligheter - Beskrive lederes arbeids- og ansvarsområder Mars - mai: Innpassering av leder, teamledere og medarbeidere i tjenesten 1. august: Operativ drift Høst 2018: Utforme strategiske ambisjoner og mål for personalforvaltning ved UiT 7