Veileder for innplassering av ansatte

Transkript

1 Veileder for innplassering av ansatte Fase 3 (3.1 og 3.2) møte med avdelingssjefer Prosjekt virksomhetsoverdragelse

2 Intensjon med veilederen Redegjøre for rettslige begreper og tillitsvalgtes rolle i innplasseringsprosessen. Beskrive prosessen med innplassering av ansatte i nye Stavanger i forbindelse med kommunesammenslåingen. Verktøy for direktører og ledere i innplasseringsprosessen. Tilrettelegge for forutsigbarhet for ledere og ansatte. 2

3 Innledning Virksomhetsoverdragelse i arbeidsmiljøloven kap.16 Automatisk videreføring av arbeidsforholdet hos ny arbeidsgiver Ingen ansatte blir sagt opp som direkte følge av kommunesammenslåingen, men noen vil få endringer i ansettelsesforholdet. Dersom stillingen faller bort, vil kommunen søke frivillige løsninger, eventuelt gå til endringsoppsigelse med tilbud om endret eller annet arbeid ved sammenslåingen Ansatte beholder sine lønns- og arbeidsvilkår som følger av tariffavtale Ansatte som går over til lavere lønnet stilling vil ha rett til å beholde sin nåværende lønnsplassering Arbeidsgiver v/leder skal aktivt involvere tillitsvalgte og sikre at medbestemmelse blir ivaretatt i tråd med hovedavtalen og AML. Kommunale foretak er også omfattet. 3

4 Utvalgskrets Kriterier for utvelgelse kan være type stilling, stillingens grunnpreg, og ansvarsområde. Tjenesteområdene vil være naturlig utgangspunkt for avgrensning. Utvalgskrets skal drøftes med prosjekttillitsvalgte på direktørnivå og det anbefales at det oppnås enighet med de tillitsvalgte. Foreløpige lister over utvalgskrets i fase 3.1 er utarbeidet av prosjektet. Må kvalitetssikres og oppdateres av direktør med bistand fra dedikerte HR-Ressurser Direktørene som ikke har dedikerte HR-Ressurser kan få bistand fra prosjektet 4

5 Overtallighet Eksisterer i realiteten ikke før , men vi bruker begrepet foreløpig overtallig Ansatte som ikke blir innplassert i ny kommunestruktur er foreløpig overtallige Ansatte som blir definert som foreløpig overtallige vil bli vurdert for annet passende arbeid Annet passende arbeid er ledige stillinger som ingen innehar i kommunene som slås sammen, jfr. ansettelseskontroll, naturlig avgang mv. Hele kommunen vil bli vurdert. 5

6 Kriterier for innplassering Der hvor flere ansatte er aktuell for sammen stilling, foretas innplassering i stillingene etter følgende avtalte kriterier: - Kompetanse (formalkompetanse og realkompetanse) - Personlig egnethet (innsats, samarbeidsevne, resultater, mv.) - Ansiennitet (tjenesteansiennitet) Kompetanse og personlig egnethet er avgjørende og vil telle likt, og der ansiennitet avgjør under ellers like vilkår. For lederstillinger innebærer personlig egnethet bl.a. lederegenskaper, ledererfaring og målbare resultater. Se lederprinsipper for nye Stavanger. Ansiennitet forstås som tjenesteansiennitet og regnes fra siste faste ansettelse i Stavanger, Rennesøy eller Finnøy eller fra dato for midlertidig ansettelse når arbeidsforholdet gikk direkte over til fast ansettelse Informasjon vedr. kompetanse, personlig egnethet og ansiennitet innhentes gjennom kompetansekartlegging, kartleggingsskjema og evt. referansesjekk fra tidligere/nærmeste ledere 6

7 Rettskrav Dersom en nyopprettet stilling medfører en vesentlig grad av videreføring av en bortfalt stilling vil tidligere innehaver av stilling kunne ha rettskrav på stillingen. Ledere må vurdere konkret i forhold til stillingens innhold før og etter sammenslåingen om det foreligger rettskrav. Endring av stilling som følge av nye ansvarsområder, ledelsesnivå, størrelse på område, kompetansekrav, antall ansatte eller tilsvarende, vil være relevante vurderingsmomenter. Rettskrav innebærer at den ansatte vil ha rett til å bli vurdert for stillingen, men ikke en automatisk rett til å bli innplassert i stilling. Den ansatte er også selv ansvarlig for å fremme krav om rettskrav, senest i kartleggingssamtale med ny leder. 7

8 Endring i stilling Søke frivillige løsninger med de ansatte om endringene i arbeidsforholdet. Skriftlig avtale Behøver ikke være en stilling med samme ansvars- og lønnsnivå, men den ansatte beholder sin lønn som en personlig ordning. Det skal tilstrebes å tilby en stilling som er så lik som opprinnelig stilling som mulig. Ved vurderingen av om arbeidstaker er kvalifisert for stillingen, skal det tas hensyn til både faglige og personlige kvalifikasjoner. Vurderingstemaet er om arbeidstakeren kan utføre det på en rimelig god måte, selv om andre måtte antas å ville kunne ha utført det bedre. I de tilfeller det ikke oppnås en frivillig løsning må det foretas en endringsoppsigelse.

9 Rollebeskrivelser Prosjekttillitsvalgte/tillitsvalgte Være med å drøfte organisering og bemanningsplan for det enkelte direktørområdet Være med å drøfte bemanningsprosessen, og utvalgskrets. Være med å drøfte foreløpig innplasseringen/utvelgelse/annet passende arbeid. Bistå ansatte i samtaler med arbeidsgiver etter behov. Prosjekt virksomhetsoverdragelse Sørge for å behandle innmeldte stillinger under ansettelseskontroll og vurdere om de kan lyses ut evt. om de må holdes ledige for senere innplassering. Ansvar for å holde oversikt over stillingene som holdes ledige og bistå direktør og leder med innplassering av foreløpig overtallige. Bistå direktørene ved fastsettelse av utvalgskrets. 9

10 Kartleggingssamtale Kartleggingssamtaler skal avholdes av direktører/avdelingssjefer, og vil være aktuelt for alle ansatte som er en del av utvalgskretsen, ref. kartleggingsskjema. Der hvor det ikke er innplassert avdelingssjefer i nye Stavanger (velferd og sosiale tjenester/barn, unge og familie) har direktør ansvaret for gjennomføring av kartleggingssamtalen med eventuell bistand fra nåværende konstituert avdelingssjef. I tillegg, og ved behov, bør det innhentes tilbakemeldinger fra tidligere/nærmeste leder/e på all relevant kompetanse hos den enkelte som relevant erfaring og erfaring i tilsvarende stilling, fagkunnskap, resultater, selvstendighet, innsats, samarbeidsevne mv. Arbeidstakers interesse for andre stillinger skal avklares i kartleggingssamtalen. Arbeidstakers synspunkter skal fremkomme i møtet, og arbeidsgiver kan bruke kartleggingsskjema som referat og som skal godkjennes av begge parter. 10

11 Status per 1.april 2019 Direktører og avdelingssjefer er innplassert. Fase 3: fra 1.april til 28.juni. Dette inkluderer ledere og øvrige ansatte. I tråd med intensjon om trinnvis innplassering er veilederens fase 3 nå delt i: Fase 3.1 som omhandler ledere i stab og støttefunksjoner og virksomhetslederstillinger (1.april 14.mai) Fase 3.2 som omhandler øvrige ansatte (15.mai til 28.juni) 11

12 Fase 3.1 innplassering av ledere Fase 3.2 innplassering av øvrige ansatte Oppstart fase 3: Direktør/avdelingssjef drøfter utvalgskrets med tillitsvalgte og gjennomfører kartleggingssamtaler Endelig innplassering av ledere innen 14.mai. Sendes til prosjektet v/tom Fossmark Direktør/avdelingssjef drøfter utvalgskrets (for øvrige ansatte) med tillitsvalgte og gjennomfører kartleggingssamtaler Prosjektet koordinerer og innplasserer foreløpig overtallige i samarbeid med direktører frem til 28.juni Alle ansatte er endelig innplassert 28.juni Fase 3.1 Fase 3.2 Møte med direktører og avdelingssjefer 4.april Foreløpig innplassering av ledere skal være ferdig drøftet 9.mai. og sendt til prosjektet v/tom Fossmark Foreløpig innplassering av øvrige ansatte skal være ferdig drøftet 21.juni og sendt til prosjektet v/tom Fossmark 12

13 Roller og ansvar fase 3 Dedikerte HR-ressurser Bistå direktører/avdelingssjefer med å: Utarbeide stillingsprofiler med kompetansekrav i de tilfeller ny bemanningsplan inneholder stillinger som ikke eksisteres i dagens tre kommuner Utarbeide utvalgskrets (i samarbeid med prosjektet) Bistå i kartleggingssamtaler etter behov Videresende til prosjektet vurderinger gjort for de stillingene hvor det er foretatt en innplassering basert på utvalgskrets og konkrete vurderinger ifm avtalte kriterier (flere aktuelle for samme stilling) Koordinere og ivareta foreløpig overtallige sammen med direktør/prosjektet Sikrer at alle i utvalgskretsen har hatt kartleggingssamtale 13

14 Roller/ansvar fase 3 Direktører/avdelingssjefer Direktører har det overordnede ansvaret ifm. innplassering men kan delegere oppgaver til avdelingssjefer/kommunalsjefer Direktører/avdelingssjefer må sørge for at utvalgskrets og foreløpig innplassering blir drøftet med tillitsvalgte innenfor gjeldende tidsfrister Direktører må koordinere på tvers av områdene dersom ansatte ønsker seg vurdert for stillinger utenfor det området de har sin opprinnelige kartleggingssamtale Prosjekt virksomhetsoverdragelse overordnet ansvar for å koordinere og innplassere foreløpig overtallige i ny bemanningsplan, og bistår ved fastsettelse av utvalgskrets (sammen med direktør og HR-ressurs) 14

15 Steg 1: Før innplassering av ansatte Hovedansvar: Direktør Medvirkende/bidragsytere: Tillitsvalgte, prosjekt virksomhetsoverdragelse/ HR-ressurs Detaljere dimensjonering, kompetansekrav, og roller og drøfte med de tillitsvalgte. Utarbeide stillingsprofiler med kompetansekrav i de tilfeller ny bemanningsplan inneholder stillinger som ikke eksisteres i dagens tre kommuner. Utarbeide utvalgskrets i samarbeid med dedikert prosjekttillitsvalgt. Melde inn ledige stillinger i tråd med ansettelseskontrollen. Melde inn til prosjektet så tidlig som mulig dersom det er ansatte som planlegger å gå av med pensjon, samt hvis det foreligger oppsigelser. Ha oversikt over ledige stillinger som annet passende arbeid innenfor eget direktørområde. 15

16 Steg 3.1 innplassering av ledere i stab og støttefunksjoner og virksomhetslederstillinger (1.april 14.mai) Hovedansvar: Direktør Gjennomfører: Direktør og aktuell leder Medvirkende/bidragsytere: Tillitsvalgte, prosjekt virksomhetsoverdragelse/ HR-ressurs Alle ledere i fast ansettelsesforhold, inkludert ansatte i permisjon som er en del av utvalgskretsen, skal ha en kartleggingssamtale med ny leder. Bruk elektronisk kartleggingsskjema. Direktør/aktuell leder må avklare om det er ansatte som har rettskrav til ny stilling. Der ansatte kan ha rettskrav skal dette avstemmes med prosjekt virksomhetsoverdragelse v/ leder. Som et resultat av kartleggingen må direktører/aktuelle ledere avklare seg imellom om ansatte kan være aktuelle for flere tjenesteområder. Direktører/aktuell leder drøfter foreløpig innplassering med dedikerte prosjekttillitsvalgte. Direktør/aktuell leder innplasserer ledere foreløpig og med frist 9.mai. Direktør/aktuell leder melder foreløpig overtallige ansatte til prosjekt virksomhetsoverdragelse v/prosjektleder. Direktør/leder foretar ny vurdering etter innspill fra tillitsvalgte, og foretar endelig innplassering. Endelig frist for innplassering av ledere er 14.mai. 16

17 Steg 3.2 innplassering av øvrige ansatte (15.mai 28.juni) Hovedansvar: Direktør Gjennomfører: Direktør og aktuell leder Medvirkende/bidragsytere: Tillitsvalgte, prosjekt virksomhetsoverdragelse/ HR-ressurs Alle i fast ansettelsesforhold, også ansatte i permisjon som er en del av utvalgskretsen, skal ha en kartleggingssamtale med ny leder. Bruk elektronisk kartleggingsskjema. Direktør/aktuell leder må avklare om det er ansatte som har rettskrav til ny stilling. Der ansatte kan ha rettskrav skal dette avstemmes med prosjekt virksomhetsoverdragelse v/ leder. Som et resultat av kartleggingen må direktører/aktuelle ledere avklare seg imellom om ansatte kan være aktuelle for flere tjenesteområder. Direktører/aktuell leder drøfter foreløpig innplassering med dedikerte prosjekttillitsvalgte. Direktør/aktuell leder innplasserer medarbeidere foreløpig og med frist 21.juni. Direktør/aktuell leder melder foreløpig overtallige ansatte til prosjekt virksomhetsoverdragelse v/prosjektleder. Direktør/leder foretar ny vurdering etter innspill fra tillitsvalgte, og foretar endelig innplassering. Direktør/ledere skal ha ansvar for å tilby foreløpig overtallige annet passende arbeid med bistand fra prosjekt virksomhetsoverdragelse. Endelig frist for innplassering av ansatte er 28.juni. 17

18 Lenker Veileder ligger på nye Stavanger sine hjemmesider, sammen med presentasjon og skjema for kartleggingssamtale: 18

19 Foto: Harald M. Valderhaug 19 Bunntekst

20 Hva må ledere gjøre praktisk i forbindelse med innplasseringen?

21 1 Lederne blir innplassert 2 Direktørene som ikke har gjort strukturendringer i LØP blir invitert til møte for å diskutere tidspunkt for endringer og masseflytting av ansatte. 3 Innplassering av ansatte masseflytting kan bestilles, enkeltflyttinger gjøres av lederne selv 21 HR-IT

22 Flytting Småflytting av ansatte Leder som mottar ansatte må hurtigregistrere den ansatte i LØP Leder som gir fra seg ansatte må avslutte den ansatte i LØP Ansatte fra Rennesøy og Finnøy skal inn i nytt direktørområde skal meldes til HR-IT. Ansatte som kommer fra KF, IKS eller annen kommune må hurtigregistreres Nye navn på avdelinger Meldes av direktøren innen (pga. frist til Altinn) Blir ansatte hurtigregistert skal de beholde sin ansiennitetet og dato for når de startet i «kommunen» Ligger alle ansatte på rett avdeling? Innen august må ledere ha sjekket at alle ansatte ligger rett plassert Bruk rapporten «Aktive stillinger per org.enhet» som du finner i LØP. Kontroller ny arbeidsavtale Leder må kontrollere kontraktene før de sendes ut. Innen skal vi ha sendt ut kontrakter til alle og mottatt i retur. Windows 7-administrasjon: Ny leder må ha lagt til den ansatte før den gamle lederen sletter den ansatte fra sin gruppe 22 HR-IT

23 Utsendelse av nye arbeidskontrakter Dette betyr det for deg som leder: Forarbeid Kontroller rapport «Aktive stillinger per org.enhet» innen Kvalitetssjekk Kontroller data i de nye arbeidsavtalene (august 2019) ledere får frist når de får lenke til dokumentene Kontraktene blir sendt ut av HR- IT og Stavanger Byarkiv 23 HR-IT

24 Her starter vi med å genere nye kontrakter: 1. Strategi og styring 2. Støtte og utvikling 3. Innbygger- og samfunnskontakt 4. By- og samfunnsplanlegging 5. Bymiljø og utbygging 6. Helse og velferd 7. Oppvekst og utdanning Kontroll av nye kontrakter: gjøres trinnvis starter i august skal være ferdig Alle ansatte skal ha fått ny kontrakt og vi skal ha mottatt signert kontrakt innen Kontraktene signeres elektronisk. 24 HR-IT