Mandat: Sektorisering, organisering og omstilling 2013.

Transkript

1 Mandat: Sektorisering, organisering og omstilling Fase 2, trinn 1 Sektor: Økonomi Kommunalsjef Anne Hvattum TO/FE Alle Leder Bakgrunn/vedlegg: I sak 12/1489: «Omstilling av Lillehammer kommunes administrasjon etter budsjettvedtak 2012» vedtok kommunestyret hovedstrukturen og hovedprinsippene for omstilling av Lillehammer kommunes administrasjon. I saksfremlegget beskrives en faseinndeling av arbeidet hvor fase 1 er avsluttet. Dette mandatet er en oppstart av fase 2 etter rekruttering av kommunalsjefer er foretatt. Videre arbeid med dette mandatet skal i hovedsak basere seg på følgende dokumenter: Kommunestyresak 12/1489: «Omstilling av Lillehammer kommunes administrasjon etter budsjettvedtak 2012» Vedtatt budsjett for Lillehammer kommune 2013 Nytt organisasjonskart for organisasjonen Lillehammer kommune Rutiner for omplassering og oppsigelse pga overtallighet. Mal for gjennomføring av samtaler Oppdrag: Gjennom intensjonene vist i saksframstillingen, budsjettdokumentet og organisasjonskartet skal sektoren navngi, dimensjonere og organisere sektoren under ledelse av Anne Hvattum. Struktur: Grunnstrukturen som anvist i sektoriseringen skal opprettholdes med en fagavdeling og selvstendige TO. Der hvor mulig skal alle funksjoner legges som felles sektorfunksjoner evt overordnede funksjoner for hele organisasjonen. Videre forutsettes det at antall TO vurderes innenfor sektoren og på tvers av sektorer. I henhold til saksfremlegget betyr dette at TO kan slås sammen om dette vurderes hensiktsmessig. Sektor økonomi skal etableres som egen sektor hvor 4 ansatte i tillegg til kommunalsjef utgjør fagområdet. Oppbyggingen av sektoren innebærer en etablering og sektorisering bestående av økonomikompetanse organisasjonen allerede besitter, men som pr i dag er fordelt på alle sektorer. Dette skal samles til en felles enhet.

2 Økonomi: Da enheten etableres som ny enhet forutsettes ingen effektiviseringsgevinst som anvist på andre sektorer. Imidlertid forutsetter etableringen tydelig samarbeid med andre sektorer for å muliggjøre nedtak og økonomiske utfordringer gitt disse. Det forutsettes videre at sektoren også jobber på tvers for å se muligheter for samordning av funksjoner. For endelig avklaring vedrørende fysisk organisering av kontorarealer, plassering i bygget med mer henvises til eget arbeid for samordning av dette. Arbeidsform: Hele prosessen: Fase 2 ledes av rådmannen. Dette er organisert gjennom en styringsgruppe for fase 2 bestående av rådmannen og hans ledergruppe, 2 HTV og Hovedvernombud. Styringsgruppa møtes ukentlig og ellers etter behov. Torbjørn Hanseth og Barbro Fossbakken er prosjektets sekretariat og koordinerende ressurser. Disse vil bidra med grunnlagsmateriale og dokumentasjon. Fossbakken vil også inneha en prosjektlederfunksjon med alle nødvendige myndigheter for å bidra til hurtig gjennomføring. Arbeidsform sektor: Kommunalsjef leder prosessen. Det forutsettes deltakelse og medvirkning fra tillitsvalgte og TO ledere i sektoren. Kommunalsjef for sektoren sitter også i styringsgruppa, det blir derfor kommunalsjefens oppgave å bringe sektorens arbeid tilbake til styringsgruppa samt å bringe styringsgruppas avgjørelser tilbake til arbeidsgruppa hver uke. Hvordan arbeidet organiseres for øvrig er opp til kommunalsjef for sektoren. Rekruttering og overtallighet: Det er viktig at alle personellmessige hensyn blir hensyntatt på best mulig måte gjennom samtaler og dialog. Ved overtallighet i sektoren: Ved overtallighet ett sted innen sektoren skal sektoren selv forsøke å avhjelpe dette gjennom å se på muligheter for annet arbeid innen tjenestene sektoren representerer. Om dette ikke går, bringes dette inn for styringsgruppa for videre avklaring. Ved reell overtallighet skal dette meldes omplasseringsutvalget for videre prosess. Trond Ruen er ansvarlig for samordning av alle disse prosessene. Det må komme tydelig frem hvem og hvor nedtaket gjelder. Produkt: Arbeidet skal munne ut i en kortfattet beskrivelse av sektoren hvor det tydelig kommer fram organisering, ansvarsplassering, oppgavefordeling, økonomisk nedtak som tidligere beskrevet samt sektorens forslag til offisielt navn. Tid: Rapporten skal være ferdigstilt og oversendt Barbro Fossbakken innen mandag 4.februar..

3 Vedlegg: KAPITTEL: RUTINER FOR OMPLASSERING OG OPPSIGELSE P.G.A. OVERTALLIGHET Mellom Lillehammer kommune og arbeidstakerorganisasjonene i Lillehammer kommune er det enighet om at følgende rutiner skal følges ved omplassering og oppsigelse på grunn av overtallighet: 1 Arbeidsmiljøloven Den sentrale bestemmelsen i oppsigelsesvernet er arbeidsmiljølovens 15-7 punkt 1 med slik ordlyd: Arbeidstaker kan ikke sies opp uten at det er saklig begrunnet i virksomhetens, arbeidsgiverens eller arbeidstakerens forhold Arbeidsmiljølovens 15-7 punkt 2 pålegger arbeidsgiver å forsøke å omplassere overtallige arbeidstakere: 2 Omplassering Skyldes oppsigelsen driftsinnskrenking eller rasjonaliseringstiltak er den ikke saklig begrunnet dersom arbeidsgiveren har et annet passende arbeid i virksomheten å tilby arbeidstakeren I Lillehammer kommune er det opprettet et omplasseringsutvalg som på rådmannens vegne skal drøfte, vedta og kontrollere iverksettelse i saker som berører omplassering. Dette innebærer at alle ledige stillinger hvor det skal foretas ansettelse legges fram for utvalget sammen med en oversikt over ansatte som er overtallige. I de tilfeller der tjenesteområdene/fagenhetene ikke selv lykkes i å omplassere overtallige i egen organisasjon, vil utvalget beslutte hvordan den ledige stillingen skal besettes, eventuelt hvem fra utvalgets liste som får tilbud om stillingen. Ansatte som får tilbud om ny stilling som vedkommende er kvalifisert for og ikke aksepterer tilbudet vil ansettelsesforholdet bli vurdert. For å finne fram til de arbeidstakerne innenfor det aktuelle tjenesteområde/fagenheten som skal omplasseres skal følgende kartlegges: Hvilke arbeidsoppgaver som blir redusert/avviklet Hvilke oppgaver som fortsatt vil bli ivaretatt av tjenesten Retter det seg inn mot spesielle mål-/kundegrupper? Stiller dette tjenesten overfor spesielle krav til/behov for kompetanse eller ansvar? Dette arbeidet skal foregå i tjenesteområdet/fagenheten. Tillitsvalgte i berørte arbeidstakerorganisasjoner skal involveres på et så tidlig tidspunkt som mulig.

4 3 Hovedtariffavtalen Dersom arbeidet med å omplassere overtallige ikke lykkes kan det bli aktuelt med oppsigelser. Hovedtariffavtalens kapittel 1, 3, punkt 3.3 er slik: Ved innskrenkning/rasjonalisering skal under ellers like vilkår, de med kortest tjeneste innenfor vedkommende arbeidsområde i kommunen sies opp først, jf arbeidsmiljøloven 15-7, punkt 2 og Hovedavtalen del B 3-1 og del C Lokal forståelse Gjennom drøftinger mellom arbeidsgiver og arbeidstakerorganisasjonene i omplasseringsutvalget er partene kommet fram til følgende forståelse vedrørende praktiseringen av denne bestemmelsen: 4.1 Vedkommende arbeidsområde Det skal foretas en konkret vurdering ut i fra at ansatte med tilnærmet likt arbeid skal stilles likt i forhold til oppsigelse og i utgangspunktet avgrenses til følgende hovedområder: - Teknisk sektor (inkl. byggservice) - Helse- og omsorgsektoren - Oppvekstsektoren - Kultursektoren og administrative støttefunksjoner (gjelder hele organisasjonen) I den konkrete vurderingen skal det fortrinnsvis legges vekt på følgende kriterier: arbeidsoppgaver ansvar kompetansekrav Ledere skal, i tillegg til å bli vurdert opp imot andre ledere innenfor det samme arbeidsområdet, også vurderes opp imot ansatte som utøver det yrket som vedkommende ledere er rekruttert fra. (For eksempel vil en barnehagestyrer vurderes opp imot andre barnehagestyrere, men også opp imot hele førskolelærergruppa). Geografiske hensyn er det som hovedregel ikke grunnlag for å legge vekt på i Lillehammer. Dette ut i fra at kommunens areal er begrenset og at de offentlige kommunikasjonene er relativt gode. 4.2 Under ellers like vilkår Ansiennitetsprinsippet skal gjelde, dvs. at de med kortest tjeneste i kommunen skal omplasseres først. Ansiennitetsprinsippet kan settes til side hvis det finnes saklige og sterke grunner for dette.

5 Følgende kriterier skal da vurderes: Hensynet til hensiktsmessig drift av enheten i forhold til de oppgaver som gjenstår etter at innskrenkningen er foretatt. Erfaring, fagkyndighet, yrkeskvalifikasjoner og personlig egnethet hos den enkelte arbeidstaker. Hensynet til samlet gjenværende kompetanse i enheten. Midlertidig ansatte skal sies opp først. I en helhetsvurdering før endelig vedtak fattes kan det i særlige tilfeller legges vekt på vedkommende arbeidstakers sosiale forhold, slik som alder og familiesituasjon. Ansiennitetsprinsippet kan settes til side når en eller flere av disse kriteriene er oppfylt. Ved uenighet om forståelsen av dette punktet skal saken bringes inn for drøfting mellom forhandlingsutvalget og berørte arbeidstakerorganisasjoner. 4.3 Kortest tjeneste Stillingsstørrelse. Ansienniteten beregnes uavhengig av stillingsstørrelse. Tidligere tjeneste i kommunen. All tidligere sammenhengende tjeneste i Lillehammer kommune skal telle med. Avbrudd i kommunal tjeneste. Under permisjon opptjenes ansiennitet i forhold til oppsigelse. Ved avbrudd i ansettelsesforholdet av andre grunner teller tidligere ansettelsesforhold med i ansienniteten dersom avbruddet har vært inntil 2 år. Antall avbrudd begrenses til ett. Midlertidige ansettelser. Vikariater /engasjementer (jfr. hovedtariffavtalens 1.1) i direkte tilknytning til det faste ansettelsesforholdet skal telle med. Ansiennitetsdato. Ansienniteten beregnes pr dato. Det vises for øvrig til møtereferat fra drøftingsmøte som er vedlagt denne avtalen.

6 Møtereferat Drøftingsmøte vedr. omplassering og oppsigelse ved nedbemanning Dato: Tilstede: Referent: Annar Skrefsrud (rådmann), Helge Galtrud (Fagforbundet), Anne Grete Moen (Utdanningsforbundet), Jan Sverre Bekkelund (Delta), Arne Christian Ringen (personalrådgiver fagenhet personal) Arne Christian Ringen Saknr. Arkivkode Dato 09/ Arbeidstakerrepresentantene har kommet med sine tilbakemeldinger med forslag til endringer til Rutiner for omplassering og oppsigelse p.g.a. overtallighet i Lillehammer kommune. Forslagene ble drøftet og partene kom til enighet om en del endringer. Disse blir innarbeidet i det endelige dokumentet. Utdanningsforbundet er uenig i at kriterier som skal vurderes dersom ansiennitetsprinsippet skal settes til side, (dvs. de tre første kulepunktene under pkt i forslaget) skal være med i dokumentet. Det samme gjelder avsnittet om at ansiennitetsprinsippet kan settes til side når en eller flere av disse kriteriene er oppfylt, og mener at disse skal fjernes. Arbeidstakerorganisasjonene understreket at de, helt og fullt, vil legge ansiennitetsprinsippet til grunn ved oppsigelse. Ved omplassering kan man derimot tillate seg å være noe romsligere i forhold til dette prinsippet, og viser til pkt i rutinene.