Plan for omstilling og nedbemanning Sel kommune. Vedlegg til del 5 i personalhåndboka.

Transkript

1 Plan for omstilling og nedbemanning Sel kommune Vedlegg til del 5 i personalhåndboka. Sist revidert gjennom vedtak i partssammensatt utvalg PSU , sak 2/17

2 Innhold 1. Formål Definisjon Arbeidsgivers plikter og ansvar Arbeidstakers rettigheter, plikter og ansvar Roller i nedbemanning Kommunestyret Rådmannsledelsen Virksomhetsledere Arbeidsmiljøutvalget Verneombud Drøftingsmøter Tillitsvalgte Den enkelte arbeidstaker Personalavdeling Bedriftshelsetjenesten Rettslig grunnlag Lover og avtaleverk som berører nedbemanning Faser og prinsipper i nedbemanningsprosess Medvirkning i saksforberedelse Arbeids- og framdriftsplan Informasjon Krav til skriftlighet Ansatte som blir berørt Informasjonsmøte med alle ansatte Kompetanse-/bemanningsplan Kartleggingssamtaler med enkeltansatte Utvalgskriterier Utarbeidelse av kriterier for nedbemanning Overtallighetsrangering Orientering til de som kan bli overtallige Oversendelse av sakens dokumenter til videre behandling Behandling i arbeidsmiljøutvalget Informasjon til hovedtillitsvalgte Oppsigelse Prosess ved oppsigelse Drøftingsmøte Varsel om oppsigelse Oppsigelse

3 1. Formål Formålet med en slik plan i Sel kommune er å skape en lokal felles forståelse som et supplement til lovverk og tariffavtaler som anvendes i en nedbemanningsprosess. Arbeidsgiver sammen med de tillitsvalgte vedtar retningslinjer som bidrar til legitimitet og forutsigbarhet, og som gjøres kjent for ansatte og ledere. Dette vil skape ro og tiltro til at utvelgelsen ved en nedbemanning ikke er tilfeldig. 1.1 Definisjon Nedbemanning er en prosess der en tilpasser antall ansatte til en kostnadsramme og/eller en omlegging av virksomheten. 1.2 Arbeidsgivers plikter og ansvar Arbeidsgiver skal gjennomføre de vedtak som treffes av vedtaksmyndighet. Under omstillingsprosesser som medfører endring av betydning for arbeidstakernes arbeidssituasjon, skal arbeidsgiver sørge for den informasjon, medvirkning og kompetanseutvikling som er nødvendig for å ivareta lovens krav til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø (Arbeidsmiljøloven (Aml). 4-2(3)). Arbeidsgivers styringsrett gir arbeidsgiver rett til å fordele, organisere, lede og kontrollere arbeidet. Styringsretten begrenses av lov og avtaleverk. Under omstillingsprosesser skal arbeidsgiver ivareta omsorgsplikten ved å sikre at alle arbeidstakere har et fullt forsvarlig arbeidsmiljø (Jfr. Aml 4-1 (1)). Arbeidsgiver har aktivitetsplikt, både med hensyn til å forebygge og med hensyn til å håndtere oppståtte problemer. Aktivitetsplikten innebærer at leder er ansvarlig for at tiltak som iverksettes i omstillinger vurderes og evalueres i henhold til gjennomført risikovurdering. 1.3 Arbeidstakers rettigheter, plikter og ansvar Arbeidstakere som er i en omstillingsprosess skal ivaretas i henhold til lov og avtaleverk, men har også et selvstendig ansvar for å bidra til opprettholdelsen av et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i, under og etter omstillingen. Den enkelte arbeidstaker er også ansvarlig for å tilrettelegge for at relevante personlige opplysninger gjøres kjent for arbeidsgiver. 2. Roller i nedbemanning 2. 1 Kommunestyret Kommunestyret er kommunens øverste beslutningsorgan. 2.2 Rådmannsledelsen Rådmannsledelsen er øverste ledelse for administrasjonen og er ansvarlig for tilrettelegging og gjennomføring av vedtak. 2.3 Virksomhetsledere Med virksomhetsleder menes den/de leder(e) som er ansvarlig for virksomheten(e) som skal nedbemannes. 3

4 Virksomhetsleder(e) har ansvar for og skal ivareta: gjennomføring av vedtak fra overordnet nivå. planlegging og gjennomføring av omstillingsprosessen på lokalt nivå. berørte arbeidstakere. gjennomføre risikovurderinger for å opprettholde et forsvarlig arbeidsmiljø. et forsvarlig tjenestetilbud. 2.4 Arbeidsmiljøutvalget Arbeidsmiljøutvalget behandler i egen sak nedbemanningsprosess for å sikre at arbeidsmiljøet ivaretas i henhold til arbeidsmiljølovens krav om fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Arbeidsmiljøutvalget skal orienteres om tiltak som skal iverksettes. 2.5 Verneombud Verneombudet skal ivareta arbeidstakernes interesse i saker som angår arbeidsmiljøet. Med arbeidstakerne menes alle som har et ansettelsesforhold i Sel kommune. Både verneombud innen definerte verneområde(r) og hovedverneombudet vil ha roller og oppgaver i en omstillings- og nedbemanningsprosess. Dette beskrives nærmere i den enkelte sak Drøftingsmøter Drøftingsmøter er en arena for drøfting mellom arbeidsgiver og arbeidstakerorganisasjonene om nedbemanningsprosesser Tillitsvalgte Tillitsvalgte skal representere den enkelte arbeidstaker. Oppgave- og rollefordeling mellom arbeidsplasstillitsvalgt (ATV) og hovedtillitsvalgt (HTV) følger av framdriftsplanen i en omstillings-/nedbemanningsprosess Den enkelte arbeidstaker Arbeidstaker skal bidra positivt til dialog med arbeidsgiver om nedbemanningsprosessen og om egen arbeidssituasjon. Den enkelte ansatte har et selvstendig ansvar for å holde seg orientert. I det ligger at den ansatte skal delta på møter han/hun blir innkalt til og gjøre seg kjent med informasjon som er gitt gjennom gjeldende informasjonskanaler. Den enkelte arbeidstaker har et ansvar for å sikre at arbeidsgiver får nødvendige opplysninger om egen situasjon og har plikt til å bidra aktivt i arbeid med å skape et forsvarlig arbeidsmiljø Personalavdeling Personalavdelingen har ansvaret for gjennomføring av vedtatt personalpolitikk og skal bistå arbeidsgiverrepresentanter med å sikre at alle arbeidstakere har et forsvarlig arbeidsmiljø, i tråd med lov- og avtaleverk. Personalavdelingen skal gi ulike former for bistand Bedriftshelsetjenesten Bedriftshelsetjenesten kan bistå ledere, verneombud og arbeidstakere. 4

5 3. Rettslig grunnlag Det skal foreligge en formell, saklig begrunnet beslutning som kan føre til nedbemanning og/eller reduksjon av ansatte. Saklig grunnlag for nedbemanning kan være: - Økonomiske situasjon - Bortfall arbeidsoppgaver (rasjonalisering) - Omorganisering - Virksomhetsoverdragelse - Endring i eksterne rammefaktorer som påvirker kommunal tjenesteproduksjon 4. Lover og avtaleverk som berører nedbemanning Kommuneloven ( KL) fastsetter bestemmelser om de politiske organers handlingsrom. Arbeidsmiljøloven (AML) har en rekke bestemmelser som kommer til anvendelse. De bestemmelsene som står særlig sentralt i arbeidet med omstillingsprosesser er: Kap. 8 om medbestemmelse ( 8-1) Kap. 4 om krav til tilrettelegging, medvirkning og utvikling ( 4-2) Kap. 2 der arbeidsgivers plikter defineres, Bestemmelsene i kap. 14 og 15, som behandler reglene om tilsettingsforhold og opphør av tilsettingsforhold. Hovedavtalen (HA) har bestemmelser i del B, 3 om arbeidsgiver og tillitsvalgtes gjensidige plikter og rettigheter. I 3-1 gis bestemmelser om arbeidsgivers plikt til drøfting ved endringer og omstillinger som vil få betydning for arbeidstakerne og at arbeidsgiver "på et tidligst mulig tidspunkt informere, drøfte og ta de tillitsvalgte med på råd". Både Aml. og HA fastslår at medvirkning skal skje på en måte som muliggjør reell påvirkning og innflytelse på beslutningene. Forvaltningsloven (FVL) angir regler for saksbehandling. 5. Faser og prinsipper i nedbemanningsprosess a) Før vedtak om omstilling/nedbemanning fattes (eks budsjett- /økonomiplanprosess): Hovedtillitsvalgte med frikjøp og Hovedverneombud inviteres til administrativ og politisk budsjett-/økonomiplankonferanse, og inviteres også inn i arbeidsgrupper som skal utrede administrative/politiske bestillinger som kan føre til nedbemanning. Rådmannen gir kontinuerlig informasjon underveis i prosessen, både skriftlig og i dialogmøter Når rådmannens innstilling foreligger, skal alle hovedtillitsvalgte og hovedverneombud kalles inn til eget drøftingsmøte, dersom forslag til budsjett- /økonomiplan innebærer krav til nedbemanning. Referat fra drøftingsmøtet skal følge med som vedlegg til budsjettinnstillingen 5

6 Formannskapets budsjettinnstilling skal sendes på høring til de partssammensatte utvalgene PSU og AMU. Uttale fra nevnte utvalg, skal følge med til innstillingen til kommunestyret Eventuelle benkeforslag i kommunestyrets sluttbehandling som kan innebære nedbemanning, kan ikke effektueres før drøftingsplikten er overholdt b) Når vedtak om omstilling/nedbemanning er fattet Informasjon og innledende drøftinger: Rådmannen kaller inn øvrig rådmannsledelse, virksomhetsledere som kan bli involvert, alle hovedtillitsvalgte og hovedverneombud til felles informasjonsmøte og innledende drøftinger. I dette møtet avklares videre ansvarsfordeling og prosess På bakgrunn av avklaring av hvilke virksomheter som involveres, etableres det et drøftingsutvalg på overordnet nivå. Dette består av representanter for rådmannsledelsen, involverte virksomhetsledere, hovedtillitsvalgte med medlemmer som kan bli berørt, hovedverneombud og personalavdelingen. Drøftingsutvalget har jevnlige møter i prosessen, drøfter overordnete problemstillinger og koordinerer ansvar og informasjonsflyt underveis. 5.1 Medvirkning i saksforberedelse Tillitsvalgte og verneombud på aktuelt nivå skal delta i forberedelse i saker om nedbemanning så tidlig som mulig, jfr. bestemmelsene i Aml. kap. 8 og HAs bestemmelser om medvirkning, se 5 a) og b). 5.2 Arbeids- og framdriftsplan Tidfeste når fastsatte oppgaver skal være gjennomført, herunder informasjon. Tidsplanen skal fordele ansvaret for de enkelte arbeidsoppgavene, sikre framdrift og være et redskap for å kvalitetssikre det pågående arbeidet. Det vises til 5 b). 5.3 Informasjon Det er arbeidsgivers ansvar at alle parter i en nedbemanningsprosess til enhver tid får informasjon slik at partene kan ivareta sine interesser. Tidspunkt for når informasjon skal gis fremgår av arbeids- og framdriftsplanen. Informasjonen skal ivareta de ansattes behov for forutsigbarhet og sikre mulighet for medvirkning. Viktige informasjonsprinsipper: Arbeidsgiver etablerer faste, regelmessige møteplasser for informasjonsutveksling. Det oppnås en felles forståelse mellom ledelsen og de ansatte/(tillitsvalgte) om hvilke informasjonskanaler som skal benyttes. Informasjonen skal være klar og i minst mulig grad åpen for tolkninger. Informasjon skal være grunnlag for god dialog, og sikre at partene får tilstrekkelig innsikt i hverandres synspunkter for å sikre reell medvirkning. Tidspunktene for når informasjon skal gis, innarbeides i arbeids- og tidsplanen. 5.4 Krav til skriftlighet Alle nedbemanningsplaner skal være skriftlige, og det skal fremgå hvem som er ansvarlig for ulike arbeidsoppgaver. Innkallinger skal være skriftlig. Det skal opprettes egen sak og føres referat i Ephorte fra alle møter og individuelle samtaler hvor følgende opplysninger skal fremkomme: dato og møtested deltakere, eventuelt forfall hva ble drøftet enighet/uenighet konklusjoner 6

7 Individuelle samtaler og dokument som angår enkeltarbeidstakere, skal føres i personalmappa i Ephorte. 6. Ansatte som blir berørt Informasjon og dialog med den enkelte ansatte skal sikre at vedtak og avgjørelser som treffes, skal bygge på riktige opplysninger. 6.1 Informasjonsmøte med alle ansatte Når beslutning om nedbemanning er fattet, skal arbeidsgiver så tidlig som mulig skriftlig innkalle alle ansatte som blir berørt av omstillingen, til informasjonsmøte. Deltidsansatte, ansatte i permisjon, sykemeldte arbeidstakere og vikarer skal informeres og innkalles. Ansvarsfordeling og framdriftsplan som følge av punkt 5 b), angir hva, hvem og hvordan i prosessen. I informasjonsmøtet gjennomgås grunnlaget for nedbemanningen og eventuelle konsekvenser for enheten. Dersom det er utarbeidet arbeids- og tidsplan skal denne gjennomgås. 6.2 Kompetanse-/bemanningsplan Ved nedbemanning skal virksomhetsleder utarbeide ny kompetanse-/bemanningsplan som skal drøftes med tillitsvalgt (ATV). Kompetanse-/bemanningsplan skal bygge på de krav som lover og forskrifter stiller for den virksomheten det gjelder. Den skal sikre forsvarlig drift. Bemanningsplanen skal gi en oversikt over antall stillinger og årsverk i virksomheten etter nedbemanning og behovet for kompetanse. Kompetanse-/bemanningsplanen skal drøftes med tillitsvalgte i berørte virksomheter før de vedtas, slik at tillitsvalgte (ATV) har muligheter til å komme med sine innsigelser før arbeidsgiver v. virksomhetsleder treffer sine beslutninger. 6.3 Kartleggingssamtaler med enkeltansatte Det skal gjennomføres samtaler med de ansatte i virksomheten som blir berørt av nedbemanningen. Virksomhetsleder har ansvar for å gjennomføre samtalene. Arbeidstaker kan la seg bistå av tillitsvalgt (ATV eller HTV etter den ansattes ønske). I den utarbeidete arbeidsplanen skal det fremgå hvilket tidsrom arbeidsgiver planlegger å gjennomføre samtaler. Den enkelte må få mulighet til å orientere om sin situasjon og sine ønsker og eller/behov. Samtalene. skal sikre at arbeidsgiver har best mulig faktisk grunnlag for å fatte beslutninger. Samtalene skal inneholde: Gjennomgang og komplettering av CV-skjema i HRM for å fastslå den enkeltes kompetanse. Informasjon om utvalgskriteriene og eventuelt hvordan den enkeltes kompetanse vurderes i forhold til fremtidig kompetanse- og bemanningsbehov. Vurdering og fastsetting av ansiennitet. Vurdering av sosiale forhold for hver enkelt. Det er viktig at den enkelte får mulighet til å gjennomgå sin kompetanse med arbeidsgiver på dette stadiet. Arbeidsgivers informasjon om den enkelte arbeidstakers kompetanse kan være ufullstendig, fordi det ikke har vært nødvendig for arbeidstaker å opplyse om annen kompetanse for å få den stillingen han innehar. 7

8 Kompetansekartlegging er viktig for å kunne ivareta arbeidstakers rettigheter, f. eks i forbindelse med at arbeidsgiver skal tilby annet passende arbeid. Samtalene skal også kartlegge sosiale forhold, arbeidsgiver skal avveie ulempene ved oppsigelse av den enkelte vurdert opp mot arbeidsgivers behov for nedbemanning (Aml 15-7 nr. 2 annen setning.) Slike forhold skal derfor kartlegges. Det skal brukes kartleggingsskjema for hver enkelt ansatt i den berørte virksomheten, vedlegg nr 1. Personalavdelingen kan bistå i gjennomføring av kartleggingssamtaler. 7. Utvalgskriterier Avgrensing av virksomhetsområde/utvalgskrets for nedbemanning må ligge som forutsetning før utvelgelse. Ingen er overtallig med bakgrunn i at arbeidsgiver ikke er tilfreds med arbeidets utførelse. Virksomhetens behov for kompetanse synliggjøres gjennom kompetanseog bemanningsplan, jfr. pkt 6.2. Forslag til utvalgskriterier og utvalgskrets for nedbemanning/omstilling,legges fram til drøfting med involverte hovedtillitsvalgte, jfr. punkt 5b), før arbeidsgiver treffer sine beslutninger. Vurdering og utvelgelse av overtallige skal gjøres etter følgende kriterier: 1. Midlertidige avtaler vurderes først 2. Ansiennitet følger Hovedtariffavtalen kapittel 1, Fellesbestemmelsene, 3.3.: Ved innskrenking/rasjonalisering skal, under ellers like vilkår, de med kortest tjeneste innenfor vedkommende arbeidsområde i kommunen/virksomheten sies opp først, jfr Aml 15-7 (2) og HA del B og del C Utarbeidelse av kriterier for nedbemanning Utvalgskriteriene skal bygge på bemannings-/kompetanseplanen og de skal gjenspeile kommunens fremtidig behov for formell kompetanse og realkompetanse. Kriteriene skal være klare og kontrollerbare. Det må drøftes med involverte hovedtillitsvalgte (jfr. punkt 5 b) ) hvilke prinsipper som skal ligge til grunn for ansiennitetsvurdering/tjenestetid ved utarbeidelse av utvalgskriterier. 8. Overtallighetsrangering Når arbeidsgiver (virksomhetsleder) har gjennomført kartleggingssamtaler, skal den enkelte vurderes i forhold til ny bemannings- /kompetanseplan og utvalgskriterier. Det gjennomføres drøftingsmøte på overordnet nivå, jfr punkt 5 b), der mulig overtallige avklares. 8.1 Orientering til de som kan bli overtallige Når saksbehandlingen har kommet så langt at utvelgelse av mulige overtallige er klar, skal rådmannsledelsen/virksomhetsleder informere den enkelte ansatte og dennes tillitsvalgte. Det er arbeidsgivers ansvar å gi individuell informasjon til de ansatte om at de står i fare for å bli overtallig. Det skal fremgå av arbeids- og tidsplanen at individuelle samtaler skal gjennomføres, og hvilket tidsrom arbeidsgiver planlegger å gjennomføre samtalene. 8

9 Overtallige kan bli tilbudt midlertidige løsninger for omplassering og annet passende arbeid, dersom denne avveiningen kan redusere risiko for oppsigelse. 8.2 Oversendelse av sakens dokumenter til videre behandling Når virksomheten har ferdigstilt ny bemannings- /kompetanseplan, utarbeidet overtallighetsrangering og gjennomført individuelle samtaler oversendes all dokumentasjon til personalavdelingen. Det er personalavdelingen sin vurdering i forhold til lovens krav om saklig grunn til oppsigelse som vil være sentral i vurdering av det innsendte materialet. Alt skriftlig materiale gjennomgås i samarbeid med rådmansledelsen for å kvalitetssikre vurderingene og saksbehandlingen som er gjort lokalt. 8.3 Behandling i arbeidsmiljøutvalget I Aml. Kap. 7, 7-2 er arbeidsmiljøutvalgets oppgaver regulert. Det fremkommer ikke spesifikt at Arbeidsmiljøutvalget skal behandle saker om nedbemanning, men i henhold til bestemmelsens pkt. 5, skal utvalget bidra til å sikre et forsvarlig arbeidsmiljø. Arbeidsmiljøutvalget skal i egen sak orienteres om nedbemanningen og følgende forhold skal belyses: a) vedtaket for nedbemanning og begrunnelsene for oppsigelse b) antall arbeidstakere som blir oppsagt c) hvilke virksomhetsområder de tilhører d) tidsplanen for når oppsigelsene vil kunne bli foretatt e) kriterier for utvelgelse av de som eventuelt skal sies opp f) eventuelle konsekvenser for arbeidsmiljøet 8.5 Informasjon til hovedtillitsvalgte Hovedtillitsvalgte skal få tilgang til de av sakens dokumenter som er nødvendig for å ivareta sine medlemmer, herunder: a) vedtaket for nedbemanning og begrunnelsene for oppsigelse b) bemanningsplanen og kompetanseplanen c) utvalgskriterier d) oversikt over overtallige e) eventuell oversikt over ledige stillinger Hovedtillitsvalgte skal utover dette få tilstrekkelig informasjon og dokumentasjon for å sikre at medlemmenes interesser ivaretas i det arbeidet som skal gjøres frem mot oppsigelse/omplassering til annen stilling. Dette punktet ivaretas gjennom prosessen som avklares ihht punkt 5 b) 9

10 9. Oppsigelse Dersom arbeidsgiver ikke lykkes i å finne nytt arbeid til arbeidstaker, og gjennomgangen av saksbehandlingen i hvert enkelt tilfelle viser at det er saklig grunn for oppsigelse, gjennomføres oppsigelser. Reglene om oppsigelse av en arbeidstaker fremgår av Aml, kap. 15, opphør av arbeidsforhold. 9.1 Prosess ved oppsigelse Individuelle samtaler. Drøftingsmøte etter Varsel om oppsigelse. Drøftinger, dersom arbeidstaker eller arbeidsgiver krever det med grunnlag i nye opplysninger (jfr interesseavveining som arbeidsgiver må foreta) Vedtak om oppsigelse. Oppsigelse. Oppsigelsesfrist kontrollert. 9.2 Drøftingsmøte Aml krever i 15-1 at før arbeidsgiver fatter vedtak om oppsigelse skal det drøftes med arbeidstaker og eventuelt dennes tillitsvalgte. Dersom rutinene som er gjennomgått ovenfor er fulgt, vil arbeidsgiver ha gjennomført flere møter og samtaler med overtallige arbeidstakere i løpet av saksbehandlingen. Slike forutgående møter/samtaler er ikke drøftingsmøte etter Aml Varsel om oppsigelse Før vedtak om oppsigelse fattes, sender personalavdelingen et varsel om oppsigelse. Varselet skal orientere om: At arbeidsgiver vurderer å fatte vedtak om oppsigelse. Drøftingsmøte innen utløpet av 14 dager, dersom arbeidsgiver eller arbeidstaker krever det med bakgrunn i nye momenter Rett til å bruke fullmektig (tillitsvalgt, advokat, andre). Rett til innsyn i dokumenter. 9.4 Oppsigelse Når rådmannen har fattet vedtak om oppsigelse, sender personalavdelingen ut oppsigelsen. Denne skal leveres arbeidstaker personlig eller oversendes i rekommandert sending. Dokumentasjon som skal følge oppsigelsen: Grunnlaget for nedbemanningen. Bemannings- /kompetanseplan. Utvalgskriterier. Referater fra samtaler og protokoller fra drøftinger med den enkelte. Eventuelle notater om aktivitet i forhold til ledige stillinger. Kopi av varsel om oppsigelse. Oppsigelsen skal ellers inneholde informasjon om fortrinnsrett til ny ansettelse, jfr Aml 14-2, oppsigelsesfrister, jfr Aml 15-3, retten til å kreve forhandlinger etter Aml 17-3 og søksmål etter Aml